Juhu, ein Fest steht an!

Seminararbeit zum ÖBV – Führungskräfteseminar
2014/2015
Zyklus Nord/West
Juhu, ein Fest steht an!
Gut geplant – ist halb gewonnen
von
Andreas Pucher
Salzlecker Trachtenmusikkapelle
Schwarzach im Pongau
22.03.2015
Juhu ein Fest steht an
Andreas Pucher/2015
Inhaltsverzeichnis
1.) Vorwort
3
2.) Von der Idee bis zur Organisation
a. Idee und Zielsetzung
b. Wie teilt man die Organisation auf?
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3.) Die wichtigsten organisatorischen Punkte
a. Zeitpunkt
b. Örtlichkeit
c. Musik und Unterhaltung
d. Viele helfende Hände sind nötig!
e. Werbung, Sponsoring und Einladungen
f. Sicherheit und gesetzl. Voraussetzungen
g. Was wird noch für ein Fest benötigt ?
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4.) Ein Jubiläumsfest steht an
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5.) Schlusswort
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Andreas Pucher/2015
1 Vorwort
Zu meiner Person:
Ich bin 32 Jahre alt und seit 1996 aktiver Musiker der Salzlecker TMK
Schwarzach im Pongau. Da mein Vater Musikant war, bin ich von klein auf
mit der Salzlecker TMK verbunden.
Im Jahr 2004 wurde ich als Jugendreferent in den Vereinsvorstand
aufgenommen und im Jänner 2013 zum Obmann gewählt.
Meine Motivation zu dieser Arbeit:
Da ich seit jungen Jahren bei vielen kleineren und größeren Festen der
Musikkapelle dabei war und als Jugendlicher in die Organisation
eingebunden worden bin, konnte ich in den letzten 20 Jahren viel
Erfahrung sammeln. Das hat mich dazu bewogen, dies als kleinen
Leitfaden und Gedankenhilfe für zukünftige Veranstaltungen nieder zu
schreiben. Es spiegelt auch einen Teil des Erlernten vom Seminar wieder.
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2 Von der Idee bis zur Organisation
2a) Idee und Zielsetzung
Da es viele verschiedene Möglichkeiten und Hintergründe gibt, eine
Festlichkeit zu veranstalten, sollte man sich als Erstes über folgende
Punkte Gedanken machen:

Welche Art von Fest will man (mit)veranstalten?
Ein Ball, eine Faschingsfeier, eine kulturelle oder traditionelle
Veranstaltung, ein Bierzelt, eine größere Jubiläumsfeier oder
Ähnliches.

Über welchen zeitlichen Rahmen sollte die Feierlichkeit gehen?
Ist sie für einen Abend, mehrere Tage oder bei Jubiläen sogar über
das ganze Jahr verteilt?

Welche Größenordnung soll die Festlichkeit umfassen?
Dies ist wichtig um die geeignete Örtlichkeit wie zum Beispiel ein
Festsaal, eine Halle, ein Zelt, verschiedene Plätze oder weiteres zu
finden.

Einer der wichtigsten Punkte: Welches Publikum will man
ansprechen?
Um ein gut besuchtes Fest abhalten zu können, sollte man sich
überlegen, wie man die Festbesucher unterhalten will. Welche
Musikrichtung ankommt, ob es spezielle Attraktionen und Events
gibt oder ob man neue Ideen versucht, die die Bevölkerung
neugierig machen.
2b) Wie teilt man die Organisation auf?
Je nach Größe und Dauer des Events ist es von Vorteil die
organisatorischen Aufgaben an mehre Personen zu verteilen, um mehrere
Punkte gleichzeitig und !!zeitnah!! abarbeiten zu können.
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Nichts desto trotz sollte eine Person auserkoren werden, die die
Koordination übernimmt und die Abarbeitungsliste und den Zeitplan im
Auge behält.
Bei kleineren Veranstaltungen wird diese Aufgabe meist der
Vereinsvorstand übernehmen.
Bei größeren Feierlichkeiten ist es besser, ein eigenes Festkomitee
aufgrund längerer andauernder Planungsphasen einzuberufen. Dort
können weitere erfahrene und motivierte Personen die nicht im Vorstand
tätig sind, hinzukommen. Dies entlastet den Vereinsvorstand für die
nötige, alltägliche, ehrenamtliche Arbeit, die nichts mit der Festlichkeit zu
tun hat.
3 Die wichtigsten organisatorischen Punkte
3a) Zeitpunkt
Es ist unerlässlich früh genug einen geeigneten Zeitpunkt zu finden.
Folgende Kriterien sollten beachtet werden:

Terminkollisionen: Sind im eigenen Ort und in der Umgebung bereits
Veranstaltungen geplant oder sogar fixiert?

