民間連携事業・中小企業海外展開支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン 機材調達ガイドライン １． 本ガイドラインの目的 本ガイドラインは、提案法人が機材を調達する場合の手続き目安を取りまとめたものです。 機材調達は、提案法人の責任の下で行っていただきますが、日本国民の税金を原資とする本事業 の特性を考慮の上、本ガイドラインを参照し、可能な限り JICA が定める調達のルール（会計関連 規定等）に準じて機材調達を行うようお願いします。 なお、機材製造・購入費であっても「③現地工事費」に計上された機材の据付等にかかる再委託 工事費に関しては、別添３．現地再委託ガイドラインを参照してください。 ２． 調達機材の選定 JICA との契約による機材調達は、契約交渉において予め合意された内容（品目、仕様、数量）を、 契約金額の範囲内で行う必要があります。 契約時点で品目等内容が確定できない場合や確定した内容を変更する場合は、提案法人と JICA 事業担当課双方で協議のうえ、業務主任者と監督職員との打合簿により確認を行います。（打合簿 サンプル㉑） ３． 契約相手先の選定方法 調達する機材の金額（契約予定金額）によって、以下表のとおり、適切な選定方式を決定します。 詳細は別紙「早見表」を参照ください。 契約予定金額注 1 選定方式 1,000 万円超 競争入札 10 万円超～1,000 万円以下 見積合わせ又は見積競争（注 2） 10 万円以下 見積徴取省略可 （注 1）予定価格は、個別機材の単価ではなく、調達すべき機材一揃いの合計金額に基づく（例： 15 万円のコンピュータ 10 台と 20 万円のプリンタ 1 台で、合計 170 万円。ただし、一般 的に分割して調達する機材（車両と医療器材等）については合計する必要なし）。 （注 2）160 万円超の場合は、可能な限り見積競争又は競争入札を検討してください。 (ア) 10 万円超の機材調達の場合、その調達方法について予め JICA 事業担当課と相談 してください。 1 民間連携事業・中小企業海外展開支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン (イ) 契約予定金額が 1,000 万円を超える機材調達は、原則として競争入札により契約 相手方を選定してください。現地調達の場合、入札会には JICA 在外拠点の立会を 必要とします。 (ウ) 競争性・公平性・透明性確保の観点から、競争に拠らず特定の者と随意契約を締 結することは、真にやむを得ない場合（目的を果たすことができる唯一無二の存 在であることが証明できる場合）に限り可能です。特に、価格が 160 万円を超え る機材調達を特定の供給者と随意契約で行う場合は、原則として契約交渉段階で JICA（事業担当課及び調達部）の確認を得てください。遅くとも、調達を実施す る前にあらかじめ具体的な背景・理由を監督職員へ報告し、選定方法に係る合意 を得てください。 主な調達種類とその概要は下表のとおりです。 調達の種類 競争入札 調達方法の概要 競争参加者が一堂に会し、価格を記入した札を封書にて提出し、予定価 格の範囲内で最も安価な価格を提示したものを契約者として選定する。競 争参加者の募集方法として、公告（HP や掲示等）により、広く一般から募 る「一般競争入札」と、複数者を指名して行う「指名競争入札」がある。 複数者（なるべく 3 者以上）に対して、以下の手順を明示した見積依頼 書を配布し、手続きを行う。 ① 価格競争であることを明示 ② 見積り提出期限を設定 ③ 提出期限後に封函された見積書を一斉開封(非公開。ただし関 見積競争 係者複数人の面前において) ④ その結果、発注者にとって有利な価格を提示した業者の順に契 約交渉を行い、契約相手方を決定 見積競争参加者の募集方法は、 「競争入札」と同様に、公告による「一般 見積競争方式」と、複数者指名による「指名見積競争方式」がある。 見積合わせ 複数者に対して、見積書の提出を求め、見積依頼条件に照らし、発注者 にとって最も有利な見積を提示した者を、契約交渉相手方として選定する。 2 民間連携事業・中小企業海外展開支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン 【指名見積競争／見積合わせの場合の選定手続き（参考）】 （１）見積依頼先の選定 履行能力及び財務面で問題やリスクの少ない見積依頼先を複数者（なるべく 3 者以上）選定。 （２）見積書の徴取 選定した見積依頼先に対して、調達する機材の品目、仕様、数量、納期、納品場所等必要な 条件を提示し、見積書の提出を依頼。見積競争の場合は、上記条件及び見積競争の手順を明記 した「見積依頼書」を各見積依頼先に配布。 （３）業者の選定 （見積合わせの場合） 各見積依頼先から見積書が提出されたら、その内容を確認し、価格、仕様、数量、納期等を 比較。