BEDIENUNGSANLEITUNG FÜR ANGESCHLOSSENE ARBEITGEBER Datenaustausch mit dem BVK Data Room In diesem Manual erfahren Sie, wie Sie den «Data Room» (Datenlogistik ZH) der BVK bedienen. Anmeldung und Login im «Data Room» Nachdem Sie sich bei der BVK registriert haben, bekommen Sie eine E-Mail, mit Ihrem Benutzernamen und Passwort. Danach können Sie sich über den Link https://bvkshare.zh.ch anmelden. Bitte beachten: Vom System generierten Nachrichten, werden an die in Ihrem BVK-Profil, unter Kontaktinformationen erfasste E-Mailadresse versendet. Ändern Sie deshalb diese E-Mailadresse nicht. Passwort vergessen Seite 1/11 Stand 2014.9 Sollten Sie Ihren Loginnamen oder/und Passwort vergessen haben, besteht die Möglichkeit, auf der Login Site auf Passwort vergessen? zu klicken. Geben Sie Ihre E-Mailadresse ein und klicken Sie OK. Kurz danach erhalten Sie eine E-Mail mit Ihrem Benutzernamen und einem automatisch generierten Passwort. Passwort ändern Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen, danach auf „Passwort ändern“. Ändern Sie nach Erhalt umgehend das automatisch generierte Passwort. Nach Eingabe des alten Passworts können Sie Ihr neues Passwort eingeben. Bestätigen Sie Ihr Passwort, indem Sie dieses ein zweites Mal eingeben. Schliessen Sie die Eingabe mit OK ab, das neue Passwort ist nun aktiv. Seite 2/11 Stand 2014.9 Halten Sie das neue Passwort geheim und schützen Sie dieses vor missbräuchlicher Verwendung durch Unbefugte. Mein Dashboard Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, kommen Sie auf die Ansicht „Mein Dashboard“. Sie können jederzeit auf diese Ansicht zurück wechseln, in dem Sie auf „Mein Dashboard“ klicken. In dieser Ansicht sehen Sie in „Meine Sites“ alle Betriebe, zu denen Sie eingeladen worden sind. Klicken Sie auf einen dieser Betriebe, um zur Detailansicht zu gelangen. Detailansicht eines Betriebs Seite 3/11 Stand 2014.9 Sie befinden sich nun auf der Site eines Betriebs und bekommen einen Überblick auf den Inhalt. Site Dashboard Indem Sie auf „Site Dashboard“ klicken, gelangen Sie zur Detailansicht des Betriebs. Dokumentenbibliothek In der Dokumentenbibliothek sind alle verfügbaren Dokumente ersichtlich. Mitglieder Haben Sie „Mitglieder“ angeklickt, wechseln Sie die Ansicht und Sie können alle Benutzer zu diesem Betrieb auflisten. Kürzlich geänderte Dokumente Seite 4/11 Stand 2014.9 Hier ist ersichtlich, welche Dokumente kürzlich hochgeladen oder verändert wurden. Wird ein Dokument längere Zeit nicht verändert, verschwindet es aus dieser Ansicht. Das Dokument ist nach wie vor unter „Dokumentenbibliothek“ zu finden. Dokumentenbibliothek Wechseln Sie auf die Ansicht Dokumentenbibliothek. Sie gelangen danach auf nachfolgende Ansicht. Ordnerstruktur Seit September 2014 gibt es eine neue Ordnerstruktur. In die Ordner Gehalts- und Beitragskontrolle, Lohnmeldelisten und Rekap-Dateien werden die dazugehörigen Dateien abgelegt. Damit die Verarbeitung einwandfrei funktioniert, darf die Struktur nicht verschoben oder gelöscht werden. Neuer Ordner erstellen Seite 5/11 Stand 2014.9 In der Dokumentenbibliothek haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Ord. ner zu erstellen. Klicken Sie dazu auf den Button Sie gelangen zu der nachfolgenden Eingabemaske. Damit ein neuer Ordner erstellt werden kann, wird ein Ordnername benötigt (Pflichtfeld). Mit Klick auf „Erstellen“ wird der neue Ordner in der Dokumentenbibliothek angelegt. Es kann eine beliebige Ordnerstruktur erstellt werden. Der neue Ordner wird in der Dokumentenbibliothek angezeigt. Sind keine Ordner in der Mitte ersichtlich, können sie eingeblendet werden, indem auf die Schaltfläche „Ordner anzeigen“ geklickt