Facility Management und IT: zwei feindliche Brüder? - Medizin-EDV

Ausgabe 1/2012
Titelstory
Facility Management und IT: zwei feindliche Brüder?
Potenzial für Kostenersparnis und Prozessoptimierung heben
Steigender Kostendruck und Effizienzanforderungen signalisieren die Krankenhäuser
dem Facility Management. Optimierung von
Abläufen und Kostenersparnis in Arbeitsprozessen lautet das Motto. Doch das Zusammenspiel zwischen Krankenhaus-IT und
Facility Management entfacht manche Diskussion. Schließlich geht es um ein internes
wie externes Grundkonzept der verschiedenen Prozesse, Standards und Normen.
Facility Management (FM) zählt mit einer
Wertschöpfung von 112 Milliarden Euro
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zu den Schlüsselbranchen der deutschen
Wirtschaft. FM-Leistungen fragen nicht
nur das produzierende Gewerbe sowie Banken und Versicherungen nach, sondern
auch das Gesundheitswesen. Allerdings:
wegen des bislang geringen Marktanteils
des öffentlichen Sektors wird es auch als
„schlafender Riese“ bezeichnet. Im Fokus
steht dabei auch Computer Aided Facility
Management (CAFM) und die professionelle Abwicklung von Supportprozessen
mit möglichen Optimierungs- und Einsparungspotenzialen.
Redundanz sollte zu vermeiden, ein Schulterschluss möglich sein. Ist zu erwarten,
dass CAFM und IT zusammenwachsen, vergleichbar mit IT und Medizintechnik? Computer Aided Facility Management gehört
schließlich immer mehr zum integralen Bestandteil der IT-Landschaft im Krankenhaus. Im letzten Jahrzehnt war zu beobachten, wie die Facility ManagementLeistungen immer näher an das Kerngeschäft rücken. Die zunehmende Bedeutung
privatwirtschaftlicher Kliniken und Seniorenheime im Gesundheitswesen beschleu-
Titelstory
nigt diesen Trend. „Voraussetzungen für
ein Zusammenwachsen müssen in der Organisation geschaffen werden, IT-technisch
gibt es keine unüberwindbaren Hindernisse“, konstatiert Andreas Duppenthaler, Geschäftsführer der Schweizer Byron Informatik AG.
„Die wichtigste Voraussetzung für
den Aufbau eines CAFM-Systems und die Integration in die Krankenhaus-IT muss in den
Köpfen der Abteilungsleiter der einzelnen
Stationen und Abteilungen geschaffen werden“, meint Wolfgang Kaiser vom Büro für
Gebäude-Informations-Systeme und GISProjekte. „Erst wenn dort die Bereitschaft,
dem CAFM-System zuzuarbeiten und dieses
zu nutzen, geschaffen ist, kann ein effizientes CAFM aufgebaut werden.“ Oftmals müssen Widerstände, die in dem CAFM einen
Mehraufwand oder einen Eingriff in die eigenen Kompetenzen und Zuständigkeiten sehen, überwunden werden. „Das Prinzip CAFM
funktioniert wie ein Managementsystem:
Es ist vergleichsweise leicht einzuführen,
aber bis es in der Praxis ‚gelebt‘ wird, ist
es meist ein großer Aufwand.“ Damit dieser Schritt gelingt sind umfangreiche kommunikative Maßnahmen erforderlich, denn
technisches Personal, Pflegepersonal, Ärzteschaft und Verwaltung müssen den Nutzen durch CAFM aufgezeigt bekommen und
verinnerlichen. Wolfgang Kaiser: „Dieser
ist enorm, man denke nur einmal an das
Energiemanagement, das, auf die Basisdaten des CAFM aufbauend, schnell Einsparmöglichkeiten im sechsstelligen Bereich ermitteln kann.“
Die Frage nach der „Konvergenz“
Allerdings hat eine „Konvergenz“ nie stattgefunden, da es sich bei Computer Aided
Facility Management um eine reine Software-Anwendung handelt, und diese benötigt nun einmal die IT. Ein fachliches
Zusammenwachsen von CAFM und IT wird
in dieser Form also nicht der Fall sein. Die
IT ist hier der Dienstleister der FM-Abteilung in der Form, dass Serverkapazitäten
bereitgestellt werden und Administrationsaufgaben anfallen.
