Leistungsbeschreibung Organisationsuntersuchung der

Leistungsbeschreibung
Organisationsuntersuchung der Verkehrslenkung Berlin
Ausschreibende Stelle: Senatsverwaltung für Stadtentwicklung
und Umwelt des Landes Berlin
Inhaltsverzeichnis
1.
Allgemeine Zielstellung .................................................................................. 1
2.
Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ............................................. 4
2.1.
Aufgabenanalyse der VLB ...................................................................... 4
2.2.
Prozessanalyse ...................................................................................... 6
2.3.
Quantitative und qualitative Personalanalyse und -konzeption............... 7
2.4.
IT-Unterstützung und Standortsituation .................................................. 9
2.5.
Benchmark ........................................................................................... 11
2.6.
Umsetzung der Konzepte und Maßnahmen ......................................... 11
1. Allgemeine Zielstellung
Gegenstand der öffentlichen Vergabe ist eine Organisationsuntersuchung der
Verkehrslenkung Berlin (VLB).
Die VLB ist eine nachgeordnete Ordnungsbehörde der Senatsverwaltung für
Stadtentwicklung und Umwelt (SenStadtUm) mit aktuell 125 Mitarbeitenden. Sie
hat innerhalb der Berliner Verwaltung die Kernaufgabe, das Miteinander und den
zügigen Fluss aller Verkehrsteilnehmenden auf den Hauptverkehrsstraßen Berlins sicherer zu gestalten. Die Kriterien für den sicheren Verkehrsfluss ergeben
sich aus einer Vielzahl gesetzlicher Grundlagen, über die auch geregelt wird,
welche Anordnungen, Erlaubnisse und Ausnahmegenehmigungen bei Baustellen, Veranstaltungen, Filmdreharbeiten usw. erteilt werden können.
Hierarchisch etabliert zwischen der Hauptverwaltung (hier: SenStadtUm, die u. a.
die Funktion der "Obersten Straßenverkehrsbehörde" inne hat) und den Bezirksverwaltungen (bei denen die "Unteren (Bezirklichen) Straßenverkehrsbehörden"
angesiedelt sind), ist die VLB als Straßenverkehrsbehörde für zentrale Aufgaben
im übergeordneten Verkehrsstraßennetz u.a. zuständig für das Verkehrsmanagement, Verkehrszählungen, die Baustellenkoordinierung, Wegweisungsmaßnahmen, Maßnahmen zur Erhöhung der Verkehrssicherheit, die Verkehrssteuerungs- und Lichtsignalanlagen, die Verkehrsinformationszentrale sowie berlinweite Filmdreharbeiten und öffentliche Veranstaltungen.
Zur VLB gehören die Verkehrsregelungszentrale, der Verkehrswarndienst, sowie
die Unfallkommission.
Die Organisation der VLB wird permanent den Erfordernissen angepasst, so
dass die Organisationstruktur Veränderungen unterliegt.
Das aktuelle Organigramm (Stand Juli 2016) gestaltet sich wie folgt:
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Legende: GSt: Großraum- / Schwertransporte, AG: Ausnahmegenehmigungen, SEV: Schienenersatzverkehr, LSA: Lichtsignalanlagen, VRA: Verkehrsrechtliche Anordnungen, VKRZ: Verkehrsregelungszentrale,
BAB: Verkehrsrechtliche Anordnungen für Bundesautobahnen
Angesichts des gegenwärtigen und zu erwartenden verkehrspolitischen Handlungsbedarfs für das Land Berlin soll die Umsetzung der konzipierten Maßnahmen dazu beitragen,
 die Organisations- und Qualifikationsstrukturen der Behörde nachhaltig zu
verbessern,
 die Qualität und Effizienz interner Prozesse und Abläufe bei der Erstellung
verkehrsbehördlicher Entscheidungen, Bescheide und Maßnahmen zu optimieren,
 die Aufgabenorganisation und Zusammenarbeit zwischen der VLB und
den bezirklichen Straßenverkehrs- und Straßenbaubehörden zu verbessern,
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 die Qualität und Effizienz von Schnittstellen der Behörde mit der Senatsverwaltung, den Bezirken, den Partnern im Bereich der Lichtsignalanlagen
und der Verkehrsregelungszentrale, der Wirtschaft und den Bürgern zu
verbessern,
 die Qualität der Leitungs- und Führungstätigkeit in der VLB zu erhöhen,
 eine zukunftsfähige informationstechnische Unterstützung der Prozesse
und Abläufe in der VLB zu ermöglichen und dabei
 die elektronische Kommunikation mit der Wirtschaft und den Partnern zu
verbessern sowie
 die medienbruchfreie und rechtssichere Beantragung und Bescheidung
verkehrsbehördlicher Maßnahmen zu unterstützen.
