Kommt-Geht-Zeiterfassung / Arbeitszeitmodelle

Kommt-Geht-Zeiterfassung / Arbeitszeitmodelle (Zusatzmodul)
work4all beinhaltet seit vielen Jahren bereits eine Projekt-Zeiterfassung, ab Version 10.6 kommt nun
auch eine Kommt-Geht-Variante hinzu. Im Prinzip entspricht diese neue Variante dem, was man
gemeinhin unter „Stempeluhr“ versteht.
Das hört sich traditionell an, ist es auch. Dennoch ist das Thema im Moment durch das MindestlohnGesetz sehr aktuell. Die Anbindung unserer mobilen Lösung und das Cockpit bieten im Übrigen
einfache Möglichkeiten der Erfassung und des Controllings.
HR?
Sie haben es sicher bemerkt: der Titel ist recht lang und man hätte das Ganze vielleicht auch HRModul nennen können. Haben wir aber nicht.
Folgende Leistungsmerkmale sind enthalten:
1.
2.
3.
4.
5.
Sie (oder die Mitarbeiter selbst) können für work4all-User und sonstige Mitarbeiter Beginn
und Ende der Arbeitszeit sowie auf Wunsch auch Pausen erfassen.
Als work4all-User lässt sich dies automatisieren (Start von work4all und Beendigung merken)
Alle anderen Mitarbeiter können dies über ein Terminal (bei uns Cockpit genannt) tun. Dabei
helfen ggf. ein Touchscreen und ein Fingerabdruckleser.
In den Stammdaten des Mitarbeiters lassen sich eine Reihe von Regeln hinterlegen, die dann
bei der monatlichen Abrechnung berücksichtigt werden (Pausen, Arbeitszeiten etc.). Hierzu
dient eine übersichtliche Zeitkarte.
work4all bereitet die Daten für eine Lohnbuchhaltung vor, den letzten Anpassungsschritt (=
Schnittstelle) müssen Sie jedoch noch mit entsprechenden Datenbankkenntnissen vornehmen.
Und das kann work4all nicht:
1.
work4all kann keine sensiblen Daten (Personalverträge) sicher und gesichert speichern.
2.
work4all kann eventuell nicht jede Regelung des Arbeitsvertrags automatisch berechnen.
3.
Vorbereitete Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sind erst im Laufe des Jahres 2015
verfügbar.
4.
work4all ist nicht zertifiziert.
Mitarbeiter-Stammdaten
Für Mitarbeiter und Benutzer sind diverse Felder hinzugekommen. Außerdem erlauben wir an dieser
Stelle bewusst die Unterscheidung zwischen dem Benutzer (dieser nutzt work4all) und dem
Mitarbeiter (dieser wird bislang nur von anderen Personen verwaltet). Über das ArbeitszeitErfassungscockpit können diese Personen ebenfalls Benutzer von work4all werden – wenn auch nur
eingeschränkt auf das An- und Abmelden.
Die Zusatzfelder sind für beide Personengruppen identisch. Es handelt sich um zwei Gruppen von
Feldern, die in der neuen Registerkarte ARBEITSZEITEN/PAUSEN zu finden sind:
-
Berechnende Felder für die Arbeitszeiten und
-
Felder zum Einstellen der Pausenregeln.
Klicken Sie auf die Registerkarte, erscheint folgender Inhalt:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Die einzelnen Felder und Funktionen werden nachfolgend erklärt.
Fingerabdruck
Wenn Sie beabsichtigen, unser Arbeitszeit-Erfassungs-Cockpit aktiv zu nutzen, können Sie dies
entweder mit Hilfe eines Touchscreens tun oder – falls Sie ein wenig mehr Sicherheit möchten – über
ein Fingerabdruck-Lesegerät. Wir unterstützen aktuell Geräte der Firma SUPREMA (konkret im Einsatz
ist das Gerät BioMini).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Fingerabdruck lesen, anschließend leuchtet das
Licht für einige Sekunden und bestätigt Ihren Fingerabdruck mit einem Piepen.
Anschließend lassen sich die Kommt-Geht-Zeiten innerhalb des Cockpits
komfortabel und sicher über den gewählten Finger erfassen (achten Sie dabei
bitte darauf, dass es immer der gleiche Finger ist, den Sie auch eingescannt
haben.)
