Al lg em ei n Beiträge · Aufsätze · Berichte Zwei Jahre bekannter Versender Marcus Hellmann, EUWISA Europäische Wirtschafts- und Sicherheitsakademie GmbH, Soest; Stefan Reinhardt, AOB Außenwirtschafts- und Organisationsberatung GmbH, Soest Der Zulassungs-Stichtag für die bekannten Versender (bV) am 29. April 2013 liegt zwei Jahre zurück. Der Beitrag zeigt die Zulassungszahlen seit 2010 auf, betrachtet die Entwicklung des Status in den anderen EU-Ländern und geht auf die wesentlichen Änderungen in 2014 sowie die Chancen und Anforderungen durch weitere Ergänzungen der EU-Verordnungen ein. INHALT • Aktueller Zulassungsstand • Entwicklung innerhalb der EU • Wesentliche Änderungen und Ergänzungen in 2014 – Schulungen – Neues bVSP – Fortlaufende Statusprüfung – Anlage 6-C – Neuer Sicherheitsstatus: SPX by RA – Neue Transporteurserklärung – Dokumentarische bV – Anerkennung bV/regB und AEO • Ausblick Aktueller Zulassungsstand Mit Stand 29. April 2013 hatten in Deutschland 1.517 Unternehmen mit 1.895 Betriebsstätten (Quelle LBA) die Zulassung zum bekannten Versender erhalten und ihre Luftfrachten gelten bei Einhaltung der erforderlichen Maßnahmen somit als „sicher“. Knapp ein Jahr später, im Januar 2014 waren es rund 1.900 Unternehmen mit rund 2.400 Betriebsstätten, die über eine Zulassung als bekannter Versender verfügen. Im Januar 2015 waren rund 1985 Unternehmen mit 2447 Betriebsstätten zugelassen, was einer Steigerung von knapp 2 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Entwicklung der bV- und regB-Zulassungen in Deutschland seit 2010 auf (Quelle LBA): Juli 2015 www. .de Es ist deutlich zu sehen, dass im Jahr 2013 die Anzahl der bekannten Versender um 125 %, die der reglementierten Beauftragten um 62 % im Vergleich zum Vorjahr zugenommen hat, die Zunahme in 2014 noch 2 % bzw. 1 % bei den regB gegenüber dem Vorjahr betrug. Entwicklung innerhalb der EU Grundsätzlich bleibt es nur bedingt sinnvoll, die regB- oder bV-Zulassungszahlen innerhalb der EU miteinander zu vergleichen, Dies liegt zum einen daran, dass die wirtschaftliche und auch logistische Situation unterschiedlich und damit die sich daraus ergebenden Sachzwänge für Unternehmen nicht vergleichbar sind. Der Auszug aus den EU-Zulassungszahlen macht solche Unterschiede deutlich. Es gibt Länder, in denen sich die logistischen Abläufe so etabliert haben, dass die Unternehmen die Abwicklung überwiegend Zollagenten und Spediteuren überlassen. Damit ist sinnvollerweise und folgerichtig die Anzahl der zugelassenen regB in diesen Ländern signifikant höher als die Anzahl der zugelassenen bV. Die Zahlen sagen aber nichts über das tatsächliche Sicherheitsniveau oder die aktive Teilnahme am System der sicheren Lieferkette aus. Sie lassen auch keine Rückschlüsse auf behördliche Aktivitäten zu. Es lässt sich aber im Vergleich zu den Zulassungszahlen aus 2013 feststellen, dass es in vielen EU-Ländern nur wenig Veränderungen gab und in Irland und England die Zulassungen sogar rückläufig sind. Zuwächse in beiden Bereichen gab es nur in Deutschland, Griechenland und Spanien. Die Gründe hierfür lassen sich nicht genau ermitteln, aber vermutlich ist es auch hier so, dass die Aufwände einen Status zu erlangen/zu erhalten bewertet und im Zweifel entschieden wurde, diesen zurückzugeben. Insgesamt hat die Anzahl der in Europa zugelassenen bV von Anfang 2014 bis Anfang 2015 um –0,05 % auf