Ferien- und Urlaubszeit

Feiertage
Nach Fixierung eines Termins schadet es nicht, diesen in den
verschiedensten Veranstaltungskalendern (Gemeinde,
Tourismusverband,…) eintragen zu lassen und per Mundpropaganda
öffentlich zu machen.
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3b) Örtlichkeit
Entscheidend für die Auswahl der richtigen Örtlichkeit ist die Größe der
Veranstaltung.
Stehen im Ort für kleinere Veranstaltungen ein entsprechender Kulturund Festsaal zur Verfügung, sollte man diesen nützen und früh genug
reservieren. Dies hätte den Vorteil, dass bereits eine gute Infrastruktur
vorhanden ist.
Bei größeren Feiern oder Freiluftveranstaltungen benötigt man natürlich
Wiesen oder Plätze. Hier ist zu klären:

Einverständnis und Zusage des Eigentümers eventuell auch des
Pächters.

Sind öffentliche Flächen (evt. auch Verkehrsflächen) betroffen,
benötigt man dafür diverse behördliche Genehmigungen.

Vernünftige Erreichbarkeit von Bus- und Autoparkplätzen.

Ist die Strom-und Wasserversorgung sowie die Abwasser- und
Oberflächenwasserbeseitigung möglich?

Lärmbelästigung von Anrainern: Da sich Lärm nicht immer
vermeiden lässt, schadet es nicht die umliegenden Bewohner früh
genug zu informieren und sie mit „nachbarschaftlichen Vorteilen“ ins
eigene Boot zu holen.
3c) Musik und Unterhaltung
Musik: Eine entscheidende Rolle wird mit Sicherheit auf die Auswahl der
musikalischen Unterhaltung fallen. Hier wird man mit der Frage
konfrontiert, welches Publikum man ansprechen will . Dementsprechend
muss man sich für eine Musikrichtung (Livemusik oder DJ) entscheiden. Es
ist gut zu überlegen wieviel Geld man dafür ausgeben will. Bei höheren
Ausgaben für die Musik wird man nicht darüber hinwegkommen Eintritt zu
verlangen. Bei zu hohen Eintrittspreisen wird man das Risiko nicht
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ausschließen können, dass aus diesem Grund der ein oder andere
Besucher ausbleiben wird.
Nach Fixierung der musikalischen Unterhaltung ist abzuklären welche
Voraussetzungen man als Veranstalter zu erfüllen hat: zum Beispiel die
Bühnengröße, die technische Ausrüstung und Personal für Beschallung,
einen Moderator und so weiter.
Achtung: AKM anmelden nicht vergessen!
Das Fassungsvermögen, der Eintritt, die Musikkosten, Publikumstanz usw.
sind für die Beitragshöhe maßgebend.
Sonstige Unterhaltung: Bei einem Fest sollte sich aber nicht nur alles um
die Musik und um den Konsum von Speisen und Getränken drehen. Die
meisten Besucher und vor allem Familien werden dankbar sein, wenn
auch andere Unterhaltungsmöglichkeiten vorhanden sind. Hierzu kann
man sich auch kostengünstig viel einfallen lassen: Spiele, Bummelzug,
Kletterwand, Vergnügungspark, lustige sportliche Bewerbe usw.
3d) Viele helfende Hände sind nötig!
Da man bei einer ordentlichen Bewirtung hinterher positiv in Erinnerung
bleibt, ist dafür ein reibungsloser Ablauf zu organisieren.
Bei Großveranstaltungen: Für Vereine mit kleineren Mitgliederzahlen und
die dadurch weniger Zugang zu freiwilligen Helfern aus dem Familien- und
Freundeskreis haben, gibt es noch weitere Möglichkeiten dies zu
bewerkstelligen.
Entweder sucht man sich im Vorfeld für dieses Fest einen Partnerverein,
oder es wird der eine oder andere Teilbereich an professionelle Firmen
(KellnerInnen, Küche, Ausschank,…) vergeben. Zu beachten ist, wenn
Firmen herangezogen werden, hat dies bestimmte Auswirkungen:
Die Preisgestaltung wird sich nach oben orientieren und der Reinerlös wird
kleiner.
Achtung! Die steuerrechtlichen Voraussetzungen ändern sich!
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Es werden natürlich auch für weitere Aufgaben helfende Hände gebraucht:
Personal für Auf- und Abbau, Eintritt, Garderobe, Festkassier, Bonkassa,
Bar, Nachschub, Müll und Ordnung, Einweisungspersonal für Parkplätze,
Dekoration, Reinigung, WC-Anlagen …
3e) Werbung, Sponsoring und Einladungen
Werbung
Damit eine Festlichkeit gut besucht wird, muss diese in der Bevölkerung
weit verbreitet angekündigt und angepriesen werden. Dazu sollte man ein
Werbekonzept erstellen. Denn es ist wichtig früh genug mit der Werbung
zu beginnen und die Veranstaltung immer wieder in Erinnerung zu rufen.
Zur Verbreitung der Werbung gibt es sehr viele Möglichkeiten:

