グループウェア再構築事業仕様書

グループウェア再構築事業仕様書
1 事業概要
1.1 事業名称
事業の名称は「グループウェア再構築事業」（以下、
「本事業」と表記する。）とする。
1.2 調達の目的
現グループウェアの契約期間満了となり、円滑な業務および内外との情報交換・共有を維持するため
現グループウェアと同等以上の機能を有するシステムを調達するものとする。
1.3 事業範囲
本事業の範囲は次のとおりとし、詳細については、
「３
事業範囲の詳細」に記載する。
2 前提条件
2.1 利用組織
・市長事務部局
・消防局
・教育委員会（小・中学校除く）
・選挙管理委員会事務局
・監査委員会事務局
・議会事務局
2.2 職員状況（利用人数）
・職員数（臨時・非常勤職員含む）：約 3,100 人
・その他各課代表メールアカウント有り
2.3 利用環境
・庁内ネットワーク：各部署 100Mbps
・OS：Windows7、Windows10
・ブラウザ：Internet explorer 11、edge
いずれのＯＳとブラウザの組み合わせにおいても正常に動作すること。
システム機能要件に示す全ての操作は WEB ブラウザのみで完結し、別途プログラムをインストール
する必要がないこと。
ＯＳやブラウザのバージョンアップに無償で対応すること。
他システム・ソフトと影響しあい、円滑な業務を妨げることがないこと。
2.4 求めるシステムの概要
次の機能を標準機能として提供可能なパッケージシステムであること。機能要件一覧に細かい要件を
記載している。
・ログイン管理機能
ＩＤ、パスワードによってログインし、ＩＤによってアクセス制御を行い、既存の職員認証
基盤システムから認証情報（ＩＤ・パスワード）をグループウェアへＰＯＳＴすることでログ
インできるシングルサインオンを実現できること。
・ポータル機能
ログイン後、以下に示す各業務メニューに遷移するための入り口画面で、庁内システムやＷ
ＥＢサイトへのリンクの設定、未読メール等の未処理件数の表示ができること。また、機能性、
操作性が考慮されていること。
・メール機能
イントラ内の職員や外部に対しメール送受信機能を有すること。
アドレス帳、文書の添付、返信・転送、仕分け、迷惑メールの自動振り分け等一般的なメー
ルソフトが備えている機能を装備していること。
インターネットを使用した外部へのメール送信について、職員ごとに可否の設定ができるこ
と。また、この設定により LGWAN を使用するメールを制限しないこと。
eml 形式でメールを外部ファイルとして出力できること。
・掲示板機能
全職員に対し、周知したい事項を掲載する。周知内容により、通知・依頼、チラシ類、資料、
議会日程等をカテゴリー分けし、Microsoft Office や Adobe 等の各種ファイルをドラッグ＆ド
ロップで掲示できること。
・スケジュール機能
自己のスケジュールが登録でき、複数のユーザーに対しスケジュールの調整ができる機能を
有すること。
ユーザー側で任意に複数のグループが登録でき、相手方の空き状況を確認できること。
スケジュールの調整時に施設の予約と調整相手方へメール送信ができること。
・施設予約機能
会議室や備品などカテゴリー分けができ、施設ごとの収容人数や予約禁止時間帯などの予約
ルールの設定・表示ができること。
同一施設に対しては時間を重複しての予約ができず、予約の変更は予約者のみしか行えない
こと。
所属や職位等による予約権や参照権の権限設定が可能なこと。
・ファイル管理機能
組織内で共有する文書ファイルの登録やフォルダを階層的に作成でき、所属や職位等による
更新権や参照権の権限設定が可能なこと。
フォルダ内に登録されている文書は全文検索が可能であること。
定期的に自動でバックアップをとり、誤って更新・削除した場合でもファイル単位で復旧で
きること。
・管理機能
システム内部で保持している氏名やメールアドレスなどの情報の修正ができること。
実際の職員とは別で代表メールアカウントやグループアカウントの追加・削除が行えること。
管理機能を扱える者を制限できること。
・ToDo 機能
利用者が自由にタスクを設定し、進捗管理ができること。
他職員へ業務依頼としてタスクを設定でき、複数職員で業務の進捗状況確認できること。
