Standvereinbarung & Verhaltensregeln

STANDVEREINBARUNG
Einsendeschluss: 04.03.2016 an Email: [email protected]
1.
Bitte füllen Sie die Felder aus:
Firmenname
Standnummer
Ansprechpartner
E-Mail Adresse
Telefon
Handynummer
Es ist uns als Aussteller bewusst, dass wir die Verantwortung für die Einhaltung der Regeln und
Vorschriften tragen. Im Besonderen werden wir die Standkonstruktion beaufsichtigen und
weiteres Personal für die Regelbefolgung einsetzen.
2.
Bitte geben Sie an, wer bei dieser Veranstaltung für die Sicherheits-und
Gesundheitsangelegenheiten zuständig ist:
Name
Position
Ich bestätige hiermit, dass wir eine Gefährdungsabschätzung gemäß der Sicherheits-und
Gesundheitsangelegenheiten durchgeführt haben. Im Falle einer Anfrage, bin ich jederzeit in der
Lage, eine Kopie von einer Bescheinigung zu überreichen. Kontakt: [email protected] für
die Vorlage einer Gefährdungsabschätzung.
3.
Bitte kreuzen Sie die relevanten Kästchen an.
Wir haben ein Fertigstandsystem von dem offiziellen Standauftragnehmer bestellt. Wir haben
unsere Mitarbeiter eingewiesen und sie auf die potentiellen Risiken aufmerksam gemacht.
Wir haben nur die Standfläche gebucht. Wir haben unsere Belegschaft eingewiesen und sie
auf die potentiellen Risiken aufmerksam gemacht.
Wir bringen einen “Pop-up” Stand mit ODER haben einen eigenen Standauftragnehmer. Bitte
geben Sie weitere Details zu Ihrem eigenen Standauftragnehmer an.
Wir benötigen einen Kühlschrank / Tiefkühler / Trockenlager von ungefähr
Meter.
Bitte beachten Sie, dass dieser Service Ihnen in Rechnung gestellt wird. Die Kosten werden
zwischen allen teilnehmenden Ausstellern geteilt.
Firmenname
Ansprechpartner
Adresse
Stadt
PLZ
Land
Tel
Fax
Email
Die Dimensionen unserer Standfläche sind:
Unsere letzte vorgeschlagene Bauhöhe ist:
Meter
Wir planen Wände aufzurichten an:
Seiten
Notiz: Stände, die höher als 2,5 Meter sind, benötigen eine schriftliche Bestätigung
des Organisators.
Im Falle eines im Voraus bestellten Systemstandes, sind wir uns darüber bewusst, dass wir die
Standkonstruktion erst dann ausführen können, wenn die Bewilligung vom Organisator vorliegt.
Diese Bewilligung wird uns nicht von der Einhaltung der Regeln und Vorschriften befreien. Sie ist
lediglich eine Bestätigung des Organisators in Bezug auf Arrangement und Design. Bei Bedarf sind
wir dazu verpflichtet, jegliche zusätzliche Informationen in Bezug auf unseren Stand
weiterzureichen.
Im Falle einer Ordnungswidrigkeit, kann der Organisator eine Bewilligung ablehnen. Wir sind uns
dessen bewusst, dass bei Ausnahmesituationen die Dokumente der Standkonstruktionen zur
Untersuchung an die verantwortliche Stelle weitergereicht werden.
Wir haben vermerkt, dass das verwendete Material dem Deutschen Standard, DIN 4102-1,
entspricht.
Wir haben die Belastung und Kapazität des Hallenbodens und dessen Bauhöhe vermerkt.
Wir sind uns aller Säulen innerhalb der Standfläche bewusst.
Wir haben die Sicherheits-und Gesundheitsinformationen des Ausstellers gelesen und
verstanden.
Wir haben eine Gefährdungsabschätzung für die Veranstaltung durchgeführt.
Wir haben eine Gefährdungsabschätzung des Auftragnehmers untersucht.
Wir haben eine Versicherung, um die Veranstaltung abzudecken, welche £2 mio.
Betriebshaftpflicht deckt.
Wir planen an unseren Ständen Alkohol anzubieten
Rückmeldung bis Freitag, 4. März 2016 an [email protected]
AUSSTELLERPRAKTIKEN-KODEX
Einsendeschluss: 04.03.2016 an Email: [email protected]
Alle Aussteller müssen dieses Formular lesen, unterschreiben und an Caroline Pepper von Your Expo
Support zurückzusenden.
Als ausstellende Firma auf der Allergy & Free From Show verstehen und bestätigen wir, dass …
□ viele Messeteilnehmer unter sehr unterschiedlichen gesundheitlichen Befindlichkeiten leiden. Zu
diesen gehören Allergien (vieler verschiedener Arten), Intoleranzen, Auto-Immun-Erkrankungen
(inklusive Zöliakie), Chemikalien-Sensibilitäten und andere anverwandte Erkrankungen. Die Messe
soll für alle diese vorgenannten Besucher relevant und zugänglich sein, auch wenn nicht alle
Produkte auf der Messe für alle Besucher geeignet und sicher sind.
