und Risikoausschusses der Zuger Kantonalbank (PRA)

Reglement des Prüfungs- und Risikoausschusses der Zuger Kantonalbank (PRA)
- Letzte Genehmigung:
30. November 2015
- Erlassende Instanz:
Bankrat
Reglement Prüfungs- und Risikoausschuss
Reglement des Prüfungs- und Risikoausschusses der Zuger Kantonalbank (PRA)
I.
Rahmen und Zweck
§1
§2
Gestützt auf die gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben sowie das Geschäftsreglement regelt dieses Reglement die Aufgaben, Organisation und Kompetenzen des PRA.
Der PRA ist ein Ausschuss des Bankrates. Er unterstützt ihn bei der Erfüllung der ihmübertragenen Aufgaben, insbesondere in Bezug auf die
 Festlegung der Risikopolitik und –limiten
 Überwachung und Beurteilung der Ausfall-, Bilanzstruktur-, Markt-, Reputations- und operationellen Risiken
 Finanzielle Berichterstattung
 Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, der Compliance-Funktion und der Risikokontrolle
 Wirksamkeit und Zusammenwirken der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft und der Internen Revision
II.
Aufgaben des PRA
1.
Risikopolitik, -überwachung und –beurteilung
§3
Die Gesamtrisikopolitik bildet den durch den Bankrat festgelegten Rahmen, in welchem Umfang Risiken
eingegangen und wie diese gesteuert und überwacht werden.
Mindestens jährlich überprüft und beurteilt der PRA kritisch die Gesamtrisikopolitik sowie die Risikobereitschaft und –limiten zu Handen des Bankrates als oberstem Verantwortungsträger.
§4
Der PRA überwacht und beurteilt die Angemessenheit der Prozesse und Aktivitäten von Geschäftsleitung,
Risikomanagement- und Risikokontrollfunktionen zur zeitgerechten, systematischen und wirksamen Identifikation, Messung, Beurteilung, Steuerung, Überwachung und Rapportierung der Ausfall-, Bilanzstruktur-,
Markt-, Reputations- und operationellen Risiken der Bank.
Als Basis zur Überwachung und Beurteilung dienen dem PRA in erster Linie die systematische Risikoberichterstattung und –beurteilung der Geschäftsleitung zuhanden des Bankrates, zudem auch die Berichte der internen Revision und der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft.
2.
Risikokontrolle und Compliance
§5
Der PRA bespricht mit den Verantwortlichen und beurteilt den Bericht der Risikokontrolle über ihre Tätigkeit und die Risikolage der Bank. Er beurteilt jährlich die Funktionsfähigkeit der Risikokontrolle.
§6
Der PRA bespricht mit den Verantwortlichen und beurteilt den Bericht der Compliance-Funktion über die
Einschätzung der Compliance-Risiken, der getroffenen Massnahmen sowie über ihre risikoorientierte Tätigkeit. Er beurteilt jährlich die Funktionsfähigkeit der Compliance-Funktion.
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3.
Internes Kontrollsystem (IKS)
§7
Der PRA überwacht und beurteilt die Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS. Er tut dies in erster Linie
gestützt auf die diesbezügliche systematische Risikoanalyse und Berichterstattung der Geschäftsleitung
sowie auf die Berichte der Internen Revision. Er erörtert mit Vertretern der Geschäftsleitung mindestens
jährlich deren Einschätzung über die Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS. Er vergewissert sich,
dass das IKS bei wesentlichen Änderungen im Risikoprofil entsprechend angepasst wird.
§8
Der PRA überwacht die fristgerechte Behebung der durch die Prüfungsinstanzen festgestellten Mängel.
4.
Finanzabschlüsse, Finanz- und Risikoberichterstattung
§9
Der PRA überwacht und beurteilt die Integrität der Finanzabschlüsse. Er analysiert die Jahres- und publizierten Zwischenabschlüsse und prüft, ob diese in Übereinstimmung mit den angewendeten Rechnungslegungsgrundsätzen erstellt worden sind.
Bei diesen Aufgaben stützt sich der PRA in erster Linie auf Berichte der externen Revision sowie auf die
systematische Finanzberichterstattung der Geschäftsleitung zuhanden des Bankrates.
Der PRA erörtert mit Vertretern der Geschäftsleitung und der externen Revision, wie diese das Risiko wesentlicher Fehldarstellungen in den Finanzabschlüssen einschätzen, in welchen Bereichen es
am grössten ist sowie die zur Risikominimierung allenfalls getroffenen Massnahmen.
§ 10 Der PRA prüft und beurteilt die Angemessenheit der Finanz- und Risikoberichterstattung an Bankrat, Aktionäre und Öffentlichkeit.
§ 11 Er berichtet dem Bankrat über die unter diesem Absatz vorgenommenen Arbeiten und deren Ergebnisse.
