Betriebsleitung Foto: © Janina Dierks - Fotolia.com Wovon es abhängt, ob Ihre Bürokosten in voller Höhe oder nur begrenzt auf 1 250 €/Jahr steuerlich absetzbar sind, erläutert Steuerberater Walter Stalbold, Münster. Betriebsbüro oder „häusliches“ Arbeitszimmer: Steuerlich ein Unterschied! Betriebsbüro: So sparen Sie Steuern Ü ber kaum ein anderes Thema wird aktuell vor den Finanzgerichten heftiger gestritten als über das „häusliche Arbeitszimmer“. Die Kläger sind häufig Lehrer, Außendienstler, Frei berufler oder sogar Richter, die die Kos ten für den häuslichen Arbeitsplatz steu erlich geltend machen wollen. Die aktuelle Rechtsprechung betrifft aber auch viele Landwirte. Denn fast alle bäuerlichen Wohnhäuser gehören inzwi schen steuerlich zum Privatvermögen. Befindet sich Ihr betriebliches Büro in nerhalb des Wohnhauses, stuft es das Fi nanzamt fast schon automatisch als „häusliches Arbeitszimmer“ ein. Die Folge: Sie können in Ihrer Gewinn ermittlung höchstens 1 250 €/Jahr als Bürokosten geltend machen. Die tatsäch lichen Kosten liegen dagegen häufig bei 1 500 bis 2 000 €/Jahr, in größeren Be trieben auch deutlich darüber. 38 top agrar 6/2013 Ist mehr drin? Die spannende Frage lautet deshalb: Greift die 1 250 €-Grenze für Ihr betriebliches Büro wirklich? Oder haben Sie Chancen, Ihre vollen Bürokos ten als Betriebsausgaben steuerlich abzu setzen? Das hängt davon ab, wie Ihr betriebli cher Büroraum steuerlich einzustufen ist. Es gibt drei Möglichkeiten: • Als häusliches Arbeitszimmer, dann greift die 1 250 €-Grenze. • Als „normales“ Arbeitszimmer, das nicht in die häusliche Sphäre fällt. Folge: Die Kosten sind in voller Höhe abzugsfähig. • Oder als echtes Betriebsbüro, bei dem die Abzugsbeschränkung auf 1 250 €/ Jahr ebenfalls nicht greift. Beim Arbeitszimmer hängt es in erster Linie von Lage und Anordnung ab, ob es als „häuslich“ eingestuft wird oder nicht. Dagegen definiert sich das „Betriebsbü ro“ weniger durch die Lage, sondern in erster Linie durch Art und Intensität der Nutzung (Publikumsverkehr, fremde Bü rokräfte usw). Das Gesetz schweigt: Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist im Gesetz nicht näher definiert. Der Bundesfinanz hof umschreibt es so: Es handelt sich um einen Raum, der nach seiner Lage, Funk tion und Ausstattung in die häusliche Sphäre des Betriebsinhabers eingebun den ist, und der vorwiegend der Erledi HEFT + Unter www.topagrar.com finden Sie wichtige Urteile, Anweisungen der Finanzverwaltung sowie Fachartikel zum Thema Arbeitszimmer/ Betriebsbüro. Was heißt „häuslich“? Das zentrale Möbelstück des häuslichen Arbeitszim mers ist der Schreibtisch. Zum „Bürocha rakter“ gehören aber auch Bücher und Aktenschränke, Regale, Ablagen, Bücher, Aktenordner sowie PC, Drucker, Schreib maschine usw. Kritisch wird es, wenn pri vate Möbelstücke die Einrichtung domi nieren. Das Finanzgericht München hat in einem solchen Fall den Betriebsausga benAbzug abgelehnt, zumal der betref fende Raum nur in geringem Umfang von 20 Tagen/Jahr betrieblich genutzt wurde. Der Kläger hat Revision gegen das Urteil eingelegt und hofft jetzt auf ein besseres Ergebnis beim Bundesfinanzhof (BFH). Die büromäßige Einrichtung ist aber bei den meisten Landwirten nicht das Problem. Diskussionen gibt es dagegen immer wieder über die Frage, ob das Ar beitszimmer noch zum häuslichen Be reich gehört oder nicht. Der Bundesfi nanzhof legt diesen Begriff relativ weit aus. Grundsatz: Wenn das Arbeitszimmer innerhalb der Wohnräume liegt bzw. nur durch „private“ Räume erreichbar ist, gilt es als „häusliches“ Arbeitszimmer. Das