北本市議会会議録検索システム稼動（データ作成含む）及び会議録作成業 務委託仕様書 １ 会議録検索システム稼動業務（データ作成含む） (1)委託期間 契約締結の日から平成３４年１月３１日 (2)委託内容 ① 会議録検索システム「Sophia」と同機能以上のシステム を用い、市議会会議録を検索、閲覧を可能とする ② 平成２９年第１回定例会から平成３３年第４回定例会及 び臨時議会の会議録検索システム用データを作成する (3) 会議録検索機能 会議録検索システムは、次の会議録検索モードの機能を持つものとする ① 検索対象文書の指定 ② 検索語設定 ③ 全文検索 ④ 全文表示 (4)ASP によるインターネット配信業務 ① ASP サーバに会議録検索システム公開用に加工したデー タを投入し、インターネット上での市議会会議録の閲覧及 び検索を可能とする ② インターネット配信業務については、通年２４時間運用 を原則とする。ただし、メンテナンス等のシステムの停止 を必要とする場合には、事前に北本市の承認を得るものと する (5)会議録検索システム保守 ① 会議録検索システムに障害が発生した場合、良好な稼動状 況を得るために、システムの更新、または修正を行う ② 会議録検索システムのバージョンアップ（機能変更・機能 向上）があった場合、事前に通知し、バージョンアップを行 う ③ 北本市は、受託者が円滑に保守を行うために必要な場所、 並びに時間を受託者に提供するものとする (6) セキュリティ管理 ① ファイアーウォールを設置するなど、コンピュータウィ ルスの進入、不正アクセス、データの改ざんなどを防止す る対策について万全を期すること ② 定期的に会議録データ及びシステムのバックアップを行 うこと ③ 不正アクセスなどによりシステムに障害が発生した場合 は、速やかに復旧の対応を行うこと (7) 会議録検索システム用データ作成 ① データ作成内容 定例会、臨時会の会議録（昭和 63 年から平成 33 年 12 月） について、検索システム用データを作成 ② データ作成仕様 ・会議録に対応した頁付けを行うこと ・制御記号の削除、均等処理の空白・名簿等の空白削除等、 検索性の向上を図ること ・リンク機能を発揮するためのタグを付加すること ・会議の種別、日付等のインデックスを作成すること ・特殊字体、外字を JIS コード内の文字に置き換えること ・インターネットで扱える文字体系とすること ③ 納期 会議録納品の翌日とする ・納品はインターネット公開用の ASP サーバにインストー ルすること (8) 会議録のデータ移行 ① データ提供 発注者から昭和 63 年から平成 28 年 12 月議会までのデータ が提供される ② データ移行期間 発注者から提供されたデータは平成 29 年 2 月 28 日までに 移行する (9) 権利の帰属 ① 業務に関して、発注者の提供する情報をもとに作成され る会議録のデータの所有権は発注者が有するものとする ② データの納品 発注者から提供されたデータを含め、受注者が作成したデー タを協議した形式で納品する。その際は協議した費用を発注 者が支払うものとする。 (10) 保守作業報告 保守作業実績報告書を作成し、本市に速やかに報告すること 報告書の内容及び本市への報告方法の詳細は、別途協議する (11) 見積り方法 ① ② ③ システム使用料（月額×58 か月） データ作成料（月額×58 か月） データ移行料（一式） (12) 支払方法 委託料は平成 29 年４月以降毎月払いとし、前項の①・② の月額に消費税を加算した額(１円未満の端数が生じた場合 は切り捨てるものとする)を、当該月の終了後、正当な請求 があった日から 30 日以内に支払う。 データ移行料については移行業務終了後一括して支払う。 (13) 特記事項 本仕様に定めのない事項については、そのつど協議のうえ定 める ２ 会議録作成業務 (1) 契約期間 (2) 委託内容 契約締結の日から平成３４年１月３１日 ① １９定例会及び５臨時会の会議録調製（テープ反訳） ② １９定例会及び５臨時会の会議録印刷製本（議決等処理結果一覧表作 成含む） ③ 会議録印刷製本については、平成２９年第１回定例会から平成３３年 第４回定例会分を含む (3) 規 格 定例会、臨時会会議録 ① Ａ４判 9.5 ポ 横書き（24 文字×40 行×2 段） ② 表紙 86.5ｋｇ、本文 36.5ｋｇ、会議日ごとの中仕切り 36.5ｋｇ 再生紙 (4) 印刷部数 会議録印刷部数 各定例会・臨時会ごとに 33 部(うち署名用 原本２部) (5) 印刷製本 オフセット印刷 (6) 納 期 ① 会議録 定例会・臨時会会議録 次期定例会召集告示日の土・ 日曜日を除く前日まで（開会日の土・日曜日除く８日前） ② 会議録粗出し原稿 (7) (8) (9) (10) 録音媒体受領後６日以内（土・日曜日除く） 校 正 会議録の校正 １回 納品場所 北本市議会事務局 頁・時間計算 ①１頁あたりの単価契約とする ・本文・目次 実頁数 ・表紙 ４頁 ・相紙 １枚２頁 ② 会議録委託期間予定頁数 227,535 頁 見積り方法 会議録調製（テープ反訳）及び会議録印刷製本 （１頁あたりの単価×会議録委託期間予定頁数 227,535 頁） (11) 反訳方法 国会会議録用語集及び財団法人日本速記協会発行の「標準用 字用例辞典」に遵守して記録する (12) 成果品 ① 定例会、臨時会会議録 33 部（うち署名用原本 2 部） ② 粗出し原稿及びＣＤ‐ＲＯＭ(会議録Ｗord データ） 2 枚 (13) 個人情報に関する特記事項 別途定める「個人情報を取り扱う契約の特記事項」を遵守すること (14) その他の特記事項 ① 録音媒体及び参考資料等は、原則北本市議会事務局において速やかに 直接受領することとするが、インターネットを利用しデータを送受信す る場合は、その環境を受託者が用意すること ② 内訳書を添付すること ③ 会議録委託期間予定頁数及び予定時間数は、発注を確約するものでは ない
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