MULTIDISTRITAL DISTRITOS 4430 & 4590 SISTEMA ROTARY-YEP.NET MANUAL DO OFICIAL DE INTERCÂMBIO Revisão-00 Fev/2014 Por: Mauricio Pelissari ÍNDICE Página I- Introdução.................................................................................................................................. 02 II- Processo Interno do Clube........................................................................................................ 03 III- Procedimentos Iniciais............................................................................................................... 03 IV- Acesso ao Sistema rotary-yep.net........................................................................................... 04 V- Cadastro do Candidato no Sistema rotary-yep.net.................................................................. 05 VI- Conferência de Dados no Sistema rotary-yep.net..................................................................... 08 VII- Procedimentos Realizados pelo Candidato............................................................................... 24 VIII- Procedimentos Realizados pelo Oficial de Intercâmbio............................................................ 26 EXPRO BRASIL® DISTRITOS 4430 e 4590 EXPRO BRASIL® INTERCÂMBIO INTERNACIONAL DE JOVENS Av. Higienópolis, 996, 5º andar Sala 509 São Paulo – SP CEP 01.238-910 TEL.: 11 3825-2921 , 11 3829-2947 e 11 9 4815 3333 www.rotaryintercambio.com.br - [email protected] EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 1 de 27 I – INTRODUÇÃO Caros Oficiais de Intercâmbio, A Expo Brasil® desenvolveu este manual com o objetivo de facilitar as ações do Oficiail de Intercâmbio durante o processo de inscrição dos candidatos no processo classificatório para os programas de curta duração e de longa duração. Neste Manual, descrevemos detalhadamente todos os passos para os cadastros e conferências no sistema Rotary-yep.net, bem como os demais passos para o processo de inscrição do Candidato. Em caso de duvidas contate o Coordenador de Área. Obrigado! Equipe Expro Brasil®. EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 2 de 27 II – PROCESSO INTERNO DO CLUBE 1) O Candidato deve procurar um Rotary Club, pertencente ao distrito 4430 ou 4590 que seja o mais próximo de sua residência. 2) Após passar pelos processos internos de seleção do clube o candidato pode iniciar o processo sua inscrição na EXPRO BRASIL® III – PRODIMENTOS INICIAIS 1) Após passar pelos processos internos de seleção do clube, pode-se iniciar o processo de inscrição do candidato na EXPRO BRASIL® 2) O Candidato deve acessar o website www.exprobrasil.com.br e baixar os seguintes documentos: - Formulário de Inscrição do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. - Contrato do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. 3) Com a orientação do oficial de intercâmbio, o candidato deve preencher os seguintes documentos: - Formulário de Inscrição do Programa Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. - Contrato do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. 4) O candidato deve providenciar todas as assinaturas, com caneta azul, dos seguintes documentos: - Formulário de Inscrição do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. - Contrato do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. 5) O candidato deve digitalizar os documentos abaixo após assinados, em formato pdf, em tamanho A4, e em um único arquivo, tomando cuidado para que não fique torto e nem de ponta cabeça. - Formulário de Inscrição do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. - Contrato do Programa de Curta Duração ou de Longa Duração, dependendo do programa escolhido pelo candidato. 6) O candidato deve entregar o arquivo dos documentos digitalizados para o oficial de intercâmbio 7) O oficial de intercâmbio deve enviar o arquivo dos documentos digitalizados, via e-mail para [email protected], com cópias para Candidato, Chairman e Coordenador de área. 8) Após conferência da documentação, a EXPRO BRASIL® ira enviar o boleto para o pagamento da inscrição, em até 5 dias úteis, para a pessoa indicada no formulário de inscrição. Via e-mail, com cópias para Candidato, Chairman, Coordenador de área e oficial de intercâmbio. 