Richtlinie Veranstaltungen 1. Geltungsbereich Diese Richtlinie findet Anwendung auf alle von oder im Namen der Lufthansa Technik („LHT“) und/oder ihren Tochterunternehmen (gemeinsam „LHT Gruppe“) getätigten Einladungen zu Veranstaltungen von Kunden, Vertragspartnern oder sonstigen Personen, die nicht der LHT Gruppe angehören. Die Richtlinie umfasst Veranstaltungen, die von der LHT Gruppe organisiert werden und Veranstaltungen, die von Dritten organisiert werden, zu welchen die LHT Gruppe einlädt. Einladungen zu Veranstaltungen sind Zuwendungen, die für den Eingeladenen oder einen Dritten einen materiellen oder immateriellen Vorteil darstellen. Veranstaltungen umfassen insbesondere Einladungen zu Produktpräsentationen, Sportoder Kulturveranstaltungen und sonstige Veranstaltungen, die üblicherweise entgeltlich wären oder die nur einem ausgewählten Personenkreis zugänglich sind (z.B. Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern). Nicht von dieser Richtlinie erfasst sind Einladungen zu Geschäftsessen, die Gewährung von Geschenken (hierfür gilt die separate Richtlinie Geschenke, Essenseinladungen und sonstige Zuwendungen) und die Einladung von Mitarbeitern der LHT Gruppe und deren Begleitpersonen. Diese Richtlinie gilt auch nicht für die Annahme von Einladungen (zu Veranstaltungen und Geschäftsessen), Geschenken oder sonstigen Zuwendungen. Regelungen hierzu finden sich in der Conflict of Interest Richtlinie. Diese Richtlinie Veranstaltungen kann durch Richtlinien auf Ebene der jeweiligen Tochtergesellschaften, bestimmter Jurisdiktionen oder besonderer Konstellationen modifiziert werden. Erleichterungen bedürfen der vorherigen Zustimmung in Textform durch das zuständige Gremium gemäß der Konzernrichtlinie Compliance. 2. Grundsätze zur Gestaltung von Veranstaltungen a) Compliance Ansatz Richtlinie Veranstaltungen FRA CJ/C Stand: Juni 2015 Seite 1/4 Veranstaltungen unterliegen den folgenden Maßgaben: - Die Veranstaltung muss einen geschäftlichen Charakter haben Keine Einladung von Lebenspartnern und sonstigen privaten Begleitpersonen Reise- und Übernachtungskosten sind vom Eingeladenen selbst zu tragen Amtsträger dürfen nicht eingeladen werden (Einzelheiten siehe unten) Aufgrund der schwierigen Abgrenzung erlaubter Zuwendungen zu möglicherweise strafbaren Bestechungen nach deutschem oder ausländischem Recht (z.B. gemäß Strafgesetzbuch [Deutschland], Foreign Corrupt Practices Act [USA] oder UK Bribery Act [Großbritannien]) im In- und Ausland ist besondere Umsicht im Umgang mit Einladungen zu Veranstaltungen geboten. Einladungen zu Veranstaltungen dürfen nicht dazu dienen, den Eingeladenen in unlauterer Weise zu beeinflussen, wobei bereits der Anschein einer derartigen unlauteren Beeinflussung vermieden werden muss. Dies gilt umso mehr, als Verstöße gegen gesetzliche Regelungen und/oder die in dieser Richtlinie enthaltenen Vorgaben sowohl für die LHT Gruppe als auch für ihre Mitarbeiter erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen haben können. Für Mitarbeiter umfasst dies beispielsweise die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, die Geltendmachung von Regressansprüchen und mögliche strafrechtliche Konsequenzen. b) Konkrete Vorgaben für Einladungen zu Veranstaltungen Einladungen zu Veranstaltungen sind nur in begrenztem und gesellschaftlich üblichem Umfang zulässig (Grundsatz der Sozialadäquanz), wobei wiederholte und zeitnahe Einladungen derselben Personen vermieden werden sollen. Auf keinen Fall darf die Einladung im Hinblick auf eine konkrete Geschäftsentscheidung, z.B. Vertragsverhandlung, Vergabeentscheidung, Geschäftsabschluss, erfolgen oder diesen Eindruck erwecken. Die Veranstaltung muss einen geschäftlichen Charakter haben, d.h. der geschäftsbezogene Programmteil der Veranstaltung muss deutlich überwiegen. Unterhaltungselemente dürfen nur in eng begrenztem Umfang angeboten werden. Einladungen zu Veranstaltungen mit reinem oder überwiegendem Freizeitcharakter (Bälle, Musikfestival, Sportveranstaltungen etc.) sollen die Ausnahme darstellen. Lebenspartner und sonstige private Begleitpersonen der Eingeladenen (zusammen „Begleitpersonen“) dürfen im Grundsatz