Berechnung der Arbeitszeiten
In den Arbeitsverträgen Ihrer Arbeitsnehmer sind möglicherweise sehr viele Regeln definiert, die
mathematisch nur schwer zu berechnen sind. Wir haben die gängigsten Regeln jedoch abgebildet, im
Laufe der nächsten Zeit werden wir ggf. weitere ergänzen. Alle Rechenregeln werden dabei nur an
zwei Stellen berücksichtigt: beim Erstellen der Zeitkarte und bei der Übergabe an die Fibu. Manche
Regeln sind vielleicht auch gar nicht rechen-relevant. Im Einzelnen sind folgende Einstellungen
möglich:
Tagessoll
Dies ist der zentrale Wert für alle Berechnungen: Das Tagessoll in Minuten. Hierfür
ein Beispiel: bei 40 Wochenstunden (8 Stunden pro Tag) tragen Sie hier 480
Minuten ein. Wir haben den Minutenwert als Basis genommen, damit auch bei
2
Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Teilzeitstellen (halbe Stelle, Drittel-Stelle) gerechnet werden kann. Die Darstellung
in der Zeitkarte erfolgt dann jedoch wieder als Stundenwert.
Haben Sie im Arbeitsvertrag eine Regelung nach Monat (oder ähnliche
Regelungen), ist dies in work4all nur dann möglich, wenn es in einen Tageswert
um rechenbar ist. In der Regel ist das möglich und entspricht auch der allgemeinen
Praxis, in der meist nach Wochenwerten geregelt wird. Bitte prüfen Sie also, ob Sie
auf Tageswerte umstellen können.
Wochentagsregelung
Alternativ zu diesem einen Wert lässt sich auch pro Wochentag ein Minutensoll
einstellen (also wiederum in der Regel 480 Minuten). Rechnerisch lässt sich auch
dies normalerweise in ein Tagessoll umrechnen. Ist der Vertrag aber auf
einen/mehrere Wochentage bezogen, ist diese Einstellung aber korrekter. Das
Tagessoll schaltet sich dabei automatisch auf 0.
Inkludierte
Minuten
Manche Arbeitsverträge beinhalten eine bestimmte Anzahl von (Über)Stunden, die
mit dem monatlichen Soll zusätzlich abgegolten sind. In der Regel AngestelltenVerträge. Tragen Sie auch hier den Minutenwert hierfür ein. Der Wert wird aktuell
auf der Zeitkarte ausgewiesen, eine Jahresberechnung des Arbeitszeitkontos findet
noch nicht statt.
Erfassung
Manuell: Sie erfassen Ihre Zeiten nur über die Maske, nicht über den Fingerscanner.
Manuell oder Fingerabdruck: Sie erlauben dem Mitarbeiter, sowohl über den
Fingerabdruck, als auch manuell zu erfassen.
Nur Fingerabdruck: Der Mitarbeiter kann sich nur über den Fingerabdruck
ausweisen, eine manuelle Erfassung ist nicht möglich.
Keine Erfassung: Der Mitarbeiter kann keine Kommt-Geht-Zeiten erfassen.
Taktung/min
Die Kommt-Geht-Zeiten werden in work4all immer Minutengenau erfasst. Über die
Taktung lässt sich jedoch einstellen, dass die erfassten Zeiten zum Beispiel nur im
15-Minuten-Takt abgerechnet werden. Dabei spielt dann die Rundung eine Rolle.
Rundung
Die Kommt-Rundung wird morgens angewandt. Hierzu ein Beispiel: Sie haben eine
Taktung von 15 Minuten und eine Kommt-Rundung nach oben eingestellt. Der
Mitarbeiter kommt um 7:48 Uhr. Damit wird die Kommt-Zeit in der Zeitkarte auf
8:00 Uhr korrigiert. Morgens spielt zusätzlich noch die früheste Kommt-Zeit eine
Rolle. Diese lässt sich für alle Mitarbeiter innerhalb der Maske ZEITKARTE
einstellen.
Die abendliche Rundung hat zunächst ebenfalls die Möglichkeit, auf- oder
abzurunden. Dies können Sie zusätzlich durch eine Uhrzeit-Regelung ergänzen
(„Bis 18:00 Uhr aufrunden, danach minutengenau abrechnen.“)
Bei den Rundungen gibt es neben dem Auf- oder Abrunden auch die Möglichkeit,
„Auf-/Abzurunden“. Dabei sucht sich work4all die Mitte der Zeitsequenz (zum
Beispiel die Mitte der 15 Minuten) und runden dann bis 7,5 Minuten innerhalb des
Intervalls ab, darüber auf.