Ziel der Organisationsuntersuchung ist somit die Verbesserung der Aufbau- und
Ablauforganisation der VLB. Dazu soll
(1) eine Aufgabenanalyse der VLB auf der Grundlage der Bundesgesetzge-
bung, die kritische Würdigung der landesrechtlichen Vorschriften und die
Erstellung eines Aufgabenkatalogs als Grundlage für die Ermittlung des
Personalbedarfs,
(2) eine Prozessanalyse der internen Abläufe und Prozesse sowie der Abläufe
und Prozesse an den Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten
der Senatsverwaltung, den Bezirken, Partnern und Antragstellern,
(3) eine quantitative und qualitative Analyse und Bewertung des aktuellen
Stellen- und Personalbestandes und des zu erwartenden Stellen- und
Personalbedarfs orientiert am Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des Innern
und des Bundesverwaltungsamtes (Stand Juni 2016),
(4) eine Analyse und Bewertung der informationstechnischen Ausstattung
(Hard- und Software, Netzinfrastruktur, Fachverfahren) und der Standortsituation der VLB,
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(5) ein qualifizierter Städtevergleich hinsichtlich der Effizienz der Erstellung
verkehrsbehördlicher Entscheidungen sowie der Anordnung und Kontrolle
der Umsetzung verkehrsbehördlicher Bescheide mit qualitativen und
quantitativen Kennzahlen durchgeführt,
(6) strategische und operative Maßnahmen konzipiert und Vorschläge für die
Umsetzung unterbreitet werden, die geeignet sind, kurz- und mittelfristig
die Qualität und Effizienz verkehrsbehördlicher Maßnahmen und Entscheidungen zu erhöhen, um den wachsenden Anforderungen und Erwartungen der Berliner Wirtschaft und Bürger an eine sichere und nachhaltige
Verkehrsinfrastruktur vor dem Hintergrund einer wachsenden Stadt und
der absehbaren demografischen Entwicklung Rechnung zu tragen. Die
neue Organisationsstruktur ist zu begründen. Der für die nachhaltige Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen erforderliche Personal- und
Finanzbedarf ist zu ermitteln und ebenfalls zu begründen.
