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Erhebliche Einsparpotentiale durch
den Einsatz eines DMS mit Steigauf
Case Study Magentbau Schramme
DokumentenManagement
von Steigauf
Case Study Magentbau Schramme
Case Study Magentbau Schramme
Seit mehr als 30 Jahren ist das Unternehmen Magnetbau
Schramme GmbH & Co. KG mit Sitz in Deggenhausertal
erfolgreich im Entwicklungs- sowie Produktionsbereich
von Elektromagneten. Eine führende Kompetenz besitzt
Schramme im Bereich der Proportionalmagnete für Hydraulik- und Pneumatikventile. Seit Jahrzehnten als zuverlässiger Partner der Automobilzulieferer sowie vieler Branchen
der Industrie und der Medizintechnik bekannt und selbstverständlich nach ISO/TS 16949 ff und ISO 9001 ff zertifiziert,
sind Qualität und Service das höchste Unternehmensziel.
Den Maßstab setzt der Kunde, sein Urteil ist ausschlaggebend. Eine hohe Qualität sichert die Wettbewerbsfähigkeit
des Unternehmens. Diese Qualität ist erreichbar mit zufriedenen Mitarbeitern, Fehlervermeidung sowie einem guten
Kommunikationsfluss, weiß Schramme.
Ausgangslage von Magnetbau Schramme
•B
ranche: Produktion
• E insatzbereich: Unternehmensweit
•D
okumentenart: Kaufmännische Belege, Personalunterlagen, Verträge, Schriftverkehr
Immens wachsende Papierberge und Aktenordner sowie
mangelnder Informationsfluss - um dies zu vermeiden,
entschied sich Magnetbau Schramme bereits im Jahr 2000
für eine DocuWare-Installation, um Personalunterlagen
sowie auch Belege und Lieferscheine digital zu archivieren.
Aufgrund von dynamischem Unternehmenswachstum und
guter Auftragslage ist das Papiervolumen weiterhin gestiegen, sodass das jährliche Dokumentenaufkommen etwa bei
100.000 lag. Im Jahr 2010 entschied sich das Unternehmen
daher für das Erweitern der bereits vorhandenen DocuWare-Installation: Die Dokumentenablage sollte weiter
vereinheitlicht werden, die bis dato noch manuell durchgeführte Dokumentenerfassung sollte automatisch verschlag-
wortet werden, weiterhin wurden abteilungsübergreifende
Workflows geplant, um die Geschäftsabläufe transparenter
gestalten zu können. Zudem war den Mitarbeitern sowie
Marcello Ficht (Assistant EDV/IT) eine Anbindung an das
ERP-System SAP Business One wichtig, damit bei der täglichen Arbeit nicht mehr zwischen DocuWare und SBO hin
und her gewechselt werden muss.
Die Lösung durch DocuWare
Seit Anfang 2011 gehören nun aufwändige manuelle
Datenerfassungen der Vergangenheit an. Lieferscheine,
Rechnungen oder Ablieferbestätigungen werden nun mit
einem Barcode versehen, welcher im ERP-System SAP
Business One erstellt wird. Hierdurch werden die Belege
automatisch indexiert und benötigte Daten sofort von der
kaufmännischen Lösung ausgelesen. Parallel dazu startet
ein DocuWare-Workflow , der alle Lieferscheine in der
Wareneingangskontrolle anzeigt. Die Mitarbeiter prüfen die
Dokumente, versehen sie mit Stempeln, Textfeldern etc.,
um zu garantieren, dass die gelieferte Ware den Qualitätsrichtlinien von Magnetbau Schramme entspricht. Dank DocuWare stehen nun jedem Mitarbeiter alle einem Vorgang
zugehörigen Dokumente per Knopfdruck zur Verfügung
und Kopien sowie umständliches Suchen sind vorbei. Die
Mitarbeiter werden erheblich entlastet und müssen ihre
gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen.
Aufgaben
• Besserer Informationsfluss
• Automatisierung der Dokumentenablage
• Anbindung an SAP Business One
Eingesetzte Module
• Active Import
• Content Folder
• Web Client
• Archiv Explorer
Vorteile
• Ortsunabhängiger schneller Dokumentenzugriff
• Besserer Kundenservice, automatisierte Prozesse
• Entlastung der Mitarbeiter
„Die neue DocuWare-Ausbaustufe wird
unseren hohen Ansprüchen mehr als gerecht.
Wir haben nicht nur unseren Mitarbeitern den
Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch unsere
Kosten reduziert.“
Marcello Ficht, Assistant IT/EDV sowie DMSProjektbeauftragter, Magnetbau Schramme GmbH
& Co. KG
Case Study Magentbau Schramme
Case Study Magentbaum Schramme
Steigauf Daten Systeme GmbH
Otto-Hahn-Str. 13 a · 85521 Riemerling
Tel (089) 41 11 862 - 10
Fax(089) 41 11 862 - 41
www.steigauf.de
[email protected]
Steigauf Daten Systeme GmbH führt die Kooperation von IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998
von UnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen
Kompetenz-Verbund ist es möglich einen flächendeckenden Service für Dokumenten-ManagementSysteme bereitzustellen.
Profitieren auch Sie von unserem Know-How und lassen Sie
sich unter der Nummer (089) 41 11 862-10 beraten.
www.agentur-gerstmayer.com / Mai / 2015

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