Berechnung der Pausen
Standardmäßig wendet work4all die deutsche Pausenregel an. Hier der aktuelle Wikipedia-Auszug
zum Thema:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
In Computersprache umgesetzt, sieht dies bei uns so aus:
Sie haben die Möglichkeit, sich eigene Pausenregeln ähnlicher Natur zu definieren. Klicken Sie dafür
auf die Schaltfläche NEUE PAUSENREGEL und geben Sie die Werte dann zum Beispiel wie folgt ein:
Denken Sie daran, die Pausenregel über das kleine Symbol rechts auch wieder zu speichern.
Wichtig:
Die Pausenregel (und alle anderen Einstellungen der Stammdaten) sind sofort aktiv, wirken sich also
am gleichen Tag bereits auf die ausgedruckte Zeitkarte aus. Falls Sie das Modell eines einzelnen
Mitarbeiters zum Monatsende ändern möchten, dann müssen Sie dies auch genau dann tun. Die alten
Abrechnungen speichern Sie sich in Excel, um sie nachvollziehen zu können.
Rechte
Die Einstellungen in der Benutzermaske werden durch einige Rechte logisch ergänzt. Sie finden diese
unter CRM/BASICS in der Rechteverwaltung:
Kommt-Geht-Zeiten ändern,
eigene
Ist das Recht gesetzt, darf der Mitarbeiter uneingeschränkt
Änderungen an seinen Kommt-Geht-Zeiten sowie den Pausen
vornehmen (sowohl während des Erfassens, als auch im
Nachhinein).
Kommt-Geht-Zeiten ändern,
fremde
Ist das Recht gesetzt, darf der Mitarbeiter uneingeschränkt
Änderungen an fremden Kommt-Geht-Zeiten sowie den Pausen
vornehmen.
Kommt-Geht-Zeiten ansehen
-nicht benutzt-
4
Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Kommt-Geht-Zeiten korrigieren,
eigene
Änderungen und Korrekturen unterscheiden sich in work4all: die
Änderung überschreibt den Wert, die Korrektur wird zusätzlich
ausgewiesen (incl. Kommentar). Haben Sie das Recht, fremde
Zeiten zu ändern, impliziert das im Übrigen auch das
Korrekturrecht. Für die eigenen Daten wurde das Recht
aufgesplittet.
Kommt-Geht-Cockpit
einblenden
Die Anwesenheits-Übersicht (aufrufbar aus dem Schreibtisch,
Menüpunkt ETC) wird über dieses Recht gesteuert. Damit haben
Sie sowohl die Möglichkeit
Pausen stempeln
-
sich über den Anwesenheitsstatus der Kollegen zu
informieren,
-
als auch den Kollegen einen Zugang zum Erfassen zu geben,
die keinen work4all-Benutzer-Zugang haben (s. späteres
Kapitel COCKPIT ANWESENHEITS-ÜBERSICHT)
Möchten Sie es dem Mitarbeiter nicht gestatten, neben dem
reinen Kommt-Geht auch Pausen zu stempeln, so entfernen Sie
dieses Recht.
Erfassen der KOMMT-Zeit für Standard-Benutzer von work4all
Ist die Erfassung von Zeiten aktiviert (Maske MITARBEITER, Teilmaske ARBEITSZEITEN, ERFASSUNG
steht nicht auf MANUELL), erscheint nach dem Start von work4all folgender Dialog:
work4all fragt Sie nach der Check-IN-Zeit (Neudeutsch für KOMMT-Zeit). Durch Klicken auf
SPEICHERN&SCHLIESSEN ist der Vorgang abgeschlossen. Änderungen an der vorgegebenen Zeit
führen Sie entweder durch Klick auf die Pfeile oder durch Klick auf die Uhrzeit selbst durch. Das
klappt allerdings nur, wenn die entsprechenden Rechte (s.o.) gegeben wurden.
