Rektorat Der Kanzler Dezernat III Justitiariat Jennifer Moshage Raum: V7-211 DW: 0521.106-4166/6892 Fax: 0521.106-6459 [email protected] Az.: Bielefeld, 13.07.2015 Verteiler: Dekan(in) der Fakultät für Leiter(in)/Geschäftsführer(in)/Vorsitzende(r) Biologie Chemie Erziehungswissenschaft einschließlich WE Laborschule WE Oberstufenkolleg Geschichtswissenschaft, Philosophie und Theologie Gesundheitswissenschaften Linguistik und Literaturwissenschaft Mathematik Physik Psychologie und Sportwissenschaft einschl. Betriebseinheit Hochschulsport Rechtswissenschaft Soziologie Technische Fakultät Wirtschaftswissenschaften Ästhetisches Zentrum BGHS BiSEd CeBiTec CITEC CoR-Lab Fachsprachenzentrum FSPM² IMW Institut für interdisziplinäre Konflikt- und Gewaltforschung Interdisziplinäres Zentrum für Frauenund Geschlechterforschung Kontaktstelle Wissenschaftliche Weiterbildung SFB 673 LiLi SFB 701 Mathematik SFB 882 Soziologie Zentrum für interdisziplinäre Forschung Studierendenvertretung (ASTA) Vertretung der Wiss. Mitarb. Gleichstellungsbeauftragte Personalrat Personalrat der wiss. Mitarb. Schwerbehindertenvertretung Hochschulrechenzentrum Universitätsbibliothek CIO IT Referat für Kommunikation Rektor, Prorektoren, Kanzler, Ständige Vertreterin des Kanzlers, Referent des Rektors SL_K5 Zentrale Universitätsverwaltung: Dez. I, Dez. II, Abt. II.1, II.2, II.3 Dez. III, Abt. III.1, III.2, III.3, III.4 Dez. F, Abt. F.1, F.2, F.3 Dez. FM, Abt. FM.1, FM.2, FM.3, FM.4, FM.5, FM.6 Dez. FFT, Abt. FFT.1 Dez. IT/Orga, Abt. IT/Orga.1, Abt. IT/Orga.2 Abt. Z.1 Justitiariat Auswirkungen des Mindestlohngesetzes – Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten der Arbeitszeiten für Beschäftigte, deren Entgelt regelmäßig 450 € im Monat nicht übersteigt Mit Wirkung vom 01.Januar 2015 ist das Mindestlohngesetz (MiLOG) in Kraft getreten. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat danach Anspruch auf Zahlung eines Mindestarbeitslohns von derzeit 8,50 € pro geleisteter Zeitstunde. An der Universität Bielefeld wird dieser Mindestlohn für alle Beschäftigtengruppen gezahlt. Das MiLOG verlangt jedoch, dass ungeachtet der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde mit 8,50 € vergütet wird. Daraus ergeben sich gewisse Einschränkungen hinsichtlich der flexiblen Handhabung der durchschnittlichen monatlichen Arbeitszeit. Darüber hinaus verpflichtet das MiLOG Arbeitgeber/innen zudem zu bestimmten Dokumentationsund Aufbewahrungspflichten. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten derjenigen Arbeitnehmer/innen, deren Entgelt 450 € im Monat nicht übersteigt, oder deren Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist, müssen gemäß § 17 Abs. 1 MiLOG spätestens sieben Tage nach der jeweiligen Arbeitsleistung aufgezeichnet und für die Dauer von zwei Jahren beginnend ab dem Tag der Aufzeichnungspflicht aufbewahrt werden. Welche Beschäftigtengruppen fallen unter die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht? Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für alle Beschäftigten aufgezeichnet werden, deren Entgelt regelmäßig 450 € im Monat nicht übersteigt oder deren Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist. Dies trifft vorwiegend auf studentische oder wissenschaftliche Hilfskräfte zu. Ist die mit einzelnen wissenschaftlichen Tarifbeschäftigten vereinbarte Stundenzahl jedoch so gering, dass das monatliche Entgelt regelmäßig 450 € im Monat nicht übersteigt, besteht auch für die Arbeitszeit dieser Be- schäftigten eine entsprechende Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht. Für nichtwissenschaftliche Tarifbeschäftigte ist aufgrund der Teilnahme an der Arbeitszeiterfassung über die Gleitzeitkarte keine weitere Dokumentation vorzunehmen. Sofern der Verdienst an der Universität Bielefeld 450 € monatlich nicht übersteigt, bleibt die Aufzeichnungspflicht auch bestehen, wenn neben der Tätigkeit an der Universität eine weitere Beschäftigung ausgeübt wird und das Entgelt in der Summe über 450 € monatlich liegt. Für welche Beschäftigten in meinem Arbeitsbereich gilt die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht? Wie oben beschrieben, trifft die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht vorwiegend auf studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte zu. Da es aus arbeitsorganisatorischen Gründen nicht möglich ist, monatlich auszuwerten, für welche der Hilfskräfte in dem jeweiligen Monat