別紙 仕様書 Ⅰ．件名 「SIP 革新的設計生産技術公開シンポジウム 2016」開催に係る会場設営・運営業務 Ⅱ．開催概要 発注者が開催するイベントの概要は以下のとおり。 １． イベントの概要 （１） イベント名 ：SIP 革新的設計生産技術公開シンポジウム 2016（以下「シンポジ ウム」という。 ） （２） 開催日 ：平成 28 年 11 月 14 日（月） （３） 開催時間 ① 講演会 ：10 時から 17 時まで（9 時 30 分受付開始） ② 展示会 ：10 時から 17 時まで（9 時 30 分受付開始） ２． 開催場所等 （１） 開催場所 東京駅を中心として電車で 30 分圏内又は横浜駅を中心として電車で 20 分圏内の駅を 最寄駅とし、その最寄駅から徒歩 20 分以内の会場。 （本項目は、契約締結時には、具体 的な会場名に変更する。受注者は契約締結までに本項目及び（２）に示す条件を満たす 会場を決定・確保しておくこと。 ） （２） 会場の条件 会場は以下の 6 つで構成するものとする。室数が確保できない場合⑤と⑥を一つの部 屋に合わせてもよいものとする。 ① 講演会会場 シアター形式で来場者 320 名が肩を触れ合う事のない十分な間隔を確保して着席 できること。 ② 展示会会場 講演会会場と同一施設内であり、200m2 以上であること。 ③ 受付 講演会会場と展示会会場のうち施設の入り口に近い方の会場入り口の前に受付を 配置すること。予稿集の配布、ネームホルダーの配布及び回収、アンケート用紙の 配布及び回収等が可能であること。 ④ 事務局控室 講演会会場と同一施設内であり、20m2 以上であること。研究テーマ担当者のうち の講演発表者及び展示説明者の控室も兼ねること。 ⑤ 招待講演者控室 講演会会場と同一施設内であり、10m2 以上であること。 ⑥ 来賓控室 講演会会場と同一施設内であり、10m2 以上であること。 Ⅲ．業務概要 受注者が実施する業務概要は以下のとおり。 １． 会場の設営及び撤去 ２． 備品・機材等の手配 ３． 運営マニュアル等作成業務 ４． 運営等業務 ５． その他付帯業務 Ⅳ．業務の詳細 受注者が実施する業務の詳細は以下のとおり。 １． 会場の設営及び撤去 以下により、会場の設営及び撤去を行うこと。 （１） 講演会会場 ① ２．の（１）の備品・機材等を配置すること。 ② ステージを設置すること。 ③ ステージ演出照明（スポットライト等）を用いて効果的な演出を行うこと。 （２） 展示会会場 ① ２．の（２）の備品・機材等を配置すること。 ② 展示物を発注者が指示する場所に設置すること。また、シンポジウム終了後速や かに発注者の指示に従い展示物を返送すること。 （３） 受付 ２．の（３）の備品を配置すること。 （４） 事務局控室 ２．の（４）の備品を配置すること。 （５） 招待講演者控室 ２．の（５）の備品を配置すること。 （６） 来賓控室 ２．の（６）の備品を配置すること。 （７） ポスター、看板等、吊り下げ式ネームホルダー ３．の（４）のポスター、３．の（６）の看板等、３．の（８）の吊り下げ式ネーム ホルダーについて、発注者が指示する場所に設置すること。 （８） 会場設営及び撤去等の日時等 ① 会場設営、機材の動作確認等の事前準備作業は、発注者及び会場の管理者と調整 のうえ平成 28 年 11 月 14 日（月）9 時までに行うこと。 なお、事前準備作業には、発注者が提供するプレゼンテーションのデータを PC に格納し、動作確認することを含む。 ② 機材及び備品等の撤去、廃棄物の処理、原状回復については、法令に基づきシン ポジウム終了後速やかに実施すること。但し、具体的な実施日時については、発注 者と調整のうえ決定すること。 ２． 備品・機材等の手配 以下の備品・機材等を手配すること。