290714_Richtlinien Fraktionen ab 010814

Stadt Flensburg
Richtlinien
über die Gewährung von Zuwendungen und Sachleistungen
an die Fraktionen der Ratsversammlung
1.
Allgemeines
1.1 Fraktionen (32 a der Gemeindeordnung) haben als Teile und Gliederungen der Ratsversammlung die Aufgabe, die Zusammenarbeit der Ratsversammlung und ihrer
Ausschüsse zu fördern und eine Bewältigung der kommunalen Aufgaben zu ermöglichen.
1.2 Im Rahmen ihrer Aufgabenstellung werden den Fraktionen Zuwendungen zur Bestreitung ihres sachlichen und personellen Aufwandes aus öffentlichen Mitteln gewährt. Die Fraktionszuwendungen dürfen nicht zur Finanzierung von Parteien oder
Wählergemeinschaften dienen. Eine verdeckte Parteienfinanzierung ist verfassungswidrig.
1.3 Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten (§ 75 GO).
Die gewährten Mittel dürfen die tatsächlichen Aufwendungen der Fraktionen für ihre
Geschäftsführung nicht überschreiten.
1.4 Der Gesamtbetrag der Zuwendungen richtet sich nach den durch die Ratsversammlung im Haushaltsplan der Stadt Flensburg bei der HHSt. 0000-7000 zur Verfügung
gestellten Mitteln. Die nachfolgend genannten Beträge oder Bemessungsgrundlagen
können nach Empfehlung durch den Ältestenrat jährlich im Rahmen des Haushaltes
angepasst werden.
2.
Zuschuss für die Fraktionsarbeit
2.1 Zur Erfüllung ihrer Aufgaben erhalten die Fraktionen insgesamt einen jährlichen Sockelbetrag von 14.400 Euro, der auf die Fraktionen aufgeteilt wird, sowie einen festen Betrag je Fraktionsmitglied in Höhe von 740 Euro (HHSt. 0000-7000).
2.2 Zuwendungsfähig sind der personelle und sachliche Verwaltungs- und Betriebsaufwand sowie die vermögenswirksamen Beschaffungen im Sinne des kommunalen
Haushaltsrechts, soweit sie für die laufende Geschäftsführung der Fraktionen zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Aus Fraktionszuwendungen können Geräte der modernen Büroorganisation, insbesondere DV-Anlagen, Fotokopierer und Telefaxgeräte beschafft werden.
2.3 Zuwendungsfähig sind ferner insbesondere
a)
Reise- und Fahrtkosten im Rahmen der Geschäftsführung und Fortbildung ge-2-
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b)
c)
d)
mäß den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes.
Kosten, die Fraktionsbediensteten für die Fahrten von und zum Arbeitsplatz
entstehen, sind nach Bundesreisekostengesetz nicht abrechnungsfähig.
Mitgliedsbeiträge für kommunalpolitische Vereinigungen und in Flensburg ansässige gemeinnützige Institutionen.
Bücher und Zeitschriften für die Fraktionsarbeit.
Aufwendungen für
- Anzeigen und Werbung für die Fraktionsarbeit
- Fraktions- und Fraktionsvorstandssitzungen
- Bewirtungskosten inkl. eines Trinkgeldes von max. 10 %
- die Herausgabe von Publikationen, Dokumentationen und Informationsschriften über die Fraktionsarbeit,
- Fraktionsklausuren, Fraktionstagungen, Fraktionsveranstaltungen,
- Repräsentationszwecke im Rahmen der Fraktionsarbeit im Sinne der Ziffer
1.1 (z.B. Getränke, Blumen, kleine Präsente, Eintrittskarten für eine Fraktionsvertretung mit Begleitung).
- Aufwendungen für die Darstellung der Fraktionsarbeit (z.B. Neujahrsempfang)
- Aufwendungen für die Teilnahme an Weihnachts- oder Sommerfeiern der
Ratsversammlung
Nicht zuwendungsfähig sind Aufwendungen für Parteiwerbematerialien und
dergleichen.
2.4 Für Fortbildung können Rücklagen gebildet werden, die in das darauffolgende Jahr
übertragbar sind und in diesem zur Verwendung kommen müssen.
3.
