Schulungsunterlagen für und mit Microsoft Dynamics™ NAV 2016 © SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) Erstellt von: Sonja Klimke, 2015/2016 Leseproben_NAV2016 Seite 1 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke © SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) Erstellt von: Sonja Klimke, 2016 Leseproben_NAV2016 Seite 2 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Überblick Grundlagen für STARTER mit… Ab Seite 5 Marketing mit… Ab Seite 20 Beschaffung mit… Ab Seite 38 Verkauf mit… Ab Seite 80 Lager- & Logistikabläufe mit… Ab Seite 105 Erste Schritte rund um das Ab Seite 139 Finanzmanagement mit… Service mit… Ab Seite 161 Ressourcen & Einblick in Projekte mit… Ab Seite 187 Leseproben_NAV2016 Seite 3 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke ALLGEMEINE INFORMATION Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie eine „Leseprobe“ mit den Inhalten der unterschiedlichen NAV-Unterlagen, die ich für Endanwender und „Neu-Einsteiger“ in das Thema Microsoft Dynamics™ NAV2016 erstellt habe. Diese Unterlagen sind keine MOC-Unterlagen! Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung im Support- und Projektgeschäft habe ich diese Schulungsunterlagen anwenderbezogen und praxisnah zusammengestellt. Mit anderen Worten: in diesen Unterlagen finden Sie die Bereiche, die von Endanwendern „draußen“ hauptsächlich genutzt werden. Im Gegensatz zu den MOC-Unterlagen werden einige der möglichen „Features“ in NAV daher nicht angesprochen oder nur kurz angeschnitten. Des Weiteren: diese Unterlagen gibt es nur auf Deutsch. Andere Sprachen sind zurzeit nicht vorgesehen. Alle hier gezeigten Unterlagen (ebenso wie alle zukünftigen Unterlagen) finden Sie auf unserer Website: www.spots-bss.com – und hier unter „SPOTS – Angebote für Unterlagen“. Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren, Sonja Klimke MCT SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) Leseproben_NAV2016 Seite 4 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Grundlagen für STARTER mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7375-7125-8 – dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 45,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 5 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 6 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 7 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 8 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.4.2. Was versteht man unter „Stammdaten“? Unter „Stammdaten“ verstehen wir alle Daten, die Sie als Grundlage innerhalb von NAV bzw. Ihrer ERP-Lösung benötigen um bestimmte Prozesse abbilden zu können. So zählen zu den Stammdaten: Sachkonten (Bereich „Finanzbuchhaltung“) Debitoren (Bereich „Verkauf & Marketing“ – Ihre Kunden) Kreditoren (Bereich „Einkauf“ – Ihre Lieferanten) Artikel (Bereiche „Lager“, „Einkauf“, „Verkauf“, „Service“, „Produktion“, „Montage“ – alles was Sie ein- und verkaufen, produzieren, montieren können) Ressourcen (Bereiche „Projekte“, „Produktion“, „Montage“, „Service“ – gilt als „Mensch“ oder „Maschine“, bzw. wird für Dienstleistungen verwendet.) 2.4.3. Die „Tiere“ in NAV (korrekt wird dieser Begriff englisch ausgesprochen und klingt dann nach „teier“) Die alten NAV-Versionen waren eine sogenannte 2-Tier-Architektur. Die Oberfläche dieser Versionen wird heute unter anderem als „Classic Clients“ bezeichnet – abgesehen von der gerade genannten „Architektur“ unterscheiden sich diese Versionen auch von der Oberfläche im Gegensatz zu den heutigen Versionen. Schaubild „2-Tier“-Architektur PC (oder Laptops) mit einem NAV-Client PC (oder Laptops) mit einem NAV-Client Server (MS SQL-Server mit NAVDatenbank) PC (oder Laptops) mit einem NAV-Client Zugriff der „Clients“ erfolgt immer direkt auf die NAV-Datenbank. Leseproben_NAV2016 Seite 9 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um die Zugriffsmöglichkeiten zu verbessern, die Webfähigkeit zu steigern und die Performance einen Schritt nach vorn zu bringen, wurde mit der NAV-Version 6.x die sogenannte „3-Tier-Architektur“ aufgebaut. Der Vorteil: der „Client“ selbst greift jetzt nicht mehr direkt auf die eigentliche Datenbank zu sondern auf den vorgelagerten NAV-Server. Das bedeutet auch, dass die diversen Prozesse jetzt innerhalb des NAV-Servers „ausgeführt“ werden (was die Performance entlastet). Vereinfachtes Schaubild einer 3-Tier-Architektur: Microsoft-NAV-Clients Microsoft-NAV-Clients Microsoft SQL-Datenbank Microsoft-NAV-Server Microsoft-NAV-Clients Die Oberfläche der Versionen ab NAV2009 werden als „RTC“ bezeichnet – „Role Tailored Client“. Auf Deutsch „auf den Benutzer zugeschnittene Ansicht“. Sie können jedem Anwender ein Profil zuordnen – meldet sich der betreffende User an, hat er/sie eine entsprechende „Startseite“ sofort im Zugriff. Nicht zu verwechseln übrigens mit den Zugriffsrechten! Diese werden nach wie vor separat bei dem jeweiligen Benutzer oder bei der jeweiligen Benutzergrupppe hinterlegt. Leseproben_NAV2016 Seite 10 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.4.4. Classic Client vs. Role Tailored Client Zurzeit existieren noch einige ältere NAV-Versionen im Echtbetrieb. Damit Sie besser unterscheiden können, was mit „Classic Client“ und „Role Tailored Client“ gemeint ist, hier ein kleine Übersicht der Oberflächen. Hier die Ansicht eines Classic Clients“: Wie Sie anhand des Beispielbildes auf der vorigen Seite erkennen können, hat die „Classic“Variante eine Outlook-ähnliche Menüstruktur auf der linken Seite. Im oberen Bereich finden Sie eine Menü- und Symbolleiste, mithilfe derer Sie einige zusätzliche Funktionen rund um NAV einstellen bzw. nutzen können. Beispielsweise das Ändern des Arbeitsdatums, das Umstellen der Layoutsprache, usw. Werden bestimmte Menüpunkte nicht angezeigt, kann dies folgende Gründe haben: a) Dieser Menüpunkt/-bereich ist in der aktuellen Lizenz nicht zugelassen (das gilt nur für die Kunden, die ihre Lizenz vor der Version NAV2009 (oder bekannt als NAV6) zugelassen haben). b) Dem Benutzer wurde dieser Menüpunkt „entzogen“ (nicht zugewiesen) Mit den neuen Versionen 2009 und 2013 wurde zudem das Lizenzmodell für NAV mehrmals geändert. Heute können Sie sich zwischen zwei möglichen Lizenzvarianten entscheiden: einem „Starterpack“ und einem „Extended“ (oder „Advanced“ Pack). Während im Starterpack die Grundmenüs wie beispielsweise Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager vorhanden sind (+ einige weitere Teile verschiedenster anderer Menüpunkte) sind im „großen Lizenzpaket“ alle Menüpunkte freigeschaltet. Leseproben_NAV2016 Seite 11 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Hier im Gegensatz jetzt der „Role Tailored Client“ (RTC) - auf Deutsch so viel wie „auf den Benutzer zugeschnittene Rolle“. Wobei ich hier eher sagen würde: „auf den Benutzer zugeschnittene Ansicht“. Denn „Rolle“ könnte hier falsch verstanden werden. Der Vorteil der „RTC“-Oberfläche liegt in der Anzeige der sogenannten „Startseite“ – und hat mit den Zugriffsberechtigungen nichts zu tun. Ansicht der „RTC“-Oberfläche für die Verkaufsauftragsverarbeitung als Beispiel - von NAV2016 (Stand: Oktober 2015): 2.4.5 Wie sieht eine Datenbank eigentlich wirklich aus? Die „normalen“ Endanwender sehen im Endeffekt nur die Oberfläche(n) der jeweiligen ERPLösungen – vielen ist der tatsächliche Hintergrund einer solchen Datenbank nicht bewusst. Das ist ja für das Arbeiten mit NAV im Normalfall nicht unbedingt notwendig. Dennoch möchte ich nicht versäumen, Ihnen einen kleinen Überblick zu geben. Die Grundlage einer jeden Datenbank bilden die sogenannten Tabellen. In diesen Objekten werden alle Daten gespeichert, die in das System eingegeben werden – beispielsweise wenn Sie eine neue Kundenkarte anlegen. Damit diese Datensätze auch in einer strukturierten Reihenfolge angezeigt werden, vergeben die Entwickler „Schlüssel“. Der sogenannte „Primärschlüssel“ dient dabei in vielen Fällen als „Hauptschlüssel“ – meistens ist das so etwas wie die Kunden- oder eine Belegnummer. Diese Nummern sind „einmalig“ – und damit grundsätzlich zur Strukturierung und damit der Sortierung der Datensätze ideal. Der Einfachheit halber, unterteile ich (das ist meine persönliche „Unterteilung“! Anm. d. Verfasserin) die Tabellen in verschiedene Gruppen. Leseproben_NAV2016 Seite 12 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3. Alles was Recht ist… Nach dem der neue Client mit der NAV2009-Version das erste Mal an die „Öffentlichkeit“ kam, glaubten viele (und da nehme ich mich nicht aus), dass sich dadurch auch das Thema „Zugriffsrechte“ verändert hätte. Dem ist aber nicht so. Und da es nach wie vor immer wieder „Irrungen und Wirrungen“ bei diesem Thema gibt, habe ich Ihnen hier ein paar Dinge versucht zusammen zu stellen, die diesen Punkt etwas verständlicher machen. Im Großen und Ganzen hat sich bei den Zugriffsrechten als solches – früher als „Rolle“ bekannt – nichts verändert. Das bedeutet: der Administrator Ihres Unternehmens muss nach wie vor jedem Benutzer, der mit NAV arbeitet die entsprechenden „Berechtigungssätze“ (wie es heute heißt) zuweisen. Das „Profil“, welches jedem einzelnen Benutzer zugewiesen wird hat lediglich die Aufgabe, eine passende Ansicht der „Startseite“ und ggf. der Menüpunkte dem Anwender zur Verfügung zu stellen. Der Einfachheit halber, gehe ich jetzt nacheinander die verschiedenen Punkte durch – und setze alles am Ende zusammen… sollten Sie dazu weitere Fragen haben, wird Ihnen diese sicher Ihr Administrator beantworten oder Sie besuchen bei uns eine SystemadministratorSchulung. 3.1 Berechtigungssätze – die eigentlichen Berechtigungen Um erst einmal zu verstehen, welche „Rechte“ es überhaupt gibt und wie diese im Hintergrund aussehen, müssen wir uns als erstes den Punkt „Berechtigungssätze“ ansehen. Diesen finden Sie unter „Abteilungen“ – „IT Verwaltung“ – „Allgemein“ – „Berechtigungssätze“: Leseproben_NAV2016 Seite 13 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Klicken Sie auf diesen Menüpunkt – es öffnet sich eine Auflistung mit allen Berechtigungssätzen, die der „CRONUS“ zur Verfügung stellt. Hinter jedem einzelnen Berechtigungssatz wiederum verbergen sich die tatsächlichen Zugriffsrechte. Im Normalfall wird bei einem „Echtstart“ eines Projektes, diese Berechtigungssätze mit übernommen. Es steht Ihnen aber vollkommen frei selbst solche Datensätze zu hinterlegen und mit den entsprechenden Zugriffsrechten zu versehen. Gut zu wissen: Bitte ändern Sie keine Standard-Berechtigungssätze… erstellen Sie lieber einen komplett neuen und kopieren sich gegebenenfalls die Zugriffsrechte aus der Standardberechtigung in den neu erstellten Datensatz. Als Beispiel sehen wir uns hier zwei verschiedene „Sätze“ an – einmal „Artikel/Stückl., bearb.“ Und einmal „Artikel/Stückliste“ (siehe Pfeile) Diese beiden Berechtigungssätze steuern, ob ein Mitarbeiter beispielsweise Artikel neu anlegen, ändern oder löschen „darf“. Mit der gelben Markierung möchte ich Ihnen verdeutlichen, dass bereits in der Beschreibung auf die unterschiedlichen Rechte hingewiesen wird. Hat ein solcher Berechtigungssatz „bearb.“ (= bearbeiten) in irgendeiner Form in der Beschreibung, bedeutet das meistens, dass der Mitarbeiter Stammdatensätze anlegen, ändern und/oder löschen darf. HINWEIS: EIN Berechtigungssatz benötigen übrigens alle Mitarbeiter, die NAV nutzen wollen – und das ist „BASIS“ (in früheren Versionen unter „ALLE“ bekannt). In diesem speziellen Berechtigungssatz ist die Grundberechtigung für ganz bestimmte Tabellen, Tabellendaten und weiteren Objekten enthalten. Ohne diese Berechtigung, können die Anwender NAV unter Umständen nicht nutzen. Leseproben_NAV2016 Seite 14 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um sich einmal die tatsächlichen Rechte hinter einem Berechtigungssatz anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf die Zeile mit dem Datensatz „Artikel/Stückliste“: Es öffnet sich eine weitere tabellarische Ansicht: Wie Sie anhand dieses Bildschirmausschnittes sehen können, wird über die hier gezeigten Spalten die tatsächliche Berechtigung vergeben. Es gibt drei Optionen: Ja = Anwender darf die Funktion ausführen Nein = „leer“ = Anwender darf die Funktion nicht ausführen Indirekt = Anwender selbst darf die Funktion nicht ausführen – aber das System darf, wenn der Prozess, den der Anwender gerade durchführt, dies erfordert. Leseproben_NAV2016 Seite 15 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4. Wissenswertes rund um NAV Einige Punkte haben Sie bereits kennengelernt. Lassen Sie uns nun weitere Details rund um NAV herum ansehen und klären. Nach dem Sie NAV gestartet haben, sehen Sie – abhängig von dem jeweiligen Profil, dass Sie Ihrem Benutzer zugeordnet haben – die Startseite (auch „Rollencenter“ genannt). In den nachfolgenden Beispielen sehen Sie die Bildschirmausschnitte des Profils „Verkaufsauftragsverarbeitung“. Um Sie etwas besser mit den unterschiedlichen Bereichen der „Startseite“ vertraut zu machen, beginne ich von „oben nach unten“. 4.1 Die Titel- und Bearbeitungsleiste Die dunkel gefärbte Zeile ganz oben ist die sogenannte „Titelleiste“ – anhand dieser Zeile können Sie sofort erkennen, welches „Rollencenter“ (= Ihr Profil) Ihnen zugeordnet wurde und welches Programm Sie gerade nutzen. Links sehen Sie das „NAV“-Symbol ein kleines Kontextmenü: – wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnet sich Mithilfe dieses Kontextmenüs stehen Ihnen einige Grundfunktionen zur Verfügung – beispielsweise das „Minimieren“ der Ansicht. Leseproben_NAV2016 Seite 16 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.3 HILFE… was ist wenn ich mal eine Frage habe? Über „NAV“ stehen Ihnen einige Varianten einer „Hilfe“ zur Verfügung. Erfahrungsgemäß ist es zudem so, dass bei Unternehmen, die branchenspezifische Lösungen einsetzen, eine zusätzliche Onlinehilfe in die vorhandene Standardoption mit „eingebunden“ wurde. Denn: viele Felder und Funktionalitäten, die aufgrund der branchenspezifischen Lösung existieren kennt der „Standard“ ja nicht. Um die Onlinehilfe aufzurufen haben Sie mehrere Möglichkeiten: entweder Sie drücken „F1“ – der gleiche Aufruf gilt auch für andere Microsoft®-Programme – ODER Sie klicken auf den „blauen Reiter“ und dort dann auf HILFE – und wählen im Menü „Microsoft Dynamics NAVHilfe“. Eine weitere Möglichkeit sehen Sie unterhalb des „Suchfeldes“ in der Bearbeitungsleiste: Durch Klick auf das „Fragezeichen“ öffnet sich ebenfalls die Onlinehilfe. Eine kurze Erläuterung zu der Onlinehilfe: Klicken Sie zum Beispiel auf das „Fragezeichen“ unterhalb des Suchfeldes: Leseproben_NAV2016 Seite 17 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Auf der linken Seite sehen Sie bereits standardmäßig einige Schlagworte – oberhalb haben Sie zu dem verschiedene Reiter, die Sie für die aktive Suche innerhalb der Onlinehilfe nutzen können. Auf der „rechten“ Seite sehen Sie dann sofort das Ergebnis bzw. wird die entsprechende Erklärung ausgegeben. Sollten sich in dem „Ergebnistext“ blau hinterlegte und/oder unterstrichene Begriffe befinden, spricht man von sogenannten „Hyperlinks“. Durch Klick auf den jeweiligen „Hyperlink“ leitet das System Sie intern auf die nächste „Erklärung“ weiter, ohne dass Sie erneut einen Suchbegriff eingeben müssten. Übrigens: wenn Sie sich innerhalb eines Feldes befinden und Sie möchten mehr dazu wissen, drücken Sie einfach „F1“ und die Onlinehilfe wird passend zu diesem Feld aufgerufen. HINWEIS: Wenn Sie eine branchenspezifische Lösung einsetzen, ist es sehr häufig der Fall, dass es dort zusätzliche Felder in den Karten (z.B. der Debitorenkarte/-ansicht) oder spezielle Funktionen/Module gibt. In diesem Fall kann es durchaus sein, dass Sie in der Onlinehilfe dazu keinen Eintrag finden – sofern Ihr Microsoft®-Partner die Onlinehilfe für Ihre Lösung nicht erweitert hat. Weitere Menüpunkte, die Sie unter „Hilfe“ im „blauen Reiter“ finden: Seitennotizen: Seit der Version Microsoft Dynamics™ NAV2013 ist der Punkt „Seitennotizen“ dazu gekommen. Eine weitere Möglichkeit erklärende Texte zu bestimmten Punkten zum Beispiel selbst zu erstellen (dazu im Kapitel „NAV und OneNote“ mehr) „Info zu dieser Seite“: Der Punkt „Info zu dieser Seite“ zeigt Ihnen – abhängig davon auf welchem Bereich Sie sich gerade befinden – diverse Hintergrundinformationen an. Beispiel: haben Sie einen Verkaufsauftrag geöffnet und klicken jetzt auf diese Option, zeigt Ihnen das System alle Tabellenfelder aus der Tabelle „Verkaufskopf“ an (Tabelle 36). Diese Funktion brauchen wir öfters im Support um bestimmte Fälle nachvollziehen zu können. Auf Zeilenebene im Beleg gibt es die gleiche Funktionalität – dazu muss allerdings die Tastenfunktion STRG + ALT + F1 genutzt werden. (Achtung: sollte Ihre Grafikkarte dieses Tastaturkürzel ebenfalls „nutzen“, muss das vorher geändert werden!). Info zu Microsoft Dynamics NAV: Bei diesem Punkt erhalten Sie eine allgemeine Information zu der von Ihnen eingesetzten NAV-Version (inklusive Anzeige der „Build-No.“) samt der von Ihnen verwendeten Lizenz. Leseproben_NAV2016 Seite 18 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.4 NAV und OneNote Mit „OneNote“ steht Ihnen ein Microsoft®-Produkt innerhalb von NAV zur Verfügung, mit dem Sie beispielsweise „Notizbücher“ für sich selbst zusammen stellen können um so schnell und einfach bestimmte Prozessabläufe zu dokumentieren. Oder eben einfach „Notizen“ zu bestimmten Kunden zum Beispiel zu erfassen. Sie können Ihr „OneNote“ nur nutzen, wenn diese Variante in Ihrem Profil zugeordnet wurde. Bedenken Sie dabei bitte, dass das Profil mehreren Benutzern zugewiesen wird – das heißt, wenn Sie und Ihre Kollegen „OneNote“ nutzen möchten, achten Sie darauf, dass jeder zugreifen kann. 4.4.1 Einstellung in „OneNote“ Bevor Sie mit „OneNote“ starten können, benötigen Sie zunächst eine Voreinstellung in diesem Programm. Die nachfolgenden Bilder zeigen Ansichten aus Office365/OneNote: Öffnen Sie „OneNote“ und klicken Sie auf „NEU“: Es öffnet sich eine weitere Ansicht: Leseproben_NAV2016 Seite 19 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Marketing mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7375-7782-3 – dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 79,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 20 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 21 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 22 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 23 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 24 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 25 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 26 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 27 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 28 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 29 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 30 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 31 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 32 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 33 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 34 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 35 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 36 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 37 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Beschaffung mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7375-8518-7 – dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 89,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 38 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke ALLGEMEINE INFORMATIONEN ....................................................................................................... Überblick zu diesem Kurs:..................................................................................................................... 1. Allgemeines ......................................................................................................................................... 1.1 Zusammenhänge in NAV ............................................................................................................ 2. Disposition mit Microsoft Dynamics™ NAV ................................................................................... 3. Der Einkauf.......................................................................................................................................... 3.1 Überblick und Einrichtung des Einkaufsmoduls ...................................................................... 3.1.1 Der Einkäufer......................................................................................................................... 3.1.2 Die Einrichtung der Bestellabwicklung .............................................................................. 3.1.3 Die Einrichtung „Lager & Bewertung“ ................................................................................ 3.2 Stammdatenpflege – Kreditor & Artikel .................................................................................... 3.2.1 Der „Kreditor“ (= Lieferant) .................................................................................................. 3.2.1.1 Die Stammdatenkarte „Kreditor“ ................................................................................. 3.2.1.2 Übung: Erstellen von zwei neuen Kreditoren (einmal „National“ und einmal „International“): ............................................................................................................................ 3.2.1.3 So funktioniert das: Anlegen eines neuen Kreditors ................................................ 3.2.2 Was kann ich in bzw. über NAV „beschaffen“? ................................................................ 3.2.3 Rund um einen Artikel .......................................................................................................... 3.2.3.1 Bevor wir mit der Praxis loslegen… noch ein paar Hinweise, Tipps & Übungen 3.2.3.2 Übung: Anlage eines neuen Artikels .......................................................................... 3.2.3.3 Brauchen Sie Unterstützung?...................................................................................... 3.3 Fazit zu den Stammdaten „Kreditor“ und „Artikel“............................................................... 3.4 Einfluss der Lagerhaltungsdaten(karte).................................................................................... 3.5 Eine zusätzliche Information zu dem „Wiederbeschaffungsverfahren“ ............................... 3.6 Bestellvorschläge – das Planungswerkzeug im bzw. für den Einkauf ................................. 3.6.1 Notwendige Einrichtungsparameter für den Bestellvorschlag (Einkauf) ...................... 3.6.2 Erstellen eines Bestellvorschlages .................................................................................... 3.6.2.1 Übung: Erneuter Durchlauf von „Planung berechnen“ – gefiltert auf einen Artikel ............................................................................................................................................ 3.6.3 Erstellen eines wiederkehrenden Bestellvorschlages ..................................................... 3.7 Ein möglicher Ablauf im „Einkauf“ – von der Anfrage bis zur Einkaufsrechnung ............... 3.7.1 Hinterlegen von alternativen Einkaufspreisen .................................................................. 3.7.1.1. „Highlights“ rund um alternative Einkaufspreise – Staffelpreis & more................ 3.7.1.2 Übung zum Thema „Staffelpreise“ .............................................................................. 3.7.2 Hinterlegen von Zeilenrabatten bei einem Kreditor bzw. einem Artikel........................ 3.7.3 Hinterlegen von verschiedenen Lieferanten zu einem Artikel ....................................... 3.7.4 Einkaufsanfrage .................................................................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 39 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.7.4.1 Eine mögliche Alternative, wenn Artikel bei mehreren Lieferanten angefragt werden müssen bzw. sollen ...................................................................................................... 3.7.5 Rund um eine Einkaufsbestellung...................................................................................... 3.7.5.1 Erstellen einer Bestellung aus einer Einkaufsanfrage ............................................. 3.7.6 Die Bestellung & einfache Warenannahme direkt über die Bestellung selbst ............ 3.7.7 Die Bestellung & eine Warenannahme über „Wareneingang“....................................... 3.7.8 Kurze Zusammenfassung zum Thema „Warenannahme“ ............................................. 3.7.9 Der Lieferscheinstorno ......................................................................................................... 3.7.10 Die Einkaufsrechnung ........................................................................................................ 3.7.10.1 Direktes Fakturieren aus der Einkaufsbestellung................................................... 3.7.10.2 Die Einkaufs-„Sammelrechnung“ .............................................................................. 3.8 Die Rahmenbestellung ................................................................................................................ 3.8.1 Was passiert, wenn erst nach Erstellung der Bestellung erkannt wird…. ................... 3.9 Einkaufsreklamation und Einkaufsgutschrift ............................................................................ 3.9.1 Einkaufsreklamation – die Ware ist „nicht in Ordnung“................................................... 3.9.1.1 Beleg kopieren ............................................................................................................... 3.9.1.2 Funktion „zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ..................................... 3.9.1.3 Weitere Bearbeitung & Hinweise ................................................................................ 3.9.2 Einkaufsgutschrift – eine andere Option ........................................................................... 3.10 Lieferanmahnung ....................................................................................................................... 3.10.1 Fazit Lieferanmahnung/Lieferantenbewertung .............................................................. 3.11 Eingehende Belege im Einkauf................................................................................................ 3.11.1 Eingehenden Beleg an einen Kreditorenposten „hängen“ PLUS Nutzen der Zu/Abschläge (Artikel) im Einkauf..................................................................................................... 4. Einblick in das Montagemodul ......................................................................................................... 4.1 Die Montageeinrichtung .............................................................................................................. 4.2 Der (Montage-)Artikel .................................................................................................................. 4.3 Programmfertigung = Auftragsbezogene Montage................................................................. 4.4 Lagermontage (= „Lagerfertigung“) ........................................................................................... 4.5 Stornieren eines Montageauftrages .......................................................................................... 4.6 Das Thema „Set-Artikel“. ............................................................................................................ 4.6.1: Fazit zu diesem Thema: ..................................................................................................... 5. Einblick in das Thema „Produktion“................................................................................................. 5.1 Allgemeine Information ............................................................................................................... 5.2 Die Einrichtung der Produktion .................................................................................................. 5.2.1 weitere Einrichtungsparameter ........................................................................................... 5.3 Der Artikel – Informationen zu den produktionsrelevanten Feldern ..................................... Leseproben_NAV2016 Seite 40 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.4 Fertigungsstammdaten – Fertigungsstücklisten und Arbeitspläne....................................... 5.4.1 Die Fertigungsstückliste....................................................................................................... 5.4.1.1 Übung: Erstellen einer neuen Fertigungsstückliste.................................................. 5.4.1.2 Übung: Kopieren von Fertigungsstückliste ................................................................ 5.4.1.3 Übung: Ändern oder Korrigieren von Fertigungsstücklistenzeilen und Verwenden der Versionen ......................................................................................................... 5.4.1.4 Wie kann ich sehen, wo ein Artikel verwendet wird, bzw. in welchen Artikeln die Fertigungsstückliste hinterlegt wurde? „Verwendung“ ................................................... 5.4.2 Die „Phantomstückliste“ ....................................................................................................... 5.4.3 Übung: Zuweisen von Fertigungsstücklisten zu neuen Artikeln .................................... 5.4.4 Lager- und Fertigungseinheitencodes ............................................................................... 5.4.4.1 Verwendung des Feldes „Formel“ in der Fertigungsstücklistenzeile ..................... 5.4.5 Spezielle Reports rund um „Fertigungsstücklisten“ ......................................................... 5.4.5.1 Fert.-Stückliste Artikel ersetzen .................................................................................. 5.4.5.2 Abgelaufene Komponenten löschen .......................................................................... 5.4.5.3 Stücklistenebene berechnen ....................................................................................... 5.4.6 Diverse Berichte rund um Fertigungsstücklisten ............................................................. 5.5 Rund um das Thema „Kapazitäten“ .......................................................................................... 5.5.1 Zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Einrichtungen .................................. 5.5.2 Arbeitspläne ........................................................................................................................... 5.5.2.1 Von den „Zeiten“, die Sie hinterlegen können – Stichwort „Durchlaufzeit“ ........... 5.5.2.2 Informationen zu dem Thema „Arbeitsplanversionen“ ............................................. 5.5.2.3 Übung: Erstellen eines neuen Arbeitsplanes und Zufügen des Arbeitsplanes zu einem Artikel........................................................................................................................... 5.5.2.4 Weitere Informationen zu dem Thema „Verbindungscode“ .................................... 5.5.2.5 Parallele Arbeitspläne – Ein Beispiel und eine Übung ............................................ 5.5.3 Diverse Berichte im Menü „Kapazitäten“ .......................................................................... 5.6 Überblick – Unterschied zwischen „Montage“ und „Produktion“........................................... 5.7 Der Planungsvorschlag ............................................................................................................... 5.7.1 Erläuterungen rund um den Planungsvorschlag:............................................................. 5.7.2 Eine kleine „Zusammenfassung“ zu dem Thema „Planungsvorschlag“:...................... 5.8 Rund um einen Fertigungsauftrag (Produktionsauftrag) ........................................................ 5.8.1 Allgemeine Informationen .................................................................................................... 5.8.2 Erstellen eines Fertigungsauftrages - manuell ................................................................. 5.8.2.1 Informationen zu dem „Status“ .................................................................................... 5.8.3 Änderungen rund um einen Fertigungsauftrag ................................................................ 5.8.4 Aufruf und Drucken verschiedener Berichte aus dem FA .............................................. Leseproben_NAV2016 Seite 41 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.8.5 Fertigungsauftrag ist jetzt “in Arbeit” – Buchen von Verbrauch und Beenden ............ 5.8.5.1 Buchen des Verbrauchs ............................................................................................... 5.8.5.2 Stornieren des Verbrauchs .......................................................................................... 5.8.5.3 Buchen der Istmeldung ................................................................................................. 5.8.5.4 Stornieren der Istmeldung ............................................................................................ 5.8.5.5 Beenden des Fertigungsauftrags ................................................................................ 5.8.6 Fertigungsaufträge aus Verkaufsaufträge – und Einblick in die „Auftragsplanung“ ... 5.8.6.1 Erstellen eines neuen Fertigungsauftrages direkt aus einem Verkaufsauftrag ... 5.8.6.2 Erstellen eines neuen Fertigungsauftrages über die Auftragsplanung ................. 5.8.6.3 Hinweis zu dem Thema „FA erstellen für Verkaufsaufträge“ .................................. 5.8.7 Einblick in das Thema „Fremdarbeit“ ................................................................................. 5.8.7.1 Zusammenfassung ........................................................................................................ 5.9 FAZIT ............................................................................................................................................. 6. Abkürzungen & Fachbegriffe kurz erklärt ....................................................................................... Tipps – interessante Partner für Sie: ................................................................................................... Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) ........................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 42 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 1.1 Zusammenhänge in NAV Vereinnahmung von Waren z.B. durch Buchen von Einkaufslieferungen, Verkaufsrücknahmen und entsprechende Rechnungen bzw. Gutschriften = Bilden von Kreditorenposten, detaillierten Kred.-Posten, MwSt.-Posten, Sachposten & Wertposten Buchungsvorgänge direkt in der Finanzbuchhaltung – wie z.B. „Miete“, „Versicherung“, etc. = direktes Buchen auf Sachkonten = Sachposten Lager = Buchen von Warenein- und – ausgängen, Umlagerungen, Inventuren, interne Lagerabläufe, etc Finanzbuchhaltung (Sachkonten „gekoppelt“ über die Buchungsgruppen) = Bilden von Artikel- & Wertposten Verkaufen von Waren und Dienstleistungen – Buchen von Verkaufslieferungen, -rechnungen, gutschriften etc. = Bilden von Debitorenposten, detaillierten Deb.