Er gibt dem Bankrat eine Empfehlung ab, ob die Finanzabschlüsse sowie die Finanz- und Risikoberichte
der Generalversammlung bzw. der Öffentlichkeit vorgelegt werden können. Der Entscheid selber obliegt
dem Gesamtbankrat.
5.
Aufsichtsrechtliche Prüfgesellschaft
§ 12 Der PRA würdigt einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen im Risikoprofil der Bank die Risikoanalyse, die abgeleitete Prüfstrategie und den entsprechenden risikoorientierten Prüfplan der Prüfgesellschaft.
Er analysiert die Prüfberichte über die Rechnungs- und Aufsichtsprüfung und bespricht diese mit dem leitenden Prüfer.
§ 13 Der PRA überwacht und beurteilt die Qualität und Wirksamkeit der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft
sowie deren Zusammenwirken mit der internen Revision, vergewissert sich über ihre Unabhängigkeit und
genehmigt und überwacht deren Budgets und Honorarrechnungen.
Bei begründetem Bedarf kann er dem Bankrat einen Wechsel der Prüfgesellschaft vorschlagen.
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6.
Interne Revision (IR)
§ 14 Der PRA erörtert jährlich die Risikoanalyse, die risikoorientierte Prüfstrategie und den Prüfplan der IR mit
deren Leiter. Der PRA genehmigt den jährlichen Prüfplan der IR sowie wesentliche Anpassungen.
§ 15 Der PRA beurteilt kritisch die Prüfberichte der IR und steht mit deren Leiter in regelmässigem Kontakt.
§ 16 Der PRA überwacht und beurteilt die IR sowie deren Zusammenwirken mit der obligationen- und aufsichtsrechtlichen Revisionsstelle bzw. Prüfgesellschaft. Er vergewissert sich periodisch, dass die IR über
angemessene Ressourcen und Kompetenzen sowie Unabhängigkeit und Objektivität verfügt, um ihre
Aufgaben wahrzunehmen.
§ 17 Der PRA prüft die Ernennung oder den Ersatz des Leiters der IR und unterbreitet dem Bankrat Wahlvorschläge zur Genehmigung.
§ 18 Die Aufgaben und Kompetenzen der IR sind in einem separaten, vom Bankrat erlassenen Reglement über
die IR festgehalten. Der PRA überprüft regelmässig Aktualität und Angemessenheit dieses Reglements und
schlägt dem Bankrat Änderungen vor.
7.
Weitere Aufgaben des PRA
§ 19 Der PRA erstattet dem Bankrat regelmässig Bericht über seine Aktivitäten. Insbesondere diskutiert er mit
dem Bankrat alle wesentlichen Problemstellungen, die im Zusammenhang mit der Qualität oder Integrität der Jahresrechnung der Bank, der Risikopolitik und –überwachung, dem IKS, gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen, der Leistung und Unabhängigkeit der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft und
der IR auftreten.
§ 20 Der PRA diskutiert und beurteilt einmal jährlich seine eigene Leistung.
Von Zeit zu Zeit überprüft er die Angemessenheit dieses Reglements und unterbreitet dem Bankrat
allfällige Änderungsvorschläge.
8.
Präsident des PRA
§ 21 Der Präsident des PRA
 koordiniert die Festlegung der jährlichen Aktivitäten des PRA inklusive besondere, das Gesamtrisiko widerspiegelnde Schwerpunktthemen
 legt die Traktandenliste fest und leitet die Sitzungen
 ist für die Protokollierung verantwortlich
 orientiert den Präsidenten des Bankrats regelmässig über die Arbeit des PRA und umgehend
über ausserordentliche Feststellungen
 pflegt regelmässig Kontakte mit dem Präsidenten der Geschäftsleitung, dem für die Bereiche Finanzen und Risiko zuständigen Mitglied der Geschäftsleitung, der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft, sowie dem Leiter der IR, dessen Vorgesetzter er ist.
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 klärt innerhalb des PRA allfälligen Weiterbildungsbedarf, der bankintern oder extern abzudecken ist, und koordiniert entsprechende Weiterbildungen mit dem Ziel, dass die Mitglieder des
PRA das zur Erfüllung ihrer Aufgabe erforderliche Wissen haben.
III.
Kompetenzen
§ 22 Beschlüsse des PRA erfolgen grundsätzlich als Anträge zuhanden des Bankrates.
Der PRA hat ein uneingeschränktes Einsichtsrecht in alle Bereiche, Protokolle und Arbeitspapiere der Bank, die er zur Ausübung seiner Tätigkeit und Wahrnehmung seiner Verantwortung als notwendig erachtet.
Er ist vom Bankrat ermächtigt, alle von ihm im Rahmen seiner Zweckbestimmung als notwendig erachteten Abklärungen vorzunehmen sowie bei Bedarf auch Mitarbeiter der Bank oder externe Dritte zur Klärung von Sachverhalten oder als Berater beizuziehen oder zu den Sitzungen einzuladen. Im Rahmen
seiner Aufgaben kann der PRA Aufträge erteilen.