□ die vorgenannten Erkrankungen unserer Besucher sich nicht nur in ihrer Art sondern auch in ihrem
Schweregrad unterscheiden. Ein Teil unseres Publikums wird mit einem hohen Anaphylaxie- oder
Asthma-Risiko oder anderen Symptomen leben, die von auf der Messe erhältlichen Produkten
ausgelöst werden können.
□ viele Menschen bereits ein erhebliches Risiko eingehen, indem sie zur Messe anreisen, den Tag
fernab ihrer gewohnten Umgebung verbringen und sich potentiellen Auslösern aussetzen.
Folglich sind wir uns der möglichen Risiken für Besucher bewusst und verpflichten uns hiermit, mit
äußerster Vorsicht und Professionalität auszustellen, und jegliche Team-Mitglieder (ungeachtet
dessen, ob sie Unternehmens-Mitarbeiter oder von Dritten hinzugezogene Leiharbeitskräfte sind)
zu warnen und entsprechend vorzubereiten, so dass unbeabsichtigter Kontakt und potentielle
Reaktionen vermieden werden können.
Bewährte Praktiken im Umgang mit Besuchern; wir verstehen und bestätigen, dass…
□ Erdnussprodukte in jeglicher Form nach Möglichkeit nicht mit auf die Messe gebracht werden
sollen; oder aber nur ungeöffnet und entsprechend ausgezeichnet angeboten werden können.
□ jegliche Produktproben, die wir verteilen, den gleichen Etikettierungs- und Sicherheitsrichtlinien
unterliegen, wie unsere Verkaufsprodukte. Alle Produkte weren demzufolge korrekt beschrieben
und ausgezeichnet sein.
□ ein erhöhtes Risiko dadurch besteht, dass wir eine Auswahl an Produkten an unserem Stand
anbieten. Wir verstehen und erkennen die Gefahr der Kreuzkontamination und werden
verschiedene Stand-Produkte entsprechend strikt getrennt vorbereiten / transportieren /
ausstellen.
□ wir für allgemeines Risk Assessment die im Aussteller-Handbuch stehenden Informationen zur
Führung der Stände lesen und unbedingt beachten müssen.
□ die Messe dem Grundsatz unterliegt, dass Aussteller jedes Produkt mit Besuchern besprechen
müssen, bevor sie eine Kostprobe anbieten oder einen Verkauf vollziehen. Dieses Gespräch dient
dazu, sicherzustellen, dass das Produkt / die Produkte und Zutaten keine Gefahr für den Besucher
bedeuten. Dies wird als ‚Keine Kostprobe oder Verkauf ohne Gespräch‘-Grundsatz bezeichnet,
welchen die Messeveranstalter strikt einhalten und sicherstellen, dass jedes Standpersonal
entsprechend vorbereitet ist.
¹'Wir' bezeichnet in diesem ganzen Dokument alle Vertreter, die an der Messe beteiligt sind; dazu
gehört jegliches Standpersonal, egal ob Unternehmens-Mitarbeiter oder von Dritten
hinzugezogene Leiharbeitskräfte.
□ Falls ein Besucher über die Zutaten informiert worden ist und dennoch jegliche Zweifel bestehen,
ob das Produkt geeignet ist, werden wir weder Verkauf noch Kostprobenausgabe tätigen.
□ Gesetze für Gesundheitsschutz und Sicherheit verlangen, dass wir sichere Arbeitssysteme haben,
um versehentliche Exposition gefährdeter Personen zu vermeiden (z.B. durch Verzehr / Einatmung
/ Hautkontakt).
□ viele Besucher annehmen werden, dass die Messe ihren persönlichen Bedürfnissen angepasst ist
und sich folglich nicht bewusst sein mögen, dass einige Produkte Risiken für sie darstellen können.
Wir werden daher davon ausgehen, dass jeder Besucher dieser Annahme unterliegt und unser
Personal entsprechend vorbereiten.
□ Besucher ihren persönlichen Gesundheitszustand verstehen mögen, aber nicht unbedingt dessen
Relevanz für alle Zutaten / Produkte. Zum Beispiel muss eine Person mit Nussallergie darauf
aufmerksam gemacht werden, dass ein Produkt, das für Menschen mit Kuhmilchallergie hergestellt
worden ist, tatsächlich Mandelmilch enthält. In ähnlicher Weise können Produkte, die Lupine
enthalten, Reaktionen bei Menschen mit einer Erdnussallergie verursachen. Zusammenfassend
hängen fatale und kritische allerische Reaktionen in der Regel mit dem unbeabsichtigten Verzehr
genau jenes Bestandteiles, den die Person vermeiden musste, zusammen. Wir werden daher davon
ausgehen, dass jeder Besucher solche ‚Wissenslücken‘ haben kann und unser Personal
entsprechend vorbereiten.