-Posten, MwSt.Posten, Sachposten, Wertposten, etc. Montage & Produktion – eigene Herstellung von Artikeln Buchen = Bilden von Artikel-, Wertund Ressourcenposten sowie Kapazitätsposten. In einer NAV-Datenbank wird jeder buchungsrelevante Vorgang in sogenannten „Postentabellen“ gespeichert. Anders gesagt: jeder einzelne Buchungsvorgang ergibt einen oder mehrere Posten. Und diese Posten wiederum dienen als Grundlage für Auswertungen, Analysen und Berichte, usw... . Dadurch ist jeder Vorgang so transparent wie möglich gehalten und kann über die Posten nachvollzogen werden. Wie Sie anhand dieses Beispiels sehen können, hängt in NAV „irgendwie“ alles immer zusammen – darüber sollten Sie sich bitte im Klaren sein. Letztendlich hinterlässt also jede Buchung bzw. jeder Vorgang seine „Spuren“ – was bei einer solchen Datenbank auch gewollt ist. Denn nur dann können beispielsweise Auswertungen und Statistiken tatsächlich auch „greifen“… Leseproben_NAV2016 Seite 43 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2. Disposition mit Microsoft Dynamics™ NAV Wie Sie anhand des Titels der Unterlage erkennen können, beschäftigen wir uns in den nächsten Kapiteln mit dem Thema „Beschaffung“. Warum heißt dieses Handbuch nicht „Disposition mit…“? Dazu ein kleiner Auszug aus wikipedia.de zu dem Begriff „Disposition“: „Die Disposition ist die mengenmäßige Einteilung von Aufträgen mit aktuellen Leistungsanforderungen und die terminierte Zuweisung zu den verfügbaren Ressourcen. Im laufenden Tagesgeschäft hat die disponierende Stelle (Disposition) die Aufgabe, die eingehenden Aufträge einzuteilen und den leistenden Stellen ihren Dispositionsbereich zu zuweisen, sowie die Materialströme und Warenbestände so zu lenken, dass alle Aufträge zu minimalen Kosten zum gewünschten Liefertermin zuverlässig ausgeliefert werden. Auch die Bestellung der Waren ist eine Aufgabe der Disposition. Voraussetzung für eine kostenoptimale Disposition beeinflusst werden. Es wird unterschieden zwischen der bedarfsgesteuerten und der verbrauchsgesteuerten Disposition, in einigen Fällen werden auch subjektive Verfahren (Schätzungen) angewendet. …“ Und … „Eine weitere Bedeutung liegt im Bereich der Organisation. Während durch Organisieren immer dauerhafte Regelungen geschaffen werden, werden durch Disponieren Regeln für besondere Ereignisse festgelegt…“ (Quelle: www.wikipedia.de – gesucht nach „Disposition“) Und nun zu der oben gestellten Frage: dieses Handbuch heißt deshalb „Beschaffung mit… “ weil wir uns in den nächsten Kapiteln mit den praktischen Möglichkeiten und Voraussetzungen innerhalb von NAV zu diesem Thema beschäftigen werden. Die „Beschaffung“ ist ein Teil des Begriffes „Disposition“. Die Zusammenhänge und Wege wie Waren (= Artikel) beschafft werden können, sind in NAV unterschiedlich. Sie haben folgende Möglichkeiten: Einkauf Montage Fertigung (Produktion) Umlagerung* *Umlagerung = diese Beschaffungsmethode ist dann möglich, wenn Sie mit Lagerhaltungsdaten arbeiten – eine Option in NAV einen Artikel auf unterschiedlichen Lagerorten unterschiedlich zu beschaffen. Leseproben_NAV2016 Seite 44 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.1 Überblick und Einrichtung des Einkaufsmoduls Wie überall in Microsoft Dynamics™ NAV2016 müssen bestimmte grundsätzliche Einrichtungsparameter gesetzt sein. Damit auch im „Einkauf“ alle Vorgänge korrekt laufen können, müssen Sie bzw. der für Ihr Haus zuständige Administrator einige Einstellungen vornehmen und auch mit den Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung klären, welche Buchungsgruppen (wie z.B. die Geschäftsbuchungsgruppe beim Kreditor) hinterlegt werden muss. Da der Einkauf in vielen Firmen auch für die Einrichtung der Artikel bzw. der Neu-Anlage und der Pflege von vorhandenen Artikeln verantwortlich ist, werden wir in einem späteren Kapitel („Stammdatenpflege“) auch auf die wichtigen Felder bei diesen Stammdaten eingehen. Beginnen wir zunächst mit der „allgemeinen Einrichtung“ des Einkaufsmoduls. Nach dem Sie NAV2016 gestartet haben, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt „Abteilungen“ – „Einkauf“ – „Verwaltung“ und dort auf „Kreditoren & Einkauf Einr.“ Leseproben_NAV2016 Seite 45 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sobald Sie auf den Menüpunkt „Kreditoren & Einkauf Einr.“ geklickt haben, öffnet sich folgende Ansicht: Diese „Maske“ unterteilt sich in verschiedene Register – wie Sie hier anhand des Bildschirmausschnitts sehen können. Das verschafft Übersichtlichkeit und soll Ihnen die Einrichtung erleichtern. Zusätzlich zu den verschiedenen Registern sehen Sie oberhalb ein sogenanntes Menüband – in diesem Fall mit nur zwei „Reitern“ (ja, auch der „blaue“ Reiter zählt als eigene Unterteilung!). In einem solchen Menüband sind wiederum Symbole vorhanden die die unterschiedlichsten Funktionalitäten darstellen bzw. beinhalten. In dem oben gezeigten Bildschirmausschnitt sehen Sie zum Beispiel das Symbol „Ansicht“ – wenn Sie auf dieses Symbol klicken öffnet sich die Einrichtungskarte erneut – dann allerdings in einem nicht-beschreibbaren Modus (= Änderungen an dieser Maske wären damit ausgeschlossen). Bevor jetzt zu den einzelnen Feldern in dieser Einrichtung kommen, vorab eine kleine Information: Im CRONUS sind bereits einige Einstellungen vorhanden. Ob diese Einrichtungen ebenso für Ihr Echtsystem Sinn machen entscheiden Sie am besten zusammen mit den für Sie zuständigen Ansprechpartner – VOR dem Echtstart! Zum besseren Verständnis folgen auf den nächsten Seiten zunächst die Erläuterungen zu den einzelnen Feldern in den unterschiedlichen Registern. Leseproben_NAV2016 Seite 46 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Register „Allgemein“ Feldname Erläuterung Rabattbuchung Ihnen stehen vier mögliche Optionen zur Verfügung: Keine Rechnungsrabatte Zeilenrabatte Alle Rabatte Über eine Einstellung hier steuern Sie, ob ermittelte Rabattbeträge auf gesonderte Sachkonten gebucht werden sollen oder nicht. Das bedeutet: steht hier „keine“ würden ermittelte Rabattbeträge sofort vom Verbindlichkeitskonto abgezogen. Meine Empfehlung hier: immer auf „Alle Rabatte“ stellen – und dafür sorgen, dass in den Buchungsgruppen die korrekten Sachkonten für Rabattbuchungen hinterlegt sind. Das schafft mehr Transparenz! Lieferschein b. EK-Rechnung Rücklieferung bei Gutschrift In Deutschland gilt die Regel: „keine Buchung ohne Beleg!“ Eine Regel, die unbedingt eingehalten werden sollte. Wenn Sie im Einkauf z. B. eine sogenannte „Direktrechnung“ erfassen, dort einen Artikel eintragen und auf „Buchen“ klicken, würde das System nur MIT einem Häkchen an dieser Stelle einen gebuchten Einkaufslieferschein erstellen. (Es geht hier „nur“ um einen gebuchten Beleg – die Posten sind immer korrekt – ob mit oder ohne Häkchen!) Rechnungsrundung Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Einkaufsrechnungen bzw. –gutschriften die Beträge gemäß Vorgabe aus der „Finanzbuchhaltung Einrichtung“ runden soll. Ext. Belegnr. erforderlich „Erzwingen“ Sie die Eingabe der „Kred.-Rechnungsnr.“ durch Setzen eines Häkchens in diesem Feld. Leseproben_NAV2016 Seite 47 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen MwSt.-Differenz zulassen Weicht die ausgewiesene MwSt. auf der Einkaufsrechnung Ihres Kreditors von Ihrer erfassten Einkaufsrechnung ab, können Sie durch eine Vorgabe in der „Finanzbuchhaltung Einrichtung“ und setzen eines Häkchens hier an dieser Stelle dafür sorgen, dass Sie den MwSt.-Betrag vor Buchen der Einkaufsrechnung anpassen können. Rechnungsrab. berechnen Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Freigabe der Bestellung bzw. Einkaufsrechnung einen möglichen Rechnungsrabatt automatisch berechnen soll. Rech.Rab. pro MwSt.-Kennz. ber. In Deutschland gibt es zurzeit folgende MwSt.-Sätze: 0%, 7% oder 19%. Jedem dieser Einträge werden in der Einrichtung in der Finanzbuchhaltung sogenannte MwSt.Kennzeichen zugewiesen. Diese Kennzeichen wiederum können Sie auch dazu verwenden, einen möglichen Rechnungsrabatt in Abhängigkeit dieses MwSt.-Kennzeichens zu ermitteln. Währungsausgleich Grundsätzlich ist NAV immer „Mehrwährungsfähig“ – das bedeutet: Sie könnten z.B. in Schweizer Franken ein- und in EUR verkaufen (oder umgekehrt) Damit diese Art von Buchungen (betrifft das Ausgleichen von Rechnungen beispielsweise) funktionieren kann, muss hier eine entsprechende Einstellung ausgewählt sein. Ihnen stehen drei Optionen zur Auswahl: Kein EWU Alle „Kein“ bedeutet = es sind nur Ausgleichsbuchungen in der Mandantenwährung zugelassen „EWU“ stand (steht) für „Europäische Währungsunion“ „Alle“ = jede Währung ist zu gelassen Bem. Rahmenbest. In Best. kop. BIS Bem. Rekl. in Rücklief. kop. Leseproben_NAV2016 Sie können in jedem Beleg sogenannte „interne Bemerkungen“ hinterlegen. Wenn Sie steuern wollen, das solche internen Bemerkungen von einem Beleg in den nächsten „übergehen“ sollen (= übernommen werden sollen), setzen Sie hier die Häkchen Seite 48 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw. Jeder Artikel hat – spätestens nach Buchen der ersten Einkaufsrechnung (z.B.) – einen sogenannten „Einstandspreis“. Damit die Werte im Fall einer Einkaufsrücksendung bzw. Verkaufsrücknahme nicht verfälscht werden können, können Sie durch Setzen eines Häkchens in diesem Feld das der Einstandspreis bei beiden Vorgängen identisch ist. Heißt: dass der gleiche „Wert“ wieder „reinkommt“, mit dem der Artikel ursprünglich einmal rausgegangen ist. (es geht hier NICHT um den Verkaufs- sondern um den Einstandspreis!) Vorauszahlung beim Buchen prüfen Verlangt Ihr Kreditor eine Vorauszahlung erhalten Sie im Normalfall die Ware nur, wenn Sie die Ware im Voraus bezahlt haben (wie die Bezeichnung vermuten lässt). Durch Setzen eines Häkchens in diesem Feld verhindern Sie, dass Wareneingänge im System bereits gebucht werden bevor die Vorauszahlung tatsächlich durch eine Zahlung ausgeglichen wurde. Standard Lief.-Mahn.-Datumsfeld In NAV-Standard besteht die Möglichkeit mit Lieferanmahnungen zu arbeiten. Damit das System diese Art von „Mahnung“ entsprechend erstellen kann, benötigt es eine Grundlage. Es stehen dafür drei Auswahlen zur Verfügung: Zugesagtes Wareneingangsdatum Gewünschtes Wareneingangsdatum Erwartetes Wareneingangsdatum Die sinnvollste Auswahl ist bereits voreingestellt: zugesagtes Wareneingangsdatum Standardbuchungsdatum Damit bei Erstellen von Belegen in den Datumsfeldern (z.B. Buchungs- oder Belegdatum) bereits ein Datum vorbelegt ist, wählen Sie hier bitte „Arbeitsdatum“. Die zweite Alternative wäre „Kein Datum“ – das würde aber bedeuten, dass die Anwender die Datumsfelder immer manuell eintragen müssten. Standardmenge akt. Lieferung Hier gibt es zwei Optionen: „Rest“ und „leer“ – wählen Sie die Option „Rest“ würde im Fall einer Teillieferung die Restmenge automatisch kalkuliert und sofort in das Feld „Menge akt. Lieferung“ bzw. „zu liefern“ eingesetzt. Leseproben_NAV2016 Seite 49 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Register „Nummerierung“ Hier hinterlegen Sie bzw. Ihr Administrator die verschiedenen Zuweisungen zu den sogenannten „Nummernserien“. Somit „weiß“ Ihr System welche Nummern vergeben werden müssen, wenn Sie beispielsweise eine neue Bestellung erstellen. Register „Hintergrundbuchung“ Seit Microsoft Dynamics™ NAV2013 besteht die Möglichkeit bestimmte Prozesse – in diesem Fall das „Buchen“ von diversen Belegen (Einkaufsrechnung, -gutschriften…) zu einem geplanten Zeitraum durchführen zu lassen. Dieses „Werkzeug“ soll Ihnen helfen, bestimmte Vorgänge – die durch sogenannte „Stapelbuchen“-Routinen gegebenenfalls zu Perfomance-Problemen führen – in den Hintergrund (in diesem Fall auf einen Zeitpunkt zu verlegen, der außerhalb der normalen Arbeitszeit liegt) zu „schieben“. Gut zu wissen In der „Praxis“ habe ich dieses „Werkzeug“ noch nicht erlebt. Gerade im Einkaufsbereich halten sich gewisse „Stapelroutinen“ in Grenzen, hier finden Buchungen immer „sofort“ statt. Leseproben_NAV2016 Seite 50 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.2.3 Rund um einen Artikel Was ist ein „Artikel“ in NAV? Vereinfacht kann ich sagen, dass es sich hier um einen Gegenstand handelt, den Sie einkaufen, montieren oder produzieren können – und den Sie zu einem Zeitpunkt „x“ auch wieder verkaufen wollen. Was sagt denn „Wikipedia“ dazu? Würden Sie in „Wikipedia“ beispielsweise nach dem Wort „Artikel“ suchen, finden Sie zunächst eine Erläuterung, dass das Wort „Artikel“ von dem lateinischen Wort „Articulum“ abstammt und auf Deutsch so viel wie „Abschnitt“ bzw. „Teil einer Rede“ bedeutet. Das Wort „Artikel“ hat nun aber mehrere Bedeutungen und ist ebenso ein Synonym für „Ware“. Und dieses Wort – also „Ware“ –hat indogermanische Wurzeln. Das Wortteil „war“ leitet sich ursprünglich von „Rind“ ab – und später aus „waru“ (= Sklave) sowie von dem lateinischen Wort „vasa“ (= verpackte Sachen). „Zusammenfassend kann man sagen, dass „Ware“ ein ökonomischer Begriff für die Gesamtheit materieller und immaterieller Mittel zur Bedürfnisbefriedigung, die als Gegenstand des Handels und als Gegenbegriff zu Geld in Betracht kommen.“ (Quelle: www.wikipedia.de – gesucht unter anderem nach „Artikel“) Was bedeutet das jetzt für uns? Ein Artikel ist also ein „Gegenstand“ den Sie anfassen können – so verstehen wir das jetzt auf jeden Fall. Ein Artikel ist in meinen Augen NIEMALS eine Dienstleistung! Wie bereits erwähnt sind „Dienstleistungen“ an für sich Ressourcen – und diese werden so auch z.B. verkauft (nur einkaufen können wir sie im NAV-Standard leider (noch) nicht… siehe die vorherige Seite.). Um sich einmal im CRONUS die vorhandenen Artikel anzeigen zu lassen, haben Sie mehrere Möglichkeiten sich die Artikelübersicht aufzurufen. Da wir uns gerade im Bereich „Einkauf“ befinden, nutzen wir den entsprechenden Menüpunkt hier. Klicken Sie bitte auf das Einkaufsmenü – und öffnen Sie zunächst den Punkt „Planung“ – dort finden Sie unter „Listen“ den Aufruf „Artikel“. Leseproben_NAV2016 Seite 51 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sobald Sie auf „Artikel“ geklickt haben, öffnet sich zunächst die Artikelübersicht: Wie Sie anhand dieses Bildschirmausschnittes erkennen können, besteht auch diese Übersicht aus verschiedenen Bereichen: einem Menüband samt verschiedener „Reitern“ und den dort hinterlegten Funktionen in Form von Symbolen, einer tabellarischen Übersicht sowie Info- & Factboxes. Um sich eine bestehende Artikelkarte aufzurufen, platzieren Sie Ihren Cursor auf den entsprechenden Datensatz und machen Sie einen „Doppelklick“ (alternativ öffnen Sie den „Bearbeiten- bzw. Ansichtsmodus“ über das Symbol im Menüband/Reiter START). Suchen Sie bitte nach der Artikelnummer „70000“ und öffnen Sie diese Stammdatenkarte. Tipp am Rande: wenn Sie nach einem Artikel suchen möchten – wie in diesem Beispiel – klicken Sie auf in das Feld „Nr“. und drücken Sie „STRG + F“ – sobald das Suchfenster geöffnet wurde, tragen Sie die Nummer „70000“ im Feld „Übereinstimmung“ ein – sobald Sie mit „ENTER“ bestätigen sucht das System automatisch den ersten (möglichen) Datensatz, der hier passt: Leseproben_NAV2016 Seite 52 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der geöffneten Artikelkarte (Artikel „70000“): Ebenso wie die Kreditorenkarte, ist auch diese Stammdatenkarte in verschiedene Register unterteilt. Zum besseren Verständnis hier wieder Erklärung zu den unterschiedlichen Feldern. Register „Allgemein“: Feldname Erläuterungen Nr. Bei Neu-Anlage eines Artikels vergeben Sie entweder manuell eine entsprechende Nummer oder lassen sich aufgrund einer definierten Nummernserie automatisch eine Artikelnummer generieren. Beschreibung* Tragen Sie hier die Artikelbezeichnung ein (es gibt standardmäßig im Hintergrund das Feld „Beschreibung 2“ sollten Sie dieses Feld benötigen, bitten Sie einen NAVEntwickler dieses Feld hier einzublenden. Leseproben_NAV2016 Seite 53 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen Basiseinheitencode Hinterlegen Sie hier die kleinstmögliche Einheit, in der dieser Artikel an Lager liegen kann. Beachten Sie bitte: dies ist eines der wichtigsten Felder der Artikelkarte und kann nach der ersten Buchung NICHT mehr geändert werden. Hier hängt unter anderem auch die Wertermittlung eines Artikels dran! Montagestückliste Das System setzt diesen Hyperlink sofort auf „ja“ sobald eine Montagestückliste zu diesem Artikel existiert. Regalnr. Dieses Feld dient rein informativen Zwecken und wird in der Praxis nur selten genutzt (allerdings gibt es ein paar Standard-Lagerbelege, die den Feldinhalt dieses Feldes mit ausgeben). Die Regalnr. ist KEIN Lagerplatz! Automat. Textbaustein Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn das System bei Auswahl dieses Artikels in einen Beleg einen vorhandenen Textbaustein zu diesem Artikel automatisch mit ausgeben soll. Aus Katalogartikel erstellt Hier setzt das System automatisch ein Häkchen, wenn der Ursprung dieses Artikels ein „Katalogartikel“ war. Artikelkategoriencode Dient mit als „Grundlage“ für die Katalogartikel und beinhaltet die wichtigsten Feldinhalte für die Buchungsgruppen. Sobald aus einem Katalogartikel ein „echter“ Artikel wird, werden die hier vorhandenen Feldinhalte automatisch in die Artikelkarte übernommen. Produktgruppencode Hängt ebenfalls unter anderem auch mit den Katalogartikeln zusammen, kann aber auch separat genutzt werden. Mithilfe eines Produktgruppencodes können Sie Artikel „unterteilen“ und zudem hier eine „Lagerklasse“ zufügen. Über die „Lagerklasse“ können Sie definieren, dass Artikel dieser Gruppe besonders „behandelt“ werden müssen (z.B. „Kühlung“, „Antistatisch“, usw.) Suchbegriff Alphanumerisches Feld – Sie haben hier 20 Zeichen Platz. Dieses Feld (ist letztendlich auch ein „Matchcode“!) wird bei Neu-Anlage eines Artikels automatisch mit den ersten 20 Zeichen aus dem Feld „Beschreibung“ vorbelegt, das kann aber geändert werden. Lagerbestand SIFT®-Feld – dieses Feld ist ein „kalkuliertes“ Feld und zeigt bei Öffnen einer Artikelkarte immer sofort den aktuellsten Lagerbestand an (über alle Lagerorte). Leseproben_NAV2016 Seite 54 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen Menge in Bestellung Anzeigen der vorhandenen (Rest-)Mengen in den jeweiligen Belegen bzw. als Komponente in der Fertigung bzw. Montage. Diese Felder sind „Hyperlinks“ – hierüber können Sie die entsprechenden Belegzeilen z.B. „springen“. BIS Menge in Montagekomponenten Serviceartikelgruppencode Nur relevant, wenn Sie das Modul „CRM-Service“ nutzen. Hierüber können Sie Artikel ebenfalls gruppieren und diesen Gruppen dann z.B. spezielle Lösungsanleitungen, Ressourcen usw. zuordnen Gesperrt Häkchenfeld: setzen Sie hier ein Häkchen, wenn dieser Artikel nicht mehr verwendet werden soll. Korrigiert am Datumsfeld: speichert das Datum, an dem eine Stammdatenkarte geändert wurde. Bestandswarnung Ein Optionsfeld – Ihnen stehen drei Auswahlen zur Verfügung: „Standard (Ja)“ - oder „Standard (Nein)“ = das ist abhängig von der Vorgabe in der Einrichtung „Debitoren & Verkauf Einr.“ (Register „Allgemein“ – „Bestandswarnung“. Ist hier ein Häkchen gesetzt, ist die Vorgabe in allen Artikelkarten „Standard (Ja)“). Das bedeutet zum Beispiel: versucht jemand einen Artikel zu verkaufen, der aber nicht oder nicht in ausreichender Menge in dem jeweiligen Lagerort vorhanden ist, kommt es zu einer Bestandswarnung. Relevant für diese Prüfung sind: Artikelnr., Menge und Lagerort. Die Menge wird hier übrigens immer auf die Basiseinheit im Hintergrund gerechnet! Sie können hier durch eine andere Auswahl wie „Ja“ oder „Nein“ einzelne Artikel in Bezug auf eine mögliche „Bestandswarnung“ anders steuern. Leseproben_NAV2016 Seite 55 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.2.3.1 Bevor wir mit der Praxis loslegen… noch ein paar Hinweise, Tipps & Übungen Bevor wir jetzt endgültig mit einige praxisnahen Beispielen anfangen können, möchte ich zuvor noch auf drei Bereiche hinweisen, die Sie beispielsweise sowohl von seitens eines Kreditor wie eines Artikels hinterlegen können – und ein kleine zusätzliche „Besonderheit“ bei einem Lieferanten. Beginnen wir zunächst mit dem einfachsten – der „kleinen Besonderheit“. Alternative Bestelladressen Sie haben bei jedem Lieferanten die Möglichkeit alternative Bestelladressen zu hinterlegen. Ein Beispiel: öffnen Sie bitte die Kreditorenkarte mit der Nummer „62000“ (Hansen) – und wechseln Sie im Menüband auf den „Reiter“ NAVIGATE: Dort finden Sie das Symbol „Bestelladressen“. Für wen wäre das wichtig? Diese Möglichkeit ist aus mehreren Gründen interessant: a) hierüber können Sie eine Filialstruktur Ihres Lieferanten abbilden. Heißt: wenn Sie bei den unterschiedlichen Filialen bestellen können, können Sie die betreffende Filiale immer in einer Bestellung hinterlegen – die Rechnung ginge aber immer an die eigentliche Hauptstelle. b) dadurch bliebe der gesamte Umsatz, den Sie mit diesem Lieferanten machen würden, immer an einer „Kreditorennummer“ – und wäre nicht aufgeteilt wie bei der anderen Alternative*. *Die andere Alternative: natürlich hätten Sie ebenso die Möglichkeit sowohl die Filiale wie auch die Hauptstelle als jeweils eigene Kreditorenkarten in Ihrem System anzulegen. In der „Filiale“ würden Sie im Register „Fakturierung“ – Feld „Zahlung an Kred.-Nr.“ – dann die „Hauptstelle“ hinterlegen. Der Umsatz genauso wie die Steuerermittlung und alles was damit zusammenhängt würde immer auf den Rechnungskreditor „gehen“. Der Unterschied im Gegensatz zu den alternativen Bestelladressen wäre der, dass Sie unter Umständen Bestellungen, die doch einmal direkt mit der Filiale abgerechnet werden direkt an den Bestellungskreditor „fakturieren“ können. Leseproben_NAV2016 Seite 56 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sie sehen, Sie hätten hier also zwei Varianten solche Strukturen abzubilden. Im Fall von Einkaufsverbänden müsste konkret vorher geprüft und auch in NAV getestet werden, welche Option die bessere wäre. Alternative Einkaufspreise/alternative Einkaufsrabatte Ein weiterer wichtiger „Nebenschauplatz“ sind ganz sicher die alternativen Einkaufspreise, bzw. alternativen Einkaufsrabatte. Diese beiden Menüpunkte können Sie sowohl über eine Kreditorenkarte aufrufen (Reiter START – Block „Einkauf“): Oder über die Artikelkarte: Auf welchem Wege Sie diese Möglichkeiten also aufrufen wollen hängt davon ab, wie Sie am effektivsten diese Informationen hinterlegen möchten. Rufen Sie den Punkt über die Kreditorenkarte auf, können Sie diesen Kreditoren alle Artikel zuordnen für die Sie mit Ihrem Lieferanten entsprechende Preise bzw. Rabatte ausgehandelt haben. Öffnen Sie die Liste über die Artikelkarte, können Sie so dem Artikel alle Kreditoren mit den vereinbarten Preisen bzw. Rabatten hinterlegen. An diesen Stellen hinterlegen Sie übrigens auch Staffelpreise und Mengenrabatte! Leseproben_NAV2016 Seite 57 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Gut zu wissen: NAV kennt drei verschiedene Rabattarten: Zeilenrabatte Mengenrabatte Rechnungsrabatte Zeilen- und Mengenrabatt werden in der jeweiligen Belegzeile immer im Feld „Zeilenrabatt %“ dargestellt. Rechnungsrabatte beziehen sich immer auf den „gesamten“ Rechnungsbetrag – unter Berücksichtigung der verschiedensten Einstellungen natürlich (z.B. ob bei einem Artikel das Häkchen „Rechnungsrabatt zulassen“ gesetzt ist.) Ein Beispiel: öffnen Sie bitte die Artikelkarte „70000“ und wechseln Sie im Menüband auf den Reiter NAVIGATE. Klicken Sie auf das Symbol „Preise“: Wie Sie anhand dieses Bildschirmausschnittes sehen können, wird diese Ansicht jetzt mit gesetztem Filter auf Artikel „70000“ aufgerufen. Ein Beispiel eines alternativen Einkaufspreises sehen Sie in der ersten Zeile: Kreditor „30000“ verlangt einen EK-Preis von 26,80. „Schöner“ wäre die Einrichtung so (bitte „spielen“ Sie hier mit) – für diese Übung nehme ich Kreditor „62000“: Leseproben_NAV2016 Seite 58 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Hinterlegen Sie für diesen Kreditor („Hansen“) zwei Einträge – einmal einen Einzelpreis für die Einheit „Stück“ in Höhe von 25,50 und einmal einen Staffelpreis – Einheit ebenso hier „Stück“ – Menge „100“ und ein Preis von 21,50. Schließen Sie die Artikelkarte und wechseln Sie bitte in die „Kreditoren“. Suchen Sie dort den Kreditor 62000 und öffnen Sie die Stammdatenkarte. Klicken Sie auf das Symbol „Preise“: Wie Sie hier sehen können, werden die gerade angelegten alternativen Einkaufspreise ebenso über diesen Weg angezeigt. Mit anderen Worten: es handelt sich hier im Hintergrund immer um die gleichen Tabellen, in denen diese Datensätze angelegt werden können. Der Unterschied ist lediglich die „Filterung“ – je nach dem von welcher Seite ich die Maske öffne, ist der Filter entsprechend gesetzt. Entweder auf die Artikel- oder aber eben auf die Kreditorennummer. Schließen Sie bitte die alternativen Einkaufspreise. Zurück in der Kreditorenkarte hier nun ein Beispiel in Bezug auf alternative Einkaufsrabatte. Klicken Sie im „Block“ Einkauf auf den nächsten Menüpunkt – „Zeilenrabatte“: Leseproben_NAV2016 Seite 59 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Hinterlegen Sie zwei verschiedene Rabatte – einmal einen Zeilenrabatt von 1,5 für den Artikel 80206. Einheit „Stück“ – keine Mindestmenge. Und einmal einen Mengenrabatt für Artikel 80206 in Höhe von 2,5 bei einer Abnahmemenge von mindestens 50 Stück. So sollte es aussehen: Keine Sorge – wir werden die „Auswirkungen“ in einem späteren Beispielfall demonstrieren… Eine andere Variante, solche alternativen Preise oder Rabatte zu hinterlegen ist der sogenannte „Kreditoren-/Artikelkatalog“. Schließen Sie bitte zunächst die Kreditorenkarten und wechseln Sie noch einmal zurück in den Artikelbereich. Öffnen Sie die Artikelkarte für die „Webcam“ (Artikelnummer 80206). Leseproben_NAV2016 Seite 60 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.7.5 Rund um eine Einkaufsbestellung Um eine Einkaufsbestellung an einen Lieferanten zu erstellen, stehen Ihnen mehrere Wege offen: Direktes Erstellen einer Einkaufsbestellung o Öffnen Sie das Einkaufsmenü – wechseln Sie zu dem Punkt „Bestellungsabwicklung“ und klicken Sie dort auf „Bestellungen“. Mit STRG + N (oder durch Klick auf das Symbol „NEU“) erstellen Sie eine neue Einkaufsbestellung. Hinterlegen Sie die gewünschten Daten im „Kopf“- und „Zeilenbereich“. Erstellen einer Bestellung aus einem Bestellvorschlag (das ist in der Praxis die am häufigsten verwendete Variante) o Lassen Sie Ihr System Ihre Artikelbestände prüfen und einen Vorschlag in Form des Bestellvorschlages erstellen. Prüfen Sie die so ermittelten Datensätze – achten Sie darauf, wie die Optionen im Feld „Ereignismeldung“ und „Ereignismeldung akzeptieren“ gesetzt sind und ob im Einkaufsfall das Feld „Kreditorennr.“ vorbelegt ist. Klicken Sie auf das Symbol „Ereignismeldung durchführen“ und bestätigen Sie das Dialogfenster. Die Einkaufsbestellungen werden dadurch automatisch mit dem Status „offen“ erstellt und können im Nachgang weiter bearbeitet bzw. verschickt werden. Erstellen einer Einkaufsbestellung aus einer Einkaufsanfrage: o Sofern Sie zunächst eine oder mehrere Einkaufsanfragen an einen bzw. mehrere Lieferanten erstellt hatten, können Sie eine bestehende Einkaufsanfrage in eine Bestellung „wandeln“. Öffnen Sie die betreffende Anfrage und klicken Sie im Menüband auf das Symbol „Bestellung erst.“ o Die nicht mehr benötigten Einkaufsanfragen sollten Sie regelmäßig löschen! Erstellen einer Einkaufsbestellung aus einem „Fremdarbeitenvorschlag“ o Eine Erstellmöglichkeit aus der Produktion – sofern Sie bei Ihren Fertigungsartikeln einen entsprechenden Arbeitsplan samt passenden Arbeitsgang hinterlegt haben – um zum Beispiel das Sterilisieren eines Artikels über eine Fremdarbeit abwickeln zu können – nutzen Sie diesen Weg um eine Bestellung zu erstellen. HINWEIS: in diesem Fall sind die Bestellzeilen über die Felder Arbeitsgangnr. Arbeitsplannr. Arbeitsplanref.-Nr. Arbeitsplatzgruppennr. FA-Nr. FA-Zeilennr. direkt mit dem dazu gehörigen Fertigungsauftrag „verdrahtet“. Eine Änderung an der Menge z.B. ist in der Bestellung dann nicht möglich!! Leseproben_NAV2016 Seite 61 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.7.5.1 Erstellen einer Bestellung aus einer Einkaufsanfrage Im weiteren Verlauf unseres Demonstrationsfalles gehen wir davon aus, dass beide Lieferanten geantwortet haben. Folgende Informationen haben Sie erhalten: Kreditor „Hans Huber Eisenwaren GbR“ Artikel „Seitenwand“ 1000 Stück Artikel „Stuhl Flux4000“ 500 Stück Sonderrabatt von 3% auf diesen Artikel 110,00 € pro Stück 95,00 € pro Stück - + einen Kreditor „Edle Hölzer GmbH“ Artikel „Seitenwand“ Artikel „Stuhl Flux4000“ 95,00 € pro Stück 205,00 € pro Stück 1000 Stück 500 Stück Sie – als zuständiger „Einkäufer“ – entscheiden sich für das Angebot der „Hans Huber Eisenwaren GbR“. Löschen Sie zunächst die Einkaufsanfrage von „Edle Hölzer GmbH“ - ob Sie dazu Ihren Cursor auf den betreffenden Datensatz in der Übersicht platzieren und dann „STRG + ENTF“ (alternativ klicken Sie auf das Symbol „Löschen“ im Menüband) drücken – oder ob Sie die betreffende Anfrage öffnen und darüber das Löschen vornehmen, entscheiden Sie. (Wenn Sie die erste Variante nehmen, öffnet das System den Beleg so oder so… bestätigen Sie die Abfragemeldung(en). Sofern die Archivierung für Einkaufsanfragen in der „Kreditoren & Einkauf Einr.“ aktiv ist, wird dieser Beleg nicht wirklich „gelöscht“ sondern lediglich in das Archiv „geschoben“. Öffnen Sie als nächstes die Einkaufsanfrage des Lieferanten „Hans Huber Eisenwaren GbR“. Setzen Sie zunächst den Status des Beleges auf „offen“ zurück und pflegen Sie die übermittelten Preise Ihres Lieferanten sowie den Zeilenrabatt für „Stuhl Flux4000“ ein. Leseproben_NAV2016 Seite 62 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um jetzt die Bestellung aus diesem Beleg zu erstellen, klicken Sie im Menüband – Reiter START – auf das Symbol „Bestellung erst.“ Es erscheint folgende Abfrage: Bestätigen Sie diese durch Klick auf „JA“. Da in meinem „CRONUS“ die Archivierung aktiv ist (in meinem Fall steht die Option „Auf Nachfrage“) bestätige ich diese Meldung ebenfalls durch Klick auf „JA“ Die letzte Meldung zeigt mir bzw. uns an, mit welche Belegnummer die Bestellung erstellt wurde. Bestätigen Sie durch Klick auf „OK“. Leseproben_NAV2016 Seite 63 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Durch diesen Vorgang ist nun auch diese Einkaufsanfrage aus der Übersicht der Einkaufsanfragen „verschwunden“ (= gelöscht, bzw. archiviert). Die weitere Bearbeitung findet nun in der Bestellung selbst statt. Sollten Sie also beispielsweise noch weitere Artikel bei diesem Lieferanten jetzt bestellen wollen, könnten Sie die Artikel in der neu erstellten Bestellung eintragen. 3.7.9 Der Lieferscheinstorno „Wo gehobelt wird, da fallen Späne“ – zugegeben ein sehr altes Sprichwort – aber gerade im Bereich der EDV trifft es doch immer wieder zu. So kann es passieren, dass nach Buchen der Einkaufslieferung bzw. des Wareneingangs (dasselbe gilt übrigen ebenso für die Verkaufslieferung bzw. dem Warenausgang!) im Nachhinein festgestellt wird, dass der falsche Beleg und/oder eine falsche Menge gebucht wurden. Grundsätzlich ist es so, dass ein Lieferscheinstorno dann möglich ist wenn die dazugehörige Bestellung noch nicht fakturiert bzw. teilfakturiert wurde. Im Fall einer bereits fakturierten Bestellung (das gilt eben auch für bereits „teilberechnete“ Bestellbelege!) ist ein Storno des Lieferscheines nicht mehr möglich! Auch denn die betreffende Zeile, die jetzt storniert werden soll, selbst noch gar nicht von der Faktura betroffen wäre… In solchen Fällen muss der Vorgang über eine Einkaufsgutschrift wieder rückgängig gemacht werden. Im Fall von teilfakturierten Einkaufsbelegen heißt das hier aber leider ebenso, dass der Bestellvorgang selbst erst einmal beendet werden muss um im Anschluss daran dann eine Einkaufsgutschrift für die falsch gebuchte(n) Zeile(n) zu erstellen und zu verarbeiten. Um den Unterschied zwischen einem Lieferscheinstorno und einer Gutschrift zu verdeutlichen, finden Sie hier eine Auflistung zwecks Überblick: Leseproben_NAV2016 Seite 64 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.4 Lagermontage (= „Lagerfertigung“) Eine andere Variante ist die „Lagerfertigung“ über die Montage. Haben Sie beispielsweise Artikel im Angebot, die von einer anderen Firma vorgefertigt werden – Sie bzw. Ihre Mitarbeiter aber noch etwas zufügen müssen (z.B. Handbücher, Folien, etc.) um den Artikel zu vervollständigen und unter der Voraussetzung, dass dieser Artikel in einer bestimmten Stückzahl an Lager liegen muss, dann ist die Option „Lagerfertigung“ die richtige Alternative. Um einen solchen Ablauf zu demonstrieren, legen Sie bitte einen weiteren neuen Artikel an – bis auf die „Montagerichtlinie“ sind die Vorgaben betreffs „Basiseinheitencode“, „Produktund MwSt.-Produktbuchungsgruppe“ sowie „Lagerbuchungsgruppe“ und der Feldinhalt im Feld „VK-Preis“ identisch mit den Einträgen aus der Artikelkarte „Computer Light 2017“. Im Feld „Beschreibung“ hinterlegen Sie „Notebook Hobbit-Edition“ – in der Montagestückliste sollten folgende Komponenten existieren: Artikel – jeweils „1“ Stück: 80201 – Grafikprogramm 80206 – Webcam 80207 – Maus, Basis Ressource – 2 Stunden: Michael Sobald Sie die Montagestückliste hinterlegt haben, kehren Sie zurück in die Artikelkarte und öffnen dort das Register „Beschaffung“: Setzen Sie den Wert im Feld „Beschaffungsmethode“ auf „Montage“ – im Feld „Montagerichtlinie“ lassen Sie den Wert auf „Lagerfertigung“. Leseproben_NAV2016 Seite 65 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Als nächstes Öffnen Sie nun bitte das Register „Planung“: Wählen Sie im Feld „Wiederbeschaffungsverfahren“ bitte „Auffüllen auf Maximalbestand“ (Sie könnten hier auch Los-für-Los verwenden…) – setzen Sie in den Feldern „Minimalbestandsparameter“ den Minimalbestand auf „5“ und den Maximalbestand auf „10“. Sobald Sie die Parameter eingetragen haben, können Sie diese Artikelkarte schließen. Prüfen Sie als nächstes die drei genannten Artikelkomponenten, die für diesen Montageartikel notwendig sind. Stellen Sie sicher das genügend Bestand vorhanden ist (als Lagerort nehmen wir gleich wieder „BLAU“). Falls es keinen Bestand geben sollte, erstellen Sie eine neue Einkaufsbestellung für den Lieferanten „Hans Huber Eisenwaren GbR“ und erfassen alle drei Artikel mit jeweils „50“ im Feld „Menge“ – Lagerortcode BLAU. Hinterlegen Sie eine Kred.