Der Kaufmann - Ralf Lange

Der Kaufmann
Kaufmännischer Unternehmensberater
Ralf Lange · Oprielshof 8 · 46569 Hünxe
Paket Finanzen
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Forderungsmanagement
Vorbereitung auf ein Rating (Basel II)
Verhandlungen mit Banken, Kunden, Lieferanten
Krisenvermeidung
Hier: Modul Forderungsmanagement
Ausgangssituation:
Welcher Gründer oder Jungunternehmer liebt schon das Schreiben von Rechnungen oder
Mahnungen? Vielen Selbständigen fällt es zu Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit
schwer, einwandfreie Rechnungen, die auch den steuerlichen Vorschriften genügen, zu
erstellen. (Die letzte Verschärfung der formalen Erfordernisse für Rechnungen datieren
aus dem Jahr 2005.)
Nach Geld fragt man nicht …
Auch die richtige Form und der angemessene Ton von Zahlungserinnerungen muss erst
gefunden werden. Wäre es nicht ohnehin besser, die Rechnung telefonisch zu
„betreuen“? Mancher Jungunternehmer wendet ein, wer nach Geld fragen muss, hat es
nötig. Aber ist nicht gerade die pünktliche Zahlung die Pflicht des Kunden? Hat man nach
guter Leistung nicht auch Anspruch auf eine gute Leistung des Kunden – dem zeitnahen
Ausgleich der Rechnung?
Problematisch ist das fehlende Forderungsmanagement vor allem bei jungen
Unternehmen. Nach einer Ursachenstatistik von Creditreform ist eine der wichtigsten
Ursachen für die Insolvenz von jungen Unternehmen die Zahlungsunfähigkeit, die sich
aus dem schleppenden Zahlungseingang der Kunden ergibt.
Ein einzelnes Unternehmen kann nun wenig gegen die allgemein schlechter werdende
Zahlungsmoral tun. Aber mit einem aktiven Management des Forderungsbereiches kann
das Risiko, von dieser schlechten Zahlungsmoral in Mitleidenschaft gezogen zu werden,
erheblich reduziert werden.
Die zeitliche Lücke, die viel Geld kostet …
Oftmals findet man in Betrieben die vorherrschende Meinung, die Leistung kann erst
dann abgerechnet werden, wenn die letzte Schraube geliefert wurde. Junge Unternehmen
sollten sich die Abwicklung eines Auftrages aber anhand Ausgaben und Einnahmen auf
Telefon: 02858/ 823 17
Mobil: 0178/ 161 03 85
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www.der-kaufmann-huenxe.de
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Seite 2 - Paket Finanzen/ Modul Forderungsmanagement
dem eigenen Konto klar machen. Während die Ausgaben, z.B. für Löhne und Steuern zu
fixen Terminen erfolgen, Lieferanten vielleicht sogar Vorkasse verlangen, vergeht ein
langer Zeitraum bis schließlich die Kundenzahlung vereinnahmt werden kann. So können
Sie vielleicht Skontomöglichkeiten Ihrer Lieferanten nicht immer in Anspruch nehmen.
Diese zeitliche Lücke zwischen den Ausgaben und den Einnahmen kostet Geld. Zinsen
aufgrund der Inanspruchnahme eines Kontokorrentkredites oder fehlende Zinsen, da die
Zahlungseingänge erst verspätet auf einem Tagesgeldkonto angelegt werden können.
Oder diese zeitliche Lücke verursacht einen Mehrpreis durch die fehlende Skontonutzung.
Und diese zusätzlichen Kosten zehren vielleicht Ihren Gewinn auf? Oder sie
verschlechtern die Bonität Ihres Unternehmens? Vielleicht verschlechtert sich sogar Ihr
Rating, das Ihre Hausbank für Ihr Unternehmen erstellt, und die Kredite werden noch
teurer?
Was ist zu tun?
Die Lücke muss kleiner werden!
Mit …
 verbesserten Zahlungsbedingungen,
 einer klareren Definition in den Verträgen, was geliefert und geleistet werden soll,
welche Ergebnisse erwartet werden,
 einer schnelleren Abrechnung (bessere Verzahnung der Abläufe zwischen
Auftragsbearbeitung und Abrechnung),
 schnellerer Klärung von vermeintlichen oder tatsächlichen Beschwerden über die
Qualität oder den Umfang der erbrachten Leistung,
 steuerlich korrekten Rechnungen,
 einer genaueren Klärung der Formanforderungen der Kunden an Ihre Rechnung
(wohin soll das Original gesendet werden, wer muss eine Kopie erhalten, wie viele
Kopien sind anzufertigen, …),
 einer freundlichen aber beharrlichen Betreuung der offenen Posten anstelle des
üblichen Mahnwesens,
 einem Frühwarnsystem (Kennzahlen, die aus dem Tagesgeschäft entwickelt werden,
so dass sie wirklich im Tagesgeschäft eingesetzt werden können) und
 einer Liquiditätsplanung, die eine jederzeitige Ausnutzung von Skonto ermöglicht
… kann aus einer großen Lücke schnell eine sehr eine sehr kleine werden!