安価であることに最も重点を置くが、仕様、納期等を総合的に勘案し、発注者にとり最 も有利な条件を提示した社を契約交渉相手方として選定。 （見積競争の場合） 提出された見積書は、見積提出期限まで未開封で保管。見積提出期限を経過したら提出され た見積書を関係者複数人の前で一斉に開封し、仕様、数量、納期等の納入条件が見積依頼書で 提示した条件を満たしていることを確認のうえ、最も安価な見積価格を提示した社を契約交渉 相手方として選定。 ４． 契約の締結と JICA への報告 契約相手方が決定したら、契約書を作成し機材を発注します。 契約書の作成に当たっては契約に必要な条項（契約日、契約金額、品名、単価、数量、納期、納 入方法、支払条件等）が入っているか、発注者側にとって不利な条件になっていないか、を確認し てください。契約に必要な条項が確認できる発注書及び請書を契約書に代替することも可能です。 なお、200 万円以下の契約については契約書の作成を省略することが可能です。この場合も、契 約の事実が分かる書類（見積書、領収書等）は適切に保管願います。 現地で調達する場合、契約書の様式は、JICA 在外拠点において、当該国の法令等を踏まえた契約 書様式を用意している場合があり、それらを活用することも可能ですので、適宜在外拠点の担当者 へ照会してください。 契約金額が 160 万円を超える機材を調達した場合は、速やかに選定方法、競争参加者、契約相手 方、契約金額等について、打合簿にて、監督職員に報告してください（打合簿サンプル⑯） 。 複数の契約について、まとめて報告することも可能です。200 万円を超える場合には、契約書を 打合簿に添付してください。 報告に際しては、 見積書の写し等を提出する必要はありませんが JICA で選定手続きにおける関 連書類を確認する場合がありますので、書類は適切に保管してください。 3 民間連携事業・中小企業海外展開支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン 具体的には以下のとおりです 。 【見積合わせの場合】 見積合わせの結果については、 「見積状況調書（徴取した見積内容及び選定結果が分かるもの。 様式自由） 」を作成し、業務主任者が確認したうえで、徴収した見積書とともに保管してください。 価格以外の条件を理由に最も安価な見積書を提出した者以外を契約相手方とする場合、その理由 を見積状況調書に記載しておいてください。 【見積競争の場合】 見積競争の結果については、見積合わせの場合と同様に「見積状況調書」を作成し、業務主任者 が確認したうえで、徴収した見積書と共に保管してください。 なお、契約金額が 160 万円以下の機材を調達した場合についても、関連書類を保管してください 。 ５． 検査 （１） 機材等納入結果検査（稼働確認） 事業対象地に機材が到着したら機材等納入結果検査を行ってください。複数の機材・部材を組み 合わせ１つの機材製造やシステム構築を行う場合、自社製品の場合、及び、契約金額が 300 万円を 超える機材を調達する場合は、現地での納入/組立/据え付けが完了した時点で稼働確認を行い、検 査調書（「様式-さ 機材等納入検査調書」 ）を作成の上、打合簿にて検査結果を速やかに JICA 事業 担当課へ報告してください（打合簿サンプル⑰） 。 複数の機材・部材を組み合わせ１つの機材製造やシステム構築を行う場合は、完成した機材・シ ステム等を 1 件とし、1 枚の「機材等納入結果検査調書」を作成してください。金額の多寡に関わ らず調書作成が必要ですが、当該機材・システムに含まれる機材・部材ごとの調書は不要です。 この際、当該機材・システムに含まれる機材・部品が確認できるよう内訳を明記してください。 精算時に突合確認ができるよう、検査調書に記載されている品名、契約書附属書 III 契約金額内訳 書に記載されている品名、領収書等に記載されている品名が、それぞれ整合していることを確認し てください。 なお、契約金額が 300 万円以下の小額機材で、複数の機材・部材を組み合わせ１つの機材製造や システム構築を行わない場合（単体で機能する機材等）については、検査調書の作成を省略し、複 数機材をリストにまとめて納入結果検査報告をすることも可能です（打合簿サンプル⑰）。 （この場 合も、精算時に契約書と突合確認ができるよう、契約書附属書 III 契約金額内訳書に記載されてい る品名と整合性が取れていることを確認してください。） 4 民間連携事業・中小企業海外展開支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン １） 自社製品の稼働確認 自社製品の場合、金額の多寡に関わらず検査調書を作成してください。なお、稼働確認 を行う際は、機材の供与先となるカウンターパート及び可能な限り現地 JICA 在外拠点の 立会を求めてください。 ２） 機材の所有権 機材等納入結果検査の完了（合格）をもって機材の所有権は JICA に移転します。 