-Rechnungsnummer – z.B. RG17-8797 – und buchen Sie diese Einkaufsbestellung „komplett“ (Liefern & Fakturieren). Nach dem Sie die Komponenten geprüft und sichergestellt haben, dass genügend Bestand davon vorhanden ist, kann „Michael“ jetzt mit der Montage beginnen. Um den Montageauftrag zu erstellen haben Sie mehrere Wege: Manuell (Lagermenü – Montage – Montageaufträge – STRG + N – oder Klick auf das Symbol NEU – ENTER + Erfassen des zu montierenden Artikel samt Menge und durchführen des Kalkulationslaufs, um die Komponenten zu berechnen). Über den „Planungsvorschlag“ (ähnlich wie der Bestellvorschlag – auch hier kalkuliert das System die notwendigen Mengen und schlägt dann die Erstellung eines Montageauftrages – in diesem Fall – vor). Es gäbe noch die „Auftragsplanung“ – über die – ähnlich wie im Planungsvorschlag – Mengen kalkuliert werden. Dieses „Werkzeug“ prüft anhand der vorhandenen „Bedarfe“ wie beispielsweise Verkaufs-, Service- und Produktionsaufträge ob und wenn ja „wie“ die notwendigen Artikel beschafft werden müssen. Vorhandene Planungsparameter aus einer Artikel- oder Lagerhaltungsdatenkarte sind hier nicht relevant! Leseproben_NAV2016 Seite 66 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Für unser Beispiel nutzen wir den „Planungslauf“. Sofern Sie sich jetzt noch nicht in dem „Montagemenü“ des Lagerbereichs befinden, wechseln Sie bitte dort hin. In den Untermenüpunkten zu der Montage finden Sie unterhalb der „Aufgaben“ den Punkt „Planungsvorschlag“. Bitte rufen Sie die entsprechende Maske mittels „Mausklick“ auf. Ansicht des Planungsvorschlages: Um die Berechnung durchführen zu lassen, klicken Sie bitte auf das Symbol „Neuplanung berechnen“. Es erscheint wieder ein Dialogfenster, in dem Sie jetzt einige Parameter mitgeben können, die das System bei Prüfen der „Bedarfe“ berücksichtigen muss. Im Gegensatz zu dem Berechnungslauf beim Bestellvorschlag, gibt es hier einige Felder mehr. Eine Erläuterung zu den einzelnen Feldern finden Sie im Bereich „Überblick zur Produktion“. Für unsere Übung hinterlegen Sie als Startdatum bitte den „15.01.2017“ und als Enddatum den „28.01.2017“. Setzen Sie bitte zudem ein Filter auf Ihre Artikelnummer für das „Notebook Hobbit Edition“ Klicken Sie auf „OK“ um die Berechnung durchführen zu lassen. Leseproben_NAV2016 Seite 67 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der Planungszeilen nach der Kalkulation: (Achten Sie hier auch einmal auf die rechte Seite – in diesem Planungslauf werden einige Details mehr als im Bestellvorschlag angezeigt!). Das System hat unseren Artikel gefunden und schlägt diesen nun für einen Montageauftrag vor. Damit der Montageauftrag tatsächlich erstellt werden kann, setzen Sie zunächst ein Häkchen im Feld „Ereignismeldung akzeptieren“ und klicken dann auf das Symbol „Ereignismeldung durchführen“. Erneut wird ein Dialogfenster aufgerufen: Da es sich in unserem Fall „nur“ um einen Montageauftrag handeln wird, genügt es, wenn Sie im Feld „Montageauftrag“ die Option „Montageaufträge erstellen“ auswählen. In der Praxis würden Sie vermutlich die zweite Variante wählen um die Montageaufträge sofort drucken zu lassen. Bestätigen Sie danach dieses „Fenster“ durch Klick auf „OK“. Sobald das System die Aufgabe ausgeführt hat, wird die Planungszeile gelöscht. Leseproben_NAV2016 Seite 68 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Schließen Sie den Planungsvorschlag und wechseln Sie in den Punkt „Montageaufträge“: Sie sehen hier einen Eintrag in der Übersicht. Um diesen Montageauftrag zu öffnen, markieren Sie die betreffende Zeile und klicken auf das Symbol für „Bearbeiten“ bzw. öffnen diesen Auftrag mittels „Doppelklick“. Ansicht des Montageauftrages: Da kein „Lagerortcode“ in der Planungszeile vorgegeben war, müssen Sie hier zunächst einen Lagerortcode auswählen – wenn Sie diesen zuerst in Register „BUCHUNG“ hinterlegen, werden die Komponentenzeilen automatisch aktualisiert. Hinterlegen Sie den Lagerortcode „BLAU“ im Feld „Lagerortcode“ – Register „Buchung“. Bestätigen Sie die Abfrage durch Klick auf „Ja“: Eventuelle Meldungen betreffs der Datumsfelder bestätigen Sie ebenfalls. Leseproben_NAV2016 Seite 69 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Gut zu wissen: Im Montageauftrag haben Sie übrigens jederzeit die Möglichkeit (sofern noch NICHTS gebucht wurde) einzelne Komponenten zu ändern, bzw. heraus zu nehmen und andere Artikel als „Komponente“ zu zufügen. Die Original-Montagestückliste würde in diesem Fall auf jeden Fall erhalten bleiben – mit anderen Worten: diese Änderung der Komponenten würde nur diesen Montageauftrag betreffen! Gehen wir davon aus, dass der Montageauftrag von uns durch den „AV“-Leiter (= Arbeitsvorbereitung) freigegeben wurde und „Michael“ jetzt mit der Montage beginnen kann. (Geben Sie unseren Montageauftrag bitte „Frei“). Nehmen wir an, dass „Michael“ mit diesem Montageauftrag mittags angefangen hat – jetzt ist es kurz vor Feierabend und er hat einen Teil bereits erledigt. Da gerade Artikelverbräuche zeitnah gebucht werden sollten (allein schon deshalb, damit die Verfügbarkeitsanzeige so korrekt wie möglich ist), trägt der Kollege die verbrauchten Mengen und auch seine bisher aufgewendete Zeit in den Zeilen des Auftrages ein: Hinterlegen Sie im Feld „Verbrauchsmenge“ jeweils „5“ bei dem Artikel. Für die Ressource tragen Sie bitte „8,5“ ein. Tragen Sie im Register „Allgemein“ im Feld „Menge für Montage“ auf jeden Fall „5“ ein – das wäre die Menge, die jetzt bereits „fertig“ wäre. (in unserem Beispiel) Im Anschluss daran klicken Sie auf das Symbol „Buchen“ und bestätigen die Abfragemeldung durch Klick auf „JA“. ACHTUNG: Wird das Feld „Menge für Montage“ nicht geändert und Sie klicken auf „Buchen“ – wird der gesamte Montageauftrag sofort komplett gebucht und archiviert. Das System geht dann davon aus, dass Sie nur einen Teil der Komponenten dafür gebraucht haben. Leseproben_NAV2016 Seite 70 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht des Montageauftrages nach Buchen der „Teilmontage“: Um diesen Vorgang jetzt abzuschließen (stellen wir uns vor, es wäre der „nächste Tag“ und „Michael“ hätte die Montierung für die Notebooks abgeschlossen) – klicken Sie bitte erneut auf „Buchen“ und bestätigen erneut die Abfrage durch Klick auf „Ja“. Der Montageauftrag wird nach Durchführung der Buchungsroutine in das Archiv verschoben (geb. Montageaufträge), die Komponenten werden „abgebucht“ und der fertige Artikel „zugebucht“. 4.5 Stornieren eines Montageauftrages Im Normalfall kann ein Montageauftrag durch die Stornofunktion wieder rückgängig gemacht werden. Stellen wir uns folgendes Szenario vor: „Michael“ hat versehentlich den falschen Montageauftrag fertig gebucht. Jetzt muss dieser Montageauftrag wieder hergestellt werden. Im Montagemenü finden Sie die gebuchten Belege unter dem „Untermenüpunkt“ Archivieren wieder. Öffnen Sie bitte zunächst die Übersicht aller gebuchten Montageaufträge – nehmen Sie den zuletzt gebuchten Montageauftrag und öffnen Sie diesen Auftrag mittels „Doppelklick“ Leseproben_NAV2016 Seite 71 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.3 Der Artikel – Informationen zu den produktionsrelevanten Feldern Die Artikelkarte ist der der „Dreh- und Angelpunkt“ in der ganzen ERP-Lösung. Ob Einkauf, Montage, Service, Verkauf, Projekte oder Produktion – dieser Stammdatensatz ist mit einer der wichtigsten Datensätze. In diesem Kapitel gehe ich „nur“ noch auf die wirklich wichtigen Felder in Bezug auf die Produktion ein. Im Kapitel 3.2.3 (Einkauf), haben Sie schon einiges zu einem Artikel kennen gelernt. Zum besseren Verständnis möchte ich Sie bitten, zunächst im Produktionsmenü auf den Punkt „Fertigungsstammdaten“ zu klicken: Dort finden Sie ebenfalls den Aufruf zur Artikelübersicht. Nach dem Sie diesen Menüpunkt mittels eines Klicks geöffnet haben und die Artikelübersicht sehen, suchen Sie bitte den Artikel „1000“ (Tourenrad) und öffnen Sie die Stammdatenkarte. Hinweis: Den Menüpunkt „Artikel“ finden Sie unter verschiedenen Modulen. Es handelt sich im Hintergrund aber immer um die gleiche Tabelle! Das bedeutet: es gibt nur eine Tabelle „Artikel“ – nur der Aufruf der Stammdatensätze ist in verschiedenen Menüs hinterlegt – damit Sie als Anwender nicht permanent von einem Menü in ein anderes Menü wechseln müssen. Leseproben_NAV2016 Seite 72 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der Artikelkarte – Register „Beschaffung“: In diesem Register (dasselbe gilt übrigens ebenso für eventuell vorhandene Lagerhaltungsdatenkarten!) geben Sie über die Vorgabe in der „Beschaffungsmethode“ zunächst einmal vor, dass dieser Artikel über einen „Fertigungsauftrag“ beschafft wird. Auf der rechten Seite sehen Sie nun die entsprechenden Felder, in denen Sie bestimmte Vorgaben treffen und den Arbeitsplan wie die entsprechende Fertigungsstückliste zuweisen. Ein paar Erläuterungen zu den Feldern rechts: Feldname Erläuterungen Produktionsart Optionsfeld – Sie haben die Wahl zwischen „Lagerfertigung“ oder „Auftragsfertigung“. Im Fall der „Lagerfertigung“ ist nur ein Artikel pro Fertigungsauftrag zulässig. Im Normalfall handelt es sich bei Fertigungsartikel mit dieser Option um Artikel, die nur eine kurze Fertigungslaufzeit haben – und hauptsächlich für benötigte Baugruppen z.B. verwendet werden. Bei der „Auftragsfertigung“ handelt es sich um Artikel die auf speziellem Kundenwunsch gefertigt werden (Maßfertigung). Solche Artikel haben oftmals eine komplexe Fertigungsstruktur und mehrstufige Fert.-Stücklisten hinterlegt. Werden solche Artikel über die „Verkaufsauftragsplanung“* direkt in die Fertigungsaufträge übernommen, können Sie alle Artikel im Verkaufsauftrag unabhängig von der Produktionsart in einem Fertigungsauftrag zusammenfassen. Leseproben_NAV2016 Seite 73 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen Arbeitsplannr. Hinterlegen Sie hier den Arbeitsplan, der für die Fertigung dieses Artikels benötigt wird. Sofern in der Fert.-Stückliste mit einem Verbindungscode gearbeitet wird, ist die Angabe eines Arbeitsplanes hier ein „muss“ – andernfalls gibt es eine Fehlermeldung. Fert.-Stücklistennr. In diesem Feld hinterlegen Sie die Fertigungsstückliste, die für die Produktion des Artikels notwendig ist. In der Fertigungsstückliste ist definiert aus welchen Komponenten das Endprodukt besteht. Rundungspräzision Hinterlegen Sie hier wie Mengen eines Artikels gerundet werden müssen. Ist der Artikel nur in „ganzen“ Stückzahlen erhältlich, tragen Sie hier zum Beispiel eine „1“ ein. Achtung: diese Rundungspräzision hat auch Auswirkung auf die hinterlegten Mengen bei den Komponenten! Buchungsmethode Hier stehen Ihnen verschiedene Varianten zur Auswahl: Leseproben_NAV2016 Manuell In diesem Fall wird der Verbrauch manuell über das Produktions-Buch-Blatt gebucht. Der Vorteil: hier können die Anwender ggf. die verbrauchten Mengen vor Buchung noch ändern bzw. anpassen. Vorwärts: Sobald ein Fertigungsauftrag freigegeben wird, werden die hinterlegten Komponenten bzw. die dort vorgegebenen (erwarteten) Mengen automatisch als „Verbrauch“ abgebucht. Sofern mit Verbindungscodes gearbeitet wird, bucht das System automatisch den Verbrauch sobald der erste Arbeitsgang begonnen wird. Rückwärts: Der tatsächliche Materialverbrauch wird automatisch beim Beenden des Fertigungsauftrages gebucht. Das System ermittelt sich den Verbrauch aus der fertig gestellten Menge * Komponentenmenge(n). In Verbindung mit dem „Verbindungscode“ wird der Verbrauch bei Beenden des Arbeitsganges gebucht. „Kommiss.+Vorwärts“: & „Kommiss.+ Rückwärts“: eine Kombination mit der Logistik und einer der o.g. Optionen Seite 74 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen Ausschuss % Wenn bei diesem Artikel bekannt ist, dass voraussichtlich ein Ausschuss anfallen wird, können Sie hier über einen prozentualen Wert vorgeben, wie viel tatsächlich produziert werden muss um den gewünschten Bedarf zu erfüllen. Diesen Wert berücksichtigt das System bei Planung eines solchen Artikels entsprechend mit. Losgröße Dieses Feld spielt nur bei Fertigungsartikeln eine Rolle. Hier tragen Sie die Menge ein, die normalerweise in einem „Los“ gefertigt wird. Enthält der Arbeitsplan, der diesem Artikel zugewiesen wurde, Fixkosten (z.B. Rüstkosten), nutz das System diese Angabe für die Berechnung des Einstandspreises und teilt die fixen Fertigungskosten entsprechend auf. Was heißt „Los“ bzw. „Losgröße“? Wenn Sie bereits mit der Produktion arbeiten, sind die notwendigen Losgrößen in Ihrem Unternehmen bereits bekannt. Sehr grob formuliert ist die „Losgröße“ ein sehr wichtiger Faktor in der Produktion. Dadurch steuern Sie die optimalste Auslastung Ihrer Kapazitäten für einen Produktionsvorgangs. Es gibt verschiedene Unterscheidungen – z.B. „technische Losgrößen“ (Nettobedarf eines Loses zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Fertigung“ oder „wirtschaftliche Losgrößen“ (die Mengen sind so gewählt, um die Kosten für die Produktion möglichst gering zu halten), etc. Siehe dazu auch entsprechende Fachliteratur. Leseproben_NAV2016 Seite 75 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Gut zu wissen: In einem Verkaufsauftrag haben Sie – über das Menüband/ Reiter AKTIONEN - die Option durch Aufruf des Symbols „Planung“ einen Fertigungsauftrag (abgekürzt „FA“) zu erstellen, bzw. erstellen zu lassen. Diese Möglichkeit wird in NAV als „*Verkaufsauftragsplanung“ benannt. Wechseln Sie nun zu dem Register „Planung“: Die hier gezeigten Felder wurden bereits ab Seite 56 entsprechend erläutert, daher folgt hier keine erneute Auflistung. Bitte vergessen Sie nicht, dass Sie jederzeit mittels Drücken der „F1“-Taste die Onlinehilfe aufrufen können um sich weitere Informationen zu bestimmten Feldern anzeigen zu lassen. Hinweis: Bitte beachten Sie folgendes: sollten Sie mit Lagerhaltungsdatenkarten arbeiten, müssen Sie alle notwendigen Vorgaben betreffs Beschaffung und Planung dort hinterlegen! Leseproben_NAV2016 Seite 76 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.4 Fertigungsstammdaten – Fertigungsstücklisten und Arbeitspläne Damit die Produktion eines Artikels überhaupt funktionieren kann, sind zwei Elemente unbedingt notwendig: eine Fertigungsstückliste UND ein Arbeitsplan Stellen Sie sich die Produktion wie eine „Großküche“ vor: während die Fertigungsstückliste die einzelnen Zutaten darstellt, ist der Arbeitsplan quasi das „Rezept“. Das Endergebnis des „Rezeptes“ kann sowohl ein Halb- wie ein Fertigfabrikat sein. Die Fertigungsstückliste dient ebenso beim Planungsvorschlag als Grundlage – denn genauso wie der Planungsvorschlag den zu fertigenden Artikel „plant“, prüft das System ob die einzelnen Komponenten, bestellt, umgelagert, montiert oder ebenfalls „gefertigt“ werden müssen. Die Fertigungsstückliste dient also primär der Verwaltung der notwendigen Materialien und der Arbeitsplan steuert die entsprechenden Ressourcen. 5.4.1 Die Fertigungsstückliste Eine Fertigungsstückliste kann aus einer oder mehreren Stufen bestehen. Mithilfe von den „Stufen“ werden die entsprechenden Komponenten für die Produktion des Endproduktes festgelegt. Gemäß den Vorgaben sind maximal 50 Stufen innerhalb einer Fertigungsstückliste möglich. Hat eine Fertigungsstückliste nur eine Stufe, gehen wir im Normalfall davon aus, dass es sich bei den Komponenten um „Einkaufsartikel“ handelt. Bei mehrstufigen Fertigungsstücklisten ist es so, dass gewisse Komponenten selbst erst hergestellt werden müssen, um dann in das Endprodukt „verbaut“ zu werden. Leseproben_NAV2016 Seite 77 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ein Beispiel – einstufige und mehrstufige Fertigungsstückliste: Endprodukt „belegtes Brötchen“: Bestehend aus einem Brötchen und z.B. einer Scheibe Schinken und einer Scheibe Käse. Brötchen Eine einstufige „Fertigungsstückliste“ Brötchen Endprodukt „belegtes Brötchen, welches zunächst selbst gebacken wird.“ Das Brötchen und die Saucen werden selbst hergestellt, Käse, Schinken usw. werden eingekauft Sauce Mehrstufige „Fertigungsstückliste“ Wenn Sie eine Fertigungsstückliste zusammengestellt haben, wird diese durch Umsetzen des Status auf „zertifiziert“ sozusagen „freigeschaltet“ für die An- und Verwendung bei einem Fertigungsauftrag (und dem Planungsvorschlag). Sollte sich im späteren Verlauf etwas ändern, z.B. müssen Komponenten ausgetauscht werden, erstellen Sie eine neue Fertigungsstückliste (geht auch über eine Kopierfunktion) und setzen die „alte“ Fertigungsstückliste auf „abgelaufen“. Bevor wir uns für den weiteren Verlauf mit einem Beispielartikel eine eigene Fertigungsstückliste erstellen, sehen wir uns zunächst eine vorhandene Stückliste im CRONUS an. Klicken Sie dazu im Menü „Produktion“ auf „Fertigungsstammdaten“ und dort auf „Fertigungsstücklisten“: Leseproben_NAV2016 Seite 78 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sobald die Übersicht geöffnet wurde, klicken Sie bitte auf die Fertigungsstückliste „Tourenrad“ und dann auf das Symbol „Bearbeiten“: Leseproben_NAV2016 Seite 79 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Verkauf mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7375-9007-5 – dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 89,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 80 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Leseproben_NAV2016 Seite 81 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.2 Die Einrichtung der Verkäufer Sowohl Einkäufer wie Verkäufer werden in der gleichen Tabelle hinterlegt. Rufen Sie „Verkäufer“ im entsprechenden Untermenü auf, wird die Page „Verkäufer/Einkäufer“ benannt. Sind Sie im Einkaufsmodul „unterwegs“ und rufen dort per Mausklick die Ansicht „Einkäufer“ auf, heißt die gleiche Page „Einkäufer/Verkäufer“. Legen Sie bitte alle Anwender, die im Einkauf bzw. Verkauf arbeiten, in dieser Erfassungsmaske entsprechend an. Nur dann können die einzelnen Verkäufer beispielsweise auch einer Debitorenkarte bzw. Kontaktkarte als zuständiger Verkäufer zugeordnet werden. Um einen neuen Verkäufer anzulegen, klicken Sie im Menü „Verkauf & Marketing“ zunächst auf „Verwaltung“. „Scrollen“ Sie ein wenig nach unten – unterhalb des Punktes Verkauf finden Sie „Einrichtung“ – „Verkäufer“: Sie gelangen zunächst in die Übersicht – im „CRONUS“ sind bereits einige „Verkäufer/Einkäufer“ angelegt: Um einen neuen Verkäufer anzulegen, klicken Sie entweder auf das Symbol „NEU“ im Menüband oder drücken STRG + N. Eine leere „Karte“ wird geöffnet: Leseproben_NAV2016 Seite 82 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Da das „Codefeld“ frei wählbar ist (d.h. Sie können hier eintragen was Sie wollen; es handelt sich um ein sogenanntes „alphanumerisches Feld“ = Buchstaben und Zahlen sind möglich), gilt vorab organisatorisch zu klären, wie der Code tatsächlich auszusehen hat. Gängige Praxis ist es hier, die Initialen des jeweiligen Mitarbeiters zu nehmen (z.B. HM für Hans Muster). Das Feld „Provision“ ist standardmäßig schon seit vielen Versionen vorhanden, wird aber bei den Endanwendern, die ich seit Jahren betreue, nicht verwendet. Viele haben ein eigenes Provisionsmodul, mithilfe dessen die entsprechenden Provisionen ermittelt werden. Und: da die „Verkäuferkarte“ meist von vielen berechtigten Personen eingesehen werden kann, möchte auch niemand das da der vereinbarte Provisionssatz steht. 3.2.1 Übung: Neu-Anlage eines Verkäufers „Petra Putzig“ Szenario: eine neue Mitarbeiterin für den Verkauf hat bei der CRONUS AG angefangen. Ihr Name lautet „Petra Putzig“ – und Ihre Funktion ist die der Verkaufssachbearbeiterin. Legen Sie bitte eine neue Verkäuferkarte mit einem passenden Code (Initialen), Namen und der Funktion ein. Als Mailadresse verwenden Sie: [email protected]. So sollte es aussehen: Die gezeigten Felder im Register „Fakturierung“ – „Abteilung Code“ und „Kostenträger Code“ – geben Ihnen die Möglichkeit bereits bei dem Verkäufer entsprechende Dimensionen mitzugeben. „Abteilung Code“ sollte übrigens „Kostenstellen Code“ heißen…. Wie Ihnen sowohl bei der Verkäuferübersicht wie bei der Verkäuferkarte auffällt, gibt es hier im Menüband a) mehrere Reiter und b) einige interessante Symbole. Diese Funktionen, die dort zum Großteil vorhanden sind, beziehen sich auf spezifische Bereiche im Marketingmodul von NAV und werden in der Unterlage „Marketing mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“ ausführlich erklärt. Leseproben_NAV2016 Seite 83 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.3 Der Debitor (= der „Kunde“) Als „Debitor“ bezeichnet man im „Finanzbuchhaltungs-Deutsch“ Ihre Kunden. Unter „wikipedia“ findet sich zu diesem Begriff folgendes: „Debitor ist im deutschen Rechnungswesen der Begriff für den Schuldner von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Dabei handelte es sich um Lieferantenkredite oder sonstige Warenkredite aus der Geschäftsverbindung mit Kreditoren, Komplementärbegriff ist somit der Kreditor.“ (Quelle: www.wikipedia.de – gesucht nach „Debitor“) Um sich als Beispiel eine Debitorenansicht aufzurufen, klicken Sie im Verkaufsmenü bitte auf den Menüpunkt „Verkauf“ – und wählen dort dann „Debitoren“ aus. Ebenso wie im Einkaufsmenü gelangen Sie zunächst in die Übersicht der Debitoren. Wie bei allen Übersichtsmasken, haben Sie im Menüband bereits zahlreiche Funktionalitäten in Form von Symbolen zur Verfügung. Sie müssten bei bestimmten Vorgängen also gar nicht in die Stammdatenkarte selbst „springen“, sondern könnten manchen Einrichtungen bzw. Aufrufe direkt über die Übersicht steuern. Wählen Sie den Debitoren „Blütenhaus GmbH“ (Nr. 20000) und öffnen Sie die Stammdatenkarte durch einen Doppelklick (oder Sie klicken auf das Symbol „Bearbeiten“ oder „Ansicht“, alternativ Drücken Sie z.B. die Tastenkombination „STRG + Umschalt + E“). Leseproben_NAV2016 Seite 84 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der Debitorenkarte „Blütenhaus GmbH“ Wie Sie anhand dieses Bildschirmausschnittes sehen können, besteht auch diese Ansicht aus mehreren Bereichen: Menüband samt „Reiter“ und „Symbolen“, Register (im NAVDeutsch auch gern „FastTabs“ genannt) sowie Info- & Factboxes. Im Gegensatz zum Kreditor finden Sie im Menüband jetzt andere Symbole und Verbindungen – so können Sie zum Beispiel durch Klick auf „Verkaufsauftrag“ direkt den entsprechenden Verkaufsbeleg öffnen. Sollte es noch keinen Auftrag geben, erhalten Sie zunächst eine leere „Maske“ – wenn Sie einmal mit ENTER bestätigen, erstellt das System den neuen Datensatz und füllt diesen mit den Vorgaben aus der Debitorenkarte, aus der Sie das Ganze aufgerufen haben. Um Sie ein wenig mit den verschiedenen Feldern vertraut zu machen, gehen wir die einzelnen Register und Felder durch. Leseproben_NAV2016 Seite 85 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.3.2 Artikel & alternative Verkaufspreise/alternative Zeilenrabatte Wie ein Artikel neu angelegt wird, bzw. Erläuterungen zu den diversen Feldern innerhalb einer Artikelkarte finden Sie in der Unterlage „Beschaffung mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“. Für unsere nachfolgenden Beispiele verwenden wir verschiedene Artikel, die bereits im CRONUS angelegt wurden. Möglicherweise werden wir an einigen Stellen Felder nachpflegen – darauf weise ich Sie dann aber im Einzelnen hin. Sehen wir uns einmal den Artikel 80201 gemeinsam an (und pflegen hier gleich ein paar Felder ;-)). Wechseln Sie im Verkaufsmenü auf das Untermenü „Lager & Preise“ – und klicken Sie dort auf „Artikel“. Suchen Sie nach der Artikelnummer „80201“ und öffnen Sie diese Stammdatenkarte durch einen „Doppelklick“ (oder drücken alternativ STRG + UMSCHALT + E oder klicken auf das Symbol „Bearbeiten“ im Menüband). Im Register „Fakturierung“ finden Sie das Feld „VK-Preis“: Dieses Feld bezieht sich immer und ausschließlich: a) auf die Basiseinheit des Artikels b) auf die Mandantenwährung (netto) In diesem Register finden Sie ebenfalls das Feld „Verkaufseinheitencode“. Natürlich können Sie hier vorgeben, in welcher Einheit Sie diesen Artikel grundsätzlich verkaufen, ABER: das ändert nichts an den Vorgaben für den Inhalt im Feld „VK-Preis“! Das heißt: wenn Sie mit verschiedenen Verkaufseinheiten arbeiten wollen, müssen Sie die Preise für verschiedene Einheiten als alternative Verkaufspreise anlegen. Ebenfalls wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die „Umrechnung“ der Verkaufseinheit in die Basiseinheit. Ein Beispiel dazu: Leseproben_NAV2016 Seite 86 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Nehmen wir an, Sie möchten den Preis für das Grafikprogramm (also Artikel 80201) zunächst einmal auf „10“ erhöhen. Ändern Sie den Feldinhalt des Feldes „VK-Preis“ auf „10“ Das nächste: Sie möchten gern, dass dieser Artikel zukünftig in einer Schachtel á 5 Stück verkauft wird. Um weitere Artikeleinheiten diesem Artikel zu zuordnen, klicken Sie im Menüband – Reiter „START“ auf das Symbol „Einheiten“: Es öffnet sich eine kleine „Maske“: Wie Sie anhand meines Bildschirmausschnittes sehen können, habe ich mir hier weitere Felder eingeblendet. Müssen Sie also Maße bzw. das Gewicht (immer in KG rechnen!) abhängig von der Einheit hinterlegen, blenden Sie sich hier die Felder über „Spalten auswählen“ ein und hinterlegen Sie die Werte. Leseproben_NAV2016 Seite 87 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Die „aktuelle Basiseinheit“ ist bei diesem Artikel „Stück“. Um eine weitere Einheit zu zufügen, klicken Sie auf das Symbol für „NEU“ oder klicken Sie einfach in die nächste leere Zeile: Im Feld „Code“ steht Ihnen ein kleiner „Drop-Down-Pfeil“ zur Verfügung – klicken Sie auf den Pfeil oder drücken Sie alternativ „F4“ um in die Mini-Auswahl der Einheiten zu gelangen. Suchen Sie hier nach der Einheit „Schachtel“ und übernehmen Sie diesen Wert in die Zeile. Im Feld „Menge pro Einheit“ hinterlegen Sie jetzt den Wert „5“ – damit „weiß“ das System, dass bei diesem Artikel die Verkaufseinheit „Schachtel“ 5 Basiseinheiten entspricht. Sobald Sie die Zeile zugefügt und den Wert im Feld „Menge pro Einheit“ korrekt hinterlegt haben, klicken Sie auf „OK“ um in die Artikelkarte zurück zu kehren. Ändern Sie im Feld „Verkaufseinheitencode“ den Wert auf „Schachtel“. Leseproben_NAV2016 Seite 88 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Der angegebene Verkaufspreis in diesem Register entspricht „10“ pro Basiseinheit. Im Fall einer Schachtel, wäre das dann „50“. Gut zu wissen: Das Feld „Basiseinheit“ ist eines der elementarsten Felder in einer Artikelkarte. Dieses Feld sorgt – in Zusammenhang mit der Lagerabgangsmethode und der dadurch bedingten Kalkulation eines Einstandspreises (= Wert) – dafür, dass das System überhaupt die Berechnung eines Artikelwertes durchführen kann. Der Basiseinheitencode kann und darf nach der ersten Buchung mit dem betreffenden Artikel NICHT mehr geändert werden – das gilt auch für die Lagerabgangsmethode! Ansonsten würde man hier den Wertefluss „zerstören“, Auswertungen wären nicht mehr stimmig usw... Muss der Basiseinheitencode geändert werden, muss in diesem Fall ein neuer Artikel angelegt und entsprechend gepflegt werden. Bestände müssen von dem alten Artikel ab- und auf den neuen Artikel zugebucht werden. Durch die Voreinstellung eines Verkaufseinheitencodes in der Artikelkarte wird bei Erfassen einer neuen Verkaufsbelegzeile für diesen Artikel, diese Einheit immer als erstes vorgeschlagen – außer dass System findet eine andere Konstellation. Ein Beispiel: schließen Sie die Artikelkarte und wechseln Sie nun bitte in den Menübereich „Auftragsabwicklung“. Erstellen Sie ein neues Angebot für den Kunden „Max Musterle“ – in der Zeile wählen Sie im Feld „Art“ = Artikel und im Feld „Nr.“ die Artikelnummer 80201 aus. Ansicht des neu erstellten Angebotes: Wie Sie hier sehen können, hat das System die Vorgabe des Lagerortes aus der Debitorenkarte übernommen. In den Feldern „Einheitencode“ und „VK-Preis ohne MwSt.“ holt sich das System die Informationen aus der Stammdatenkarte des Artikels. Leseproben_NAV2016 Seite 89 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Schließen Sie das Angebot bitte wieder – darauf kommen wir später nochmals zurück. Den VK-Preis aus der Artikelkarte zieht das System immer dann in die Verkaufsbelegzeilen, wenn keine andere Konstellation – also in diesem ein „alternative VK-Preis“ – gefunden wird. Insofern könnte dieses Feld auch als „empf. VK-Preis“ verstanden werden. Um alternative Verkaufspreise zu hinterlegen, haben Sie zwei mögliche Wege: a) Über die Artikelkarte – Menüband Reiter NAVIGATE – „Block“ Verkauf – „Preise“ ODER b) Über die Debitorenkarte – Menüband Reiter NAVIGATE – „Block“ Verkauf – „Preise“ (Den Aufruf für die alternativen Preise finden Sie auch über die Artikel- bzw. Debitorenübersicht). Wenn Sie Weg „a“ nutzen, ist der Vorteil der, dass Sie zum Beispiel mehrere Debitoren mit deren vereinbarten Preise für diesen Artikel hinterlegen können. Bei Weg „b“ ist der Vorteil, dass Sie bei diesem Debitor alle Artikel mitsamt der vereinbarten Preise eintragen. Im Endeffekt entscheiden Sie, welcher Weg der einfachere ist. Die Erfassungsmaske für die alternativen Preise ist dieselbe – egal ob über den Artikel oder den Debitor aufgerufen wird. Nur die gesetzten Filter im Hintergrund sind abhängig von dem „Aufruf“-Weg entsprechend hinterlegt. Für unser Beispiel bleiben wir bei Weg „a“ – öffnen Sie bitte das Menü „Lager & Preise“ und „Artikel“. Suchen Sie wieder nach der Nummer 80201 und öffnen Sie die Stammdatenkarte. Klicken Sie zunächst auf den Reiter „NAVIGATE“ und dort auf das Symbol „Preise“. Leseproben_NAV2016 Seite 90 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke In der jetzt geöffneten Ansicht sehen Sie, dass im Feld „Artikelnr. Filter“ – der Filter auf „unseren“ Übungsartikel voreingestellt ist. Im Zeilenbereich können Sie wählen, ob es hier um eine Zuordnung für einen bestimmten Debitor geht oder eine andere Alternative. Für unsere Übung bleiben wir bei der Option „Debitor“. Im Feld „Verkaufscode“ wählen Sie bitte zunächst „Max Musterle GmbH & Co. KG“. Im nächsten Schritt können Sie die Einheit gegebenenfalls noch ändern, eine Mindestmenge hinterlegen und den entsprechenden Verkaufspreis, der für diese Konstellation – Artikel – Einheit – Mindestmenge gelten soll. Des Weiteren könn(t)en Sie hier sogar ein Start- und Enddatum definieren, zu dem dieser alternative Verkaufspreis gültig sein soll. „Staffelpreise“ sind hier ebenso möglich! Übrigens: die Verkaufsart „Kampagne“ ist nur dann möglich, wenn Sie das CRM-MarketingModul in NAV nutzen und dort entsprechende Kampagnen & Segmente definiert haben. (z.B. der berühmte „Sommerschlussverkauf“ – über eine solche Kampagne werden zeitlich begrenzte Aktionen normalerweise aktiviert). Mehr dazu finden Sie im Handbuch „Marketing mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“. Für „Max Musterle“ hinterlegen wir folgende Einträge – inklusive Staffelung: Artikel 80201 „Grafikprogramm“ Mindestmenge 1 Einheit: Schachtel 48,50 Mindestmenge 1 Einheit: Stück 9,50 Mindestmenge 20 Einheit Stück 185,00 So sollte es aussehen: Verlassen Sie diese Maske durch Klick auf „OK“ unten rechts. …. Leseproben_NAV2016 Seite 91 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.3.3 Preisfindung im Verkauf – ein Überblick Wie Sie bei dem vorherigen Kapitel gesehen haben, stehen Ihnen unterschiedliche Wege betreffs Verkaufspreisen und Zeilen-/Mengenrabatten zur Verfügung. Im Großen und Ganzen ist es in NAV so, dass hier das Prinzip der „Best-Price-Solution“ gilt. Das bedeutet: das System wird immer versuchen, den bestmöglichen Preis für den Debitor zu finden und in die Verkaufszeile einzutragen. Hier ein kurzer Überblick welche Konstellationen existieren könnten: Kein besonderer Eintrag bei dem Debitor -> das System verwendet den Preis aus der Artikelkarte – Register „Fakturierung“ – Feld „VK-Preis“ Alternativer Verkaufspreis: Debitor – Artikel – Einheit – hinterlegter Preis //Berücksichtigung von Staffelpreisen Debitorenpreisgruppe (die dem Debitor zugeordnet ist) – Artikel – Einheit //Berücksichtigung von Staffelpreisen Kampagnen – mit einem entsprechenden Segment, in dem der Kontakt, der mit dem Debitor verbunden sein muss, existiert. Sobald die VK-Preise „aktiviert“ wurden, berücksichtigt das System die hier hinterlegten alternativen Preise sobald ein neuer Verkaufsbeleg erstellt wird. Kampagnen werden oftmals für zeitlich begrenzte Sonderangebote genutzt. (Mehr dazu finden Sie in der Unterlage „Marketing mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“). Rahmenauftrag – sofern Sie mit Ihrem Debitor einen Rahmenauftrag vereinbart haben und hier besondere Verkaufspreise hinterlegen, wird das System immer diesen Eintrag bevorzugen und keine Preisfindung mehr durchführen. Voraussetzung dafür: der Auftrag wurde aus dem Rahmenauftrag erzeugt, bzw. in den Zeilen wird (vor der ersten Buchung!) die Zuweisung zu dem korrekten Rahmenauftrag hinterlegt. o Das Thema „Rahmenauftrag“ kommt in einem späteren Kapitel Eine kleine Übung dazu: Für diesen nachfolgenden Ablauf nehmen wir den Debitor „Max Musterle“ und den Artikel 80205. Wechseln Sie zunächst in den Menüpunkt „Lager & Preise“ – „Artikel“. Öffnen Sie die Artikelübersicht und suchen Sie nach dem Artikel „80205“, öffnen Sie die Stammdatenkarte. …. Leseproben_NAV2016 Seite 92 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.4 Ablauf vom Angebot bis zur Verkaufsrechnung – inklusive Warenausgabe 3.4.1 Erstellen eines Verkaufsangebotes Allgemeines: Für unsere diversen Übungen haben Sie nun schon einige Male ein Verkaufsangebot erstellt. Grundsätzlich gibt es einige Möglichkeiten ein neues Verkaufsangebot zu erstellen: Aus einer Kontaktkarte heraus o Sofern der Kontakt noch keine direkte Verbindung zu einer Debitorenkarte hat, funktioniert dies mithilfe der Debitorenvorlagenkarte – eine Art „Dummy“Debitor. (mehr dazu in der Unterlage „Marketing mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“) Aus der Debitorenkarte selbst bzw. über die Debitorenübersicht – im Menüband/Reiter „START“ – „Verkaufsangebot“ Über das Menü „Auftragsabwicklung“ – „Angebote“ – STRG + N (oder alternativ auf das Symbol „Neu“ klicken). Im Fall des Profils „Verkaufsauftragsverarbeitung“ – im „Kachelbereich“ durch Klick auf den Hyperlink „Neues Verkaufsangebot“. Für die nachfolgenden Szenarien verwenden wir den Weg über die „Auftragsabwicklung“ selbst. Nehmen wir na, Sie sind der verantwortliche Sachbearbeiter im Innendienst. Ihr Kollege Max bittet Sie, zwei Angebote zu erstellen: 1. Einmal für die „Max Musterle GmbH & Co. KG“ mit folgenden Artikeln: „Grafikprogramm“ (Nr. 80201) – Menge 2 Schachteln, sowie „Webcam“ – Menge 5 Stück. 