クラウド型CRMサービス https://flexcrm.jp 初期設定マニュアル Ver.1.1

クラウド型CRMサービス
https://flexcrm.jp
初期設定マニュアル
Ver.1.1
ノイアンドコンピューティング株式会社
注意事項
バージョンアップ等により、画面やサービス内容が
変更になる場合がありますので、ご注意ください。
・この「FlexCRM初期設定マニュアル」は、はじめてご利用になるユーザの方向けに、利用開始に
必要な作業内容をまとめたもので、各メニューの具体的な操作方法を記したものではありません。
・これは、FlexCRMサービスが、バージョンアップによる機能追加や機能改善を継続的に行うことを
サービス提供ポリシーとしているためです。
・そのため、各メニューの具体的な操作は、各メニューの右に「ヘルプ」ボタンを用意していますの
で、具体的な操作方法はそちらでご確認ください。
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はじめに
まず、設定を行うための、FlexCRMの操作画面の構成について説明します。
１－１．FlexCRMでできること
１－２．ユーザの種類
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1－1 ．FlexCRM でできること
FlexCRM は、会計や給与計算、経費清算などのバックオフィス系に対して、顧客対応が中心となるフロントオフィス業務を
支援するものです。フロントオフィス業務は、企業によって異なり多岐に渡りますが、FlexCRMは豊富な機能とカスタマイズ可
能な柔軟性により、低コストで簡単にフロントオフィス業務をITできます。
フロントオフィス業務
顧客管理
販売管理
日報／案件
カスタマー
サポート
マーケティング
情報共有
／コミュニケーション
分析
バックオフィス業務
会計
給与計算
・・・
経費清算
・・・
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1－2 ．ユーザの種類
ユーザは、すべてのデータにアクセスできる「管理者」と、設定メニューなどが表示されない「一般ユーザ」に分けられます
。ユーザ登録や編集の際に、管理者権限を付与することができます。１つの契約につき、管理者は１名以上設定しなければな
りません。
一般ユーザ
管理者
すべてのデータにアクセス可能
設定メニューを使用可能
データアクセスに制限がある。
主に営業やマーケティング担当者。
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導入の際の作業（管理者向け）
FlexCRMを運用するためには、事前に設定を行う必要がありますので、ここで説明します。このセクションは、管理者のみが
対象となります。
２－１．設定のための画面構成の説明
２－２．システム管理メニュー
２－３．メニュー構成の設定
２－４．利用状況の把握
２－５．お問い合わせフォーム
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２－１．ログインとパスワードの変更
ユーザは、ログイン画面からログインをすることで、FlexCRMの各メニューを利用することができます。管理者はユーザを追加
する際に仮パスワードを設定します。一般ユーザは、仮パスワードでログインし、すぐにヘッダメニューから「パスワードの変
更」メニューを選択し、パスワードを変更してください。
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２－２．FlexCRMの共通な画面構成
設定で使用するFlexCRMの画面のパートを以下に示します。
ヘッダ・メニュー
各種設定項目が集まっています。ユーザ名をクリ
ックするとプルダウン・メニューが現れます。
メイン・メニュー
FlexCRMの機能を提供する主要なメニューです。
順番を入れ替えたり、非表示、追加でメニュー構成
を変更することが可能です（P.9）。
各メニューの設定
各メニューのTOP画面にボタンを配置していま
す。管理ユーザのみアクセス可能です。
ユーティリティ・メニュー
各メニューに関連するツール類にアクセスするボ
タンです。全てのユーザがアクセス可能です。
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２－３．システムの動作を設定する「システム設定メニュー」
設定画面は、基本的にシステム管理メニューからアクセスすることができます。管理者権限でログインし、ヘッダメニューの
「システム設定／カスタマイズ」を選択すると、図のような３つのメニューが表示されます。
基本設定
サービスを運営する上で
の、基本的な設定を行い
ます。
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メニューの設定
メニューごとの設定を行
うことができます。
開発キット（予定）
カスタマイズに関する情
報、APIの情報を提供しま
す。
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２－４．メニュー構成の設定
「システム設定／カスタマイズ」＞「メニューの設定」を選択すると、以下の図のような画面が表示されます。FlexCRMが提供
する各メニューのタイトルが表示されます。これらは、順番を入れ替えたり、非表示にしたり、新しいメニューを追加すること
ができます。
メニュー・タグを
ドラッグ＆ドロップ
で順番入れ替え
メニュー名の変更や
表示／非表示の設定
メニュー名をクリックすると
各メニューの
設定画面へ
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２－５．ご利用ユーザの登録
ヘッダメニューの「ユーザ／権限設定」を選択して、登録ユーザ一覧の画面を表示すると、登録済みのユーザ一覧が表示されま
す。「新規登録」ボタンを押すと、ユーザを追加することができます（ユーザ数制限を越えて登録はできません）。
＜注意＞
・１契約で、管理者ユーザは最低1名以上必要です。
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２－６．ご利用ユーザの登録～
パスワードを忘れた場合の対応
万が一、ユーザがパスワードを忘れてログインできない場合は、管理者がパスワードを初期化することができます。パスワード