会場に付属するものがある場合は、それらを活用す ること。また、故障の可能性のある機材は予備を準備するなど、トラブルに対応できるよう にすること。 （１） 講演会会場 項番 ア 項目 ノート PC 仕様 数量 Windows7 以降の OS を搭載した PC である 1 台 こと。 以下のソフトウェアが利用可能であるこ と。 (a) Microsoft Office ( Word 、Excel 、 PowerPoint を含む)の 2013 以降の バージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア USB メモリが使用可能であること。 イのプロジェクターに接続が可能である こと。 イ プロジェクター アのノート PC との接続が可能であるこ 1 台 と。 ウのスクリーンに投影して十分な輝度を 確保すること。 ウ スクリーン 講演会会場の規模及び構造に適切な仕様 1 幕 のスクリーン（200 インチ以上）である こと。 エ 講演者演台 アのノート PC とキのワイヤレスマイクを 1 台 設置でき、ノート PC の操作とマイクによ る音声の取得が可能であること。 オ 司会者用机及び椅子 ― 1 セッ ト カ スピーカー等音響機器 ― 1 式 キ ワイヤレスマイク ダイナミック型であること。 5 本 うち 1 本はストレート型マイクスタンド、 1 本は卓上型マイクスタンドを備えるこ と。 ク レーザーポインター ― 1 本 ケ ストップウォッチ デジタル表示であること。 1 個 コ 卓上ベル ベル又はブザー 1 個 サ 手元灯 講演者、司会者、タイムキープ係用 3 個 シ 講演者、司会者用の水及び 水は 500ml ペットボトル入りとするこ 15 セ コップ と。 ット 椅子（聴講席） シアター形式のレイアウトで、背もたれ ス 320 脚 付きとすること。 セ 席札の貼り紙 来賓及び発注者が指定する者の座席を明 10 枚 示すること。 ソ タイムキープ係用机及び ― 1 セッ 椅子 ト （２） 展示会会場 項番 ア 項目 プロトタイプ用展示台 仕様 W120 ㎝×D60 ㎝程度 数量 27 台 布等により台の見栄えを整えること。 イ ポスター掲示ボード アのプロトタイプ用展示台の背後に配置 27 式 した状態で A0 縦サイズのポスターを 2 枚 と３．の（６）のカの研究テーマ名プレ ートを貼り付けられること。自立するこ と。 ウ 展示用液晶ディスプレイ 24 インチ以上の PC 用ワイド液晶モニタ。 10 台 1m 以上の PC 接続用ケーブルを備えるこ と。 エ 展示用ユーティリティー 展示物用電源、テーブルタップ、展示物 27 式 用照明、ポスター用照明、照明固定器具 等。 オ 掲示用備品 ポスターをイに固定する他、必要な物品。 27 式 押しピン、粘着テープ、メンディングテ ープ、梱包テープ、マジック等筆記具、 カッター等。 （３） 受付 項番 ア 項目 ノート PC 仕様 数量 Windows7 以降の OS を搭載した PC である 1 台 こと。 以下のソフトウェアが利用可能であるこ と。 (a) Microsoft Office ( Word 、Excel 、 PowerPoint を含む)の 2013 以降の バージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア USB メモリが使用可能であること。 イ 受付用机 W120 ㎝×D45 ㎝程度 2 台 一般来場者 2 列、研究テーマ担当者 1 列 に対応できること。 ウ 受付用椅子 ― 3 脚 エ 参加登録証入れ A4 コピー紙 300 枚が入るもの。 2 個 一般来場者と研究テーマ担当者を分けて 保管すること。 