Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz In der Unternehmens- bzw. Produktkommunikation ist eine konsistente Terminologienutzung unabdingbar. Denn sie sorgt für eine verständliche Sprache und eine einheitliche Corporate Identity. Insbesondere für international aufgestellte Unternehmen, die mehrsprachig agieren, ist das Terminologiemanagement notwendig, um die Übersetzungskosten möglichst gering zu halten. Dieses White Paper beschreibt, wie Unternehmen die dafür notwendigen Voraussetzungen schaffen können. 1 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz | 2015 Inhalt Notwendigkeit und Anforderungen ....................................... Seite 2 Normative oder deskriptive Terminologie? ....................................... Seite 2 Datenbankbefüllung ....................................... Seite 3 Terminologieverwendung ....................................... Seite 4 Terminologieworkflows mit Across ....................................... Seite 4 Fazit ....................................... Seite 4 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz | 2015 2 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz Notwendigkeit und Anforderungen »» Durch Vergabe von Benutzerrechten werden Funktionen und Aufgaben bestimmter Personengruppen abgebildet. WähSchraubenzieher oder Schraubendreher? Turnschuh oder rend zum Beispiel Terminologen und einzelne Mitarbeiter aus Sportschuh? Terminologie muss konsistent verwendet werden, den Fachabteilungen Terme bewerten und freigeben können, denn Variantenreichtum bei Quelltexten führt neben häufigeren werden anderen Nutzern nur Vorschlags- oder Leserechte einVerständnisfragen der Kunden zu inkonsistenten Übersetzun- geräumt. Der Freigabestatus oder fehlende Informationen köngen. Wird eine Benennung einheitlich festgelegt, muss diese nen in diesem Fall optisch gekennzeichnet werden. auch nur einmal übersetzt werden. Für eine konsistente Verwendung von Begriffen sorgt ein Terminologiesystem, in dem der gesamte Fachwortschatz eines Unternehmens definiert und gepflegt wird. In dieser Datenbank können z. B. auch Zusatzinformationen zur Verwendung eines Terms hinterlegt werden. Unabhängig davon, ob Bedienungshandbücher, Schulungsunterlagen oder Displaytexte erstellt werden, wissen damit alle Bearbeiter, welche Benennung in einem bestimmten Kontext korrekt ist bzw. bevorzugt wird. Nutzt ein Redakteur oder Übersetzer einen nicht zugelassenen Term, wird er vom System darauf hingewiesen und bekommt eine Alternative vorgeschlagen. Dazu sollte das Terminologiesystem einige Anforderungen erfüllen: »» Sämtliche Informationen zu einem fachsprachlichen Mögliche weitere Benutzerrechte vieler Terminologiesysteme: »» Benutzer dürfen Kommentare schreiben. »» Benutzer können vorschlagen, redundante Einträge zu verschmelzen. »» Benutzer können den Einträgen Informationen (z. B. Abbildungen) hinzufügen. »» Benutzer können Verwendungsangaben vorschlagen. »» Benutzer können Terme vorschlagen, z. B. über ein Online-Formular. Normative oder deskriptive Terminologie? Für den Aufbau und die Pflege einer konsistenten Terminologie Begriff können einander zugeordnet und in einem terminologehen Unternehmen unterschiedliche Wege. Während beim gischen Eintrag gespeichert werden. normativen Ansatz Terminologen Vorschriften für die Verwen»» Das System sollte auf Begriffs- und Benennungsebene dung von Benennungen erarbeiten, lebt eine deskriptive Terkonfigurierbar sein. Auf die Daten sollten involvierte Perso- minologie von der Beteiligung der Benutzer. Im ersten Fall soll nen bzw. Abteilungen in Schlüsselprozessen, wie bei der Über- der Anspruch erfüllt werden, alle denkbaren Bezeichnungen setzung, intuitiv zugreifen und sie nutzen können. für einen Gegenstand oder Prozess möglichst erschöpfend zu »» Eine Qualitätssicherung sollte sowohl