Mit Blick auf die Komponenten der Gebäudeleittechnik stellt Till Paschke, Experte
der Nemetschek AG, zwei grundlegende Fragen: „Wie habe ich das Facility Management
in meiner Organisation definiert? Welche
Leistungen erbringt meine Facility Management-Abteilung? Welche Leistungen werden
extern und welche intern erbracht? Gehört
die IT-Abteilung zum Facility Management?“
Laut der DIN 15221 umfasst das Facility Management sämtliche Sekundärprozesse einer
Organisation. Dazu gehören technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben, die nicht in das Kerngeschäft einer Organisation fallen, sondern dieses unterstützen.
Außerdem fragt Till Paschke, inwieweit die
IT-Abteilung bereit sei, für das Know-how
die Kosten zu tragen. „Diskutieren Sie diese
beiden Fragen mit ihrer IT und Facility Management-Abteilung und Sie werden sehen,
dass Sie unterschiedlichsten Auffassungen
begegnen werden.“
CAFM-Systeme im Krankenhaus
Beleuchtet man die Situation vorhandener
CAFM-Systeme im Krankenhaus, so stellt sich
bei kritischem Hinterfragen heraus, dass die
Verwendung von CAFM meist hinter den technischen Möglichkeiten zurück bleibt. „Häufig
werden CAFM-Systeme nur für einige ausgewählte Anwendungsbereiche genutzt“,
merkt Wolfgang Kaiser an. Der Einsatz erstreckt sich dabei in den meisten Fällen nicht
über alle Hierarchieebenen, sondern deckt nur
einen Teil der Krankenhaushierarchie. „Das
mag nicht zuletzt an dem auch heute noch
gängigen Vorurteil, Facility Management sei
der Name für die ‚Hausmeistertätigkeit‘ liegen“, pointiert Wolfgang Kaiser.
„Da CAFM eben Software ist, installiert
die IT sie und die FM-Abteilung benutzt diese Anwendung“, konstatiert Till Paschke. Für
das Krankenhaus lasse sich die Gebäudestruktur kostentransparent abbilden. Durch
den CAFM-Einsatz können sich immobilienspezifische Informationen, Daten und Zustände revisionssicher speichern und verwalten lassen. Eine entsprechend Auswertung
über Flächen, Immobilien und das gesamte
Portfolio seien demnach nur anhand einer
einheitlichen Datenbasis möglich. Allerdings
erinnert Paschke bezüglich erwarteter Nutzen-Aspekte wie Qualitätsverbesserung, Wirtschaftlichkeit und Einsparpotenziale auf die
"cone of uncertainty" in Softwareprojekten.
Der Cone of Uncertainty beschreibt den Verlauf von Unsicherheiten in einem Projekt. Eine Schätzung von Zeit, Kosten und Qualität
am Anfang des Projektes kann allenfalls einen groben Anhaltspunkt liefern.
Auswirkungen
ungenügender Anforderungen
Optimierungspotenzial ist offensichtlich
genügend vorhanden. Hierzu zählt auch
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die Qualität der Anforderungsspezifikationen. „Die einzelnen Anforderungen in
CAFM-Ausschreibungen erfüllen nur selten einige wenige davon, nie alle Qualitätskriterien“, beobachtete Andreas Duppenthaler in vielen Projekten. Der
Geschäftsführer der Byron Informatik AG
in der Schweiz kann Gründe nennen, weshalb es so schwierig ist, gute Anforderungen zu formulieren: „Oft sind die Zielvorgaben für ein CAFM-System unklar,
verschiedene Personengruppen haben unterschiedliche Erwartungen an das System,
die betrieblichen Abläufe sind komplex und
voneinander abhängig, die Projektbeteiligten sprechen nicht die gleiche Sprache –
Hintergrund, Erfahrung, Fachgebiet, etc.
sind verschieden –, Ziele und Anforderungen ändern sich im Laufe des Projekts.“
Das Resultat sind schlechte Anforderungen mit Mehrdeutigkeiten, Widersprüchen
und vagen Vorstellungen.
