Boe_Anleitung_Zwischengeschaltete_Stelle _26_10_2011

Anleitung BOgenErfassungsumgebung (BOE)
Anlegen und zuweisen eines Projektes durch die Zwischengeschaltete Stelle an
einen Antragsteller
rechenwerk GmbH
Emilienstrasse 57
45128 Essen
Telefon: 0201/81581876
Telefax: 0201/81581877
E-Mail: [email protected]
Inhaltsverzeichnis
Anmeldung ........................................................................................................................................... 3
Anlegen eines Projektes ....................................................................................................................... 5
Anlegen eines neuen Antragstellers und zuweisen eines Projektes durch die Zwischengeschaltete
Stelle..................................................................................................................................................... 7
Anlegen und bearbeiten eines Monitoring- oder Abschlussbogens ................................................... 10
Ausfüllen und speichern eines Monitoring- oder Abschlussbogens .................................................. 12
Status eines Bogens ändern ................................................................................................................ 15
Übersicht ............................................................................................................................................ 16
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Anmeldung
Über
die
Internetadresse
www.boe.nrw.de
gelangen
man
zum
Anmeldefenster
der
BOgenErfasszungsumgebung (BOE). Unter Verwendung eines veralteten Internetbrowsers kann es
unter Umständen zu Konflikten beim aufrufen der Startseite kommen. Es sollte eine aktuelle
Version des Internetexplorers von Microsoft oder die aktuelle Version von Firefox verwendet
werden.
Auf der Startseite erscheint das Anmeldungsfenster der BOgenErfassungsumgebung (BOE). Hier
meldet man sich mit dem zugewiesenen Benutzernamen und Kennwort an und klickt auf den
Button „Anmelden“.
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Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint folgender Eingangsbildschirm:
In der „Projektauswahlliste“ sind die zuletzt angelegten Projekte aufgelistet. Mit dem Menüpunkt
„Übersicht“ gelangt man immer wieder zu dieser Ansicht zurück. Unter dem Menüpunkt „Suche“
kann nach bereits angelegten Projekten gesucht werden (z.B. nach Aktenzeichen oder
Projektnamen).
Mit dem Button „Abmelden“ (befindet sich am oberen rechten Bildschirmrand) verlässt man die
Bogenerfassungsumgebung.
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Anlegen eines Projektes
Ein neues Projekt wird mit dem anklicken des Buttons „neues Projekt hinzufügen“ angelegt. Es
öffnet sich automatisch folgendes Fenster:
Hier werden alle relevanten Angaben eingetragen die entscheidend sind, um ein Projekt zu
identifizieren. Wichtig ist es, die korrekte Maßnahme eines Projektes anzugeben (Auswahlliste
Maßnahme ID), da die Maßnahme bei einem angelegten Projekt nicht nachträglich geändert
werden kann. Die korrekte Eingabe des Ziel2 Förderkennzeichens sowie des Aktenzeichens sind für
die spätere Identifizierung eines Projektes äußerst wichtig. Sie können jedoch auch nachträglich
verändert werden.
Nachdem alle Angaben eingetragen wurden generiert BOE (nach klicken des Buttons „Speichern“)
das entsprechende Projekt zu einer bestimmten Maßnahme. Es wird jedoch noch kein
Monitoringbogen angelegt. Dieser soll später durch den Antragsteller angelegt und ausgefüllt
werden!
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Wurde ein neues Projekt angelegt, kehrt man über den Menüpunkt „Übersicht“ zur
Projektauswalliste zurück, in der das neu angelegte Projekt aufgeführt wird.
Hinweis:
Es besteht die Möglichkeit einen Monitoringbogen als Zwischengeschaltete
Stelle anzulegen. Dies soll jedoch nicht geschehen, da der Antragsteller
sonst keine Möglichkeit hat diesen Bogen auszufüllen. Nachdem der Antragsteller den Monitorigbogen ausgefüllt hat gibt es für die Zwischengeschaltete
Stelle die Möglichkeit diesen zu bearbeiten.
(Siehe Seite 10 Anlegen und bearbeiten eines Monitoringbogens)
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Anlegen eines neuen Antragstellers und zuweisen eines Projektes durch die
Zwischengeschaltete Stelle
Um es einem neuen Antragsteller zu ermöglichen einen Monitoringbogen anzulegen und
auszufüllen, muss zuvor die Zwischengeschaltete Stelle den Antragsteller in BOE anlegen und ihm
ein bereits angelegtes Projekt zuweisen.
Um einen neuen Antragsteller anzulegen klickt man auf den Button „Einstellungen“ in der
Menüleiste und erhält folgende Ansicht:
Es können unter dem Punkt „Mein Profil“ die Daten des aktuellen Benutzers geändert werden wie
z.B. die E-Mail Adresse oder das Passwort.
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Um einen neuen Antragsteller anzulegen klickt man auf den Menüpunkt „Benutzer“ und erhält
folgende Ansicht:
Hier sind alle Benutzer aufgelistet die von der Zwischengeschalteten Stelle angelegt wurden.