für Quell- als auch erfassen und zu bewerten. Zur Informationssammlung werden hier beispielsweise Quellen wie Fachbücher oder NachschlaZieltexte möglich sein. 3 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz | 2015 gewerke sowie das Know-how entsprechender Fachleute herangezogen. Das Ziel ist eine eindeutige Entscheidung über bevorzugte und zu vermeidende Benennungen. Die Termfreigabe ist mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden, da die Informationen unterschiedlicher Quellen miteinander verglichen werden. Währenddessen stehen wichtige Benennungen für die Nutzung typischerweise nicht zur Verfügung. Extrahieren und Bestimmen von Termen aus Quelltexten kann über eine linguistische oder eine statistische Herangehensweise vorgenommen werden. Bei ersterer werden die Quelltextdokumente durchsucht und neue Terminologie im System zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Im Rahmen einer statistischen Terminologieextraktion als Teil des Übersetzungsworkflows wird der gesamte Text in das Terminologiesystem übernommen, das die Begriffe vorschlägt, die häufig im Text vorkommen. AkzepDie deskriptive Herangehensweise hingegen ist flexibler. Hierbei tierte Vorschläge gehen dann an den Terminologieübersetzer, der ist die Terminologiedatenbank offen gestaltet, sodass Überset- diese in die jeweiligen Zielsprachen lokalisiert. zer, Redakteure und andere Benutzer selbstständig Vorschläge eintragen und kommentieren können. Auch die Extraktion von Eine weitere Möglichkeit, die Terminologiedatenbank zu befülBenennungskandidaten ist denkbar. Auf diese Weise können len, ist der Import aus einem Translation Memory, in dem bereits größere Terminologiebestände in kürzerer Zeit aufgebaut wer- historisch verwendete Terminologiebegriffe hinterlegt sind. Entden. Das Risiko: ohne eine normative Instanz zur Qualitätssi- weder können diese zusammen mit den vorhandenen Übersetcherung besteht die Gefahr eines unkontrollierten Anwachsens zungen aus dem Translation Memory extrahiert und in der Terirrelevanter oder redundanter Einträge. Es ist daher empfeh- minologiedatenbank hinterlegt werden. Oder in dem Translation lenswert, auch bei der Einbeziehung der Benutzer einen oder Memory werden diejenigen Benennungen herausgesucht, für wenige Terminologieverantwortliche zu benennen, die die Pro- die noch nicht in allen Zielsprachen Übersetzungen vorliegen. zesse gestalten und eine moderierende Funktion einnehmen. Neben diesen Möglichkeiten, das Terminologiesystem zu befüllen, gibt es immer wieder die Situation, dass Terme von Übersetzern oder Mitarbeitern vorgeschlagen werden. Hierbei sollte festgelegt werden, wo diese gespeichert werden und Datenbankbefüllung wann sie von Dritten gesehen werden dürfen. Dies kann beiIst eine Terminologiedatenbank implementiert, geht es um die spielsweise direkt im Terminologiesystem erfolgen oder über Befüllung. Oftmals haben Unternehmen zuvor die Einträge in entsprechende Vorschlagsformulare. Der Prozess gestaltet sich Quell- und Zielsprache(n) in Excel gesammelt, was oftmals am einfachsten so: Ein berechtigter Mitarbeiter reicht einen Terwenig effizient ist. Bevor diese Bestandsdaten importieren wer- minologievorschlag in der Quellsprache ein und benachrichtigt den, sind einige Schritte notwendig: Es empfiehlt sich, insbeson- den Terminologen, der überprüft, ob dieser künftig berücksichdere bei größeren Datenmengen, zu überprüfen, ob die Einträge tigt werden soll. Falls er in die Terminologiedatenbank mit einkorrekt und unerwünschte Synonyme als Unworte gekennzeich- fließen soll, wird er vervollständigt und zur Nutzung veröffentnet sind, und Fehler ggf. zu bereinigen. Des Weiteren muss licht. Ein Übersetzer lokalisiert den Vorschlag in die Zielsprache definiert sein, welches das führende System hinsichtlich der und stellt diesen dann