An dieser Stelle sind wir vermutlich an einer komplizierten angekommen: „Dürfen die oder dürfen die
nicht?“. Wenn Sie die Änderungsmöglichkeit verhindern, müssen die Mitarbeiter bei notwendigen
Änderungen („Ich musste nach dem Ausstempeln noch für den Chef …“) über eine dritte Person
Korrekturen vornehmen. Wenn Sie es zulassen, wird möglicherweise dem Chef unwohl sein („Ob die
das nicht ausnutzen?“).
Entscheiden Sie, es ist keine softwaretechnische Frage!
Vielleicht hilft folgendes zusätzlich: Die Ist-Werte eines jeden Tages können durch eine manuelle
Korrektur ergänzt werden (s. Rechte). So lässt sich das ideal kombinieren: der Mitarbeiter kann seine
eigenen Zeiten nicht ändern, aber durch eine Korrektur (plus oder minus) ergänzen. So müssen nur
diese Daten überprüft und ggf. genehmigt werden.
Zu einem weiteren Thema ebenfalls eine Argumentation/Lösung:
5
Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Nutzt man die Automatik für das Kommen, entsteht logischerweise morgens ein kleiner Zeit-Peak (die
Zeit zwischen dem Betreten des Hauses und dem Start des Computers bzw. work4all). Gleiches gilt für
das Gehen. Bitte benutzen Sie aber zur Korrektur dieses Problems besser die Rundung und nicht die
Korrektur. So müssen Sie dies nur einmal generell einstellen und nicht jeden Tag manuell korrigieren
oder das entsprechende Recht freischalten. Messen Sie also einmal den Sprint von der Tür bis zum
Arbeitsplatz und Hochfahren des Rechners sowie Start von work4all und runden Sie morgens diese
Zeit ab und abends auf (vermutlich ist der Sprint dann schneller ).
Die tägliche Kommt-Zeit wird im Schreibtisch in der Statusleiste angezeigt:
Erfassen der GEHT-Zeit für Standard-Benutzer von work4all
Verlassen Sie work4all, schreibt das Programm im Hintergrund diese Zeit temporär mit. Starten Sie das
Programm an einem Tag mehrmals, wird diese Zeit immer wieder überschrieben, bis sich der Tag
ändert. Dann erscheint folgender Dialog beim Programmstart:
Sie sehen Kommt- und Geht-Zeiten des letzten Arbeitstages und werden gebeten, die Check-Out-Zeit
zu bestätigen. Möglicherweise haben Sie auch hier keine Korrekturmöglichkeit.
SPEICHERN&SCHLIESSEN Sie den Dialog. Anschließend wechselt work4all zur zweiten Eingabe (CheckIn).
Erfassen von Pausen für Standard-Benutzer von work4all
Die tägliche Kommt-Zeit sehen Sie im Schreibtisch in der Statusleiste unten rechts. Haben Sie das
Recht, Pausen zu stempeln, erscheint neben der Uhrzeit das Pausensymbol
Ihre Pause. Es erscheint folgender Dialog:
. Starten Sie hierüber
Klicken Sie auf PAUSE BEGINNEN, läuft die Pausenzeit. Dies wird auch angezeigt:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Der Bildschirm von work4all ist während der Pause gesperrt. Kommen Sie zurück zum Arbeitsplatz,
klicken Sie auf PAUSE BEENDEN, um den Vorgang abzuschließen. Ist die Pause dabei kürzer als der
Minimalwert (Standard: 10 min), wird die Pause verworfen. Der Standardwert lässt sich in den
GENERELLEN EINSTELLUNGEN durch Hinzufügen des folgenden Schlüssels ändern:
Das Cockpit zum Erfassen von Zeiten
Zusätzlich zum in den letzten Abschnitten beschriebenen Verfahren können Sie oder Ihre Kollegen
auch über das Anwesenheits-Cockpit Ihre Zeiten erfassen. Hier kann man auch Mitarbeiter ins Boot
nehmen, die gar keine work4all-Anwender sind (also keinen Zugang besitzen).
Rufen Sie das Cockpit über STRG-A oder per Maus unter ETC-Cockpit-Anwesenheits-Übersicht auf. Es
erscheint folgende Ansicht:
Die Darstellung der einzelnen Kacheln entspricht dem Look-and-feel von Windows 8, das Ganze
reagiert auf Berührungen. Wir selbst und einige unserer Kunden haben dieses Cockpit (als einzige
Anwendung) auf einem Stand-Alone Bildschirm-Rechner in der Nähe unseres Firmeneingangs
installiert. So können sich alle Mitarbeiter morgens und abends beim Eintreten oder Verlassen sehr
einfach ein- und ausloggen.
