Allegato 2 Regolamento ODV 231

Regolamento dell’Organismo di Vigilanza
ex D. Lgs. 231/01
15 aprile 2014
INDICE
Premessa
Articolo 1
Composizione dell’Organismo di Vigilanza Quorum costitutivo e deliberativo
Articolo 2
Adunanze dell’Organismo di Vigilanza e formalità per la convocazione
Articolo 3
Attività dell’Organismo di Vigilanza
Articolo 4
Segretario e Libro delle adunanze dell’Organismo di Vigilanza
Articolo 5
Dimissioni dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
Articolo 6
Rieleggibilità e revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza.
Articolo 7
Requisiti soggettivi dei componenti dell’Organismo di Vigilanza e cause di
incompatibilità.
Articolo 8
Linee di riporto dell’Organismo di Vigilanza.
Premessa
L’Organismo di Vigilanza è una delle componenti peculiari ed imprescindibili del Modello di
Organizzazione, Gestione e Controllo voluto dal Legislatore nell’ambito della normativa
concernente la “responsabilità para–penale” delle imprese.
Tale Organismo ha il compito di garantire l’effettività del modello di salvaguardia, vigilare sul
funzionamento e sull’osservanza del modello stesso e di vagliare la sua costante
adeguatezza ed aggiornamento, proponendo, eventualmente, le relative modificazioni
all’organo decisionale.
Di seguito si riportano, nel dettaglio, le regole che presiedono al funzionamento
dell’Organismo di Vigilanza redatte alla luce delle prescrizioni volute dal Legislatore con il D.
Lgs. 231/2001.
1. Composizione dell’Organismo di Vigilanza Quorum costitutivo e deliberativo
L’Organismo di Vigilanza è un organo collegiale di tipo misto, formato - al fine di garantire
l’indipendenza, l’autonomia e la professionalità dello stesso - da tre soggetti individuati dalla
società (cosiddetti “membri interni”), quali referenti interni e da un membro esterno.
Più in dettaglio, con la delibera consiliare dell’11 marzo 2014, il Consiglio di Amministrazione
ha previsto quali membri interni, oltre ad un consigliere indipendente, esponenti del Servizio
Internal Auditing e della Funzione di Compliance; ciò al fine di garantire un valido raccordo
tra le funzioni aziendali di controllo e l’organismo di vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza rimane in carica per la durata di anni 3 (tre) a far data dalla predetta
delibera di investitura o per un diverso periodo determinato dal Consiglio di Amministrazione
al momento della nomina.
Il Coordinatore o Presidente è individuato tra i componenti dell’Organismo di Vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza si intenderà validamente costituito qualora alla riunione partecipino
almeno i due terzi dei componenti.
Le deliberazioni saranno prese a maggioranza assoluta dei presenti e nel caso di parità di
voti, validamente espressi, prevarrà il voto del Presidente.
2. Adunanze dell’Organismo di Vigilanza e formalità per la convocazione
Le riunioni dell’Organismo di Vigilanza saranno convocate, senza particolari formalità (sarà
valida la convocazione indirizzata a tutti i componenti con qualsiasi mezzo vale a dire a
mano, a mezzo fax, via mail), a cura del Presidente e conterranno l’indicazione degli
argomenti da trattare.
L’avviso di convocazione sarà inviato ai componenti dell’Organismo di Vigilanza almeno sette
giorni prima della riunione (termine, tuttavia, da non ritenersi perentorio ai fini della validità
della riunione).
Le riunioni dell’Organismo di Vigilanza si terranno presso la sede della Banca di Credito
Popolare o in qualsivoglia altro luogo, purché nell’ambito del territorio nazionale e previo
avviso nella convocazione.
Le riunioni avranno cadenza almeno trimestrale, anche se l’Organismo di Vigilanza si
radunerà ogniqualvolta il Presidente lo ritenga necessario o ne sia fatta richiesta da uno dei
suoi componenti.