9) Após o recebimento do pagamento do boleto, a EXPRO BRASIL® comunica via e-mail o Oficial de intercâmbio para que faça o cadastro do candidato no sistema ROTARY-YEP.NET, com cópias para Chairman e Coordenador de área. EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 3 de 27 IV – ACESSO AO SISTEMA ROTARY-YEP.NET 1) Todos os usuários acessam ao sistema Rotary-yep.net da mesma forma A - O Coordenador irá receber um email proveniente de: Rotary Youth Exchange, contendo sua senha para acesso ao sistema Rotaryyep.net. A Acesse o site: www.rotary-yep.net 01 - Selecione : Database 01 02 - Selecione : Login Dbase Outra opção é acessar o link : http://database.rotary-yep.net 02 03 04 05 03 - No campo : Username:, digite seu Endereço de e-mail. 04 - No campo : Password:, digite sua senha. 05 - Selecione : Login EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 4 de 27 V – CADASTRO DO CANDIDATO NO SISTEMA ROTARY-YEP.NET 1) Após receber um e-mail da EXPRO BRASIL®, solicitando o cadastramento do candidato no sistema Rotary-yep.net, o oficial de intercâmbio deve realizar o cadastro do candidato da seguinte forma: Após Acessar o seu cadastro 01 – Selecione: Student Applicant 01 As informações abaixo se referem ao Candidato (a) 02 – No campo: Email:, Informe: O endereço de E-mail do Candidato 03 – No campo: Fist Name:, Informe: O Primeiro Nome do Candidato 02 04 – No campo: Middle Name:, Informe: O(s) Nome(s) do meio do Candidato. Se Houver. 03 05 – No campo: Last Name:, Informe: O Sobrenome do Candidato. 04 05 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 5 de 27 As informações abaixo se referem ao Presidente do Seu Rotary Club 06 – No campo: Email:, Informe: O endereço de E-mail do Presidente do Clube 07 – No campo: Full Name:, Informe: O Nome Completo do Presidente do Clube 06 08 – No campo: Street:, Informe: O endereço do Presidente do Clube (rua , número e bairro) . Em Português. 07 08 09– No campo: Zip Code:, Informe: O CEP do endereço do Presidente do Clube 09 10 – No campo: City:, Informe: A Cidade do Endereço do Presidente do Clube 11 – No campo: State:, Informe: O Estado do Endereço do Presidente do Clube 12 – No campo: Private Phone:, Informe: O Número do telefone residencial do Presidente do Clube 10 13 – No campo: Mobile 1:, Informe: O Número do telefone celular do Presidente do Clube 14 – Selecione: Next >> 11 14 12 13 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 6 de 27 15 – Selecione: Save and send link to web registration 15 16 – Verifique a mensagem: Mail sent to ……. 17 – Selecione: Close 16 Cadastro Finalizado *** Um e-mail será enviado ao candidato com um link para que ele possa acessar ao Sistema ROTARY-YEP.NET e preencher os dados iniciais de seu respectivo Application Form. Feche seu navegador de Internet para sair do sistema Rotary-yep.net 17 1) Após cadastrar o candidato no sistema no sistema ROTARY-YEP.NET, o oficial de intercâmbio, solicita ao candidato, via e-mail, que faça a inserção de dados no sistema ROTARY-YEP.NET. EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 7 de 27 VI – CONFERÊNCIA DE DADOS NO SISTEMA ROTARY-YEP.NET 1) Após receber a solicitação do candidato para fazer a conferência dos dados no sistema ROTARYYEP.NET, o oficial de intercâmbio, deve proceder da seguinte forma: Obs: em caso de necessidade o oficial de intercâmbio deve solicitar ao candidato que faça as correções necessárias. Após Acessar o seu cadastro 01 01 - Selecione: Smart Search 02 - Informe: O endereço de E-mail do Candidato 02 O sistema fará a Pesquisa e exibirá as informações do candidato. 03 03 - Selecione : O Nome do Candidato exibido. 04 - Selecione : Application 04 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 8 de 27 05 05 - Selecione : Link for web registration 06 – Selecione: Next>> 06 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 9 de 27 07 – No campo: Street:, verifique: O endereço do Candidato (rua , número e bairro) . Em Português. 