を初期化すると、仮パスワードが表示されるので、それをユーザに知らせてください。
＜パスワード再発行の手順＞
①該当ユーザの編集画面に進み、
パスワードで******表示の右の
初期化する
をクリックします。
②表示された新しいパスワードを
メモし、「保存する」ボタンを
押します。
③新しいパスワードを、ユーザに伝えます。
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２－７．利用状況の把握（管理者のみ）
「ヘッダメニュー」＞「利用状況の確認」を選択すると、現在の利用状況を確認することができます。
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２－８．顧客のデータ項目のカスタマイズ
「企業・団体」および「担当者（名刺）」のデータ項目は追加したり、非表示にすることが可能です。
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２－９．企業・団体、担当者（名刺）の一括登録
「企業・団体」または「担当者（名刺）」の情報は、個別に[新規登録]や[編集]を行うことができますが、エクセルのデータとし
てまとめられている場合は、CSV形式で出力して、インポート機能で一括登録することができます。
データフォーマットを全て確認し、インポートするCSVファイルの内容を確かめてから操作してください。
①「担当者（名刺）」メニュー
の「インポート」ボタンをクリ
ックすると、画面が表示されま
す。
②指定フォーマットにあったCSV形式のファイルを選択して
ください。
③インポートしたデータは、一括削除が可能です。
ただし、そのデータが、再度のインポートで上書きされて
いる場合は、削除できません。
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２－９．一括登録のルール
インポートする際には、以下のようなインポートするCSVファイルの内容によって、動作が変りますので、
注意してインポート作業を行ってください。
企業・団体情報のCSVファイルが
担当者情報のCSVファイルが
１顧客番号がふられている場合で、
FlexCRMデータ内に同一の顧客番号がある場合
は、データが上書きされます。
１企業・団体番号がふられている場合で、
FlexCRMデータ内に同一の企業・団体番号がある
場合は、データが上書きされます。
２「企業」にデータが入っている場合、
FlexCRMデータ内に同一の「企業名」のレコード
が存在すれば、その企業に紐づけられます
（全部一致）。
同一の「企業名」のレコードが存在しない場合は、
その「企業名」で、同時に企業・団体レコードを
新規登録します。
３「企業」のデータが数字の場合、
数字を「企業・団体番号」として認識し、
FlexCRM内の企業・団体と紐づけを行います。
ただし、該当する「企業・団体」が存在しない
場合は、無視されます。
※データをエクスポートすると、「企業」に部分に、
企業・団体番号が数字でセットされています。
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２－９．一括登録で失敗した場合の対処
インポート作業で誤って、間違ったデータを登録してしまった場合、そのときの処理でインポートされた全てのデータを、
一括で削除することができます。ただし、インポート後に編集したデータも、削除されますのでご注意ください。また、インポ
ート後に、別のインポート操作で上書きされたデータは、削除されません。
削除するインポート処理を
選択し、ボタンをクリックします。
＜注意＞
・インポート後に編集したデータも、削除されます。
・インポート後に、別のインポート操作で上書きされたデータは、削除されません。
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各ユーザ共通の操作
まず、設定を行うための、FlexCRMの操作画面の構成について説明します。
３－１．ログインとパスワードの変更
３－２．FlexCRMの共通な画面構成
３－３．お知らせ
３－４．ファイル共有
３－５．カレンダー
３－６．ご不明な点がある場合（お問い合わせフォーム）
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３－１．ログインとパスワードの変更
ユーザは、ログイン画面からログインをすることで、FlexCRMの各メニューを利用することができます。初回ログイン時に、
管理者が設定した仮パスワードでログインし、すぐにヘッダメニューから「パスワードの変更」メニューを選択し、パスワード
を変更してください。
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３－２．FlexCRMの共通な画面構成
設定で使用するFlexCRMの画面のパートを以下に示します。
カレンダー
ファイル共有
お知らせ
ヘッダ・メニュー
各種設定項目が集まっています。ユーザ名をクリ
ックするとプルダウン・メニューが現れます。
メイン・メニュー
FlexCRMの機能を提供する主要なメニューです。
順番を入れ替えたり、非表示、追加でメニュー構成
を変更することが可能です（P.9）。
各メニューの設定
各メニューのTOP画面にボタンを配置していま
す。管理ユーザのみアクセス可能です。
ユーティリティ・メニュー
各メニューに関連するツール類にアクセスするボ
タンです。全てのユーザがアクセス可能です。
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３－３．お知らせ
お知らせメニューでは、各メニューからのお知らせ事項が一覧で表示されます。クリックすると詳細を見ることができ、詳細画
面を開くと、「既読」と判断されます。サポートチームからの情報も、ここで告知されます。
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３－４．ファイル共有
ヘッダメニューのフォルダアイコンをクリックすると、ファイル共有の画面が表示されます。
①ヘッダメニューのフォルダアイコンをクリック。
②ファイル管理のページが開きます。
ファイルはディレクトリ
（階層構造）で管理
されます。
このフォルダのURLが表示され
ます。メール添付せずに、別の
ユーザにURLでファイルを送る