2. Beschreibung der zu erbringenden Leistungen
2.1. Aufgabenanalyse der VLB
Auf der Grundlage einer Würdigung
 gesetzlicher Regelungen und Vorschriften, verwaltungsrechtlicher Vereinbarungen,
 aktueller Herausforderungen zur Gewährleistung eines zügigen und sicheren Flusses aller Verkehrsteilnehmenden auf den Hauptverkehrsstraßen
Berlins und
 verkehrspolitischer Strategien für die Entwicklung einer nachhaltigen und
zukunftsfähigen Verkehrsinfrastruktur der wachsenden Stadt Berlin
ist ein Aufgabenkatalog zu erstellen. Der Aufgabenkatalog ist die Grundlage für
die Erstellung einer Personalbemessung. Darin sind
 die Aufgaben, sofern möglich das Mengengerüst und dessen Entwicklung,
der jeweilige Arbeitsaufwand und die Aufgabenorganisation, Aufgabenab4
grenzung und Zusammenarbeit der VLB sowie die Aufgabenteilung mit
den Bezirken zu analysieren und zu beschreiben sowie ein aussagekräftiges Mengengerüst unter Berücksichtigung möglicher hinzukommender
Aufgaben als Grundlage für die Bemessung des Personalbedarfs zu entwickeln,
 die Schnittstellen in den Aufgaben, Tätigkeiten und der Kommunikation der
VLB mit der Senatsverwaltung (hier vor allem die Steuerungs- und Aufsichtsstrukturen und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit), den bezirklichen Straßenverkehrs- und Straßenbaubehörden, Partnern, der Wirtschaft
und den Bürgern zu ermitteln, zu beschreiben und zu bewerten,
 die Aufgaben und Schnittstellen zu identifizieren, für die eine verstärkte
Zusammenarbeit, eine Änderung der Aufgabenverteilung, eine Aufgabenbündelung oder eine Aufgabenverlagerung notwendig bzw. sinnvoll erscheinen.
Bei der Erstellung des Aufgabenkatalogs sind insbesondere auch die Aufgaben
zur Verkehrsregelung (Einrichtung und Wartung von Verkehrsteuerungs- und
Lichtsignalanlagen sowie die Verkehrsinformation und der Verkehrswarndienst)
zu berücksichtigen.
Im Ergebnis der Organisationsuntersuchung sollen Vorschläge für eine effektive
und effiziente Aufbauorganisation der VLB erarbeitet und anhand eines adäquaten Organisationsmodells vorgestellt und dokumentiert werden. Dabei soll vor allem auch der Zuwachs an nicht-operativen Aufgaben berücksichtigt werden.
Im Rahmen der Aufgabenanalyse soll untersucht werden, welche Aufgaben der
VLB, unter den gegebenen rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen, ausgelagert (externalisiert) bzw. unter dem Gesichtspunkt der effektiven
Aufgabenerfüllung oder der Bündelung von Aufgaben durch die VLB ausgeführt
werden sollten. In einem weiteren Schritt ist zu prüfen, wie der Aufgabenkatalog
durch die Änderung landesrechtlicher Vorschriften ggf. weiter optimiert werden
kann.
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Im Rahmen der Aufgabenanalyse sollen Vorschläge unterbreitet werden, die geeignet sind, die Anzahl von Schnittstellen zu reduzieren und Aufgabenkomplexe
inhaltlich zu bündeln sowie ggf. einen zentralen Ansprechpartner für die Bearbeitung eines Antrages und der Erstellung der erforderlichen Bescheide und Anordnungen zu implementieren.
Insgesamt soll ein fortschreibbarer Aufgabenkatalog entstehen, der die Grundlage für die Personalbemessung und den Organisationsvorschlag bildet.
Beschreiben Sie in Ihrem Angebot Ihr Vorgehen in der Aufgabenanalyse und
Aufgabenkonzeption. Gehen Sie dabei auf die Methodik, den voraussichtlichen
Zeitaufwand, die Mitwirkungspflichten der VLB, des Auftraggebers und ggf. Dritter ein und beschreiben Sie den bzw. die Ergebnistypen dieses Arbeitspaketes.
2.2. Prozessanalyse
Auf der Grundlage bereits dokumentierter Prozesse und Abläufe sowie der Ergebnisse der Aufgabenanalyse soll eine Analyse und Bewertung der internen Abläufe und Prozesse sowie der Abläufe und Prozesse an den Schnittstellen zu
anderen Organisationseinheiten der Senatsverwaltung, den Bezirken, Partnern
und Antragstellern durchgeführt werden. Dabei gilt es, die Prozesse zu ermitteln,
ggf. zu erheben (eine Prozessdokumentation liegt in vielen Bereichen bereits
vor) bzw. zu evaluieren, Optimierungspotentiale aufzuzeigen und Prozessmodelle zu erarbeiten.
