Persönlich / vertraulich intern Musterschreiben Godeffroystraße 31

Persönlich / vertraulich
intern Musterschreiben
Godeffroystraße 31
22587 Hamburg
3. August 2015
99900 /
Bisherige Archivierung Ihrer Buchhaltungsdaten
Sehr geehrte* *,
Ihre Buchführungsdaten haben wir für die Jahre **** bis **** in der seit 1. Januar 2002 gesetzlich vorgeschriebenen Weise (§ 147 Absatz 6 Abgabenordnung) in elektronischer Form für Sie
archiviert und für etwaige Betriebsprüfungen im jeweils aktuellen Format lesbar gehalten.
Seit dem 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, veröffentlicht vom Bundesministerium der Finanzen am 14. November 2014 (IV
A 4 – S 0316/13/10003)
Von dieser Verwaltungsanweisung sind weite Teile der Buchführung aber auch der Archivierung
betroffen. Wir nehmen dies zum Anlass, Sie mit dem beigefügten Merkblatt über die neuen Regelungen zu informieren und Sie auf die Wichtigkeit der Archivierung und der evidenten konsequent aller nicht Berücksichtigung hinzuweisen.
Gleichzeitig erlauben wir uns, die bisher noch nicht abgerechneten Archivierungszeiträume bis
einschließlich 31. Dezember 2014 mit der beigefügten Honorarnote abzurechnen.
Bei Fragen zu diesem Thema sprechen Sie uns gern an. Unabhängig davon werden wir Sie in der
nächsten Zeit ansprechen, um mit Ihnen abzustimmen, ob alle neuen Regelungen in Ihrer Buchführung umgesetzt wurden.
Mit freundlichen Grüßen
Satz + Satz
Partnerschaftsgesellschaft mbB
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft
- Torsten Satz -
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), veröffentlicht vom Bundesministerium der Finanzen am 14. November 2014 (IV A 4 – S
0316/13/10003)
Rechtslage
Die GoBD sind kein Gesetz. Es handelt sich um eine Anweisung des Dienstherrn (Bundesministerium der Finanzen „BdF“) an seine Mitarbeiter, wie die bestehenden gesetzlichen Regelungen
hinsichtlich der Führung und Archivierung von Geschäftsbüchern umgesetzt werden sollen. Die
einschlägigen gesetzlichen Regelungen finden sich im Wesentlichen in §§ 239 Abs.4 und 257
Handelsgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung §§ 145 – 147 wieder. Auch wenn sich aus den
GoBD keine unmittelbaren Rechte und Pflichten bzw. Sanktionen für den Steuerpflichtigen ableiten, ist es ratsam, diese Anweisungen zu befolgen. Ein Verstoß gegen die GoBD führt i.d.R. auch
zu einem Verstoß gegen die vorgenannten gesetzlichen Regelungen. Zumindest macht es dem
Finanzamt ganz erheblich leichter, dies zu behaupten.
Folgen und Sanktionen bei Nichtbeachtung bzw. Verstoß
Schätzung von Besteuerunsggrundlagen, Umkehr der Beweislast, evtl. steuerstrafrechtliche Folgen, Bußgeld, keine wirksamen Jahresabschlüsse, Wegfall von Subventionen, keine rechtliche
Grundlage für Gewinnausschüttungen usw. . Das nichtordnungsmäßige Führen und Archivieren
von Handelsbüchern kann viele Folgen nach sich ziehen. Es empfiehlt sich daher, die GoBD zu
befolgen.
Der Grundgedanke der GoBD
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gibt es schon lange. „Vollständigkeit, das zeitnahe,
lückenlose und korrekte Erfassen der Geschäftsvorfälle“ sind und bleiben die Grundprinzipien.
Der BdF möchte aber das „Netz ausweiten“ und die zunehmenden Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung zu Nutzen machen und möglichst alle Aspekte und Dokumente, die mit
der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen stehen, in einem elektronischen Format sammeln und
über 10 Jahre für Prüfungen zur Verfügung zu halten.
Dabei geht es nicht nur um Bücher und Papiere:
„Der Begriff ist funktional unter Anknüpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu
verstehen. Die äußere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder Datenträger) ist unerheblich. (BdF Erlass a.a.O.)“
unser Schreiben vom 28. Juli 2015
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Bei der laufenden Buchhaltung stehen das zeitnahe Erfassen sowie mehr Transparenz im Mittelpunkt. Mit Hilfe der modernen Datenverarbeitung sind diese Ziele heutzutage erheblich leichter
zu erreichen, als dies früher der Fall war. Verantwortlich für das korrekte Einhalten der GoBD ist
ausschließlich der jeweilige Steuerpflichtige.
