Prokrastination und Selbstorganisation

Prokrastination und Selbstorganisation
Selbstorganisation ist mehr als ein „Clean Desk” und gut geordnete Unterlagen, Selbstorganisation
kann helfen, wenn ein Satz wie „Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll...” zum Begleiter durch den Tag
geworden ist - kurz: Wenn die Prokrastination als Sieger aus dem Kampf gegen produktives Arbeiten
hervorgegangen ist.
Prokrastination hat viele Gesichter, vom Putzen über panisches Listenschreiben bis hin zum als
Recherche deklarierten Surfen im Internet. Dahinter steckt immer etwas Unangenehmes, falsche
Einschätzung des Zeitbedarfs, suboptimale Organisation, mangelnde Konzentration und vielleicht
auch hin und wieder das Gefühl der Überforderung oder eine Sisyphusarbeit vor sich zu haben.
Genauer betrachtet, trifft nichts davon wirklich zu, der Grund oder die Gründe liegen häufig auf
einer ganz anderen Ebene: der Organisation.
Unangenehmes
Wenn Sie sich immer wieder dabei ertappen, dass Sie lange To-Do-Listen schreiben und
Unangenehmes immer wieder ganz unten auf der Liste landet, setzen Sie sich feste Termine, zum
Beispiel „10:00 Uhr X wegen Preisverhandlung anrufen”. Auch wenn X nicht erreichbar sein sollte
oder das Gespräch nicht das gewünschte Ergebnis zeigen sollte - Sie haben endlich einen
unangenehmen Punkt erledigt, Ihre Motivation wird davon profitieren. Wenn Letzteres eingetreten
ist, kennen Sie jetzt die Argumentation von X und können beim nächsten Gespräch darauf eingehen.
Zeitaufwändiges
Es sind viele kleine Schritte nötig, um einen Berg zu besteigen. Auch Ihre scheinbar riesige Aufgabe
besteht aus vielen kleinen Schritten, die Sie nacheinander abarbeiten können. Setzen Sie sich
zunächst einen festen Termin für die Fertigstellung, zum Beispiel 2 Stunden vor dem vereinbarten
Abgabetermin. Anschließend zerlegen Sie Ihre Aufgabe in kleine, täglich problemlos zu erledigende
Schritte, wie zum Beispiel eine bestimmte Anzahl zu übersetzender Wörter pro Tag, und setzen Sie
sich feste Termine dafür: „02.02.2016 - 08:00 - 12:00 Uhr: X Wörter Auftrag Y übersetzen”. Der Berg
wird jeden Tag ein Stückchen kleiner und Sie haben die Gewissheit, dass Sie diesen Auftrag
termingerecht erledigen können.
Projekte
Große Aufgaben lassen sich auch als Projekt verwalten und abarbeiten. Wenn Sie beispielsweise
einen Auftrag erhalten haben, für den Sie relativ viel recherchieren und viel Terminologiearbeit
erledigen müssen, betrachten Sie ihn einfach als Projekt und teilen Sie ihn in Teilprojekte auf. Sie
können Ihren Teilprojekten zum Beispiel sogenannte „Quality Gates” zuweisen. Die „Quality Gates”
sind eine Reihe festzulegender Kriterien, die erfüllt sein müssen, bevor die nächste Projektphase in
Angriff genommen werden kann. Sie schlagen hier zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie sichern die
Qualität der abgeschlossenen Projektphase und können einen Erfolg für sich verbuchen.
Priorisierung
Wenn Sie keinen Abgabetermin als höchste Priorität einzuplanen brauchen, setzen Sie einfach
einmal Unangenehmes oder größere Aufgaben an die erste Stelle, eventuell mit einem festen
Termin. Arbeiten Sie durch, das heißt, schalten Sie alles aus, was Sie ablenken könnte und
konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe, der Sie die höchste Priorität gegeben haben.
Die folgenden Aufgaben mit niedrigerer Priorität erledigen sich danach fast von selbst!
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Gewohnheiten
Gewohnheiten können uns das Leben leichter machen oder wertvolle Zeit kosten. Gewohnheiten
laufen reflexartig ab, bestimmte Reize rufen bestimmte Verhaltensmuster ab. Das kann das
Wechseln der CD an einer bestimmten roten Ampel sein oder die Tasse Kaffee, der Ausflug in ein
soziales Netz, der letztendlich nicht die gefühlten 10 Minuten, sondern tatsächliche zwei wertvolle
Stunden dauert.
Gewohnheiten zu ändern ist nicht ganz so leicht wie Fristen oder Termine zu setzen, Sie brauchen
viel Geduld mit sich selbst und vor allem Disziplin. Schließlich gilt es, etwas Verlockendem mit einem
entschiedenen „Jetzt nicht!” zu widerstehen!
Beginnen Sie damit, sich aufmerksam zu beobachten. Sobald Sie etwas tun, das Sie Zeit kosten wird,
Sie von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ablenkt und/oder das Sie zukünftig vermeiden wollen, schreiben
Sie es auf. Begründen Sie, weshalb Sie dieser Gewohnheit jetzt gefolgt sind und welche Vorteile Sie
davon hatten. Lassen Sie damit Zeit, führen Sie diese Aufzeichnungen über eine oder zwei Wochen
konsequent durch. Sie werden wahrscheinlich sehr schnell feststellen, dass diese Gewohnheiten
schon nach kurzer Zeit nicht mehr unbewusst ablaufen und Sie innehalten, wenn der Auslöser
erreicht ist. Sie werden dennoch viel Zeit brauchen, um diesen zeitfressenden Gewohnheiten
abzuschwören und zum Beispiel den Facebook-Besuch um 10:45 Uhr durch Konzentration auf die
um 10:30 Uhr begonnene Tätigkeit zu ersetzen.
Fazit
Selbstorganisation äußert sich in Zeitersparnis, Sie haben gelernt, Ihre Zeitfresser zu erkennen und
zu beheben. Sie werden feststellen, dass Sie weniger Stress ausgesetzt sind, denn Ihre neue Planung
hilft Ihnen, sich nicht unter Druck zu setzen. Sie erreichen Ihre Ziele, denn Sie arbeiten jetzt
konzentriert darauf hin, Sie verzeichnen immer wieder Erfolge, die Ihre Motivation befeuern.
Gut geplant ist halb gewonnen - versuchen Sie es!
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