www.sekretaerinnen-service.de Dossier: Delegieren - im Namen des Chefs Effektive Chefassistenz Delegieren Sie – im Namen Ihres Chefs Immer wieder erreichen uns Klagen von Sekretärinnen und Assistentinnen, dass sie Aufträge des Vorgesetzten an die entsprechenden Kollegen weiterleiten – und diese mit Missfallen oder Unwillen darauf reagieren. Im Folgenden haben wir für Sie Gründe zusammengestellt, woran dies liegen kann. Als Sekretärin/Assistentin nehmen Sie eine Mittel- und Mittlerstellung zwischen Ihrem Chef und Ihren Kollegen ein: Sie haben schneller Zugang zu Ihrem Vorgesetzten als die anderen Mitarbeiter – Sie stehen aber auch Ihren Kollegen näher als Ihrem Chef. Wahrscheinlich sind Sie sich dieser Stellung bewusst – unter Umständen strahlen Sie dies (unbewusst) durch … - Ihre Körpersprache und - Ihre Wortwahl Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/20603180 Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und 18.00 Uhr Bestellung per eMail: [email protected] … gegenüber Ihren Kollegen aus. Bestellung per Fax: 089/23110350 Selbst-Test: Sprechen Sie die Sprache Ihrer Kollegen? Nehmen Sie sich doch einmal für die kommende Woche vor, sich selbst im Umgang mit Ihren Kollegen zu beobachten und prüfen Sie Ihr Verhalten anhand der folgenden Fragen. Ja Nein Stellen Sie sich direkt vor den Schreibtisch Ihrer Kollegen, sodass Sie auf diese herab blicken? Verweisen Sie immer sofort auf Ihren Chef, der Ihnen den Auftrag gegeben hat, „das an … zu übertragen?“ Gehen Sie persönlichen Gesprächen mit Ihren Kollegen möglichst aus dem Weg? 1 Halten Sie es für wichtig, dass Ihre Kollegen Ihre aktuelle Facharbeit zugunsten der Anweisungen Ihres Chefs zurückstellen? Versuchen Sie Nachfragen Ihrer Kollegen bei Ihrem Chef möglichst abzuwimmeln? Auswertung: Je öfter Sie die Fragen bejaht haben, desto weniger müssen Sie sich wundern, wenn Ihre Kollegen missmutig auf Ihre Aufgabenübermittlung reagieren. Leben Sie einen partnerschaftlichen Umgang Vergessen Sie niemals: Ihre Kollegen sind auf Ihrem Gebiet Fachleute, die ihre Leistung – ebenso wie Sie auch – gewürdigt sehen möchten. Daher: • Zeigen Sie ihnen gegenüber, dass Sie ihre Arbeit wertschätzen („Ich weiß, Sie sind im Moment eigentlich gerade mit … beschäftigt. Herr … bittet Sie dennoch, … zu übernehmen, da Sie bereits sehr einfühlsam mit … verhandelt haben.“). • Hören Sie genau zu, wenn Ihre Kollegen Bedenken äußern, und überlegen Sie, ob diese gerechtfertigt sind („Ich verstehe Ihr Problem: Sehen Sie denn eine Chance, vielleicht in Arbeitsteilung mit Frau … dies zu erledigen?“). Wenn Sie die Aufgaben zudem in freundlichen Worten und mit einem Lächeln übermitteln, werden Ihre Kollegen zukünftig sehr viel zugänglicher dafür sein. Besuchen Sie uns im Internet unter: www.sekretaerinnen-service.de 2