Der Rechner benötigt keine Tastatur (wenn doch, gibt es ja die Bildschirm-Tastatur) und keine Maus
(durch Touch). Zusätzlich ist per USB ein Fingerprint-Reader integriert. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern
auch ohne ein solches Gerät „über den Weg trauen“, können Sie natürlich darauf auch verzichten und
alles über das Berühren steuern. Entscheiden Sie …
Zu den einzelnen Funktionen und Bildschirmbereichen nun die Erklärungen:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
SCHLIESSEN
Natürlich tut die Schaltfläche genau das: Schließen der Maske. Da Sie ja eine
echte Anmeldung in work4all für diese Teilanwendung benötigen, liegt hinter
dieser Schaltfläche eine Einstellung: Um zu verhindern, dass Ihre Kollegen
sozusagen „mit Ihren Rechten“ durch work4all spazieren, lässt sich die Maske in
einem gesicherten Modus öffnen. Hierzu stellen Sie in Ihren PERSÖNLICHEN
EINSTELLUNGEN folgende Einstellung auf JA:
Ist diese Einstellung aktiviert, lässt sich die Maske nur noch mit Ihrem
Fingerabdruck verlassen.
EINSTELLUNGEN
Oben rechts finden Sie mehrere Einstellungen:
AKTUALISIEREN erlaubt es Ihnen, eine Automatik für die Aktualisierung des
Bildschirms einzustellen. Hier sind Werte zwischen 30 sec und 5 min möglich.
FREIE MITARBEITER erlaubt es Ihnen, auch Nicht-Benutzer in dieser
Erfassungsmaske anzuzeigen und ihnen die Erfassung zu erlauben.
HINTERGRUNDBILD gibt Ihnen die Möglichkeit, das farbige Hintergrundbild
durch einen schwarzen Bildschirm zu ersetzen.
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Im linken Bereich sind alle Abteilungen und Mitarbeiter aufgeführt. Alle
Mitarbeiter (und auch die freien Mitarbeiter) sind standardmäßig angehakt. Das
Setzen der Markierung wird gemerkt – auch nach Neustart erscheinen wiederum
nur die angehakten Mitarbeiter. So haben Sie die Möglichkeit, mehrere Terminals
in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Mitarbeiter-Gruppen vor zu
konfigurieren.
ABWESEND
Hier erscheinen alle Mitarbeiter, die aufgrund der Datenlage als abwesend
gelten. Hat ein Kollege den Tag beendet, erscheint er auch wieder hier (nun
allerdings mit grüner Hintergrundfarbe).
Außer Haus
work4ll durchsucht den Kalender, um abwesende Kollegen in diesem Bereich
anzuzeigen. Ein Abwesenheitstermin pro Tag reicht, damit er hier erscheint. Die
Ausser-Haus-Termine im Kalender werden über das Merkmal der Terminfarbe
erkannt.
Urlaub
Aufgrund des Eintrags im Urlaubskalender werden die entsprechenden Kollegen
hier „abgelegt“.
Krank
Das gleiche Procedere gilt auch bei den Krankheitsfällen …
Per Fingerabdruck oder Mausklick erfassen
Wurde in den Benutzer-/Mitarbeiterdaten als Erfassungsart Fingerabdruck hinterlegt, muss jeder
Vorgang durch Klick (oder Touch?) auf das Symbol oben rechts gestartet werden:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Diese Berührung löst den technischen Zugriff auf das Lesegerät aus – Sie haben zwei Sekunden Zeit.
Danach wird der gleiche Vorgang ausgeführt, als ob Sie Ihre eigene Karte anklicken würden:
-
Waren Sie abwesend, öffnet sich sofort die Maske für das Check-In.
-
Waren Sie anwesend, öffnet sich das Untermenü für die Optionen „Tag beenden“ und
„Pause beginnen“
-
Waren Sie in einer Pause, öffnet sich der Dialog „Pause beenden“
-
Haben Sie den Tag eigentlich bereits beendet, können Sie diesen Eintrag (nach Rückfrage)
wieder entfernen, um neu durchzustarten. Man soll ja Mitarbeiter nicht vom Arbeiten
abhalten. 
