Checkliste für Joint-Study-Outgoing

Joint-Study Checkliste
Stand: Feber 2015
International Office (Mo – Mi und Fr 09:00-11:00 Uhr, Servicegebäude 1. Stock)
Telefon: 0463 2700 9273
Die Liste der Partneruniversitäten, den Namen des/der zuständigen akademischen
Koordinators/Koordinatorin, Berichte ehemaliger outgoing Studierender und die für das
Mobilitätsprogramm notwendigen Formulare sind abrufbar auf der Website:
www.uni-klu.ac.at/bib/inhalt/412.htm
Voraussetzung für die Bewerbung im Mobilitätsprogramm „Joint Study“ ist der Status „ordentliche/r
Studierender der Alpen-Adria Universität Klagenfurt“. Bewerbungen von Studierenden mit dem Status
„MitbelegerIn“ können leider nicht entgegen genommen werden.
N.B.: Beachten Sie bitte, daß an Universitäten im englischsprachigen Raum (Australien, Irland,
Kanada, USA) Austauschstudierende (Bachelor und Master) grundsätzlich nur Lehrveranstaltungen im
Bachelor-Programm belegen können.
Pro memoria: Sie bewerben sich nicht allein um ein Joint-Study Stipendium, sondern gleichzeitig um
einen Studienplatz an einer Gastuniversität. Solche Studienplätze haben je nach Gastuniversität einen
Wert von € 5.000,- bis € 25.000,-.
Bewerbungsprozedere:
 Studierende bewerben sich via ZEUS/MOBIS unter „Meine Anträge“ bis zum 15. Juni (für das
Sommersemester) bzw. 15. November (für das Wintersemester). Um die für die Planung und
Erledigung notwendiger Formalitäten (Stichwort: Visum) benötigte Zeit zu gewährleisten,
beginnt der Bewerbungsprozess ein Jahr vor dem tatsächlichen Antritt des
Auslandsaufenthalts.
 Folgende Dokumente sind hochzuladen: Lebenslauf, Motivationsschreiben in einer der
Unterrichtssprachen der Gastuniversität, Studienerfolgsnachweis. Achtung: Bei Antritt des
Auslandssemesters müssen Studierende absolvierte 90 ECTS nachweisen.
 Die akademischen Koordinator/inn/en nominieren die Studierenden nach Erfüllung der
Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Studienplätzen. Die Entscheidung
über
Nominierung bzw. Ablehnung einer Bewerbung liegt bei den Koordinator/inn/en. Das
International Office hat darauf keinerlei Einfluss.
 Nach Erhalt der schriftlichen Annahme der Nominierung für ein Austauschsemsester an einer
Partneruniversität seitens der/des Studierenden meldet das International Office den/die
Studierende/n bei der Gastuniversität als Austauschstudierende/n der AAU elektronisch an.
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Die Studierenden erhalten eine Kopie dieser E-Mail. Viele Partneruniversitäten sind auf onlineAnmeldung umgestiegen. In diesem Fall erhalten die Studierenden eine entsprechende
Benachrichtigung (inkl. Link für die online-Anmeldung) per E-Mail.
 Die Studierenden berichten der Ansprechperson im International Office über den Status der
Anmeldung an der Gastuniversität.
 Sobald die Gastuniversität zur Übermittlung weiterer Unterlagen auffordert (Bankbestätigung,
ärztliches Attest, TOEFL-Test-Ergebnis, Studienerfolgsnachweis mit Übersetzung ins
Englische, im Fall von Südamerika: ins Spanische, Kopie des Reisepasses usw.) stellen die
Studierenden die angeforderten Unterlagen bereit. Die Unterlagen senden die Studierenden
der Gastuniversität je nach Erfordernis per klassischer Post (eingeschrieben) und/oder
elektronisch zugeschickt. Die Aufforderung der Gastuniversität bezgl. der zu übermittelnden
Unterlagen kann bis zu zwei Monate ab der Nominierung durch das International Office dauern.
 Die nominierten Studierenden überweisen den ÖH-Beitrag für das Joint-Study-Semester
zeitgerecht. Die fristgerechte Einzahlung obliegt den Studierenden und wird vom
International Office nicht kontrolliert.
 Nach Erhalt der Aufnahmebestätigung seitens der Gastuniversität stellen die Studierenden
bei der zuständigen Botschaft einen Antrag auf ein Visum. Dies ist der Zeitpunkt für den Erwerb
von Fahrkarten bzw. Flugtickets.
 Es empfiehlt sich, Informationen über Zusatzversicherung im Ausland einzuholen und ggf.
eine solche abzuschließen. Manche Gastuniversitäten bieten verpflichtende
Krankenversicherungen an.
 Studierende, die keine Studienbeihilfenbezieher sind, erhalten das Joint-Study-Stipendium
über das International Office. Der Nachweis darüber, dass keine Studienbeihilfe bezogen wird,
ist durch den Negativbescheids der Studienbeihilfenbehörde erbracht. Eine Kopie desselben
sendet der/die Studierende an das International Office. Das Joint Study-Stipendium
wird nach Abgabe des Abschlussberichts und Vorlage des Studienerfolgsnachweises
(Transcript of Records) der Partneruniversität auf das in der vollständig ausgefüllten
Annahmeerklärung angegebene Konto im Nachhinein überwiesen.
 StudienbeihilfenbezieherInnen wenden sich bezüglich einer finanziellen Förderung für ein
Auslandsemester an die Studienbeihilfenbehörde, www.stipendium.at.
 Antrag auf Vorab-Anerkennung
recognition of examinations:
Studienprogrammleitung ein Antrag
kann die Anrechnung der an
gewährleistet werden.
von Prüfungen/ Application for the preliminary
Vor der Abreise wird bei der zuständigen
auf Vorab-Anerkennung von Prüfungen gestellt. Nur so
der Gastuniversität absolvierten Lehrveranstaltungen
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Nach Ankunft an der Gastuniversität:
 Nach Ankunft an der Gastuniversität übermitteln die Studierenden an das International Office
innerhalb von vier Wochen einen Zwischenbericht mit Hinweis auf die inskribierten
Lehrveranstaltungen. Den Zwischenbericht senden auch jene Studierenden, die das
Stipendium über die Stipendienbeihilfenbehörde beziehen!
 Positiv zu absolvieren sind Lehrveranstaltungen im Ausmaß von 12 ECTS. Die
Lehrveranstaltungen müssen fachbezogen (Pflicht – oder Wahlfach) sein.
Lehrveranstaltungen, wie z.B. Musik-, Sport- oder Sprachkurse (z.B. Italienisch an einer
australischen Universität) werden nicht anerkannt.
Nach Beendigung des Joint-Study-Semesters