Im Bereich VLB A betreffen die Prozesse beispielsweise u.a. folgende Aspekte:
 Antragseingang und die Zuweisung der zuständigen Sachbearbeitung,
 die interne Formalienprüfung und das Nachforderungsmanagement,
 die Terminierung und Terminkontrolle der Entscheidung,
 die Entscheidungskontrolle über die ordnungsgemäße Erfüllung und Ausführung der Genehmigungen und Bescheide sowie
 die ordnungsgemäße Entscheidungsdokumentation (Aktenbildung und Aktenverwaltung).
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Neben den Fachprozessen sind Führungs- und Unterstützungsprozesse zu identifizieren, ggf. zu erheben, zu analysieren und zu optimieren.
In der Prozessanalyse soll auch die Unterstützung der Abläufe und Schnittstellen
durch Mitarbeitende im Front- bzw. Back-Office sowie die informationstechnische
Ertüchtigung der VLB untersucht werden.
Im Ergebnis der Prozessanalyse sollen kurz- und mittelfristige Maßnahmen vorgeschlagen, erläutert und dokumentiert werden, die zu einer nachhaltigen Verbesserung der Ablauforganisation der VLB führen, d. h.
 die Effizienz der internen Abläufe und Kommunikation (bspw. durch die
Standardisierung von Abläufen und Prozessen sowie die Bündelung oder
Verlagerung von Aufgaben) erhöhen,
 Leitungsprozesse und Leitungsstrukturen optimieren und
 die Effizienz und Qualität der Zusammenarbeit und Kommunikation mit der
Senatsverwaltung, Partnern, Antragstellern und Bürgern erhöhen.
Die Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Prozessanalyse sollen in einer
standardisierten Notation (BPMN 2.0) dargestellt und dokumentiert werden.
Stellen Sie in Ihrem Angebot dar, wie Sie dieses Arbeitspaket erarbeiten werden,
welche Kernprozesse aus Ihrer Sicht genauer untersucht werden müssen und
beschreiben Sie, wie Sie bei der Erarbeitung von Prozessmodellen vorgehen.
Welche Mitwirkungspflichten seitens der VLB und ggf. Dritten sind aus Ihrer Sicht
erforderlich?
2.3. Quantitative
und
qualitative
Personalanalyse
und
-
konzeption
Auf der Grundlage des entwickelten Aufgabenkatalogs und unter Berücksichtigung der Vorschläge für eine Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation
ist eine Analyse und Bewertung des aktuellen Stellen- und Personalbestandes
und des zu erwartenden Stellen- und Personalbedarfs (Personalbedarfsbemessung orientiert am Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbe7
darfsermittlung des Bundesministeriums des Innern und des Bundesverwaltungsamtes, Stand Juni 2016) in den Aufgabenbereichen durchzuführen. In der
quantitativen Personalanalyse sind u.a. die Entwicklung des Personalbestandes,
der Krankenstand, die Alterspyramide und die Besoldungs- und Vergütungsverteilung zu untersuchen. Gewünscht ist zudem ein Vergleich der Gehaltsstrukturen vergleichbarer Aufgabenbereiche beim Bund, bei Berliner Landesgesellschaften, im Land Brandenburg und in vergleichbaren Institutionen der freien
Wirtschaft. In der qualitativen Aufgabenanalyse stehen Aspekte wie die Qualifikation der Beschäftigten, der Qualifikationsbedarf für bestehende und neu hinzukommende Aufgaben sowie Maßnahmen zur Personalgewinnung im Fokus der
Untersuchung.
Für Aufgaben, die bisher nicht bzw. nicht ausreichend wahrgenommen werden,
sind Qualifikationsprofile, Stellenbemessungen und Personalbedarfsberechnungen vorzunehmen.
