Sage 50

Sage 50
Datenübergabe an das Sage E-Bilanz
Modul
Impressum
Sage GmbH
Hennes-Weisweiler-Allee 16
41179 Mönchengladbach
© Copyright 2016 Sage GmbH
Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt,
erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht
für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine
zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.
Sage 50 – Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul
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Inhaltsverzeichnis
1.0
Einführung
3
2.0
2.1
2.2
Was ist das Sage E-Bilanz Modul?
Wer braucht Sage E-Bilanz?
Welche Software braucht man, um selbst die EBilanz an das Finanzamt zu senden?
Welche Systemvoraussetzungen gelten für Sage
E-Bilanz?
4
4
3.0
3.1
3.2
Installation
Lizenzdatei
Ablauf der Installation
5
5
5
4.0
Der erste Start
8
5.0
E-Bilanz Export
10
6.0
6.1
6.2
6.3
15
16
18
6.4
Erste Schritte im E-Bilanz Tool
Import Sage E-Bilanz
Validieren
Fehler-Bearbeitung im Fenster
"Projektvalidierung"
Senden
7.0
Fertig!
21
2.3
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4
4
19
19
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1.0 Einführung
In diesem Dokument wird die Übergabe der Kontensalden an das E-Bilanztool für kleine
Unternehmen beschrieben.
Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme:
Sage 50
(Standard, Comfort, Professional und Quantum)
Sage 50 Buchhalter (Standard und Comfort)
Sage 50 – Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul
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2.0 Was ist das Sage E-Bilanz Modul?
Das kostenpflichtige Modul Sage E-Bilanz ist eine Software, mit deren Hilfe Unternehmen
die Daten ihres steuerlichen Jahresabschlusses für die Finanzbehörden aufbereiten und
per ELSTER direkt an diese übermitteln können. Dieser Übermittlungsweg wird mit
Abschluss des Wirtschaftsjahres 2013 für bilanzierende Unternehmen Pflicht.
Die Applikation ist eine eigenständige Lösung, die mit den relevanten Produkten der Sage
50 (Office & Buchhalter) oder PC-Kaufmann-Familie (PC-Kaufmann Komplettpaket/Fibu
Pro) installiert wird. Sie verfügt über eine Schnittstelle zur Summen- und Saldenliste bzw.
zu einer speziellen Bilanzvariante. Die Daten der ERP-Software werden in die Sage EBilanz über diese Schnittstelle eingelesen, dort weiter bearbeitet und für die Übergabe an
das Finanzamt vorbereitet. Die Übergabe muss aber manuell durch den Anwender initiiert
werden.
2.1
Wer braucht Sage E-Bilanz?
Dieses Programm brauchen nur Unternehmen, die selbst ihren steuerlichen Jahresabschluss erstellen und ohne einen Steuerberater die Daten an das Finanzamt
übertragen wollen.
2.2
Welche Software braucht man, um selbst die E-Bilanz an das Finanzamt zu
senden?
Dafür benötigt man Sage E-Bilanz. Das Modul bieten wir für Sage 50, Sage 50
Buchhalter, GS-Office, GS-Buchhalter und PC-Kaufmann Komplettpaket/Fibu Pro an. Die
Schnittstelle, um die Daten aus der ERP-Software auszulesen und in das Sage E-BilanzModul zu übertragen, wird nur von den aktuellsten Versionen der Programme unterstützt.
2.3
Welche Systemvoraussetzungen gelten für Sage E-Bilanz?
Für Sage E-Bilanz gelten dieselben Systemvoraussetzungen bzgl. Hardware wie für Sage
50, GS-Office, GS-Buchhalter oder den PC-Kaufmann. Auf dem Rechner, der das Modul
E-Bilanz ausführt, muss Sage 50, Sage 50 Buchhalter, GS-Office, GS-Buchhalter oder