JICA の資金により調達した機材には、「JICA マーク」（英・仏・西・葡・アラビア）及 び「日章旗マーク」 （同）を貼付することとしておりますので、JICA 在外拠点所から各々 受領の上、検査段階で必ず貼ってください。 ３） 部分払請求 本検査完了の時点で、当該機材の購入費は、（提案法人と JICA との契約における）部分 払の対象に含めることが可能となります。ただし、提案法人から機材調達先への支払が完 了していること（領収書等の写しが提出できること）が条件となります。 （２） （本邦等における）機材の納品検収 自社製品以外の機材を調達する場合、 （本邦等において）機材が納品されるタイミングで、提案 法人の責任において納品検収を行ってください。JICA への検査結果報告は不要ですが、精算書類確 認時等に提示を求める場合がありますので、適切な保管をお願いします。 ６． 支払 提案法人から機材納入業者への支払は、上記「５． （２） （本邦等における）機材の納品検収」の 納品検収検査を完了（合格）した後に行います。 支払時においては、支払の事実確認を容易なものとするため、現金による支払ではなく、可能な 限り銀行振込としてください。 JICA が実施する調達では原則 100％後払いとしています。 前払は契約が履行されない場合のリスクが生じるため、一定の範囲内に限定（JICA 会計細則では 契約金額の 40％を限度としています）し、さらに銀行保証等を取付けるといった措置を取ることと しています。商習慣等により多額の前払いが必要とされる場合は、監督職員と協議してください。 5 民間連携事業・中小企業海外展開支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン なお、発注した機材の一部について納品を受けた場合は、当該部分に対する代金を部分的に支払 うことも可能です。 ７． 精算 精算時に JICA 調達部へ経費精算報告書を提出します。 調達機材の金額に応じて書類を添付のうえ、契約金額の精算を行ってください。 原則として精算に必要な書類は、以下のとおりです。詳細は次貢早見表にまとめていますので、 適宜ご参照ください。 (ア) 領収書（原本） (イ) 契約書（写） ※200 万円を超える契約を締結した場合 (ウ) 機材等納入検査結果の打合簿（写） ※組立・据付を必要とする機材、自社製品、 300 万円を越える機材の場合（詳細は「５．検査」を確認してください。 ） (エ) 機材の調達経緯及び選定結果報告の打合簿（写）※160 万円を超える機材調達を行っ た場合 (オ) 機材調達計画変更の打合簿を交わしている場合はその写し 以上 6 民間連携事業・中小企業支援事業「契約管理ガイドライン」別添１.機材調達ガイドライン 機材調達 早見表 契約金額毎の選定方法目安と必要書類 選定 契約 検査 精算 X＝契約金額 予定価格 ／ 調達価格 1000万円超 調達の選定方式 1,000万円 ＜Ｘ 契約書の作成 JICAへ の 選定経緯報告 （打合簿サンプル⑯ ／選定経緯報告書 機材等納入結果検査 調書（様式‐さ）の 作成 200万円＜ Ｘ 300万円超～1000万円 ◎ 必要 300万円≦X 選定経緯報 告の打合簿 （写） 納入結果検 査報告の 打合簿 (写 ） ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ △ ◎ ◎ ◎ △ × ◎ ◎ △ × ◎ ◎ △ × ◎ ◎ 必要 見積合わせ 又は 見積競争 5万円≦Yか つ、使用可 能期間1年 以上 10万円＜Ｘ ≦1,000万 ※160万超 円 は可能な限 り見積競争 または 競争入札 ◎ 必要 △ 不要 ※機材・部 材を組み合 わせ１つの X＜300万円 機材製造や システム構 築を行う場 合は、金額 に関わらず 必要 10万円超～160万円 Ｘ≦200万 円 △ 省略可 5万円以上～10万円 × 不要 X≦160万円 Ｘ ≦ 10万 円 （注） 契約書 （写） 領収書 （原本） ◎ 必要 ◎ 必要 160万円＜ Ｘ 200万円超～300万円 物品登録 競争入札 300万円≦X 160万円超～200万円 JICAへ の 納入結果検査報告 （打合簿サンプル⑰ ／機材等納入結果検 査調書（必要な場 合）） ◎ 必要 ※機材・部 材を組み合 わせ１つの 機材製造や システム構 X＜300万円 築を行わな い場合（単 体で機能す る機材等） は、複数機 材をリスト にまとめて 報告可能 省略可 Y<5万円か つ、使用可 能期間11年 以上 5万円未満 （注） 領収書に内訳が記載されていない場合は、それが分かる請求書（写）も添付 自社機材 原価計算書の作成 - - ◎ 必要 7 ◎ 必要 ◎ 必要 原価計算書（原本） 納入結果検査報告の打合簿（写）
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