ことができます。
あなたのPCのファイルを、
ドラッグ＆ドロップで、
登録することができます。
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３－５．カレンダー
カレンダーメニューでは、各ユーザの予定を書き込む他、カレンダー表示したいメニューを選ぶと、その日の内容が表示される
ようになります。
予定を表示したいメンバー
を選択できます。
内容を表示したいメニューを
選択できます。
たとえば、日報を選択すると
、その日の日報のリンクが表
示されます。
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３－６．ご不明な点がある場合（お問い合わせフォーム）
質問などは、「ヘッダメニュー」＞「お問い合わせ」から行ってください。フォームに質問内容を記入して確認画面に進み、
投稿するとFlexCRMサポート担当者が確認してメールにて回答させていただきます。
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SFAの設定と操作
ここからは、SFA（商談やプロジェクトの進捗管理、それに関する分析）機能をご利用になる場合の管理者と一般ユーザ向けの
操作手順を説明します。
４－１．業務プロセスの設定
４－２．SFAの設定
４－３．営業目標の設定
４－４．日報の承認者の設定
４－５．案件
４－６．日報
４－７．活動計画（ToDo）
４－８．TOPページとダッシュボード
４－９．営業分析
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４－１．業務別にプロセスの設定
商談プロセスは、引き合いがあってから、受注するまでに営業担当者が経なければならない重要な設定で、分析結果にも大きな
影響があります。「システム設定／カスタマイズ」＞「システム基本設定」＞「商談プロセス」を選択し、「商談プロセスを
追加する」ボタンをクリックすると、設定画面が表示されます。
商品ライン
商品ライン別に売上/利益の集計
や分析を行いたい場合に設定しま
す。
①商談プロセスは、
複数設定することが可能です。
商談プロセス
引き合いから受注するまでの間、
営業担当者が実施すべき項目をあ
らかじめ設定します。
②事業ユニットの設定で、
・商談プロセスごとに、
・商品ライン
・受注後の活動
を設定します。
受注後の活動項目
受注後の作業項目を設定します。
（例）契約手続き、定期訪問等
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４－２．SFAの設定
SFA系のメニュー（案件、日報、分析等）で、共通で利用するパラメーターとして、「引き合い要因」、「敗因」、「営業エリ
ア」を設定します。
敗因
商談で競合に敗れた場合、その原
因を登録します。商談結果で「敗
戦」を選択した場合、選択が必須
になります。
営業エリア
営業エリアを設定します。エリア
ごとにレポートする場合に、設定
が必要です。
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４－３．営業目標の設定
「営業分析」メニューの設定で、各担当者の年間の売上計画、利益計画を設定し、保存ボタンを押します。
担当者ごとの
年間売上計画と、
粗利計画を登録します。
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４－４．日報の承認者の設定
日報は、承認者が承認してはじめて公開されます（承認不要の設定も可能です）。ユーザごとに承認者と、公開後閲覧が可能な
ユーザを設定することができます。
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４－５．案件
商談は、「案件」という単位で進捗を管理します。案件ステータス、顧客名などの情報を登録してください。ステータスによっ
て、入力必須となるデータ項目は変ります。
案件のステータスは、
商談前 → 商談中 →
結果
であり、結果は以下の3つのうち、いずれかとなります。
・受注
・敗戦
・商談中止（または延期）
ステータスによって、入力データ項目や
必須項目が変ってきます。
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４－６．日報
日報は、日付、顧客（企業・団体）を入力した後、案件の商談プロセスを選択します。場合によっては、次回活動計画や、日報
のコメントを入力します。承認ボタンを押すと、承認者にメールが送信されます。承認が完了すると閲覧者に公開されます。
案件を選択した後、
実施した商談プロセスを
選択します。
商談時間、対応者などを
設定します。
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４－７．活動計画（ToDo）
日報で、次回活動計画を設定すると、自動的に「活動計画」メニューにToDo（実施すべき項目）として登録されます。
その内容を実施する予定日を設定することが可能です。また、予定していた活動内容を日報で報告した場合、その予定は、
ToDoリストからはずして「実施済み」ステータスとなります。
項目を選択
＜注意＞
外部サービスとカレンダー連携している場合、活動計画は、カレンダーにもToDoや予定として自動的に登録されます。
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４－８．TOPページとダッシュボード
ログインユーザ自身の状況はTOPページ、会社全体の状況はダッシュボードでグラフなどを使って表示されます。
①TOPページ
②ダッシュボード
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４－９．営業分析
営業分析では、売上予算と実績の進捗状況、営業生産性分析、パイプライン分析を出力します。「もっと見る」を押すと、
担当者や商品ラインごとの集計やグラフが表示されます。
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お問い合わせ先
ノイアンドコンピューティング株式会社
FlexCRMサポート・チーム
EMAIL:
[email protected]
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