ca. 5.178, die Zahl der zugelassenen regB um –4,1 % auf ca. 5.216 abgenommen. Deutschland hatte damit Ende 2014 einen Anteil von 46,8 % (Vorjahr 45,8 %) bei den bV-Zulassungen und 32 % (Vorjahr 31 %) bei den regB-Zulassungen. Schaut man im Vergleich auf die AEOZulassungszahlen Anfang 2015 (Quelle: Weerth, Sieben Jahre zugelassener Wirtschaftsbeteiligter, AW-Prax 03/2015, Seite 9), hatte Deutschland einen Anteil von rund 43,5 % (Vorjahr 46 %) aller AEO-Zulassungen in der EU. Davon entfielen rund 40,7 % (Vorjahr 38 %) auf den Status AEO-F, der im Abschnitt 5 des Selbstbewertungsfragebogens viele Informationen zusammenfasst, die auch ein bekannter Versender oder reglementierter Beauftragter in seinem Sicherheitsprogramm beschreiben muss. Insofern war und ist für Unternehmen, die bereits als AEO-F zugelassen sind, eine Zulassung als sicherer Beteiligter in der Luftfrachtsicherheit durch das Luftfahrt-Bundesamt aufgrund der bereits vorhandenen Prozesse einfacher zu erreichen. Betrachtet man die prozentuale bV-Zulassungsquote deutscher Unternehmen im Vergleich zu den AEO-Zulassungszahlen auf EU-Ebene, so sind die Werte mit 46,8 % (bV) und 43,5 % (AEO) sehr eng beieinander, auch wenn die tatsächlichen Zahlen mit 2.425 (4.235 inkl. regB) und 5.569 (AEO) noch deutlich voneinander abweichen und aufgrund des minimalen Zuwachses von weniger als 2 % derzeit davon aus223 Beiträge · Aufsätze · Berichte gegangen werden darf, dass eine Angleichung der Zahlen nicht mehr stattfinden wird. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von unklarer Datengrundlage über mangelnde Kenntnis der logistischen Prozesse, unterschiedliches Risikoverständnis, fehlende Kontrollen und Sanktionsmöglichkeiten bis hin zur anfangs wirtschaftlich motivierten Hysterie oder vielleicht sogar „Angstmacherei“. Wesentliche Änderungen und Ergänzungen in 2014 Schulungen Bereits im Januar 2014 machte das LBA mit einer erneuten News deutlich, dass auch geschulte Sicherheitsbeauftragte, wenn sie andere Sicherheitskontrollen als Kontrollen an Fracht oder Post durchführen, zusätzlich die Schulung nach Kapitel 11.2.3.9 besuchen müssen. Das war notwendig geworden aufgrund der VO (EU) Nr. 1116/2013, welche die Unterteilung des Personals, das bis dahin gem. Kap. 11.2.3.9 der VO (EU) Nr. 185/2010 geschult wurde, in solches, das Zugang zur Luftfracht hat und solches, das Sicherheitskontrollen durchführt (analog zu den bisherigen Anforderungen z.B. bei bekannten Lieferanten) fordert. Es ergeben sich somit die Kategorien: • Sicherheitsbeauftragte Schulung nach Kapitel 11.2.5 der VO (EU) Nr. 185/2010 – 35 UE • Personal mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht Schulung nach Kapitel 11.2.7. der VO (EU) Nr. 185/2010 – 3 UE (NEU) • Personal, das Sicherheitskontrollen durchführt Schulung nach Kapitel 11.2.3.9 der VO (EU) Nr. 185/2010 – 7 UE Größtes Problem für viele Unternehmen war und ist, zu erkennen, welche Personen nun Sicherheitskontrollen durchführen. Das LBA hat die Erläuterungen dazu mehrfach geändert, zuletzt im November 2014: „Der Begriff der „Sicherheitskontrolle“ ist in Artikel 3 Ziffer 9 der VO (EG) Nr. 300/2008 definiert als „die Anwendung von Mitteln, mit denen die Einschleusung verbotener Gegenstände verhindert werden kann“. Alle Personen, die Sicherheitskontrollen durchführen, 224 müssen nach Nummer 11.2.3.9 des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010 