2.5 サービス提供期間
平成 28 年 12 月 1 日～平成 33 年 11 月 30 日
3 事業範囲の詳細
3.1 システム構築
システム構築の範囲は、業務システムの初期化、運用パラメタ設定、総合稼動試験の実施合格、既存
システムからのデータ移行とセットアップを含む移行業務全般を含み、正常に稼動できる新システム完
成までを含むものとする。
提供されるシステムは仕様の機能を全て満たすものとし、業務運用変更を前提とした仕様の変更は認
めない。
（１）システム要件
① 基本要件
・現グループウェア利用者数（約 3,500 人）と同等規模以上の自治体への導入実績を有し、
対応しうるパッケージ（WEB 方式）とする。
・システムは、職員の増加に対してクライアントライセンス等の費用が新たに発生しない導
入形態とすること。
・内部で保持しているメール文章、添付ファイル、掲示物、ファイル等を外部へ出力できる
こと。
② ソフトウェア要件
・最大 3,500 ユーザーの使用に十分耐えうるレスポンス性能を有すること。
・サーバシステムはセキュリティ対策として全運用期間を通してウイルス対策を施すこと。
・データベースは信頼性が高く、本市と同等規模の自治体の採用実績を有すること。
・GUI の統一を図り、同一イメージの画面操作、画面遷移を実現し、提供システム全体で統
一した操作性を確保すること。
・画面の展開は基本的に３秒以内とし、システム的に負荷がかかる処理であっても 5 秒以内
には展開すること。
③ システム機能要件
様式２「仕様確認証明書」内の「②グループウェアシステム機能要件」のとおり。新た
な構築やカスタマイズによる仕様の充足は想定していない。
④ 他のシステムとの連携等
既存の職員認証基盤システムとシングルサインオン連携を行うこと。
（２）ハードウェア条件
① サーバ要件
・システムの機能要件及びシステム運用要件を十分に満たす性能を持つスペックであること。
繁忙期処理やバックアップ処理等において、業務処理に支障のないレスポンスを確保でき
るスペックとする。
・アプリケーションサーバ及びＤＢサーバの分離、管理サーバの導入など、システム運用及
び管理が円滑にできる構成とすること。
・以下のデータ保存に十分耐えうる容量のディスク構成とすること。
１
メールのスプール容量は、１ユーザあたり 300MB 以上とし、過去１年以上の期間の
メールを保持
２
スケジュール・施設予約の容量は、現年度に加え過去１年間の情報
３
ファイル管理の容量は、全体で 2TB 以上
・OS やデータベース管理システムには業界標準システムを採用し、セキュリティパッチや
アップデートが円滑に実施できる構成とすること。
② データバックアップ装置
・定期的に自動バックアップを実施し、障害時にリカバリーする必要がある場合には容易に
確実に実施できること。
・日次バックアップ時間は、３時間以内とする。
・
「（５）データセンター」に設置したサーバへのリモートアクセスのため庁舎内にコンソー
ルを設置すること。
（３） LGWAN 対応要件
システムの入替えに際し、現在一部で使用している「okinawa.jp」ドメインを地方公共
団体用の「lg.jp」ドメインへ変更予定。変更後しばらくの間は新旧両方のドメイン名での
メール受信が可能となるようにマルチドメインに対応していること。
「lg.jp」「lgwan.jp」「go.jp」ドメイン同士の送受信については庁舎内に設置されている
LGWAN 用メールサーバを経由し、
「okinawa.jp」ドメイン同士や「okinawa.jp」ドメイン
と「lg.jp」「lgwan.jp」「go.jp」ドメインの送受信については一般回線経由となる仕組みを
構築すること。
（４）安全・安定稼動の担保
① 安定稼動について
システムの二重化、ＦＴ方式、ＲＡＩＤ等の冗長構造や負荷分散システム等を採用する
などして、繁忙期においても安定したサービス提供を維持できるシステム構成とする。ま
た、問題が起きた際に平日および市役所窓口開庁日にはシステム停止を極力行わずに対応
可能なシステム構成とする。
② 安全性について
導入サーバにはウイルスソフト、稼動監視、その他セキュリティ機能の付加等の対策を