nicht mit eingeladen werden. Insoweit darf es auch kein spezielles Programm für Begleitpersonen geben. Richtlinie Veranstaltungen FRA CJ/C Stand: Juni 2015 Seite 2/4 Reise- und Übernachtungskosten sind vom Eingeladenen grundsätzlich selbst zu tragen. Eine etwaige Bewirtung im Zusammenhang mit der Veranstaltung muss sich in einem angemessen Rahmen halten. Details zu diesen Einzelkriterien können Mitarbeiter den FAQs zur Richtlinie Veranstaltungen entnehmen. Die Einladung zur Veranstaltung ist auf Firmenpapier zu drucken und unter Beilegung des geplanten Veranstaltungsprogramms an die Geschäftsadresse des Eingeladenen zu schicken. Der Eingeladene muss schriftlich bestätigen, dass seine Teilnahme mit den firmeninternen Compliance-Richtlinien oder Vorschriften seines Unternehmens im Einklang steht. Die Einladung, die mit der Einladung verbundene Kommunikation mit dem Eingeladenen und die Prüfung der Zulässigkeit der Einladung sind vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar zu dokumentieren. In vielen Ländern stellt die Teilnahme an einer Veranstaltung ab einem bestimmten Wert einen geldwerten Vorteil dar und ist damit steuerpflichtig. Es muss sichergestellt werden, dass die entsprechenden Steuervorschriften eingehalten werden. Beachten Sie, dass Steuergesetze in unterschiedlichen Ländern einschlägig sein können (Land des Einladenden, des Eingeladenen und der Einladung). Informationen zur steuerrechtlichen Behandlung der Veranstaltung können Sie bei CGN CA/T erfragen. c) Besonderheiten bei Einladungen von Amtsträgern Im Hinblick auf die Einladung von Amtsträgern gelten besonders restriktive Regeln und Gesetze. Zu Veranstaltungen dürfen grundsätzlich keine Amtsträger (Government Officials) eingeladen werden. Zulässig sind allenfalls ausgewählte Veranstaltungen, bei denen der eingeladene Amtsträger beispielsweise eine Genehmigung hat oder eine Repräsentanzfunktion wahrnimmt, d.h. der Amtsträger wird ausschließlich als Repräsentant des Staates oder einer öffentlichen Einrichtung und nicht (auch) als Kunde oder Vertreter eines (künftigen) Vertragspartners eingeladen. Zu den „Amtsträgern“ im Sinne dieser Richtlinie zählen insbesondere folgende Personen: a) Beamte oder Richter; b) Personen, die in einem sonstigen öffentlich-rechtlichen Amtsverhältnis stehen (z.B. Minister, Staatssekretäre, Wehrbeauftragte, Parlamentspräsidenten, Träger von Ehrenämtern wie die Beisitzer von Wahlausschüssen und -vorstände); c) Personen, die sonst dazu bestellt sind, Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrzunehmen (z.B. Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter von Landesbanken, Richtlinie Veranstaltungen FRA CJ/C Stand: Juni 2015 Seite 3/4 d) e) f) g) h) Mitarbeiter bei der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit, Mitarbeiter von Anstalten des öffentlichen Rechts, wenn diese Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen); Personen auf allen Regierungsebenen (im In- und Ausland); Mitarbeiter von Unternehmen die sich mindestens zu 50% in Staatsbesitz befinden (z.B. Fluggesellschaften);* Mitarbeiter öffentlicher internationaler Organisationen (z.B. die Vereinten Nationen oder Luftfahrt-Organisationen);* Kandidaten für öffentliche Ämter, Vertreter politischer Parteien (Parteifunktionäre), Mitglieder von Königshäusern und ihre Angestellten;* und alle anderen natürlichen und juristischen Personen, die in amtlicher Funktion für eine Regierung tätig sind (z.B. mit der Zollabfertigung beauftragte privatwirtschaftliche Unternehmen, Mitarbeiter der Flugsicherung). In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an das Group Compliance Office CJ/C. Das Group Compliance Office CJ/C oder vom Group Compliance Office beauftragte Personen können für Einzelfälle oder allgemeingültige Sachverhalte Ausnahmen von den Regelungen dieser Richtlinie erteilen, wenn die rechtliche Beurteilung dies zulassen sollte. * Die Regelung gilt im Grundsatz und vorbehaltlich weiterer Einzelregelungen insbesondere für bestimmte Unternehmen, Organisationen und Konstellationen. Richtlinie Veranstaltungen FRA CJ/C Stand: Juni 2015 Seite 4/4
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