geschult sein. Als Sicherheitskontrollen bei einem bekannten Versender sind Maßnahmen zu verstehen, die sich in erster Linie aus den Nummern 6.4.2.1 und 6.6.1.1 des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010 ergeben. Dabei ist vorrangig darauf abzustellen, ob die Tätigkeit der Person darauf abzielt, Maßnahmen im Rahmen der Luftsicherheit durchzuführen. Sicherheitskontrollen führt bei einem bekannten Versender zum Beispiel durch, wer • abschließend entscheidet, ob die Anforderungen hinsichtlich Einstellung (ZÜP/bÜ) und Schulung nach Kapitel 11 der VO (EU) Nr. 185/ 2010 erfüllt sind, • • • • • • nicht geschulte und zuverlässige Personen begleitet und dafür Sorge trägt, dass niemand Zugriff zu identifizierbarer Luftfracht hat, den reglementierten Beauftragten unmissverständlich darauf hinweist, wenn Luftfracht unsicher versendet wird, für die Vergabe von administrativen Zugangsberechtigungen, wie beispielsweise Schlüsselausgaben, Aktivierung von Chipkarten etc., zum luftsicherheitsrelevanten Bereich verantwortlich ist, bei Fehlen von baulichen Mitteln dafür Sorge trägt, dass identifizierbare Luftfracht vor unberechtigtem Eingriff oder Manipulation geschützt ist (z.B. der Mitarbeiter im Vertrieb bei bekannten Versendern, bei denen nicht bereits die Produktion ein nach luftsicherheitsrechtlichen Vorgaben geschützter Bereich ist), identifizierbare Luftfracht verpackt, den Ladebereich eines Fahrzeuges, mit dem Sendungen transportiert werden, gemäß Nummer 6.6.1.1 des Anhangs der VO (EU) 185/ 2010 sichert oder überwacht.“ (Quelle: www.lba.de) Ebenfalls viel diskutiert und mehrfach überarbeitet wurden die Hinweise, wie Kenntnis von einer Luftfracht und daraus resultierende Schulungsanforderungen auszulegen sind und für welche Personengruppen sich solche Konstel- lationen typischerweise ergeben. Dabei wurden einige „Schleifen“ in der Auslegung vollzogen, die für viele Verantwortliche nur schwer nachvollziehbar waren. In der „Spitze“ gipfelte es darin, dass alle Personen, die Kenntnis erlangen können, dass eine Ware später zur Luftfracht wird (insbesondere Vertrieb und Auftragsabwicklung) mind. nach Kap. 11.2.7 der VO (EU) Nr. 185/2010 zu schulen sind, unabhängig davon, ob sie an dem relevanten Standort oder gar in dem jeweiligen Land tätig sind. Dies hätte bedeutet, dass z.B. bei Einsatz eines unternehmensweiten ERP-Systems, in dem vorgangsbezogen ein Hinweis auf die Versandart hinterlegt ist, was aber z.B. nur von Vertriebs- und Auftragssachbearbeitern eingesehen werden kann, zu schulen gewesen wären. Selbst dann, wenn diese Mitarbeiter in Auslandsstandorten arbeiten. Es wurde schnell deutlich, dass keinerlei Rechtsgrundlagen existieren, diese Auffassung umzusetzen, ganz abgesehen von den nahezu nicht realisierbaren organisatorischen Aufwänden. In der Konsequenz ist man wieder auf die bewährten und nachvollziehbaren Punkte zurückgegangen: wer Kenntnis und Zugang hat, benötigt eine Schulung mind. nach Kap. 11.2.7 der VO (EU) Nr. 185/2010, je nach Sicherheitsstandards vor Ort auch eine Schulung gem. Kap. 11.2.3.9 der Verordnung. Für Mitarbeiter anderer Standorte gilt dieses nur, wenn sie unbegleiteten Zugang zu den Waren haben. Neues bVSP Zum Juli 2014 wurde eine erneut überarbeitete Version des Muster-Sicherheitsprogramms für bekannte Versender veröffentlicht, die Version 3.1. Seit diesem Zeitpunkt sind jeder