Die wesentlichen Inhalte
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung
von
Grund(buch)aufzeichnungen
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von
zehn Tagen als Orientierung ("ist unbedenklich").
Erfassung von Kontokorrentbeziehungen (Waren- und
Kostenrechnungen, kreditorisch) innerhalb von acht Tagen als Orientierung.
Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen sowie die Erfassung im Sinne der beiden oben genannten Punkte kann
auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage
erfüllt werden.
Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter
oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Erfassung (nicht
zwingend IT-gestützt) als unveränderbar.
Das gilt auch für Vor- und Nebensysteme (z. B. Materialund Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines ITSystems und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung)
unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin
der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen
(Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die
Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder ITgestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein
(z. B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation).
Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus
Vorsystemen und Stammdaten
unser Schreiben vom 28. Juli 2015
Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form
eingegangene
aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige
Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der
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Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Daten, Datensätze und elektronische Dokumente müssen
für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.
Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten
mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.
Sonstiges
Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder
von (Grund)buchaufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu
erfüllen.
Umsetzung für unsere Mandanten
Für die Buchungserfassung, -verarbeitung und Archivierung arbeiten wir mit der DATEVSoftware. Damit sind alle durch die GoBD formulierten technischen Anforderungen erfüllt, wenn
wir die Buchhaltung für den Mandanten erstellen. Dies betrifft auch die Archivierung und die
jederzeitige Reproduzierbarkeit binnen der 10jährigen Aufbewahrungsfrist.
Die erforderlichen materiellen Voraussetzungen sind vom Mandanten und von uns zu schaffen.
Dies sind im Wesentlichen:
 Vollständigkeit
 Korrekte Belege
 Zeitnahe Verbuchung (binnen 1 Monats nach Ultimo)
Soweit uns die Buchungsbelege i.d.S. zur Verfügung gestellt werden, ist eine korrekte Weiterbearbeitung inkl. der Archivierung gewährleistet (wenn wir mit der Archivierung beauftragt wurden).
Mögliche Probleme sehen wir
 Mandant erstellt die Buchhaltung selbst
 Erfassen auch der neuen „zusätzlich“ zur Buchführung gehörigen Belege und deren elektronischer Archivierung.
Wenn der Mandant seine Buchhaltung mit einem eigenen Programm erfasst, können wir nicht
beurteilen, ob das Programm und die praktische Umsetzung der Buchführung den GobD entsprechen. Hierzu zählt auch die Zulässigkeit und Sicherheit des Archivierungssystems.
unser Schreiben vom 28. Juli 2015
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„Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“ (BdF Erlass a.a.O.)
Ein wesentliches Ziel der GoBD liegt darin, dem Finanzamt auf elektronische Wege einen möglichst vollständigen Überblick über sämtliche besteuerungsrelevanten Sachverhalte zu vermitteln:
„Somit sind alle Unternehmensbereiche betroffen, in denen betriebliche Abläufe durch
DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und ein Datenverarbeitungssystem (DVSystem, siehe auch Rz. 20) für die Erfüllung der in den Rzn. 3 bis 5 bezeichneten außersteuerlichen oder steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird (siehe auch unter 11.1 zum Datenzugriffsrecht).“ (BdF
Erlass a.a.O.) sowie
„Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen
Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-ManagementSystem) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.“ (BdF Erlass a.a.O.)
Hierzu zählen z.B. Verträge (insbesondere Arbeitsverträge und Darlehensverträge). Der Steuerpflichtige ist (noch) nicht verpflichtet, solche Dokumente, wenn sie noch in Papierform bestehen,
zu digitalisieren und gemeinsam mit den übrigen Buchführungsunterlagen elektronisch zu archivieren. Wenn diese Dokumente allerdings elektronisch erstellt oder digitalisiert wurden, sind diese elektronisch zu archivieren:
„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische
Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in
ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung
im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die
Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System
erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der
Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.“ (BdF Erlass a.a.O.)
unser Schreiben vom 28. Juli 2015
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In diesem Zusammenhang sehen wir das Problem, zum Einen alle relevanten Belege zu erfassen
und zum Anderen diese elektronisch GoBD konform zu archivieren. Dies ist mit dem jeweiligen
Mandanten im Einzelnen abzustimmen. Wir empfehlen, die Digitalisierung und Archivierung
auch dieser Daten für den Mandanten im Rahmen unserer Buchführungsarbeiten vorzunehmen.
Das Unterlassen dieser Verpflichtung mit dem Hinweis auf die mit der Umsetzung verbundenen
Kosten ist nicht zulässig:
„Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der
Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet
werden. Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der
Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art
seines Betriebes mit sich bringt (BFH-Urteil vom 26. März 1968,BStBl II S. 527).“
(BdF Erlass a.a.O.)
unser Schreiben vom 28. Juli 2015
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