Weisung zur Datenhandhabung an der HSG

Weisung zur Datenhandhabung an der HSG
Diese Weisung des Rektorats dient als allgemeiner Leitfaden zur Ablage und Verarbeitung von elektronischen Daten.
Sie gilt vorbehaltlich abweichender vertraglicher Vereinbarungen.
Offizielle HSG-Ablageorte
Sämtliche im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses mit der HSG entstandenen elektronischen Daten sind in der Regel auf
den zur Datenspeicherung vorgesehenen offiziellen Ablageorten der HSG zu speichern. Die offiziellen vom Ressort
Informatik geprüften Ablageorte sind im Intranet dokumentiert. Jeweilige Zugriffsrechte und Speicherlimiten sind zu
beachten. Zu den HSG-Ablageorten gehören insbesondere
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HSG-Netzlaufwerke, z.B. O:\ oder Q:\;
HSG-Teamspace und andere HSG-Sharepoint-Applikationen;
StudyNet;
SWITCHdrive;
HSG-Applikationen wie Ikarus und andere Lotus Notes-Datenbanken, SAP, das Newslettertool Optivo usw.
Von einer lokalen Speicherung der Daten raten wir aus Gründen des erhöhten Datenverlustrisikos ab.
Cloud Provider
Bestimmte Arten von Daten dürfen auch bei Cloud Providern abgelegt und bearbeitet werden, beispielsweise bei
Amazon, Google, surveymonkey oder Microsoft. Hierzu gehören:
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Daten, die öffentlich ohne Einschränkung verfügbar sind wie z.B.
o Publikationen und Jahresberichte;
o Forschungsdaten unter der Open Access Lizenz;
o Forschungsdaten, welche öffentlich zugänglich sind.
Daten, für welche
o die Ablage in der Cloud von der HSG oder einer ihrer Organisationseinheiten vertraglich vereinbart
wurde oder die Dateneigner sowie Benutzer bestätigen, dass sie über die Art und den Ort der Datenspeicherung informiert wurden.
Private Daten wie E-Books, Multimediadateien, private Korrespondenz usw.
Nicht in der Cloud abgelegt werden dürfen vor allem
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Angaben zur Gesundheit, zur Religionszugehörigkeit und andere besonders schützenswerte Personendaten
im Sinne der Datenschutzgesetzgebung sowie sonstige sensitive Daten;
HSG-Geschäftsdaten aus Lehre, Forschung und Verwaltung wie Personaldaten, Noten,
schriftliche Arbeiten im Rahmen des Studiums, Prüfungen, Verträge und andere sensitive
HSG-Geschäftsdaten.
Insbesondere dürfen an die HSG E-Mail Adressen von HSG Studierenden gesendete Mails und Einladungen keine
solchen Angaben und Daten enthalten, da Mails und Kalendereinträge der Studierenden in der Cloud abgelegt
werden.
Bei spezifischen Fragestellungen zur Datenablage wenden Sie sich bitte an das Generalsekretariat der HSG.
St.Gallen, 10. November 2015
Für das Rektorat:
Prof. Dr. Thomas Bieger

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