ebenfalls zur Verfügung. Terminologieverwendung ist. Über das Festlegen der Datenbankstruktur wird schließlich definiert, welche Informationen zu Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Terminologen und einem Eintrag hinterlegt werden sollen. Mit der Erstbefüllung Fachabteilungen wird sprachliches Wissen mit der Erfahrung ist es aber nicht getan, denn Terminologiearbeit ist ein fortlau- bei der Verwendung bestimmter Fachwörter kombiniert. Dies fender Prozess, weil immer neue Terme hinzukommen. Das hilft, einen Term bestmöglich zu beschreiben.Bei diesem erwei- Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz | 2015 4 terten Prozess überprüft der Fachspezialist die Vorschläge und »» Ein zentrales Terminologiesystem für Autoren, Übersetzer schlägt ggf. Alternativen vor. Hier kann es zu mehreren Abstim- und Fachabteilungen unterstützt den gesamten Prozess von mungsschleifen zwischen den beiden Akteuren kommen. der Definition bevorzugter Benennungen über die Redaktion bis hin zu Übersetzung, Lektorat und Qualitätssicherung. Dabei bietet es anpassbare Eintragsstrukturen sowie professionelle Funktionen zur Extraktion und Suche von Termen Terminologieverwendung Die Terminologiepflege ist das eine, sie zu nutzen das andere. Damit Autoren konsistente Quellen erstellen können, sollten sie beim Schreiben Zugriff auf die Terminologiedatenbank haben. So ist sichergestellt, dass sie autorisierte Terme verwenden, zu denen bereits Übersetzungen vorhanden sind. Dadurch werden redundante Übersetzungen vermieden. Im Rahmen der Übersetzung ist die Terminologiedatenbank idealerweise direkt in den Übersetzungseditor eingebettet. Somit sind Qualitätsprüfungen direkt während der Übersetzung möglich. Wird beispielsweise ein definiertes Unwort verwendet, wird dieses dem Übersetzer unmittelbar angezeigt. Darüber hinaus kann die Terminologieverwendung auch als eine Art „Prozess-Schranke“ verwendet werden. Wenn in der bisherigen Übersetzung falsche Begriffe vorhanden sind, wird die weitere Bearbeitung so lange gestoppt, bis diese bereinigt sind. Statistiken und Berichte über die Terminologieverwendung oder Fehler geben schließlich Auskunft über die Übersetzungsqualität. »» Es ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf das Terminologiesystem via Webbrowser. »» Schreibrechte erlauben dem Mitarbeiter, eigene Einträge zu generieren oder vorhandene zu ergänzen. Darüber hinaus steht ein konfigurierbares Modul zur Verfügung, mit dem alle berechtigten Nutzer über eine Eingabemaske Vorschläge zur Erweiterung der Terminologiedatenbank einreichen können. »»Außerdem bietet es die Recherche im Terminologiesystem von mobilen Endgeräten aus. Auch die Suche in Applikationen, bei denen unter Microsoft Windows Text in die Zwischenablage kopiert werden kann – z. B. in einer E-Mail, einer Word- oder PDF-Datei – ist in Across möglich. Fazit Eine eindeutige Terminologie bringt nicht nur Vorteile für die Unternehmenskommunikation in der Ausgangssprache. Auch das Anfertigen qualitativ hochwertiger Übersetzungen wird dadurch erleichtert. Die Pflege der fremdsprachigen Terminologie sorgt auch in den übersetzten Texten für mehr Konsistenz. Fehlervererbung und unnötige Kosten werden dadurch vermieTerminologieworkflows mit Across den. Über intelligente Werkzeuge, wie sie Across bietet, werden Across Systems stellt in seinem Translation-Management- die Prozesse rund um die Befüllung und Nutzung der TermiSystem unter anderem zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, nologien optimiert. Dabei sollte ein individueller Plan erarbeitet die das Terminologiemanagement ganzheitlich unterstützen: werden, der zu den Anforderungen des Unternehmens passt. © Across Systems GmbH 2015 Tel. +49 7248 925 425 www.across.net [email protected]
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