die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht gilt, werden alle studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte verpflichtet, entsprechende Arbeitszeitnachweise zu führen. Bei wissenschaftlichen Tarifbeschäftigten kann aufgrund der unterschiedlichen Eingruppierungen nicht pauschal beantwortet werden, bis zu welcher Stundengrenze die Aufzeichnungspflicht gilt. Als grobe Orientierung: Bei Entgeltgruppe 13 und unter Zugrundelegung der Entgeltstufe 1 besteht eine Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht nur bei einer Arbeitszeit von bis zu 13 % einer/eines Vollzeitbeschäftigten. Sofern in Ihrem Arbeitsbereich künftig wissenschaftlich Tarifbeschäftigte der Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht unterfallen, werden Sie von der Personalabteilung hierüber informiert. Wann und in welcher Form muss die Dokumentation und Aufbewahrung der Arbeitszeiten erfolgen? Für die Dokumentation der Arbeitszeiten verwenden Sie bitte das unter http://www.unibielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Organisation/Verwaltung/Dez_III/DezIII_Dokumente/MiLOG abgelegte Formular „Arbeitszeitkonto MiLOG“. Die Stundeneintragungen sollen von den Beschäftigten selbst vorgenommen werden. Sie sind mindestens wöchentlich vorzunehmen und mindestens einmal monatlich im Arbeitsbereich vorzulegen. Die Stundennachweise sind anschließend für eine Dauer von zwei Jahren (beginnend ab dem Tag der Aufzeichnungspflicht) aufzubewahren. Vor dem Hintergrund, dass die Universität im Falle einer Überprüfung durch den Zoll verpflichtet ist, die Stundennachweise unverzüglich vorzulegen, sind die Stundennachweise in den Fakultäten und Einrichtungen verschlusssicher an zentraler Stelle aufzubewahren – in Fakultäten bei der Verwaltungsleitung oder im Dekanatssekretariat, in Einrichtungen/Dezernaten im Sekretariat der Leitungsperson. Welches Verfahren gilt für kurzfristig Beschäftigte oder sog. Mini-Jobs an der Universität Bielefeld? Für kurzfristig Beschäftigte sowie für Beschäftigte, die einer Aushilfstätigkeit in Form eines sog. Mini-Jobs an der Universität Bielefeld nachgehen, ist der Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden bereits jetzt Voraussetzung für die Auszahlung der Vergütung durch die Universität. Die für diese Formen der Beschäftigung von den Beschäftigten auszufüllenden Stundennachweise sind weiterhin an das Dezernat III, Herrn Stefan Meyhöfer, weiterzuleiten. Welche Möglichkeiten der Arbeitszeitflexibilisierung bestehen? Alle in einem Kalendermonat tatsächlich geleisteten Stunden müssen spätestens bis zum Ende des Folgemonats entweder durch Freizeit ausgeglichen oder mit dem Mindestlohn bezahlt werden. Dadurch ergeben sich Einschränkungen bei der Arbeitszeitflexibilisierung, die zu berücksichtigen sind: Beispiel: Frieda Fleißig arbeitet als stud. Hilfskraft mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden. Dies entspricht einer monatlichen Arbeitszeit von 43,48 Stunden. Sie erhält ein Entgelt von 9,35 € pro Stunde und somit monatlich 406,54 €. Arbeitet sie im Monat Mai jedoch 50 Std., so ist in diesem Kalendermonat jede geleistete Stunde nur mit einem Stundenlohn von 8,13 € (406,54 / 50 Std.) bezahlt worden. Nach dem Mindestlohngesetz gibt es zwei Möglichkeiten, mit solchen flexiblen Arbeitszeiten umzugehen: Möglichkeit 1: Freizeitausgleich im Folgemonat Da der Mindestlohn spätestens am letzten Bankarbeitstag des auf die Arbeitsleistung folgenden Monats gezahlt werden muss, kann ein Ausgleich durch Freizeitgewährung im Folgemonat geschaffen werden. Im Beispielsfall wurden Frieda Fleißig 47,83 Stunden mit dem Mindestlohn gezahlt (406,54 € / 8,50 €). Erhält Frieda Fleißig im Monat Juni Freizeitausgleich in Höhe von 2,17 Stunden, sind die Vorgaben des Mindestlohngesetzes erfüllt. Erfolgt der Freizeitausgleich nicht, ist die Differenz zwischen der erhaltenen Vergütung und dem Mindestlohn zu vergüten. Im obigen Beispiel müssten Frieda Fleißig dann 18,46€ mit dem Junigehalt nachgezahlt werden. Möglichkeit 2: Einrichtung eines Arbeitszeitkontos Zur weiteren Arbeitszeitflexibilisierung ermöglicht das MiLOG die Einrichtung eines sog. Arbeitszeitkontos. Durch eine Anpassung der Hilfskraftrichtlinien besteht ab sofort auch an der Universität Bielefeld die Möglichkeit zur Führung eines solchen Arbeitszeitkontos. Dies eröffnet eine temporäre Erbringung von Mehrarbeit über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus. Entsprechend