Postwurf

Artikel und Werbeeinschaltungen in den verschiedensten
Printmedien ( Orts- und Bezirksblätter, überregionale Zeitungen)

Bekanntgabe in allen möglichen Veranstaltungskalendern

Ankündigungen im Rundfunk und Fernsehen

Homepage, Social Media wie Facebook usw.

Plakate in Geschäften und Schaukästen

Werbebanner auf Brücken und dergleichen
Achtung! Teilweise sind behördliche Genehmigung erforderlich.

Zusätzliche Werbetafeln im Ort

Einschubtafeln bei zusätzlichen Ortstafel

Einladungen per Email oder Postweg an Vereine und Firmen.
Aber eine der wirksamsten Werbemöglichkeiten in ländlicheren Gegenden
ist nach wie vor die Mundpropaganda.
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Sponsoring
Da bei einem Fest große Kosten, speziell für die Werbung, anfallen, hilft es
mit Sicherheit sich Sponsoren und Werbepartner zu suchen, die den
Verein unterstützen. Ein Konzept wo auch den Sponsoren etwas geboten
wird, erleichtert diese Arbeit.
Wenn man tolle Preise für eine Tombola oder dergleichen sammelt, kann
zusätzlich Geld für die Festkassa lukriert werden.
Einladungen
Je nach Größe und Anlass ist es ein Muss Ehrengäste aus Kirche, Politik,
Wirtschaft und Vereinsverbänden schriftlich einzuladen!
3f) Sicherheit und gesetzliche Voraussetzungen
Sicherheit:
Damit jeder Gast auch wieder gut nach Hause kommt, sollte man sich
über verschiedenste Sicherheitsvorkehrungen Gedanken machen:

Wie ist die örtliche, nähere Umgebung des Festortes?
Absperrungen können sehr hilfreich sein. Hier einige Beispiele:
Lagerflächen mit sperrigen Gütern, Natürliche steile Abhänge (
Bäche, Flüsse,…), usw.

Heimfahrdienst stellen oder diesbezüglich diverse Taxiunternehmen
aus der Umgebung infomieren und ein Abkommen treffen.

Wenn viele Besucher erwartet werden, könnte man eine
Securityfirma engagieren um die Sicherheit und Ordnung im Auge
zu behalten, um zum Beispiel den Jugendschutz zu kontrollieren,
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oder damit keine Gläser und Flaschen ins Freie kommen. Da es
leider ab und zu auch einmal zu Raufereien kommen kann, ist es
von Vorteil wenn Sicherheitsleute vor Ort sind, da diese Personen
für solche Situationen eine spezielle Ausbildung haben.

Ebenso gut vorgesorgt ist, wenn ein Wagen vom Roten Kreuz und
der Feuerwehr vor Ort sind, um bei Notfällen schnell reagieren zu
können.