オ 吊り下げ式ネームホルダ 受付時に配布するために、一般来場者用 ー入れ 2 個 と研究テーマ担当者用を分けて保管する もの。 カ アンケート用紙回収箱 A4 コピー紙 300 枚が入るもの。 1 個 キ 吊り下げ式ネームホルダ 計 500 個分を収納できること。 1 個 ー回収箱 （４） 事務局控室 項番 項目 仕様 数量 ア 机 W120 ㎝×D45 ㎝程度 4 台 イ 椅子 背もたれがあること。 20 脚 ウ ハンガーラック 10 名用（ハンガー含む） 2 式 エ 飲料及びコップ お茶、水等の 500ml ペットボトルとする 80 本 こと。 オ リボンバラ胸章 ― 10 個 カ 荷物置き用机 W120 ㎝×D45 ㎝程度 2 台 （５） 招待講演者控室 項番 項目 仕様 数量 ア 机 4 人掛け用 1 台 イ 椅子 背もたれがあること。 2 脚 ウ ハンガーラック 2 名用（ハンガー含む） 1 式 エ 飲料、コップ及び茶菓 セルフ方式で提供すること。 2 名分 コーヒー、紅茶、水及び茶菓を提供する を2回 こと。 オ リボンバラ胸章 分 ― 2 個 （６） 来賓控室 項番 項目 仕様 数量 ア 机 6 人掛け用 1 台 イ 椅子 背もたれがあること。 6 脚 ウ ハンガーラック 5 名用（ハンガー含む） 1 式 エ 飲料、コップ及び茶菓 セルフ方式で提供すること。 5 名分 コーヒー、紅茶、水及び茶菓を提供する を2回 こと。 オ リボンバラ胸章 分 ― 5 個 ３． 運営マニュアル等作成業務 以下を作成すること。 （１） 運営マニュアル 関係者間での情報共有のため、契約締結後速やかにシンポジウム全体の運営を取りま とめた運営マニュアルを提示し、発注者の了承を得たうえで下表の仕様により作成する こと。 なお、受注者が使用する分は別途用意すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 製本 ファイル綴じ ウ 印刷 両面白黒 エ 用紙 再生上質紙 44.5kg オ 記載内容 スケジュール、実施体制図、役割分担表、会場レイアウト図、 受付業務等 カ 部数 5部 （２） 予稿集 契約締結後速やかに発注者が提供する情報に基づき予稿集の原案を提示し、発注者の 了承を得たうえで下表の仕様により作成すること。また、予稿集は、発注者の事務所に 20 部を電子データとともに納入し、発注者の指示する各研究テーマ担当者（27 か所）に 発注者の指定する部数（各 10 部程度）を送付し、残余をシンポジウム会場に納入するこ と。 なお、シンポジウム終了後、残余が発生した場合は、発注者の事務所に輸送し、発注 者に引き渡すこと。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 製本 無線綴じ ウ 印刷 両面白黒 エ 用紙 表紙：再生上質紙（色：鶯色 厚み：特厚口） 本文：再生上質紙（色：白 厚み：44.5kg） オ 頁数 最大100頁 カ 記載内容 プログラム、会場案内図、講演タイトル、講演者、講演概要、 展示案内、展示概要、出展者・講演者情報、頁番号等 キ 部数 500部 （３） 司会進行用台本 講演会の司会進行に係る台本の原案を平成 28 年 11 月 1 日（火）までに提示し、発注 者の了承を得たうえで下表の仕様により作成すること。 なお、受注者が使用する分は必要な部数を別途用意すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 製本 ファイル綴じ ウ 印刷 両面白黒 エ 用紙 再生上質紙 44.5kg オ 部数 5部 （４） ポスター 発注者が提供するデータに基づき、 下表の仕様により A0 縦型の展示用ポスターを作成 すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A0 縦 イ 印刷 片面 4色刷り ウ 用紙 再生コート紙 70.5kg エ 種類及び部数 27研究テーマ×2種類×1部 →総数54部 （５） 開催案内チラシ 契約締結後速やかに発注者が提供する情報に基づき開催案内チラシの原案を提示し、 発注者の了承を得たうえで下表の仕様により作成すること。