„Die Behauptung, dass wir über Jahre
fast nur schlechte Anforderungen für CAFMSysteme gesehen haben, ist aus naheliegenden Gründen nicht zu beweisen“, räumt
der Schweizer Experte Duppenthaler ein.
„Die Skeptiker haben sogar ein gutes Argument, uns nicht zu glauben: Es gibt nur wenige Berichte über gescheiterte CAFM-Projekte. Dies wiederum ist nicht erstaunlich,
denn wer hat schon Interesse einen Misserfolg einzugestehen, geschweige über Projekte zu berichten, die abgebrochen werden
mussten oder über Projekte, deren Nutzen
in keinem Verhältnis zu den Kosten standen und/oder deren Terminüberschreitungen ins Unermessliche stiegen?“ Weshalb
schlechte Anforderungen nicht zwangsläufig zum Scheitern eines Projekts führen müssen, hat offenbar eine menschliche Tugend
als Grund: „Die meisten Leute sind bereit“,
merkt der Schweizer Experte an, „wohlwollend zusammenzuarbeiten und vermeiden
Konflikte, wenn immer möglich.“
Integration in die IT-Landschaft
Andreas Duppenthaler hat langjährige Erfahrung auch in der Integration von Facility Management-Systemen gesammelt.
„Eine Integration sollte konkrete Bedürfnisse, die aus den täglich verrichteten Arbeiten resultieren, befriedigen.“ Jede Veränderung an einem System sowie an einer
Systemintegration sollte unmittelbar zu einem nachweisbaren Nutzen führen. „Wenn
ein Integrationsprojekt ‚von oben‘ angeordnet wird, müssen die operativen
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Einheiten vom Nutzen überzeugt sein und
in der Verantwortung stehen, sonst ist ein
Misserfolg vorprogrammiert“, stellt der
Schweizer Experte fest.
Damit die Nutzenpotenziale erreicht werden können, sind nach Erfahrung von André Keßler, Geschäftsführer der Keßler Real
Estate Solutions GmbH, zwingend FM-Prozesse mit kaufmännischen Prozessen zu vernetzen und damit eine Integration in sowie
eine bidirektionale Anbindung an das ERPSystem vorzunehmen. „Die Federführung
sollte die IT-Abteilung in Co-Produktion mit
der jeweiligen Fachabteilung für den einzuführenden FM-Prozess haben“, merkt der FMExperte an. Darüber hinaus sollte das Projekt möglichst zentral durch den
Krankenhaus- oder Klinikvorstand genehmigt und regelmäßig vierteljährlich in Projektlenkungssitzungen auf Fortschritt kontrolliert werden. Diese Maßnahme sollten die
jour fixes auf Projektleiterebene ergänzen
und für eine effiziente und ausreichend
schnelle Steuerung von Ressourcen und Mitteln sorgen.
Zur Integration in die IT-Landschaft des
Krankenhauses bemerkt Facility Management-Experte Till Paschke kommentiert:
„Nach der Auswahl der entsprechenden Software-Lösung durch die Fachabteilung liegt
die Federführung der Implementierung ganz
klar bei der IT-Abteilung. Zu beachten ist
hierbei, dass es sich bei der Einführung einer
CAFM-Software immer um ein Projekt handelt, das einmal anfängt. aber nie aufhört.“
Die Arbeit mit Daten impliziere schließlich,
dass diese auch immer auf einem aktuellen
Stand, mit dem man
arbeiten könne, gehalten werden sollten. „Ihre Buchhaltung schaffen Sie
schließlich
auch
nicht einfach ab, bloß
weil Sie sich ein Warenwirtschaftssystem
gekauft haben“, verdeutlicht Paschke.
„Um die Daten an
Wolfgang Kaiser, Büro sich kümmert sich
für Gebäude-Informati- ihre FM-Abteilung,
ons-Systeme und GISaber für die AktuaProjekte: „Erst wenn die
Bereitschaft, dem CAFM- lität der Software,
System zuzuarbeiten deren Performance
und dieses zu nutzen, und Sicherheit ist
geschaffen ist, kann
ein effizientes CAFM die IT-Abteilung
aufgebaut werden.“ zuständig.“ Bei dieser Zuordnung zeigen
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sich in der Realität
deutlich Probleme,
deren Lösungen meist
noch ausstehen.
