denkwerk GmbH Case Study Investition in Innovation Digitalisierte Geschäftsprozesse beschleunigen herkömmliche papierbasierte Arbeitsabläufe enorm. Welche Potentiale sich eröffnen, wenn Unternehmen und Kunden die elektronische Rechnungserstellung und -bearbeitung aufeinander abstimmen, demonstriert die denkwerk GmbH. DocuWare sprach mit Eva-Maria Kaisch, Leiterin Finanzbuchhaltung bei der Digitalagentur, über die Vorteile des elektronischen Rechnungswesens auf Basis des ZUGFeRD-Standards. Die vielfach ausgezeichnete Digitalagentur denkwerk nutzt die Chancen des digitalen Wandels, um für namhafte Kunden innovative Produkte, Plattformen und Inhalte zu entwickeln. Um Ziele schnell und nachvollziehbar zu erreichen, setzt denkwerk auf schlanke, transparente und iterative Prozesse. Ein Anspruch, dem sich auch die Finanzbuchhaltung des Unternehmens verpflichtet sieht. denkwerk GmbH Branche: Dienstleistung Standort: 50823 Köln Einsatzbereiche: Finanzbuchhaltung Dokumentarten: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Schriftverkehr (Mahnungen, Stornos usw.) denkwerk GmbH Case Study 1 Eva-Maria Kaisch, denkwerk: Ausschlaggebend war letztendlich der Wunsch eines unserer Key Accounts, des weltweit tätigen Süßwarenherstellers Storck, an ihn adressierte Ausgangsrechnungen künftig in elektronischer Form nach dem ZUGFeRD-Standard zu versenden. Die auf den ersten Blick logische Konsequenz, unser ERP-System um ein entsprechendes ZUGFeRD-Modul zu erweitern, erwies sich als technisch aufwändig und kostenintensiv. Auf der Suche nach Alternativen, stießen wir auf DocuWare. Im Rahmen meiner beruflichen Entwicklung hatte ich bereits in der Vergangenheit Gelegenheit, mich von der Funktionalität des DMS zu überzeugen. Ausgestattet mit einem entsprechenden ZUGFeRD-Modul bot DocuWare nicht nur die Voraussetzung, dem Wunsch unseres Kunden zu entsprechen, sondern gleichzeitig die Möglichkeit, einen Grundstein für die durchgängige Digitalisierung aller buchhalterischen Geschäftsprozesse zu legen. Eine Produktpräsentation durch den lokalen DocuWare-Partner bestätigte, dass die Software nicht nur über die funktionalen Voraussetzungen verfügte, sondern darüber hinaus auch unter Kostengesichtspunkten eine attraktive Lösung darstellte. Eva-Maria Kaisch: Mit ZUGFeRD steht Anwendern ein Datenformat zur Verfügung, in dem Rechnungsdaten so enthalten sind, dass sie sowohl als PDF-Datei lesbar als auch elektronisch weiterzuverarbeiten sind. Empfänger können damit Rechnungen automatisch oder teilautomatisch buchen und archivieren. Inhalte müssen nicht mehr von Hand oder mit komplizierter Formularlesesoftware übertragen werden, Erfassungsfehler entfallen. Unternehmen aller Branchen, aber auch öffentliche Verwaltungen arbeiten mit strukturierten Rechnungsdaten, verschlanken dadurch ihre Prozesse und reduzieren deutlich ihre Kosten. denkwerk GmbH Die Aufgabe Implementierung eines DMS mit ZUGFeRDUnterstützung Erstellung ZUGFeRD-konformer Rechnungen nach Kundenvorgaben Konzipieren von Workflows zur Rechnungsverarbeitung Aufbau eines zentralen Dokumenten-Pools Die Vorteile Abbau von Papierunterlagen Effizientere Arbeitsprozesse ZUGFeRD-konforme Rechnungen Revisionssichere Ablage Case Study 2 Eva-Maria Kaisch: Auch wir profitieren von der Umstellung, insbesondere dann, wenn sie ‒ wie in unserem Fall ‒ mit der Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems kombiniert wird. Dadurch, dass wir auf das Ausdrucken und Versenden per Briefpost verzichten, sparen wir nicht nur personelle, sondern auch ökologische Ressourcen. Die strukturierte, revisionssichere Ablage in einem zentralen Dokumenten-Pool bietet uns zudem eine Vielzahl an Suchoptionen, sodass wir per Tastendruck auf Dokumente zugreifen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht darüber hinaus unsere Auskunftsfähigkeit und verbessert damit unseren Kundenservice. Eine Tatsache, die uns beispielsweise bei Jahresabschlussprüfungen zugutekommt. Eva-Maria Kaisch: Unsere DocuWare-Lösung wurde vom lokalen DocuWareEingesetzte Partner maßgeschneidert auf die Anforderungen unseres Kunden angepasst. Dank der Flexibilität von ZUGFeRD Autoindex und der damit verbundenen Möglichkeit, Rechnungen mit Ländercodes zu kennzeichnen, versenden wir heute Ausgangsrechnungen nicht nur an die deutsche Zentrale dieses Kunden, sondern auch an europäische Niederlassungen in Polen, Österreich und Rumänien und sogar in die USA. Module Eva-Maria Kaisch: Wir erfüllen nicht nur den Wunsch eines Kunden, sondern gestalten auch interne Abläufe effizienter, da sich die Lösung zunehmend zu einem zentralen Pfeiler des gesamten Dokumenten-Managements im Bereich des Finanzwesens entwickelt. In unserem digitalen Archiv landen inzwischen nicht nur monatlich rund 300 Ausgangsrechnungen, sondern auch die jährlich circa 1.800 Eingangsrechnungen, die wir über Multifunktionsgeräte scannen, klassifizieren und digital ablegen. Auch weitere rechnungsnahe Dokumente wie beispielsweise Kontoauszüge, Mahnungen, Stornos usw. werden strukturiert im Dokumenten-Pool abgelegt. Außerdem denken wir darüber nach, in einer weiteren Ausbaustufe auch unseren Projektmanagern in den Fachabteilungen Zugriff auf ausgewählte Rechnungsdokumente zu gewähren. Mit Beginn des neuen Geschäftsjahres am 1.4.2016 werden wir zusätzlich die Nutzung des digitalen Archivs durch andere Unternehmensbereiche wie beispielsweise die Personalabteilung diskutieren. Mit der jetzt implementierten Lösung sehen wir uns bestens gerüstet für den Fall, dass in den kommenden Monaten und Jahren weitere Kunden vom analogen Rechnungsversand oder aktuell genutzten proprietären Rechnungsportalen Abstand nehmen, um von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsaustauschs auf Basis des ZUGFeRD-Standards zu profitieren. denkwerk GmbH Case Study 3 Eva-Maria Kaisch: Auch wenn wir DocuWare nicht ganz freiwillig eingeführt haben, kann man sagen, dass sich die Investition schnell amortisiert hat und wir durch die Ausweitung sicherlich auch in anderen Bereichen Kosten einsparen werden. Synapsis GmbH Ihr persönlicher Ansprechpartner Fritz-Erler-Str. 4 50374 Erftstadt Bernd Hüster +49(0)2235 401969-0 [email protected] http://www.synapsis.de Dieses Dokument finden Sie auch unter: http://pub.docuware.com/de/[email protected]&l=b denkwerk GmbH Case Study 4
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