Guida a GesProl 2.1 Gestione Pro Loco INSTALLAZIONE PROGRAMMA Dopo aver inserito il CD apparirà l’icona “GProLIns”. Cliccando su di essa visualizzerete la schermata qui di seguito. Selezionare “Avanti” e seguire le procedure dell’installazione guidata. GESTIONE PROGRAMMA 1- Scelta Pro Loco Inserire denominazione Pro Loco Inserire il Comune Inserire la denominazione della Pro Loco e relativo Comune. Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 1/9 2 - Scelta anno Elenco anni gestiti Inserire l’anno di gestione Per inserire un nuovo anno digitare nel campo “Anno” (a sinistra) l’anno di gestione desiderato. Per selezionare un anno già inserito, selezionare dall’ elenco anni (a destra). ATTENZIONE Il pulsante “Cancella anno” elimina definitivamente l’anno selezionato! 3 - Utility Al termine dell’inserimento denominazione Pro Loco e della scelta dell’anno di gestione, appare automaticamente la mascherina “Indici” che richiede obbligatoriamente il comando “Invio”. Attendere qualche secondo. Al termine dell’operazione digitare “Uscita”. Ad ogni accesso e ad ogni uscita dal programma scegliere l’opzione “Utility” e selezionare “Indici” per l’aggiornamento dati. Si attiverà immediatamente l’operazione appena descritta. Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 2/9 4 - Maschera iniziale 5 - Voci di bilancio Cliccando sulla voce “Inserimento” appare la schermata qui di seguito che dà la possibilità di inserire le voci del bilancio: Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 3/9 Le voci si dividono in 3 gruppi e solo per il gruppo 2 in 8 sottogruppi. I gruppi e sottogruppi rispecchiano le diciture del modello cartaceo originale fornito dalla PAT; eventualmente si posso modificare dal menu Voci di Bilancio – Descrizione Gruppi e – Descrizione Sotto Gruppi. Mentre i “Sotto Gruppi” costituiscono il piano finanziario della richiesta liquidazione alla PAT, i “Gruppi” costituiscono il conto consuntivo. Una volta inserita la descrizione opzionare la sua destinazione in uno dei tre gruppi. Solo nel caso di scelta del Gruppo 2 sarà obbligatoria la successiva destinazione in uno dei Sottogruppi. 6 - Inserimento voci fisse di bilancio Inserire l’importo di cassa al 31/12, dell’anno precedente all’anno di gestione, che scaturisce dalla somma dell’estratto conto bancario e dell’eventuale saldo cassa contanti e confermare. N.B.: A tal proposito suggeriamo vivamente di gestire tutti i movimenti solo tramite c/c bancario. Questo al fine di facilitare la gestione stessa del bilancio e avere un controllo mensile della corrispondenza tra la cassa effettiva risultante dall’estratto conto bancario e quella del programma di bilancio. Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 4/9 7 - Entrate/Uscite Per inserire i movimenti bancari opzionare “Entrate/Uscite” e successivamente “Inserimento”. Appare così la schermata qui di seguito: Scegliere il tipo di movimento (Entrate o Uscite) Inserire la data dell’operazione Scegliere la voce di bilancio Scorre l’archivio movimenti in ordine progressivo Visualizza e seleziona gli inserimenti (verde) Entrate (rosso) Uscite Tot. voce di bilancio: Visualizza la somma degli inserimenti effettuati per tipo di movimento. Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 5/9 Nel caso di inserimento di importi a saldo di crediti o debiti l’importo definito da inserire è = 0 mentre l’importo a saldo va inserito nella casella “Incassi” o “Pagamenti”. A questo punto il programma chiede di associare la nuova voce con la relativa voce di acconto già inserita. Selezionare la voce che interessa 8 - Ricerca e stampa (movimenti) Questa funzione, rintracciabile dalla voce “Entrate/Uscite”, permette di visualizzare ed eventualmente stampare i vari movimenti in ordine progressivo o alfabetico per intervallo di data o per singola voce. Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 6/9 9 - Ricerca e stampa (codici movimenti) o (voci) Questa funzione, rintracciabile dalla voce di menù “Voci di bilancio”, permette di visualizzare ed eventualmente stampare le varie Voci in ordine progressivo, alfabetico o per gruppo. 10 - Stampe: Visualizzazione e stampa dei dati inseriti per: 1 Voci di bilancio in entrata o in uscita 2 Conto consuntivo (Entrate e Uscite) 3 Piano finanziario (Entrate e Uscite) 4 Crediti e Debiti Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 7/9 11 - Salvataggio dati La funzione, rintracciabile dal sottomenù “Utility”, crea una copia di salvataggio di tutti i dati presenti. Il File generato si chiama “GesProl AAAAMMGG.zip” per ogni giorno che si effettuerà la copia. La prima volta selezionare il percorso di salvataggio (es. c:\salva”) automaticamente il programma successivamente propone lo stesso percorso. Suggerimento: Minimo un salvataggio al mese. Ogni salvataggio crea un file. Ciclicamente cancellare i file obsoleti. Recupero: Si seleziona dal sottomenù “Utility” la funzione “Recupero”. Cliccare su “Seleziona file” e scegliere tra uno dei file .zip già salvati. Terminare l’operazione cliccando su “Ripristina”. Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 8/9 Alcuni esempi di Destinazione Voci: Descrizione Gruppo Sotto Gruppo Tesseramento 2 Tesseramento Spese per manifestazioni anno in corso 2 Uscite per manifestazioni Spese per manifestazioni anni precedenti 1 / Entrate da manifestazioni anno in corso 2 Entrate da manifestazioni Entrate da manifestazioni anni precedenti 1 / Spese per abbellimenti anno in corso 2 Iniziative di abbellimento Spese per abbellimenti anni precedenti 1 / Spese per altre iniziative turistiche anno in corso 2 Congressi convegni altre attività int. Turistico Spese per altre iniziative turistiche anni prec. 1 / Contributo PAT anno in corso 2 Non va nella richiesta PAT Contributo PAT anno precedenti 1 / 2 Contributi da Enti diversi dalla PAT 3 / 1 / 2 Contributi da privati 3 / Spese gestione ufficio anno in corso 3 / Spese gestione ufficio anni precedenti 1 / Spese bancarie 3 / Interessi attivi bancari 3 / Interessi passivi bancari 3 / Rimborsi spese ad amministratori 3 / Contributo Comune anno in corso Contributo Comune anni precedenti Liberalità da privati Legenda Gruppi: Gruppo 1 = Riscossione crediti anni precedenti Pagamento debiti anni precedenti Gruppo 2 = Entrate destinate alle iniziative soggette a sovvenzione PAT Spese relative ad attività finanziata dalla PAT Gruppo 3 = Entrate destinate ad altre iniziative/attività Altre spese sostenute Guida a GesProl 2.1.1 Pag. 9/9