M+M Newsletter Mai 2016 - M+M Management + Marketing

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Wissen das bewegt … Einen Schritt voraus sein
Newsletter 05/2016
Mitarbeiterbefragung
effektiv und effizient durchführen
Mitarbeiterbefragungen und ihre Erfolgsfaktoren
Mitarbeiterbefragungen mit den Inhalten Führung, Information und Kommunikation, berufliche
Weiterbildung, Zusammenarbeit und Arbeitsbedingungen gehören mittlerweile zum
Standardinstrument fortschrittlicher Qualitäts- und Personalmanagementkonzepte. Doch auf welche
Punkte sollte man bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung besonders achten?
Durch unsere langjährigen Erfahrungen im Beratungsprozess von Mitarbeiterbefragungen haben wir
festgestellt,
dass
folgende
fünf
Einflussfaktoren entscheidend für den Erfolg
einer Mitarbeiterbefragung sind:
1. Rahmenbedingungen für eine
hohe Akzeptanz der Befragung
schaffen. In erster Linie muss eine
generelle Bereitschaft vorhanden sein, sich
der Bewertung, ob Kritik und/oder Lob, zu
stellen. Mögliche Kritiker bezogen auf eine
Mitarbeiterbefragung können durch frühzeitige Einbeziehung der einzelnen Interessenvertretungen
(Führungskräfte, Mitarbeitervertretungen, Schwerbehindertenvertreter,
Gleichstellungsbeauftragte,…) und einem offenen sowie fairen Dialog überzeugt werden. Schließlich
ist eine hohe Akzeptanz innerhalb der Belegschaft Voraussetzung für eine hohe
Teilnehmerbereitschaft.
2. Eine gute Konzeptionierung erspart Ärger.
Ein abgestimmtes Befragungskonzept
(Was ist der Informationsbedarf? Sind Differenzierungen bei der Belegschaft notwendig? Wie sollen
die Mitarbeiter befragt werden?) sichert die Klarheit über das Vorgehen und die Ziele. Fehler bzw.
Versäumnisse, die in der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung gemacht werden, lassen sich im
Nachgang selten korrigieren. Darum braucht eine Mitarbeiterbefragung eine sorgfältige und
detaillierte Planung. Die Aufwände einer klaren Zieldefinition der Befragung, Abstimmungsprozesse,
Festlegung von Verantwortlichkeiten und Auswahl nachhaltiger Kennzahlen werden oftmals
unterschätzt. Auch die Terminierung des richtigen Zeitpunkts einer Befragung ist von Bedeutung, hat
sie doch maßgeblich Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg. Die Durchführung einer
Mitarbeiterbefragung in Abwesenheit- und Belastungsspitzen könnte schnell zu Überlastung der
Projektbeteiligten sowie zu Flüchtigkeitsfehlern und einer schlechte Stimmung führen, die sich auf
die Ergebnisse bzw. deren Nachhaltigkeit auswirken können.
M+M Management + Marketing Consulting GmbH
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3. Datenschutz und Anonymität gewährleisten – Vertraulichkeit garantieren.
Die partnerschaftliche Zusammenarbeit in Unternehmen benötigt für ein ehrliches Miteinander
Vertrauen als Nährboden für Veränderungen. Der sorgfältige Umgang mit den vertraulichen Daten ist
dabei Grundvoraussetzung. Möglichen Bedenken entgegenzuwirken ist eine wichtige Aufgabe der
Projektgruppe und der einzelnen Führungskräfte. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters, der
den strengen berufsständischen Qualitätsanforderungen der Marktforschung sowie der
datenschutzrechtlichen Bedingungen unterworfen ist, wirkt hierbei vertrauensfördernder als die
Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in Eigenregie. Bedenken wie eine mögliche Weitergabe der
Daten an Dritte können ausgeschlossen werden. Zusätzlich sollten die Grenzen der Auswertungen
(z.B. anonymisierte Analyse und Darstellung der Ergebnisse, keine Übergabe der Rohdaten zum
Schutz der Einzelbewertungen) definiert und im Mitarbeiterdialog klar kommuniziert werden.
4. Kommunikation in allen Phasen der Mitarbeiterbefragung ist das A und O.
Der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitern über die gesamte Projektdauer durch ein
unternehmensspezifisches Informations-Phasen-Konzept sorgt für Transparenz und Offenheit, um
eine hohe Zustimmung zur Mitarbeiterbefragung innerhalb der Belegschaft sicherzustellen.
Informationen zu den Zielen, Abläufen, Anonymitätswahrungen und Nutzen der Befragung werden
hier aus Mitarbeitersicht ausgearbeitet. Wichtig ist, dass Mitarbeiter genauestens verstehen, was mit
ihren Angaben und Daten geschieht. Ankündigungsschreiben durch den Vorstand oder die
Geschäftsführung sowie der offene Dialog durch eine Mitarbeiterzeitung, interne Newsletter, Foren
im Intranet oder Mitarbeiterversammlungen dienen dabei dem Abbau von Misstrauen.
Im Rahmen der Kommunikation sind vor allem die Führungskräfte als Multiplikatoren relevant, da sie
direkt auf Fragen und Probleme ihrer Mitarbeiter eingehen können. Daher ist es von Bedeutung, die
Führungskräfte frühzeitig über Ziele und Prozesse der Mitarbeiterbefragung zu informieren.
5. Folgemaßnahmen zum Besserwerden.
Durch eine klare Priorisierung der
Handlungsfelder sollten zeitnah nach der Befragung mittel- und langfristige Verbesserungs-/
Veränderungsmaßnahmen formuliert werden. Schließlich sollen sich die Investitionen der Befragung
lohnen und nicht die Erkenntnisse in der nächsten Schublade verschwinden. Dazu bedarf es einer
grundsätzlichen Bereitschaft für Veränderungen, gerade auch im Hinblick auf die Führungskräfte in
ihrer Vorbildfunktion. Veränderungen zur Leistungssteigerung können nur erbracht werden, wenn
alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Die Gründung einer Projektgruppe für die Ausarbeitung von
Maßnahmenkonzepten und eine Plattform für den Dialog mit den Beschäftigten fördert eine
erfolgreiche Umsetzung des Besserwerdens.
Weiterhin ist beim grundsätzlichen Vorgehen im Verbesserungsprozess darauf zu achten, dass man
nicht vorschnell einem unbefriedigenden Ergebnis vordergründig Ursachen und ein Lösungsansatz
zuordnet. Vielfach bleiben die Verbesserungen durch diesen Lösungsansatz unter den Erwartungen,
weil die tieferliegenden Ursachen nicht bekannt sind und im Verbesserungsansatz entsprechend
nicht einbezogen werden.
M+M Management + Marketing Consulting GmbH
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Newsletter 05/2016
Fazit
Die fünf beschriebenen Einflussfaktoren sind wichtige
Voraussetzungen für eine effektiv und effizient
durchgeführte Mitarbeiterbefragung. Weitere wie
Auswertungsanforderungen, Ergebnistiefe und
Nachhaltigkeit der Verbesserungsmaßnahmen können an
dieser Stelle nur erwähnt werden.
Sollten Sie zum Thema Mitarbeiterbefragung Fragen haben, so sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen
uns von Ihnen zu hören.
wenden Sie sich gern an Frank Opitz, Tel.: 0561 / 709 79 17, [email protected]
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