埼玉労働局 Press Release 平成 28 年６月 14 日埼玉労働局労働基準部監督課監督課長子安成人主任監察監督官渡邉佳子電話番号 048-600-6204 労働基準監督署における行政文書の紛失について埼玉労働局（局長田畑一雄）は、さいたま労働基準監督署（署長永堀昌一）及び春日部労働基準監督署（署長大芦誠）における個人情報を含む行政文書の紛失について、下記のとおり、当該事案をそれぞれ確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。なお、当該行政文書は誤廃棄したものと推定されるものであり、現在のところ、外部へ漏えいした事実は確認されておりません。１概要さいたま労働基準監督署（以下「さいたま署」という。）及び春日部労働基準監督署（以下「春日部署」という。）において、事業場の監督指導内容を記録する復命書（以下「監督復命書」という。）を紛失する事案が発生した。監督復命書には事業場に交付した是正勧告書及び指導票の控え、事業場から提出された是正報告書が添付されており、当該書類の一部には、事業場の代表者の職氏名、是正勧告書等受領者の職氏名、是正報告者の職氏名の個人情報が含まれていた。２事案経過（１）さいたま署についてア平成 27 年４月３日、さいたま署の職員 A 及び職員 B は、C 事業場の臨検監督を行い、４月 15 日さいたま署において、C 事業場の担当者 D（以下「D さん」という。）に指導票を交付した。その後、職員 A は C 事業場の監督復命書を作成し、指導票の控えを添付してクリアホルダーに入れた上で、職員 A の執務机上のレターケースに保管した。イ同年５月 22 日、職員 A は、さいたま署において、C 事業場から指導事項に対する是正報告書を受領したので、C 事業場の監督復命書に是正報告書を添付した。なお、職員 A は、C 事業場の監督復命書を一時保管用レターケース棚（※１）に入れたと申し立てているが、事実確認はできなかった。 ※１行政文書ファイルに編綴する前の監督復命書を一時的に保存しておくためのもの。５月下旬、職員 E は、一時保管用レターケース棚から一時保管されていた複数の監督復命書を取り出し、職員 E の執務机で行政文書ファイルへの編綴作業を行った。なお、当該行政文書ファイルの索引簿には、C 事業場の監督復命書は記載されていない。エ平成 28 年５月 31 日、書類保管状況の一斉点検で C 事業場の監督復命書１点が行政文書ファイルに編綴されていないことを把握し、職員 A、職員 B 及び職員 E の執務机周辺をはじめ、署内をくまなく捜索したが見つからなかったため、さいたま署では紛失したものと判断した。オ６月２日、副署長から C 事業場に電話連絡し、書類紛失の経緯説明と謝罪を行うとともに、６月３日副署長、職員 F が C 事業場を訪問し、D さんに再度謝罪等を行って了承を得た。カ現在においても監督復命書は発見に至っていないが、職員 A は C 事業場の関係書類をさいたま署外に持ち出しておらず、また、郵送届出書類の返送作業は、職員 E 以外の職員が複数体制により定められたスペースで行っていることから郵送物への混入の可能性は低く、さらに、行政文書ファイルの索引簿には、C 事業場の監督復命書が記載されていないことから、職員 A 又は職員 E の執務机周辺、又は一時保管用レターケース棚から漏れ落ち、廃棄書類に紛れ込んだものと推定される。（現在のところ、外部への漏えいは確認されていない。）ウ（２）春日部署についてア平成 27 年４月７日以降複数回にわたって、春日部署の職員 G は、H 事業場ほか関連事業場２社（以下単に「H 事業場」という。）の臨検監督を行い、４月 23 日 H 事業場において、H 事業場の担当者 I（以下「I さん」という。）に是正勧告書及び指導票を交付した。職員 G は H 事業場の監督復命書３点を作成し、是正勧告書等の控えを添付してクリアホルダーに入れた上で、職員 G の執務机上のレターケースに保管した。イ平成 27 年５月以降の３か月間にわたり、職員 G は、H 事業場から是正報告書を毎月受領した後、監督復命書３点と合わせてダブルクリップでまとめた。なお、職員 G は、遅くとも９月までに、H 事業場の監督復命書を一時保管用レターケース棚（※２）に入れたと申し立てているが、事実確認はできなかった。 ※２行政文書ファイルに編綴する前の監督復命書を一時的に保存しておくためのもの。職員 J は、一時保管用レターケース棚から一時保管されていた複数の監督復命書を取り出し、職員 J の執務机で行政文書ファイルへの編綴作業を行った。なお、当該行政文書ファイルの索引簿には、H 事業場の監督復命書は記載されていない。ウさいたま署の書類紛失を契機として、平成 28 年６月３日から書類保管状況の一斉点検を行ったところ、６月６日に H 事業場の監督復命書３点が行政文書ファイルに編綴されていないことを把握した。エ職員 G、職員 J の執務机周辺をはじめ、署内をくまなく捜索したが見つからなかったため、春日部署では紛失したものと判断した。オ６月９日、副署長から H 事業場の I さんに電話連絡し、書類紛失の経緯説明と謝罪を行うとともに、６月 15 日に副署長及び職員 K が H 事業場を訪問し、I さんに再度謝罪等を行う予定である。カ現在においても監督復命書は発見に至っていないが、職員 G は H 事業場の関係書類を署外に持ち出しておらず、また、郵送届出書類の返送作業は、職員 J 以外の職員が複数体制により定められたスペースで行っていることから郵送物への混入の可能性は低く、さらに、行政文書ファイルの索引簿には、H 事業場の監督復命書が記載されていないことから、職員 G 又は職員 J の執務机周辺、又は一時保管用レターケース棚から漏れ落ち、廃棄書類に紛れ込んだものと推定される。（現在のところ、外部への漏えいは確認されていない。）３発生要因（１）職員間で、監督復命書を直接手渡しする、又は書類一覧を添付するなど、書類の引き継ぎが確実に行われていなかったこと。（２）また、書類保管状況の定期的な確認・チェックが徹底されておらず、署としての管理が不十分であったこと。４再発防止対策（１）さいたま署においては６月３日に、また、春日部署においては６月８日にそれぞれ緊急幹部会議を開催し、各署長から本事案の事実経過を説明するとともに、幹部職員から全職員（非常勤職員含む）に対して、職員間の書類引き継ぎを確実に行うこと、保有個人情報管理規程等に基づく手順の遵守と個人情報の適正な管理について厳重・厳格に取り扱うよう指示した。（２）埼玉労働局においては、６月３日管内すべての労働基準監督署に対して、監督復命書等の保管状況の確認を指示し、上記のさいたま署及び春日部署以外では平成 27 年度分の紛失がないことを確認している。なお、平成 25 年度、平成 26 年度分については現在確認中である。また、６月 14 日に緊急の労働基準監督署長会議を開催し、個人情報等を含む書類に関して職員間の書類引き継ぎを確実に行うこと、一時保管方法の見直しを行うよう指示する予定である。（３）労働基準監督署の職員を対象とする緊急の個人情報漏えい防止等研修を６月２日に開催し、保有個人情報管理規程等に基づく手順などの理解促進と再発防止を図っている。