08 – No campo: Zip Code:, verifique: O CEP do endereço do Candidato 07 09 – No campo: City:, verifique: A Cidade do Endereço do Candidato 08 10 – No campo: State:, verifique: O Estado do Endereço do Candidato 09 11 – No campo: Private Phone:, verifique: O Número do telefone residencial do Candidato 10 11 12 – No campo: Mobile 1:, verifique: O Número do telefone celular do Candidato 13 – No campo: Birthday:, verifique: A data de nascimento do Candidato 14 – No campo: Birthplace:, verifique: A Cidade de nascimento do Candidato 15 – No campo: Sex:, verifique: O Gênero do Candidato Male = Masculino ou Female= Feminino 16 – verifique: No Passport, caso o candidato ainda não possua passaporte. 12 13 14 15 Se o campo 16 não estiver selecionado, Verifique os campos: 17, 18 e 19 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 16 Página 10 de 27 17 – No campo: Passport No:, verifique: O Número do passaporte do candidato 18 – No campo: Passport Expire Date:, verifique: A data de validade do passaporte do candidato 19 – No campo: Citizen Country:, verifique: O País de cidadania do candidato 17 18 19 20 – Selecione: Next>> 20 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 11 de 27 21 – verifique o Campo: My father is my birth father, caso o pai seja o pai natural. 22 – verifique o Campo: My father is my steph father, caso o pai seja o padrasto. 23 – verifique o Campo: I have no father , caso o candidato seja orfã(o) ou não tenha pai. 24 – verifique Yes, se o candidato morar no mesmo endereço que o pai pai ou – verifique No o candidato não morar no mesmo endereço que o pai 25 – verifique o campo: No E-mail, se o pai do candidato não tiver endereço de e-mail. 21 22 23 24 25 26 26 – No campo: E-mail, verifique: o endereço de e-mail do pai (se existir) 27 – No campo: First Name:,verifique : O Primeiro Nome do Pai 28 – No campo: Middle Name:, verifique: O “Nome do meio” do Pai (Se houver) 27 29 – No campo: Last Name:, verifique: O Sobrenome do Pai 28 30 – verifique: Yes, se o Pai for Rotariano ou verifique: No se o Pai não for rotariano 31 – No campo: If yes, name of Rotary Club, verifique: O nome do Rotary club do pai (se ele for rotariano) 32 – No campo: Street:, verifique: O endereço do Pai (rua , número e bairro) . Em Português. EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 29 30 31 32 Página 12 de 27 33– No campo: Zip Code:, verifique: O CEP do endereço do Pai 34 – No campo: City:, verifique: A Cidade do Endereço do Pai 33 35 – No campo: State:, verifique: O Estado do Endereço do Pai 34 36 – No campo: Private Phone:, verifique: O Número do telefone residencial do Pai 35 36 37 – No campo: Mobile:, verifique: O Número do telefone celular do Pai 37 38 – No campo: Occupation:, verifique: A Ocupação/Profissão do Pai (em inglês) 38 39 – Selecione: Next>> 39 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 13 de 27 40 – verifique o Campo: My mother is my birth mother, caso a mãe seja a mãe natural. 41 – verifique o Campo: My mother is my steph mother, caso a mãe seja a madrasta. 42 – verifique o Campo: I have no mother , caso o candidato seja orfã(o). 43 – verifique Yes, se o candidato morar no mesmo endereço que a mãe ou verifique No se o candidato não morar no mesmo endereço que a mãe 44 – verifique o campo: No E-mail, se a mãe não tiver endereço de e-mail. 40 41 42 43 44 45 45 – No campo: E-mail, verifique: o endereço de e-mail da mãe (se existir) 46 – No campo: First Name:, verifique: O Primeiro Nome da mãe 47 – No campo: Middle Name:, verifique: O “Nome do meio”da mãe (Se houver) 46 48 – No campo: Last Name:, verifique: O Sobrenome da mãe 47 49 – verifique: Yes, se a mãe for Rotariana ou verifique: No se a mãe não for rotariana 50 – No campo: If yes, name of Rotary Club, verifique: O nome do Rotary club da mãe (se ela for rotariana) 51 – No campo: Street:, verifique: O endereço da mãe (rua , número e bairro) . Em