2. Sowie für die „CompHelp AG“ – Herr Wiener möchte gern 20 Webcam kaufen In beiden Fällen soll Lagerort „Blau“ in den Zeilen verwendet werden. Öffnen Sie bitte im Verkaufsmenü den Punkt „Auftragsabwicklung“ und klicken Sie dort auf „Angebote“. Sobald Sie die Angebotsübersicht geöffnet haben, erstellen Sie das erste der neuen Angebote entweder durch Klick auf das Symbol „NEU“ oder durch Drücken der Tastenkombination STRG + N. Leseproben_NAV2016 Seite 93 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht des ersten neu erstellten Verkaufsangebotes: Um Ihren Kunden darauf aufmerksam zu machen, dass er gegebenenfalls auch eine andere Preiskonstellation für den Artikel 80201 nutzen könnte, platzieren Sie Ihren Cursor auf die erste Zeile und klicken Sie entweder auf den Menüpunkt „Funktionen“ im Register „Zeilen“ und dort auf „Preis abrufen“. Oder aber Sie nutzen den Hyperlink in der Factbox VK-Zeilendetails – „VK-Preise“. Sobald Sie die alternative Preisübersicht aufgerufen haben, sehen Sie diese Ansicht: Leseproben_NAV2016 Seite 94 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um Ihrem Kunden diese Alternative mitzuteilen, könnten Sie jetzt einen Text entsprechend erfassen. Platzieren Sie dazu Ihren Cursor auf die zweite Zeile und klicken Sie entweder auf das Symbol „NEU“ im Register „Zeilen“ oder drücken Sie auch hier die Tastenkombination STRG + N. Achten Sie nun bitte darauf, dass das Feld „ART“ = leer ist – nehmen Sie die Vorbelegung, die dort vermutlich eingetragen ist, heraus. Im Feld „Beschreibung“ können Sie jetzt Ihren Text hinterlegen. Für jede weitere Zeile drücken Sie erneut „STRG + N“. (Das wäre übrigens der „manuelle“ Weg um einen Text in den Zeilen eines Verkaufsbeleges zu erfassen. Das Thema „Textbausteine“ behandeln wir gleich). Im Standard NAV ist es derzeit leider noch nicht möglich mit alternativen Optionen zu arbeiten – das heißt: Sie haben in den Belegzeilen keine Möglichkeit durch eine Einstellung zu steuern, dass es sich um eine alternative Variante des Artikels handelt. Einige Partner haben daher diesen Bereich angepasst und dort eine zusätzliche Funktion eingebaut die es Ihnen ermöglicht, mithilfe eines Kriteriums wie „Alternativ“ oder „auf Wunsch“(etc.) eine weitere Artikelzeile zu zufügen – die dann bei Druck des Beleges aber kursiv dargestellt und mit dem gewählten Kennzeichen versehen wird. Und – was viel wichtiger ist – dessen ermittelter Preis nicht in den Gesamtpreis mit kalkuliert wird. Fragen Sie Ihren Projektleiter des Microsoft Dynamics™ NAV-Partners danach! Sobald Sie alles erfasst haben, was für „Max Musterle GmbH & Co. KG“ wichtig wäre, können Sie den Beleg „Freigeben“ – entweder wechseln Sie dazu im Menüband auf den Reiter „AKTIONEN“ und klicken dort auf das Symbol oder Sie drücken alternativ die Tastenkombination STRG + F9. Leseproben_NAV2016 Seite 95 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um das zweite Angebot zu erstellen, können Sie jetzt entweder das zurzeit noch offene Angebot von „Max Musterle“ durch Klick auf das „Rote X“ schließen – und dann wieder über STRG + N ein neues Angebot erstellen – oder aber Sie klicken unten rechts auf den kleinen „Drop-Down-Pfeil“ im Kästchen „OK“: Sobald Sie einen neuen Verkaufsbeleg geöffnet haben, erstellen Sie das zweite Angebot für „CompHelp AG“: Geben Sie auch das zweite Angebot „frei“. Sobald Sie die Angebote fertig gestellt haben, wäre der nächste Schritt die Angebote entsprechend an den jeweiligen Kunden zu versenden. Um dies zu erledigen gibt es wieder mehrere Möglichkeiten. Sie drucken das Angebot aus (also „der ganz normale Weg“) – und bereits hier haben Sie verschiedenste zusätzliche Optionen „wie“ Sie drucken ODER Sie versenden das Angebot per Mail (in diesem Fall öffnet sich ein Mailassistent – das Angebot wird als „PDF“ an die Mail gehängt). ….. Leseproben_NAV2016 Seite 96 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.4.6.2 Belegsendeprofil – ein neues „Symbol“ bei Verkaufsrechnungen und – gutschrifen – Buchen & Senden sowie neue Möglichkeiten Mit NAV2016 kamen einige neue „Highlights“ – die „Buchungsvorschau“ haben Sie bereits kennengelernt. Eine weitere Neuerung kam mit einer neuen Funktion dazu: das „Belegsendeprofil“. Diese Funktionalität wird dann benötigt, wenn Sie in einer Verkaufsrechnung oder –gutschrift die Funktion „Buchen & Senden“ nutzen wollen – statt z.B. „Buchen & Drucken“ oder „Buchen und per E-Mail versenden“. Mithilfe des Belegsendeprofils können Sie bereits vorab einstellen, wie das System „reagieren“ soll, wenn Sie in einem der beiden genannten Verkaufsbelege auf das Symbol „Buchen und Senden“ klicken. Sie können jedem Debitor ein „Belegsendeprofil“ mitgeben (im Einkauf gibt es diese Möglichkeit (noch) nicht. Falls das System dort keinen Eintrag findet, nutzt „es“ das Standardprofil, welches für alle Debitoren gültig wäre. Bevor wir mit dem Zuweisen anfangen, müssen wir uns zunächst mit der Einrichtung möglicher Profile beschäftigen. Um mögliche Belegsendeprofile einzurichten, müssen wir zunächst wieder in die „Verwaltung“ – „Anwendung Einrichtung“ – Allgemein: Wechseln Sie in diesen Menübereich und klicken Sie bitte auf „Belegsendeprofile“. Leseproben_NAV2016 Seite 97 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sie gelangen zunächst in eine Übersicht. Falls Sie in Ihrem CRONUS bisher damit noch nicht „gearbeitet“ haben, sollte diese Übersicht noch leer sein. Ich hatte hier aus Testzwecken schon das erste Profil angelegt: Wie Sie anhand meines Beispiels sehen können, hat das Profil „Druck“ ein Häkchen im Feld „Standard“. Wir sehen uns dieses Profil gleich gemeinsam an. Um eine neues Profil zu erstellen, klicken Sie bitte auf „NEU“ (oder drücken alternativ STRG + N). Ein Beispiel – legen Sie ein neues Profil an, mit dem Code „El-RG“ (elekt. Rechnungsübermittlung). Wie Sie anhand dieses Bildschirmausschnittes sehen können, stehen Ihnen im Register „Sendeoptionen“ vier Wahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sobald Sie im Feld „Elektronischer Beleg“ die Option „über Belegaustauschdienst“ ausgewählt haben, „erscheint“ darunter ein fünftes Feld mit dem „Format“ (standardmäßig im CRONUS vorgegeben PEPPOL 2.0 – es gäbe noch PEPPOL 2.1). …. Leseproben_NAV2016 Seite 98 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.4.8.4 Einblicke in die Themen „Workflow“ und „Beleggenehmigung“ In Microsoft Dynamics™ NAV haben Sie schon seit einigen Versionen die Möglichkeit, Verkaufsbelege die beispielsweise ein bestimmtes Volumen überschreiten, durch einen Vorgesetzten „genehmigen“ zu lassen. Das Thema „Beleggenehmigung“ ist also nicht neu. Die Beleggenehmigung selbst gibt es ebenfalls für den Einkaufsbereich – wenn also Sachbearbeiter beispielsweise eine Bestellung erfassen, deren Gesamtbetrag sehr hoch ausfällt und Sie steuern wollen, dass das „nicht einfach so“ bestellt werden kann ohne das der verantwortliche Einkaufsleiter nochmal geprüft hat, aktivieren Sie dazu die Beleggenehmigung. Neu seit NAV2016 ist allerdings das Thema „Workflow“. Innerhalb des Workflow ist die Beleggenehmigung quasi „eingebettet“. Der Unterschied: in früheren Versionen ging es bei den Genehmigungen meist um die diversen Belege. Heute können Sie weitere Bereiche innerhalb von NAV in einem Genehmigungsverfahren einbinden – beispielsweise in Bezug auf Stammdaten wie einer Debitorenkarte. Wo macht die Verwendung eines Genehmigungsverfahrens Sinn? Wenn ich meine Kunden, die ich zum Teil schon über viele Jahre hinweg betreue, so betrachte, wäre hier ein Genehmigungsverfahren wie es uns NAV anbietet – sagen wir mal – etwas „über-dimensioniert“. Auch in diesen Unternehmen darf im Normalfall nicht jeder Sachbearbeiter „alles“ selbst entscheiden und damit „freigeben“. Aber in der Praxis ist es oftmals so, dass viele der Unternehmen zum Teil über organisatorische Anweisungen das Thema „wer darf was“ und „wer darf was entscheiden/freigeben“ entsprechend abwickeln. Zudem sind bei vielen Endanwendern branchenspezifische Lösungen im Einsatz, die zum Teil das Thema „Genehmigungen“ auf eine etwas andere Variante steuern (und sei es durch spezielle Vorgaben über die Benutzer Einrichtung). Muss ich diesen Bereich bzw. diese Bereiche nutzen? Sagen wir mal so: Sie könnten es nutzen, wenn Sie es für sich und Ihr Unternehmen als richtig und wichtig erachten. Ein „muss“ gibt es hier nicht. Leseproben_NAV2016 Seite 99 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Für wen könnte diese Möglichkeit interessant werden? Im Zuge der immer weiter voranschreitenden Technologien – gerade im Hinblick auf mobile Lösungen und damit auch Endgeräte wie Smartphones, Tabletts & Co. ist ein Workflow samt Genehmigungsverfahren für die Unternehmen sicher interessant, deren Außendienstmitarbeiter „draußen“ zum Beispiel Verkaufsangebote erfassen oder neue Kontakte/ Debitoren anlegen. Mit NAV2016 und den entsprechenden APPS können Ihre Kollegen und Kolleginnen das bereits über ein Smartphone erledigen…. Worüber sollten Sie sich vorab Gedanken machen, bevor es an die Einrichtung geht? Damit das Ganze überhaupt funktionieren kann, muss einiges im Vorfeld eingerichtet werden – und das heißt für Sie: wenn Sie sich dazu entscheiden den „Workflow“ zu nutzen, prüfen Sie vorab für welche Bereiche Sie das tatsächlich einsetzen wollen. Wie ist die Hierarchie in der betreffenden Abteilung? Gibt es vielleicht bereits jetzt einen Genehmigungsablauf, der außerhalb von NAV abläuft und wenn ja, wie sieht der aus? Wenn das alles soweit klar ist, können Sie „loslegen“. Auf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie einen kleinen Einblick in die beiden Themen. Damit ich Ihnen hier ein paar Bildschirmausschnitte „basteln“ konnte, musste ich bei meiner „CRONUS“-Datenbank allerdings ein wenig tricksen. Ausführliche Informationen und Anleitungen erhalten Sie zu beiden Themen über die Onlinehilfe von Microsoft Dynamics™ NAV2016. Vorab-Information: im „CRONUS“ gibt es bereits einige Vorlagen, die ich an dieser Stelle auch nutzen werde. In den nachfolgenden Beschreibungen beziehe ich mich auf verkaufsorientierte Prozesse – vergessen Sie bitte nicht, dass Sie hier auch bestimmte Abläufe aus anderen Abteilungen abdecken können. …. Leseproben_NAV2016 Seite 100 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4. Direktgeschäft (= Streckengeschäft) & Spezialaufträge Unter einem „Direktgeschäft“ verstehen wir im Allgemeinen, dass Ware von Ihrem Lieferanten direkt zu Ihrem Kunden geliefert wird. Das heißt: die Ware berührt Ihr Lager nicht. Sie nehmen den Auftrag an und erfassen diesen in Ihrem NAV-System DIREKTLIEFERUNG („Strecke“) Da Sie diesen Artikel nicht vorrätig haben, rufen Sie Ihren Kreditoren an und bitten darum, die Ware direkt an Ihren Debitoren zu liefern – der Kreditor sagt zu. Ihr Kreditor schickt die Ware direkt an Ihren Debitoren – und Sie erhalten die Kreditorenrechnung. Sie erstellen eine Bestellung mit Verknüpfung zum Auftrag und schicken diese an Ihren Kreditoren Damit dies reibungslos funktionieren kann, benötigen Sie ein paar Vorgaben in NAV®. Idealerweise verwenden Sie für diesen Vorgang auch einen eigenen Lagerort mit dem Namen „Direkt“, da das System bei den unterschiedlichen Buchungsvorgängen ein Lager einmal be- und dann wieder entlasten muss. Bevor wir also ein Beispiel „durchspielen“ – hier „Step by Step“ die Einrichtungsschritte. Neu-Anlage eines Lagerortes mit dem Namen „DIREKT“ Wechseln Sie zunächst in das Hauptmenü „Lager“ – und klicken dort auf „Verwaltung“ – „Einrichtung“. Öffnen Sie dann durch einen Klick den Punkt „Lagerorte“. Leseproben_NAV2016 Seite 101 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Übersicht der Lagerorte: Erstellen Sie bitte –durch Klick auf das Symbol „NEU“ – einen neuen Lagerort namens „Direkt“ (oder „Strecke“). Vergeben Sie eine entsprechende Benennung: Mehr Einrichtungen sind an dieser Stelle unnötig, dies ist ein „virtueller“ Lagerort. Das heißt auch, dass auf diesem Lagerort niemals irgendwelche Bestände sein sollten! …. Leseproben_NAV2016 Seite 102 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Lager- & Logistikabläufe mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7375-9327-4 – dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 89,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 103 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Inhalt ALLGEMEINE INFORMATIONEN ....................................................................................................... Überblick zu diesem Kurs:..................................................................................................................... 1. Allgemeines ......................................................................................................................................... 1.1 Zusammenhänge in NAV ............................................................................................................ 2. Überblick zur Lager- & Logistikverwaltung ..................................................................................... 2.1 Was ist überhaupt ein „Lager“? ................................................................................................. 2.2 Lagerortbezeichnungen .............................................................................................................. 2.3 Ein kleines Schaubild eines möglichen „Workflows“ im Lager .............................................. 2.4 Möglicher Aufbau innerhalb eines Lagerortes ......................................................................... 3. Einrichtung des Lager- und Logistikmoduls ................................................................................... 3.1 Allgemeine Informationen zur Einrichtung der Verwendung ................................................. 3.1.1 Grundsätzliche Einrichtung des Lagers ............................................................................ 3.1.2 Grundsätzliche Einrichtung für die Logistik ...................................................................... 3.2 Der Lagerort – Einrichtungsparameter und Erklärungen ....................................................... 3.3 Erstellen eines neuen Lagerortes .............................................................................................. 3.3.1 Anlage einer neuen Lagerortkarte...................................................................................... 3.3.2 Nach dem Sie den Lagerort angelegt haben…................................................................ 3.3.3 Zu guter Letzt: Die Lagerbuchung Einrichtung................................................................. 3.4 Ein Überblick über die unterschiedlichen „Verhaltensweisen“ bei Einstellungen im Register „Logistik“ ............................................................................................................................... 3.5 Die Artikelkarte – ein Überblick .................................................................................................. 3.5.1.1 Artikeleinheiten .............................................................................................................. 3.5.1.2 Varianten......................................................................................................................... 3.5.1.3 Dimensionen .................................................................................................................. 3.5.1.4 Ersatzartikel .................................................................................................................... 3.5.1.5 Referenzen ..................................................................................................................... 3.5.1.6 Textbausteine................................................................................................................. 3.5.1.7 Übersetzungen............................................................................................................... 3.5.1.8 Bild ................................................................................................................................... 3.5.1.9 Artikelbarcodes .............................................................................................................. 3.5.1.10 Weitere Einrichtungsparameter zu einem Artikel ................................................... 3.6 Lagerplätze – einem „Geheimnis“ auf der Spur… .................................................................. 3.6.1 Ein kleines „Schaubild“ um das Thema „Lagerplatz“ etwas mehr zu verdeutlichen (Festplatzlager) ............................................................................................................................... 3.6.2 Die Kapazitätsprüfung bei Lagerplätzen ........................................................................... 3.6.3 Einrichtung der Einlagerungsvorlagenkarte (Wichtig für die Dynamik) ........................ Leseproben_NAV2016 Seite 104 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.6.4 Weitere Informationen zu Lagerplätzen ............................................................................ 3.6.4.1 Erstellen von Lagerplätzen .......................................................................................... 3.6.4.2 „Wie weiß der Artikel, dass er auf diesen Lagerplatz gehört?“ Zuordnen von Artikel zu Lagerplatz ................................................................................................................... 3.6.5 Einrichtung von Zonen (gilt nur für einen dynamischen Lagerort) ................................ 3.6.6 Lagerplatzarten (gilt nur für einen dynamischen Lagerort) ............................................ 3.6.7 Lagerplatzprioritäten (gilt nur für einen dynamischen Lagerort) .................................... 3.6.8 Lagerhilfsmittel (gilt nur für einen dynamischen Lagerort) ............................................. 3.6.9 Lagerklassen (gilt nur für einen dynamischen Lagerort) ................................................ 3.6.10 Information zu „wie findet das System den bestmöglichen Lagerplatz“ (dynamische Lagerverwaltung) .................................................................................................... 3.6.11 Fazit zum Thema „Lagerplätze“ ....................................................................................... 3.7 Erstellen von Lagerplatzinhalten................................................................................................ 3.7.1 Automatisierte Erstellung eines Lagerplatzinhaltes durch Zubuchen einer Einkaufslieferung ............................................................................................................................ 3.7.2 Fazit zu „LagerplatzINHALT erstellen“ .............................................................................. 3.8 Zum Schluss… Zusammenfassung zu Kapitel 3 .................................................................... 4. Wareneingänge – Arten der Warenannahme inkl. Einlagerung ................................................. 4.1 der einfachste Ablauf: Zugänge direkt aus einem Beleg bzw. Buch-Blatt .......................... 4.1.1.1 Stornierung eines Wareneingangs bzw. Wareneingangszeile ............................... 4.1.2 Wareneingang über eine eingehende Umlagerung (Umlagerungs-Buch-Blatt und Umlagerungsauftrag) ..................................................................................................................... 4.1.2.1 Umlagerung/Wareneingang mit Umlagerungs-Buch-Blatt ...................................... 4.1.2.2 Umlagerung/Wareneingang mit Umlagerungsauftrag ............................................. 4.1.3 Wareneingang über einen Montageauftrag ...................................................................... 4.1.3.1 Stornieren eines Montageauftrages ........................................................................... 4.1.3.2 Zusammenfassung zu Zugängen z.B. via Montageauftrag (Lagerfertigung):...... 4.1.4 Wareneingang über eine Istmeldung (Fertigung/Produktion) ........................................ 4.2 Ablauf eines Wareneingangs mit einem Lagerort, der „nur“ die Kennung „Einlagerung“ hat (Lagereinlagerung)....................................................................................................................... 4.2.1 Erstellen einer Lagereinlagerung aus einem Einkaufsbeleg .......................................... 4.2.2 Erstellen einer Lagereinlagerung aus einem Umlagerungsauftrag (eingehende Umlagerung) .................................................................................................................................... 4.2.3 Erstellen einer Lagereinlagerung aus einem freigegebenen Fertigungsauftrag ......... 4.2.4 Zusammenfassung zum Thema „Lagereinlagerung“ ...................................................... 4.3 Verwenden eines Lagerortes mit der Kennzeichnung „Wareneingang“ .............................. 4.3.1 Erstellen und Bearbeiten eines Wareneingangsbeleges direkt über eine Einkaufsbestellung ......................................................................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 105 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.3.3.2 Erstellen eines Wareneingangsbeleges durch Abruf von freigegebenen Bestellungen ................................................................................................................................ 4.3.3 Erstellen eines Wareneingangsbeleges für einen Umlagerungsauftrag (eingehende Umlagerung) .................................................................................................................................... 4.4 Dynamische Lagerverwaltung – Teil 1 – gesteuerte Einlagerung ........................................ 5. Zuordnung – „Rampendreher“ (= „cross-docking“) ....................................................................... 5.1 Ablauf einer „Zuordnung“ ............................................................................................................ 6. Warenausgänge – Arten der Auslieferung/Ausbuchens .............................................................. 6.1 Allgemeine Informationen ........................................................................................................... 6.2 Die einfachsten „Wege“ einer Abgangsbuchung: das Artikel-Buch-Blatt und das Buchen der Verkaufslieferung aus einem Auftrag ......................................................................... 6.2.1 Abgangsbuchung mithilfe eines Artikel Buch-Blattes...................................................... 6.2.2 Buchen eines „normalen“ Verkaufsvorgangs mit einem „nicht-logistikpflichtigen“ Lagerort ............................................................................................................................................ 6.3 Ablauf eines Verkaufsvorgangs inkl. Lagerort mit Kennzeichnung „Kommissionierung“ (= Lagerkommissionierung) .............................................................................................................. 6.4 Ablauf eines Verkaufsvorgangs inkl. Lagerort mit Warenausgangs- und Lagerplatzpflicht .................................................................................................................................. 6.5 Dynamische (chaotische) Lagerverwaltung – Ablauf mit einem Verkaufsauftrag – Teil 2 6.5.1 Dynamische Lagerverwaltung – Gebindeanbruch – ein weiteres Beispiel mit einem Verkaufsauftrag ............................................................................................................................... 7. Interne Abläufe in Lager & Logistik.................................................................................................. 7.1 Arbeiten mit einem Artikel Buch-Blatt (Lager) ......................................................................... 7.2 Umlagern von Artikeln zwischen Lagerorten/-plätzen mithilfe eines Umlagerungs-BuchBlattes (Lager) ..................................................................................................................................... 7.3 Umlagern von Artikel zwischen Zonen/Lagerplätzen (Logistik) ............................................ 7.4 Auffüllen von Lagerplätzen (Logistik) ........................................................................................ 7.5 Blockieren von Lagerplätzen bzw. Lagerplatzinhalten (Logistik) .......................................... 7.6 Ablauf einer internen Einlagerung & Kommissionierung (Logistik) ...................................... 7.7 Integration mit der Produktion (Logistik) ................................................................................... 7.8 Inventur und das Inventur Buch-Blatt (Lager & Logistik) ....................................................... 7.8.1 Der Inventurauftrag und Inventurerfassung ...................................................................... 7.8.1.1 Mobile Erfassung von Daten........................................................................................ 7.8.2 Fazit zu Inventurauftrag/-erfassung ................................................................................... 7.8.3 Inventur mit einem „dynamischen“ Lagerort ..................................................................... 7.8.3.1 Das Logistik Inventur Buch-Blatt & zyklische (= permanente) Inventur ................ 7.9 Das Neubewertungs-Buch-Blatt (Lager) .................................................................................. 7.10 Und da war noch eines… das Logistik Artikel Buch-Blatt ................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 106 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 7.10 Fazit zu diversen internen Vorgängen .................................................................................... 8. Überblick zum Thema „Artikelverfolgung“ ...................................................................................... 8.1 die Artikelverfolgungskarte ......................................................................................................... 8.2 Beispielablauf: Wareneingang des neuen Artikels ................................................................. 8.2.1 Zugang über einen „Wareneingangspflichtigen“ Lagerort .............................................. 8.2.2 Wareneingang des neuen Artikels auf einem dynamischen Lagerort .......................... 8.3 Beispielablauf Warenausgang mit einem Seriennr.-pflichtigen Artikel ................................ 9. Lagerhaltungsdaten zu Artikeln ....................................................................................................... 9.1 Erstellen von Lagerhaltungsdaten ............................................................................................. 9.2 Bearbeiten der Lagerhaltungsdatenkarte ................................................................................. 9.3 Auswirkung der Lagerhaltungsdaten ........................................................................................ 10. Komprimierung von Logistikposten (Administrativer Bereich) .................................................. 11. Löschen von Journalen & Logistikbelegen (Administrativer Bereich) ...................................... 12. Terminologie ..................................................................................................................................... 12. Abkürzungen & Fachbegriffe kurz erklärt: .................................................................................... Tipps – interessante Partner für Sie: ................................................................................................... Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) ........................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 107 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2. Überblick zur Lager- & Logistikverwaltung Mit NAV2016 haben Sie – ebenso wie in den vergangenen NAV-Versionen – die Option, Ihre Lagerabläufe so zu strukturieren wie es für Ihr Unternehmen und dessen Abläufe am praktikabelsten ist. Ob Sie bzw. Ihre Lagerkollegen ein Teil der „Logistik“-Möglichkeiten nutzt oder die komplette Dynamik (früher als „chaotische Lagerverwaltung“ bekannt), entscheiden Sie und Ihr Team. Sie haben natürlich ebenso die Möglichkeit verschiedene Lagerorte unterschiedlich zu definieren. So finden sich in der Praxis häufig „Mischungen“ – beispielsweise ist ein Lagerort komplett auf Dynamik eingestellt, während ein anderer Lagerort sehr einfach strukturiert wird. Die „Highlights“ in und mit diesem Modul sind unter anderem davon abhängig, ob es sich um einen einfachen oder einen „dynamischen“ Ablauf handelt – aber seien Sie versichert, dass Sie ebenso mit einer einfachen Strukturierung des Lagerortes viele Prozesse optimal einstellen und durchführen können. Ein paar Beispiele gefällig? Die „große“ Logistik (= Dynamik) bietet Ihnen die Möglichkeit „Rampendreher“ (in Englisch auch „cross-docking“ genannt) automatisiert abzubilden. Diese „Rampendreher“-Thematik lässt sich aber mit wenigen organisatorischen Vorgaben selbstverständlich auch in kleiner strukturierten Lagern ausführen. Anbindung an mobile Endgeräte – ein Thema, dass in den letzten Monaten und Jahre stetig gewachsen ist. Der Wunsch der Anwender, viele Informationen einfach abzuscannen wird immer größer. Dazu sind allerdings einige Vorgaben notwendig – doch die Grundsteine sind in Microsoft Dynamics™ NAV bereits gelegt! Integration zu den anderen Modulen – ob beispielsweise Ein- oder Verkauf oder auch die Finanzbuchhaltung: Lager & Logistik ist eingebettet in dieser voll integrierten Lösung. Das bietet Ihnen und Ihrem Team viele wertvolle Vorteile! Artikelverfolgung – die Nachverfolgbarkeit von Serien- und Chargennummern ist in vielen Betrieben Pflicht. Seit den „ATTAIN“-Versionen von NAV ist dies ohne großen Aufwand möglich. Hinweis: Beachten Sie bitte: jedes Modul ist nur so gut wie seine Einrichtung! Das gilt auch für die Stammdatenpflege. Die Abläufe werden nur suboptimal funktionieren, wenn diverse Parameter gar nicht oder erst spät gesetzt werden. Ihr für Sie zuständiger Kundenbetreuer bzw. Projektleiter wird Sie hier gern unterstützen! Leseproben_NAV2016 Seite 108 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.1 Was ist überhaupt ein „Lager“? Wer sich das erste Mal mit diesem Thema befasst, traut sich vielleicht gar nicht diese Frage zu stellen: was ist überhaupt ein „Lager“? Ein „Lager“ kann in jedem Unternehmen vollkommen unterschiedlich verstanden werden, daher hier vorab ein paar kleine Gedankenanregungen rund um dieses Thema. „Lager“ bzw. ein „Lagerort“ kann beispielsweise sein: eine Halle ein Raum ein Tisch ein Regal ein Auto oder Van (Servicetechniker/Außendienstmitarbeiter) ein (Park-)Platz draußen usw. Abhängig davon, wie das jeweilige Lager verwaltet werden muss und soll, müssen Sie die Vorgaben in NAV2016 entsprechend einstellen (dazu später mehr). 2.2 Lagerortbezeichnungen Wie Sie einen Lagerort „nennen“, ist an für sich für NAV vollkommen egal. Hier aber dennoch eine kleine Übersicht – inklusive ein paar zusätzlichen Informationen: „Halle“ oder „Zentrale“ Diese Benennung findet sich häufig für Lagerorte, die als Hauptlagerorte geführt werden. Auf diese Lagerorte wird oftmals „eingekauft“ und „verkauft“ „Muster“, „Ansicht“, „Leihe“ Diese Art von Lagerorten wird dazu verwendet, Artikel die beispielsweise für Messen aufbewahrt werden, von den normalen Artikeln getrennt zu halten. Auch Leihgeräte sollten immer separat verwaltet werden – um die Übersichtlichkeit zu wahren. „QS“ oder „Prüflager“ Diese Lagerorte dienen – wie die Bezeichnung bereits sagt – als Qualitätssicherungslager bzw. als eigener Bereich um eingehende Artikel zum Beispiel zu prüfen. „ADM“ oder „PKW“ Hinter der Abkürzung „ADM“ verbirgt sich „Außendienstmitarbeiter“. Gemeint sind hier häufig Autos bzw. Vans der Servicemitarbeiter, die immer einen kleinen Anteil unterschiedlichster Artikel mit sich führen. Leseproben_NAV2016 Seite 109 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke „Konsignationslager“ (abgekürzt „Konsi-Lager“) Ein Konsignationslager ist ein Lager oder –raum, den Sie bei Ihrem Kunden zur Verfügung haben. Mit anderen Worten: Ihre Ware liegt in einem Lagerbereich Ihres Kunden. Diese Ware ist immer noch Ihr Eigentum und muss durch Ihr Team verwaltet und regelmäßig geprüft werden (Inventur!) Diese Art der Lagerhaltung gibt es natürlich auch umgekehrt – das bedeutet: Ihr Lieferant hat seine Artikel bei Ihnen eingelagert. In diesem Fall handelt es sich um „Fremdeigentum“ im Haus“ – und diese Ware dürfen Sie in Ihrem NAV-System weder aufnehmen noch verwalten! „Prod“-Lager, „Rohmaterial“, „VM-Lager“ Diese Lagerorte werden für die Produktion benötigt – VM bedeutet in diesem Fall „Vormaterial“. Häufig finden sich bei Herstellern mehrere Lagerbereiche – so ein Lagerort für das Rohmaterial, einer für die halbfertigen Artikel sowie ein Lagerort für die „Fertigartikel“. „Kanban“-Lager Das „Kanban“-Lager wird meist bei produzierenden Unternehmen genutzt. Vereinfacht gesagt ist der Grundgedanke hier, dass die Entnahme des dort vorhandenen Rohmaterial (meist Kleinstmaterial wie z.B. Schrauben, etc.) meist asynchron zum Auffüllen des Bestandes erfolgt, umso den „Workflow“ ideal zu steuern. Unter „Wikipedia.de“ finden Sie eine ausführliche Erläuterung. „Montage“, „Rohmaterial MON“ Diese Lagerorte sind für den Montage-Bereich vorgesehen. „Direkt“ oder „Strecke“ Meine Empfehlung sofern Sie mit Direktlieferungen arbeiten (auch als „Streckengeschäft“ bekannt). Legen Sie für diese Fälle einen eigenen Lagerort unter dem Namen „Direkt“ bzw. „Strecke“ an. Der Vorteil: damit können Sie später die Belege filtern – und diese dadurch von den „normalen“ Ein- und Verkaufsvorgängen etwas trennen. „Transit“ Sofern Sie mit Umlagerungsaufträgen arbeiten, benötigen Sie innerhalb von NAV mindestens einen Transit-Lagerort. In diesem Fall handelt es sich quasi um einen virtuellen Lagerort, den das System dazu nutzt um Ware, die aus- aber noch nicht wieder eingelagert wurde, lagerorttechnisch dar zu stellen (= „Ware auf der Straße“). In diesem Fall benötigen Sie lediglich eine Lagerort“karte“, die einen Code und den Namen beinhaltet sowie das Häkchen im Feld „Als Transitlager verwenden“. Leseproben_NAV2016 Seite 110 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.3 Ein kleines Schaubild eines möglichen „Workflows“ im Lager Das Schaubild zeigt mögliche Abläufe innerhalb eines Lagerortes – Sie sehen hier (wenn auch sehr einfach skizziert) – Warenein- und –ausgänge – inklusive Umlagerungen, Zuordnungen usw. Wie sieht Ihr Lager zurzeit aus? Leseproben_NAV2016 Seite 111 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.3 Erstellen eines neuen Lagerortes Um einen neuen Lagerort zu erstellen, benötigen Sie letztendlich drei Schritte: 1. Erstellen einer neuen Lagerortkarte mit den entsprechenden Einrichtungen in den unterschiedlichen Registern 2. das Zuordnen der Anwender, die diesen Lagerort nutzen müssen und dürfen 3. das Hinterlegen des Lagerortes in der „Lagerbuchung Einrichtung“ – und damit dem Zuweisen der Sachkonten, die bei bestimmten Lagerbuchungen unbedingt notwendig sind. 3.3.1 Anlage einer neuen Lagerortkarte Da wir für eine der Übungen in dieser Unterlage einen speziellen Lagerort benötigen, den es so im „CRONUS“ noch nicht gibt, möchte ich Sie bitten diesen jetzt anzulegen. Klicken Sie zunächst im „Lagermenü“ auf „Verwaltung“ und dort auf „Lagerorte“. Um eine neue Karte zu erstellen klicken Sie entweder auf das Symbol „NEU“ im Menüband – alternativ können Sie ebenso die Tastatur dazu nutzen – drücken Sie STRG + N. Sie erhalten zunächst eine „leere“ Lagerortkarte. Vergeben Sie zunächst einen Code – für unser Beispiel „ORANGE“ und einen Namen: Im Register „Logistik“ setzen Sie bitte Häkchen für „Wareneingang“ und „Warenausgang“ – sowie „Lagerplatz notwendig“. In dem Feld „Vorg. Lagerplatzauswahl“ achten Sie bitte darauf, dass hier „fester Lagerplatz“ vorgegeben ist. (Zu dem Thema „Lagerplatz“ kommen wir an anderer Stelle nochmals zurück). Wenn Sie die Lagerortkarte so angelegt haben, können Sie diese durch Klick auf „OK“ wieder schließen. Leseproben_NAV2016 Seite 112 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Normalerweise pflegen Sie das Register „Allgemein“ der jeweiligen Lagerortkarte bitte komplett (also mit Adresse und wenn möglich einem Kontakt – vergessen Sie nicht, dass bei Auswahl eines Lagerortes z.B. bei Bestellungen die Adresse des Lagerortes bei den diversen Belegen mit ausgegeben wird. HINWEIS: Im allgemeinen „Verwaltungs“-Menü – unter „Anwendung Einrichtung“ – „Lager“ – „Lager“ – finden Sie unter „Aufgaben“ eine Funktion namens „Lagerorte erstellen“: Vorsicht: es handelt sich hierbei um eine sogenannte Stapelverarbeitung, mithilfe dessen Sie für einen vorhandenen Lagerort die Verwendung von Zonen und Lagerplätzen „aktivieren“ und damit diesen Lagerort zu einem „Logistik-Lagerort“ wandeln. Beachten Sie dazu bitte auch unbedingt die Hinweise in der Onlinehilfe! 3.3.2 Nach dem Sie den Lagerort angelegt haben… …muss auf jeden Fall ein Anwender dem Lagerort zugeordnet werden. Ansonsten kann es passieren, dass der betreffende Mitarbeiter beispielsweise Warenausgänge gar nicht erstellen kann bzw. erstellte Belege aus dem logistikpflichtigen Lagerort nicht sehen kann. Klicken Sie im Bereich „Verwaltung“ (wir sind immer noch im Lagermenü) auf den Punkt „Lagermitarbeiter“. Leseproben_NAV2016 Seite 113 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ich hoffe, Sie sind in Ihrer „Spieldatenbank“ als Benutzer angelegt – ansonsten müssten Sie das bitte noch nachholen. (Anwendung Einrichtung – Benutzer – „Benutzer Einrichtung“) Um die Lagermitarbeiter-Einrichtung zu öffnen, klicken Sie mit einem einfachen „Klick“ auf den Menüpunkt „Lagermitarbeiter“. Es öffnet sich zunächst eine Übersicht (in Ihrem CRONUS könnte diese Ansicht noch „leer“ sein). Ansicht der hinterlegten Lagerorte mit Zuweisung zu einem Mitarbeiter: Leseproben_NAV2016 Seite 114 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.5.1.4 Ersatzartikel In NAV haben Sie grundsätzlich die Option, einen bzw. mehrere Ersatzartikel zu jedem Artikel zu definieren. Das bedeutet: sollte bei Eintrag eines Artikels in einer Verkaufsbelegzeile eine Verfügbarkeitswarnung erscheinen (wegen mangelnden Bestand) – zeigt Ihnen das System in der Verfügbarkeitsmeldung selbst an, dass es einen möglichen „Ersatzartikel“ gibt – sofern dieser hier hinterlegt wurde. Im Feld „Ersatzartikelart“ können Sie zudem wählen, ob es sich um einen bereits vorhandenen Artikel in Ihrem System handelt oder um einen sogenannten „Katalogartikel“. Sobald Sie einen Ersatzartikel ausgewählt haben, wird die Beschreibung des Ersatzartikels automatisch mit angezeigt. Sie können zudem ein Häkchen im Feld „Austauschbar“ setzen. Damit legen Sie fest, dass beide Artikel untereinander miteinander getauscht werden könnten. Das Feld „Bedingung“ ist vergleichbar mit einer „internen Bemerkung“. Das heißt: Sie hinterlegen hier keine aufwendigen oder komplexen Formeln („wenn-dann-sonst“), sondern einen einfachen Text. Sobald Sie eine solche „Bedingung“ hinterlegen, wird in dem betreffenden Feld der Wert von „Nein“ auf „Ja“ geändert. So könnte es zum Beispiel aussehen: Wie Sie anhand des obigen Bildschirmausschnittes sehen können, könnten Sie den gleichen Artikel auch mit einer Variante als „Ersatz“ anbieten. Leseproben_NAV2016 Seite 115 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um eine „Bedingung“ zu hinterlegen, klicken Sie auf das Symbol „Bedingung“ im Menüband. Es öffnet sich eine einfache Erfassungsmaske in der Sie einen Text hinterlegen können – wie bereits gesagt, wird in diesem Fall der Wert im Feld „Bedingung“ auf „JA“ umgesetzt. Diese „Bedingung“ ist nur als interne Information gedacht und wird nirgends mit ausgegeben! 