Die Analyse des Stellen- und Personalbedarfs soll im Ergebnis eine Beschreibung der erforderlichen Qualifikationen und die zugehörigen Stellenschreibungen
enthalten. Darüber hinaus soll die Analyse des Stellen- und Personalbedarfs
auch den zum jetzigen Zeitpunkt absehbaren Zuwachs der Infrastruktur vor dem
Hintergrund der zu erwartenden wirtschaftlichen und demographischen Entwicklung Berlins berücksichtigen.
Es sind kurz- und mittelfristige Maßnahmen vorzuschlagen und hinsichtlich ihrer
Wirkung zu bewerten. Diese sollen folgende Aspekte berücksichtigen:
 die Ausbildung, Weiterbildung und Qualifikation der Mitarbeitenden der
VLB,
 die Entwicklung einer nachhaltigen Strategie der Personalgewinnung
(bspw. durch Traineeprogramme oder eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen),
 die Verringerung von Fluktuationen und die Absenkung des Krankenstandes,
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 die Verbesserung der Führungsstrukturen und der Personaleinsatzplanung,
 die Planung und Ausgestaltung externer Unterstützung.
Im Angebot ist die Vorgehensweise insgesamt zu beschreiben und die gewählte
Methodik zu begründen. Stellen Sie dar, welche Mitwirkungsleistungen seitens
der VLB erforderlich sind. Stellen Sie zudem dar, wie Sie ermitteln werden, welche Stellenbedarfe bei der Aufgabenprognose der Aufgabenanalyse erforderlich
sein werden.
2.4. IT-Unterstützung und Standortsituation
Es soll eine Analyse und Bewertung der informationstechnischen Infrastruktur
(Hard- und Software / Fachverfahren, Netze) und der Standortsituation der VLB
durchgeführt werden.
Ziel ist, vor dem Hintergrund der in den Arbeitspaketen 2.1 bis 2.3 gewonnenen
Erkenntnisse, die Herausforderungen an eine zukunftsfähige informationstechnische Infrastruktur und Qualifikation der Mitarbeitenden zu ermitteln.
Besonderes Augenmerk soll dabei der Entwicklung der medienbruchfreien elektronischen Antragstellung und Bescheidung unter Nutzung von Standards der öffentlichen Verwaltung, von Geoinformationsdiensten sowie der elektronischen
Kommunikation mit Außendienstmitarbeitenden gelten. Auch für die Bürger soll
die VLB künftig noch stärker über öffentliche Netze erreichbar sein.
Die Analyse soll auch eine Untersuchung und Bewertung der Standortsituation
der VLB umfassen.
Es sollen kurz- und mittelfristige Maßnahmen vorgeschlagen werden für
 die Optimierung oder auch Ergänzung vorhandener informationstechnischer Infrastrukturen, Dienste und Dienstleistungen,
 die Entwicklung einer zukunftsfähigen und zuverlässigen IT-Infrastruktur
(Hard- und Softwareausstattung) unter Berücksichtigung der Bereitstellung zentraler IT-Infrastrukturen,
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 die informationstechnische Qualifikation und Weiterbildung der Mitarbeitenden, insbesondere auch hinsichtlich der Belange der Informationssicherheit,
 die Ertüchtigung und Entwicklung von IT-Infrastrukturen für die mobile
Kommunikation mit Mitarbeitenden im Außendienst (bspw. mit TabletComputern),
 die Nutzung von IT-Standards der öffentlichen Verwaltung für
o den elektronischen Datenaustausch mit anderen Verwaltungseinheiten (hier insbesondere den Straßenverkehrs- und Straßenbaubehörden der Bezirke), Partnern und Antragstellern,
o eine rechtswirksame elektronische Kommunikation und medienbruchfreie Antragstellung, so dass auch Effizienzgewinne bei den
Antragstellern möglich werden sowie
o den Einsatz und die Nutzung von Geoinformationssystemen,
 die verbesserte Kommunikation der VLB mit den Bürgern über öffentliche
Netze,
 die Verbesserung der Raumsituation und Raumausstattung,
 die Verbesserung der Arbeitsbedingungen (bspw. Einrichtung von Telearbeitsplätzen insbesondere für Außendienstmitarbeitende).