Was steuerlich absetzbar ist Ob Arbeitszimmer oder Betriebsbü ro – die folgenden Kosten können Sie als Betriebsausgaben geltend machen: • Anteilige GebäudeAfa einschließlich eventueller Sonderabschreibungen. • Anteilige Schuldzinsen, wenn Sie zur Anschaffung/Herstellung oder Reparatur des Gebäudes einen Kredit aufgenommen haben. • Wasser und Energiekosten. • Anteilige Gebühren der Abwasser beseitigung. • Reinigungskosten. • Anteilige Grundsteuer, Müllabfuhr, SchornsteinfegerGebühren usw. • Anteilige Gebäude und Inventar versicherungen. • Renovierungskosten. • Aufwendungen für die Ausstattung des Arbeits bzw. Büroraumes z.B. mit Tapeten, Teppichen, Fenstervorhän gen, Gardinen und Lampen. Luxusgegenstände, wie z. B. Kunst werke, die vorrangig der Ausschmü ckung des Arbeitszimmers dienen, sind dagegen nicht steuerlich abzugs fähig. Keine Pauschale: Die abzugsfähigen Kosten des Arbeitszimmers/Büros werden grundsätzlich nach dem Ver hältnis von Wohnfläche zur Fläche des Büros berechnet. Soweit möglich, können Kosten auch direkt zugeordnet werden. Der entscheidende Unterschied: Handelt es sich um ein Betriebsbüro oder ein nichthäusliches Arbeits zimmer, können Sie die vollen (angemessenen) Kosten steuerlich geltend machen. Handelt es sich dagegen um ein „häusliches“ Arbeitszimmer, ist der Abzug auf 1 250 €/Jahr begrenzt. Diese spezielle Regelung wird u. a. damit begründet, dass der Fiskus – anders als im betrieblichen Bereich – in der privaten Sphäre keine entsprechen den Kontrollrechte habe, um den vom Steuerpflichtigen angegebe nen Sachverhalt zu überprüfen. Wichtig: Die 1 250 €Grenze ist kein Pauschbetrag. Sie können beim häuslichen Arbeitszimmer also nicht grundsätzlich Kosten von 1 250 €/Jahr geltend machen. Vielmehr müssen Sie die entstandenen Kosten einzeln nachweisen. Der Steuerabzug wird dann bei 1 250 € pro Jahr gedeckelt. Wegen der Vermischung von privater und betrieblicher Sphäre sind die Aufzeichnungspflichten für ein häusliches Arbeitszimmer sogar strenger als bei einem nichthäusli chen Arbeitszimmer oder einem Betriebsbüro. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können nur dann gewinnmindernd berücksichtigt werden, wenn sie gesondert aufge zeichnet werden. Eigenes Konto! Das heißt: Im Rahmen der Finanzbuchhaltung müssen die Aufwendungen separat auf einem gesonderten Konto erfasst werden. Erleichterungen gelten lediglich für Finanzierungskosten, die geltend gemachten Abschreibungsbe träge sowie für die verbrauchsabhän gigen Kosten (z. B. Wasser und Energie). Hier genügt es dem Fiskus, wenn Sie diese einmal jährlich z.B. auf Basis der Bank oder Gebührenab rechnung aufteilen und aufzeichnen. Damit die Kosten eines Arbeitszim mers/Büros steuerlich absetzbar sind, muss es nicht mehr ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Inzwischen haben die Finanzgerichte entschieden, dass bei einer privaten Mitbenutzung – sofern diese nicht völlig untergeord net ist – die Kosten auf den betrieb lichen und privaten Bereich aufgeteilt werden können. Sie verweisen dabei auf die jüngere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zu gemischt veran lassten Aufwendungen, z. B. bei land wirtschaftlichen Fach und Studien reisen, bei denen eine solche Auftei lung ebenfalls zulässig ist. top agrar 6/2013 39 Foto: Heil gung gedanklicher, schriftlicher oder ver waltungstechnischer bzw. organisatori scher Arbeiten dient. Das heißt übersetzt: Wenn Sie als Landwirt einen Raum innerhalb Ihres Wohnhauses für betriebliche Büroarbei ten nutzen, wird dieser in der Regel als „häusliches Arbeitszimmer“ eingestuft. Dieses bildet zwar nicht den „Mittel punkt der gesamten betrieblichen Betäti gung“. Dann wären sogar sämtliche Kos ten des häuslichen Arbeitszimmers steu erlich absetzbar. Aber Sie sind auf das Arbeitszimmer angewiesen, um alle mit dem Betrieb verbundenen Büroarbeiten zu erledigen. Es steht hierfür kein ande rer Arbeitsplatz zur Verfügung. Deshalb können Sie die mit dem Arbeitszimmer verbundenen Kosten zumindest bis zur Höhe von 1 250 € pro Jahr steuerlich geltend machen. Folgende Voraussetzungen müssen da für aber erfüllt sein: • Das Arbeitszimmer muss durch eine Tür vom übrigen Wohnbereich räumlich abgetrennt sein. • Eine Arbeitsecke in einem sonst privat genutzten Raum reicht für den Betriebs ausgabenAbzug nicht aus – auch nicht, wenn sie durch einen Raumteiler abge trennt ist. Das gleiche gilt für den Schreibtisch auf der offenen Galerie oder einer Empore innerhalb des Wohnhauses. • Es darf sich auch nicht um ein Durch gangszimmer handeln. Gemeint ist ein Zimmer, das ständig durchquert werden muss, um in andere Wohnbereiche zu ge langen. Betriebsleitung Schnell gelesen • Beim „häuslichen“ Arbeitszimmer ist der Steuerabzug auf 1 250 €/Jahr begrenzt. • Dabei handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag – die Kosten müssen also einzeln nachgewiesen werden. • Die 1 250 €-Grenze gilt nicht für Betriebsbüros und nichthäusliche Arbeitszimmer. Foto: Heil • Büroutensilien wie Schreibtisch, Stuhl, Regale und Aktenschränke sind voll steuerlich absetzbar. Beim häuslichen Arbeitszimmer sind höchstens 1 250 €/Jahr abziehbar. gilt auch dann, wenn es in Nebenräumen untergebracht ist, die aber rechtlich zur Wohnung gehören. Beispiel: Der Hobbyraum im Keller ei nes größeren Hauses, in dem z. B. zwei Generationen leben, wurde zum Arbeits zimmer umgestaltet. Dann gilt dieses trotzdem als „häusliches“ Arbeitszimmer. Das heißt: Selbst wenn das Arbeitszim mer nicht direkt innerhalb der Wohnräu me liegt, kann sich schon allein durch die unmittelbare Nähe eine „innere Verbin dung“ ergeben. Wie weit der „häusliche“ Bereich in der Rechtsprechung geht, zeigt folgender Fall: Das Arbeitszimmer war in einem Anbau des Wohnhauses untergebracht. Es gab keine innere Verbindung zwischen Wohn räumen und Anbau. Der Eingang lag auch außerhalb des Wohnhauses und war nur durch den Garten erreichbar. Der Bundes finanzhof entschied: Der Garten zählt steuerrechtlich zum „privaten“ Bereich. Deshalb gehört auch das Arbeitszimmer – trotz der Lage im Anbau – zur häuslichen Wohnsphäre, sodass höchstens 1 250 €/ Jahr an Kosten steuerlich absetzbar sind. Die Lage macht’s: Damit die 1 250 €-Grenze nicht greift, muss Ihr Arbeitszimmer also über eine „öffentli che“ Fläche erreichbar sein. Beispiele: • Das Arbeitszimmer liegt in einem gro ßen Bauernhaus, in dem sich auch die Wohnung des Landwirts, der Wirt schaftsteil mit Hofladen, das zugehörige Warenlager mit Arbeitsraum und auch das Arbeitszimmer befinden. Im Arbeits zimmer werden u. a. die erforderlichen Buchhaltungsarbeiten durchgeführt. Der Zugang erfolgt über die Hofstelle bzw. den Wirtschaftshof, der auch für betrieb liche Besucher über den angrenzenden Gemeindeweg stets zugänglich ist. • Das Arbeitszimmer befindet sich zwar im „Baukörper“ des Wohnhauses. Es gibt jedoch einen separaten Eingang direkt von der Straße aus und im Idealfall auch keine innere Verbindung zu den Wohn räumen. Das heißt: Lieferanten, Berater, der Tierarzt oder der Besamungstechni ker gelangen direkt von der öffentlichen Straße in Ihr Arbeitszimmer, also von ei ner der Allgemeinheit zugänglichen