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Um einen neuen Benutzer anzulegen klickt man auf den Button „Benutzer hinzufügen“ und wird
in das folgende Fenster weitergeleitet:
Hier kann ein neuer Antragsteller mit Namen, E-Mail und vorläufigem Passwort angelegt werden.
Der Antragsteller kann das Passwort später selbständig ändern.
Wichtig:
Bevor E-Mail und Passwort eingegeben werden muss die Funktion „(AP)
Antragsteller“ bei dem Punkt „Funktion“ ausgewählt werden. Zudem muss
ein Häkchen bei „Aktiviert“ gesetzt werden.
Danach wählt man bei Projekt das vorher bereits angelegte Projekt für den neuen Antragstellers
aus und klickt auf „Aktualisieren“. BOE legt daraufhin den neuen Benutzer mit dem ihm
zugewiesenen
Projekt
an.
Der
Antragsteller
kann
sich
jetzt
auf
der
Seite
der
Bogenerfassungsumgebung mit seinem Benutzernamen und dem ihm zugewiesenen vorläufigen
Passwort anmelden, um einen Monitoringbogen anzulegen und auszufüllen.
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Anlegen und bearbeiten eines Monitoring- oder Abschlussbogens
Um einen Monitoring- oder Abschlussbogen anzulegen und bearbeiten zu können, klickt man in der
Projektübersicht („Übersicht“) auf den Button „Projektbestandteile ausklappen“ und erhält
folgende Ansicht:
Es besteht nun die Möglichkeiten einen Bogen anzulegen (auf den Button „Bogen hinzufügen“
klicken) und/oder ein Dokument für das betreffende Projekt hochzuladen (auf den Button
„Dokument hinzufügen“ klicken.
Hinweis:
Bereits angelegte Bögen erscheinen nach klicken des Buttons
„Projektbestandteile ausklappen“ und können bearbeiten werden.
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Nachdem der Button „Bogen hinzufügen“ angeklickt wurde, öffnet sich folgendes Fenster:
Unter Punkt „Bogenart“ kann mit dem Auswahlmenü ein Monitoring- oder Anbschluss-bogen
ausgewählt werden und nach der Auswahl mit dem Button „Speichern“ angelegt werden.
Nachdem speichern des Bogens wird man in ein neues Fenster weitergeleitet, in dem der
Monitoring- oder Abschlussbogen ausgefüllt und in der Datenbank gespeichert werden kann.
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Ausfüllen und speichern eines Monitoring- oder Abschlussbogens
Eingabefenster für den Monitoring- oder Abschlussbogen:
In diesem Fenster erscheinen als erstes die Metadaten des Projektes (Projektbezeichnung,
Kennzeichen und Informationen wann und von wem der Bogen angelegt wurde)
Auf der linken Seite befindet sich die Übersicht des Bogens, mit der man durch die verschiedenen
Abschnitte des Bogens navigieren kann. Der auszufüllende Bogen befindet sich auf der Seite
unterhalb der Metadaten.
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Um den Bogen auszufüllen scrollt man auf der Seite nach unten und erhält folgende Ansicht:
Die verschiedenen Abschnitte des Bogens können mit anklicken des Buttons „Abschnitt
ausklappen“ geöffnet und ausgefüllt werden.
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Ansicht eines ausgeklappten Bogenabschnitts:
Wenn alle relevanten Felder des Bogens ausgefüllt wurden scrollt man wieder nach oben zum
Seitenanfang und speichert den Bogen, indem der Button „Speichern“ angeklickt wird. Sind alle
Felder korrekt ausgefüllt worden wird dies in roter Schrift am Seitenanfang bestätigt. Falls eine
Eingabe nicht korrekt getätigt wurde, (z.B in ein Feld in das nur eine Zahl eingetragen werden soll,
wurde zusätzlich noch ein Text eingefügt) wird dies ebenfalls oben in roter Schrift angezeigt. Die
falsche Eingabe ist dann im Bogen mit einem roten Sternchen markiert, so dass die Eingabe
korrigiert werden kann. Nach einer Korrektur muss erneut der Button „Speichern“ angeklickt
werden.
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Ansicht eines gespeicherter Bogen:
Status eines Bogens ändern
Die jeweiligen Schreibrechte für einen Monitoringbogen werden mit dem Button „Status
heraufsetzen bzw. Status herabsetzen“ definiert. Sobald der Antragsteller einen Bogen angelegt
hat verfügt er als einziger über die Schreibrechte im Monitoringbogen. Alle anderen Stellen
besitzen nur lesende Rechte. Wenn der Antragsteller den Bogen ausgefüllt und gespeichert hat
muss er den Button „Status heraufsetzen“ anklicken, um die Schreibrechte an die
Zwischengeschaltete Stelle zu übertragen. Wenn eine Statusänderung erfolgt wird eine
automatische E-Mail generiert, die die Zwischengeschaltete Stelle über die Statusänderung
informiert. Nach Prüfung des Bogens und Ergänzung der Bogeninformationen durch die
Zwischengeschalteten Stelle werden die Schreibrechte durch klicken des Button „Status
heraufsetzen“ auf sie Verwaltungsbehörde übertragen.
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Übersicht
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