Wolfgang Kaiser: „Die
größte Hemmschwelle bei der Einführung
von CAFM ist das
Fehlen detaillierter
Kenntnisse des eigenen Bedarfs. Wir erleben es bei unseren Till Paschke, Nemetschek
Erstgesprächen mit AG, über die größten
potentiellen Kunden Hemmschwellen: „Gewachsene Strukturen soimmer wieder, dass wie die zugehörigen
beim Kontakt mit Egos und deren Herrdem
potentiellen schaftsbereiche.“
Softwarelieferanten
noch nicht geklärt ist, welche Arbeitsplätze
benötigt werden und welche Mitarbeiter innerhalb des CAFM welche Aufgaben abdecken sollen.“ Nicht selten wüssten Kunden
zu Beginn eines Projektes nicht, welche Flächen oder Mengen tatsächlich vorhanden
seien. Dabei übersteige der Aufwand für
die Erstdatenerfassung und die Datenpflege den Aufwand für die Softwarebeschaffung selbst. Daher sei es so immens wichtig, den Zeitaufwand und die Kosten für
Datenerfassung und Datenpflege möglichst
genau zu beziffern.
Standards in Theorie und Praxis
Die Drees & Sommer AG nahm in einer
Marktstudie die Situation der Facility-Ma-
nagement-Branche unter die Lupe. Zentrale Fragestellung der Untersuchung im Jahr
2010 war, inwiefern Prozesse, Standards
und Normungen aus der Theorie die Facility Management-Praxis tatsächlich beeinflussen. Über 80 Prozent der Befragten gaben an, dass in der Praxis nichts von den
theoretischen Erkenntnissen zu spüren ist.
Zwar stand die Zusammenarbeit von Bauund Facility Management-Abteilungen im
Blick. Die Reizworte wie „Standards“ und
„Normungen“ bringen auch bei der Frage
nach Konvergenz von CAFM und IT die
Verantwortlichen ins Grübeln.
Allen am Facility Management beteiligten Firmen (Bauherren, Planer, Datenaufnehmer usw.) dient die Schnittstelle dabei als
Werkzeug zur Aufbereitung von FM-Daten.
Was Beratungen für Bau- und Facility Management feststellten, sollte bei der Integration von IT und FM keine kostenintensive
Schule machen. Offenbar beklagten nämlich
viele Nutzer ihre Fehlinvestitionen in der Vergangenheit. Wie Statistiken der Hersteller dazu belegen wollen, zielt rund ein Viertel des
Auftragsvolumens auf den Austausch von
Altsystemen.
Getrennte Welten – gewachsene
Herrschaftsbereiche
Gefragt im Gesundheitswesen sind professionelle und strategische Abwicklung der
Prozesse zusammen mit neuen Lösungsansätzen. Ob Gebäude- und Haustechnik sowie IT hierbei zusammenspielen können,
Die Interessenslage bei Facility Management und IT ruft nach einem Schulterschluss.
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Medizintechnik und ERP, die häufig nicht
konform mit einer zentralen FM-Philosophie ausgebildet sind.“ Diese von innen
aufzulösen, bilde das entscheidende Hindernis für zentrale CAFM-Projekte über
die Belange der einzelnen Fachabteilung
hinaus. „Nur durch zentrales CAFM lassen sich jedoch die Nutzenpotenziale vollständig und nachhaltig erschließen.“
Licht am Horizont
Andreas Duppenthaler, Byron Informatik AG: „Eine
Integration sollte konkrete Bedürfnisse, die aus den
täglich verrichteten Arbeiten resultieren, befriedigen.“
wird bislang nicht selten bezweifelt. „Es sind
getrennte Welten“, ist aus den Kliniken zu
hören. Dazu tragen offenbar verschiedene
Qualifikationen und Mentalitäten der jeweiligen Fach- und Führungskräfte bei.