Zuschuss für die Sekretariate
3.1 Der zweckgebundene Personalkostenzuschuss für Sekretariatsarbeiten basiert auf
den Kosten einer halben Stelle nach Entgeltgruppe 8 TVöD (Hinweis: lt. Personalkostentabelle 2013 der Stadt Flensburg = 24.400 Euro) pro Fraktion. Er wird nur für
tatsächlich gesondert eingestelltes und beschäftigtes Personal gewährt.
Die Arbeitgeberfunktion wird von den Fraktionen eigenständig wahrgenommen. Die
Abwicklung der Vergütungszahlungen wird im Auftrag der Fraktionen von der Verwaltung kostenfrei durchgeführt.
3.2 Der Zuschuss unterliegt den Tarifsteigerungen gem. TVöD.
Nicht verbrauchte Mittel können bis zu einer Höhe von 1/12 in das darauffolgende
Haushaltsjahr übertragen werden und müssen in diesem zur Verwendung kommen.
4.
Sonstige Leistungen
Als Sachleistung stellt die Stadt Flensburg jeder Fraktion ein Geschäftszimmer in angemessener Größe zur Verfügung und übernimmt die Kosten für die Raumnutzung, Instandhaltung, Reinigung sowie die Nebenkosten (Strom, Wasser, Heizung, Hausdienst). Die Lage des Fraktionszimmers muss mit den einzelnen Fraktionen abgestimmt
werden. Bei Nichteinigung gilt die Empfehlung des Ältestenrates.
Die Stadt Flensburg gestattet den Fraktionen die Benutzung ihrer Telefon-, Internetund Vervielfältigungseinrichtungen.
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5.
Verfahren
5.1 Die Fraktionen erhalten jeweils zu Beginn des Kalenderjahres einen Bescheid, aus
dem die Höhe der Zuwendung ersichtlich ist. Die Zuwendungsbescheide erteilt das
Büro für Grundsatzangelegenheiten
5.2 Die Auszahlung der Zuwendungen erfolgt in vier gleichen Raten jeweils zum 15.01.,
15.04., 15.07. und 15.10. eines Jahres.
5.3 Zur Beschaffung größerer Ausstattungsgegenstände und für Klausurtagungen können Rücklagen gebildet werden, die in das darauf folgende Haushaltsjahr übertragbar sind und in diesem zur Verwendung kommen müssen.
5.4 Die als Sachleistung bereitgestellte Büroausstattung sowie die aus Zuwendungen
beschafften Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände bleiben Eigentum der Stadt
Flensburg. Über die aus Zuwendungen beschafften Gegenstände führen die Fraktionen ein Bestandsverzeichnis; ausgenommen sind Gegenstände, die zum Verbrauch
bestimmt sind. Für den Nachweis sind die steuerlichen Abschreibungszeiten maßgebend.
5.5 Die Verwendung der Zuwendungen ist darzustellen und wird vom Rechnungsprüfungsamt geprüft. Die Fraktionen haben dazu dem Rechnungsprüfungsamt bis zum 31.03.
des auf die Zahlung folgenden Jahres einen Nachweis über die ordnungsgemäße Verwendung vorzulegen. Dazu erhalten Sie ein Muster für den Verwendungsnachweis. Die
Belege sind dem Nachweis beizufügen.
Die Vorsitzenden und die Kassenverwalterinnen oder Kassenverwalter der Fraktionen
haben dabei zu bestätigen, dass die öffentlichen Mittel bestimmungsgemäß verwendet
worden sind.
5.6 Zuwendungen, die nicht oder nicht zweckentsprechend verwendet wurden, sind von
den Fraktionen nach Prüfung der Verwendungsnachweise auf Anforderung unverzüglich an die Stadt zurückzuzahlen.
5.7 Für die örtliche und die überörtliche Rechnungsprüfung sind von den Fraktionen die
Belege für einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt am 1.
Januar des der Beschlussfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres
(§ 35 GemKVO).
6.
Inkrafttreten
Diese Richtlinien treten nach Beschluss der Ratsversammlung vom 03.07.2014 am
01.08.2014 in Kraft. Gleichzeitig treten die Richtlinien vom 01.01.2014 außer Kraft.
Flensburg, den 27.07.2014
gez.
Simon Faber
Oberbürgermeister

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