Innerhalb eines Monats nach Beendigung des Joint-Study-Aufenthalts übermitteln die
Studierenden an das International Office einen Abschlussbericht (vorzugsweise als PDF). Der
Abschlussbericht sollte neben einer Kontaktadresse (für Nachfragen interessierter KollegInnen)
folgende Daten enthalten: Name der Gastuniversität, Dauer des Aufenthalts (von - bis),
Semester (z.B. Sommersemester 2015). In der Studienabteilung (bei Frau Agnes Mallner) ist
die Kopie des von der Gastuniversität ausgestellten Studienerfolgsnachweises1 einzureichen.
Erst mit dem Einlangen der Aufenthaltsbestätigung bzw. des Studienerfolgsnachweises kann
die Einzahlung des ÖH Beitrags für das nächste Semester freigeschalten werden. Die
Studierenden stellen zudem ein Ansuchen um Anerkennung von Prüfungen. Dies alles gilt
natürlich auch für Studierende, die das Stipendium über die Stipendienbeihlfenbehörde
beziehen.
 Ad Abschlussbericht: Der Leitfaden zur Abfassung des Endberichts ist – wie alle anderen
relevanten Dokumente - abrufbar auf der Homepage-Seite „Joint Study“ www.uniklu.ac.at/bib/inhalt/412.htm

Nochmals sei darauf hingewiesen, daß der Bericht eine gültige Kontaktadresse enthalten soll,
damit sich interessierte Studierende bei den AutorInnen der Berichte direkt informieren können.
 Das AAU Stipendium wird nach Zusendung des Abschlussberichts und nach Vorlage des
Studienerfolgsnachweises (Transcript of Records) der Partneruniversität im Nachhinein auf
das in der Annahmeerklärung angegebene Konto überwiesen.
 Im Fall eines ungenügenden Studienerfolgsnachweises wird das Stipendium einbehalten.
 Die Studierenden verpflichten sich, im darauf folgenden Semester als Vortragende bzw.
Auskunftspersonen bei Informationsveranstaltungen über ein Studium an internationalen
Da es mitunter sehr lange dauern kann, bis die Gastuniversität den Studienerfolgsnachweis übermittelt, ist zur
Überbrückung eine von der Gastuniversität ausgestellte Aufenthaltsbestätigung in der Studienabteilung vorzulegen.
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Partneruniversitäten mitzuwirken und interessierten Studienkolleg/inn/en mit Auskünften zur
Verfügung zu stehen.
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