実施し、ユーザーアクセスを制限できる機能を採用すること。
（５）データセンター
サーバ等設備群は市の指定するデータセンターのラック提供サービスを利用して設置す
る。データセンター利用については、市が締結するデータセンター利用規約に基づき、ラ
ック数は１本を限度とする。
① １ラックあたり２KVA 以内
② リモートハンド（IDC 側 Reboot、LED ランプ確認等）は１ラックあたり月５回。なお、
これを超えた場合に発生するデータセンター経費は、受託事業者が別に負担する。
（６）現システムからの移行
① データ移行の実施手法について
現システムからのデータ移行については、メール、ユーザー情報、稼働予定日以後の日
程で予約されているスケジュール及び施設予約情報、ファイル管理している文書データと
する。データ移行が不可であれば、代替手法等の提案を行い、市との協議の上データ移行
を実施する。
提供予定のデータは管理情報はＣＳＶ等のテキスト形式、キャビネット上のデータは通
常の Windows で取り扱うファイル・フォルダとなる予定。
② グループウェアシステム機器の撤去作業
現グループウェアシステムの機器を市の指定するデータセンターから撤去し、廃棄処理
を実施する。廃棄に当たっては、データ消去又は物理的破壊によりデータが漏えいしない
よう処置することを求める。
データ消去の場合は、専用ソフトによりハードディスク全体に対し 3 回以上の上書き処
理をしデータ消去証明書を、物理的破壊の場合は、作業時の写真を添えたマニフェストを
提出することとする。
撤去作業は新システムの本稼働後 30 日以内に実施することとし、本稼働の遅れやデータ
移行の不良等、受託事業者の責により撤去を遅延する場合は、撤去までに要するハウジン
グ費用は受託事業者の負担とする。
3.2 サービスの維持・保守
サービス維持・保守は、那覇市が安定的にサービスを利用出来る様に障害を事前に予見し対応を施し
サービスを維持すること、及びハードウェア・ソフトウェアの適切なメンテナンスを行い保守すること
を求める。
（１）稼動監視
システムの機能不全や障害発生を未然に防ぐ目的で、システムの稼動状況に関する情報
を収集分析すること。監視ツール等を利用してシステムの稼動状況を把握し、障害を事前
に感知すること。
（２）性能監視
システム稼動後、定期的に性能監査を実施し安定した業務処理サービスを確保すること。
性能や機能が低下した場合は、原因を調査し性能維持回復に向けて対処すること。
（３）障害管理
発生した障害に関し、障害検知後、市への発生報告、対応の切分、障害内容の調査分析、
対応策の検討と市の協議・承認を経て、障害復旧の作業を実施すること。
また通常業務時間の障害については、1 時間以内の対応（着手）を原則とすること。
障害状況については、発生時間、期間、障害内容、影響を受けた業務サービス、原因、
臨時的対応、是正解消措置等の記録保存と市所定の報告書提出を求める。
※データセンターへのリモート接続は庁内ネットワーク利用を前提としており、受託事業
者施設からのリモート接続は不可とする。障害対応は市役所庁舎またはデータセンター
内で行う。
※データセンター内での２４時間の有人監視や障害対応は必須ではない。
（４）ハードウェア保守
業務受託期間中のサーバ、導入したハードウェア設備に関し、故障修理や部品交換、消
耗品の補填、定期の点検及び清掃、設備環境の維持保全、機器の正常動作を確保するため
設定等、一切の保守業務を実施する。
（５）ソフトウェア保守
システム運用期間中の業務アプリケーションやＯＳ等のソフトウェアに関し、セキュリ
ティパッチ適用、バグ対応、機能修正等の保守業務を実施する。特に業務アプリケーショ
ンのバグは、業務処理に大きく影響している場合は迅速な修正対応を実施しなければなら
ない。また、最新の Internet Explorer 等のブラウザに対応し、ブラウザのバージョンアッ
プに伴うシステム改修は無償で対応すること。なお、ハードウェア保守及びソフトウェア
保守業務ともに業務実施に当たっては、急を要する場合の対応を除き、あらかじめ承認さ
れた実施スケジュールに基づき業務システム利用に支障のない日程で実施することとし、
業務実施後には報告書を作成提出するものとする。