Ist man anwesend, lässt sich vom Mitarbeiter per Klick auch die aktuelle Zeitkarte aufrufen (siehe
nächstes Kapitel).
Die Zeitkarte
Das Ergebnis aller voran beschriebenen Bemühungen wird in der ZEITKARTE dargestellt und
zusammengefasst. Der Aufruf geschieht an mehreren Stellen:
-
Im Schreibtisch durch Klick auf BEGINN HEUTE in der Statusleiste (sofern Sie eine „normaler
work4all-User“ sind
-
Im Cockpit durch Klick auf die eigene Arbeitskarte während des laufenden Tages unter
„Anwesend“.
Und so sieht diese Zeitkarte aus:
Wie Sie sicher erkennen, ist dies eine vorbereitete Excel-Ansicht. Per Klick auf die Schaltfläche oben
links lässt sich der Excel-Export auch schnell erledigen.
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Im Kopf der Darstellung finden Sie zum aktuellen Mitarbeiter alle notwendigen Daten seines
Arbeitsvertrags. Diese fließen nicht unbedingt in die untere Tabelle ein (so etwa die inkludierten
Minuten). Es wird jeweils ein Monat dargestellt, mit Hilfe der Pfeiltasten lässt sich schnell zu
vorherigen Monaten zurückspringen.
Als Administrator sind bei den Kopf-Menüs mehrere Zusatzeinträge sichtbar bzw. veränderbar:
-
Der Fibu-Export generiert Rohdaten aller Mitarbeiter in einer Tabelle des SQL-Servers. Hier
lässt sich mit einfachen Mitteln eine Schnittstelle oder ein erweitertes Excel-Reporting
bewerkstelligen. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie solche Dinge benötigen.
-
Bei den EINSTELLUNGEN (rechts) wird zunächst die früheste Einbuchzeit gezeigt, sie lässt sich
hier auch ändern. Bitte beachten Sie, dass diese Änderung sofort bei allen Mitarbeitern greift.
Zusätzlich gibt es in den EINSTELLUNGEN die Möglichkeit, zwischen dieser Excel-Ansicht und einer
Bearbeitungsansicht zu wechseln. Dies macht sicher nur für Mitarbeiter Sinn, die oft Einträge für Ihre
Kollegen ändern (s. nächstes Kapitel).
Im Bereich der Tabelle wird der ausgewählte Monat Tag für Tag analysiert und dargestellt. Hier ein
Rechenbeispiel, was im Folgenden einige Male benutzt wird:
Erklärungen:
Kommt
Die (nicht korrigierte) Uhrzeit, an dem Sie Ihr Check-In durchgeführt haben. Also
zweimal 08:00 Uhr.
Geht
Die (nicht korrigierte) Uhrzeit des Auscheckens. Einmal 18:00 Uhr, einmal 19:00 Uhr.
Pause
Die für Sie gültige Pause unter Berücksichtigung Ihrer (korrigierten) Arbeitszeit. Jeweils
45 Minuten nach gesetzlichen Vorgaben.
Konto
Es ist möglich, Buchungskonten für Ihre unterschiedlichen Arbeitszeit-Arten zu
definieren (zum Beispiel Arbeitszeit, Krankheit etc.). Diese werden später gruppiert und
zusammengefasst und zur Lohnbuchhaltung übergeben.
Soll
Aus Ihren Tagesminuten ergibt sich ein Soll, das hier in Stunden angezeigt wird. Haben
Sie Wochentage mit Soll versehen, wird dies ebenfalls hier berücksichtigt.
IST
Der nicht korrigierte Wert, also die Differenz zwischen Kommt und Geht. Die Pause
wurde hier noch nicht abgezogen.
Bezahlt
Hier ist nun die Pause abgezogen.
Tag
Die aus SOLL und IST resultierende Differenz. Sie kann positiv oder negativ sein. Am
ersten Tag waren es 1,25 h zu viel, am zweiten 2,25.
MAZ
Die Monats-Arbeitszeit „schaukelt“ sich in der letzten Spalte hoch. Am zweiten Tag des
Monats sind Sie hier summiert mit 3,5 h im Plus.