Ver kehrsfläche. Sie berühren oder durch Das Büro im Privatvermögen belassen? Räume oder Gebäudeteile, die überwiegend betrieblich genutzt werden, zählen steuerlich grundsätzlich zum Betriebsvermögen. Das gilt auch für das Arbeitszimmer/Büro innerhalb des privaten Wohnhauses, ebenso für Räume, die z. B. der Unterbringung von Auszubildenden dienen. Jedoch können Grundstücksteile von untergeordnetem Wert weiterhin dem Privatvermögen zugerechnet werden, auch wenn sie eigenbetrieblich genutzt werden. Voraussetzung ist, dass der anteilige „Verkehrswert“ z. B. des Büroraumes nicht mehr als 20 500 € beträgt und nicht mehr als 20 % des 40 top agrar 6/2013 Wohnhaus-Gesamtwertes. Beide Grenzen müssen eingehalten werden. Die Prüfung erfolgt zu jedem Bilanz stichtag neu. Entscheidend ist der aktu elle Wert des gesamten Grundstücks, also Grund und Boden und Gebäude mit Außenanlagen. Eine geringfügige oder nur vorübergehende Überschrei tung der Grenzen führt nicht zwin gend dazu, dass Ihr Arbeitszimmer/ Büro zum Betriebsvermögen wird. Empfehlung: Bleiben Sie mit Ihrem Arbeitszimmer/Büro unter den genannten Grenzen, was in der Praxis sehr häufig der Fall ist, haben Sie ein Wahlrecht. Sie können den Raum steuerlich als Betriebs- oder als Privatvermögen behandeln. In aller Regel ist es günstiger, das innerhalb des Wohnhauses gelegene Arbeitszimmer/ Büro im Privatvermögen zu belassen. Denn Sie können die mit diesem Raum verbundenen Aufwendungen trotzdem als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Auf der andere Seite bleiben Sie flexibel, wenn Sie das betrieblich genutzte Arbeits- oder auch Lehrlings zimmer später einmal für private Zwecke umnutzen wollen. Sie riskieren dann keine steuerpflichtige Entnahme aus dem Betriebsvermögen mit Aufdeckung der stillen Reserven. Büro, Büro… Die zweite Chance, den vollen Betriebsausgaben-Abzug zu errei chen, besteht darin, dass Ihr „Arbeitszim mer“ als reguläres Betriebsbüro aner kannt wird. Das ist u. a. dann möglich, wenn in den Räumen • fremdes Personal beschäftigt wird und/ oder • dort häufiger Publikumsverkehr statt findet. Beispiel: Sie beschäftigen auf TeilzeitBasis eine fremde Bürokraft. Dann spielt es keine entscheidende Rolle, wo sich das Arbeitszimmer bzw. der Büroraum befindet. Er kann dann auch innerhalb des Wohnhauses liegen. Denn durch die Beschäftigung von nicht-familienangehö rigen Teilzeitkräften wird – so besagen es mehrere BFH-Entscheidungen – die häusliche Sphäre aufgrund der besonde ren Umstände „aufgehoben oder überla gert“. Die Büroarbeit darf also nicht durch Familienangehörige erledigt werden. Auch nicht, wenn diese per Arbeitsver trag angestellt sind. Es muss sich um fremde (Teilzeit-) Mitarbeiter handeln, die ihre Aufgaben aber innerhalb der pri vaten Sphäre erledigen, die ansonsten nur Familienangehörigen vorbehalten ist. Die Abgrenzung zwischen einem Ar beitszimmer und einem Büro kann somit nur danach getroffen werden, ob es sich um Personen handelt, die man normaler weise nicht in seine Privatsphäre lässt. Werden keine fremden Teilzeitkräfte beschäftigt, gibt es ein weiteres Indiz für Foto: © Picture-Factory – Fotolia.com queren keinerlei Privat- bzw. Wohnräu me. Dann liegt ein nicht-häusliches Arbeitszimmer vor. • Das gilt erst recht, wenn das Arbeits zimmer völlig getrennt vom Wohnhaus z. B. in einem ehemaligen, umgebauten Wirtschaftsgebäude untergebracht ist oder bei einem Stallneubau dort einge richtet wurde. Dann können Sie die da mit verbundenen Kosten in voller Höhe steuerlich geltend machen. Doppelt geht nicht Die 1250 €-Grenze beim „häusli chen“ Arbeitszimmer ist objektbezo gen. Das heißt: Sie können sie für den gleichen Raum nicht mehrfach nutzen – auch nicht, wenn mehrere Betriebe vorhanden sind. Beispiele: • Ein Landwirt betreibt neben seinem Schweinemastbetrieb eine gewerbli che Biogasanlage. Die Büroarbeiten für beide Betriebe erledigt er im gleichen Raum. Dann kann er, sofern es sich dabei um ein „häusliches“ Arbeitszimmer handelt, die 1 250 €-Grenze nur einmal ausnut zen, nicht getrennt für jeden Betrieb. Die entstehenden Aufwendungen sind also sachgerecht auf den land wirtschaftlichen Betrieb und die Biogasanlage aufzuteilen. • Oder: Vater und Sohn bewirtschaf ten getrennte Betriebe, nutzen für die Verwaltungsarbeiten aber nur ein gemeinsames Büro. Handelt es sich dabei um ein „häusliches“ Arbeits zimmer, bleibt der Kostenabzug auf 1 250 €/Jahr begrenzt. Dieser Betrag ist anteilig auf die beiden Nutzer aufzuteilen. • Anders wäre es, wenn Vater und Sohn für ihre Betriebe jeweils ein eigenes Arbeitszimmer haben. Dann kann jeder von ihnen seine Bürokos ten steuerlich geltend machen – ent weder begrenzt auf 1 250 €/Jahr (häusliches Arbeitszimmer), oder ohne diese Begrenzung. Wofür keine Grenze gilt Für ein „häusliches“ Arbeitszimmer dürfen Sie höchstens 1 250 €/Jahr steuerlich absetzen. Diese Begrenzung gilt aber nicht für andere betrieblich genutzte Räume – auch nicht, wenn diese innerhalb des Wohnhauses liegen. Beispiele: Schlaf- und Wohnräume für Auszubildende, Lager- und Werkstatträume, Sozialräume usw. Diese sind keine „Arbeitszimmer“ im Sinne des Gesetzes. Deshalb greift hier auch keine Beschränkung des Betriebsausgaben-Abzuges. Dagegen hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass z.B. ein Archivraum, der der Lagerung von betrieblichen Akten, Unterlagen usw. dient, die Funktion eines Arbeitszimmers erfüllen kann. Die 1 250 €-Grenze betrifft auch nur die unmittelbar mit dem Raum verbundenen Kosten, nicht die sogenannten Arbeitsmittel. Gemeint sind z. B. die Anschaffungskosten für den Schreibtisch, den Bürostuhl, den Aktenschrank, das Bücherregal, den Beistell- und Computertisch, die Schreibtischlampe usw. Sie sind in voller Höhe absetzbar. Fremde Bürokraft: Dann gilt die 1 250 €-Grenze nicht. das Vorliegen eines Betriebsbüros. Das ist ein mehr oder weniger regelmäßiger Pu blikumsverkehr. Ein gelegentlicher Be such fremder Dritter reicht aber nicht aus, wie der Bundesfinanzhof entschie den hat. In dem überprüften Fall suchten den Kläger durchschnittlich nur einmal pro Woche fremde Personen in seinem „Büro“ auf (z. B. Handwerker, Lieferan ten, Berater usw.). Das genügt nicht, um aus dem häuslichen Arbeitszimmer ein Betriebsbüro zu machen. Besprechen Sie in dem Raum dagegen häufiger, z. B. fast täglich, betriebliche Angelegenheiten mit fremden Personen, kann auch dadurch die „häusliche Sphä re“ aufgehoben oder überlagert werden. Die Folge: Trotz der Lage und der räum lichen Verbindung zu den privaten Wohnräumen kann es sich steuerlich um ein Betriebsbüro handeln, bei dem Sie die vollen Kosten als Betriebsausgaben absetzen können. Fazit: In manchen Fällen werden Sie die Einstufung Ihres Büros als „häusli ches“ Arbeitszimmer akzeptieren müs sen, so dass Sie höchstens 1 250 €/Jahr steuerlich absetzen können. Nicht selten lohnt es sich aber, genauer zu prüfen, ob nicht doch ein „außerhäusliches“ Ar beitszimmer vorliegt oder sogar ein regu läres Betriebsbüro, bei dem Sie die anfal lenden Kosten in voller Höhe als Be triebsausgaben abziehen können. top agrar 6/2013 41
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