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Tutorial
Kommentarwerkzeuge in Acrobat Reader
effektiv einsetzen
In diesem Tutorial möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Kommentarfunktionen
im Acrobat geben. Wer sich schon mit diesem Thema befasst hat weiß, dass die Kommentarfunktion sehr vielseitig ist und es viele weitere Werkzeuge zum kommentieren oder bearbeiten von PDF-Dateien gibt – für den Normalfall sind allerdings 5 Werkzeuge ausreichend, die wir
Ihnen im Folgenden vorstellen möchten.
Vorteile für die Verwendung der Kommentarfunktion:
Ú Kommentare
können nach der Bearbeitung über eine Checkbox als erledigt markiert werden
der Kommentare
Ú Der Bearbeiter erhält Information zum Autor des Kommentars (wichtig bei Rückfragen)
Ú Keine Handschriften, die entziffert werden müssen
Ú Texte können via Copy&Paste übernommen werden (Zeitersparnis, Fehlervermeidung)
Ú Die zu korrigierende Stelle ist 100% genau auszumachen
Ú Keine Missverständnisse, ob ein Text gelöscht, korrigiert oder ergänzt werden muss
Ú Es müssen keine weiteren Texte wie z.B. „bitte diesen Text löschen etc.“ ergänzt werden
Ú Ein Kommentar entspricht einer Korrektur (Zeitersparnis für Verfasser und Bearbeiter)
Ú Filterung
Fenster „Anmerkungen“
A
Notiz hinzufügen
B
Text hervorheben
C
Datei anhängen
D
Audio aufzeichnen
E
Werkzeug und Menü „Stempel“
F
Text an Cursorposition einfügen
G
Text ersetzen
H
Durchgestrichen
I
Unterstreichen
J
Notiz zu Text hinzufügen
A: Notiz hinzufügen
aus und klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Notiz
Wählen Sie in „Anmerkungen“ das Notiz-Werkzeug
platzieren möchten und tragen Sie den gewünschten Text in das PopUp-Fenster ein.
Beispiel:
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Kommentarwerkzeuge in Acrobat Reader
effektiv einsetzen
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Tutorial
Kommentarwerkzeuge in Acrobat Reader
effektiv einsetzen
F: Text an Cursorposition einfügen
aus und klicken Sie zwischen den Wörtern bzw.
Wählen Sie in unter „Anmerkungen“ das Einfügen-Werkzeug
Zeichen auf die Stelle, an der Sie Text einfügen möchten. Es öffnet sich ein Popup-Fenster in das Sie den gewünschten
Text eingeben können.
Tipp: Bitte Texte auf Rechtschreibung und Grammatik prüfen, da der Text von uns per Copy&Paste übernommen wird
und Schreibfehler so ebenfalls kopiert werden.
Beispiel:
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G: Text ersetzen
aus und fahren Sie mit dem ausgewählten WerkWählen Sie unter „Anmerkungen“ das Text ersetzen-Werkzeug
zeug über den zu ersetzenden Text aus. Der ausgewählte Text wird durchgestrichen und eine Popup-Notiz geöffnet.
Geben Sie nun den einzufügenden Text ein. Es wird das entsprechende Caret-Zeichen angezeigt.
Beispiel:
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H: Text löschen
aus.
Wählen Sie unter „Anmerkungen“ das Durchstreichen-Werkzeug
Markieren Sie den zu löschenden Text indem Sie mit dem Werkzeug über den Text fahren. Der Text wird mit einer
roten Linie gekennzeichnet.
Beispiel:
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J. Notiz zu Text hinzufügen
Wählen Sie unter „Anmerkungen“ das Werkzeug „Notiz zu Text hinzufügen“
aus und markieren Sie den entsprechenden Text. Es öffnet sich automatisch ein Popup-Fenster in das Sie Ihre Notiz eingeben können.
Beispiel hierfür könnte unter anderem sein, dass Sie sich für den markierten Text eine andere Auszeichnung, Schrift,
Schriftgröße, Schriftfarbe etc. wünschen. Natürlich können Sie hiermit auch notieren, dass z.B. an dieser Stelle ein Bild
eingefügt werden soll oder ähnliches.