業務に要する部品、バックアップ媒体にかかる費用は本業務に含むものとする。
（６）機器・ソフトウェア管理
導入したハードウェア、什器類の設備、ソフトウェア等については、管理台帳を作成し、
内容を常に最新の状態に保持しなくてはならない。
台帳の明細については、設備区分、管理ＩＤ、名称、製品名、型式、バージョン、ライ
センス数、メーカー、数量、設置場所、メンテナンス記録その他管理に必要な情報を記載
すること。
（７）オペレーション内容
① システムデータバックアップ
② バックアップ媒体保管
③ ジョブのスケジュール登録・変更
④ データのバックアップ運用
⑤ 定期の人事異動及び組織改正等に伴うデータセットアップ（提供データの取込みのための
加工を含む）
⑥ ログファイル収集・分析・累積
⑦ 障害検知・調査・分析
⑧ 障害復旧対応
⑨ オペレーション業務の実施報告書作成
⑩ 会議における報告
（８）システム稼動後のサポート
受託業者はシステム稼動後、２ヶ月間程度サポートデスク（ＳＥ）を常駐させ、障害、
問い合わせ等に対応すること。
詳細の常駐期間及び時間については別途協議の上で定めるものとする。また、システム
が安定稼動に入った後でも、市側管理者のシステム運用に関する問い合わせに対して、迅
速に電話・メールあるいは訪問にて対応すること。
（９）報告
上記（１）～（８）について、必要な報告書の作成と会議における報告を実施すること。
（１０）サービスレベルアグリーメント（ＳＬＡ）の規定
本事業の履行にはサービスレベルを設定し、市及び受託事業者による協定締結を予定して
いる。
サービスレベルの測定値が協定値に達していない場合の取扱いについては、重要度に応じ
て点数化し対応方法等について協議して定めることを予定している。
（１１）次期システムへの移行
本契約の履行期間の満了、全部若しくは一部の解除、又はその他契約の終了事由の如何
を問わず本業務が終了する場合は、本業務終了日までに本業務を本市が継続して遂行できる
よう誠意を持って協力すること。また、本市がデータベース内のデータ提供（ユーザ情報や、
格納ファイルなど）を求めた際は、無償でＣＳＶ等汎用性のあるデータ形式で提供すること。
3.3 研修業務
システムの本稼動前に利用課職員に対してシステム操作研修を実施する。業務実施にあたっては次の
とおり。
（１）研修実施計画
稼動スケジュールに合致した研修実施計画を作成し、市の承認を受けなければならない。
研修実施計画には、対象業務名、研修内容、実施期間、受講人数、実施場所等を記載す
る。
計画は、システム操作の難易度によって実施回数を複数確保するなど、実際の業務執行
に十分対応できるレベルを習熟可能なる計画とすること。
（２）研修に必要なテキスト等資料
研修実施に必要なテキストを必要数量作成準備することとする。
テキスト・操作マニュアル等は、利用課職員が実際の業務執行において十分参考となる
内容を記述する。
4 検査、納品について
4.1 検査と瑕疵担保責任について
（１）検査
・事前検査
受注者は、予めシステムの仕様に基づき、納入するソフトウェアについて本市の承認を受
けること。
仕様に基づいたシステムであることを書面にて確認できる資料を用意すること。
・機能要件確認テスト
機能要件確認のためテストを行う。テスト項目は機能要件書に記載されている全項目と
する。
テストに必要なデータ及びチェックリスト等は受注者にて作成し、本市の承認を得るこ
と。テスト実施時は、操作方法等について説明その他支援を行い、円滑にテストが実施で
きるようにすること。管理者テスト時のシステム環境は、本番データが入力されていない
ということを除いては、本番環境と同等とすること。
・レスポンステスト
ユーザ登録、必要データ等の設定が完了した時点でレスポンステストを行うこと。3 事
業範囲の詳細、3.1 システム構築、（１）システム要件、②ソフトウェア要件で指定してい
る基準を満たせるように最大限努力すること。
計測にはテスト端末に新たにソフトウェア等を導入せずとも計測可能な手段を使用する
こと。検査に必要な環境（検査ツール、機器類及び設定）は受注者が用意すること。検査
場所、ネットワーク構成、レスポンスを計測する画面の種類、検査シナリオ、検査結果報
