明治大学大学院 2016.5 院生各種助成制度 提出書類に関する留意事項 ●助成費使用・申請の際の留意点 (1) 助成金は申請者へ振込みます。原則として，助成金申請者本人が支払いを行うことと します。複数の学生・教員が同じ旅程にて研究を行う場合でも，手配は各自で行う等， 原則として研究者同士の立替え合いは行わないでください。 複数名の申し込みの方が安価である，至急支払わなければならない必要がある等合理 的な理由がある場合は事前に相談をしてください。 (2) 各助成制度により，個別の制約事項がある場合は，そちらが優先となります。 (3) 他の助成制度の併給申請をしている場合は，その旨，メモ書きを付してください。 (4) Suica，Edy 等の電子マネー，家電量販店等のポイント，マイレージ，図書券，商品券， 金券等を利用した分の金額は支出できません。 (5) ポイントやマイレージ等は貯めないようにしてください。 (6) 提出書類が，英語以外の外国語表記の場合は，鉛筆で日本語訳を付けてください。 (7) パックツアーは，交通費及び宿泊費を個別に発注するより安価な場合は利用可能です。 ただし，参加の有無に関わらず，観光や見学が付加されているものやお土産代が含ま れているプランには支出できません。 (8) 食事代は支出できません。(食事の付かない宿泊プランをご利用ください。) (9) 自己都合（病気を含む。 ）により発生したキャンセル料，変更手数料は支出できませ ん。 (10) 旅行保険料は支出できません。 ●国内旅費について ≪支給内容≫ ア 出発地（定期利用区間を除く）を基点に，最短かつ最も経済的な経路及び交通機関により計 算して支出します。学割，往復割引等，割引制度がある場合は割引を適用します。 イ 同一特急列車に 80km 以上乗車する場合，又は同一新幹線に 100km 以上乗車する場合は「特 急料金」を支出できます。 ウ 青函トンネルを利用の際は，急行料金・指定席料金を支出できます。 エ 北海道，四国，九州及び沖縄地域への出張は，航空機エコノミークラスの実費（クラスＪ等， エコノミークラスより高額なクラスは利用できません。）を支出できます。 オ エ以外の地域の航空機の利用は，鉄道利用の場合より経済的である場合に支出できます。 カ 船舶賃は，船舶の乗船区間が 600km 以上の場合，１等に相当する等級種別の料金を支出でき ます。 ≪提出書類≫ ア 航空機を利用する場合 航空運賃の請求書・見積書又は領収書・明細書 搭乗券・半券(往復） 旅程表 イ 鉄道を除く交通機関を利用する場合 領収書・明細書又は請求書・見積書 明治大学大学院 2016.5 交通機関運営会社の運賃を示す書類（領収書・明細書又は請求書・見積書が入手で きない場合） ウ 鉄道を利用する場合 現地到着証拠書類 ●海外旅費について ≪支給内容≫ ア 空港まで（から）の最も経済的な経路の国内運賃（定期券利用区間を除く。 ） イ 航空運賃実費 (ｱ)本邦（成田又は羽田空港）から研究先までの最短かつ最も経済的なエコノミークラスの 実費 (ｲ)各国政府，空港によって課せられる税金・手数料，航空保険特別料金，燃油特別付加運 賃を含む。 ウ 船舶，鉄道賃実費 種別が 2 等級に分かれている場合は，上級に相当する種別の実費とし，3 等級以上に分かれ ている場合は，最上級から 1 つ下位の級に相当する種別の実費とします。 ≪提出書類≫ ア 航空機を利用する場合 航空運賃の請求書・見積書又は領収書・明細書 搭乗券・半券(往復） 旅程表（請求書，領収書等に旅程の記載があれば不要） パスポートの顔写真・出入国スタンプ頁の写し イ 現地で交通機関を利用した場合 領収書・明細書又は請求書・見積書 ●レンタカー，タクシーの利用（国内海外共通） レンタカー，タクシーの利用は，やむを得ない理由がある場合に限り支出可能です。 支出を希望する場合は，事情・状況等を事前に事務室へ相談の上,理由書をご提出くださ い。 (例) ○最寄り駅から目的地への公共交通機関がない。 ○公共交通機関の本数が少なく，予定時間内に目的を果たすことができない。等 ただし，レンタカー利用時に追加で加入する任意保険（給付金が発生するもの）につ いては，支出できません。