Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten I. Allgemeines Das in der Verwaltung, den zentralen Organen sowie in den Fakultäten und Einrichtungen der Universität Bochum1 entstehende Schriftgut ist Eigentum der Universität bzw. des Landes Nordrhein-Westfalen. Es wird regelmäßig, sofern seine Beschaffenheit bzw. die äußere Form dem nicht entgegensteht, in Akten aufbewahrt. In weiteren Fragen der Schriftgutverwaltung berät das Universitätsarchiv. Nach Maßgabe des Nordrhein-Westfälischen Archivgesetzes2 und der folgenden Regelungen ist das in der Dienststelle nicht mehr benötigte Schriftgut dem Universitätsarchiv Bochum zur Übernahme anzubieten. Analog zu konventionellen Akten gelten diese Regelungen für maschinenlesbar gespeicherte Informationen und Dokumente. II. Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist gibt den Zeitraum an, für den eine Akte bei der aktenführenden Stelle auch nach ihrer Schließung aufzubewahren ist, bevor eine Aussonderung durchgeführt werden kann. Sie beginnt jeweils nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen worden ist. Zu unterscheiden sind gesetzlich oder durch Erlass bestimmte Aufbewahrungsfristen und solche, die hochschulintern festgesetzt werden. Nach Ablauf der Fristen sollen die Akten und das sonstige Schriftgut regelmäßig ausgesondert werden. Dauernd aufzubewahrende Unterlagen können in Absprache mit dem Universitätsarchiv an dieses abgegeben werden, sofern sie zur Erfüllung der Dienstaufgaben nicht mehr benötigt werden. Dauernd aufzubewahren sind: • Urkunden und Schriftgut mit grundsätzlicher Bedeutung für die Organisation und Entwicklung der Universität resp. der Fakultäten/Einrichtungen • Sitzungsunterlagen/Protokolle zentraler Gremien sowie Gremien auf Fakultätsebene (nur geschäftsführende Stellen) • Wahlunterlagen (Ausnahme: Stimmzettel, Wählerverzeichnisse) • Liegenschaftsakten Zweitschriften von Prüfungszeugnissen bzw. -urkunden (Promotion, Diplom, Magister, Bachelor- und Masterexamina) sind 30 Jahre, Nachweise über Prüfungsvorleistungen (Nachweise über erfolgreiche Seminar-, Kurs- oder Übungsteilnahme) sind 10 Jahre aufzubewahren. Prüfungsarbeiten (Abschlussarbeiten) sind zwei Jahre aufzubewahren; nach Ablauf dieser Frist sind sie dem Prüfling zu überlassen, wenn dieser das beantragt hat. Der Prüfling soll auf diese Möglichkeit hingewiesen werden. 1 2 Eingeschlossen sind hier die Organe sowie Untereinrichtungen (Seminare/Institute) der Fakultäten. Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NW) vom 16. Mai 1989. Für alle sonstigen Unterlagen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Hiervon unberührt bleiben gesonderte Rechtsvorschriften oder gesonderte Anordnungen, durch die für bestimmte Akten andere Fristen festgelegt werden. Schriftgut mit bloßem Tagesinformationswert braucht nicht aufbewahrt zu werden. III. Aussonderung von Akten Um die zu verwahrenden Aktenmengen möglichst klein zu halten, sollten alle Stellen der Universität Bochum in regelmäßigen Abständen ihre Altakten aussondern und sie dem Universitätsarchiv anbieten, ohne daran eine Veränderung vorzunehmen 3. Zu diesem Zweck ist ein Verzeichnis zu erstellen, das zu jeder Akte die laufende Nummer, das Aktenzeichen, den Aktentitel, die Laufzeit und die Aufbewahrungsfrist nennt (s. unten). Das Universitätsarchiv entscheidet im Benehmen mit der abgebenden Stelle über die Archivwürdigkeit, übernimmt die historisch wertvollen Akten und genehmigt die Vernichtung der übrigen. Das Universitätsarchiv bestätigt die Übernahme der Akten und überlässt der abgebenden Stelle nach erfolgter Erschließung ein entsprechendes Verzeichnis. Die im Universitätsarchiv aufbewahrten Akten kann die abgebende Stelle jederzeit bei Bedarf einsehen oder für eine in Einzelfall zu bestimmende Frist ausleihen. IV. Vernichtung von Akten Akten, auf deren Übernahme das Universitätsarchiv von vornherein verzichtet hat oder die vom Universitätsarchiv zur Vernichtung freigegeben worden sind, sind entsprechend den gesetzlichen Vorschriften zu vernichten. 4 Eine selbständige Vernichtung anderer dienstlicher Unterlagen gleich welcher Art ohne Beteiligung des Universitätsarchivs ist nicht zulässig. Muster eines Verzeichnisses auszusondernder Akten: von der abgebenden Stelle auszufüllen lfd. Nr. 3 4 Aktenzeichen, ggf. Bandangabe Aktentitel / Inhalt Zeitl. Umfang vom Archiv auszufüllen Aufbewahrungs - Übernahme- Aufbewahrung frist Nr. Archiv / Vernichtung Das Schriftgut ist in den ursprünglichen Aktenordnern oder anderen Behältnissen, mit älteren Titeln, Aufschriften, Aktenzeichen u.ä., zu belassen. Ansprechpartner ist in diesem Fall das Dezernat 5 der Universitätsverwaltung.
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