So funktioniert die WebAkte!

So funktioniert die WebAkte!
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die wesentlichen Funktionen Anwälten und Mandanten mit einfachen Worten erklärt -
Natürlich brauchen Sie sich dazu nicht mit den technischen Details der Funktionsweise auseinander zu setzen. Allerdings kann es interessant und hilfreich sein zu wissen, wie das „Prinzip WebAkte“ in Grundzügen funktioniert. Deshalb schildern wir Ihnen gerne - leicht verständlich - die Abläufe die wichtigsten Anwendungen:
1. Sie sind Anwalt. Ihr neues Beratungsmandat möchten Sie über die WebAkte abwickeln. Dem Mandanten lassen Sie zunächst eine Mandatsbestätigung zukommen.
Er soll Ihnen auch Unterlagen zur Einsicht überlassen. Was passiert dabei?
Sie verfassen Ihr Schreiben (in der Regel durch Diktat und mithilfe einer Kanzleisoftware).
Ihre Kanzlei legt Ihren Mandanten als Benutzer der WebAkte an. Der Mandant wird
daraufhin per E-Mail benachrichtigt, dass Sie mit ihm über die WebAkte kommunizieren wollen – entweder erhält er sofort die Zugangsdaten oder er wird aufgefordert,
sich selbst ein Passwort zu vergeben. Damit hat er Zugang zu den Inhalten, die Sie für
ihn vorsehen und in die WebAkte einstellen.
Ihr Textdokument (die Mandatsbestätigung) wird – ggf. über die Schnittstelle der
Kanzleisoftware - an den WebAkte-Server der e.Consult AG verschickt. Im Rahmen
dieses Übertragungsvorgangs wird ihre Nachricht verschlüsselt, d.h. anders als bei einer E-Mail, kann ein Dritter, der nicht über den Schlüssel verfügt, mit den übertragenen Daten nichts anfangen. Der WebAkte-Server befindet sich im Rechenzentrum der
DATEV in Nürnberg.
Ihr (nach der Übertragung entschlüsseltes) Schreiben wird dort in einen „elektronischen Aktenschrank“ – dort in die dafür vorgesehene Akte – eingelegt.
Ihr Mandant erhält hierüber Benachrichtigung (nach Ihren Vorgaben, also sofort,
einmal täglich usw.).
Mit seinen Zugangsdaten meldet sich Ihr Mandant beim WebAkte-Server an,
wodurch wiederum eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Mandanten und
diesem Server hergestellt wird. Hierüber kann der Mandant dann Ihre Mandatsbestätigung abrufen. Die Kommunikation ist damit lückenlos vor Zugriffen von außen geschützt.
Wenn der Mandant Ihre Nachricht aufgerufen hat, wird Ihnen dies an geeigneter
Stelle in Ihrer WebAkte angezeigt. So haben Sie eine Rückmeldung, ob und wann Ihr
Mandant Ihre Nachricht gelesen hat.
Hat der Mandant eine Rückfrage oder möchte Ihnen auch ein Dokument (z.B. eine
Vollmacht) oder Fotos zusenden, dann kann er dies über die Funktion „Antworten“
ganz einfach tun. Natürlich laufen dann die oben geschilderten Vorgänge umgekehrt
genauso ab; es findet also jeweils eine Verschlüsselung bei der Übertragung statt.
Die Antwort wird in der WebAkte gleich an der richtigen Stelle einsortiert. Dieser Aspekt der Ordnung ist für den Mandanten, der nur ein oder zwei Fälle hat, vielleicht
vernachlässigbar, für Sie aber wichtig – spätestens wenn Sie als Anwalt mehrere
Hundert WebAkten unterhalten.
2. Sie sind Verkehrsanwalt und kommunizieren über die WebAkte mit der gegnerischen Haftpflichtversicherung. Wie funktioniert das?
Sie legen die gegnerische Versicherung in Ihrem Kanzleiprogramm wie gewohnt an.
Der Übertragungsvorgang, also die Versendung von Schreiben, Gutachten, sonstigen
Dokumenten, erfolgt, wie bereits beschrieben, über verschlüsselte Verbindungen.
Ihre Nachricht wird über die WebAkte in das (vom BSI zertifizierte) Branchennetz des
Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V. (GDV) eingespeist und
von dort an den zuständigen Versicherer, die zuständige Abteilung oder auch an den
Sachbearbeiter weitergeleitet. Die Versicherung kann Ihre Nachricht durch VSNummer oder Schadennummer direkt dem richtigen Vorgang zuordnen.
Sie erhalten in Ihrer WebAkte in jedem Fall eine Sendequittung, je nach Gepflogenheit der jeweiligen Versicherung auch eine explizite Quittung, dass Ihre Nachricht
dort eingegangen ist.
Die Versicherung kann natürlich nur diejenigen Texte und Dokumente einsehen, die
Sie über die WebAkte dorthin versenden – nicht etwa die Kommunikation zwischen
Ihnen und dem Mandanten.
Antwortet die Versicherung Ihnen über die WebAkte, wird dies in Ihrer WebAkte an
der richtigen Stelle einsortiert. Auch Ihr Mandant kann das eingegangene Schriftstück
so sofort zur Kenntnis nehmen, ohne dass Sie es ihm noch einmal gesondert zusenden müssten.
3. Sie sind Verkehrsanwalt, kennen aber die gegnerische Versicherung und die VS-Nr.
nicht, sondern nur das Kennzeichen des Gegnerfahrzeugs. Sie brauchen gleichwohl
keine zusätzliche Abfrage beim Zentralruf der Autoversicherer zu tätigen. Wie kann
das sein?
Mittels der weiteren Angaben, wie Kennzeichen und Unfalldatum, wird im Rahmen
des Übertragungsvorgangs eine automatisierte Abfrage beim Zentralruf der Autoversicherer getätigt. Sie brauchen sich also in der Regel nicht weiter darum zu kümmern.
4. Sie sind Mandant und haben eine Mitteilung per E-Mail von Ihrem Anwalt bekommen, dass eine WebAkte für Sie angelegt und dass dort eine Nachricht für Sie hinterlegt sei. Was ist passiert?
Zunächst hat Ihr Anwalt Sie als Benutzer der WebAkte angelegt, d. h. er lädt Sie ein,
an dieser sicheren Kommunikation mit ihm über das Internet teilzunehmen.
Sofern Ihnen Zugangsdaten übersandt worden sind, loggen Sie sich ein und wählen
Sie sich Ihr persönliches Passwort aus. Nun können Sie über verschlüsselte Verbindungen die für Sie eingerichteten Akte(n) einsehen.
Möglicherweise erhalten Sie keine vollständigen Zugangsdaten, sondern lediglich die
Aufforderung, sich direkt ein persönliches Passwort auszuwählen. Dann verfahren Sie
entsprechend.
Sendet Ihr Anwalt Ihnen ein Schreiben über die WebAkte, dann heißt das praktisch,
dass er es für Sie auf dem WebAkte-Server hinterlegt, Ihnen dies mitteilt und Sie es
dann dort abholen.
Umgekehrt – also wenn Sie etwas an Ihren Anwalt senden wollen – gilt selbstverständlich das Gleiche.
Sie haben weitere Fragen oder es bestehen Unklarheiten? Wenden Sie sich gerne damit an
[email protected]!
Ihre e-consult AG
Saarbrücken, Juni 2015

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