Neuantrag und jede Änderung ausschließlich in der Version 3.1 zu melden. Quelle: http://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/ DE/Formulare/S/bekannteVersender/ MusterBVSP_Rev3_1.html Fortlaufende Statusprüfung Anfang August gab es den Hinweis darauf, dass im 2. Halbjahr 2014 mit diesen Statusprüfungen begonnen wird. Ziel ist, die sonst nach fünf Jahren erforderliche Neuzulassung zu entzerren, da dann wieder ein Großteil der aktuell zugelassenen Firmen zeitgleich hätte www. .de Juli 2015 überprüft werden müssen. Im Rahmen der fortlaufenden Statusprüfung erfolgt die intensive Prüfung des bVSPs sowie aller Abläufe, ähnlich wie bei einer Neuzulassung. Wird diese ohne gravierende Beanstandungen/Mängel abgeschlossen, erfolgt eine Statusverlängerung von dem Tag an für weitere fünf Jahre. Der Eintrag in die EU-Datenbank wird entsprechend angepasst. (Siehe Abbildung oben.) Anlage 6-C Im November 2013 ist mit der VO (EU) Nr. 1116/2013 die bis dahin als VSnfD eingestufte Validierungsprüfliste für bekannte Versender veröffentlicht worden. Quelle: http://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/ DE/Formulare/S/bekannteVersender/ Validierungspruefliste.html Eine Aktualisierung erfolgte im Hinblick auf die AEO-Anerkennung mit der VO (EU) Nr. 687/2014 im August 2014. Mit Hilfe dieser Checkliste können sich Firmen nun besser auf die Neuzulassung oder fortlaufende Statusüberprüfung vorbereiten, da für alle Beteiligten ersichtlich ist, welche Punkte überprüft werden. Neuer Sicherheitsstatus: SPX by RA Anfang August 2014 erfolgte im Anschluss an das Inkrafttreten der VO Juli 2015 www. .de (EU) Nr. 687/2014 die Einführung des neuen Sicherheitsstatus SPX by RA. Dieser zeigt sichere Luftfracht für Passagier- und Frachtmaschinen an, welche bei einem regB entstanden ist. Bis dahin musste die Luftfracht zwingend ihren Ursprung beim bekannten Versender haben, was zur Folge hatte, dass in einigen Fällen der sog. dokumentarische bV umgesetzt wurde oder einige regB eine Doppelzulassung auch als bV hatten, was dazu führte, dass ein zweites Sicherheitsprogramm erstellt werden musste, mind. ein zusätzlicher Sicherheitsbeauftragter benötigt wurde etc., allerdings alles aus rein formalen Gründen. Die tatsächliche operative Abwicklung war davon meist nicht betroffen, so dass es für viele Unternehmen schwer nachvollziehbar war. An die Umsetzung des Status sind bestimmte Bedingungen geknüpft. So muss die Fracht neutral angeliefert worden sein und ausschließlich das Personal des regB, das selbstverständlich über die entsprechenden Schulungen verfügen muss, darf die Entscheidung treffen, welche Ware (welches Packstück) tatsächlich zur Luftfracht wird. Gibt der Versender das über eine Packstück- oder Seriennummer vor, kann der Status SPX by RA nicht vergeben werden, da die Luftfracht dann nach wie vor beim Versender entsteht. Die Vergabe des Sicherheitsstatus muss im LFSP des regB beschrieben werden unter dem Hinweis TPL (Third Party Lo- gistic Provider) und vom LBA entsprechend bestätigt werden. Neue Transporteurserklärung Mit der VO (EU) Nr. 687/2014 wurde eine neue Transporteurserklärung veröffentlicht. Quelle: http://www.lba.de/SharedDocs/RSSFeeds/DE/ S3/Transporteurserklaerung.html Diese ist bei allen Neuausstellungen sowie bei Veränderungen anzuwenden. Zentrale Neuerung ist, dass mit dieser Erklärung Ladungen eines Transporteurs wieder