Elektronische Archivierung macht viele Prozesse unnötig

Elektronische Archivierung
macht viele Prozesse unnötig
Statt einen Tag Wartezeit – jetzt die Anzeige sofort
Wenn IT wirklich Unterstützung sein will,
muss sie einfach zu bedienen und anwenderorientiert sein. Sie muss die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und Redundanzen gleichermaßen reduzieren.
Schließlich muss sie die Verfügbarkeit
von Informationen genau so erhöhen wie
die Transparenz der Prozesse. Am Beispiel der elektronischen Archivierung
markiert Frank Kriege, Leiter Informationstechnologie Elisabeth-Krankenhaus
Essen gGmbh, dazu wichtige Eckpunkte.
Dabei gerät die IT-Healthcare-Industrie
als technischer Innovator in die Kritik.
Was kann ein Archivierungssystem zur Prozessoptimierung hauptsächlich beitragen?
Frank Kriege: Beginnend mit der Digitalisierung der Altakten bis hin zum digital erzeugten und signierten Dokument können
alle Akten gemanagt werden. Diese Bestände
werden in das Krankenhausinformationssystem integriert. Indem die Daten im Archivsystem bereitstehen, ist es möglich, die
gesuchten Patienteninformationen
über vorherige Aufenthalte und Untersuchungen kurzfristig zur Verfügung zu
stellen. Diese Maßnahme kann die Qualität und die Dauer
der
Behandlung
positiv verändern.
Welches sind wichtige Anforderungen
an eine effiziente Archiv-Organisation?
Frank Kriege: Die
Anforderungen an
eine effiziente Archiv-Organisation
sind einerseits, digitale Akten schnell
verfügbar zu halten
und anderseits Ak-
Frank Kriege, Leiter
Informationstechnologie ElisabethKrankenhaus Essen
gGmbh: „Der eigentliche Kostenblock besteht aus
den Wiederbeschaffungs- und Suchzeiten. Diese verteilen
sich auf das pflegerische Personal, den
Mediziner und den
Verwaltungsmita r b e i t e r. “
FOKUS-THEMA
ten einfach auffinden zu können. Durch
die Einführung einer digitalen Archivierung werden die Prozesskosten gesenkt.
Aufgrund der veränderten Bedingungen
sind die Lager- und Wiederbeschaffungskosten einer Akte minimiert. Eine weitere Anforderung an ein Archivsystem muss
sein, den Aufwand, alle benötigten Informationen und Dokumentationen zu
einem Patienten wiederzufinden und
verarbeiten zu können, zu reduzieren.
Wie lässt sich die Akzeptanz der beteiligten Nutzer erzielen und auch halten?
Frank Kriege: Die Akzeptanz eines solchen Archivsystems lässt sich erzielen, indem an das vorhandene Krankenhausinformationssystem gekoppelt wird. Der Anwender sollte nicht gezwungen sein, sich
an ein weiteres Programm oder an ein zusätzliches System gewöhnen zu müssen.
Alle Informationen, die es über einen Patienten gibt, kann der Anwender durch
das ihm bereits bekannte Krankenhausinformationssystem aufrufen. Aufgrund der
Kombination des Krankenhausinformationssystems mit dem Archivsystem ist der
Anwender in der Lage, alle digitalisierten
Papierakten mit den dazugehörenden elektronisch erzeugten Daten einzusehen.
Früher musste der Anwender mindestens
einen Tag auf die bestellte Akte warten,
heute erfolgt die Anzeige nach der Digi-
talisierung sofort. Eine Digitalisierung
muss innerhalb weniger Stunden nach
Freigabe durch die medizinische Fachabteilung erfolgen.
Wie lassen sich beim Einsatz eines Archivierungssystems Kostensenkungsmaßnahmen konkret ermitteln und realisieren?