PC-Kaufmann Komplettpaket/Fibu Pro in aktueller Version installiert sein. Der Rechner
muss außerdem über eine Internet-Verbindung verfügen, und die Software ELSTER muss
aktuell sein. Aus diesem Grund wird zwingend ein gültiger Wartungsvertrag für Sage 50,
Sage 50 Buchhalter, GS-Office, GS-Buchhalter oder PC-Kaufmann Komplettpaket/Fibu
Pro vorausgesetzt. Die Systemvoraussetzungen können von uns aktuell nicht automatisch
geprüft werden. Sollte die Schnittstelle zwischen Sage E-Bilanz und ERP-Software nicht
funktionieren ist daher zunächst zu prüfen, ob die Voraussetzungen für den Einsatz
dieses Werkzeuges erfüllt sind.
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3.0 Installation
3.1
Lizenzdatei
Um das Programm in eine Vollversion zu verwandeln, benötigen Sie eine Lizenzdatei z.B.
„GSEBilanzLic.dat“.
Wichtig: Damit das Programm diese erkennt, muss die Datei zwingend auf Ihrem
Desktop abgelegt werden.
3.2
Ablauf der Installation
Speichern Sie die Lizenzdatei, aus der von uns erhaltenen E-Mail, noch vor der
Installation auf Ihrem Desktop ab. Die Prüfung findet beim Programmstart statt.
Nachdem der Download des Sage E-Bilanz Moduls beendet wurde, starten Sie die SetupDatei mit einem Doppelklick.
Hinweis: Wenn Sie Windows 7 oder Windows Vista nutzen, empfehlen wir die Datei mit
der Sekundär-Maustaste (i.d.R. die rechte Maustaste) und mit der Option „Als
Administrator ausführen“ zu starten.
Nach dem Start sehen Sie als erstes den Startbildschirm der Installation.
Nachdem Sie den Start der Installation mit < Weiter > bestätigt haben, bestätigen Sie die
Auswahl der Komponenten.
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Im nächsten Dialogfenster wird das Installationsverzeichnis vorgeschlagen.
Hinweis: Die vorgeschlagenen Verzeichnisse sollten Sie nicht ohne zwingenden Grund
ändern. Sollte eine Netzwerkinstallation stattfinden, wählen Sie bitte den vorher
ausgewählten Datenpfad der Clients.
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Bestätigen Sie in den folgenden beiden Fenstern den Eintrag in das Startmenü sowie die
Fertigstellung der Installation.
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4.0 Der erste Start
Nach Abschluss der Installation bestätigen Sie bitte < Fertig stellen >.
Starten Sie das Programm per Doppelklick über die Verknüpfung auf dem Desktop. Damit
für das Programm aktuelle Elsterdaten vorhanden sind, benötigt das Programm beim
ersten Start eine Internetverbindung.
Wichtig: Das Programm greift zur eigenen Aktualisierung auf den Elsterserver zu.
Achten Sie auf Meldungen Ihrer Sicherheitssoftware die versucht, diesen Zugriff zu
blockieren. Lassen Sie die Aktualisierung zu.
Bestätigen Sie die Abfrage bezüglich der Benutzerrechte und nutzen Sie den Assistenten
sowie die Video-Einführung zum Kennenlernen der Funktionalitäten des Sage E-Bilanz
Tools.
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5.0 E-Bilanz Export
Um die Export-Datei für „Sage E-Bilanz für kleine Unternehmen“ zu erstellen, klicken Sie
im Hauptmenü auf den Punkt DIENSTE > EXPORTFUNKTIONEN > „Jahresabschluss an
„Sage E-Bilanz für kleine Unternehmen““.
Das Fenster für den „E-Bilanz Export Assistent“ erscheint. Betätigen Sie die Schaltfläche
< Weiter >.
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Das Fenster mit den Exportinformationen wird geöffnet:

Hier wählen Sie im oberen Bereich das Wirtschaftsjahr aus, welches exportiert
werden soll.

Darunter wählen Sie die Buchungsbereiche (Stapelbereich, Dialogbereich oder
„Beide Bereiche“).

Zuletzt legen Sie unten das Verzeichnis fest, wohin die Daten exportiert werden
sollen.

Haben Sie alle Einstellungen getroffen, betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >.
Hinweis: Das Verzeichnis kann angepasst werden. Sie sollten es aber nur in
Ausnahmefällen ändern.
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Die Daten, welche Sie im Fenster zuvor festgelegt haben, werden jetzt exportiert:
Hinweis: Dieser Vorgang kann - je nach Menge der zu exportierenden Informationen einige Zeit in Anspruch nehmen. Der Fortschritt wird Ihnen in diesem Fenster
angezeigt. Bitte warten Sie den Export ab.
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Ist das Exportieren der Daten abgeschlossen, wird Ihnen das nachfolgende Fenster
angezeigt:

Darüber sehen Sie die Information, wo auf dem Computer die Datei gespeichert
wurde.
Klicken Sie auf den unteren blauen Link „Klicken Sie hier, um die Sage E-Bilanz für kleine
Unternehmen zu starten“.
Hinweis: Das Protokoll enthält neben den Informationen zum Ablauf des Exports auch
die Auflistung der exportierten Konten inkl. Beschreibung und dem Saldo.
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Nach dem Klick auf den Link erscheint nachfolgende Information:
Bestätigen Sie diese Meldung mit Klick auf die Schaltfläche < OK >.
Wichtig: Sollte der blaue Link nicht vorhanden sein, ist das E-Bilanz-Programm bei
Ihnen nicht installiert. Schließen Sie das Fenster, beenden Sie das Sage-Programm
und installieren Sie zuerst die E-Bilanz-Software. Wiederholen Sie danach die Schritte
aus dieser Anleitung.
Informationen, wie Sie die E-Bilanz-Software erhalten können, finden Sie auf der
Internetseite: http://www.sage.de/sb/ebilanz
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6.0 Erste Schritte im E-Bilanz Tool
Sage E-Bilanz wird gestartet.
Das Öffnen der Software kann einen Augenblick in Anspruch nehmen. Der Fortschritt wird
Ihnen angezeigt.
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6.1
Import Sage E-Bilanz
Nach der Übergabe der Salden wird für Ihren Mandanten ein Projekt angelegt, wo vorab
entschieden werden muss welche Taxonomie Ihren Daten zugrunde gelegt wird.
Die genannten Branchen nutzen bitte die jeweilige Spezial- bzw. Ergänzungs-Taxonomie.
Alle anderen können die Kern-Taxonomie verwenden. Während die Branchen-Taxonomien Ergänzungen zur Kern-Taxonomie sind, haben Banken und Versicherungen immer
ihre eigene Taxonomie zu verwenden. Entsprechendes gilt bei Tochterunternehmen.
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Wichtig: Achten Sie darauf, die korrekte Taxonomie zu wählen. Eine nachträgliche
Korrektur ist nicht möglich und bedeutet den Neubeginn. Welche Taxonomie für
welchen Bilanzzeitraum Verwendung findet erfahren Sie hier:
Taxonomie 5.1:
http://www.esteuer.de/download/BMF-Schreiben%20vom%205.%20Juni%202012.pdf
Taxonomie 5.2:
http://www.esteuer.de/download/BMF_Schreiben_vom_27_Juni_2013.pdf
Taxonomie 5.3:
http://www.esteuer.de/download/BMF-Schreiben_vom_13.Juni2014.pdf
Informationen, wie Sie die E-Bilanz-Software erhalten können, finden Sie auf der
Internetseite: http://www.sage.de/sb/ebilanz
Nach einem Import von Daten aus Ihrem Buchhaltungssystem können Sie direkt mit dem
E-Bilanz-Tool arbeiten.
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6.2
Validieren
Die Validierung der Daten sollte erfolgen, sobald alle Daten erfasst sind. Zunächst wird
gefragt, welche Berichtsbestandteile gesendet werden sollen.
Wählen Sie beispielsweise folgende Berichtsbestandteile aus:

Allgemeine Informationen

Bilanz

Gewinn- und Verlustrechnung

Ergebnisverwendung

Steuerliche Gewinnermittlung
Die Funktion führt zunächst folgende Aufgaben durch:

