Die Personalakte Von der Erstellung bis zur Archivierung BAPersBw Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr (BAPersBw) Als Bundesoberbehörde verantwortlich für das prozessorientierte Personalmanagement für das militärische und zivile Personal der Bundeswehr „aus einer Hand“ 1 Die Personalakte Von der Erstellung bis zur Archivierung BAPersBw Die Abteilung V - Personalführung Zivilpersonal Aufgaben für den Bereich der zivilen Personalführung der Bundeswehr 1. Zentrale Aufgabensteuerung des Personalmanagements 2. Grundsatz und Rechtsangelegenheiten betreffend die Personalführung des 3. Prozessführung, Disziplinarangelegenheiten 4. Steuerung der Aus- und Fortbildung 5. Personalhaushalt, Beurteilungswesen, Aufstiegsangelegenheiten 6. Fachaufsicht über die personalbearbeitende Ortsebene 7. Zentrale Personalführung von Beamten bis BesGr A16 / Tarifpersonal ab EntGr 9 2 Die Personalakte Von der Erstellung bis zur Archivierung BAPersBw Das Referat V 1.8 - Zentralregistratur → Zuständig für Anlage, Führung, Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Personalakten → Bereitstellung von Personalakten an die zivile Personalführung im Zuständigkeitsbereich → Verwaltung von ca. 40000 Akten → Gesetzliche Grundlage : Personalaktenrichtlinien für das zivile Personal im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (VMBl 1994, Seite 63 ff.) 3 Die Personalakte Von der Erstellung bis zur Archivierung BAPersBw Die Personalakte Personalteilakten (PTA) Personalgrundakte (PGA) bildet eine Einheit mit Innere Ordnung 1. Teilaktenverzeichnis 2. Inhaltsverzeichnis 3. Personalnebenakten Fortlaufende zeitliche Aktualisierungen Keine Berücksichtigung Nach Inhalten - Personalunterlagen Bewerbungsschreiben, Lebenslauf Personenstandsurkunden Staatsangehörigkeitsnachweis Nachweise Vor-/Aus-/Fortbildungen Gesundheitszeugnisse Dienstpostenübertragungen Personalverfügungen Entscheidungen/Gesuche Persönliche Angelegenheiten Schwerbehinderung/Wehrdienst - Beschwerden/Behauptungen Prozessakten Kindergeldangelegenheiten Werden aktuell in einer Sachakte innerhalb Der Personalführung geführt Nach Sachgesichtspunkten - Vorakte (z.B. andere Behörden) Gebührniswesen Aus- und Fortbildung Bewerbungen Abwesenheiten Fürsorgeangelegenheiten Dienstunfallfürsorge Trennungsgeld/Reisekosten Umzugskosten Disziplinarangelegenheiten 4 Die Personalakte Von der Erstellung bis zur Archivierung BAPersBw Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Personalakten Aufbewahrungsfristen innerhalb der personalbearbeitenden Behörde: Gesetzliche Grundlage : § 113 Bundesbeamtengesetz (BBG) Anwendung für Bundesbeamte, sowie eine sinngemäße analoge Behandlung für Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Personalakten vor ihrer Vernichtung nach § 2 (1)+(5) des Bundesarchivgesetzes dem Bundesarchiv anzubieten ! 5 Der Weg zur militärischen Personalakte BAPersBw Mögliche Szenarien / Einberufung Ungediente Freiwillige (SaZ, Eignungsübende) • Freiwillig Wehrdienstleistende (FWDL) Wiedereinsteller (ehem. SaZ, GWDL, FWDL) Bewerbungsunterlagen werden zum ersten Teil der Bewerberakte (Klarsichthülle) Personalakten der Soldaten: Nebenakten Grundakten Sachakten 6 Der Weg zur militärischen Personalakte BAPersBw Klarsichthülle mit Bewerbungsunterlagen Vorbereitung eines Aktenordners für jeden neuen Soldaten Anwärterpersonalführung für Unteroffiziere und Mannschaften BAPersBw IV 2 Anwärterpersonalführung für Offiziere BAPersBw III 7 Der Weg zur militärischen Personalakte Anwärterpersonalführung BAPersBw IV 2 und BAPersBw III BAPersBw Erwin, Xaver 290281 X 87965 Fordern ggfs. fehlende Unterlagen beim zuständigen KarrC oder beim Einstellungsverband (Truppe) an Vervollständigen die Bewerberakte Übergeben die geprüfte Bewerberakte an BAPersBw IV 1.6, Aktenführung, (Unteroffiziere und Mannschaften) bzw. BAPersBw III Z 5 (Offiziere) 8 Der Weg zur militärischen Personalakte BAPersBw BAPersBw IV 1.6 (Unteroffiziere, Mannschaften) BAPersBw III Z 5 (Offiziere) Erstellen aus der Bewerberakte und ggfs. den Unterlagen im „Blindordner“ eine Grundakte für jeden Soldaten Die Grundakten verbleiben bis zum Dienstzeitende der Soldaten (aktuell bis zu 25 Jahre bei SaZ, BS darüber hinaus) in den jeweiligen laufbahnabhängigen Aktenkammern 9 Der Weg zur militärischen Personalakte BAPersBw Dienstzeitende (SaZ) Grundakten ausscheidender SaZ werden durch die Aktenkammern an die zuständigen Karrierecenter zur Dienstleistungsüberwachung übergeben, sofern der Reservist der Dienstleistungsüberwachung/Wehrüberwachung unterliegt Erwin, Xaver 290281 X 87965 Dienstleistungsüberwachung (§§ 77, 59 SG): Pensionierte BS: bis 65 J Sonst ausgeschiedene BS u. SaZ: bis 60 J (Msch bis 45 J) freiwillig bis 65 J Andere, wenn dauerhaft höh. DGrad aufgrund Wehrdienstleistg. bis 60 J im übrigen freiwillig bis 65 J Wehrüberwachung (§ 24 WPflG, nur im Spannungs/Verteidigungsfall): Msch: bis 32 J Uffz: bis 45 J Offz: bis 60 J 10 Der Weg zur militärischen Personalakte BAPersBw Versetzung in den Ruhestand (BS) Grundakten von BS, werden 4 Monate vor Zurruhesetzung zur Erstellung des Versorgungsblattes an BAPersBw IV 1.3 (Verwaltungsrechtliche Querschnittsaufgaben) und von dort an BAPersBw I 2.3.3 (Dienstzeitversorgung) zur Dienstleistungsüberwachung übergeben 11 Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr BAPersBw 12
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