der MiLOG-Vorgaben sind jedoch die folgenden Voraussetzungen einzuhalten: - Sofern keine anderweitigen dienstlichen Notwendigkeiten bestehen, ist die vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit (Vertragsstunden) zu erbringen. - über die vertraglich vereinbarten Stunden hinaus geleistete Arbeitszeiten können in einem ersten Schritt in einem Umfang von bis zu 50% der Vertragsstunden als Plus-Stunden (sog. Flex-Stunden) auf ein Arbeitszeitkonto gebucht werden. In dem obigen Beispielsfall, in dem Frieda Fleißig im Monat Mai anstelle der vertraglich vereinbarten 43,48 Stunden 50 Arbeitsstunden geleistet hat, könnten also die zusätzlich geleisteten 6,52 Stunden auf das Arbeitszeitkonto eingestellt werden. - In einem zweiten Schritt kann darüber hinaus – wenn die Plus-Stunden mehr als 50% der Vertragsstunden umfassen - der über dem Mindestlohn liegende Vergütungsanteil in Minuten/Stunden umgerechnet werden und ebenfalls auf das Arbeitszeitkonto eingestellt werden, denn die 50%-Grenze gilt nur für den Mindestlohn-Anteil am Gesamtarbeitsentgelt. Bsp.: Frieda Fleißig hat mittlerweile ihren Master und arbeitet als WHK mit 15 Stunden/Woche, somit 65,22 Std/Monat. Sie verdient 938,52 €/Monat (65,22 x 14,39 €). Macht Frieda Fleißig in einem Monat 40 Überstunden, arbeitet also 105,22 Stunden gilt: Der Mindestlohnanteil am Gehalt beträgt 894,37 € (105,22 x 8,50 €). 44,15 € (938,52-894,37€) können nun in Stunden umgerechnet und als Plusstunden ebenfalls auf das Arbeitszeitkonto gebucht werden, auch wenn damit die 50% Grenze überschritten wird – somit weitere 5 Stunden! Heißt also, dass in dem Beispielsfall nicht nur 32,61 Std (50% von 65,22) sondern 37,61 Stunden in das Arbeitszeitkonto eingestellt werden können! - Bitte beachten Sie auch, dass die 50%-Regelung zudem nur für solche „Überstunden“ gilt, die nicht bereits in Monaten zuvor durch bezahlte Freistellung von der Arbeit abgegolten wurden Bsp.: Frieda wird ab dem 01.08.2015 für 14 Stunden pro Woche eingestellt. Es stellt sich heraus, dass der Bedarf an ihrer Arbeitskraft eigentlich erst ab dem 01.10. besteht, dann aber in gesteigertem Maße, vorzugsweise soll sie dann für zwei Monate 28 Stunden pro Woche arbeiten. Frieda wird daher im August und September bei voller Vergütung freigestellt und arbeitet im Oktober und November dafür 28 Stunden/Woche. Die 50%-Regelung greift in diesem Fall nicht, da die jeweils „zusätzlichen“ 14 Stunden im Oktober und November durch die bezahlte Freistellung im August und September bereits abgegolten sind. - Die auf das Arbeitszeitkonto gebuchten Flex-Stunden müssen bis zum Vertragsende, aber spätestens innerhalb von 12 Monaten nach der Erbringung dieser Arbeitsleistungen durch entsprechende Minus-Stunden ausgeglichen sein. - Wenn kein Fall vorheriger Freistellung bei Fortzahlung der Vergütung vorliegt, können in einem Kalendermonat im Rahmen größtmöglicher Arbeitszeitflexibilität nur ausnahmsweise auch mehr als die Vertragsstunden zuzüglich der nach Schritt 1 und 2 ermittelten FlexStunden erbracht werden. In diesem Fall ist jedoch unbedingt sicherzustellen, dass alle tatsächlich geleisteten Stunden spätestens bis zum Ende des Folgemonats mit 8,50 € bezahlt oder durch entsprechenden Freizeitausgleich abgegolten wurden (siehe entsprechend Möglichkeit 1). Das Arbeitszeitkonto wird durch das Ausfüllen des unter http://www.unibielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Organisation/Verwaltung/Dez_III/DezIII_Dokumente/MiLOG abgelegten Formulars „Arbeitszeitkonto MiLOG“ geführt. Hinsichtlich der weiteren Formalitäten gilt das zur Dokumentations- und Aufzeichnungspflicht beschriebene Verfahren. Welche Folgen kann eine unterlassene Dokumentation und Aufbewahrung der Arbeitszeiten nach sich ziehen? Die Nichteinhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann gemäß § 21 MiLOG mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 € geahndet werden. Nützliche Informationen zum Mindestlohngesetz erhalten Sie auch auf der folgenden Website: http://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/Mindestlohn/inhalt.html. Weitere Fragen bezüglich des Umgangs mit den Mindestlohnvorgaben und dem Arbeitszeitkonto an der Universität Bielefeld beantwortet Ihnen gern Jenny Moshage, [email protected], Tel.4166. Ich bitte um Bekanntgabe und Beachtung in Ihrem Bereich. Mit freundlichen Grüßen Dr. Becker
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