Regeln aus dem Regelwerk werden angewendet

Ungültige Zustände der NIL-Angaben (nicht gefüllte Mussfelder) werden behoben

Summierung wird neu aufgebaut
Das E-Bilanz-Dokument wird erstellt, und die Daten werden validiert. Validierung
bedeutet, dass noch vor dem Sendevorgang das Dokument auf technische Lesbarkeit im
Finanzamt getestet wird. Nur fehlerfreie Datensätze können durch dieses Verfahren
übertragen werden.
Fehlermeldungen werden nach der Validierung angezeigt.
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6.3
Fehler-Bearbeitung im Fenster "Projektvalidierung"
Wenn die Validierung abgebrochen wird, kann das Fenster " Projektvalidierung "
bearbeitet werden. In diesem Fenster wird jeder gemeldete Einzelfehler angezeigt.
Klicken Sie auf das kleine Icon vor „Elster Fehler“ bzw. „Erfassungshinweise“, damit die
Fehler-Einträge aufgeklappt werden. Die ausführlichen Fehlermeldungen werden
angezeigt. Ein Doppelklick auf die Fehlermeldung verzweigt zur auslösenden TaxonomiePosition. Hier kann das Mapping oder der Inhalt des Feldes geändert und gespeichert
sowie die Validierung wiederholt werden.
Häufige Fehlergründe sind:

Fehlende / Falsche Berichtsbestandteile

ein steuerlich nicht erlaubter Sachverhalt wird gemeldet, z. B. Rückstellungen für
drohende Verluste aus schwebenden Geschäften – diese Position ist in einer
Steuerbilanz nicht zulässig
6.4
Senden
Bevor der Sendevorgang gestartet wird, muss ein Datenübermittler-Stammsatz
vorhanden sein bzw. angelegt werden. Die Erstanlage kann beim ersten Sendeaufruf
getätigt werden.
Das Verwaltungsprogramm ist unter dem Menüpunkt Datei / Datenübermittler verwalten
zu finden.
Über den Button "Senden" wird der Sendevorgang gestartet. Ein Datenübermittler ist
auszuwählen. Bestätigen Sie das beim Testversand beliebige Passwort.
Bei Verwendung des echten Zertifikats wird Ihnen das Passwort nach der Registrierung
von Elster mitgeteilt. In diesem Fall ist auf korrekte Eingabe des Passwortes zu achten.
Anschließend bestätigen Sie bitte die Berichtsbestandteile, die bereits bei der Validierung
festgelegt wurden.
Zunächst werden die Validierungs-Funktionen erneut ausgeführt. Bei fehlerfreier
Validierung erfolgt das Senden des Datensatzes an die Finanzverwaltung.
Im Erfolgsfall erscheint eine entsprechende Meldung. Das Protokoll und das technische
Protokoll werden angezeigt. Der Button "Übertragungsprotokoll öffnen" wird aktiviert.
Wenn diese Funktion aufgerufen wird, erscheint das Übertragungsprotokoll mit der
Ticketnummer im Fenster "Übertragungsprotokoll".
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Dieses Übertragungsprotokoll sollte zusammen mit dem aktuellen Live-ReportingAusdruck abgelegt bzw. archiviert werden. Weitere Protokolle sind im Kapitel » Bericht
anzeigen aufgeführt.
Die Ticketnummer ist der Beleg, dass Sie den Meldepflichten nachgekommen sind.
Hinweis: Wann sollte ich meinen Steuerberater hinzuziehen?
Sie sollten Ihren Steuerberater möglichst frühzeitig hinzuziehen, um sich individuell
beraten zu lassen – so können Sie die Auswirkungen der E-Bilanz-Einführung auf Ihr
Unternehmen besser beurteilen.
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7.0 Fertig!
Die Vorbereitungen für die Versendung der E-Bilanz über das E-Bilanztool für SageProgramme sind getroffen.
Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm
durch Druck auf die Taste „F1“ die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt.
Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank,
welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank
im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp
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