また、開催案内チラシは、 発注者の事務所に 500 部を電子データとともに納入し、発注者の指示する各研究テーマ 担当者（27 か所）に発注者の指定する部数（各 10 部程度）を送付し、残余をシンポジ ウム会場に納入すること。 なお、シンポジウム終了後、残余が発生した場合は、発注者の事務所に輸送し、発注 者に引き渡すこと。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 印刷 両面4色刷り ウ 用紙 再生コート紙 57.5kg エ 頁数 2頁 オ 記載内容 イベント名、開催場所、開催日時、プログラム、講演タイト ル、講演者、講演概要、展示概要等 カ 部数 1,000部 （６） 看板等 契約締結後速やかに発注者と詳細を調整し、発注者の了承を得たうえで下表の仕様に より看板等を作成すること。 項番 ア 項目 入口用看板 サイズ 記載内容 入口サイズに合 シンポジウム名称 わせた横長 備考 数量 吊り看板 1 枚 スタンド 1 枚 等、単色 縦 100 cm ×横 500 cm 程度 イ 来場者案内看板 A3 サイズ程度 施設入口から会場 までの案内 ウ 受付看板 縦 180 cm ×横 シンポジウム名称 付き 立て看板 1 枚 吊り看板 1 枚 立て看板 1 枚 厚紙プレ 27 枚 90 cm 程度 エ 講演会会場ステ ステージサイズ シンポジウム名称 ージ用看板 に合わせた横長 等、単色 縦 100 cm ×横 500 cm 程度 オ 展示会会場図 縦 100 cm ×横 展示、ポスターの配 100 cm 程度 カ 置図 研究テーマ名プ 縦 20 ㎝×横 60 研究テーマ名を紙 レート に印刷 ㎝程度 ート （７） アンケート用紙 来場者の職種、シンポジウムの効果の把握等を行うため、アンケート項目について発 注者との協議により原案を提示し、発注者の了承を得たうえで下表の仕様によりアンケ ート用紙を作成すること。 なお、アンケート実施後、残余が発生した場合は、発注者の事務所に輸送し、発注者 に引き渡すこと。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 印刷 片面白黒 ウ 用紙 再生上質紙 44.5kg エ 頁数 1頁 オ 部数 500部 （８） 吊り下げ式ネームホルダー 契約締結後速やかに発注者と詳細を調整し、発注者の了承を得たうえで下表の仕様に より吊り下げ式ネームホルダーを作成すること。 項番 項目 仕様 ア ケース外寸 縦115mm×横107mm程度 イ ケース素材 非塩ビオレフィン系 ウ ひもの長さ 900mm程度 エ ひもの色 赤、青の2種類 オ 中紙 縦100mm×横100mm程度。赤、青の2種類 カ 記載内容 オの赤の中紙に黒文字で「VISITOR」、オの青の中紙に黒文 字で「関係者」の2種類 キ 数量 赤：250個、青：250個 （９） 電子データ 上記（１）から（５）及び（７）の作成物は、発注者が別途指示する形式の電子デー タを作成すること。 ４． 運営等業務 以下により、運営等業務を行うこと。 （１） 連絡・調整、輸送等 以下により、発注者が別途提供する情報に基づき、招待講演者、研究テーマ担当者と の連絡・調整等業務を行うこと。また、会場の管理者との連絡・調整等業務を行うこと。 なお、問い合わせ等については、発注者にその内容を報告し、発注者の指示に基づい て対応すること。 ① 講演者との連絡・調整 講演会の講演者である招待講演者と講演発表者（研究テーマの成果を発表する研 究テーマ担当者）との連絡及び調整を密に行うこと。 準備期間中は、プレゼンテーションに使用する機器の情報の提供、会場を利用す る場合の注意事項の周知等、プレゼンテーションを実施するにあたって円滑に準備 が進められるように、適宜対応すること。 ② 展示出展者との連絡・調整 展示会の展示出展者（ポスター及びプロトタイプを展示する研究テーマ担当者） との連絡及び調整を密に行うこと。 準備期間中は、必要なインフラの調整、搬入・搬出に必要な手配、会場を利用す る場合の注意事項の周知等、展示を実施するにあたって円滑に準備が進められるよ うに、適宜対応すること。 ③ 輸送 予稿集等資料の発送業務を行うこと。展示物の返送業務を行うこと。展示物の輸 送に際しては保険をかける等、安全管理及び保障を行うこと。 ④ 会場の管理者との連絡・調整 会場の管理者との連絡及び調整を密に行い、シンポジウムを実施するにあたって 円滑に準備、設営、実施、撤去が進められるように、適宜対応すること。 （２） 人員の手配 以下の人員を手配すること。人員の選定にあたっては、発注者の了承を得ること。 ① 全体責任者 本業務の運営・管理業務を行う全体責任者を 1 名配置すること。 ② 受付スタッフ 来場者の受付、案内・誘導、シンポジウム会場の来場者数のカウント、アンケー ト用紙の配布及び回収、予稿集等の配布物の管理、運搬及び配布等の業務を行う人 員を常時 2 名以上配置すること。 ③ 運営スタッフ 照明・音響・PC・機材等の運用・管理業務を行う人員を講演会会場に常時 1 名以 上配置すること。配置するスタッフは、照明・音響・PC・機材等の専門知識・技術 を有すること。 ④ 運営補助スタッフ 受付スタッフ及び運営スタッフの補助業務、展示会会場の照明・機材等の運用・ 管理業務を行う人員を 1 名以上配置すること。 ⑤ 司会者 講演会の司会進行・誘導等の業務に従事する司会者を常時 1 名配置すること。 なお、司会業務経験者であること。 ⑥ タイムキープ係 講演会会場の時間管理等を行う人員を配置すること。他の業務に支障を及ぼさな い限り兼任も可とする。 ⑦ マイク係 講演会会場のマイクの受け渡し等を行う人員を配置すること。他の業務に支障を 及ぼさない限り兼任も可とする。 ⑧ 写真撮影者 講演者の様子、講演会会場の様子、展示会会場の様子等の写真撮影を行う人員を 配置すること。他の業務に支障を及ぼさない限り兼任も可とする。 （３） 運営業務 以下の運営業務を行うこと。 ① 全体責任者は、本業務の運営・管理業務を行うこと。運営マニュアルに基づき、 開始時刻までに現場スタッフに当日の運営業務の説明を実施するとともに全体の進 行管理を行うこと。 ② 受付スタッフは、来場者の受付、案内及び誘導、来場者の参加登録証の受領、予 稿集の配布、吊り下げ式ネームホルダーの配布及び回収、シンポジウム会場の来場 者数のカウント、アンケート用紙の配布及び回収、予稿集等の配布物の管理、運搬 及び配布等の業務を行うこと。 なお、来場者名簿を作成し提出すること。また、アンケートを集計・分析するこ と。回収したアンケート用紙については、報告書とともに発注者に引き渡すこと。 ③ 運営スタッフは、講演会会場の照明・音響・PC・機材等の運用・管理業務を行う こと。発注者の指示に基づき、席札等の貼り紙を座席に行うこと。席札等の詳細に ついては発注者が別途指示する。 ④ 運営補助スタッフは、受付スタッフ及び運営スタッフの補助業務を行うこと。展 示会会場の照明・機材等の運用・管理業務を行うこと。 ⑤ 司会者は、講演会の司会進行・誘導等の業務を行うこと。 ⑥ タイムキープ係は、講演会の時間管理等を行うこと。 ⑦ マイク係は、講演会のマイクランナーを務めマイクの受け渡し等を行うこと。 ⑧ 写真撮影者は、フルサイズの撮像素子を搭載した一眼レフカメラで 100 枚以上撮 影すること。講演者の様子、講演会会場の様子、展示会会場の様子等の写真撮影を 行うこと。招待講演者及び来賓挨拶者は全員を各 5 枚以上、その他の講演者は全員 を各 3 枚以上撮影すること。 ５． その他付帯業務 その他１．から４．に付帯する業務を行うこと。 Ⅴ．報告書の作成 シンポジウム終了後、報告書を作成し、平成 28 年 11 月 30 日（水）までに提出すること。報 告書の要件は下表のとおりとする。 なお、報告書は、A4 ファイルに綴じた形とし、紙媒体で 2 部作成すること。また、電子デー タを DVD-R 等に記録したものも 1 部作成すること。個々の電子データの形式は、発注者の指示 に従うこと。 項番 項目 紙媒体 電子媒体 ア 運営マニュアル 要 要 イ 予稿集 要 要 ウ 司会進行用台本 要 要 エ 開催案内チラシ 要 要 オ アンケート用紙 要 要 カ 来場者名簿（来場者数のカウントを含む。 ） 要 要 キ 回収したアンケート用紙 要 不要 ク アンケートの集計・分析結果 要 要 ケ 写真（講演者の様子、講演会会場の様子、展示会会場 30 枚程度 全データ の様子等） を抜粋 Ⅵ．納入物 本業務における納入物の名称、本仕様書上の掲載箇所、納入場所、日付は下表のとおり。 項番 名称 掲載箇所 納入場所 日付 ア 運営マニュアル Ⅳ．の３． 発注者の事務所 平成 28 年 10 月 17 日※1 Ⅳ．の３． 発注者の事務所 平成 28 年 10 月 26 日※1 の（２） 各研究テーマ担当者 平成 28 年 10 月 26 日※2 シンポジウム会場 平成 28 年 11 月 14 日※3 発注者の事務所 平成 28 年 11 月 4 日※1 Ⅳ．の３． 発注者の事務所 平成 28 年 10 月 26 日※1 の（５） 各研究テーマ担当者 平成 28 年 10 月 26 日※2 シンポジウム会場 平成 28 年 11 月 14 日※3 の（１） イ ウ 予稿集 司会進行用台本 Ⅳ．の３． の（３） エ 開催案内チラシ オ アンケート用紙 Ⅳ．の３． シンポジウム会場 平成 28 年 11 月 14 日※3 発注者の事務所 平成 28 年 11 月 30 日※1 の（７） カ 電子データ Ⅳ．の３． の（９） 但し、予稿集及び開催案 内チラシの電子データ は平成 28 年 10 月 26 日 ※1 ※1 の日付は納入期限とする。 ※2 の日付は発送期限とする。 ※3 の日付は納入期日とする。納入期日における納入時間については発注者が別途指示す る。 Ⅶ.守秘義務等 本業務の遂行に際し、発注者が保有している秘密情報を受注者に提供するにあたっては、別 途、秘密情報の取扱いについて覚書を締結する。 Ⅷ.その他 １． 会場借り上げ費、各種作成費、講演者・展示出展者との調整等業務費、電気工事費、 電気料金、水道料金、運搬費、設営費、人件費、廃棄物処理費、保険料金、原状回復費 等、本業務に係る諸経費全てを負担すること。 ２． 本業務で作成した作成物の著作権、所有権等は発注者に帰属する。作成物に第三者が 権利を有する既存著作物が含まれる場合は、受注者は当該既存著作物の使用に必要な費 用負担及び使用許諾契約等に係る一切の手続きを行い、当該既存著作物の使用について 発注者の了承を得ること。 ３． 発注者のロゴの使用に際しては、 「NEDO デザインマニュアル」で規定する Adobe Illustrator 形式の電子データを使用すること。 ４． 仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議のうえ解決す ること。
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