Daneben sollte man sich natürlich genau überlegen, mit wem man Geschäfte macht und
mit wem nicht. Eine Bonitätsprüfung für neue Kunden muss obligatorisch erfolgen. Aber
auch über bekannte Kunden sollte in regelmäßigen Abständen eine Auskunft eingeholt
werden.
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Lösung: Wirksame Unterstützung für Unternehmer mit Rat und Tat!
Leistungsbeispiele: Welche Unterstützung benötigen Sie?
Rat: Coaching + Beratung:
Tat: Aktive Bearbeitung:
• Frühwarnsystem aufbauen
• Aussagekräftige Kennzahlen aus
dem Tagesgeschäft für das
Tagesgeschäft
• Liquiditätsplanung aufbauen
• Kalkulation optimieren
• Kfm. Abläufe optimieren
• Kundenverträge optimieren
• Rechnungsausgang beschleunigen
• Einkaufsoptimierung
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Mahntelefonate
Schwierige Briefe formulieren
Bankinformationen aufbereiten
Kfm. Vertragsbestandteile formulieren
Wichtige Verhandlungen mit Kunden,
Banken, Lieferanten, … vorbereiten
und aktiv führen
• Kundenreklamationen bearbeiten
• Mtl. Kennzahlen aufbereiten
• Kennzahlenauswertung und
Maßnahmen vorschlagen
Auf diese Fragen haben Sie zukünftig Antworten:
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Wer schreibt dem Kunden einen wohlüberlegten Brief, um dessen Reklamation zu
beantworten und die Zahlung die offenen Posten zu bewirken?
Wie muss die Bank informiert werden, damit die Kredite nicht teurer werden? (z.B.
Vermeidung von Überziehungszinsen aufgrund einer temporären Überziehung des
Kontokorrents)
Wer bereitet die Kundenverhandlung so vor, dass nicht nur der Auftrag akquiriert
wird, sondern auch die Vertragskonditionen erträglich bleiben?
Wie gehe ich mit säumigen Kunden um? Ich will sie doch nicht verprellen. Dennoch
muss ich schleunigst den Zahlungseingang sicherstellen, um die Steuern pünktlich
zahlen können.
Ist die telefonische Rechnungsbetreuung erfolgreicher? Wer führt diese Telefonate?
Wer sagt mir, welche Kennzahlen für mich wirklich wichtig sind?
Können meine Einkaufskonditionen weiter verbessert werden?
...
Also, wenn Sie Rat und/ oder Tat benötigen => Der Kaufmann
Kompetenz: Informationen über meine Erfahrungen und Kompetenzen finden Sie auf
der Internetseite http://www.der-kaufmann-huenxe.de/Berater/Berater.htm. Zunächst
als Bereichsleiter Niederlassungen, dann als Geschäftsführer und kaufmännischer
Vorstand habe ich zahlreiche selbständige Niederlassungen (Rechtsform GmbH)
gegründet, aufgebaut und kaufmännisch geleitet. Über viele Jahre habe ich in
Existenzgründerseminaren angehenden Jungunternehmern Hilfestellungen für den
Sprung in die Selbständigkeit gegeben.
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Kosten:
Meine Beratungsleistungen biete ich Ihnen zu attraktiven Preisen an. Alle Erstgespräche
sind kostenlos. Für Existenzgründer und Jungunternehmer (in den ersten fünf
Geschäftsjahren nach der Gründung) gibt es vergünstigte Honorarsätze. Gerne informiere
ich Sie telefonisch oder im persönlichen Gespräch über meine Stunden- oder Tagessätze.
Meine Beratungsleistungen können ggf. teilweise durch Fördermittel des Landes NRW,
des Bundes oder der kfw-Mittelstandsbank finanziert werden. Diese Fördermittel werden
als nicht rückzahlbare Zuschüsse direkt auf Ihr Konto überwiesen. Sie betragen zwischen
40 und 75% der Beratungskosten.

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