Protokolle formatieren leicht gemacht

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Protokolle formatieren leicht gemacht
Mit wenigen Schritten zum personalisierten Protokoll
Im heutigen Umfeld des Bauens, mit seiner stetig anwachsenden Anzahl an Projektbeteiligten, erhält die
Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten eine immens wichtige Rolle. Regelmäßige Meetings,
um etwa anstehende Entscheidungen zu treffen, stellen das A und O für ein erfolgreiches Projekt dar.
ABK bietet seit Langem mit dem Dokumentenmanagement die Möglichkeit, Besprechungsprotokolle
aufzunehmen und aufzubewahren. Selbstverständlich können diese aber nicht nur in elektronischer,
sondern auch gedruckter Form an die Besprechungsteilnehmer weitergegeben werden. Eine ansprechende
Gestaltung der ausgegebenen Protokolle kann dabei nicht nur dem besseren Vermitteln von Information
dienen, sondern auch das verantwortliche Unternehmen besser nach außen hin repräsentieren (Stichwort
„Corporate Identity“).
Für die Formatierung der PDF- bzw. Papierausgabe stehen in ABK7 vielfältige Einstellungen und Optionen
zur Wahl. ABK stellt standardmäßig eine Fülle an vordefinierten Einstellungen zur Verfügung – im
Folgenden möchten wir darauf eingehen, wie diese funktionieren, und wie an die eigenen Bedürfnisse
angepasste Protokolle ausgegeben werden können.
Formular, Protokollformat, Einstellungen und Optionen
Die Ausgabe des Protokolls beruht grundsätzlich auf drei Einflussfaktoren: dem Druckformular, dem
Protokollformat sowie den gewählten Einstellungen und Optionen.
Das Protokollformat stellt einen Satz an vordefinierten Einstellungen und Optionen dar. Soll also ein und
dasselbe Protokoll in zwei verschiedenen Formatierungen ausgegeben werden, müssen nicht alle
erforderlichen Einstellungen jeweils angepasst werden. Zu empfehlen ist es vielmehr, zwei Protokollformate
mit jeweils unterschiedlichen Einstellungen zu erstellen und zu verwenden. ABK7 wird standardmäßig mit
mehreren unterschiedlichen Protokollformaten ausgeliefert, jedoch ist eine Erstellung individueller
Protokollformate möglich.
Abb.1: Protokollformate.
Für jedes Protokollformat können verschiedenste Einstellungen vorgenommen werden – darauf wird später
noch vertiefend eingegangen.
Abb.2: Einstellungen und Optionen.
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Druckformulare erlauben eine noch umfassendere Anpassung der Protokollausgabe. Standardmäßig
stehen mehrere verschiedene Formulare zur Auswahl, jedoch ist eine tiefer greifende Anpassung auf
Anwenderebene nicht möglich.
Abb.3: Druckformulare.
Vielfältige Einstellungen für viele Möglichkeiten
Grundsätzlich empfehlen wir die Verwendung von Protokollformaten, um individuelle Einstellungen
zusammenzufassen und jederzeit abrufbar zu machen – werden bei vordefinierten Protokollformaten
Einstellungen verändert, so werden diese nicht gespeichert und sind daher bei jeder Verwendung erneut
vorzunehmen. Im weiteren Sinne empfehlen wir die Erstellung und Verwendung neuer eigener
Protokollformate.
Abb.4: Erstellen eigener Protokollformate.
Für jedes Protokollformat können verschiedenste Einstellungen vorgenommen werden, die ihrerseits in vier
Gruppen unterteilt sind: der Druckbereich, der Datenbereich, die Darstellung des Berichts und die
Darstellung der Einträge.
Im Abschnitt „Druckbereich“ werden allgemeine Einstellungen vorgenommen. Etwa, ob ein Deckblatt
angedruckt wird oder nicht, und falls ja, welches. Oder ob die Einleitung, die Einladung und/oder die
Schlusszeilen aus dem Ereignis (Register „Textabschnitte“) ausgegeben werden sollen.