Português. EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 48 49 50 51 Página 14 de 27 52– No campo: Zip Code:, verifique: O CEP do endereço da mãe 53 – No campo: City:, verifique: A Cidade do Endereço da mãe 52 54 – No campo: State:, verifique: O Estado do Endereço da mãe 53 55 – No campo: Private Phone:, verifique: O Número do telefone residencial da mãe 54 55 56 – No campo: Mobile:, verifique: O Número do telefone celular da mãe 56 57 – No campo: Occupation:, verifique: A Ocupação/Profissão da mãe (em inglês) 57 58 – Selecione: Next>> 58 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 15 de 27 59 – verifique o Campo: No emergency contact, caso não tenha um Contato para Emergência. 60 – verifique o campo: No E-mail, se o Contato para Emergência não tiver endereço de e-mail. 61 – No campo: E-mail, verifique: o endereço de e-mail de Contato para Emergência (se existir) 62 – No campo: First Name:, verifique: O Primeiro Nome do Contato para Emergência 63 – No campo: Middle Name:, verifique: O “Nome do meio” do Contato para Emergência (Se Houver) 59 60 61 62 63 64 64 – No campo: Last Name:, verifique: O Sobrenome do Contato para Emergência 65 –verifique Yes, se o Contato para Emergência for Rotariano ou Selecione No se o Contato para Emergência não for rotariano 66 – No campo: If yes, name of Rotary Club, verifique: O nome do Rotary club de Contato para Emergência (se ele for rotariano) 67 – No campo: Street:, verifique: O endereço do Contato para Emergência (rua , número e bairro) . Em Português. 68– No campo: Zip Code:, verifique: O CEP do endereço do Contato para Emergência 65 66 67 68 69 – No campo: City:, verifique: A Cidade do Endereço do Contato para Emergência 69 70 – No campo: State:, verifique: O Estado do Endereço do Contato para Emergência 70 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 16 de 27 71 – No campo: Private Phone:, verifique: O Número do telefone residencial do Contato para Emergência 72 – No campo: Mobile:, verifique: O Número do telefone celular do Contato para Emergência 73 – No campo: Sex:, verifique: O Gênero do Contato para Emergência Male = Masculino ou Female= Feminino 71 74 – No campo: Relationship:, verifique: O grau de parentesco ou relacionamento entre o candidato e o Contato para Emergência (em inglês) 72 73 74 75 – Selecione: Next>> 75 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 17 de 27 76 – verifique: Se há 03 Países escolhidos 76 77 – Selecione: Next>> 77 78 – verifique: Se há foto do candidato 79 – verifique: Se há foto do Pai do candidato 80 – verifique: Se há foto da Mãe do candidato 81 – verifique: Se há foto do contato para emergência 78 79 80 81 82 –Selecione: Next>>. 82 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 18 de 27 83 –No Campo: Religion , verifique: a sua Religião (em Inglês) 84 –No Campo: Dietary Restrictions , verifique: suas Restrições 83 Alimentares (em Inglês) ou verifique: Se não possui Restrições alimentares (em Inglês) 84 85 –verifique o Campo: Do you smoke or use tobacco products? , Somente se o candidato é fumante ou utiliza algum produto de tabacco. Neste caso, obrigatoriamente, o espaço em branco, na frente deve ter mais informações. 85 86 86 –verifique o Campo: Do you drink alcohol? , Somente se o candidato consome bebidas alcoólicas. Neste caso, obrigatoriamente, espaço em branco, na frente deve ter mais informações. 87 –verifique o Campo: Do you ever used illegal drugs? , Somente se o candidato já utilizou drogas ilícitas. Neste caso, obrigatoriamente, o espaço em branco, na frente deve ter mais informações. 88 –verifique o Campo: Do you have a steady boy/girl friend? , Somente se o candidato tem namorado ou namorada firme. Neste caso, obrigatoriamente, o espaço em branco, na frente deve ter mais informações. . 89 –verifique o Campo: No siblings , marcado Somente se o candidato não tem irmãos. Se o 89 não estiver marcado verifique o item 90 caso contrario va para o item 91 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 87 88 89 Página 19 de 27 90 –verifique : A indicação de irmãos /Irmãs. 