Eine Versicherung speziell für vor und bis nach dem Fest
abzuschließen, kann viele unangenehme, nicht vorgesehene
Probleme lösen.
Gesetzliche Vorrausetzungen
Da sich Gesetze ständig ändern und teilweise in der Verantwortung der
Bundesländer steht, ist es absolut wichtig sich selber gut zu informieren
und auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Die wichtigsten rechtlichen Punkte und Gesetze für eine Veranstaltung:
Jugendschutzgesetz:

Alkoholmissbrauch (verschiedene Farbbänder nach Alter sind sehr
hilfreich)

Ausgehzeiten sollten auch vom Veranstalter berücksichtigt werden.
Sperrstunde:

Diese kann über die Gemeinde per Veranstaltungsmeldung
eingereicht werden.
Gesundheitliche Vorschriften:

Für Lebensmittel gibt es zahlreiche Bestimmungen und Gesetze, die
einzuhalten sind. Beispielsweise muss das auf Festen beliebte
Brathendl in einem separat abgetrennten Kühlbereich aufbewahrt
werden und darf nicht mit anderen Lebensmitteln vermischt werden.
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Weitere wichtige Punkte sind die Allergen- und die Raucherbestimmungen.
Straßenverkehrsordnung:

Straßensperren müssen behördlich genehmigt werden.
Steuerrecht:
Für Vereine gibt es einige Sonderbestimmungen. Es kann nie schaden bei
einem Steuerberater Informationen diesbezüglich einzuholen.
3g) Was wird noch für ein Fest benötigt
Es erleichtert die Organisation enorm verschiedenste Listen anzufertigen.
Beispiele:

Arbeitseinteilung: So sieht man auf einen Blick wo noch ein
„Helferlein“ gebraucht wird.

Beschaffungslisten mit Verantwortlichen
Was?
Wer?
Zelte + Überdachungen
Toni B.
Tische + Bänke
Andi E.
Bar + Stehtische
Peter A.
Dekoration
Sandra R.
Erledigt?
Ja
Ja
Hier noch eine kleine Aufstellung worauf man nicht vergessen sollte:
Zelte + Überdachungen +Böden
Kühlschränke + -wagen
Absperrungen und Wegweiser
Sitzmöglichkeiten + Stehtische
Bar + Bühnenteile
Tontechnik
Beleuchtung + Notbeleuchtung
Ausschankhilfen (Spender,…)
Griller und Küchengeräte
Spülmaschinen
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Geschirr + Gläser + Becher
Servietten + Besteck
WC-Anlagen
...
Mit Lebensmittel- und Getränkelieferanten ist es üblich zu vereinbaren,
dass nicht gebrauchte, originalverpackte Gebinde zurückgegeben werden
können.
4 Ein Jubiläumsfest steht an
Organisatorisch fällt bei einem Jubiläumsfest noch mehr Arbeit an. Es
bieten sich aber noch mehr Möglichkeiten zur Gestaltung an. Man könnte
sich für ein Bezirksblasmusikfest, einen Marschmusikwettbewerb oder
dergleichen bewerben. Ein Umzug, Sternmärsche, Standkonzerte
Feldmesse mit Festakt können die Attraktion bei einem Jubiläumsfest
sein. Die Mitwirkung der örtlichen und auswärtigen Vereine lässt dies zu
einem wirklich schönen Fest werden.
Für dieses Rahmenprogramm müssen selbstverständlich die richtigen
Örtlichkeiten ausgewählt werden. Die wichtigste Grundlage für einen
reibungslosen Ablauf ist ein gut durchdachter Organisationsplan.
Dieser sollte beinhalten:
Aufstellung
Marschroute
Ehrentribüne
Festreden
Ordner- und Absperrdienste
Ehrendamen mit Geschenken
Quartiere für Gastvereine
Versorgungstationen und Rotes Kreuz
Über eine kurze, prägnante, gut vorbereitete Ansprache des Jubilars
werden alle Mitwirkenden dankbar sein!
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5 Schlußwort
Eine gute Kameradschaft und die Bereitschaft Aller mitzuhelfen,
erleichtert die Organisation und lassen schon im Vorfeld eine
Feststimmung aufkommen.
Wiederum stärkt ein gut gelungenes Fest die Gemeinschaft im Verein.
Der rechtzeitige Beginn der Planung vermeidet Stress und
Unstimmigkeiten bei den Mitwirkenden im Organisationsteam.
Veröffentlichung:
Der Verfasser erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass
die vorgelegte Seminararbeit auf der Homepage des ÖBV und des
jeweiligen Landesverbandes veröffentlicht wird.
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