3.5.1.5 Referenzen Die „Referenzen“ stellen Ihnen einige Möglichkeiten zur Verfügung: beispielsweise könnten Sie hier die Artikelnummer eintragen, die Ihre Kunden bei sich für den Artikel, den Sie verkaufen, verwenden. Oben sehen Sie ein Beispiel. Die Auswirkung im NAV-Standard sind die, dass die „Beschreibung“ dann in der Verkaufsbelegzeile verwendet – statt der eigentlichen Artikelbeschreibung aus der Stammdatenkarte des Artikels. Ein Andruck der „Referenznummer“ ist standardmäßig bei den Belegen bisher nicht vorgegeben – aber in vielen projektspezifischen Anpassungen in der Praxis wurde und wird dieses Feld in den Belegen mit angedruckt. Sie können an dieser Stelle ebenso für Kreditoren (Lieferanten) eine Referenznummer eintragen – da es parallel dazu aber die Kreditor-Artikelnummer gibt, stellt sich in der Praxis oft die Frage was besser zu pflegen wäre. Meine Empfehlung im Moment ist, die alternative Kreditor-Artikelnummer tatsächlich unter den Punkt „Lieferanten“ zu hinterlegen: Leseproben_NAV2016 Seite 116 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.6 Lagerplätze – einem „Geheimnis“ auf der Spur… Das Thema „Lagerplätze“ und „Artikel“ wirft oftmals diverse Fragen auf, die scheinbar in keiner Dokumentation so „richtig erklärt“ wurden. Zurück bleibt oft ein Gefühl, „man ist sich nicht ganz sicher, aber irgendwie wird’s schon funktionieren“. Anbei ein paar hilfreiche Tipps zu diesem Thema – und das unabhängig davon, ob Sie mit einer „dynamischen“ Lagerverwaltung arbeiten oder nicht. Zunächst einmal können Sie bei jedem Lagerort, bei dem des notwendig ist, Lagerplätze erstellen. Diese müssen erst einmal vorhanden sein, bevor Sie einem Artikel einen Lagerplatz zuweisen können. Um Lagerplätze zu einem Lagerort zu zuordnen gibt es mehrere Varianten. Für ein sogenanntes „Festplatzlager“ – mit anderen Worten: einem Lagerort der wie „unser“ „Orange“ ist – haben Sie die Möglichkeit die Lagerplätze manuell zu zuweisen. Öffnen Sie dazu die Lagerortkarte „Orange“ Leseproben_NAV2016 Seite 117 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Klicken Sie im Menüband auf das Symbol „Lagerplätze“ – Sie gelangen in eine neue Ansicht, in der Sie jetzt die Lagerplätze anlegen können: Standardmäßig sind zunächst nur einige wenige Spalten eingeblendet. Es kann notwendig sein, dass Sie sich weitere Spalten hier einblenden müssen. Wie Sie die Lagerplätze benennen, entscheiden Sie. Im „echten Leben“ ist es oft so, dass der Lagerplatzcode sich aus verschiedenen Kürzeln zusammensetzt. Wie in meinem Beispielbild auf der vorigen Seite zu sehen, habe ich hier den ersten Buchstaben des Lagerortes mit einer möglichen Regalkennung – „A“ – einer Ebene – „01“ – und dem eigentlichen Lagerplatz – „01“ gekoppelt. Herauskommt dann: O–A-01-01 Hinterlegen Sie bitte bei Lagerort „Orange“ mindestens zwei Lagerplätze für zukünftige Übungen. Schließen Sie danach bitte die Lagerortkarte „Orange“. Das war jetzt die „manuelle“ Variante der Lagerplatzanlage – weitere Möglichkeiten lernen Sie in einem späteren Kapitel kennen. Leseproben_NAV2016 Seite 118 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.6.1 Ein kleines „Schaubild“ um das Thema „Lagerplatz“ etwas mehr zu verdeutlichen (Festplatzlager) Wie Sie bereits gelesen haben bzw. „gehört“ haben, sind „Lagerplätze“ die kleinstmögliche „Struktureinheit“ innerhalb eines Lagerortes. Damit Sie Ihren verfügbaren Platz innerhalb eines Lagers optimal ausnutzen können und damit Ihre Lagermitarbeiter die Artikel möglichst schnell finden, sollten die Lagerplätze entsprechend sowohl im NAV-System wie „physikalisch“ angelegt sein. Das nachfolgende Bild zeigt Ihnen was mit diversen Artikeln „passiert“ wenn diese im Lager „Orange“ ankommen. Regal „A“ Wareneingang für Lager „Orange“: Lagerplatz 01 ORANGE Lagerplatz 02 Lagerplatz 03 Wareneingangsbeleg für Lager „Orange“ wird erstellt – Bestellungen werden abgerufen Im Wareneingangsbeleg werden die Lagerplätze automatisch vorgeschlagen, sofern der Artikel bereits einmal in diesem Lager war (Option „Fester Lagerplatz“ in der Lagerortkarte). Ist der Artikel das erste Mal für dieses Lager bestimmt, trägt der Lagermitarbeiter den korrekten Lagerplatz ein. Leseproben_NAV2016 Seite 119 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4. Wareneingänge – Arten der Warenannahme inkl. Einlagerung In diesem Kapitel werden folgende Punkte behandelt: Annehmen und Einlagern der Artikel in verschiedenen Lagerbereichen und Lagerkonstellationen Stornieren von gebuchten Eingängen Die Warenannahme (= Wareneingang) stellt sicher, dass Artikel in ausreichender Menge und Qualität zur Verfügung stehen. Dieses Kapitel zeigt anhand verschiedener Fallbeispiele mögliche Abläufe bei einem Zugang. Was verstehen wir unter „Wareneingang“? Einkaufsbestellung Eingehende Umlagerung Verkaufsrücknahmen Zubuchen über einen Montageauftrag Istmeldung eines Fertigungsauftrags Interne Lagerprozesse – Zugänge mittels Artikel- oder Inventur-Buch-Blatt Mithilfe von Microsoft Dynamics™ NAV2016 haben Sie die Möglichkeit Ihre Warenannahme so zu strukturieren, dass ein reibungsloser und effizienter Weg möglich ist. Welche Einrichtungsmöglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen haben Sie ja in den voran gegangenen Kapiteln bereits kennengelernt. Zwecks besserer Nachvollziehbarkeit der genannten Beispiele – die alle im CRONUS nachgestellt wurden – habe ich Anfang jedes Ablaufs den Lagerort und den bzw. die entsprechenden Artikel angegeben. Da der Punkt „Artikelverfolgung“ in jeder Konstellation der Zugangsbuchungen ein Thema sein kann, werde ich auch dazu einen Artikel mit dieser „Pflicht“ dazu nehmen. 4.1 der einfachste Ablauf: Zugänge direkt aus einem Beleg bzw. BuchBlatt Verwendeter Lagerort: Silber Kennzeichen: „nur“ Lagerplatz notwendig Verwendete Artikel: 80206 (Webcam) und 80102-T (Monitor) – mit Seriennr.-Pflicht Bevor wir „loslegen“ prüfen Sie bitte zunächst die Einstellungen betreffs der Artikelverfolgung bei dem Artikel „80102-T“. Wechseln Sie dazu im Lagermenü zunächst auf den Punkt „Planung & Ausführung“ – „Artikel“. Sobald sich die Artikelübersicht geöffnet hat, suchen Sie bitte nach dem Artikel mit der Nummer 80102-T. Leseproben_NAV2016 Seite 120 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Öffnen Sie die Stammdatenkarte und klicken Sie auf das Register „Artikelverfolgung“. Klicken Sie auf den kleinen „Drop-Down-Pfeil“ rechts – es werden Ihnen alle vorhandenen Artikelverfolgungscodes angezeigt. Klicken Sie auf den Punkt „Erweitert“ – die Artikelverfolgungskarte „SNALLE“ sollte sich jetzt öffnen. Ansicht der Artikelverfolgungskarte „SNALLE“: Leseproben_NAV2016 Seite 121 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Achten Sie darauf, dass Ihr Cursor immer noch auf dem Datensatz „SNALLE“ platziert ist – klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“. Im Register „Seriennr.“ setzen Sie bitte unbedingt das Häkchen im Feld „Seriennr.-Verf. Lager“. Dieses Häkchen ist enorm wichtig – gerade in Zusammenhang mit dem Thema „Lagerplatz“ – ansonsten kann es passieren, dass beim Zubuchen eines solchen Artikels die Seriennummern nicht mit in den Lagerplatzposten übernommen wird. Und das kann spätestens beim „Abbuchen“ zu Problemen führen! Sobald Sie dieses Häkchen gesetzt haben, können Sie die geöffneten Fenster wieder schließen. Zurück zu unserem Beispiel – hier der Vorgang: Wechseln Sie jetzt bitte in den „Einkauf“ und dort in die „Bestellungsabwicklung“. Klicken Sie auf „Bestellungen“ und erstellen Sie einen neuen Einkaufsbeleg für den Lieferanten „Elektronik Service GmbH“ (Kreditorennr. 50000). Tragen Sie in den Zeilen bitte folgendes ein: Art = Artikel Nr. = 80206 (Webcam) Menge: 10 (Stück) Nr. = 80102-T (Monitor) Menge: 2 (Stück) Lagerort = in beiden Fällen „SILBER“ Lagerplatz = S-01-0002 Ansicht der Bestellung: Sobald die Lieferung angekommen ist, notieren die Anwender im Normalfall die Lieferscheinnummer. Geben Sie für unser Beispiel bitte die Nummer LS01223 im Feld „Kred.-Lieferungsnr.“ ein. Leseproben_NAV2016 Seite 122 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Bevor wir jetzt die Lieferung direkt einbuchen können, müssen wir zunächst die Seriennummern für die beiden Monitore zuweisen. Platzieren Sie Ihren Cursor bitte auf die Belegzeile mit der Artikelnummer 80102-T. Klicken Sie dazu im Register „Zeilen“ auf „Zeile“ und wählen Sie dort „Artikelverfolgungszeilen“ aus: Es öffnet sich jetzt eine Eingabemaske. Entweder Sie geben Sie Seriennummer manuell ein (pro Zeile 1 Seriennr.) oder Sie nutzen die Funktion „Benutzerdef. Seriennr. erstellen“ (Reiter AKTIONEN) Unterhalb des Menübandes sehen Sie immer die genaue Anzahl der bestellten Menge. Im Gegensatz zu Chargen benötigen Sie pro Gerät eine Zeile mit der jeweils korrekten Seriennummer. In der Praxis ist es heute so, dass unsere Anwender die Seriennr. entweder „abscannen“ (das System trägt in dem Fall die Nummer dann automatisch in der „Artikelverfolgungszeile“ ein) oder manuell die Nummer im Feld „Seriennr.“ eintragen. Der Grund: in solchen Fällen wird immer die Artikelverfolgungsnummer vom Hersteller übernommen (das gilt also sowohl für Serien- wie Chargennummern). Damit beispielsweise die Seriennummer gescannt werden kann, ist in NAV eine kleine Anpassung notwendig – sprechen Sie bitte dazu mit dem für Sie zuständigen Projektleiter Ihres Microsoft Dynamics™ NAV-Partners. Leseproben_NAV2016 Seite 123 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.1.3.2 Zusammenfassung zu Zugängen z.B. via Montageauftrag (Lagerfertigung): Sie haben in diesem Unterkapitel zwei Varianten eines „Zugangs“ kennengelernt – einmal über einen normalen Einkaufsbeleg (die Bestellung) und den zweiten über den Montageauftrag. Natürlich hätte ich Ihnen den Weg über die „Einkaufsschiene“ auch ersparen können – es besteht ja immer die Möglichkeit Zugänge ebenso über ein Artikel-Buch-Blatt zu zubuchen. ABER: das wäre und ist ja nicht die gängige Praxis! Im „echten“ Leben würde auf jeden Fall in regelmäßigen Abständen neben dem Planungsauch der Bestellvorschlag durchlaufen. Eben um rechtzeitig Komponenten für die Montage parat zu haben. Die „Auftragsmontage“ läuft etwas anders als die hier gezeigte „Lagermontage“ – der große Unterschied ist letztendlich der, dass der Montageauftrag bei Freigabe des Verkaufsauftrages automatisch erstellt wird Dieser Montageauftrag wird nicht (!) manuell gebucht – sondern durch Buchen der Verkaufslieferung des Verkaufsauftrages, werden automatisch die Komponenten abund der montierte Artikel einmal zugebucht. Danach – durch die Verkaufslieferung selbst – wieder abgebucht. Die „Eingreifmöglichkeit“ bei einem solchen Montageauftrag ist eingeschränkt möglich. Beispielsweise könnten Sie den Lagerort in den Komponentenzeilen ändern. Letztendlich ist die Montage für all jene interessant, die eine „leichte Fertigung“ in ihrem Unternehmen abbilden wollen und möchten. 4.1.4 Wareneingang über eine Istmeldung (Fertigung/Produktion) Eine weitere Art eines Zugangs ist die sogenannte „Istmeldung“ bei einem freigegebenen Fertigungsauftrag. Für das nächste Beispiel verwenden wir einen bestehenden Artikel aus dem „CRONUS“Mandanten. Wechseln Sie bitte zunächst auf in das „Produktionsmenü“ und dort in die „Auftragssteuerung“. Leseproben_NAV2016 Seite 124 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Klicken Sie auf „Freigegebene FA“ – Sie gelangen in die Übersicht aller freigegebenen Fertigungsaufträge. Erstellen Sie bitte zunächst einen neuen Fertigungsauftrag durch Klick auf das Symbol „NEU“ im Menüband (oder STRG + N). Bestätigen Sie einmal mit ENTER, damit das System eine neue Belegnummer vergeben kann. Im Feld „Herkunftsnr.“ hinterlegen Sie bitte „766BC-B“ ein und geben als Menge „2“ vor. Ansicht des „Freigegebenen Fertigungsauftrages“: Als nächstes müssen wir diesen Fertigungsauftrag zunächst „berechnen“ lassen – das heißt, dass System muss jetzt erst einmal die notwendigen Komponenten und Ressourcen ermitteln. Klicken Sie dazu bitte auf das Symbol „Fertigungsauftrag aktualisieren“ im Menüband – Reiter START: Leseproben_NAV2016 Seite 125 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Es erscheint zunächst wieder ein „Dialogfenster“ – wir belassen alles so wie ist – klicken Sie auf „OK“: Die Berechnung wird durchgeführt und der Fertigungsauftrag entsprechend aktualisiert. Ansicht des fertig berechneten Fertigungsauftrages: Hinter der hier vorhandenen Zeile verbergen sich jetzt die notwendigen Komponenten sowie ein Arbeitsplan. Was allerdings hier noch fehlt ist ein Lagerort und – platz. Blenden Sie sich diese beiden Spalten noch ein und verschieben Sie beide Spalten etwas weiter nach vorne. Öffnen Sie das Register „Buchung“ – auch hier gibt es diese beiden Felder – hinterlegen Sie an dieser Stelle Lagerort „Silber“ und den Lagerplatz „S-01-0003“. Leseproben_NAV2016 Seite 126 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Im Gegensatz zum Montageauftrag erhalten Sie hier keinerlei Abfrage, ob das System die bestehende Fertigungsauftragszeile aktualisieren soll oder nicht. Sie könnten daher diese Einträge manuell in der betreffenden Auftragszeile hinterlegen. Im nächsten Schritt benötigen wir nun das „Produktions Buch-Blatt“. Über dieses Buch-Blatt wird sowohl der Verbrauch der Komponenten und Ressourcen gebucht (das ist aber auch abhängig von der jeweiligen Einstellung im Feld „Buchungsroutine“ bei der Artikelkarte) wie die Istmeldung (=> der Zugang des gefertigten Artikels). Klicken Sie im Register „Zeilen“ auf „Zeile“ – und dort auf „Produktions Buch-Blatt“. In diesem Fall haben wir es mit einem ganz einfachen Fall zu tun – zu sehen in der Ansicht: (im „echten Leben“ sehen solche Produktions Buch-Blätter meist etwas „voller“ aus…) Setzen Sie bitte bei unserem Beispiel ein Häkchen im Feld „Beendet“. Anhand der Postenart erkennen Sie hier, dass wir in diesem Fall „nur“ eine Istmeldung buchen werden. Wie bereits erwähnt, ist die Istmeldung in diesem Beispiel die eigentliche Zugangsbuchung. Klicken Sie als nächstes auf das Symbol für „Buchen“ – bestätigen Sie die Abfragemeldung. Sobald die Istmeldung gebucht wurde, wird die Auftragszeile entsprechend aktualisiert: Leseproben_NAV2016 Seite 127 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Schließen Sie den Fertigungsauftrag durch Klick auf „OK“. Wechseln Sie wieder zurück in das Lager und klicken Sie dort unter „Planung & Ausführung“ auf „Artikel“. Suchen Sie den Artikel „766BC-C“ und rufen Sie sich über den Reiter NAVIGATE – „Posten“ – „Posten“ die Artikelposten auf: So sieht die Buchung übrigens aus, wenn in der Fertigungsauftragszeile kein Lagerort eingetragen war…. Im Gegensatz zu dem vorher gezeigten Ablauf des Montageauftrages, ist ein Ablauf in der „Produktion“ bzw. der Aufwand der dahinter stehen kann, etwas umfangreicher –das fängt bei der Stammdatenpflege an und geht bis zum Fertigungsauftrag selbst. Die Produktion benötigen Sie dann, wenn Sie selbst in Ihrem Haus aktiv „fertigen“, das heißt Artikel komplett oder zum Teil zusammenbauen. Die „Montage“ empfiehlt sich immer dann, wenn Sie fertige Teile „nur“ zusammensetzen. Damit wären die ersten Beispiele eines „einfachen Zugangs über Belege“ erledigt. Die internen Zugangsmöglichkeiten – beispielsweise über ein Artikel-Buch-Blatt – werden in einem späteren Kapitel behandelt. (Einblick in die Module „Montage“ und „Produktion“ erhalten Sie auch über die Unterlage „Beschaffung mit Microsoft Dynamics™ NAV2016). 5. Zuordnung – „Rampendreher“ (= „cross-docking“) Als „Rampendreher” bezeichnen wir Ware die – sofort nach Ankunft im Wareneingang – für einen wartenden Warenausgang zur Verfügung gestellt wird. Mit anderen Worten: bei einem „dynamischen“ Lagerort wird diese Ware gar nicht erst in den „echten“ Lagerbereich eingelagert, sondern verbleibt in einem speziellen Teil der Halle (meist direkt beim Packtisch). Microsoft Dynamics™ NAV bietet Ihnen in der „Dynamik“ die Option, die Zuordnung zwischen einem Warenein- und –ausgang automatisch berechnen und zuordnen zu lassen. Um diese Möglichkeit dann aber auch nutzen zu können, sollten Sie auf ein Häkchenfeld namens „Zuordnung“ achten. Sie finden dieses Häkchenfeld: in der Artikelkarte unter Register „LAGER“ – „Zuordnung verwenden“ in der Lagerortkarte unter Register „LOGISTIK“ – „Zuordnung verwenden“ – des Weiteren gibt es hier noch ein Feld „Zuordn. Fälligkeitsdatum berechnen“ (hier könnten Sie zusätzlich eine Datumsformel wie z.B. „1T“ hinterlegen, wenn das System dies mit einkalkulieren muss). Leseproben_NAV2016 Seite 128 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Mithilfe dieser Kennzeichnungen sorgen Sie dafür, dass Artikel für die Möglichkeit der „Rampendreher“ verwendet werden können und dass diese Funktion bei einem „dynamischen“ Lagerort im Wareneingang benutzt werden kann. Die Datumsformel steht im Übrigen in Abhängigkeit mit dem „Arbeitsdatum“ – nicht mit dem Systemdatum. (Informationen zum Thema „Arbeitsdatum“ finden Sie in der Unterlage „Grundlagen für Starter…“) 5.1 Ablauf einer „Zuordnung“ Ein Beispiel zum Üben: Verwendeter Artikel: „LS-81“ Lagerort: WEISS In beiden Stammdatenkarten ist das Häkchen „Zuordnung verwenden“ gesetzt (bitte prüfen Sie das in Ihrer CRONUS-Datenbank nach). Stellen Sie sich vor, Sie seien der verantwortliche Verkaufssachbearbeiter der „CRONUS AG“. Der Debitor „Der Geräteladen“ (Debitorennummer 62000) bestellt bei Ihnen 500 Stück des Artikels „LS-81“. Ihre Aufgabe: wechseln Sie zunächst in das Menü „Verkauf & Marketing“ – „Auftragsabwicklung“. Klicken Sie auf „Aufträge“. Erfassen Sie zunächst einen neuen Auftrag für diesen Kunden – in den Zeilen tragen Sie den gewünschten Artikel ein und ebenso die Menge von 500 Stück. Achten Sie bitte darauf, dass im Feld „Lagerortcode“ WEISS steht. Eventuelle Verfügbarkeitswarnungen bestätigen Sie bitte und geben den Auftrag „frei“ (Klick auf das Symbol „Freigeben“ im Menüband). Leseproben_NAV2016 Seite 129 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Um diesen Bedarf zu decken, wechseln Sie im nächsten Schritt in den Einkaufsbereich. Erstellen Sie jetzt eine neue Bestellung für den Lieferanten „Elektronik Service GmbH“ (Kreditorennummer 50000) – tragen Sie den oben genannten Artikel mit einer Menge von „1000“ Stück ein, achten Sie auf den Lagerortcode (WEISS) und geben Sie bitte auch diesen Beleg „frei“. Ansicht der neuen Bestellung: Nachdem jetzt beide Belege erstellt und auch freigegeben wurden, wechseln Sie im nächsten Schritt in das „Lagermenü“. Klicken Sie bitte zunächst auf „Planung & Ausführung“ – wählen Sie dort den Punkt „Wareneingang“ aus. Erstellen Sie einen neuen Wareneingangsbeleg für Lagerortcode „WEISS“. Beim Abrufen der Bestellung in den Wareneingangsbeleg könnte es zu diesen Meldungen kommen: Sie sehen, die Lagerplatzkapazitätsprüfung greift auch im Wareneingangsbereich! Bestätigen Sie durch Klick auf „JA“. Die zweite Meldung (in „meinem“ Cronus“ bezieht sich auf das Gewicht): Auch diese Meldung wird durch Klick auf „JA“ bestätigt. Leseproben_NAV2016 Seite 130 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Nach dem die Zeile abgerufen wurde, klicken Sie als nächstes auf das Symbol „Zuordnung berechnen“: Nachdem Sie diese Funktion ausgeführt haben, hat das System eine entsprechende Kennzeichnung (Menge für Zuordnung) in der Wareneingangszeile gesetzt: Wenn Sie jetzt wissen möchten, für welche Aufträge bzw. geplanten Warenausgänge diese Menge zugeordnet werden, klicken Sie in das Feld „Menge für Zuordnung“ – es „erscheint“ recht ein kleiner „Drop-Down-Pfeil“ – und wenn Sie darüber die entsprechende Maske öffnen, sehen Sie – beispielsweise in meinem Übungsfall – zwei Aufträge: Leseproben_NAV2016 Seite 131 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6.3 Ablauf eines Verkaufsvorgangs inkl. Lagerort mit Kennzeichnung „Kommissionierung“ (= Lagerkommissionierung) In früheren NAV-Versionen – als es das Thema „Logistik“ in der heutigen Form noch nicht gab – hatten einige NAV-Kunden die Funktionalität der sogenannten „Packzettel“ (auch „Pickzettel“ genannt) in ihrer Lösung. Das bedeutet: die NAV-Anwender konnten bereits damals in einer NAVISION® Financials 2.x Lösung einen Lagerbeleg aus einem Verkaufsauftrag heraus erstellen und im Lager als eigenen Beleg nutzen. Das hieß damals aber auch: 1 Verkaufsauftrag – 1 Packzettel. Eine vergleichbare Möglichkeit gibt es noch heute: die Lagerkommissionierung. Es handelt bei dieser Variante nach wie vor um eine „1:1-Beziehung“ zwischen einem Verkaufs- und einem Lagerbeleg. Im Gegensatz dazu ist die Variante „Warenausgang“ eine „n:1“-Beziehung = mehrere Verkaufsaufträge können in einem Warenausgangsbeleg abgerufen werden. Wie funktioniert das in der Praxis? In der Übung des Kapitel 4.2.1 (hier ging es um die „Lagereinlagerung“) haben wir im Lagerort „ROT“ die Kennzeichnung geprüft. Wechseln Sie bitte nochmal in den Menüpunkt „Lager“ und dort in die „Verwaltung“ – klicken Sie auf „Lagerorte“ und platzieren Sie Ihren Cursor auf Lagerort „ROT“. Durch Klick auf das Symbol „Bearbeiten“ im Menüband können Sie die Lagerortkarte öffnen. Leseproben_NAV2016 Seite 132 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der Lagerortkarte: Das Häkchen im Feld „Kommissionierung erforderlich“ ist jetzt wichtig. Um einen Verkaufsvorgang mit einem solchen Lagerort zu demonstrieren, erfassen Sie bitte zunächst einen neuen Verkaufsauftrag – dieses Mal für den Debitor „Graphische Werke Landsberg“ (Debitorennummer 40000). In die Verkaufsauftragszeile hinterlegen Sie bitte folgende Artikel: 80202 (Chip 32MB) Lagerort: ROT Menge: 2 80102-T (17“ M780 Monitor) Lagerort: ROT Menge: 1 So sollte es aussehen: Leseproben_NAV2016 Seite 133 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke HINWEIS: Sollten Sie nach Auswahl bzw. Eintragen der Debitorennummer eine Hinweismeldung betreffs „Fälliger Saldo“ bzw. „Kreditlimitwarnung“ erhalten, bestätigen Sie diese für unsere Übungen bitte mit „OK“ bzw. „Ja“. In der Praxis sind diese Meldungen auf jeden Fall zu berücksichtigen! Es handelt sich hierbei um wichtige Hinweismeldungen die bewusst eingeschaltet wurden, um Sie als Anwender davor zu bewahren, weiter Waren/Dienstleistungen an Kunden auszuliefern, die vielleicht schon mit einem gewissen Betrag im „Minus“ bei Ihnen sind, bzw. deren Kreditlimit bereits überschritten wurde. In diesen Fällen ist es in der Praxis oft so, dass die Meldungen selbst zwar erst einmal bestätigt werden – aber der Auftrag selbst vorläufig im Status „offen“ bleibt und somit nicht sofort an das Lager übermittelt wird (bzw. werden kann) – bis die notwendige Klärung mit der/dem Vorgesetzten erfolgt ist. Der nächste wichtige Punkt ist das Umsetzen des „Statusfeldes“ im Register „Allgemein“ des Verkaufsauftrages. Nur Belege die „freigegeben“ wurden, können vom Lager tatsächlich abgerufen werden! Klicken Sie im Menüband auf das Symbol „Freigeben“. Sobald Sie auf dieses Symbol geklickt haben, stellt sich der Inhalt im Feld „Status“ entsprechend „um“. Ebenso wie später beim „Warenausgang“ haben Sie zwei Optionen den Lagerbeleg zu erzeugen: a) Direkt aus dem Auftrag heraus ODER b) Abrufen des betreffenden Auftrags in einen Kommissionierschein Im Fall von Option „a“ wechseln Sie bitte im Menüband des Auftrages auf den Reiter AKTIONEN und klicken dort auf „Lagerbelege erstellen“. Leseproben_NAV2016 Seite 134 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Nachdem Sie auf dieses Symbol geklickt haben, erhalten Sie zunächst ein Dialogfenster – achten Sie hier bitte darauf, dass Sie ein Häkchen im Feld „Lagerkomm. erst.“ gesetzt haben: Normalerweise würden Sie zudem ein Häkchen im Feld „Beleg drucken“ setzen, damit dieser Schein sofort im Lager ausgedruckt wird. Sobald Sie auf „OK“ geklickt haben, wird die Lagerkommissionierung erstellt und kann dort weiter bearbeitet werden. Für unser Beispielfall wählen wir allerdings die Variante „b“. Das bedeutet: nach dem Sie den Verkaufsauftrag freigegeben haben, wechseln Sie bitte in das „Lager“-Menü und klicken dort auf „Auftragsbezogene Logistik“ – und in der dort vorhandenen Auswahl auf „Lagerkommissionierungen“: Sie gelangen zunächst wieder in eine „Übersicht“ – um einen Lagerkommissionierbeleg zu erstellen klicken Sie bitte auf das Symbol „NEU“ bzw. drücken „STRG + N“. Leseproben_NAV2016 Seite 135 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sobald der neue Beleg vorhanden ist, bestätigen Sie bitte einmal mit „ENTER“ – das System vergibt eine neue Belegnummer. Im Feld „Lagerortcode“ geben Sie als nächstes bitte „ROT“ vor. Um jetzt den freigegebenen Verkaufsauftrag abzurufen, klicken Sie hier bitte auf das Symbol „Herkunftsbelege holen“: Es öffnet sich eine neue Maske, in der alle freigegebenen Aufträge für Lagerort „ROT“ zu sehen und abrufbar sind: Klicken Sie auf „OK“ um die Zeilen des Auftrags in den Lagerbeleg zu übernehmen. Ansicht des Lagerkommissionierbeleges: Leseproben_NAV2016 Seite 136 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Das Feld „Bewegungsmenge“ ist im Moment auf „0“ – hier tragen Sie jetzt die Mengen ein, die ausgeliefert werden sollen. Sofern eine „Teillieferung“ bei der Debitorenkarte (Feld heißt „Versandanweisung“) zulässig ist, könnten Sie ebenso eine Teilmenge ausliefern. In unserem Beispielfall machen wir es uns einfach und klicken auf das Symbol „Bewegungsmenge autom. auffüllen“. Im nächsten Schritt ordnen wir die Seriennummer für den Monitor zu (Sie erinnern sich? Das ist ein Seriennr.-pflichtiger Artikel). Damit Sie diesen Vorgang durchführen können, müssen Sie sich zunächst die Spalte „Seriennr.“ mit einblenden (Verschieben Sie diese Spalte am besten so weit nach vorn wie es für Sie am besten ist). Sobald die Spalte verfügbar ist, klicken Sie bitte auf den kleinen „Drop-Down-Pfeil“ rechts im Feld und wählen per Mausklick dann eine der verfügbaren Seriennummern aus. Mit Klick auf „OK“ schließen Sie die Ansicht der „Liste Seriennr.“. Klicken Sie bitte auch einmal auf „Drucken“ um sich den Kommissionierschein anzusehen. Sie werden sehen, dass es sich sicher nicht um das schönste Exemplar der Cronus-Belege handelt – doch vergessen Sie bitte nicht: es handelt sich um einen internen Beleg. In dem Dialogfenster haben Sie die Option, sich die Seriennr. /Chargennr. mit anzeigen zu lassen. Setzen Sie hier ein Häkchen und klicken Sie danach auf „Vorschau“. Leseproben_NAV2016 Seite 137 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht des „Kommissionierbeleges“: Um diesen Vorgang jetzt abzuschließen, klicken Sie als nächstes auf „Buchen“ (in der Praxis wäre es „Buchen & Drucken“). Belassen Sie die Auswahl der Option auf „Liefern & Fakturieren“ und bestätigen Sie mit „OK“. Was ist jetzt passiert? a) der Artikel wurde bestands- und wertmäßig vom Lager „Rot“ abgebucht b) es wurde ein gebuchter Verkaufslieferschein und eine gebuchte Verkaufsrechnung erstellt c) die Auftragszeile wurde aktualisiert d) die Lagerkommissionierung wurde ins „Archiv“ verschoben e) der Verkaufsauftrag bleibt in der Auftragsübersicht „stehen“ und wird in diesem Fall NICHT gelöscht/archiviert. Dafür gibt es einen sogenannten periodischen „Lauf“, der die Übersicht später „bereinigt“ (= alle fertigen Aufträge in das Archiv verschiebt, bzw. löscht). Gut zu wissen – aus der Praxis: Wie – der Lagermitarbeiter darf in diesem Fall auch Rechnungen buchen? Ja – das ist tatsächlich in diesem Bereich tatsächlich auch gewollt. Ich kenne viele Anwender, die die Verkaufsrechnung ihrem Kunden bei Lieferung gleich mitschicken wollen. Daher bekommen die Lagermitarbeiter dort die „indirekten“ Rechte, eine Verkaufsrechnung über eine solchen Vorgang – wie beispielsweise das Buchen eines Lagerkommissionierscheines – zu buchen. Leseproben_NAV2016 Seite 138 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Erste Schritte rund um das Finanzmanagement mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7375-9942-9 – dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 89,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 139 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Inhalt ALLGEMEINE INFORMATIONEN ....................................................................................................... Überblick zu diesem Kurs:..................................................................................................................... 1. Einführung ........................................................................................................................................... 2. Einrichtung innerhalb des Moduls „Finanzmanagement“............................................................. 2.1 Alles ist Fibu – ohne Fibu ist alles nix? ..................................................................................... 2.2 Finanzbuchhaltung Einrichtung.................................................................................................. 2.3 Buchhaltungsperioden................................................................................................................. 2.3.1 Rund um die Buchhaltungsperioden.................................................................................. 2.3.2 Hinweise zum Einrichten der Buchhaltungsperioden ...................................................... 2.3.3 Hinweise zum Schließen von Buchhaltungsperioden ..................................................... 2.4 Buchungsgruppen ........................................................................................................................ 2.4.1 Spezielle Buchungsgruppen ............................................................................................... 2.4.1.1 Erstellen und Einrichten von speziellen Buchungsgruppen .................................... 2.4.1.2 Zuweisen der speziellen Buchungsgruppen ............................................................. 2.4.2 Allgemeine Buchungsgruppen ............................................................................................ 2.4.2.1 Überblick zu Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe ........................................... 2.4.2.2 Neuanlage von Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen – sowie die Einrichtung in der dazugehörigen Matrix ................................................................................ 2.4.2.3 Zuweisen der neuen Produktbuchungsgruppe anhand eines Beispiels mit einem neuen Artikel .................................................................................................................... 2.4.3 MwSt.-Buchungsgruppen .................................................................................................... 2.4.3.1 Überblick zu MwSt.-Geschäfts- und MwSt.-Produktbuchungsgruppen ................ 2.4.3.2 Neu-Anlage einer MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe ............................................. 2.4.3.3 Neu-Anlage einer MwSt.-Produktbuchungsgruppe .................................................. 2.4.3.4 Die MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung..................................................................... 2.4.3.5 Das Zuweisen einer MwSt.-Produktbuchungsgruppe ............................................. 2.4.3.6 MwSt.-Klauseln .............................................................................................................. 2.4.4 Nach dem wir jetzt alle notwendigen Buchungsgruppen angelegt haben – wofür war das Ganze jetzt notwendig? .................................................................................................. 2.5 Weitere Einrichtungsparameter rund um das „Finanzmanagement“ ................................... 2.5.1 Kontrolle ist möglich… die Verfolgungscodes .................................................................. 2.5.1.1 Informationen zu den Herkunftscodes ....................................................................... 2.5.1.2 Informationen zu den „Ursachencodes“ ..................................................................... 2.5.1.3 Wo kann ich diese Codes jetzt sehen – bzw. wo werden diese angezeigt? ........ 2.5.2 Ohne Nummer läuft gar nichts!... ....................................................................................... 2.5.2.1 Neu-Anlage einer Nummernserie ............................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 140 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.5.2.2 Zuweisen von Nummernserien.................................................................................... 2.5.2.3 Auswirkung der Nummernserie ................................................................................... 2.5.3 Weitere Einrichtungspunkte unter „Finanzmanagement“ ............................................... 2.5.3.1 Standardtextcodes ........................................................................................................ 2.5.3.2 FiBu-Buch-Blattvorlagen & FiBu-Buch-Blätter .......................................................... 2.5.3.2.1 Allgemeines zu „Buch-Blättern“ ........................................................................... 2.5.3.2.2 Aufbau der Buch-Blätter ........................................................................................ 2.5.3.2.3 Die Buch-Blattvorlagen.......................................................................................... 2.5.3.3 Wiederkehrende Buch-Blätter ..................................................................................... 2.5.3.4 MwSt.-Abrechnungsvorlagen ...................................................................................... 2.5.3.5 Spaltenlayouts (für Budgets und Kontenschemata)................................................. 2.5.3.6 Währungen & Wechselkurse ....................................................................................... 2.5.3.7 Datenexporte .................................................................................................................. 2.5.3.8 Einrichtung der Zahlungsregistierung ........................................................................ 2.5.3.9 Weitere Informationen zum Punkt „Verwaltung“ unter „Finanzmanagement ....... 3. Sachkonten – eine der „Herzkammern“ im „Fibu“-Herz ............................................................... 3.1 Allgemeine Informationen zum Kontenrahmen ....................................................................... 3.2 Allgemeine Informationen zum Kontenplan ............................................................................. 3.2.1 Der Kontenplan in NAV ........................................................................................................ 3.3 Das Sachkonto ............................................................................................................................. 3.3 Und wie hängt jetzt alles zusammen? .................................................................................. 3.3.1 Das Postenprinzip – einfach erklärt ................................................................................... 4. Rechnungsabgrenzung – Abgrenzungsmöglichkeiten in und mit NAV ..................................... 4.1 Einrichtung der Abgrenzungsvorlagen...................................................................................... 4.2 Beispiel und Ergebnis bei Verwendung einer Abgrenzungsvorlage .................................... 5. Praxisbezogene Abläufe innerhalb von NAV – in Zusammenhang mit dem Finanzwesen (Einkauf/Verkauf/Lager/Montage/Produktion) .................................................................................... 5.1 Beispiel: Einkauf von Artikel ....................................................................................................... 5.1.1. Erstellen und Buchen einer Einkaufsbestellung ............................................................. 