また，車両・対物事故免責額保障制度（CDW）について，支出 できない場合がありますので，ご留意ください。 支出が認められた場合は，必要書類としてその「見積書・納品書・請求書」又は「領 収書・明細書・精算書等」を加えてご提出ください。 明治大学大学院 2016.5 ●提出書類に関する留意事項 学内フォーマット 各種申請書 ① 書式は変更しないでください。 ② 記入し間違えた場合は，二重線で訂正し，訂正印（朱肉印）を押印してください。 ③「消せるボールペン（フリクションペン等） 」は使用しないでください。 ④ 印鑑は朱肉印をご使用ください。 ⑤ 日程及び経路については，省略せず，出発から帰着までをすべて記入してください。 その他各種書類 現地到着証拠書類 ① 宿泊を伴う場合 原則として宿泊施設の領収書や施設利用証明書 ② 宿泊のない場合 改札にて押印された特急券・乗車券等，或いは出張先の地名と日付が記載された領 収書やレシートを提出してください。 見積書 ① 物品名，個別の金額等明細の記載が必要です。 ② 以下の場合は 2 社見積もりの提出が必要です。 ア 一回の発注額の合計が 20 万円を超える消耗品・準備品 イ 業務委託費 ウ 20 万円以上 30 万円以下の印刷製本費 納品書 ① 納品日の記載がないものは無効です。 ② 物品名，個別の金額等明細の記載が必要です。 請求書 ① 発行日と社印がないもの，PDF や Web 画面をプリントアウトしたものは無効です。 ② 物品名，個別の金額等明細の記載が必要です。 ③ 宛名は， 「明治大学 所属研究科 購入者氏名(フルネーム)」としてください。 ④ 未払いがある場合，それ以降の発注を受け付けない業者があり，全学的に支障をき たしますので，速やかに提出してください。 明細書，Web 発注画面コピー ① 請求書，領収書に明細がない場合は提出が必要です。 領収書 ① 発行日と社印がないもの，PDF や Web 画面をプリントアウトしたものは無効です。 ② Web 出力のもの又は PDF ファイルの領収書の場合は，併せてクレジットカード利用 明細書（原本）が必要です。ただし，一度しかプリントアウトができない領収書で， その旨が記載されている場合は，クレジットカード引落明細書の添付は不要です。 ③ 物品名，個別の金額等明細の記載が必要です。 ④ 宛名は， 「明治大学 所属研究科 購入者氏名(フルネーム)」としてください。 ⑤ 社印・担当印のない領収書は無効ですが，支払先から発行された A.「領収書」と 明記されているロール紙形式の領収書，及び B.「Paid」 「Receipt」 「Balance0」 「Cash」 「Payment」と支払いを確認できる文言が記載された書類は有効です。なお，B.の場 合は，支払ったことが確認できる記述部分にマーカーでマークしてください。 ⑥ 家電量販店のレシートは領収書兼明細書となりますので，別途手書きの「領収書」 は不要です。 ⑦ レシートはハサミで切る等手を加えたものは無効です。加工せず提出してくださ い。 明治大学大学院 2016.5 ATM 利用明細，払込請求書兼領収書等 ① ATM 又はゆうちょ銀行を利用して振込をした場合に提出してください。 ② コピーは無効です。請求書又は請求書に代わる書類が併せて必要です。 外国向送金計算書（仕向送金）STATEMENT OF REMITTANCE（OUTWARD）及び外国送金依頼書 （APPLICATION FOR REMITTANCE） の 原本 ① 外国送金を行った場合に提出してください。 ② コピーは無効です。請求書又は請求書に代わる書類が併せて必要です。 通帳のコピー ① 銀行等の口座(必ず本人名義であること)からの引落しで，他に支出を証明するも のがない場合は，以下 3 点が確認できる当該銀行等の通帳のコピーが必要です。 ・銀行名 ・本人の「氏名」 ・引落金額 ② ネット銀行等で通帳がない契約の場合は，金額の引き落とし等を明確に示す①の 3 点が確認できる画面コピー等が必要です。 ③ デビットカード(本人名義に限る)を海外で利用した場合，利用確認の証憑書類とし て領収書のほかに上記①の 3 点が確認できる通帳のコピーが必要です。 ④ キャッシュバック機能付きのデビッドカードは使用できません。 