Während sich CAFM für die Verwaltung
von IT-Geräten bewährt und etwa Anzahl
oder Wartungstermine dokumentiert, besteht
im Software-Umfeld eher Optimierungsbedarf. „Anfragen bei IT-Problemen lassen
sich nicht immer eindeutig definieren und
analysieren“, so die Erkenntnis der Krankenhäuser. „Wer verfolgt einen HardwareDefekt, der tatsächlich jedoch Softwareseitig begründet ist?“
Offenbar sind umfassende
Datenerfassung und passgenaue
Software-Applikationen nicht die
einzigen Stolpersteine. Till Paschke kommentiert seine Erfahrung
über die größten Hemmschwellen: „Gewachsene Strukturen sowie die zugehörigen Egos und
deren Herrschaftsbereiche.“
Dem kann Andreas Duppenthaler, Byron Informatik AG, nur
zustimmen: „Die Menschen in
den betroffenen Organisationseinheiten.“
André Keßler konnte ähnliche Einsichten sammeln. „Es
sind die gewachsenen organisatorischen Strukturen und damit
korrespondierende Lösungen in
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Mit dem CAFM-Arbeitskreis der GEFMA
und dem CAFM Ring gibt es in Deutschland
zwei Institutionen, die die Interessen aller
mit FM-Software befasster Verantwortlicher fördern wollen. Zertifizierung und Bewertung von CAFM Software sind von Marktteilnehmern wegen der Unübersichtlichkeit
und fehlenden Struktur des CAFM-Anbietermarktes gefordert worden.
GEFMA hat seit 2010 ein solches Zertifizierungsverfahren etabliert. Dabei bewegt
sich die CAFM-Zertifizierung offenbar noch
zwischen Wirklichkeit und Wunschdenken.
Die Bandbreite der Reaktionen auf das von
GEFMA-Zertifikat ist vielschichtig. Bei der
Veröffentlichung der zertifizierten SoftwareProdukte gab es unterschiedliche Auffassungen der jeweiligen Anbieter. Dies zeigt
die Brisanz des Themas. Allerdings hat sich
das Netzwerk einiger deutscher CAFM-Anbieter im „CAFM-Ring“ uneingeschränkt zum
GEFMA 444-Zertifikat bekannt und seine
Produkte ausnahmslos zertifizieren lassen.
Sowohl vom CAFM-Ring als auch von den
Kritikern des Verfahrens gab es Anregungen
zur Weiterentwicklung des CAFM-Zertifikats,
die in die Version 2012 einflossen.
Spezielle Applikationen zur Unterstützung
der Prozesse im Facility-Management sollen die erforderliche Transparenz für sämtliche relevanten Kennzahlen entstehen.
CAFM soll zugleich die Basis für notwendige Dokumentationen bei angestrebten
Zertifizierungen liefern.
Hier kündigt sich im Gesundheitsbereich
eine Aufholjagd an. Sicher können Kongresse
nicht als alleiniges Indiz dafür dienen. Dennoch erstaunt es, dass auf einem zentralen
FM-Branchen-Event „Informationstechnische Dienstleistungen/CAFM“ mit einem guten Viertel als Besucherinteressen angegeben wurden. An Kongressteilnehmern aus
Krankenhaus/Klinik kamen 2 Prozent, nur 1
Prozent hatte eine IT-Funktion inne.
In den letzten Jahren setzten sich – so
die CAFM-Anbieter – Prozessverantwortung
und Qualitätsmanagement im Facility Management durch. Das Wertverständnis der
Facility Management-Branche sollte zudem
verstärkt den Healthcare-Sektor einbeziehen
– und umgekehrt. Dadurch öffnet sich für die
Akteure aus den bislang getrennten Welten
ein breiter Optimierungskomplex – nämlich
zu einem hausweiten Grundkonzept der verschiedensten Prozesse. Dabei steht die Integration von Anbieter- und Nutzerinteressen
im Vordergrund.
Facility Management und IT: zwei feindliche Brüder? Die Strategien, Perspektiven
und Lösungen der Facility Management-Branche sowie der Krankenhaus-Verantwortlichen
stehen im Mittelpunkt der kontinuierlichen
Berichterstattung in kommen Jahr. Schließlich wollen beide Akteure das zweifellos vorhandene Potenzial für Kostenersparnis und
Prozessoptimierung heben.

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