91 –Selecione: Next>>. 90 91 92 –No Campo: Name of Secondary School You Currently Attend, verifique: Nome da Escola 92 93 –No Campo: Address - Street, verifique: O endereço da escola 93 94 –No Campo: City, verifique: A Cidade do endereço da escola 94 95 –No Campo: State/Province, verifique: O Estado do endereço da escola 96 –No Campo: Postal code, verifique: O CEP do endereço da escola 97 –No Campo: Country, verifique: O País do endereço da escola 95 96 97 98 98 –No Campo: School Phone Number, verifique: O Número do telefone da escola EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 20 de 27 99 –No Campo: Number of grades/levels at your school, verifique: O Número total de séries da Escola 100 –No Campo:Your current grade level(e.g., 10th, 11th), verifique: A série atual do candidato 101 –Nos Campos: Month and year you expect to graduate, verifique: O mês e o ano em que o candidato espera concluir a última série 102 –No Campo: No. of years you've attended this school verifique: Quantos anos o candidato estuda nesta escola 99 99 100 101 102 103 –No Campo: List the courses you are currently taking, verifique: As Matérias que o candidato está estudando(em Inglês) 103 104 –No Campo: Total number of students at your school, verifique: O Número total alunos na escola 105 –No Campo: Number of students in your grade level , verifique: O Número total alunos na série do candidato 106 –No Campo: Your approx. class ranking (e.g., top 10%, 12th of 56), verifique: A classificação do candidato naClasse Ex 30% dos Primeiros ( Top 30%) 107 –No Campo: Name and title of school official or counselor that you consulted, verifique: O Nome e o cargo (em Inglês) do coordenador da escola 104 105 106 107 108 108 –No Campo: E-mail address of school official or counselor, verifique: O endereço de e-mail do coordenador da escola EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 21 de 27 109 –Selecione: Next>>. 109 110 –No Campo: Your native Language, verifique: O idioma nativo 110 111 –verifique: Outros idiomas 111 112 –Selecione: Next>>. 112 EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 22 de 27 113 –Verifique: Check here if your parents are divorced or separated, marcado caso os pais do candidato sejam divorciados ou separados 114 –No Campo: First Contact, Verifique: a primeira pessoa a ser contatada entre os pais. Father = Pai Mother = Mãe 113 114 2) Após a conferência e após todas as correções serem feitas, o oficial de Intercâmbio solicita ao candidato que gere o Application Form, pelo sistema ROTARY-YEP.NET , preencha, imprima e providencie todos os demais documentos. EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 23 de 27 VII – PROCEDIMENTOS REALIZADOS PELO CANDIDATO 1) Entregue todos os documentos ao oficial de intercâmbio de seu Clube e solicite que ele providencie as seguintes assinaturas / aprovações em todos os 03 originais de cada documento. Os seguintes documentos devem ser entregues: Application Form (incluindo fotos, Histórico médico, exame odontológico, referencia pessoal da escola secundária) – 03 originais - Carta do Candidato – 03 originais - Carta dos Pais do Candidato – 03 originais - Carta da Escola – 03 originais - Cópia do histórico Escolar – 03 originais - Todos os termos de compromissos das famílias anfitriãs voluntárias – 01 original - Todas as declarações de responsabilidade de voluntários – 01 original - Plano de hospedagem – 01 original - Copia do Passaporte do candidato (se o candidato já possuir passaporte) – 01 original O Oficial de Intercâmbio deve orientar;acompanhar o candidato nos procedimentos abaixo: 2) O Candidato deve gerar o Application Form, pelo sistema Rotary-yep.net, salvando-o em seguida no formato PDF 3) O Candidato deve abrir a Application form previamente salvo e preencher as informações faltantes no Application Form, salvado em seguida no formato PDF 4) O Candidato deve Imprimir 03 cópias do Application Form, em tamanho A4 5) O Candidato deve providenciar Fotos de boa qualidade e colá-las nos locais próprios nas 03 copias do Application Form. 6) O Candidato deve providenciar o Relatório Médico, em 03 cópias, de acordo com as orientações do manual de inscrição. 