5.1.1.1 Buchungsvorschau im Einkauf .................................................................................... 5.1.2 Ausgleichen eines offenen Kreditorenpostens ................................................................. 5.1.3 NAVIGATE – eine Funktion, die Ihnen die Sachposten nach einem Buchungsvorgang anzeigt ............................................................................................................. 5.1.4 Eingehende Belege – Beispiel mit einer eingehenden Einkaufsrechnung .................. 5.1.4.1 Anhängen einer PDF-Datei an eine Einkaufsrechnung........................................... 5.1.4.2 Eingescannte PDF-Datei „wandeln“ mittels OCR..................................................... 5.2 Beispiel: Verkauf von Artikel – inklusive einem Beispiel mit Vorauszahlung ...................... Leseproben_NAV2016 Seite 141 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.2.1 Erstellen eines neuen Debitor und eines Verkaufsauftrages ......................................... 5.2.2 Der Kunde hat bezahlt – Ausgleich des offenen Debitorenpostens ............................. 5.2.3 Vorauszahlung im Verkauf .................................................................................................. 5.2.4 Mahnungen & Zinsrechnungen .......................................................................................... 5.2.4.1 Einrichtung der Mahnmethoden .................................................................................. 5.2.4.2 Erstellen und Registrieren von Mahnungen .............................................................. 5.2.4.3 Einrichtung der Zinskonditionen .................................................................................. 5.2.4.4 Erstellen und Registrieren von Zinsrechnungen....................................................... 5.2.4.5 Mahnungen in Verbindung mit einer Zinsberechnung („Verzugszinsen“) ............ 5.2.4.6 Fazit zu den Themen „Mahnungen“ und „Zinsrechnungen“ ................................... 5.3 Montage, Fertigung & Lager – Werte, die ebenfalls in die Finanzbuchhaltung einfließen 5.3.1 Der Artikel – eine kleine Erinnerung .................................................................................. 5.3.2 Montage & Fertigung ............................................................................................................ 5.3.2.1 Beispiel: Montage – „auf Lager montiert“ .................................................................. 5.3.2.2 Beispiel: Fertigung (Produktion) – „Lagerfertigung“ ................................................. 5.3.3 Interne Lagerabläufe – Artikel-, Inventur- und Neubewertungs-Buch-Blatt – ein Überblick .......................................................................................................................................... 5.3.3.1 Das Artikel Buch-Blatt ................................................................................................... 5.3.3.2 Das Inventur Buch-Blatt................................................................................................ 5.3.3.3 Das Neubewertungs Buch-Blatt .................................................................................. 5.3.3.4 Kurze Zusammenfassung zu Kapitel 5.3.3 ................................................................ 6. Beispiel aus der Praxis – FiBu Buch-Blätter .................................................................................. 6.1 FiBu Buch-Blatt – Buchen von „internen“ Kosten ................................................................... 6.2 Wiederkehrendes FiBu Buch-Blatt – Beispiel „Reinigungskosten“ ...................................... 7. Überblick zum „Bankmanagement“ ................................................................................................. 7.1 Die Bankkontokarte ..................................................................................................................... 7.2 Zahlungsabstimmungs Buch-Blätter ......................................................................................... 7.2.1 Zahlungsausgleichsvorschriften ......................................................................................... 7.3 Bankkontoabstimmung ................................................................................................................ 7.3.1 Bankkontoabstimmungskarte – Überblick ........................................................................ 7.3.2 Bankkontoabstimmungskarte – ein Beispielablauf .......................................................... 7.3.2.1 Auf dem Kontoauszug ist ein Posten, der in NAV noch nicht gebucht wurde ..... 7.4 Zahlungsregistrierung .................................................................................................................. 7.5 Zahlungsein- und –ausgangs-Buch-Blatt ................................................................................. 7.5.1 Kunde hat bezahlt – das manuelle Buchen einer Zahlung............................................. 7.5.2 Wir müssen den Lieferanten bezahlen – das Zahlungs-Ausgangs-Buch-Blatt ........... 7.5.2.1 Zahlungen exportieren .................................................................................................. Leseproben_NAV2016 Seite 142 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 8. Der Monat ist zu Ende – Monatsabschluss .................................................................................... 8.1 Was ist zu tun? ............................................................................................................................. 8.1.1 Die Umsatzsteuervoranmeldung – ein Überblick............................................................. 8.1.2 Umsatzsteuervoranmeldung – Karte ................................................................................. 8.1.3 MwSt.-Abrechnung ............................................................................................................... 8.1.4 Erstellen einer XML-Datei zwecks Vorbereiten zum Versenden an das Finanzamt .. 8.2 INTRASTAT und Microsoft Dynamics™ NAV ......................................................................... 8.2.1 Allgemeines zum Thema INTRASTAT .............................................................................. 8.2.2 INTRASTAT und Microsoft Dynamics™ NAV – Hinweise zur Einrichtung.................. 8.2.2.1 Länder – notwendige Einrichtungen ........................................................................... 8.2.2.2 Firmendaten ................................................................................................................... 8.2.2.3 Einrichtung der INTRASTAT-relevanten Felder ....................................................... 8.2.2.4 Reiter „Außenhandel“ bei den Stammdatenkarten (Artikel, Debitor & Kreditor) .. 8.2.3 Verwendung der INTRASTAT in NAV2016 ...................................................................... 9. Das (Geschäfts-)Jahr ist zu Ende – und was nun? ...................................................................... 9.1 Die wichtigsten Punkte auf einen Blick ..................................................................................... 9.2 Schließen des Geschäftsjahres – Buchhaltungsperiode ....................................................... 9.3 Die GuV Konten Nullstellung ...................................................................................................... 10. Hinweis in eigener Sache ............................................................................................................... Tipps – interessante Partner für Sie: ................................................................................................... Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) ........................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 143 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Überblick zu diesem Kurs: Bevor Sie mit diesem Kurs beginnen, sollten auf Ihrem Rechner „Microsoft Dynamics™ NAV2016“ installiert und die notwendige Lizenz hinterlegt sein. In den nachfolgenden Kapiteln erhalten Sie einen Ein- und Überblick zu folgenden Bereichen: Einführung Wichtige Einrichtungsparameter in und um „Finanzwesen“ Stammdatenpflege – Sachkonten Diverse praxisbezogene Abläufe im Zusammenhang mit dem Finanzwesen o Einkauf o Verkauf o Montage o Fertigung (Produktion) o Lager Einblick in den Standard-Zahlungsverkehr Monats- und Jahresabschluss usw. Zielgruppe: Diese Unterlage ist für alle interessierten Anwender aus dem Finanzbuchhaltungsund Controlling-Bereich gedacht, die sich einen ersten Überblick zu dem Thema „Finanzwesen mit Microsoft Dynamics™ NAV“ verschaffen möchten. Des Weiteren soll es ebenso den Administratoren als „Nachschlagewerk“ dienen. Voraussetzungen für diesen Kurs: Umgang mit dem PC, Grundkurs zum Thema „Microsoft Dynamics™ NAV2016“ Kursziele: Besseres Verständnis zum Thema „Finanzwesen“ mit NAV. Leseproben_NAV2016 Seite 144 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 1. Einführung Herzlich Willkommen, sehr geehrte Damen und Herren! In den nächsten Kapiteln beschäftigen wir uns gemeinsam mit einigen Themen rund um das „Finanzwesen“ in Microsoft Dynamics™ NAV. Ich hoffe, dass die unterschiedlichen Details Sie danach bei Ihrer alltäglichen Arbeit unterstützen – und das Verständnis rund um die unterschiedlichen Prozesse innerhalb von NAV erleichtern. In der Unterlage „Grundlage für „Starter“ mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“ habe ich Ihnen bereits einen Überblick zur Entstehung von NAV gegeben. Einige Punkte werde ich in dieser Unterlage hier wiederholen – um daran zu erinnern. Es gibt viele ERP-Lösungen auf dem Markt – warum sich gerade für NAV entscheiden? Die Gründe, warum Ihr Unternehmen sich für Microsoft Dynamics™ genommen hat, mögen vielfältig sein – ein wesentliches Entscheidungskriterium ist aber meist die Integration der Finanzbuchhaltung. Wobei das in meinen Augen an für sich so nicht stimmt: vielmehr müsste es heißen: die anderen Module, wie Ein- und Verkauf zum Beispiel, sind in eine Finanzbuchhaltung integriert. Sie glauben mir nicht? Betrachten wir uns NAV einmal rein „oberflächlich“ fallen bereits im Sprachgebrauch rund um diese Software Begrifflichkeiten auf, die aus der „FiBu“-Welt stammen: wir sprechen beispielsweise von „Mandanten“, „Debitoren“ und „Kreditoren. Viele Prozesse, die Sie und Ihre Kollegen mit NAV durchführen, haben immer einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Finanzbuchhaltung (anbei ein kleines Schaubild aus meiner „Starter-Unterlage“): Leseproben_NAV2016 Seite 145 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Die auf der vorherigen Seite gezeigten Bereiche, die durch einen „Pfeil“ mit dem „Herzen“ verbunden sind, spiegeln den bereits erwähnten „direkten“ bzw. „indirekten“ Einfluss in die Finanzbuchhaltung wider. Das bedeutet: durch sogenannte „Buchungsgruppen“ steuern Sie auf welchen Konten Erlöse und Verbindlichkeiten fließen, welches Konto für die Steuerbeträge genommen wird und auf welche Sachkonten Kosten laufen, die bei einer Produktion (Fertigung) bzw. einer Montage entstehen. Es gibt allerdings ebenso einige Module innerhalb von NAV die keinerlei Einflüsse auf die Finanzbuchhaltung haben – beispielsweise „Personalwesen“ oder „CRM-Marketing & Vertrieb“. Und selbst wenn Sie das Thema „Finanzbuchhaltung“ an Ihren Steuerberater abgegeben haben, sollte in NAV auf jeden Fall eine grundsätzliche Einrichtung im Modul „Finanzwesen“ hinterlegt werden – ansonsten könnte einiges „schief hängen“. Mit anderen Worten: Microsoft Dynamics™ sollte komplett genutzt werden – und nicht als reines „WaWi“ bzw. „MaWi“. Ein wichtiger Ansprechpartner in Bezug auf verschiedene Prozesse rund um die Finanzbuchhaltung ist – neben dem Kollegen Ihres Microsoft-Partners –ebenso Ihr Steuerberater. Erfahrungsgemäß unterstützen viele Steuerberater die Endkunden und beraten diese beispielsweise dabei, welcher Kontenplan verwendet werden soll, was auf welches Konto gehören würde und vieles mehr. Falls die Daten aus der Finanzbuchhaltung von NAV an das System des Steuerberaters übertragen werden sollen, haben Sie die Option mittels einer Schnittstelle das zu tun. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner Ihres Microsoft-Hauses dazu – er/sie wird Ihnen sicher gern weiterhelfen. Leseproben_NAV2016 Seite 146 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.1 Alles ist Fibu – ohne Fibu ist alles nix? Die Finanzbuchhaltung ist – wie eingangs in dieser Unterlage erwähnt – DAS Herzstück innerhalb von NAV. Viele Begrifflichkeiten – wie zum Beispiel „Debitor“ (= Kunde) stammen aus diesem Bereich. Selbst wenn Ihr Unternehmen die komplette Finanzbuchhaltung durch einen Steuerberater durchführen lässt, sollte (ich würde sagen „muss“) das Modul Finanzmanagement so eingerichtet sein, dass alle Prozesse in NAV „laufen“ können. Um Ihnen diese „Verbindungen“ ein wenig deutlicher dar zu stellen, gehe ich in meinem diversen „Power-Workshop“ auf einige grundsätzliche Einrichtungen und Vorgaben innerhalb dieses Moduls ein. Damit Sie sich vorab schon ein ungefähres Bild zu diesem wichtigen Modul machen können, stellen Sie sich bitte folgendes „Herz“-Szenario vor: Buchungs- und MwSt.-Buchungsgruppen Sachkontenplan Finanzbuchhaltung Einrichtung Über den „Sachkontenplan“ wird zunächst einmal die Basis der Sachkonten festgelegt, die bei jeder Buchungsroutine angesprochen werden. Über die „Buchungs- und MwSt.-Buchungsgruppen“ findet die „Verdrahtung“ zwischen den Sachkonten und den diversen Stammdaten bzw. Prozessen statt. Die „Finanzbuchhaltung Einrichtung“ legt einige grundsätzliche Parameter fest – z.B. die Rechnungsrundungspräzision. Ob diese Vorgabe für bestimmte Module aktiviert wird, hängt dann wiederum mit der Einrichtung des jeweiligen Moduls zusammen (z.B. im „Verkauf“) Leseproben_NAV2016 Seite 147 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.3.2 Hinweise zum Einrichten der Buchhaltungsperioden In der Ansicht der „Buchhaltungsperioden“ finden Sie ein Symbol namens „Jahr erstellen“. Stellen wir uns vor, Sie möchten für das Jahr 2018 bereits das neue Geschäftsjahr hinterlegen. Klicken Sie also bitte auf dieses Symbol – ein Dialogfenster wird geöffnet: Hier ist im Normalfall automatisch bereits das „Startdatum“ für das nächste neue Geschäftsjahr vorgegeben. In unserem Beispielfall der „01.01.2018“. Im Feld „Anzahl Perioden“ legen Sie fest, wie viele Perioden es in diesem Geschäftsjahr geben soll – und über die Periodenlänge definieren Sie die Zeitdauer der einzelnen Buchhaltungsperiode. Klicken Sie auf „OK“ um das neue Geschäftsjahr 2018 zu erstellen. Leseproben_NAV2016 Seite 148 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ist ein „Geschäftsjahr“ automatisch gleichzusetzen mit einem „Kalenderjahr“? Bzw. muss ich die Buchhaltungsperiode immer gleich dem Kalenderjahr setzen? Die Antwort lautet hier „nein“. Es gibt viele Firmen, deren „Geschäftsjahr“ abweichend vom „Kalenderjahr“ ist. Beispielsweise gibt es Firmen, deren Geschäftsjahr ist vom 01.07. bis zum 30.06. des Folgejahres. In diesem Fall wäre im obigen Dialogfenster die Einstellung ähnlich: „Startdatum“ wäre dann 01.07.<Jahr> - „Anzahl Perioden“ bliebe bei „12“ und die „Periodenlänge“ wäre nach wie vor „1M“. Was ist ein „Rumpf-Geschäftsjahr“? Das ist vereinfacht gesagt ein „halbes“ Geschäftsjahr, bzw. ein Geschäftsjahr das nur wenige Monate umfasst – aber keine vollen 12. Diese Variante wird oft benötigt, wenn bei einem „Echtstart“ von NAV mitten im Jahr angefangen wird und das eigentliche Geschäftsjahr tatsächlich dem Kalenderjahr entsprechen würde. Ein Beispiel: würden Sie mit NAV zum 01.03. starten, richten Sie das „erste“ Geschäftsjahr wie folgt ein: Startdatum: 01.03.xx Anzahl Perioden: 9 Periodenlänge: 1M Das nachfolgende Geschäftsjahr wäre dann Startdatum: 01.01.xx Anzahl Perioden 12 Periodenlänge: 1M Zurück zu unserer Übung: Nachdem Sie auf das Symbol „Jahr erstellen“ geklickt haben, achten Sie bitte darauf, dass im Feld „Startdatum“ der „01.01.2018“ hinterlegt und die „Anzahl Perioden“ bei „12“ steht. Die Periodenlänge bleibt bei „1M“. Klicken Sie auf „OK“ um das Jahr erstellen zu lassen. Leseproben_NAV2016 Seite 149 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke So sollte es aussehen: Die beiden gesetzten Häkchen symbolisieren den Beginn des neuen Geschäftsjahres. Damit haben Sie das neue Geschäftsjahr erstellt und die notwendigen Buchhaltungsperioden angelegt. Übrigens: Sie finden diesen Aufruf zu „Buchhaltungsperioden“ übrigens an verschiedenen Stellen in NAV: Menü „Finanzmanagement“ – „Verwalten“ – „Einrichtung“ ODER Menü „Finanzmanagement“ – „Periodische Aktivitäten“ – „Geschäftsjahr“ – „Listen“ ODER Verwaltung – Anwendung Einrichtung – „Finanzen“ – „Listen“ Da war doch noch was mit einer Buchhaltungsperiode „13“ bzw. „14“? In einigen Buchhaltungsprogrammen – beispielsweise von WISO – gibt es noch Perioden 13, 14 und 15. Diese besonderen Perioden werden in diesen Programmen normalerweise für Jahresabschlussbuchungen, Umbuchungen der Umsatzsteuerkonten, Abgrenzungsbuchungen usw. benutzt. Solche „erweiterten“ Buchhaltungsperioden kennt Microsoft Dynamics™ NAV NICHT. Der für Sie zuständige Fachberater für FiBu-Themen wird Ihnen in einem Workshop zeigen, wie in NAV diese Themen wie z.B. ein Jahresabschluss behandelt werden. Leseproben_NAV2016 Seite 150 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.4.4 Nach dem wir jetzt alle notwendigen Buchungsgruppen angelegt haben – wofür war das Ganze jetzt notwendig? Damit in NAV alle Buchungsfunktionen ineinandergreifen und die korrekten Sachkonten im Hintergrund angewendet werden, sind – wie Sie anhand der vorherigen Kapitel sehen konnten – mehrere Matrix-Kombinationen notwendig. Ein Beispiel aus dem Verkauf: Der Stammdatensatz eines Debitors „bringt“ die Geschäfts- und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe „mit“, der zum Beispiel verkaufte Artikel kommt mit der Produkt- und der MwSt.Produktbuchungsgruppe. Debitor Artikel Geschäftsbuchungsgruppe in Kombination mit Produktbuchungsgruppe: MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe in Kombination mit MwSt.-Produktbuchungsgruppe: Steuert z.B. auf welches Erlöskonto gebucht wird oder welche Sachkonten im Fall von Zeilen-/Mengenund Rechnungsrabatten benutzt werden, usw. Steuert, ob und wenn ja welche MwSt. gebucht wird (0%, 7% oder 19%) UND welches Umsatzsteuerkonto dafür verwendet wird. Beispiele rund um die verschiedenen Prozesse in NAV lernen Sie in einem der nachfolgenden Kapitel kennen. Leseproben_NAV2016 Seite 151 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.3 Das Sachkonto Jedes Sachkonto in dem Kontenplan ist ein eigener Stammdatensatz und vergleichbar mit einem Stammdatensatz beispielsweise eines Artikels, eines Debitors usw. . Jeder Sachkontenkarte können Sie durch Setzen bestimmter Parameter entsprechend einstellen – so kann zum Beispiel nicht jedes Sachkonto in NAV direkt für eine Buchung genutzt werden. Als Beispiel sehen wir uns die Sachkontenkarte mit der Nummer „4500“ an. Öffnen Sie dazu den „Kontenplan“ unter „Finanzbuchhaltung“ und suchen Sie nach der Nummer 4500. Öffnen Sie diesen Datensatz durch einen Doppelklick (oder durch Klick auf das Symbol „Bearbeiten“ oder „Ansicht“). Ansicht der Sachkontokarte: Wie jede „Stammdatenkarte“ besteht auch diese aus verschiedenen Registern. Daher hier eine Erläuterung zu den verschiedenen Feldern. Leseproben_NAV2016 Seite 152 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Register „Allgemein“: Feldname Erläuterung Nr. Hinterlegen Sie hier MANUELL die korrekte Sachkontennummer Name Beschreibung des Sachkonto GuV/Bilanz Wählen Sie hier aus, ob es sich um ein GuV- oder Bilanzkonto handelt. Das ist wichtig zur Bestimmung der Konten (GuVNullstellung am Jahresende) Soll/Haben Sie haben hier zwischen drei Optionen die Wahl: Beide Soll Haben Durch eine Vorgabe in diesem Feld wird die Art der Posten angegeben, die normalerweise auf diesem Konto gebucht werden. Unabhängig von der getroffenen Auswahl kann jede Transaktion durchgeführt werden – diese Einstellung betrifft die Berichtsfunktionalität Kontoart Ebenso hier können Sie die Wahl treffen, zwischen Konto = ein „echtes“ Konto, dass für Buchungen herangezogen wird Überschrift = dient nur für Beschreibungszwecke Summe = wird für die Summierung eines bestimmten Kontenbereichs verwendet Von Summe = markiert den Beginn des Kontenbereichs Bis Summe = markiert das Ende des Kontenbereichs Zusammenzählung Sofern Sie die Kontoart „Summe“ gewählt haben, dient dieses Feld dazu den Kontenbereich bis zur „Bis-Summe“ zu definieren. Leerzeichen Durch einen Eintrag in diesem Feld können Sie bestimmen, wie viele Leerzeilen in einem Bericht vor dem betreffenden Konto eingefügt werden Neue Seite Sorgt dafür, dass nach der Ausgabe dieses Kontos in einem Bericht eine neue Seite ausgegeben wird. Leseproben_NAV2016 Seite 153 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterungen Suchbegriff Wird automatisch mit den ersten 20 Zeichen aus „Beschreibung“ vorbelegt – kann aber manuell geändert werden. Dient dem schnelleren Finden eines Konto, wenn Sie die Nummer nicht mehr wissen Saldo Anzeige des aktuellen Saldos für dieses Konto – dahinter „verbergen“ sich die Sachposten Abstimmbar Durch ein Häkchen in diesem Feld, bestimmen Sie ob dieses Sachkonto im Bereich „Abstimmung“ innerhalb eines FiBu-BuchBlattes mit berücksichtigt werden soll oder nicht. Die Maske „Abstimmen“ (zu finden im FiBu-Buch-Blatt – Reiter „AKTIONEN“ im Menüband) benötigen Sie dann, wenn Sie Ihre liquiden Mittel mit den Zahlungsein- und –ausgänge in Zusammenhang mit dem verwendeten Buchungsdatum abstimmen wollen. Im Normalfall wird dieses Häkchen bei „Geldkonten“ gesetzt. Automat. Textbaustein Sofern Sie bei diesem Sachkonto einen Textbaustein hinterlegt haben, der beispielsweise bei einem Ein- oder Verkaufsvorgang mit in die Belegzeilen übernommen werden soll, setzen Sie hier ein Häkchen Direkt* Bei Erstellen eines neuen Sachkontos ist dieses Häkchen automatisch gesetzt. Durch dieses Häkchens geben Sie dieses Sachkonto für das direkte Buchen in Belegen und FiBu-Buch-Blattzeilen „frei“. Gesperrt** Sofern Sie ein Sachkonto nicht mehr benötigen bzw. wenn es nicht mehr verwendet werden soll, setzen Sie hier ein Häkchen. Dadurch kann dieses Konto in keinem Buchungsvorgang mehr verwendet. Korrigiert am Datumsfeld – wird automatisch gefüllt, sobald eine Änderung an der bestehenden Sachkonten vorgenommen wurde. Standardbeschreib- Normalerweise wird bei Auswahl eines Sachkontos das Feld ung in Buch-Blatt „Beschreibung“ automatisch gefüllt. auslassen Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, übernimmt das System die Beschreibung aus dem Stammdatensatz NICHT – da Sie aber ohne eine Beschreibung keine Buchung vornehmen können (insbesondere im FiBu-Buch-Blatt), muss hier eine „eigene“ Beschreibung hinterlegt werden. Ansonsten kommt es zu folgender Meldung: Leseproben_NAV2016 Seite 154 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Gut zu wissen: DIREKT* => Sachkonten, die in den Buchungsgruppen hinterlegt wurden (Geschäfts-, Produkt-, Debitoren-, Kreditoren-, Lager- und Anlagenbuchungsgruppen und allen MwSt.-Buchungsgruppen), dürfen KEIN Häkchen im Feld „Direkt“ haben. Durch die Möglichkeit, Beträge direkt auf Sachkonten buchen zu können, geben Sie quasi einen Teil Ihres Kontenplans für das gesamte NAV-System „frei“. Um Sachkonten im Ein- bzw. Verkauf aber „direkt“ nutzen zu können, bedarf es noch ein paar weiterer Einstellungen, die Sie im Register „Buchen“ finden. Nur wenn hier zusätzlich eine Auswahl getroffen wurde, können die betreffenden Sachkonten im Ein- und Verkauf „gesehen“ werden. Achtung: GESPERRT* => Wenn Stammdatensätze nicht mehr benötigt werden – und hier spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Sachkonto, ein Debitor, Kreditor, Artikel usw. handelt – sollten Sie diese IMMER SPERREN und niemals (!!!) löschen! Der Grund: sobald ein Stammdatensatz angelegt und einmal in einer wie auch immer gearteten Buchungsroutine vorhanden war, existieren dazu die sogenannten „Posten“. Würden Sie jetzt z.B. ein Sachkonto löschen (was Gott sei Dank nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich wäre), blieben die Sachposten „stehen“ – hätten dann aber im Feld „Sachkontonr.“ keinen Eintrag mehr! Das kann dazu führen, dass beispielsweise in einer Summen-/Saldenliste auf einmal Werte fehlen. Leseproben_NAV2016 Seite 155 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4. Rechnungsabgrenzung – Abgrenzungsmöglichkeiten in und mit NAV Mit der Version Microsoft Dynamics™ NAV2016 kam das Thema „periodengenaue“ Abrechnung dazu. Was ist das eigentlich? Hier ein kurzer Auszug aus „Wikipedia“: „Die Rechnungsabgrenzung ist in der kaufmännischen Buchführung ein Schritt im Periodenabschluss (i.d.R. Jahresabschluss), mit dem Werte in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz der richtigen Rechnungsperiode (z. B. Geschäftsjahr, Quartal) zugeordnet werden. …“ „… Die Rechnungsabgrenzung ist also die buchhalterische Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge einer Rechnungsperiode, deren entsprechende (Gegen-)Leistungen erst in einer späteren Periode erfolgen werden. Rechnungsabgrenzungsposten stellen eine Art Verbindlichkeit bzw. Forderung dar. …“ (Quelle: www.wikipedia.de/gesucht nach „Rechnungsabgrenzung“) Es wird hier grundsätzlich zwischen zwei Varianten unterschieden: a) Wir haben bereits bezahlt, erhalten die Leistung bzw. Lieferung erst in einer späteren Periode (wird auch „Transitorische Rechnungsabgrenzung“ genannt). b) Wir haben die Leistung bzw. Lieferung bereits erhalten, zahlen aber erst in einer späteren Periode (das wird „Antizipative Rechnungsabgrenzung“ genannt). Im Fall einer „Rechnungsabgrenzung“ wird immer mit einem genauen Betrag kalkuliert. Die gesetzliche Grundlage ist für Deutschland §250 und §252 HGB und für Österreich §198 Abs. 5,6 UGB geregelt. „Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.“ - §252, Abs. 1, Zi. 5 HGB (Quelle: www.wikipedia.de/gesucht nach „Rechnungsabgrenzung“) Brauche ich das für „mein“ NAV? Ob Sie die Abgrenzungsmöglichkeiten innerhalb von NAV nutzen werden, sollten Sie am besten mit dem für Sie zuständigen Fachberater aus der Finanzbuchhaltung abklären. Welche Geschäftsvorgänge gibt es in Ihrem Haus? Wo macht der Einsatz der Abgrenzungsvorlagen Sinn? Leseproben_NAV2016 Seite 156 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.2.3 Vorauszahlung im Verkauf Im Einkauf wie im Verkauf haben Sie die Möglichkeit mit „Vorauszahlungen“ zu arbeiten. Da die Abläufe in beiden Modulen nahezu identisch, hier ein Beispiel mit einem Verkaufsvorfall. Was sind Vorauszahlungen bzw. wozu sind die eigentlich gut? In früheren NAV-Zeiten haben viele Anwender den Wunsch geäußert, eine Anzahlungsbuchhaltung in den Standard mit einzubauen. Der Grund: viele wollten ihren Debitoren nur dann Ware oder Dienstleistungen liefern, wenn zuvor eine Anzahlung geleistet worden war. Besonders bei sehr wertvollen Materialien bzw. Produkten, die speziell für einen Kunden gefertigt wurden war das Thema „Vorkasse“ bzw. „Anzahlung“ immer eines der wichtigsten Punkte bei einer Projektbesprechung zum Thema „NAV“. Seit einiger Zeit gibt es die Option der Vorauszahlung – damit diese auch reibungslos in NAV funktionieren kann, sollten einige Parameter bekannt und eingerichtet sein. Als erstes benötigen Sie ein bzw. zwei Sachkonten (eines für die Verkaufsvorauszahlung und eines für die Einkaufsvorauszahlung). Im CRONUS ist das Sachkonto für die Geschäftsbuchungsgruppe „National“ für die Verkaufsvorauszahlung zum Beispiel „1717 – verst. Anz. 19% USt“ Nach dem die Sachkonten dafür existieren muss in der Buchungsmatrix Einrichtung eine entsprechende Zuweisung gemacht werden. Beide Spalten – sowohl „Verkaufsvorauszahlungskonto“ wie „Einkaufsvorauszahlungskonto“ sind standardmäßig in der Ansicht NICHT eingeblendet. Über „Spalten anzeigen“ können Sie beide Spalten in der Buchungsmatrix Einrichtung zufügen. Ansicht der gefilterten Buchungsmatrix Einrichtung (gefiltert auf Geschäftsbuchungsgruppe NATIONAL – das Feld „Verkaufsvorauszahlungskonto“ habe ich „nach vorn“ geschoben): Sobald Sie die Sachkonten hier hinterlegt haben, gibt es zwei Einrichtungsparameter im Einund Verkauf, die Sie ebenfalls kennen sollten. Schließen Sie die „Buchungsmatrix Einrichtung“. Leseproben_NAV2016 Seite 157 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Sowohl im Einkauf wie im Verkauf gibt es in der allgemeinen Einrichtung im Register „Allgemein“ ein Häkchenfeld: Sollten Sie zukünftig mit den Vorauszahlungen arbeiten, kann ich Ihnen nur empfehlen das Häkchen zu setzen. Dadurch wird verhindert, dass bei einer offenen Vorauszahlungsrechnung eine Lieferung und/oder eine Rechnung erfolgen könnten. Nach dem diese Grundvoraussetzungen erledigt sind, sollten unternehmensintern entschieden werden, wie das System die Vorauszahlung ermitteln soll. Es gibt folgende Möglichkeiten: a) Hinterlegen eines Vorauszahlungsprozentsatzes bei einem Artikel – Reiter NAVIGATE – Block „Verkauf“ (oder „Einkauf“) – Symbol „Vorauszahlungsprozentsätze“. Hier können Sie beispielsweise auch in Abhängigkeit mit einem bestimmten Debitor einen prozentualen Wert eintragen. Beispielsweise bei besonderen Artikeln, Sonderanfertigungen usw. b) Hinterlegen eines prozentualen Wertes in der Debitorenkarte (oder Kreditorenkarte) – Register „Fakturierung“ – Feld „Vorauszahlung %“ Beispielsweise bei Neukunden oder Kunden, deren „Zahlungswilligkeit“ nicht so gegeben ist c) Hinterlegen eines prozentualen Wertes in einem Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg – Register „Vorauszahlung“ – sobald Sie hier einen Wert eintragen, fragt das System Sie, ob Sie die Zeilen aktualisieren wollen. Sie können alternativ auch in der Belegzeile das Feld „Vor-auszahlung %“ einblenden und manuell pro Zeile einen Wert eintragen. Ein Beispiel mit einem Artikel. Suchen Sie zunächst nach dem Artikel „80203“ (Grafikkarte) – öffnen Sie die Artikelkarte: Leseproben_NAV2016 Seite 158 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der Artikelkarte des Artikels „80203“: Klicken Sie auf den Reiter NAVIGATE und dort im Menüband – Block „Verkauf“ – auf das Symbol „Vorauszahlungsprozentsätze“: Im Feld „Verkaufsart“ können Sie zunächst bestimmen, ob diese Vorauszahlung nur für einen bestimmten Kunden, einer Debitorenpreisgruppe oder für alle Debitoren gilt. Für einen Beispielfall nehmen wir an, dass Ihr neuer Kunde eine größere Menge dieses Artikels bestellen will. Daher vereinbaren Sie eine Vorauszahlung bei diesem Artikel, da diese Grafikkarte speziell für „Karl Kasperle“ produziert wird. Wählen Sie im Feld „Verkaufsart“ bitte „Debitor“ und im Feld „Verkaufscode“ die Kundennummer Ihres neuen Debitors. Im Feld „Vorauszahlung %“ tragen Sie „50“ ein. Leseproben_NAV2016 Seite 159 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.2.4.6 Fazit zu den Themen „Mahnungen“ und „Zinsrechnungen“ In diesem Bereich kann ich Ihnen nur sehr empfehlen, sich wegen der „Mahnbelege“ – ebenso der „Zinsrechnungen“ mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung zu setzen. Diese Belege müssen definitiv neu gemacht werden. Es gibt zwar seit der NAV-Version 2015 die Option, dass Sie selbst Ihr Berichtslayout erstellen könnten (Informationen dazu finden Sie ebenfalls in meiner Unterlage „Grundlagen für STARTER“…) – nur erfahrungsgemäß sind die Vorstellungen wie der Report ausgegeben werden muss doch an einige Bedingungen geknüpft - die die möglichen Optionen des „Berichtslayouts“ so möglicherweise nicht erfüllen kann. Wie Sie diese „Werkzeuge“ für sich einsetzen, entscheiden Sie selbst. Wie bereits erwähnt, sehe ich in der Praxis „nur“ die Mahnungen – ggf. mit einer Gebühr (die aber nicht gebucht wird). Zinsrechnungen selber habe ich bisher noch bei keinem der Endanwender gesehen, die ich betreue bzw. betreut habe. 5.3 Montage, Fertigung & Lager – Werte, die ebenfalls in die Finanzbuchhaltung einfließen Die Lagerhaltung bildet bei vielen Unternehmen einen großen Anteil an Werten, die auf den Bilanzkonten zu sehen sind. Egal wie ein Artikel beschafft wird – sobald ein „Zugang“ erfolgt, kommt zu irgendeinem Zeitpunkt „X“ der Wert im Lager an. Wie bereits im Kapitel 5.1 erwähnt, werden die Werte erst dann auf ein Bilanzkonto geschrieben, wenn der Lagerregulierungslauf durchgeführt wurde (bzw. beide Reports). Mit diesem Kapitel möchte ich Ihnen unterschiedliche Wege zeigen, wie Bestand und Wert sich im Lager „erhöhen“, bzw. durch Verbräuche „mindern“ können. Und an der einen oder anderen Stelle möchte ich Sie auf einige Dinge hinweisen, die so vielleicht (noch) gar nicht bekannt oder aufgefallen sind. Dreh- und Angelpunkt ist mit Sicherheit der „Artikel“ – schließlich dreht sich ja vieles um „ihn“. Daher werde ich mit der Artikelkarte als erstes beginnen. Viele interessante und spannende Punkte zum Thema „Artikel“ finden Sie ebenfalls in den Unterlagen „Beschaffung mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“ und „Lager & Logistikabläufe mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“. Leseproben_NAV2016 Seite 160 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Service mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7418-0506-6 dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 89,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 161 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Inhalt ALLGEMEINE INFORMATIONEN ....................................................................................................... Überblick zu diesem Kurs:..................................................................................................................... 1. Einführung in CRM – Service ........................................................................................................... 1.1 Ein kleines Schaubild zur Verdeutlichung ................................................................................ 2. Einrichtung des Servicemoduls ........................................................................................................ 2.1 Allgemeine Einrichtung des Servicebereichs .......................................................................... 2.1.1 Service Einrichtung – die Grundlage ................................................................................. 2.1.1.1 Die Sache mit „IRIS*“… ................................................................................................ 2.1.1.2 „Weiße Ware“, „Braune Ware“, „Rote Ware“............................................................. 2.1.1.3 Der Basiskalender** ...................................................................................................... 2.1.1 Teil II – Zurück zu unserer „Service Einrichtung“............................................................. 2.1.2 Servicestandardzeiten.......................................................................................................... 2.1.3 Arbeitszeitvorlagen ............................................................................................................... 2.1.4 Ressourcenservicegebiete .................................................................................................. 2.1.5 Berichtsauswahl – Service .................................................................................................. 2.1.6 Qualifikationen....................................................................................................................... 2.1.7 Servicegebiete....................................................................................................................... 2.2 Die Einsatzplanung – Teil I ......................................................................................................... 3. Der Serviceartikel ............................................................................................................................... 