クレジットカード利用明細書（原本） ① 本人名義のクレジットカードで，支払いが 1 回払いのものに限ります。 原則，家族カードでの支払いは受け付けできません。 ② クレジットカード利用明細書は切らずにご提出ください。切り離すと，正式な書類 として認められません。 ③ 日本円による支払いで，領収書原本があれば，クレジットカード引落明細書の提出 は不要です。 ④ 外貨による支払いの場合は，領収書の発行があっても，為替レートの確認に使用す るため，クレジットカード利用明細書を提出してください。（コピー可） ⑤ 年度末近くにクレジットカード払いをしますと，年度内に，明細書（原本）が入手 できず助成金額が確定しないため，現金払いを行うようにしてください。難しい場合 は，事前に相談してください。 ～Web 契約のみの場合のクレジットカード利用明細書取扱いについて～ ① 利用明細が Web のみの契約の場合は次の 3 点が確認できるようご用意ください。 ア 本人「氏名」の記載 イ 引落しの「確定」 ウ Web で表示された画面そのままでの出力 ② 大学院生各種助成制度補足説明書を添付してください。 【留意事項】 以下のものは無効となりますのでご注意ください。 ① Web 利用明細の画面加工（PC 上で画面をコピーし，上に黒塗りを施す等，データ 加工したもの） ② Web 利用明細を 1 度プリントし，不要部分を加工した後，再度コピーしたもの ～同一のクレジットカード明細書に記載された支払に対し複数の経費から助成を受け る場合について～ ①同一のクレジットカード明細書を複数の経費から助成を受けるために，写しをとって 複数回提出する場合，提出先，助成費・研究費名，該当の支払内容・金額等をメモに記 し添付してください。 明治大学大学院 2016.5 航空運賃の「請求書・見積書」又は「領収書・明細書」 ① 請求書，見積書，領収書は，航空運賃等の明細（搭乗者名・搭乗地・搭乗日・搭乗 クラス・金額）が明記されているものを提出してください。 旅程表 ① 搭乗者名・搭乗地・搭乗日・搭乗クラス・金額が明記されているものを提出してく ださい。 ② 航空運賃の請求書，領収書等に記載があれば不要です。 銀行振込依頼書 ※学生は提出必要，教員は提出不要 ① 黒のボールペンではっきりと記入してください。 ② 振込先が，三井住友銀行，みずほ銀行，三菱東京 UFJ 銀行の場合，各銀行の所定用 紙を使用してください。3 行を除く銀行の場合は，三井住友銀行の用紙を使用してく ださい。 ③ 依頼日・依頼人・金額は記入しないでください。 ④ 記入し間違えた場合は，新しい用紙に書き直しをしてください。 出張報告書 ① 終了後，速やかに提出してください。 ② 今回の研究調査で得られた成果や研究課題との関連等を記入してください。 航空機搭乗券・半券 ① 往復とも提出してください。 パスポートの写し ① 顔写真と出入国スタンプ部分をご提出ください。 宿泊費の「請求書，見積書」又は「領収書・明細書」 ① 請求書，見積書，領収書は，1 泊あたりの宿泊料，宿泊日，宿泊人数，税金，食事 代等のわかるものをご提出ください。 ※パックツアーの利用（個別で発注するより，安価な場合のみ利用可） ① 請求書，納品書，見積書，領収書は，パックツアーの内訳（搭乗者名・搭乗地・搭 乗日・搭乗クラス・金額・宿泊先・1 泊あたりの宿泊料，宿泊日，宿泊人数，税金， 食事代等）が可能な限りわかるものを提出してください。 ② 参加の有無にかかわらず，観光や見学が付加されているものや土産代が含まれてい るプランには支出できません。 ≪海外通貨のレート換算≫ ① クレジットカード払いの場合 クレジットカード利用明細書に記載されたレートを使用します。 ② 現金払いの場合 ア 通貨の両替をした場合 両替した金額内の支払いは両替時のレートを優先します。両替時のレシートを提出し てください。 両替金額を超えた支払い分は，大学で基準としている為替レート（領収書発行日）に より算出します。 イ 両替時のレシートがない場合 大学で基準としている為替レート（領収書発行日）により算出します。 ※当該取り扱いは，状況に応じて変更することもあります。ご了承ください。
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