Eine interessante Option ist „Bericht je Beteiligten erstellen“ – damit kann ein für jeden Teilnehmer
maßgeschneidertes Protokoll, welches nur jene für den jeweiligen Beteiligten relevanten Punkte enthält,
erstellt sowie als E-Mail versandt und/oder als PDF gespeichert werden.
Abb.5: Einstellungen für den „Druckbereich“.
Die Einstellungen für den „Datenbereich“ umfassen Filter, welche die im ABK-System vorhandenen Punkte
vor der Ausgabe einengen können. So können beispielsweise nur Daten eines definierten Protokollkapitels
oder nur Einträge, die noch nicht erledigt wurden, ausgegeben werden.
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Abb.6: Einstellungen für den „Datenbereich“.
Im Abschnitt „Darstellung Bericht“ können weiterführende Einstellungen zum Bericht im Gesamten definiert
werden. Allem voran kann hier die Teilnehmerliste formatiert werden – neben deren grundsätzlichen Form
kann auch entschieden werden, ob die Titel der Kontaktpersonen und/oder Anmerkungen zu den
Teilnehmern ausgegeben werden. Weiters kann die Gliederung festgelegt werden, etwa nach Kapiteln oder
Projekten. Darüber hinaus ist es möglich, die Sortierung der Einträge zu bestimmen, etwa nach der
Dokumentnummer oder der zugeordneten Leistungsnummer.
Abb.7: Einstellungen für die Darstellung des Berichts.
Im Abschnitt „Darstellung Einträge“ können die Einträge selbst formatiert werden. Unter „Format Beteiligte“
wird definiert, in welcher Art und Weise die Namen der Teilnehmer ausgegeben werden. Interessant ist
auch die Möglichkeit, die beschreibenden Texte der letztgültigen Besprechung fett, erledigte Punkte in
grüner Schrift und alte Einträge in grauer, kleiner Schrift zu drucken – somit ist es möglich, auch bei langen
Protokollen ein hohes Maß an Übersichtlichkeit herzustellen.
Abb.8: Einstellungen für die Darstellung der Einträge.
Zu guter Letzt übt auch das Druckformular, wie bereits angesprochen, einen Einfluss auf die Ausgabe des
Protokolls aus. Standardmäßig sind vier verschiedene Druckformulare verfügbar, welche sich geringfügig
voneinander unterscheiden. So kann etwa die Ausgabe des eigenen Firmennamens im Briefkopf oder eine
Ausgabe der Teilnehmerliste mitsamt der jeweiligen E-Mailadressen und Telefonnummern gesteuert
werden.
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Abb.9: Wahl des Druckformulars.
Fazit
Aufgrund der vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten gibt es kein Patentrezept für ein ansprechend
formatiertes Protokoll. Daher empfiehlt es sich, sich die verschiedenen Möglichkeiten in Ruhe zu Gemüte
zu führen und auszuprobieren – es kann durchaus erstaunlich sein, wie ein- und dieselbe Information allein
durch eine unterschiedliche Darstellung besser vermittelt werden kann.
Als Praxistipp empfiehlt es sich zudem, derartige Versuche vor und nicht während eines laufenden
Projektes zu unternehmen. Inkonsistente Protokollausgaben, die von Besprechung zu Besprechung
verschieden dargestellt werden, können durchaus Verwirrung unter den Projektbeteiligten stiften.
Sollten die vorgestellten Gestaltungsmöglichkeiten für die Ansprüche Ihres Unternehmens nicht
ausreichen, können Sie sich jederzeit gerne an Ihr ABK-Kundenzentrum wenden – mit individuell
programmierten Lösungen lässt sich so gut wie jeder Gestaltungswunsch in die Realität umsetzen.
Für weiterführende Produktinformationen zu diesem Thema oder auch anderen ABK-Bausteinen, Packages
sowie individuelle Beratung steht Ihnen Ihr lokales ABK-Kundenzentrum jederzeit gerne zur Verfügung.
Kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
WIR WÜNSCHEN IHNEN GUTES GELINGEN UND VIEL ERFOLG BEI DER ARBEIT MIT ABK!
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