3.1 Rund um einen Serviceartikel… ................................................................................................ 3.1.1 Serviceartikelgruppen .......................................................................................................... 3.1.1.1 Eine kleine Übung: ........................................................................................................ 3.1.2 Lösungsanleitungen ............................................................................................................. 3.1.2.1 Anlegen einer neuen Lösungsanleitung für „Tablett-PCs“ (Übung) ...................... 3.1.3 Servicelagerfächer ................................................................................................................ 3.1 Der Serviceartikel unter der Lupe – inklusive Erstellung ....................................................... 3.2.1 Servicepreisgruppencode .................................................................................................... 3.2.2 Manuelles Erstellen eines Serviceartikels......................................................................... 3.2.2.1 Hinterlegen einer Lösungsanleitung ........................................................................... 3.2.2.2 Hinterlegen von notwendigen Komponenten ............................................................ 3.2.3 Automatisches Erstellen eines Serviceartikels................................................................. 3.2.4 Erstellen eines Serviceartikels über einen Serviceauftrag ............................................. 3.3 Erstellen eines Artikels aus einem Serviceartikel ................................................................... 3.3.1 Zuweisen eines bestehenden Artikels zu einem neu angelegten Serviceartikel ........ 3.4 Erstellen eines Serviceartikels aus einem Artikel ................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 162 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.5 Leihgeräte – ein paar grundlegende Informationen ................................................................ 3.5.1 Neu-Anlage von Leihgeräten .............................................................................................. 3.5.2 Rund um die Leihgeräte-Karte............................................................................................ 4. Serviceaufträge – von der Einrichtung bis zum Ablauf................................................................. 4.1 Einrichtungsparameter in der „Auftragsverwaltung“ ............................................................... 4.1.1 Servicekosten ........................................................................................................................ 4.1.2 Serviceauftragsarten ............................................................................................................ 4.1.3 Service Preiskorrekturgruppen ........................................................................................... 4.1.3.1 Kleine Vorbereitung für einen späteren Beispielablauf ........................................... 4.1.4 Problemberichtswesen & IRIS ............................................................................................ 4.2 Weitere Punkte unter „Auftragsabwicklung“ im Kurzdurchlauf ............................................. 4.3 Serviceangebot............................................................................................................................. 4.4 Serviceauftrag............................................................................................................................... 4.4.1 Erstellen eines Serviceauftrages inklusive Erstellen eines neuen Debitors ................ 4.4.1.1 Debitorenvorlagenkarte ................................................................................................ 4.4.1.2 Kleine Übung – Erstellen einer neuen Debitorenvorlagenkarte ............................. 4.4.1.3 Die verschiedenen Statusfelder in einem Serviceauftrag ....................................... 4.4.1.4 Fazit zu der Erstellung eines Serviceauftrages ........................................................ 4.4.2 Der Servicearbeitsschein ..................................................................................................... 4.4.2.1 Fazit zu dem Servicearbeitsschein ............................................................................. 4.4.3 Weiterführung unseres Beispielauftrages mit Servicearbeitsschein ............................. 4.4.3.1 Erstellen eines Serviceauftrags samt Ersatz einer Komponente ........................... 4.4.3.2 Wie ist das jetzt mit der „Ressource“? ....................................................................... 4.4.3.1.1 Kleiner Ausflug in das Thema „Arbeitszeittabellen“ .......................................... 4.4.3.3 Weitere Kosten und die (Ab-)Rechnung .................................................................... 4.4.3.4 Kunde beschwert sich – Gutschrift notwendig .......................................................... 4.4.3.5 Ein anderer Fall… Serviceauftrag inklusive Storno ................................................. 4.3.4.6 Verbräuche erfassen und buchen ............................................................................... 4.4.3.7 Kleine Zusammenfassung zu den Themen „Liefern und Fakturieren“ und „Liefern und Verbrauchen“ ........................................................................................................ 4.5 Planung – ein Überblick .............................................................................................................. 4.5.1 Serviceaufgaben ................................................................................................................... 4.5.2 Einsatzplanung – Teil II........................................................................................................ 4.5.3 Bedarfsübersicht ................................................................................................................... 5. Ressourcen – ohne sie geht nichts…. ............................................................................................ 5.1 Rund um die Ressource ............................................................................................................. 5.1.1 Ressourcen............................................................................................................................ Leseproben_NAV2016 Seite 163 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.1.1.1 Übung – Neu-Anlage einer Ressource ...................................................................... 5.1.2 Ressourcengruppen ............................................................................................................. 5.1.2.3 Übung – Zufügen von Preisen und Ressourcen zu einer Ressourcengruppe .... 5.1.3 Qualifikationen....................................................................................................................... 5.1.3.1 Anlage von Qualifikationscodes .................................................................................. 5.1.3.2 Zuordnen von Qualifikationscodes ............................................................................. 5.1.4 Servicegebiete....................................................................................................................... 5.1.4.1 Vorgabe in der Serviceeinrichtung.............................................................................. 5.1.4.2 Hinterlegen des Servicegebietscodes bei Debitor und Ressource........................ 5.1.5 Das Thema „Ressourcenkapazität“ ................................................................................... 5.1.5.1 Ressource und Ressourcenkapazität ........................................................................ 5.1.5.2 Ressourcengruppe und Ressourcenkapazität .......................................................... 5.2 Weiterer Überblick zu den Themen „Reparaturstatus“ und „Zuordnung“ ............................ 5.2.1 Zusätzliche Informationen rund um das Thema „Status“ und „Zuordnungen“ ............ 5.2.2 Rund um das Thema „Zuordnen von Ressourcen“ ......................................................... 6. Verträge gibt’s auch noch! Rund um das Thema „Serviceverträge“ .......................................... 6.1 Die Einrichtung in der Servicevertragsverwaltung .................................................................. 6.1.1 Servicevertragskonten ......................................................................................................... 6.1.2 Servicevertragsvorlagen ...................................................................................................... 6.1.3 Servicevertragsgruppen ....................................................................................................... 6.2 Der Servicevertrag ....................................................................................................................... 6.3 Erstellen eines Servicevertrages anhand eines Beispiels ..................................................... 6.3.1 Direktes Erstellen eines Servicevertrages ........................................................................ 6.3.2 Erstellen eines Vertrages über ein Servicevertragsangebot .......................................... 6.3.3 Weitere Möglichkeiten und Informationen rund um Serviceverträge ............................ 6.3.3.1 Beleg kopieren – nutzen Sie die Funktion auf Basis eines bestehenden Servicevertrages einen neuen Vertrag zu erstellen .............................................................. 6.3.3.2 Aufnahme eines weiteren Serviceartikels in einem oder mehreren Serviceverträgen ......................................................................................................................... 6.4 Serviceaufträge aus Verträgen erstellen .................................................................................. 6.5 Ändern des Kunden in einem Servicevertrag .......................................................................... 6.6 Zufügen weiterer Vertragszeilen zu einem Vertrag ................................................................ 6.7 Änderung des Feldes „zu fakturieren“ (Jahr) ........................................................................... 6.8 Berechnung von Serviceverträgen ............................................................................................ 6.8.1 Manuelles erstellen und buchen von Servicerechnungen .............................................. 6.8.2 Automatisches Erstellen von Servicerechnungen ........................................................... 6.9 Kündigung von Serviceverträgen .............................................................................................. Leseproben_NAV2016 Seite 164 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6.9.1 Einrichten der Ursachencodes............................................................................................ 6.9.2 Vertrag wird gekündigt ......................................................................................................... 6.10 Gutschriften von Serviceverträgen .......................................................................................... 6.10.1 Manuelles Erstellen einer Servicegutschrift ................................................................... 6.10.2 Erstellen einer Servicegutschrift aufgrund Ablauf einer Vertragszeile ....................... 6.11 Vertragsvorauszahlungen buchen .......................................................................................... 6.12 Gewinn-/Verlustposten – zusätzliche Informationen zum Servicevertrag ......................... 6.13 Aktualisieren des Servicevertragspreises .............................................................................. 6.14 Fazit zur „Vertragsverwaltung“................................................................................................. 7. Terminologie ....................................................................................................................................... Tipps – interessante Partner für Sie: ................................................................................................... Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) ........................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 165 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.1.1.1 Die Sache mit „IRIS*“… …ist ja manchmal ein Thema für sich. Sucht man unter „Wikipedia“ nach „IRIS“ findet man die unterschiedlichsten (und zum Teil ulkigsten) Informationen zu dem Begriff/Namen als solches. Unter anderem war IRIS beispielsweise eine griechische Göttin, die als Botschafter fungierte – genauso gab es IRIS, eine „Frauenzeitschrift“ im 18ten Jahrhundert usw. Für den Bereich „Service“ ist der Begriff IRIS aber etwas Anderes – daher hier der entsprechende Auszug aus „Wikipedia“ zur näheren Erläuterung: „IRIS (International Repair Information System) ist ein von der EICTA spezifizierter, internationaler Standard für die strukturierte Erfassung und Dokumentation von Fehlersymptomen, -zuständen und durchgeführten Reparaturen von meist elektrischen Geräten. Das aktuell gültige Format wurde 1986 von der Firma „Sony“ entwickelt. 1989 wurde das Format zwischen „Sony Europa“ und „Sony Japan“ (dort unter dem Namen ISIS) standardisiert, während „Sony America“ eine einfachere Variante benutzte. Namhafter Hersteller in Großbritannien verwendeten seit 1992 IRIS als Standard. Ein japanisches Herstellerkomitee – bestehend aus „Hitachi“, „JVC“, „Matsushita“, „Mitsubishi“, „Sanyo“, „Sharp“, „Sony“ und „Toshiba“ beschloss 1993 das „SONY“ ISIS Format für die Datenerhebung aus Übersee zu verwenden. 1994 beschloss auch die FIAR in den Niederlanden und „Simavelec“ in Frankreich, den IRIS einzuführen. Ende 1994 begann die EACEM (European Association für Consumer Electronics Manufacturers) durch das EASSC (European After-Sales Service Committee) IRIS, europaweit als Standardformat für Reparatur- und Garantieabwicklung einzuführen. Die offizielle Empfehlung wurde 1995 herausgegeben. Seitdem ist der IRIS-Code der De-facto-Standard für die Reparatur- und Garantieabwicklung bei „brauner Ware“. ….“ (Quelle: www.wikipedia.de – gesucht nach IRIS) Leseproben_NAV2016 Seite 166 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Warum nutzen so viele Firmen heute „IRIS“? Trotz Globalisierung gibt es eine Trennung zwischen Hersteller- und Wartungsfirmen – und genau dieser Punkt erfordert heutzutage eine einheitliche Grundlinie was das Thema „Service“ bzw. „Reparatur“ und „Wartung“ angeht. Die IRIS-Codierung beinhaltet (Fehler-)Symptome und –zustände, defekte Baugruppen und die vom Servicetechniker durchgeführten Reparaturen. Anhand einer eigenen IRIS-CodeTabelle kann der verantwortliche Techniker den betreffenden Code heraussuchen und diesen für die Beschreibung verwenden. Ein weiterer Vorteil von IRIS besteht darin, dass bekannte Fehler schnell gefunden und behoben werden können, da bereits bei der Erfassung eine Auswahl möglicher Fehler und Vorschläge zur Behebung aufgerufen wird, bzw. werden kann. Und: da dieser Standard „international“ ist, werden Missverständnisse aufgrund der Sprache von vornherein minimiert. Ansicht des Codiersystems: (Quelle: http://www.iriscode.org/pdf/DE_IRIS_03.12.22.pdf) Leseproben_NAV2016 Seite 167 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Eine weitere Website bietet Ihnen die Option online nach bestimmten Codes zu suchen, bzw. sich anzusehen, was die Codes bedeuten: (Quelle: www.iriscode.org) Prinzipiell gibt es im Internet auch Dateien zum Download diverser Excel-Tabellen. Und ja, in NAV gibt es im Servicemodul unter „Aufgaben“ auch die Option Dateien in NAV zu importieren – allerdings müssten diese Exceltabellen zunächst einmal umformatiert werden in sogenannte „csv“ oder „txt“-Dateien und diese Tabellen müssen zunächst überarbeitet werden. Ich habe mir eine Version heruntergeladen – eine Exceldatei die aus dem Jahr 2013 stammt und 17 Tabellenblätter mit den unterschiedlichsten Informationen enthält. Allerdings können diese Informationen so nicht in NAV eingelesen werden – es sind zum beispielsweise zum Teil große Beschreibungen enthalten… Sollten Sie also die gültigen IRIS-Codes herunterladen wollen bzw. bereits als Datei vorliegen haben – und diese Datei ist in einem „csv“ oder „txt“-Format, dann wechseln Sie in „Aufgaben“ und scrollen Sie ein Stück nach „unten“ – dort finden Sie unter „Problemberichtswesen“ drei Aufrufe, um die diversen Codes einzulesen. Leseproben_NAV2016 Seite 168 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.1.7 Servicegebiete Was ist ein „Servicegebiet“? Ich denke, dass hängt davon ab wie Ihr Unternehmen in Bezug auf Reparatur-/Wartung tatsächlich arbeitet. Haben Sie Servicetechniker, die permanent „auf der Straße“ sind? Dann ist eine detaillierte Aufteilung in Servicegebiete sinnvoll. Ob Sie dafür die Bundesländer nehmen oder wie im „CRONUS“ Himmelsrichtungen können Sie selbst entscheiden. Es sollte so sprechend wie möglich sein – das ist wichtig. Ebenso wie bei den Qualifikationen können Sie bereits an dieser Stelle, Ressourcen zu einem Servicegebiet zuordnen. Das Gleiche gilt für die Ressourcenkarte selbst – dort haben Sie ebenfalls einen Aufruf zu der Zuordnung der Servicegebiete. Und auch hier gilt: Sie können jeder Ressource so viele Servicegebiete zuteilen wie notwendig. Leseproben_NAV2016 Seite 169 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2.2 Die Einsatzplanung – Teil I Unter dem Thema „Einsatzplanung“ verstehen wir im „Service“ die Einrichtung, An- und Verwendung folgender Parameter: Arbeitszeitvorlagen Servicestandardzeiten Qualifikationscodes Servicegebiete Die Einrichtung der „Servicestandardzeiten“ haben Sie bereits in Kapitel 2.1.2 kennen gelernt. Die hier hinterlegten Zeiten in Kombination mit einem Basiskalendercode, werden dazu verwendet beispielsweise die Felder „Reagieren bis (Datum)“ und „Reagieren bis (Uhrzeit)“ für die Serviceartikel zu kalkulieren. Die anderen Punkte haben Sie ebenfalls bereits gehört bzw. werden Sie noch kennen lernen. „Einsatzplanung“ bedeutet hier eine Kombination der Parameter bei Artikel und Ressourcen, der Erstellung des Serviceauftrages und den Datumskalkulationen. Qualifikation Servicegebietscode Servicestandardzeiten & Arbeitszeitvorlagen = Ermittlung & Erfassen von Zeiten Serviceauftrag/ Wartung Klarer werden die Zusammenhänge vermutlich erst mit den nachfolgenden Kapiteln in dieser Unterlage. Leseproben_NAV2016 Seite 170 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3. Der Serviceartikel Ein „Serviceartikel“ ist eine eigene Variante von „Ware“- und dieser Serviceartikel muss nicht zwangsläufig auch ein „Artikel“ in Ihrem Haus sein. Im Normalfall handelt es sich hier um Geräte oder Artikel, die Gegenstand einer Dienstleistung sind. Was ist – grob gesagt – der Unterschied? Der Lagerwert und die Lagerbestandsführung. Serviceartikel haben zwar einen „Vertragswert“ – aber keinen eigentlichen „Einstandsbetrag“ und im Normalfall liegen Serviceartikel nur temporär – wenn überhaupt – auf einem Reparatur- bzw. Wartungslagerfach. Ein „Artikel“ hingegen wird sowohl wert- wie auch bestandsmäßig im Lager geführt – und das hat auch Auswirkungen auf die Bilanz. Des Weiteren: ein „Serviceartikel“ ist nicht zwangsläufig Ihr Eigentum – sondern im Normalfall handelt es sich meistens um „Fremdeigentum“. Und: es könnte ja sein, dass Sie zwar Reparaturen und Wartungen für bestimmte Artikel vornehmen – diese aber nicht im eigenen (Verkaufs-)Portfolio haben. In diesem Kapitel lernen Sie das Thema „Serviceartikel“ genauer kennen, erfahren etwas über die „Serviceartikelgruppen“ und „Leihgeräte“ und können (und sollten) auch immer wieder bei allen hier dargestellten Abläufen selbst „mitspielen“. 3.1 Rund um einen Serviceartikel… Bevor wir mit der Erstellung eines „Serviceartikels“ beginnen, möchte ich Sie zunächst auf ein paar bestimmte Punkte aufmerksam machen, die „rund um den Serviceartikel“ existieren und die Sie einrichten können: Serviceartikelgruppen Lösungsanleitungen Servicelagerfächer Um Serviceartikel zum Beispiel zu strukturieren und um sich die Arbeit rund um einen Serviceartikel etwas zu erleichtern, können Sie sogenannte „Serviceartikelgruppen“ einrichten. Diese „Serviceartikelgruppen“ wiederum können sowohl einem Artikel wie auch einem Serviceartikel zugewiesen werden. Leseproben_NAV2016 Seite 171 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3.1.1 Serviceartikelgruppen Gruppierungen finden Sie innerhalb von NAV in den unterschiedlichsten Bereichen. Die Serviceartikelgruppe bildet da keine Ausnahme. Der Vorteil einer Gruppe: Sie können bestimmte Vorgaben einer Gruppe zuweisen und ersparen sich dadurch die Arbeit, bei jedem einzelnen Datensatz Änderungen vorzunehmen. Um zunächst einmal die Serviceartikelgruppen anzulegen, bzw. bestehende Gruppen zu bearbeiten, klicken Sie im „Verwaltungsmenü“ des Servicemoduls auf den dafür vorgesehenen Menüaufruf: Es öffnet sich zunächst wieder eine Übersicht der bestehenden Einträge. In dieser tabellarischen Ansicht können Sie neue Serviceartikelgruppen definieren oder bestehende ändern, bzw. löschen. Wie Sie anhand des obigen Bildschirmausschnittes sehen können, existieren im „CRONUS“ bereits einige Beispiele. Leseproben_NAV2016 Seite 172 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Wie Sie die Serviceartikel gruppieren, sprich: welche Codes und Beschreibung Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Beachten Sie die „Faustregel“: „so viel wie notwendig, so wenig wie möglich!“. Bei jeder „Gruppe“ können Sie bestimmte Parameter von Anfang an mitgeben: der Vorteil: wenn Artikel oder Serviceartikel einer „Gruppe“ zugeordnet werden, „erben“ sie automatisch die Vorgaben der Gruppe. Der Vorteil dabei: Sie müssten diese Vorgaben nicht bei jedem einzelnen Artikel bzw. Serviceartikel vornehmen. Achten Sie bitte unbedingt auf den Reiter NAVIGATE – hierüber finden Sie die Funktionsaufrufe, um der jeweiligen Gruppe die Vorgaben mitgeben zu können. Sie können pro Artikel bzw. Serviceartikel selbstverständlich einige Parameter wieder ändern (z.B. die Qualifikation) auch wenn ein solcher Stammdatensatz zu einer Gruppe gehört. Betrachten Sie diese Vorgaben vielleicht wie ein „Vorschlag“ der dann greift, wenn für diesen Artikel bzw. Serviceartikel selbst keine andere Vorgabe getroffen wurde. 3.1.1.1 Eine kleine Übung: Bitte legen Sie zunächst eine Serviceartikelgruppe mit dem Namen „Tablett-PC“ an – die vorgegebene Reaktionszeit beträgt 8 Stunden und das System soll bei Verkauf eines solchen Artikels sofort einen Eintrag in der Tabelle „Serviceartikel“ erstellen. Wie geht das? Um einen neuen Datensatz anzulegen klicken Sie entweder auf das Symbol „NEU“ im Menüband (Reiter START) oder drücken alternativ die STRG + N Tastenkombination. Die neue leere Zeile wird mit einem roten Sternchen „markiert“. Tragen Sie jetzt die oben genannten Vorgaben ein. So sollte es aussehen: Leseproben_NAV2016 Seite 173 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke .1 Der Serviceartikel unter der Lupe – inklusive Erstellung Wie war das nochmal mit dem „Servicartikel“? Ein paar Informationen dazu haben Sie am Anfang dieses Kapitels bereits kennen gelernt – hier noch ein kleiner Zusatz: ... …nun vereinfacht gesagt, handelt es sich hier um einen speziellen Stammdatensatz, der anders als ein „echter“ Artikel dazu dienen soll bestimmte Informationen wie beispielsweise Wartungsintervalle und Abläufe – zum Beispiel Serviceaufträge – auf sich zu vereinen. Eine Art „Kernpunkt“ um das sich Wartung/Reparatur bzw. Servicedienstleistungen drehen. Sie können Serviceartikel mit einem „echten“ Artikel verbinden, Sie können aber genauso gut „nur“ einen Serviceartikel anlegen – beispielsweise bei Fremdgeräten. Bevor wir zur eigentlichen Erstellung kommen, hier zunächst ein Überblick zu der Serviceartikelkarte und den dort vorhandenen Feldern: Klicken Sie im Servicebereich bitte auf den Menüpunkt „Auftragsabwicklung“ und dort auf „Serviceartikel“. Es öffnet sich zunächst eine Übersicht. Lassen Sie uns zunächst einen bestehenden Serviceartikel bzw. dessen Datensatz ansehen. Wählen Sie dazu beispielsweise die Nummer „3“ – Computer III 600 MhZ. Platzieren Sie Ihren Cursor auf diesen Datensatz und öffnen Sie die Datenkarte durch Klick auf „Bearbeiten“ oder alternativ durch Drücken der Tastenkombination STRG + Umschalt + E. Leseproben_NAV2016 Seite 174 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht der Karte: Wie alle Kartenansichten, besteht auch diese Karte hier aus unterschiedlichen Registern um die Übersicht zu den verschiedenen Untergliederungen zu einem solchen Artikel zu wahren. Beachten Sie bitte ebenso die Funktionsaufrufe (= Symbole) im Menüband! Register „Allgemein“: Feldname Erläuterung Nr. wird durch eine hinterlegte Nummernserie „gesteuert“. Empfehlenswert ist es hier, die Nummer automatisch vergeben zu lassen. Sobald Sie einen neuen Datensatz erstellen und mit ENTER bestätigen, erzeugt das System eine neue Nummer Beschreibung Hinterlegen Sie hier eine Beschreibung des Serviceartikels Leseproben_NAV2016 Seite 175 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterung Artikelnr. Sofern der Serviceartikel mit einem „echten“ Artikel verbunden ist, bzw. werden soll können Sie hier durch Auswahl der Artikelnummer eine Verbindung schaffen. Wird der Serviceartikel automatisch erstellt – z.B. durch einen Verkaufsvorgang – ist die Zuweisung hier sofort vorhanden. Artikelbeschreibung Die „Artikelbeschreibung“ wird aus dem Artikel selbst übernommen. Serviceartikelgruppencode Sie können diesem Serviceartikel einer Gruppe zuordnen – sofern Sie das Feld „Artikelnr“ gefüllt und bei dem Artikel selbst eine Serviceartikelgruppe hinterlegt ist, wird diese automatisch hier mit übernommen Servicepreisgruppencode Sie können hier ebenfalls eine Zuweisung zu einer Servicepreisgruppe vornehmen. Sofern der Serviceartikel aus einem Serviceauftrag heraus entstanden ist, übernimmt das System standardmäßig die Vorgabe aus dem Feld „Code“ der Serviceauftragszeile. Variantencode Sie könn(t)en bei jedem Serviceartikel (das gilt übrigens auch für „echte“ Artikel) Varianten mit angeben (siehe unter „gut zu wissen“) Seriennr. Sofern es sich um einen seriennummernpflichtigen Serviceartikel handelt, können Sie hier die entsprechende Seriennr. hinterlegen Status Ein Optionsfeld – es stehen Ihnen insgesamt fünf Möglichkeiten zur Verfügung: <leer> Eigener Serviceartikel (dieser Serviceartikel gehört Ihrer Firma) Installiert (dieser Serviceartikel ist bei einem Debitor im Einsatz) Temporär Installiert (dieser Serviceartikel ist bei einem Debitor nur vorübergehend im Einsatz) Defekt (dieser Serviceartikel ist defekt – der Status wird gesetzt, wenn dieser Serviceartikel durch einen anderen ersetzt wird.) Serviceartikelkomponenten Sie können zu jedem Serviceartikel eine eigene „Stückliste“ hinterlegen – die sowohl aus anderen Serviceartikeln wie auch „normalen“ Artikeln bestehen kann. Diese Stückliste kann in den Servicebelegen bei Bedarf „entfaltet“ werden. Sofern eine Stückliste existiert wird der Hyperlink in diesem Feld auf „JA“ geändert. Suchbegriff Alphanumerisches Feld (= kann aus Zahlen und Buchstaben bestehen) – wird standardmäßig mit den ersten 20 Zeichen aus dem Feld „Beschreibung“ vorbelegt. Leseproben_NAV2016 Seite 176 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname Erläuterung Reaktionszeit Sofern Sie eine Serviceartikelgruppe zugeordnet haben, übernimmt das System den Wert aus dieser Gruppe. Sie können die Reaktionszeit pro Serviceartikel ebenso selbst definieren, bzw. den hinterlegten Feldinhalt überschreiben. Diese Stundenvorgabe ist eine Schätzung – sobald innerhalb dieser Reaktionszeit nicht mit der Arbeit begonnen wurde (und der Reparaturstatus in der Zeile auf „in Arbeit“ gesetzt wurde), verschickt das System die entsprechenden „Warnmails“ (gemäß Vorgabe in der Service Einrichtung) Priorität Es gibt drei Stufen: „niedrig“, „normal“ und „hoch“ – hierüber können Sie die Wichtigkeit dieses Serviceartikels steuern Letzter Service am Wird durch das System automatisch gefüllt und zeigt das Datum des letzten Service an. Garantiebeginn (Teile) Sobald Sie im Feld „Garantiebeginn“ ein Datum hinterlegen, füllt das System automatisch die anderen Garantiefelder gemäß der Vorgabe aus dem Register „Standards“ in der „Service Einrichtung“. Garantiende (Teile) Sofern der Serviceartikel aufgrund eines Verkaufs entsteht, gilt das Buchungsdatum als „Startdatum“ Garantierabatt % (Teile) Beinhaltet den prozentualen Anteil der Ersatzteilkosten, welcher durch die Garantie auf den Serviceartikel abgedeckt wird. Garantiebeginn (Arbeit) Ebenso wie bei „Garantiebeginn (Teile)“ ist es hier: sofern Sie hier ein Datum eintragen, zieht sich das System die weiteren Informationen aus den Feldern (Register Standards) der Service Einrichtung. Garantieende (Arbeit) Wird der Serviceartikel aufgrund eines Verkaufsvorgangs erstellt, ist das Buchungsdatum des Verkaufsbeleges entscheidend und gilt als „Startdatum“. Garantierabatt % (Arbeit) Beinhaltet den prozentualen Anteil der Arbeitskosten, die durch eine mögliche Garantie abgedeckt werden Bevorzugte Ressource Wählen Sie hier ggf. einen Mitarbeiter direkt aus, der sich primär um diesen Serviceartikel kümmern soll. Leseproben_NAV2016 Seite 177 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Register „Debitor“: In diesem Register finden Sie alle Informationen zu einem Debitor, der diesen Serviceartikel in „Gebrauch“ hat. Was ist eigentlich ein „Debitor“? Der Begriff „Debitor“ kommt an für sich aus der Buchhaltung. Gemeint ist damit Ihr Kunde. Register „Lieferung“: Zeigt die Lieferadresse an, zu dem der Serviceartikel gebracht wurde. Leseproben_NAV2016 Seite 178 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.4.1.3 Die verschiedenen Statusfelder in einem Serviceauftrag Bevor wir zur Bearbeitung eines Serviceauftrages kommen, zunächst noch eine Information zu den verschiedenen Statusfeldern. Im Gegensatz zu den Ein- und Verkaufsbelegen stehen Ihnen im Serviceauftrag insgesamt drei Statusfelder zur Verfügung: Serviceauftragsstatus = Feld „Status“ im Register „Allgemein“ Reparaturstatus = Feld in der Serviceauftragszeile Freigabestatus = Feld im Register „Allgemein“ Während der „Freigabestatus“ für die lager-/logistikrelevanten Abläufe notwendig ist, sind sowohl der „Serviceauftragsstatus“ wie der „Reparaturstatus“ eine Visualisierung des momentanen Zustandes eines Serviceauftrages. Beide Statusfelder stehen normalerweise in einer „Abhängigkeit“ zu einander. Ändert sich der Reparaturstatus in der Zeile, ändert sich der Serviceauftragsstatus unter Umständen mit – sofern es in der Einrichtung so hinterlegt ist. Ein Beispiel: im „CRONUS“ wird bei Neu-Anlage eines Serviceauftrages automatisch der Reparaturstatus „ANFANG“ eingetragen – der Serviceauftragsstatus ist „offen“. Grund ist die Einrichtung. Schließen Sie den Serviceauftrag zunächst und wechseln Sie im Servicebereich – „Auftragsabwicklung“ auf den Punkt „Verwaltung“. Dort finden Sie „Status“: Klicken Sie zunächst auf „Serviceauftragsstatus Einr.“. Leseproben_NAV2016 Seite 179 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Es gibt insgesamt vier Status: „Offen“, „in Bearbeitung“, „Erledigt“ und „Warten“. Dazu passend die entsprechenden Prioritäten – auch davon stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung: „Sehr hoch“, „Hoch“, „Niedrig“ und „sehr niedrig“. Schließen Sie diese Ansicht durch Klick auf „OK“ rechts unten. Öffnen Sie als nächsten Menüpunkt „Reparaturstatus Einrichtung“: Anhand dieser Matrix erkennen Sie, wie das System bei Umstellen des „Reparaturstatus“ den Serviceauftragsstatus mit „beeinflusst“ bzw. ändert. Und welche Optionen überhaupt zulässig wären. Beispiel der Reparaturstatus Code „Ersatzteil bestellt“: Wie Sie anhand der gesetzten Häkchen erkennen können, ist ein „ändern“ des Status auf „erledigt“ hier nicht möglich, da für diesen Fall ein Ersatzteil extra bestellt wurde. Für Ihr eigenes System können Sie entweder die Vorgabe hier aus dem „CRONUS“ übernehmen – oder Sie erstellen eine eigene Matrix wie es für Sie am passendsten ist. Leseproben_NAV2016 Seite 180 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 4.4.1.4 Fazit zu der Erstellung eines Serviceauftrages Sie sehen: das Erstellen eines Serviceauftrages ist kein großes „Hexenwerk“. Im Endeffekt ist der Serviceauftrag eine Art „Deckblatt“, in dem alle notwendigen Informationen zusammengefasst werden. Die eigentlichen Aufwände wie Artikel, Ressourcen, Kosten usw. werden über den Servicearbeitsschein erfasst und bilden die für die Abrechnungen. Zur Erinnerung: der Serviceartikel im Auftrags selbst wird „lagertechnisch“ nie bewegt – das bedeutet: der Bestand dieses Gerätes wird nie auf Ihr Lager gebucht – wie das im Fall von Ein- bzw. Verkauf der Fall wäre. Vergessen Sie bitte nicht: solche Geräte sind nicht Ihr Eigentum, sondern das des Debitors. 