3. Attività dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza attuerà la propria azione di vigilanza seguendo le seguenti direttrici
operative:
 nell’ambito di tutta la realtà aziendale, al fine di accertare l’eventuale modificazione
delle mappatura delle aree di rischio;
 nell’ambito delle attività già individuate quali attività sensibili, al fine di
riscontrare il pedissequo rispetto delle procedure implementate (si faccia riferimento
alla cd. Mappatura delle Aree di Rischio);
 studio di nuove procedure, nel caso dell’individuazione di nuove tipologie di attività
da ritenersi quali attività sensibili;
 modifiche delle procedure in essere, qualora l’attività aziendale subisca delle
modifiche da ritenersi rilevanti ai fini della formalizzazione dell’attività stessa;
 conseguenti modifiche del Modello di Gestione, Organizzazione e Vigilanza,
scaturenti dalle attività sopra descritte;
 attivazione ed esecuzione di indagini interne, in coordinamento con la funzione di
controllo interno, indagini anche funzionali ad assolvere ai doveri di controllo in
materia di antiriciclaggio, imposti all’Organismo di Vigilanza dall’art. 52 del D. Lgs.
231/07. Con riferimento a tale ultimo incombente, l’Organismo potrà decidere di
avvalersi della collaborazione di un soggetto interno all’organizzazione della società,
che funga da referente;
 effettuazione di attività formative rivolte al personale, per quanto concerne
l’evoluzione della normativa in argomento ovvero in relazione ad eventuali modifiche
legislative che vadano ad interessare le fattispecie di reato previste dal D. Lgs.
231/2001;
 proposta di sanzioni disciplinari, nel caso di accertate violazioni delle disposizioni
di cui al Codice Etico.
4. Segretario e Libro delle adunanze dell’Organismo di Vigilanza
Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, in sede di prima riunione, provvederà a nominare il
Segretario delle adunanze tra i membri interni dell’Organismo di Vigilanza stesso.
Il Segretario provvederà a redigere il verbale delle adunanze dell’Organismo di Vigilanza e ad
archiviare gli stessi in forma cartacea in apposito registro.
Sarà cura del Coordinatore inoltrare i verbali al Consiglio di Amministrazione, per il tramite del
Presidente, al Collegio Sindacale e al Direttore Generale per opportuna conoscenza e per
l’assunzione di eventuali provvedimenti di competenza.
L’Organismo di Vigilanza utilizza quale sistema di inoltro e di scambio di comunicazioni /
documenti, la propria casella di posta elettronica dedicata.
5. Dimissioni dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
La volontà di dimettersi di un componente dell’Organismo di Vigilanza dovrà essere
comunicata al Consiglio di Amministrazione a mezzo lettera raccomandata con avviso di
ricevimento. Le dimissioni saranno immediatamente efficaci. Qualora si dimettano tre membri
dell’Organismo di Vigilanza, le dimissioni del componente da ultimo presentate saranno
valide a far data dalla riunione cronologicamente successiva alla presentazione delle stesse
ovvero a far data dalla nomina del componente in sostituzione, se intervenuta in data
antecedente alla predetta riunione. Sino a tale data il componente dimissionario espleterà le
proprie funzioni in regime di prorogatio.
6. Rieleggibilità e revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
I componenti dell’Organismo di Vigilanza sono, alla scadenza del mandato triennale,
rieleggibili.
I componenti dell’Organismo di Vigilanza sono revocabili dal Consiglio di Amministrazione nel
caso che abbiano svolto la funzione con negligenza ovvero abbiano perso i requisiti soggettivi
di cui al successivo art. 7.