Alle in diesem Arbeitspaket ermittelten Maßnahmen sind sowohl mit den erforderlichen personellen Ressourcen für die Umsetzung und dem erforderlichen
Budget für die Umsetzung darzustellen. Die Budgetberechnung ist idealerweise
mit Vergleichswerten zu belegen.
Im Angebot ist darzustellen, wie die Analyse durchgeführt wird, welche Mitwirkungsleistungen erforderlich sind und es soll aufgezeigt werden, wie die vorgeschlagenen Maßnahmen priorisiert werden.
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2.5. Benchmark
Es soll ein qualifizierter Städtevergleich hinsichtlich der Effizienz und Erstellung
verkehrsbehördlicher Entscheidungen sowie der Anordnung und Kontrolle der
Umsetzung verkehrsbehördlicher Bescheide mit qualitativen und quantitativen
Kennzahlen durchgeführt werden.
Die Auswahl der für den Städtevergleich herangezogenen Gebietskörperschaften
sowie der qualitativen und quantitativen Kennzahlen ist anhand nachvollziehbarer Kriterien ausführlich zu begründen.
Der Städtevergleich soll enthalten,
 das jährliche Aufkommen verkehrsbehördlicher Anträge, Bescheide und
Maßnahmen sowie eine Bewertung von Durchlaufzeiten vergleichbarer
verkehrsbehördlicher Anträge, Bescheide und Maßnahmen,
 einen qualifizierten Vergleich der Aufbauorganisation sowie der personellen und finanziellen Ausstattung vergleichbarer Straßenverkehrsbehörden,
 eine Bewertung der Qualifikations- und Besoldungsstrukturen,
 eine Bewertung der Ablauforganisation in den verglichenen Straßenverkehrsbehörden.
Im Angebot ist dazustellen, welche Aspekte im Städtevergleich abgefragt werden
sollen. Benennen Sie Städte, die aus Ihrer Sicht für den Städtevergleich herangezogen werden können und begründen Sie Ihre Auswahl. Welche Mitwirkungspflichten sehen Sie für dieses Arbeitspaket bei der VLB und der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt?
2.6. Umsetzung der Konzepte und Maßnahmen
Für die in den Arbeitspaketen 2.1 bis 2.4 vorgeschlagenen Maßnahmen und das
entwickelte Organisationsmodell soll der zu erwartende Personal- und Finanzbedarf sowie mögliche Effizienzgewinne ermittelt, begründet und nachvollziehbar
dokumentiert werden.
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Es ist ein Projektplan für die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen zu
erarbeiten und die Methodik für die im Projektplan priorisierten Maßnahmen darzustellen. Dabei sind auch vorbereitende Maßnahmen, wie die Entscheidungsfindung oder begleitende Maßnahmen wie das Akzeptanz- und Veränderungsmanagement zu berücksichtigen.
Der Projektplan soll den Zeitrahmen und Meilensteine für die Umsetzung kurzund mittelfristiger Maßnahmen umfassen, die erforderliche Projektorganisation
und den erforderlichen Personal- und Finanzbedarf für die Steuerung des Projektes darstellen und begründen.
Dabei soll der Projektplan auch die Art und den Umfang möglicher Unterstützungsleistungen für eine qualifizierte Umsetzungsbegleitung durch den zukünftigen Auftragnehmer darstellen.
Auf der Grundlage der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung ist ein Entwurf
für eine Entscheidungsvorlage für den Senat des Landes Berlin zu erarbeiten.
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