an einen weiteren Transporteur als Unterauftrag vergeben werden können. Dieser muss entweder ebenfalls eine Transporteurserklärung mit der Partei geschlossen haben, von der der frachtführende Transporteur anerkannt wurde (regB oder bV) oder gegenüber der transportierenden Partei erklären, dass die notwendigen Sicherheitsstandards eingehalten werden. Verantwortlich ist derjenige, der den zusätzlichen Transporteur anerkennt. Eine weitere Unterbeauftragung wie im Speditionsgewerbe durchaus üblich ist nicht zulässig. Sofern Transporteure durch einen bV anerkannt werden, sollte dieser, wenn er keine weitere Unterbeauftragung zulassen möchte, diesen Passus in der Transporteurserklärung vor Unterzeichnung streichen. Zudem 225 Beiträge · Aufsätze · Berichte sollte der Sachverhalt im Rahmen des jährlichen internen Audits sehr sorgfältig überprüft werden. 2. Bekannter Versender (bV) Dokumentarische bV In der Zulassungswelle um den Stichtag 2013 wurden einige Unternehmen als bV zugelassen, obwohl bei ihnen keine Luftfracht entsteht. Meist handelte es sich um Firmen, die ihre Ware neutral bei einem Lagerhalter einlagern und dann als Luftfracht von dort abrufen. Mit einer Zulassung als bV galt diese Ware als sicher. Mitte August teilte das LBA allen auf diese Weise zugelassenen bV mit: 1. AEO S (Security) „Auch setzt die Zulassung zum bekannten Versender unter Berücksichtigung von Kapitel 6.4.2.1 der Verordnung (EU) 185/2010, der Anlage 6-B („Leitlinien für bekannte Versender“) sowie der Anlage 6-C („Validierungsprüfliste für bekannte Versender“) u.a. voraus, dass die Fracht ihren Ursprung in der zu validierenden Betriebsstätte haben muss und die Identifizierbarkeit des Produktes als Luftfracht/Luftpost ebenfalls bereits in dem jeweils zuzulassenden Betriebsstandort erfolgen muss. Werden diese Vorgaben von Antragstellern bzw. von bereits zugelassenen bekannten Versendern nicht erfüllt, so kann eine Zulassung zum bekannten Versender nicht erteilt werden oder eine bereits erfolgte Zulassung kann nicht weiter aufrechterhalten bleiben.“ Im Rahmen der Überprüfungen wurden konstruktiv Möglichkeiten gesucht, den Status aufrechtzuerhalten. Nur in wenigen Fällen war dieses nicht möglich und den betroffenen Unternehmen wurde der Status entzogen bzw. sie gaben ihn freiwillig zurück. Anerkennung bV/regB und AEO Gefordert wurde die gegenseitige Anerkennung beider Status seit Anbeginn, mit der VO (EU) Nr. 687/2014 wurde seitens der DG Mobility and Transport die Basis auf Seite der Luftfrachtsicherheit geschaffen. Die TAXUD hat mit der VO (EU) Nr. 889/2014 wenig später reagiert und so auch auf Seiten der Zollverwaltung die Grundlage gelegt (siehe ausführlicher Artikel in der Ausgabe 02/2015). Die Anerkennung bezieht sich seitens der Zollverwaltung auf die beiden Status 1. Reglementierter Beauftragter (regB) 226 und seitens des Luftfahrt-Bundesamts auf die beiden Varianten des AEO 2. AEO F (Full) Die VO (EU) Nr. 889/2014 beschreibt sinngemäß als Voraussetzung für die Anerkennung: „Ist der AEO-Antragsteller bereits zugelassener bV/regB gemäß Artikel 3 der VO (EG) Nr. 300/2008 und erfüllt er die Kriterien gemäß der VO (EU) Nr. 185/ 2010, gelten die Sicherheits-Kriterien in Bezug auf Artikel 14k als erfüllt.