7. Requisiti soggettivi dei componenti dell’Organismo di Vigilanza e cause di
incompatibilità
I componenti dell’Organismo di Vigilanza devono attestare l’assenza di cause di
incompatibilità – facendone apposita dichiarazione all’atto di accettazione della nomina - allo
svolgimento dell’incarico che di seguito, a titolo esemplificativo, si elencano:
 non vantare rapporti lavorativi, negli ultimi tre anni, con entità con le quali, o nei
confronti delle quali, possono essere compiuti i reati di cui al D. Lgs. 231/2001 e
successive modifiche e integrazioni;
 non essere portatori di conflitti di interesse, anche potenziali, con la società;
 non avere svolto, nei tre esercizi precedenti all’attribuzione dell’incarico, funzioni di
amministrazione, direzione e controllo in imprese sottoposte a fallimento, liquidazione
coatta amministrativa o procedure equiparate;
 non essere sottoposto a misure di prevenzione disposte dall’Autorità Giudiziaria ai sensi
della Legge 27 Dicembre 1956, n. 1423;
 non essere stati condannati con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione
o il caso di estinzione del reato, a pena detentiva per uno dei reati previsti dalla
normativa speciale che regola il settore dell’assicurazione, del credito, dei mercati
mobiliari e dell’antiriciclaggio. Non essere stati condannati alla pena detentiva non
inferiore ad un anno per un delitto contro la Pubblica Amministrazione, contro la fede
pubblica, contro il patrimonio, contro l’ordine pubblico, contro l’economia pubblica o in
materia tributaria. Non essere stati condannati alla pena detentiva non inferiore a due
anni per qualsiasi delitto non colposo.
8. Linee di riporto dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza riporta i risultati della propria attività in merito all’attuazione del
Modello e all’emersione di eventuali criticità all’attenzione del Presidente del Consiglio di
Amministrazione, del Presidente del Collegio Sindacale e del Direttore Generale.
Con periodicità almeno annuale, l’Organismo di Vigilanza predispone per il Consiglio di
Amministrazione, per il Collegio Sindacale (per il tramite dei rispettivi Presidenti) e per il
Direttore Generale un rapporto scritto sulla attività svolta, indicando in particolare i controlli
effettuati e l’esito degli stessi, le verifiche e l’esito delle stesse, l’eventuale aggiornamento
della mappatura dei Processi Sensibili, etc., ed un piano dell’attività prevista per l’anno
successivo.
Il reporting ha ad oggetto:
 l’attività svolta dall’Organismo di Vigilanza;
 le eventuali criticità (e spunti per il miglioramento) emerse sia in termini di
comportamenti o eventi interni alla società, sia in termini di efficacia del Modello. Gli
incontri con gli Organi cui l’Organismo di Vigilanza riferisce devono essere verbalizzati e
copie dei verbali devono essere custodite dallo stesso Organismo di Vigilanza e dagli
organi di volta in volta coinvolti.
L’Organismo di Vigilanza può, inoltre, coordinarsi con tutte le funzioni competenti presenti in
BCP.
Qualora nello svolgimento delle attività appaia opportuno l’approfondimento di aspetti per i
quali sono richieste competenze specialistiche, l’Organismo di Vigilanza può incaricare
professionisti esterni, previo il rilascio da parte di questi di una dichiarazione attestante
l’assenza di circostanze ostative (conflitti di interesse, rapporti di parentela con amministratori
esecutivi, etc.). Di tali incarichi ne darà informativa al Presidente del Consiglio di
Amministrazione.
Inoltre, l’Organismo di Vigilanza, nell’ambito del più ampio modello delle interconnessioni tra
le strutture di controllo adottato dalla Banca, si relaziona con l’Internal Auditing, la
Compliance e il Risk Management nonché con il Collegio Sindacale, al fine di garantire le
previste sinergie nell’ambito degli obiettivi attribuiti a ciascuna delle predette funzioni.
In particolare l’Organismo di Vigilanza invita il Collegio Sindacale a partecipare alle proprie
riunioni; il Collegio Sindacale, qualora all’ordine del giorno si presentassero argomenti
rientranti nella sfera di interesse 231/01, può convocare il predetto Organismo di Vigilanza.

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