事務部技術管理課・教育支援センター技術支援課 別府 誠・大森 康朝・諸星 芳和 業務改善着眼点 技術管理課の業務の一つとして、学生用機器貸し出し返 却業務があり、大学の財産である機器を管理する必要が あるが、以下のような問題点があり、効率化を図りたいと 考えていた 貸し出し伝票用紙（２枚複写）を使用しているが、用紙が１ 部24円と高値 学生の窓口利用時間帯が、昼休み時間や４時限目終了時 などに集中し業務担当者に負担がかかる 予約重複が無いかなどの検索・確認の手間がかかる 未返却など在庫管理が困難 バーコードを使用した情報管理システム ２００６年度業務改善コンテストにおいて、最優秀賞を受 賞した技術支援課のバーコード・磁気カードを使用した 情報管理システムに着目した 技術支援課にシステムの開発協力を依頼し、バーコードを 使用した学生貸し出し用機器管理システムの開発・導入 を行った 内部開発プログラム導入の利点 過去の業務改善コンテストの成果の有効活用 運用実績のある内部開発プログラムの利用による導入 時の低コスト化 技術支援課との協力体制の確立 業務時間の短縮等、業務の効率化が短期間に達成 改善前の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（予約） 学生が貸し出し伝票用紙 を技術管理課に来課して 受け取る 機器別予約一覧表で、貸 出希望期間の在庫を確 認し、仮予約 必要事項を記入し、学生 支援課に確認印を貰った 上、正式予約、サイン 改善前の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（貸出） 学生が予約済貸し出し伝 票用紙を持って来課 機器別予約一覧表で、貸 出希望期間の予約を確 認 機器現物と確認の上、借 用者、貸出担当者がサイ ン、控え伝票を渡し、本伝 票をファイリング 改善前の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（返却） 学生が返却機器と控え伝 票を持って来課 伝票と返却機器を確認し、 返却者、確認者がサイン 学生に控え伝票を渡し、 本伝票をファイリング 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（利用者登録） 公認学生団体にバーコー ド登録申込書を配布 公認学生団体は必要事 項を記入の上、学生支援 課承認印を貰い、技術管 理課に提出 登録者データを入力し、 貸出カードを作成し、交付 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（機器登録） 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（予約） 読込 予約表 読 込 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（貸出） 読 込 貸出 貸出表 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（返却） 読 込 受け取り ・学生の手続きが簡素化し、利用満足度が向上 ・借用者と貸出時間の電子データ化で貸出データ管理が容易 ・未返却リスト等の自動作成で正確な在庫・借用者管理が容易 ・機器の使用頻度や故障情報の入力で機器情報の管理が容易 ・他部署の貸出業務への応用が可能 ・バーコード導入をキーにして部署間の協力体制確立
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