IV.
Organisation
1.
Anzahl Mitglieder, Wahl, Anforderungen und Amtsdauer
§ 23 Der PRA setzt sich in der Regel aus drei Mitgliedern zusammen. Diese werden vom Bankrat aus seiner
Mitte ernannt. Der Bankrat ernennt einen PRA-Präsidenten.
Der Bankpräsident gehört dem PRA nicht an.
§ 24 Im Verhinderungsfall des Präsidenten des PRA übernimmt ein anderes Mitglied die Stellvertretung.
§ 25 Die Mitglieder des PRA verfügen über gute Kenntnisse und Erfahrungen im Finanz- und Rechnungswesen
sowie in der bankbetrieblichen Risikosteuerung. Sie sind mit der Tätigkeit der internen und externen Revision und den Grundprinzipien eines internen Kontrollsystems vertraut.
§ 26 Die Amtsdauer der Mitglieder beträgt zwei Jahre. Die Wahl erfolgt ordentlicherweise zu Beginn und in
der Mitte der Amtsdauer des Bankrates in der ersten Sitzung nach der ordentlichen Generalversammlung.
2.
Unabhängigkeit
§ 27 Die Mitglieder des PRA sind unabhängig von der Bank und ihrer Geschäftsleitung. Sie erfüllen die Unabhängigkeitsanforderungen der Finanzmarktaufsicht.
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3.
Sitzungen
3.1
Sitzungsrhythmus, Einberufung, Beschlussfassung, weitere Teilnehmer
§ 28 Der PRA tagt so oft als notwendig, in der Regel sechs bis achtmal jährlich. Die Sitzungstermine werden
möglichst auf den Informations- und Sitzungsrhythmus der Bank abgestimmt.
§ 29 Jedes Mitglied des Bankrates und der Geschäftsleitung sowie die aufsichtsrechtliche Prüfgesellschaft und
der Leiter der internen Revision können beim Präsidenten des PRA die Traktandierung PRA-relevanter
Themen für die nächste PRA-Sitzung verlangen.
§ 30 Der PRA ist beschlussfähig, sofern die Mehrheit der Mitglieder, mindestens jedoch zwei Mitglieder anwesend sind.
§ 31 Beschlüsse des PRA werden mit dem absoluten Mehr der anwesenden PRA-Mitglieder gefasst. Sofern
nur zwei Mitglieder anwesend sind, bedarf es der Einstimmigkeit. Kommt diese nicht zustande, ist der
Entscheid dem Gesamtbankrat vorzulegen.
Beschlüsse können zudem telefonisch oder auf dem Postweg oder per gesichertem elektronischen
Kanal mit der Mehrheit der PRA-Mitglieder gefasst werden, sofern alle Mitglieder Gelegenheit hatten,
ihre Stimme abzugeben und kein Mitglied die Einberufung einer Sitzung verlangt hat. Derart gefasste
Beschlüsse werden an der nächsten ordentlichen Sitzung protokolliert.
§ 32 Das für den Bereich Finanzen und Risiko zuständige Mitglied der Geschäftsleitung sowie der Leiter der
internen Revision nehmen in der Regel an den Sitzungen des PRA teil. Der PRA kann je nach Traktandenliste weitere Personen zu seinen Sitzungen oder zu einzelnen Traktanden einladen, insbesondere
Mitglieder der Geschäftsleitung, weitere Führungs- oder Fachkräfte der Bank und Vertreter der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft. Letztere und der Präsident der Geschäftsleitung haben grundsätzliches Teilnahmerecht für die ordentlichen Sitzungen des PRA.
3.2
Protokollierung und Berichterstattung
§ 33 Die Behandlung der Traktanden sowie die gefassten Beschlüsse sind zu protokollieren. Das Protokoll
führt in der Regel der Leiter der internen Revision.
§ 34 Die Protokolle werden allen Mitgliedern des Bankrates, der Geschäftsleitung sowie der aufsichtsrechtlichen Prüfgesellschaft und der Internen Revision zeitnah zugestellt.
§ 35 Der PRA berichtet anlässlich der auf die PRA-Sitzung folgenden Bankratssitzung über wichtige Sachverhalte und legt dem Bankrat gegebenenfalls Anträge des PRA zur Entscheidung vor. Die Mitglieder des
Bankrats haben volles Einsichts- und Auskunftsrecht über alle Bereiche des PRA.
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V.
Schlussbestimmungen
§36
Dieses Reglement wurde vom Bankrat am 30. November 2015 beschlossen und tritt am 1. Januar
2016 in Kraft. Es ersetzt das Reglement des Prüfungsausschusses vom 24. Juni 2009.
Zug, den 30. November 2015
Zuger Kantonalbank
Im Namen des Bankrates
Bruno Bonati
Dr. Adrian Andermatt
Bankpräsident
Sekretär des Bankrates
Von der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA genehmigt am: 21. Dezember 2015
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