7) O Candidato deve providenciar a Exame Odontológico, em 03 cópias, de acordo com as orientações do manual de inscrição. 8) O Candidato deve providenciar a Referencia Pessoal da Escola Secundária, em 03 cópias, de acordo com as orientações do manual de inscrição. 9) O Candidato deve providenciar 03 cópias, de seu Histórico Escolar, do ultimo ano estudado, em Inglês. 10) O Candidato deve solicitar ao seu Professor ou Coordenador da Escola, que providencie uma carta de recomendação (03 cópias) em Inglês, impressa em papel timbrado da escola. 11) O Candidato deve preparar uma Carta de Apresentação (03 cópias) em Inglês, para os futuros clube e Famílias Anfitriãs. 12) O Candidato deve Solicitar a seus Pais que prepararem uma Carta (03 cópias) em Inglês, para os futuros clube e Famílias Anfitriãs, de acordo com as orientações do manual de inscrição. 13) O Candidato do programa de Longa Duração deve providenciar 01 cópia do documento Termo de Compromisso da família anfitriã voluntária, para cada uma das 03 famílias voluntárias. Este documento não é necessário para o Candidato do programa de Curta Duração 14) O Candidato do programa de Longa Duração deve providenciar 01 cópia do documento Declaração de responsabilidade de voluntário, para cada pessoa maior de 18 anos, residente nas casas das 03 famílias voluntárias e também na casa do candidato. Incluindo Pai e Mãe do candidato. Este documento não é necessário para o Candidato do programa de Curta Duração EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 24 de 27 15) O Candidato do programa de Longa Duração deve providenciar 01 cópia do documento Plano de Hospedagem. Este documento não é necessário para o Candidato do programa de Curta Duração 16) O Candidato deve providenciar 01 Cópia de seu Passaporte - 1 Cópia das páginas onde aparecem: A Fotografia e o Número do Passaporte. Caso o candidato não possua passaporte, poderá entregar esta cópia posteriormente para a EXPRO BRASIL®. 17) O Candidato deve providenciar todas as assinaturas e aprovações necessárias, todas com caneta esferográfica azul. 18) O Candidato deve entregar ao Oficial de Intercâmbio os seguintes documentos: Application Form (incluindo fotos, Histórico médico, exame odontológico, referência pessoal da escola secundária) – 03 originais - Carta do Candidato – 03 originais - Carta dos Pais do Candidato – 03 originais - Carta da Escola – 03 originais - Cópia do histórico Escolar – 03 originais - Todos os termos de compromissos das famílias anfitriãs voluntárias – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Todas as declarações de responsabilidade de voluntários – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Plano de hospedagem – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Copia do Passaporte do candidato (se o candidato já possuir passaporte) – 01 original EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 25 de 27 VIII – PROCEDIMENTOS REALIZADOS PELO OFICIAL DE INTERCÂMBIO 1) O Oficial de Intercâmbio deve providenciar as Assinaturas / Aprovação dos seguintes documentos: 01 - Assinatura de um rotariano do clube como testemunha. 02 - Data da assinatura do rotariano 03 - Número do telefone residencial do rotariano que assinou 01 02 04 03 04 – Endereço de E-mail do rotariano que assinou 05 - Assinatura do Presidente do clube 06 - Data da assinatura do Presidente do clube 07 - Assinatura do Oficial de Intercâmbio do clube 08 - Data da assinatura do Oficial de 06 Intercâmbio do clube 05 08 07 01 – Nome e cargo , no clube de um rotariano do clube que irá assinar como testemunha. 02 - Assinatura de um rotariano do clube como testemunha. 