告の内容、提出する報告書の書式等、検査仕様全般について、本市と協議の上決定し、実
施すること。また、導入する製品固有の検査手法に基づく検査を実施するなど、多角的、
かつ詳細に実施すること。レスポンステストの時期、回数、内容等については、導入計画
を立てる際に本市と協議して決定すること。
・全ユーザー確認テスト
本番稼動前に、全ユーザが利用できる環境を用意し、本番稼動と同等の環境で１週間以
上テスト稼働を行うこと。
・立会検査
本仕様に記載する全項の内容について検査を行う。検査に際して必要な資料の作成及び
作業は受注者にて行うこと。本検査は、本システムが全ユーザ確認テストにて正常に動作
することを確認した後に実施する。受注者は、この検査を受けるため、必要な資料（検査
成績書等）を立会検査の１週間前までに提出するものとする。
・合否の判定
検査成績が本仕様書の規定に適合したとき合格とする。規定に適合しないときは、直ち
に本市と協議し、必要な要件を満たすよう修正等を行い、再検査を受けなければならない。
また、この修正、再検査に要する費用は受注者の負担とする。
・テスト及び検査の費用
テスト、検査、それらの事前調整に関する費用は受注者の負担とする。
・検査場所
すべて那覇市役所内で行う。
・テスト及び検査時のマニュアル
それぞれの検査項目に応じて、必要な操作マニュアルを用意すること。
（２）瑕疵の対応
本業務の実施における瑕疵の取り扱いについては、受託事業者の瑕疵担保責任期間を検収
後１年とし、隠れた不具合、機能不足や機能不良等を整備するものとする。
（３）提出書類
書面による説明書・マニュアル等主要ドキュメントは正副１部、さらに電子データ
（CD-ROM 等）の提出を求める。ただし、運用中に作成・更新されるものは適宜書面及び
電子化して納品すること。
区分・ドキュメント名
内容
①システム構築
システム機能説明書
システムの機能を説明したドキュメント、取り扱い説明書等
システム設計書
システムのパラメタ及び定義ファイル構造、システム構築に関わる設定等
ＤＢ項目説明書
業務システムの DB 及び TABLE の構造及び項目に関する説明書
システム構成図
システムの構成を説明した図
稼動試験報告書
システムの機能試験、システム動作試験等、総合試験実施報告書
設備管理台帳
導入した全設備の管理台帳（ソフトウェア含む）
議事録
打ち合わせの議事録
総合試験成績書
システムの試験成績書
業務完了報告書
業務完了報告書
②サービス維持・保守
運用手順書
各業務システムの日・週・月・年・随時の運用説明書、メンテナンス体制表、担当者連絡表等
設備管理台帳
導入ハードウェア、ソフトウェアの管理台帳
実施報告書
維持・保守業務の実施報告書
③研修
研修計画書
研修項目及び実施内容を網羅した研修計画書
実施スケジュール表
研修実施スケジュール表
研修テキスト
受講者用研修テキスト
実施報告書
研修実施報告書
5 その他
5.1 機密保持について
業務受託者は、業務実施において知り得た行政内部情報（周知の情報は除く）及び個人情報について、
本業務の目的以外に使用し又は第三者に開示若しくは提供してはならない。業務上で使用するデータは、
その情報が漏洩することのないよう厳格に取り扱うこと。
業務受託者は、運用業務時等いかなる場合においても個人情報のデータ持ち出しは厳禁とする。
5.2 遵守法令等
受託事業者は、関係法令を遵守し、稼動するシステムが適切適法な環境のもとで稼動及び利用できる
よう受託業務にあたることとする。
5.3 著作権等
受託事業者は、本事業で開発したソフトウェア等に関し、著作物使用許諾を発注者側及び発注者が本
稼動時に委託するシステム運用事業者に認めることを要件とする。なお、商用製品及び OSS に関する
ソフトウェアの追加、改修は適用されているソフトウェアライセンス内容に準拠する。
5.4 業務適用範囲の確認
本業務の実施について、社会一般に通常実施される情報システムの構築における業務項目は、本仕様
書に記載のない事項であっても業務の範囲とする。
受託事業者は、当該項目について疑義があるときは発注者と協議することができる。

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