“ Auch hier wird im direkten Vergleich mit der VO (EU) Nr. 687/2014 (sinngemäß) eine gewisse Zurückhaltung deutlich. „Die Prüfung der Betriebsstätte durch den Zoll gemäß Artikel 14n der VO (EWG) Nr. 2454/93 wird als Überprüfung des Betriebsstandorts angesehen, wenn sie nicht länger als drei Jahre zurückliegt und die Anforderungen nach Kap. 6.4.1.2 a und c erfüllt sind.“ Seitens der Zollverwaltung wird eine bV/regB-Zulassung als Erfüllung der Sicherheits-Kriterien (Kap. 5 des Selbstbewertungsfragebogens zum AEO) gewertet. Bisher gibt es aus Sicht des Zolls damit keine Vorgabe zum Zeitpunkt der Überprüfung durch das LBA. Diese könnte also auch mehrere Jahre zurückliegen, wichtig ist nur, dass der Status noch gültig und in der EU-Sicherheitsdatenbank eingetragen ist. Das Luftfahrt-Bundesamt dagegen hat gem. VO (EU) Nr. 687/2014 darauf zu achten, dass die Überprüfung der Betriebsstandorte eines AEO S/F nicht länger als drei Jahre zurückliegt, um bei der Zulassung als bV/regB eine Rolle zu spielen. In beiden Verordnungen findet sich die Vorgabe, dass die Modalitäten zum Austausch von Informationen zwischen den zuständigen Behörden bis zum 1. März 2015 festgelegt werden müssen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags lagen noch keine Informationen über diese Modalitäten vor. Ein einheitliches Sicherheitsprogramm ist vorerst nicht in Sicht. Sowohl die Zollverwaltung als auch das LuftfahrtBundesamt benötigen für die Zulassung die vollständigen Antragsunterlagen in der jeweils geforderten Form. • AEO S/F = Fragebogen zur Selbstbewertung inkl. aller Anlagen • bV/regB = bekannter Versender-Sicherheitsprogramm bzw. Luftfrachtsicherheitsprogramm inkl. aller Anlagen Eine Zusammenfassung der Dokumentationen ist daher weiter nur intern in den Unternehmen möglich. Viele Unternehmen, die bereits über beide Zulassungen verfügen, tun dies z.B. innerhalb eines bestehenden QM-Systems oder sie erklären Sachverhalte über einheitliche Anlagen, die dann für beide Status genutzt werden können, wie z.B. eine Beschreibung der äußeren Sicherheit/der Sicherheit auf dem Unternehmensgelände. Ausblick Spannend bleibt in 2015 ganz sicher die weitere Entwicklung der Umsetzung der beiden Verordnungen VO (EU) Nr. 889/2014 und VO (EU) Nr. 687/2014. Viele Details sind über ergänzende Verordnungen oder Dienstanweisungen sowie ggf. gemeinsame Checklisten und Formulare zu klären und beide Behörden müssen den jeweils anderen Status und das Vorgehen noch kennen und verstehen lernen. Erste Berichte von gemeinsamen Audits des Zoll und des LBA zeigen, dass die Wahrnehmungen und Anforderungen noch deutlich voneinander abweichen. Es scheint in jedem Fall jedoch wenig sinnvoll, die Verantwortung für regB/ bV und AEO in den Unternehmen dauerhaft zu trennen, da dann die Gefahr besteht, dass Informationen verlorengehen oder gar widersprüchlich sind. Nur mit zentraler Koordination und Verantwortung lässt sich das auf Dauer sicher und zuverlässig umsetzen. Zudem bleibt zu beobachten, ob die EU mit ihren Sicherheitsstatus eine Insel bildet oder ob die gegenseitigen Anerkennungen mit anderen Ländern weiter vorangetrieben werden und wenn ja, mit welchen Konsequenzen. Zudem erscheint es dauerhaft wenig sinnvoll, Sicherheitskonzepte nur einseitig auf einen Verkehrsträger oder Teile eines Unternehmens auszurichten, ebenso wie nur auf Teile der Lieferkette. Diese Entwicklungen werden sicher auch von den jeweiligen politischen Ereignissen mitbestimmt werden. www. .de Juli 2015
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