Beispiel:
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Kommentarwerkzeuge in Acrobat Reader
effektiv einsetzen
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Kommentarwerkzeuge in Acrobat Reader
effektiv einsetzen
Tipps & Tricks:
1) Werkzeugauswahl
Die Verwendung des richtigen Kommentarwerkzeuges macht es überflüssig noch weitere Texte wie z.B. „bitte diesen
Text ersetzen/löschen“ oder „bitte an dieser Stelle einfügen“ etc. zu verwenden. Durch die Wahl des Wekzeuges ist
eindeutig geklärt, was gemacht werden soll. Bitte achten Sie beim Eintippen von Texten darauf, dass diese bereits
auf Rechtschreibung und Grammatik geprüft sind. So können diese Texte per Copy&Paste übernommen und Fehler
vermieden werden.
2) Kommentare anzeigen
Falls Sie eine PDF-Datei erhalten, die bereits Kommentare enthält können Sie sich diese folgendermaßen
anzeigen lassen:
Ú
Ú
Ú
Ú
Wählen Sie „Fenster“ Ú Kommentarliste
Alle bereits enthaltenen Kommentare werden Ihnen in der rechten Spalte mit Verfassername und Datum angezeigt
Klicken Sie auf einen Kommentar springt die Datei automatisch auf die entsprechende Seite
Per Rechtsklick können Sie den Kommentar unter anderem löschen, einen Status festlegen, die Farbe ändern etc.
3) Kommentare sortieren
Kommentare können in der Kommentarliste nach verschiedenen Kriterien wie z.B. Verfasser, Seite, Typ, Datum oder
Status sortiert werden.
Ú
Ú
Wählen Sie „Kommentar“ Ú Kommentarliste
Wählen Sie im Menü „Sortierfolge“ in der Kommentarliste die gewünschte Option
4) Beibehalten der Auswahl eines Anmerkungs-Werkzeugs
Sie wollen mehrere Kommentare mit ein und dem selben Werkzeug hinzufügen ohne das Werkzeug immer wieder
erneut auswählen zu müssen.
Ú
Ú
Wählen Sie das Werkzeug aus, das Sie verwenden möchten (setzen Sie es aber noch nicht ein).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) bzw. bei gedrückter Control-Taste (Mac OS) und wählen
Sie „Werkzeugauswahl beibehalten“.
5) Voreinstellungen Ú Kommentare: „Notizen und Popups drucken“
Diese Funktion legt fest, dass zu Kommentaren gehörende Popup-Fenster und Symbole für Notiz-,
Audio- und Dateianlagen genau so gedruckt werden, wie sie auf der Seite angezeigt werden.
Statt der Auswahl dieser Option können Sie Kommentartext in unterschiedlichem Layout drucken,
indem Sie „Datei“ Ú „Drucken“ wählen und auf Kommentare zusammenfassen wählen.
6) Voreinstellungen Ú Kommentare: „Als Verfasser immer Benutzernamen verwenden“
Legt fest, welcher Name in der von Ihnen erstellten Popup-Notiz angezeigt wird. Ist diese Option aktiviert,
wird der Anmeldename aus dem Fenster „Identität“ des Dialogfelds „Voreinstellungen“ verwendet.
Ist diese Option nicht ausgewählt, wird der Standardname verwendet, den Sie in einem Kommentareigenschaften-Dialogfeld für den Verfasser festlegen. Diese Option ist in der Standardeinstellung aktiviert.
7) Kommentare importieren
Falls Sie Kommentare z.B. von einem Kollegen in eine PDF-Datei importieren möchten, gehen Sie mit
Adobe Acrobat folgendermaßen vor:
Ú Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Kommentare importieren möchten, und klicken Sie in der
Kommentarliste auf das Optionen-Symbol und wählen Sie „Datendatei importieren“
Ú Wählen Sie das Dokument aus in dem die zu importierenden Kommentare enthalten sind
Ú Die „Fremdkommentare“ werden nun ebenfalls im Kommentarfenster angezeigt. Der ursprüngliche
Kommentarwerkzeuge in Acrobat Reader
Verfasser wird aber immer noch mit seinem Benutzernamen angezeigt
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