01 02 2) Após providenciar todas as Assinaturas / Aprovações, o Oficial de Intercâmbio deve conferir os documentos recebidos do Candidato, em relação a preenchimento, informações, assinaturas e quantidade de documentos. Documentos a serem recebidos e conferidos: Application Form (incluindo fotos, Histórico médico, exame odontológico, referência pessoal da escola secundária) – 03 originais - Carta do Candidato – 03 originais - Carta dos Pais do Candidato – 03 originais - Carta da Escola – 03 originais - Cópia do histórico Escolar – 03 originais - Todos os termos de compromissos das famílias anfitriãs voluntárias – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Todas as declarações de responsabilidade de voluntários – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Plano de hospedagem – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Copia do Passaporte do candidato (se o candidato já possuir passaporte) – 01 original EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 26 de 27 3) Caso necessário o Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao Candidato as devidas, correções, Reimpressões e Assinaturas / Aprovações necessárias. 4) Após todas as correções serem feitas, o Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao candidato que digitalize um original de todos os seguintes documentos, em arquivo PDF, tamanho A4: - Application Form (incluindo fotos, Histórico médico, exame odontológico, referencia pessoal da escola secundária) - Carta do Candidato - Carta dos Pais do Candidato - Carta da Escola - Cópia do histórico escolar - Todos os termos de compromissos das famílias anfitriãs voluntárias (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Todas as declarações de responsabilidade de voluntários (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Plano de hospedagem (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Copia do Passaporte do candidato (se o candidato já possuir passaporte) Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao candidato que digitalize também uma copia dos seguintes documentos, em separado, cada um em um arquivo PDF, Tamanho A4: - Carta do Candidato - Carta dos Pais do Candidato - Carta da Escola - Histórico médico - Exame odontológico - Copia do Passaporte do candidato (se o candidato já possuir passaporte) 5) Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao candidato que retorne para ele (Oficial de Intercâmbio) uma copia dos arquivos digitalizados e todos os documentos originais Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao candidato que guarde consigo uma cópia de todos os documentos digitalizados 6) O Oficial de Intercâmbio deve enviar o arquivo digitalizado, para a EXPRO BRASIL® via E-mail para [email protected], com cópia para o Coordenador de Área e para o Coordenador de Área do distrito. 7) O Oficial de Intercâmbio deve enviar, via correio, os seguintes documentos para EXPRO BRASIL® : Application Form (incluindo fotos, Histórico médico, exame odontológico, referencia pessoal da escola secundária) – 03 originais - Carta do Candidato – 03 originais - Carta dos Pais do Candidato – 03 originais - Carta da Escola – 03 originais - Cópia do histórico escolar – 03 originais - Todos os termos de compromissos das famílias anfitriãs voluntárias – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Todas as declarações de responsabilidade de voluntários – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Plano de hospedagem – 01 original (apenas para candidatos do programa de longa duração) - Copia do Passaporte do candidato (se o candidato já possuir passaporte) – 01 original Enviar para o seguinte endereço: Avenida Higienópolis, n.º 996, 5º Andar, Sala 509, Higienópolis, São Paulo-SP CEP 01238-910; aos cuidados da Secretaria. 8) O Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao Coordenador de Área a liberação do acesso do candidato ao sistema rotary-yep.net e o envio da senha de acesso do Candidato. 9) O Oficial de Intercâmbio deve solicitar ao candidato que faça a inserção de documentos digitalizados no sistema rotary-yep.net CONCLUSÃO DO PROCESSO DE INSCRIÇÃO EXPRO BRASIL ® –MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA – REV00 FEV2014 Página 27 de 27
© Copyright 2024 ExpyDoc