Bewährte Praktiken bei Produkt-Zubereitung und Transport; wir werden sicherstellen, dass…
□ alle Produkte sicher verpackt und gekennzeichnet sind (sowohl in Bezug auf die äußere
Verpackung als auch die individuellen Einheiten, falls zutreffend).
□ komplette Zutatenlisten und Spurenwarnungen deutlich lesbar und leicht sichtbar auf jeder
Produktverpackung sind. Etiketten, die genau die gleichen Informationen enthalten, werden für
‚offene‘ Produktproben vorbereitet werden (falls die Proben aus der Verpackung entfernt wurden).
□ ein kompetenter Plan vorhanden ist, um zu gewährleisten , dass unterschiedliche Produkte völlig
isoliert voneinander hergestellt , transportiert und vor Ort ausgestellt werden (sowohl vor als auch
während der Messe).
□ wir ein Protokoll für versehentliche Verschüttungen während Transport und Anlieferung haben.
□ wo nötig oder verlangt, HACCP-Dokumente (zur Gefahrenanalyse und der Überwachung kritischer
Kontrollpunkte) vorgelegt werden können.
□ Zutateninformationen korrekt sind, sicher aufbewahrt werden und nicht verlegt werden können.
□ jegliche andere Produkte, die an unserem Stand erhältlich sind (wie etwa Werbe-Karten,
Spielzeuge, Schlüsselanhänger, Stifte, Ballons), mit der gleichen Wachsamkeit wie unsere
Hauptprodukte verteilt werden, in Anerkennung der Tatsache, dass auch sie Materialien enthalten
könnten, die Gefahren für manche Besucher bedeuten.
Bewährte Praktiken für Personal-Management auf Messen; alle unsere Mitarbeiter (egal ob
Unternehmens-Mitarbeiter oder von Dritten hinzugezogene Leiharbeitskräfte) werden...
□ eindeutig informiert und getestet werden, um sicherzustellen, dass sie diese Grundsätze
verstehen.
□ ein vollständiges Verständnis der Zutaten und des Allergiestatus ( "kann enthalten") aller unserer
Produkte vor Ort haben und in der Lage sein, durch Gespräche festzustellen, welche Besucher diese
Produkte probieren und kaufen können oder nicht.
□ sich an strenge Vorschriften für Hände- und Geschirrwaschen halten (mit Seifen / Produkten, die
den Bedürfnissen der Besuchergruppen angepasst sind).
□ in der Lage sein, kompetent diesen in diesem Dokument definierten Anforderungen
nachzukommen , wenn der Stand zu gewissen Stosszeiten voller und lauter wird.
□ verstehen , dass es ein ernsthaftes Risiko in Bezug auf die Teilnahme von Minderjährigen gibt, die
von Produkten und Mustern auf unserem Stand angezogen werden könnten. Wir werden acht
geben, dass ohne ausdrückliche Zustimmung der Eltern / Erziehungsberechtigten kein Produkt von
Kindern probiert oder gekauft werden kann.
□ bereit sein, mit Besuchern , die in jeglicher Weise vage oder mehrdeutig über ihren Zustand sind,
ernsthaft über den ‚Keine Kostprobe oder Verkauf ohne Gespräch‘-Grundsatz zu reden. Wenn
irgendein Grund zum Zweifel besteht, werden unsere Mitarbeiter Probe oder Verkauf verweigern.
Unser gesamtes Messe-Personal wird sowohl dieses Dokument als auch die offiziellen AusstellerManuelle lesen und sich den Inhalten entsprechend verhalten.
Ich (d.h. der Unterzeichner dieses Dokuments) habe die Befugnis, dieses Dokument im Namen
unseres Unternehmens und aller unserer Messe-Mitarbeiter zu unterschreiben. Hiermit bestätige
ich unsere kollektive Beachtung aller genannter Punkte. Als Unternehmen wissen wir, dass wir für
alle Interaktionen, die während der gesamten Veranstaltungs-Dauer zwischen unserem Standteam
(und zugehörigen Produkten) und allen Messebesuchern stattfinden, allein verantwortlich sind.
Unterschrift: _________________________________________________________________
Name (Druckschrift): ___________________________________________________________
Berufsbezeichnung: ____________________________________________________________
Ort und Datum: _______________________________________________________________
Bitte schicken Sie das unterschriebene Dokument bis zum 04. März 2016 an Caroline Pepper von
Your Expo Support zurück: [email protected]
Aussteller, die diesen Kodex nicht vor Messebeginn einreichen, werden zu eigenen Kosten von der
Messeteilnahme ausgeschlossen.

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