Frank Kriege: Der eigentliche Kostenblock
besteht aus den Wiederbeschaffungs- und
Suchzeiten. Diese verteilen sich auf das
pflegerische Personal, den Mediziner und
den Verwaltungsmitarbeiter. Nach Einführung der elektronischen Archivierung waren viele dieser Prozesse unnötig. Hierdurch
reduzieren sich die Personalkosten. Auch
wurden Räume und logistische Verfahren
nicht mehr gebraucht, da die Akten nicht
mehr gelagert werden müssen. Daher lösten
wir die Archivabteilung bei dieser Maßnahme komplett auf. In unserem Fall begleitete diese Maßnahme eine Diplomarbeit,
die die Ergebnisse zusammengetragen hat.
Wie wird die IT-Healthcare-Industrie der
Rolle als technischer Innovator, etwa bei
Archivierungssystemen, gerecht?
Frank Kriege: Im Moment gibt es wenig
Krankenhausinformationssystemhersteller,
die eine herstellerunabhängige Archivierungsschnittstelle unterstützen. Von Seiten der Archivsystemhersteller werden in
Die Millionen-Rechnung
Prozessunterstützung/Prozessoptimierung –
Beispiel elektronische Archivierung
Elisabeth-Krankenhaus
Essen und Contilia GmbH
Die Contilia Gruppe, Dienstleister rund
um Gesundheit und Medizin, beschäftigt
2.395 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jährlich werden im Elisabeth-Krankenhaus Essen und im St. Marien-Hospital Mülheim an
der Ruhr ca. 36.000 stationäre und 45.000
ambulante Patienten betreuen. Zwei ambulante Pflegedienste – AKB und die Ambulante Kinderkrankenpflege – unterstützen
Pflegebedürftige und Pflegende zu Hause.
In acht Senioreneinrichtungen stehen 900
Plätze und 230 seniorengerechte Wohneinheiten zur Verfügung. Die Gesellschaft für
Labormedizin versorgt 2.300 Krankenhausbetten. Die Contilia GmbH wurde 2006 von
den Gesellschaftern: St. Elisabeth-Stiftung
Essen, Stiftung St. Marien-Hospital zu Mülheim an der Ruhr, Caritas-Trägerwerk im Bistum Essen e.V. gegründet.
der Regel nur Schnittstellen angeboten, die
weitgehend inkompatibel zu Krankenhausinformationssystemen sind.
Zwar ist das Innovationsverhalten der
IT-Healthcare-Industrie vorhanden, aber
häufig kämpft man noch mit den Kinderkrankheiten der Systeme. Durch diese Situation lassen sich die angepriesenen Innovationen meistens nicht nutzen. Weiterhin sollten die Krankenhäuser frühzeitig in
die Entwicklung neuer Ideen ebenso wie
Produkte eingebunden werden. Hierdurch
ist gewährleistet, dass die Ideen durch
die Anwender auch akzeptiert werden.
Welche strategischen Impulse kann die
Krankenhaus-IT der Industrie mit auf den
Weg geben?
Prozesskostenrechnung
Ersparnis der einzelnen Berufsgruppen pro Tag
Ärzte (140)
467
Sekretariat/Schreibdienst (45)
28
Medizin-Controlling (7)
23
Archiv (2)
16
Ersparnis der einzelnen Berufsgruppen pro Jahr
Ärzte
Sekretariat/Schreibdienst
Medizin-Controlling
Gesamtersparnis im Jahr
20
Ausgabe 3/2008
Std. oder 15500,00
Std. oder 562,00
Std. oder 456,00
Std.
Euro
Euro
Euro
4.044.068,89
146.129,72
118.597,28
Euro
Euro
Euro
4.071.601,33
Euro
Frank Kriege: Meiner Meinung nach muss
die IT-Healthcare-Industrie Standards der
Informationsverarbeitung nutzen und die
eigenen Vorgaben entsprechend anpassen.
Dieses gilt vor allen Dingen im Hinblick
auf Schnittstellen zu Subsystemen, da hier
sehr schnell Daten allen Anwendern zur
Verfügung gestellt werden können. Auch
sollten alle Healthcare-IT-Systeme offene
Systeme für das Krankenhaus sein. Das bedeutet, die IT-Abteilungen der Krankenhäuser müssen unabhängig vom Hersteller in der Lage sein, Daten zu nutzen.
www.elisabeth-essen.de

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