wird. Ebenso können die Ordner mit Klick auf den Button „Ordner ausblenden“ ausgeblendet werden. Die Ansichten des Buttons „Ordner anzeigen“ respektive „Ordner ausblenden“ wechseln sich ab. Herunterladen eines Dokuments Seite 6/11 Stand 2014.9 Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Dokument, das Sie bearbeiten möchten. Es wird nun ein Menü rechts neben dem Dokument angezeigt. Wählen Sie „Herunterladen“, damit Sie das Dokument auf Ihren Computer speichern können. Danach ist dieses Dokument bereit für die Bearbeitung. Bearbeiten eines Dokuments Wählen Sie den Ort aus, wo Sie das Dokument auf Ihrem Computer gespeichert haben und öffnen Sie dieses Dokument im Excel. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, speichern Sie das Dokument im Excel. Hochladen eines Dokuments Wechseln Sie in die Dokumentenbibliothek und wählen Sie den entsprechenden Ordner aus. Klicken Sie auf „Hochladen“, um ein Dokument in die Site des Betriebs hochzuladen. Klicken Sie auf das Symbol direkt oberhalb von „Datei(en) zum Hochladen auswählen“. Es geht nun ein Fenster auf, in dem Sie das bearbeitete Dokument auswählen können, klicken Sie danach auf öffnen. Seite 7/11 Stand 2014.9 Das Dokument wird nun in die Liste hinzugefügt. Falls Sie mehrere Dokumente hochladen wollen, klicken Sie erneut auf das Symbol oberhalb von „Datei(en) zum Hochladen auswählen“. Klicken Sie auf „Dateien hochladen“, damit die Dokumente in den Datenraum hoch geladen werden. Sie haben auch die Möglichkeit auf „Abbrechen“ zu klicken, dann werden keine Dateien hochgeladen. Seite 8/11 Stand 2014.9 Sind die Dokumente hochgeladen, klicken Sie auf OK. Sie haben nun das/die Dokument(e) erfolgreich hochgeladen. In der Dokumentenbibliothek sind nun die neuen Dokumente ersichtlich. Beim Hochladen soll der Dateiname unverändert übernommen werden. Ist schon ein gleichnamiges Dokument in der Dokumentenbibliothek vorhanden, wird automatisch eine Laufnummer hinzugefügt, somit wird das bestehende Dokument nicht überschrieben. Mutationsformulare senden Seite 9/11 Stand 2014.9 Seit September 2014 können Sie Mutationsformulare via Data Room an die BVK senden. Dazu wechseln Sie in den Ordner Formularupload und wählen „Hochladen“. In diesem Ordner wird periodisch geprüft, ob PDF-Dateien vorhanden sind. Diese werden abgeholt und automatisch vom Ordner Formularupload in den Ordner Archiv verschoben. Damit ist sichergestellt, dass Sie jederzeit eine Übersicht über die gemeldeten Mutationen haben. Vorschau Haben Sie direkt auf das Dokument geklickt, öffnet sich die Dokumentenvorschau. Die dargestellte Anzahl Seiten kann erheblich grösser sein, als beim heruntergeladenen Excel-Dokument. Diese Ansicht dient nur als Überblick. In dieser Ansicht können Sie Dokumente herunterladen. Verschieben und Löschen Seite 10/11 Stand 2014.9 Die Benutzer können die Dokumente der Site verschieben und löschen. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie verschieben bzw. löschen möchten, klicken Sie auf „Mehr …“ und anschliessend auf „Verschieben nach“ bzw. „Dokument löschen“. Beim Verschieben wechselt die Ansicht und Sie können einen Ordner auswählen, in den Sie das Dokument verschieben möchten. Die Auswahl der Sites beschränkt sich auf jene, zu denen Sie Zugriff haben. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf „Verschieben“, um das Dokument in den neuen Ordner zu verschieben. Help Desk Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen haben. Ursula Niederer, BVK-Fachsupport Direkt 043 259 40 79 Zentrale 043 259 42 42 E-Mail: [email protected] Kontakt BVK | Stampfenbachstrasse 63 | Postfach | 8090 Zürich | www.bvk.ch Seite 11/11 Stand 2014.9