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Urlaub und Krankheit
Urlaub- und Krankheitstage pflegen Sie wie gewohnt über den Urlaubs- bzw. Krankheitskalender.
Damit wird dann automatisch die entsprechende Zeile erstellt. Es werden jeweils 8 h (oder der
entsprechende Wert, der sich aus den Tagesminuten ergibt) abgezogen:
Automatische Korrekturen
Im rechten Bereich finden Sie zunächst zwei Spalten, in denen das KOMMT und das GEHT eventuell
korrigiert werden. Gründe sind Rundungen oder die Unterschreitung der frühesten KOMMT-Zeit
sowie das Überschreiten der maximalen Arbeitszeit, die gesetzlich erlaubt ist. Nehmen wir an, der
früheste Beginn der Arbeitszeit wäre 09:00 Uhr. Dann sähe die gleiche Tabelle folgendermaßen aus:
Es entfallen zwei Stunden. Bei einer Rundungs-Korrektur wird der korrigierte Wert in den beiden
rechten Spalten KOMMT und GEHT gezeigt.
Manuelle Korrekturen
Manche Dinge sind leider (oder Gott-sei-Dank) nicht zu automatisieren oder zu regeln. Beispiel: Sie
sind im Service eingesetzt, stempeln morgens in der Firma ein. Abends kehren Sie zurück und
stempeln aus. Normalerweise stimmen die Zahlen dann aufgrund der allgemeinen Pausenregeln. Sie
haben jedoch heute mittags zwei Stunden zuhause bei Ihrer Frau verbracht – sind aber ein ehrlicher
und loyaler Mitarbeiter und möchten diese beiden Stunden als private Pause zusätzlich erfassen.
Dies nennen wir eine manuelle Korrektur. Es gibt hierfür ein separates Recht.
Ist dieses Recht gesetzt, doppelklicken Sie einfach die zu korrigierende Zeile. Es erscheint eine
Eingabemaske für diesen Fall:
Sie sehen hier alle notwendigen Felder, um Korrekturen jeder Art zu bewerkstelligen. Ihr
Administrator kann entsprechende Konten für die unterschiedlichsten Fälle vordefinieren. Diese
stehen dann bereits zur Auswahl im Feld ART. Dabei sollte der Administrator auch die Minus- oder
Plus-Logik vordefinieren. Speichern Sie anschließend die Korrektur, ändert sich wiederum die Zeile der
Zeitkarte:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Ihre Frau hat Sie zwei Stunden gekostet – Sie sind im Minus! Aber es hat sich sicher gelohnt.
Wichtig für Sie als Administrator:
Bitte benutzen Sie nicht die vordefinierten Zeitkonten-Nummern 100, 101, 110, 120 und 130. Alle
Korrektureinträge werden bei der späteren Berechnung wie normale Arbeitszeiten saldiert, aber
separat ausgewiesen.
Monatssaldo
Im unteren Bereich der Zeitkarte wird das Monatssaldo des aktuellen Mitarbeiters dargestellt. Zur
Erklärung zunächst das Beispiel:
Es wird immer ein ganzer Monat ausgewertet – in diesem Fall der April. Zunächst erscheint eine Zeile
mit dem Soll des Monats sowie den „bezahlten“ Stunden. Der Begriff „bezahlt“ stimmt dabei nicht
ganz, es sind eher die gezählten und anerkannten Stunden. Der Begriff „IST“ wäre allerdings genauso
unscharf, da ja aufgrund von Regeln (zum Beispiel Pausen oder Taktungen) eventuell bereits vorher
Stunden wegfielen. Ob sie alle (incl. der Überstunden) bezahlt werden, ist ein Thema das jeweiligen
Arbeitsvertrags. In dem oben abgebildeten Wert (189,71 h) enthalten sind dabei 4 Urlaubstage,
eventuelle Krankheitstage sowie Feiertage.
Die Differenz zwischen Soll und Bezahlt bildet dann den Saldo des Zeitkontos (umgangssprachlich
Überstunden genannt). Im Beispiel sind dies 13,71 h. Zusammen mit dem Saldo des letzten Monats (5
h) weist das Zeitkonto zum 30.04. also nun ein Plus von 18,71 h aus.