4.4.2 Der Servicearbeitsschein Aus jedem Serviceauftrag können Sie einen Servicearbeitsschein pro Zeile erstellen. Dieser Arbeitsschein dient Ihnen bzw. Ihren Kollegen dazu, die tatsächlich aufgewendeten Zeiten und benötigten Komponenten zu erfassen. Zu diesen tatsächlichen Aufwendungen zählen außerdem Kosten, die im Zuge der Reparatur bzw. Wartung zusätzlich angefallen sind. In der Praxis wäre es zum Beispiel so, dass ein Servicetechniker den Servicearbeitsschein bei einem „Außer-Haus-Einsatz“ mit zum Kunden bringt und diesen Schein nach erfolgter Arbeit unterschreiben lässt. Klassisches Beispiel: Mitarbeiter einer Telekommunikationsfirma. Wenn Sie Unterstützung durch einen Servicetechniker benötigen, werden Sie in diesem Fall ebenfalls einen Servicearbeitsschein unterschreiben. Dieser unterschriebene Schein dient später als Grundlage für die Abrechnung und auch als Nachweis. Lassen Sie uns dazu ebenfalls ein Beispiel durchführen. Aus dem vorherigen Kapitel haben wir ja einen Serviceauftrag für „Büroservice Klüngel“ zur Verfügung. Nehmen wir an, dass die Reparatur durchgeführt werden soll – das heißt: ändern Sie zunächst den „Reparaturstatus“ auf „INBEARB“ (das Feld „Status“ im Register „Allgemein“ wird automatisch umgesetzt). Ebenso die Felder „Reagieren bis (Datum)“ und „Reagieren bis (Uhrzeit)“ wurden jetzt automatisch gefüllt. Leseproben_NAV2016 Seite 181 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht des Serviceauftrages nach Ändern des Status: Um jetzt den Servicearbeitsschein zu erstellen, klicken Sie bitte im Register „Zeilen“ auf „Zeile“ und dort auf „Servicearbeitsschein“. Ansicht des Servicearbeitsscheins: Wichtig: pro Serviceauftragszeile gibt es EINEN Servicearbeitsschein! Wenn Sie sich den Beleg einmal genauer betrachten, werden Sie sowohl im Menüband und dessen verschiedene „Reiter“ wie im Beleg selbst verschiedene Parallelen zu dem ursprünglichen Serviceauftrag erkennen. Im Servicearbeitsschein finden Sie zudem den Aufruf für die „Servicepreis-Korrektur“ (Servicepreis korrigieren). Leseproben_NAV2016 Seite 182 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5. Ressourcen – ohne sie geht nichts…. Im Servicebereich verstehen wir unter „Ressourcen“ Servicetechniker bzw. –mitarbeiter. Diese Mitarbeiter sind für den „Customer Service“ (oder auf Deutsch: die Kundenbetreuung) verantwortlich – zu ihren Aufgaben gehören neben der Annahme der betreffenden Artikel bzw. Geräten ebenso die Wartung und Reparatur derselben – und in der Praxis zählt dazu auch das zurücksenden von Ware an den Hersteller, falls notwendig. Das Aufgabengebiet einer Ressource ist ebenso vielfältig wie „herausfordernd“. Damit die geleisteten Arbeitsstunden abgerechnet werden können, müssen diese innerhalb von NAV erfasst und damit entsprechend dokumentiert sein. Sie haben dazu zwei Varianten: a) Sie nutzen die Arbeitszeittabellen und/oder b) tragen die geleisteten Stunden direkt in den Servicearbeitsschein bzw. in die Servicezeilen zu einem Auftrag ein. Mithilfe der Ressourcenkarten und den dazugehörigen Funktionen können Sie zum Beispiel: Entsprechende Arbeitszeiten pro Ressource als Kapazität hinterlegen Qualifikationen zuordnen Ein oder mehrere Servicegebiete zuordnen 5.1 Rund um die Ressource Eine komplette Beschreibung zum Thema „Ressourcen“ finden Sie ebenfalls in der Unterlage „Ressourcen & Einblick in Projekte mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“. In den nachfolgenden Beschreibungen wird daher nur auf die Ressource selbst und die Ressourcengruppen eingegangen. Um bei bestimmten Servicevorgängen die Mitarbeiter zu zuordnen, haben Sie die Wahl ob Sie den Fall an eine bestimmte Ressource oder an eine Ressourcengruppe abgeben wollen. Daher hier ein paar grundsätzliche Informationen zur Einrichtung von „Ressourcen“ und „Ressourcengruppen“. Manche Details wiederholen sich aus den vorhergehenden Kapiteln. Leseproben_NAV2016 Seite 183 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.1.1 Ressourcen Um mit einer „Ressource“ arbeiten zu können, benötigen Sie zunächst eine sogenannte „Ressourcenkarte“. Eine solche „Karte“ stellt den Stammdatensatz in diesem Bereich dar. Wie Sie vielleicht wissen, ist eine „Ressource“ im Umfeld von Microsoft Dynamics™ NAV eine „Person“ oder eine „Maschine“. Für beide Varianten gilt aber, dass hier eine Art „Volumen“ für die vorhandenen Kapazitäten erfasst, verwaltet und bearbeitet werden kann. Die Einheiten, die dafür notwendig sind, sind meistens Zeiteinheiten wie beispielsweise „Stunden“. Vereinfacht gesagt: steht ein Mitarbeiter 8 Stunden für ein Projekt zur Verfügung ist das gleichbedeutend mit einer möglichen „Produktionsleistung“ (= Kapazität) von eben diesen 8 Stunden. Sehen wir uns die Ressourcenkarte einmal genauer an. Wechseln Sie dazu bitte in das Menü „Ressourcenplanung“ und klicken Sie auf „Ressourcen“: Es öffnet sich die Übersicht der zurzeit vorhandenen Ressourcen im CRONUS: Bereits in der Übersicht können Sie mithilfe der verschiedenen Symbole im Menüband, bestimmte Untermenüs öffnen bzw. Funktionen ausführen. Auf der rechten Seite stehen Ihnen die „Info- & Factboxes“ zur Verfügung – hilfreich um Ihnen sofort einen Überblick rund um die jeweilige Ressource zu vermitteln. Beachten Sie hier besonders die Ressourcenstatistik! Übrigens: die in den „Factboxen“ enthaltenen Felder wie zum Beispiel „Kapazität“ sind sogenannte „SIFT®“-Felder. SIFT® => Sum-Index-Flow-Technology = vereinfacht gesagt, ein automatisches Kalkulieren zur Laufzeit bestimmter Werte (z.B. Stunden). Das bedeutet: sobald Sie auf den jeweiligen Datensatz klicken hat das System den „Jetzt“-Zustand kalkuliert. Leseproben_NAV2016 Seite 184 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6.3.1 Direktes Erstellen eines Servicevertrages Nach dem der Kunde „Graphische Werke Landsberg“ den Computer bei Ihnen gekauft hat, möchte er nun einen Servicevertrag betreffs Hardware-Wartung mit Ihnen abschließen. Klicken Sie im Servicemodul auf den Punkt „Vertragsverwaltung“ und öffnen Sie die „Serviceverträge“. Erstellen Sie zunächst einen neuen Beleg (durch Klick auf „NEU“ oder drücken der STRG+N-Tastenkombination). Sobald Sie mit ENTER bestätigen (damit das System automatisiert eine Belegnummer vergeben kann), erhalten Sie zunächst folgende Abfrage: Bestätigen Sie mit Klick auf „JA“ – Sie gelangen jetzt in eine „Mini“-Übersicht der Servicevertragsvorlagen. Wählen Sie dort „VORL0002“ aus: Bestätigen Sie durch Klick auf „OK“. Leseproben_NAV2016 Seite 185 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ansicht des neu erstellten Servicevertrages: Ändern Sie die Beschreibung in „Vereinbarung Reparatur/Wartung PC“ und wählen Sie im Feld „Debitorennr.“ die Kundennummer der Firma „Graphische Werke Landsberg“ aus (40000). Nach dem Sie die Debitorennummer hinterlegt haben, füllt das System die ersten Felder bereits automatisch aus (Register Fakturierung, Lieferung usw.) Um jetzt den Serviceartikel diesem Vertrag zu zuordnen, öffnen Sie das Register „Zeilen“ und wählen im Feld Serviceartikelnr. die durch den Verkauf neu erstellten Serviceartikel aus. Ansicht des Servicevertrages nach Zufügen der Zeile und den Informationen: Leseproben_NAV2016 Seite 186 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Ressourcen und Einblick in Projekte mit Microsoft Dynamics™ NAV2016 Bestellbar über: www.spots-bss.com, per Mail unter [email protected] ISBN-Nr: 978-3-7418-0693-3 dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 69,00 EUR inkl. 7% MwSt. Leseproben_NAV2016 Seite 187 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Inhalt ALLGEMEINE INFORMATIONEN ....................................................................................................... Überblick zu diesem Kurs:..................................................................................................................... Allgemeines ............................................................................................................................................. 1. Einführung Ressourcen ..................................................................................................................... 1.1 Wo wird eine Ressource eingesetzt? Kleines Schaubild ....................................................... 2. Einrichtung des „Ressourcen-Moduls“ ............................................................................................ 2.1 Ressourcen Einrichtung .............................................................................................................. 2.2 Arbeitstypen .................................................................................................................................. 2.3 Einheiten........................................................................................................................................ 2.4 Ressourcen-Eins.-Pr. .................................................................................................................. 2.5 Ressourcen VK-Preise ................................................................................................................ 2.6 Rundungsmethoden .................................................................................................................... 2.7 Res.-Buch-Blattvorlagen ............................................................................................................. 3. Ressourcen und Ressourcengruppe............................................................................................... 3.1 Ressourcen ................................................................................................................................... 3.1.1 Neu-Anlage einer Ressource – Übung.............................................................................. 3.2 Ressourcengruppen .................................................................................................................... 3.2.1 Übung: Neu-Anlage einer Ressourcengruppe „Montage“ – und Zufügen einiger Ressourcen...................................................................................................................................... 4. Arbeitszeittabellen .............................................................................................................................. 4.1 Erstellen von Arbeitszeittabellen aus einer Ressourcenkarte ............................................... 4.2 Erstellen von Arbeitszeittabellen für alle Ressourcen, die eine entsprechende Markierung in der Ressourcenkarte haben .................................................................................... 4.3 An- bzw. Verwendung und einige Beispiele ............................................................................ 4.3.1 Kleiner „Ausflug“ in das Personalwesen ........................................................................... 4.3.2 Verwenden einer Arbeitszeittabelle ................................................................................... 4.3.2.1 Einige Erläuterungen rund um die „Arbeitszeittabelle“ ............................................ 4.3.2.2 Übung: Erfassen verschiedener Zeiten innerhalb der Arbeitszeittabelle .............. 4.3.2.3 Wir wechseln die „Rolle“ – das macht der „Genehmiger“ ....................................... 4.4 Buchen der Zeiten........................................................................................................................ 4.4.1 Verbuchen der Zeit in einem Ressourcen Buch-Blatt ..................................................... 4.4.2 Verarbeiten der erfassten und genehmigten Zeiten in Zusammenhang mit einem Serviceauftrag ................................................................................................................................. 4.5 Archivieren von Arbeitszeittabellen ........................................................................................... 4.6 Fazit zu „Arbeitszeittabellen“ ...................................................................................................... 5. Weitere Punkte rund um Ressourcen ............................................................................................. Leseproben_NAV2016 Seite 188 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 5.1 Ressourcenkapazität/Ressourcengr. Kapazität & Zuweisen von verfügbaren Zeiten ...... 5.1.2 Ressourcengr.-Kapazität ..................................................................................................... 5.1.3 Noch ein paar Worte zur „Verfügbarkeit“ .......................................................................... 5.2 Ressourcenplanung – bzw. das Zuweisen/-ordnen von Ressourcen.................................. 5.2.1 Ressource zu einem Projekt zufügen ................................................................................ 5.2.2 Ressource zu einem Serviceauftrag zuweisen ................................................................ 5.2.3 Ist die Ressource noch verfügbar? .................................................................................... 5.3 Ressourcen Buch-Blatt & wiederkehrendes Buch-Blatt ......................................................... 5.3.1 Unterschied „einfaches“ und „wiederkehrendes“ Buch-Blatt ......................................... 5.3.2 Ein Beispiel: Vorgang einer Buchung in einem Ressourcen Buch-Blatt ...................... 5.3.3 Ein weiteres Beispiel: Vorgang einer Buchung mit einem wiederkehrenden BuchBlatt ................................................................................................................................................... 5.4 Preise ändern – Ressourcenpreise justieren und Ressourcen-VK-Preisvorschläge ........ 5.4.1 Ressourcenpreise justieren................................................................................................. 5.4.2 Ressourcen VK-Preisvorschläge........................................................................................ 5.6 Fazit zu den Ressourcen ............................................................................................................ 6. Ein- und Überblick zu „Projekten“ innerhalb von NAV .................................................................. 6.1 Schaubild zum Thema „Projekte“ .............................................................................................. 6.2 Über den Tellerrand geblickt – was ist eigentlich ein „Projekt“? ........................................... 6.3 Einrichtung im Modul „Projekte“................................................................................................. 6.3.1 Hinterlegen der Grundeinrichtung ...................................................................................... 6.3.2 Projektbuchungsgruppen..................................................................................................... 6.3.3 Projekt Buch-Blattvorlagen .................................................................................................. 6.3.4 WIP-Methoden für Projekte ................................................................................................. 6.4 Die Projektkarte ............................................................................................................................ 6.5 Ablauf eines Projektes (inkl. Erstellung, Einrichtung, Verbrauch und Rechnung) ............. 6.5.1 Erstellen eines neuen Debitors und Projektes ................................................................. 6.5.2 Hinterlegen von Projektaufgaben und -planzeilen ........................................................... 6.5.2.1 Der Kunde möchte einen Überblick zu dem Projekt ................................................ 6.5.3 Erfassen der verbrauchten Zeiten und Ermitteln des Restverbrauchs............................. 6.5.3.1 Restverbrauch – spezielle Funktion im Projekt Buch-Blatt ..................................... 6.5.4 Erfassen und buchen der verbrauchten Artikel ................................................................ 6.5.5. Erstellen und Buchen einer Projektrechnung .................................................................. 6.5.5.1 Teilabrechnung bei Projekten ...................................................................................... 6.5.5.2 Nur Teilmengen abrechnen ......................................................................................... 6.5.5.3 Lieferschein und mehr – Postentabellen ................................................................... 6.5.6 Projektgutschrift – „Kunde beschwert sich“ ...................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 189 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6.5.7 FAZIT zu dem Thema „Projekte“ ........................................................................................ 7. Einblick zum WIP-Cockpit ................................................................................................................. 8. Nochmal ein kleiner Rund-Um-Blick im „Projektebereich“:.......................................................... Tipps – interessante Partner für Sie: ................................................................................................... Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) ........................................................................... Leseproben_NAV2016 Seite 190 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 1. Einführung Ressourcen Legen wir gleich los – was meinen Sie? Das erste große Thema ist der Punkt „Ressource“ – aber was ist das eigentlich und wofür wird das überhaupt in NAV gebraucht? Suchen Sie beispielsweise unter „wikipedia.de“ nach dem Begriff „Ressource“ finden Sie die unterschiedlichsten Interpretationen zu diesem Begriff – hier ein kleiner allgemeiner Auszug: „Eine Ressource (franz. „la ressource“, „Mittel“, Quelle“; von lat. „resurgere“ „hervorquellen“) ist ein Mittel, um eine Handhabung zu tätigen oder einen Vorgang ablaufen zu lassen. Eine Ressource kann ein materielles oder immaterielles Gut sein. Meist werden darunter Betriebsmittel, Geldmittel, Boden, Rohstoffe, Energie oder Personen und (Arbeits-)Zeit verstanden, in der Psychologie auch Fähigkeiten, Charaktereigenschaften oder eine geistige Haltung, in der Soziologie auch Bildung, Gesundheit und Prestige. In Managementprozessen und Technik wir die Zuteilung von Ressourcen als Ressourcenallokation bezeichnet.“ …. (Quelle: www.wikipieda.de – gesucht nach „Ressource“) Der Begriff „Ressource“ ist also ein Sammelbegriff. Hier ein paar Bezeichnungen aus dem „normalen“ (Arbeits-)Alltag (auch aus „wikipedia.de“): Finanzielle Ressource (z.B. Geldmittel, Kreditwürdigkeit, etc.) Humane Ressource (z.B. Facharbeiter) Organisatorische Ressource (z.B. IT-Abteilung) Physische Ressource (z.B. Gebäude, Maschinen) Technologische Ressourcen (z.B. Markennamen, Qualitätsstandards, etc.) Was bedeutet das für NAV2016? In Microsoft Dynamics™ NAV2016 sind Ressourcen entweder eine „Person“ oder eine „Maschine“. In vielen Branchen gilt der Punkt „Ressource“ zudem als „Dienstleistung“ – ein Grund warum bei vielen Kunden „draußen“, die Ressource in verschiedenen Ein- und Verkaufsprozessen mit verfügbar sind. Dazu muss ich allerdings sagen, dass „Ressourcen“ zwar im Standard-NAV „verkauft“ werden können (ein wichtiges Element – auch im Modul „CRM-Service“!) – aber sich so nicht „einkaufen“ lassen (hier setzt meist das erste Mal die Anpassung durch einen Partner an und ein). „Ressourcen“ sind übrigens keine „Dummy-Artikel“ (auch das sehe ich in der Praxis so manches Mal). Ein Artikel ist und bleibt ein Artikel – und sollte möglichst auch korrekt angelegt sein und genutzt werden. Mit anderen Worten: einen „Dummy-Artikel“ – besonders in Bezug auf „Dienstleistungen“ gibt es an für sich nicht. Übrigens: auch Sachkonten sollten im Normalfall nicht als „Dummy-Artikel“ missbraucht werden – das haben die meisten verantwortlichen Kollegen aus der Finanzbuchhaltung gar nicht gern. Leseproben_NAV2016 Seite 191 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Der Grund für die Verwendung der „Dummy“-Artikel ist übrigens häufig die Tatsache, dass der Standard Ressourcen nun mal nicht einkaufen lässt. Doch seien Sie versichert, dass es einige Partner gibt, die genau diesen Punkt in ihren branchenspezifischen Lösungen bereits realisiert haben – dort ist das „Einkaufen“ von Dienstleistungen ohne Probleme möglich. Ressourcen finden Sie im NAV-Umfeld übrigens in vielen Bereichen wieder – sei es im „CRM-Service“, in „Projekten oder in der „Montage“ – und natürlich ebenso als eigene Verkaufsoption. 1.1 Wo wird eine Ressource eingesetzt? Kleines Schaubild Projekte Montage z.B. bei Softwareunternehmen z.B. für den Zusammenbau von halbfertigen Artikeln Verkauf z.B. Servicetechniker oder Berater RESSOURCE (Mensch oder Maschine) Damit Sie die Ressourcen nutzen können, müssten zuvor einige Einrichtungen getätigt werden. Auf den nächsten Seiten erhalten Sie daher einen Überblick zu den verschiedenen Einrichtungsparametern. Leseproben_NAV2016 Seite 192 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 2. Einrichtung des „Ressourcen-Moduls“ Um die verschiedenen Möglichkeiten rund um eine Ressource nutzen zu können, benötigen wir zunächst einige grundlegende Einrichtungen. Sie finden diese Einrichtungsmasken in dem Modulbereich „Ressourcenplanung“ – und dort unter „Verwaltung“. Im Gegensatz zu vielen anderen Modulen innerhalb von NAV haben die „Macher“ hier alle Menüpunkte rund um die Thematik „Ressourcen“ zusammengefasst. 2.1 Ressourcen Einrichtung Eine grundlegende Einrichtung finden Sie unter dem Menüaufruf „Ressourcen Einrichtung“. Bevor Sie also anfangen Ressourcen anzulegen, sollten Sie diesen Einrichtungsbereich als erstes aufrufen. Leseproben_NAV2016 Seite 193 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Einige Erläuterungen zu den verschiedenen Menüpunkten: Feldname Erläuterung Ressourcennummern Hinterlegen Sie hier eine Nummernserie, die für die Neu-Anlage einer Ressource herangezogen werden soll. Solche Nummernserien sind sowohl manuell wie auch „automatisch“ möglich. (Näheres dazu, wenn wir eine Karte neu anlegen. ArbeitszeittabellenEbenfalls hier sollten Sie eine entsprechende Nummernserie nummern hinterlegen, die bei Neuanlage von Arbeitszeittabellen, bzw. deren Verwendung genutzt werden muss Erster Wochentag für Definieren Sie hier durch Klick auf den kleinen „Drop-Down-Pfeil“ die Arbeitszeittabelle rechts im Feld, welcher Tag als „erster Wochentag“ in Ihrem Unternehmen gelten soll. Arbeitszeittabelle Es stehen drei Optionen zur Auswahl: nach ProjektgeNIE = Standardvorgabe – die Arbeitszeittabelle wird über die nehmigung* Benutzer-ID des „Arbeitszeittabellengenehmigers“ genehmigt, der in der jeweiligen Ressourcenkarte hinterlegt ist. IMMER = wenn die Arbeitszeittabelle mit einem Projekt verknüpft ist, dann genehmigt der Benutzer, der in der Projektkarte als „Verantwortlich“ definiert wurde die entsprechende Arbeitszeittabelle. Dies gilt übrigens unabhängig davon, ob es sich bei der Ressource um eine Person oder eine Maschine handelt. NUR MASCHINE = ist die Arbeitszeittabelle mit einem Projekt verknüpft, ist der „Genehmiger“ im Fall von „Maschinen“ der Projektverantwortliche. Im Fall einer Ressource bleibt der Genehmiger derjenige, der in der Ressourcenkarte als „Arbeitszeittabellengenehmiger“ angegeben wurde. (*aus der Onlinehilfe von Microsoft Dynamics™ NAV) Allgemeines zum Thema „Arbeitszeittabelle“: Mithilfe der „Arbeitszeittabellen“ bietet Ihnen Microsoft Dynamics™ NAV die Möglichkeit, anfallende Zeiten für Projekte oder Serviceaufträge in den sogenannten Arbeitszeittabellen zu erfassen und an einen „Genehmiger“ zu übermitteln. Ein „Genehmiger“ prüft die erfassten Zeiten und gibt diese „frei“ (= genehmigt) oder „lehnt ab“. Im Service werden beispielsweise Arbeitszeiten die genehmigt wurden und in einem Zusammenhang zu einem Serviceauftrag steht, automatisch in den Servicearbeitsschein übernommen. Des Weiteren dient dieser Bereich auch als Werkzeug für das Zeitmanagement – darüber können Sie bereits eventuell auftretende „Zeitprobleme“ erkennen und frühzeitig gegensteuern. Dazu werden wir in einem späteren Kapitel noch mehr sehen. Leseproben_NAV2016 Seite 194 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 3. Ressourcen und Ressourcengruppe 3.1 Ressourcen Um mit einer „Ressource“ arbeiten zu können benötigen Sie zunächst eine sogenannte „Ressourcenkarte“. Eine solche „Karte“ ist die Erfassungsmöglichkeit von einem „Stammdatensatz“. Wie wir bereits gehört haben, ist eine „Ressource“ im Bereich von Microsoft Dynamics™ NAV eine „Person“ oder eine „Maschine“. Für beide Varianten gilt, dass hier eine Art „Volumen“ für die vorhandenen Kapazitäten erfasst, verwaltet und bearbeitet werden kann. Die Einheiten, die dafür notwendig sind, sind meistens „Zeiteinheiten“ – wie beispielsweise „Stunden“. Vereinfacht gesagt: steht ein Mitarbeiter 8 Stunden für ein Projekt zur Verfügung ist das gleichbedeutend mit einer möglichen „Produktionsleistung“ (= Kapazität) von 8 Stunden Lassen Sie uns die Ressourcenkarte einmal genauer betrachten. Klicken Sie im Menübereich „Ressourcenplanung“ auf den Punkt „Ressourcen“. Als erstes startet wieder die Übersicht, in der Sie auf einen Blick alle vorhandenen Ressourcen sehen können. Über die verschiedenen Symbole im Menüband können Sie bereits aus der Übersicht heraus bestimmte Funktionen starten, prüfen und/oder Vorgaben wie z.B. Verkaufspreise einpflegen. Auf der rechten Seite sehen Sie die sogenannten „Info- & Factboxes“. Die Berechnung verschiedener Felder basiert auf der sogenannten „SIFT®“ Technologie. Was ist „SIFT®“? Sum-Index-Flow-Technology – vereinfacht gesagt: eine automatisierte Kalkulation der Werte (z.B. „Freie Kapazität“ = Ermittlung der noch verfügbaren Stunden). In dem Moment in dem der Datensatz „angesprochen wird“, wird der aktuellste Wert angezeigt. (Daher hören Sie auch oft: „ein zur Laufzeit kalkuliertes Feld“). Leseproben_NAV2016 Seite 195 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Öffnen einer bestehenden Ressourcenkarte: Um eine bestehende Stammdatenkarte wie eine „Ressource“ zu öffnen, haben Sie mehrere Optionen zur Auswahl: a) b) c) d) Doppelklick auf den Datensatz (=Öffnen der beschreibbaren Ansicht) ODER Klick auf das Symbol „Ansicht“ (= nicht beschreibbare Ansicht) ODER Klick auf das Symbol „Bearbeiten“ (= beschreibbare Ansicht) ODER Nutzen der Tastaturkombination – wie z.B. „STRG + UMSCHALT + E“ für „Bearbeiten“ Lassen Sie uns einmal die Ressourcenkarte von „Michael“ ansehen. Setzen Sie Ihren Cursor auf die entsprechende Zeile und öffnen Sie die Karte mit einem „Doppelklick“. Stellvertretend für alle Stammdatenkarten hier eine kurze Erklärung zu der gezeigten Ansicht: grundsätzlich ist jede Datenkarte (wie z.B. Artikel, Kreditor, Debitor, usw.) durch sogenannte Register (gern auch „FastTabs“ genannt) unterteilt. Das vereinfacht die Übersichtlichkeit. Innerhalb der Register sehen Sie rechts kleine „Pfeile“ – damit können Sie Bereiche „aufund zuklappen“. Leseproben_NAV2016 Seite 196 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Tipp aus der Praxis: Um im „zugeklappten“ Zustand die wichtigsten Felder eines Registers sehen zu können, besteht die Möglichkeit diese Inforegister (so wird das auch genannt) anzupassen – das wird in „NAV-Deutsch“ auch „Promoted Tabs“ genannt. Wie das geht erfahren Sie in der Unterlage „Grundlagen für STARTER mit Microsoft Dynamics™ NAV2016“. Anzeige der „Promoted Tabs“ im Register „Fakturierung“: (links ist der „EK“-Preis und rechts davon der „VK-Preis“ – ebenso gut zu sehen die Buchungsgruppen). Um Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Felder innerhalb der jeweiligen Register zu geben, hier ein paar Informationen. Register „Allgemein“: Leseproben_NAV2016 Seite 197 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6. Ein- und Überblick zu „Projekten“ innerhalb von NAV Mithilfe des Moduls „Projekte“ haben Sie die Möglichkeit, Vertrags- bzw. Projektarbeiten zu steuern, zu dokumentieren und zu verwalten. Aufgrund der unterschiedlichsten Funktionalitäten beinhalten die einzelnen Projekte einen Überblick über die Verbräuche (wie beispielsweise die bisher aufgewendeten Stunden der Ressourcen, Bestandsveränderungen bei benötigten Artikeln usw.). Eine „Projektkarte“ ist quasi eine „Büroklammer“ für bestimmte Vorgänge und Arbeiten, die sich rund um ein Projekt drehen. Viele Microsoft®-Partner haben eigene Module bzw. Branchenlösungen zu dem Thema „Projekte“ entwickelt bzw. kleine und große Erweiterungen in den Standard eingebaut – damit Sie Ihre Projekte so verwalten und steuern können, wie es für Sie am praktikabelsten ist. 6.1 Schaubild zum Thema „Projekte“ Erster Workshop = Projekt kommt zustande Projektstatus/-zustand: Projekt wird in NAV erstellt – der Projektstatus steht auf „Planung“ Notwendige Aufgaben: Konzeptionierung, Eingabe der Haupt-, Teil- und Unteraktivitäten Budgetierung der Aktivitäten Projekt –Projektangebot geht an den Kunden Angebot an Debitor Änderungen am Projekt noch möglich Projekt wird beauftragt – Projektstatus steht auf „Auftrag“ Die Projektarbeit beginnt – Verbräuche und „Verkauf“ wird gebucht Fakturierungen an den Debitoren – Änderungen noch möglich Projekt beendet: Projektstatus: „Abgeschlossen“ Leseproben_NAV2016 Endrechnung und Besprechung wegen Folgeprojekt/Update/ Wartung Seite 198 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6.2 Über den Tellerrand geblickt – was ist eigentlich ein „Projekt“? Es wurden viele Bücher rund um das Thema „Projekt“ geschrieben – und jeder der Verfasser versucht auf seine/ihre Weise zu klären was ein Projekt an für sich ist. Brauchen Sie unbedingt „Projekte“ in Ihrem Unternehmen? Die Frage sollten Sie sich vorab stellen – denn nicht jedes Unternehmen/ jede Firma benötigt eine Projektabwicklung. Wenn Sie beispielsweise ein reiner „Händler“ sind – Waren ein- und wieder verkaufen, ist das Thema „Projekt“ weniger interessant – dafür aber vielleicht der „Service“-Bereich. Sind Sie Dienstleister werden Sie wohl eher mit Projekten zu tun haben – denn Dienstleistungsaufträge werden häufig über Projekte abgewickelt. Tipp aus der Praxis: Ein schönes Buch zum Thema „Projektmanagement“ habe ich vor kurzem gefunden – ein Taschenguide unter dem einfachen Titel „Projektmanagement“ (Best of Edition) – von Hans-Dieter Litke, Ilonka Kunow und Heinz SchulzWimmer. Haufe-Verlag – ISBN: 978-3-6480-3502-3. Hier war folgender Hinweis zu der Frage „Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?“ zu lesen: „Machen Sie sich klar: Um ein Projekt handelt es sich dann, wenn Sie eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe bewältigen müssen, die mit den bisherigen Strukturen, Methoden und Abläufen nicht effizient erledigt werden kann.“ Vielleicht könnten wir uns auf folgendes einigen: „Projekte“ brauchen wir immer dann, wenn wir bestimmte Aufgaben, z.B. mithilfe von mehreren Personen, die über unterschiedliche Fähigkeiten und Denkweisen verfügen, bearbeiten/abwickeln müssen. Was hat das jetzt alles mit Microsoft Dynamics™ NAV zu tun? Nun – das Projektmodul innerhalb von NAV soll Sie und Ihre Kollegen bei der Steuerung und Abwicklung von solchen speziellen Aufgaben unterstützen. Neben der Planung von einzelnen Projektschritten (Projektplanzeilen und –aufgaben), der Zusammenfassung von verschiedenen Projektaufgaben, usw. haben Sie hier zusätzlich ein Kontrollinstrument um rechtzeitig zu erkennen, ob beispielsweise geplante „Zeiten“ aus dem Ruder laufen. Wie gesagt: ein „Projekt“ bzw. die „Projektkarte“ in NAV ist wie eine „Büroklammer“ … Zu einem Projekt gehört natürlich auch ein Projektteam – und die einzelnen Beteiligten benötigen ebenfalls den Zugriff auf NAV – schon allein deshalb, um die Zeiten die für die einzelnen Projektschritte aufgelaufen sind, zu erfassen. Leseproben_NAV2016 Seite 199 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Auf den nächsten Seiten werde ich Ihnen einiges rund um das Projektmodul im StandardNAV zeigen – bitte vergessen Sie nicht, dass Sie gegebenenfalls Anpassungen in diesem Bereich benötigen. Sehen Sie sich unbedingt die verschiedenen Projektlösungen an, die einige Microsoft®-Partner „gebaut“ haben! 6.3 Einrichtung im Modul „Projekte“ Wie in allen Modulen von Microsoft Dynamics™ NAV, so muss auch bei den „Projekten“ zunächst eine Grundeinrichtung gegeben sein, bevor Sie loslegen können. Klicken Sie bitte zunächst in den Modulbereich „Projekte“ und „scrollen“ Sie ganz nach unten – dort finden Sie unterhalb von „Verwaltung“ den Punkt „Projekt Einrichtung“. Öffnen Sie diese Ansicht durch einen Klick. 6.3.1 Hinterlegen der Grundeinrichtung In dieser Einrichtungskarte können Sie die wichtigsten Basiselemente zur Steuerung der Projekte festlegen. Das eine oder andere Feld finden Sie zusätzlich in der „Projektkarte“ als solches wieder – und würde in der Projektkarte eine andere Vorgabe gesetzt sein, als hier in der Grundeinrichtung, hat immer die Einstellung in der Projektkarte „Vorrang“. Einge Erläuterungen zu den verschiedenen Feldern: Feldname Register ALLGEMEIN Automatische Aktualisierung der Projektartikelpreise Verbrauchslink standardmäßig anwenden Leseproben_NAV2016 Erläuterungen Ist hier ein Häkchen gesetzt werden alle Projektartikelpreise reguliert sobald der Stapellauf „Lagerreg. fak. Einstandspreise“* durchgeführt wird. Die Ergebnisse wären identisch wenn der Report „Projektartikelpreise regulieren“ genutzt wird. Setzen Sie hier ein Häkchen wenn Sie grundsätzlich wollen, dass alle Verbrauchsposten mit den Projektplanzeilen verknüpft werden (Feld gibt es auch in der Projektkarte sowie den Planzeilen) Seite 200 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Feldname WIP-Standardmethode Erläuterungen Hierüber legen Sie die WIP-Standardmethode fest, die das System anwenden soll um unfertige Arbeiten in Bezug auf das Projekt zu berechnen. Dieses Feld (genau wie die nachfolgenden) gibt es auch in der Projektkarte – Sie können also pro Projekt individuell entscheiden, wie das System vorgehen soll. Standardmäßige WIPSie entscheiden über eine Auswahl, ob „pro Projekt“ oder „pro Buchungsmethode Projektposten“ die WIP-Buchungsmethode angewendet werden soll. Standardmäßige Projekt- Hier können Sie eine standardmäßige Projektbuchungsgruppe buchungsgruppe vorbelegen, die immer dann greifen soll, wenn in der Projektkarte selbst keine Gruppe vorbelegt wäre. Die Projektbuchungsgruppe stellt die Verbindung zu der Finanzbuchhaltung her, da hier pro Buchungsgruppe die entsprechenden Sachkonten z.B. für den „Projektverkauf“ hinterlegt sind. Register NUMMERIERUNG Projektnummern Hinterlegen Sie hier die Nummernserie, damit das System bei Neu-Erstellung einer Projektkarte eine entsprechende Nummer automatisch vergeben kann bzw. Sie eine Nummer manuell eintragen können. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Änderungen in Projektkarten – gerade und ganz besonders betreffs der WIP-Methoden, Buchungsmethoden, etc. – nur dann erfolgen können, wenn es noch gar keine Buchungen in irgendeiner Form gibt! Für unseren „CRONUS“ belassen wir die Einrichtung so wie sie ist - schließen Sie diese Maske durch Klick auf „OK“ rechts unten. Gut zu wissen: *“Lagerregulierung fakt. Einstandspreise“ ist ein „Stapellauf“ der regelmäßig (am besten täglich) durchgeführt werden sollte. Vereinfacht gesagt ordnet das System bei diesem „Durchlauf“ die verkauften/abgegangenen Artikel dem eigentlichen Einkauf/Zugang zu. Damit stellt das System sicher, dass Artikel mit dem korrekten Wert versehen werden. Es gibt noch einen weiteren Report, der in diesem Zusammenhang ebenfalls in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird: „Lagerregulierung buchen“. Dieser zweite „Lauf“ bucht die ermittelten Werte in die Bilanzkonten der Finanzbuchhaltung. Leseproben_NAV2016 Seite 201 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke 6.3.2 Projektbuchungsgruppen Unterhalb der „Projekt Einrichtung“ finden Sie die „Projektbuchungsgruppen“ – wie gerade erwähnt, sind Buchungsgruppen der „Schlüssel“ zur Finanzbuchhaltung. Im CRONUS existiert derzeit nur eine Projektbuchungsgruppe. Sie könn(t)en hier so viele Buchungsgruppen anlegen wie Sie benötigen – hier beispielsweise wurde „Einrichten“ als ein möglicher Code verwendet. Bedenken Sie dabei bitte immer, dass Sie immer nur ein Projektbuchungsgruppencode in einer Projektkarte verwenden können! Und: das Zufügen der Sachkonten sollte ein Kollege/eine Kollegin aus Ihrem Finanzbuchhaltungsteam vornehmen! 6.3.3 Projekt Buch-Blattvorlagen Um Buchungen innerhalb von NAV durch zu führen, gibt es mehrere Varianten – unter anderem auch die Möglichkeit ein „Projekt Buch-Blatt“ bzw. einem „wiederkehrenden Projekt Buch-Blatt“ dafür zu verwenden. (der Unterschied zwischen einem „normalen“ und einem „wiederkehrenden“ Buch-Blatt habe ich bereits im Kapitel 5 erklärt). Hier sehen Sie die beiden Buch-Blattvorlagen für den Projektbereich. Wenn Sie im Menüband auf den Punkt „NAVIGATE“ klicken, finden Sie dort wieder das Symbol für „BuchBlattnamen“ – ebenso im Projektbereich würde ich Ihnen empfehlen eigene Buch-Blätter zu hinterlegen – beispielsweise pro Projekt. Leseproben_NAV2016 Seite 202 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) Beratung & Unterstützung – zum Beispiel bei Echtstarts von NAV-Projekten Power-Workshops – rund um Microsoft Dynamics™ NAV (basierend auf dem NAVStandard) - Grundlagen/Basis Einkauf Verkauf Lager & Logistik NAV-Marketing Service Diese Power-Workshops sind für Kollegen von NAV-Partnern ebenso möglich wie für EndAnwender. Zertifizierungen - für NAV-Designer und NAV-Consultants Workshops und Seminare in den Bereichen: - Rhetorik Moderation/Präsentation Support „Spezial“ Trainer „Spezial“ AZUBI „Spezial“ „Leading like a samurai“ – spezielles Managementseminar Workshops für Projektleiter und Projektmitarbeiter SPOTSFlex – flexibler NAV-Support für die Bereiche (auf Standard NAV): - Einkauf/Verkauf Lager/Logistik NAV-Marketing Service SPOTS Bibliothek: - Deutschsprachige NAV-Unterlagen (Autorin: Sonja Klimke) Handbücher zu „Trainer Spezial“ und „Support Spezial“ Buchempfehlungen Neugierig? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) Mail: [email protected] Leseproben_NAV2016 Web: www.spots-bss.com Seite 203 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke Herzlich Willkommen in der Welt von Microsoft Dynamics™ NAV! Microsoft Dynamics™ NAV ist eine außergewöhnliche ERP-Lösung, die Ihnen viele verschiedene Module und Funktionalitäten rund um Abläufe und Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens bietet. Die „Leseproben“ geben Ihnen einen kleinen Einblick in die acht Bücher, die für die Version NAV2016 entstanden sind. Bitte vergessen Sie nicht: ein Workshop bzw. eine Schulung können hier noch viel weiter gehen – und Sie direkt unterstützen. GEMEINSAM ZIELE ERREICHEN! www.spots-bss.com Leseproben_NAV2016 Seite 204 © SPOTS-BSS UG/S.Klimke
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