Das Urlaubskonto wird ebenfalls im Laufe des Jahres fortgeschrieben: Hier waren zum Jahresbeginn
30 Tage verfügbar, zum 31.03. war bislang 1 Tag verbraucht. Im April kommen 4 Tage dazu, deshalb
ist das Saldo am Monatsende 25. Eventuell wird hier auch der Übertrag des Urlaubs aus dem letzten
Jahr gezeigt. Beides kommt aus dem Urlaubskalender (siehe separates Infoblatt).
Weitere Hinweise zum Saldo und zu den Zeitkonten finden Sie in dem späteren Abschnitt Zeitkonten.
Die Bearbeitungsmaske
Die Zeitkarte hat standardmäßig die beschriebene Excel-Ansicht. Im oberen Bereich lässt sich jedoch
auch ein anderer Stil einschalten, der sinnvoller ist, wenn Sie viele Änderungen vornehmen müssen
(zum Beispiel für Ihre Kollegen):
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Nun wird folgende Ansicht gezeigt:
Die einzelnen Tageszellen können angeklickt werden und wechseln dann in die gewohnte Maske zum
Ändern/Löschen. Wurden an einem Tag Pausen gestempelt stellt sich die Darstellung wie auf dem
Bildschirmfoto am 04.03. dar: Beginn und Ende werden in einer gemeinsamen Zelle gezeigt. Klicken
Sie auf diesen Eintrag, wird der komplette Tag im unteren Bereich incl. Pausen angezeigt.
Hier ist es wiederum möglich, Änderungen vorzunehmen. Allerdings nicht für den aktuellen Tag.
Zeitkonten und Zwischensalden
Unter EINSTELLUNGEN kann der Administrator auf eine weitere Ansicht umschalten: das Zeitkonto
aller Mitarbeiter.
Diese Ansicht beinhaltet zwei unterschiedliche Ansichten: MONATSWERTE stellt die Summen eines
einzelnen Monats für alle Mitarbeiter dar. ZWISCHENSALDO erlaubt Ihnen manuelle Korrekturen der
Zeitkonten (ebenfalls für alle Mitarbeiter).
Zunächst zu den Zwischensalden der Zeitkonten:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
ZWISCHENSALDO
Ein Zwischensaldo wird in der Regel zu Beginn des Geschäftsjahres oder zu Beginn der Aufnahme der
Tätigkeit eines Mitarbeiters benötigt. So können Sie zum Beispiel am 01. Mai mit einem ZeitkontoSaldo von 15 Stunden für einen einzelnen Mitarbeiter starten. Ab diesem Tag führt die korrekte
Eingabe von Stunden dann jeweils zum Monats- und Zwischensaldo. Auch eine Korrektur ist so
möglich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Zwischensaldo, erscheint nachfolgende Frage:
Obwohl Sie hier ein Datum auswählen, geht es immer um das Ultimo dieses Monats. Innerhalb eines
Monats können Sie keine manuellen Korrekturen vornehmen. Anschließend erscheint die Tabelle für
alle Mitarbeiter, in die Sie die Salden eingeben:
Zum Abschluss speichern Sie die Werte über die entsprechende Schaltfläche.
MONATSWERTE
Die Zeitkonten aller Mitarbeiter können über diese Ansicht gesammelt dargestellt werden. Wählen Sie
dabei aus den letzten 9 Monaten den gewünschten Monat aus:
Die nachfolgende Berechnung kann leider etwas dauern, es werden sehr viele Datensätze
ausgewertet. Es erscheint folgende Ansicht:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Sie sehen nur die Werte des Monats, keine fortlaufenden Salden!
Zum Exportieren in Ihre Fibu ist möglicherweise unser Standard-csv-Export geeignet. Diesen starten
Sie über das Menü:
Beachten Sie bitte auch die Druckausgabe neben dem Export-Menü.
Erfassen von Kommt-Geht-Zeiten über unsere APP
Sind Sie unterwegs, können Sie Ihre Zeiten natürlich nicht über das Cockpit erfassen. Sind Sie ins VPN
eingebunden, können Sie dies als Benutzer ggf. tun. Zusätzlich bieten wir unseren Kunden jedoch die
Möglichkeit, die Kommt-Geht-Zeiten über unsere mobile Anwendung zu erfassen. Das sieht dann so
aus:
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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Die Kommt-Geht-Zeiterfassung über die APP ist allerdings aktuell (Mai 2015) noch im Beta-Stadium.
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