Warum eine exzellente Stamm- datenpflege

GRUNDLAGEN - STAMMDATENPFLEGE
Warum eine exzellente Stammdatenpflege wichtig ist
TEXT: Anna Flötotto, itelligence AG
S
tammdatenverwaltung (Master Data Management, MDM)
spielt eine ganz entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Schließlich schlägt die Datenqualität direkt auf
alle wichtigen Transaktions- und Analyseprozesse durch – und
das im Positiven wie im Negativen. Wie der Name schon sagt,
bilden Stammdaten die Grundlage für nahezu jeden geschäftlichen Vorgang. Eine besondere Rolle spielen sie in Lieferkettenprozessen, insbesondere wenn es um Planung, Beschaffung, Produktion, Auslieferung und Reklamationen geht. Außerdem sind
sie wichtig für Business Intelligence, Finanzberichte, Marketing,
Dienstleistungen und andere kritische Unternehmensbereiche.
Stammdaten werden ständig abgerufen, aktualisiert und verändert – und das unternehmensweit,in allen Abteilungen und
Standorten. Auch strategische Veränderungen beeinflussen den
Datenbestand, beispielsweise die Einführung neuer Produktlinien. Hier einige Herausforderungen mit denen sich aktuell viele
Unternehmen im Stammdatenmanagement konfrontiert sehen:
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Anwender verbringen viele Stunden mit Eingabetätigkeiten.
Es bleibt weniger Zeit für wichtigere Aufgaben.
Die Genauigkeit und Qualität der Daten ist nicht immer gewährleistet.
Die Stammdaten sind nicht konsistent, insbesondere die
Produktstammdaten.
Wertschöpfung durch vereinfachte und optimierte Stammdatenpflege
Stammdaten werden von vielen unterschiedlichen Anwendern
eines Unternehmens und zu verschiedensten Zwecken genutzt.
Mit jedem neuen Anwender und jedem neuen Produkt steigt die
Wahrscheinlichkeit von Fehlern und einer schlechteren Datenqualität. Je stärker eine Systemumgebung integriert ist, desto
schneller breiten sich diese Fehler in verschiedenen Bereichen
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BILDER: itelligence AG
aus. Ein falscher Parameter im Materialstamm kann unter Umständen den gesamten Lagerprozess und damit die Auslieferungen zum Erliegen bringen. Das führt zu Umsatzeinbußen und
im schlimmsten Fall zu schwindendem Vertrauen in das Unternehmen. Es gibt viele weitere Beispiele für die negativen Effekte
schlechter Stammdatenqualität: Es können zusätzliche Kosten
für eine mehrfache Bearbeitung oder Auslieferung von Artikeln
anfallen. Mögliche Reklamationen ziehen Expresslieferungen
und/oder Fehlerbehebungsmaßnahmen nach sich. Gerade im
operativen Verkauf führen „schmutzige Daten“ oft zu unnötigem
Mehraufwand, beispielsweise weil falsche Lieferungen, Preise
oder Mengen nachbearbeitet werden müssen.
Wie entstehen Probleme mit Stammdaten?
Stammdaten sind viel langlebiger als Transaktionsdaten. Darum erfordert ihre Verwaltung eine kontinuierliche Steuerung
und Pflege, und das über den gesamten Lebenszyklus hinweg,
von der Anlage bis zur Löschung. Tatsächlich verfügen Unternehmen weder über die Wartungsstruktur noch über die Werkzeuge, um ihre Stammdaten auf der Grundlage standardisierter
Regeln und klar definierter Verantwortlichkeiten schnell und
zuverlässig anzureichern. Darum ist es wenig überraschend,
dass die Ursachen für Qualitäts- und Governance-Probleme
hauptsächlich in zeitaufwendigen und fehleranfälligen manuellen Datenpflegeprozessen liegen. Das gilt für sämtliche Sektoren, Branchen, Geschäftseinheiten und Abteilungen.
Der Weg zur Exzellenz: Klare Verantwortlichkeiten und eine
einfache, automatisierte Datenpflege
Die Ergebnisse einer umfassenden Studie von PricewaterhouseCoopers zeigen, dass „Unternehmen, die ein sogenanntes Stewardship-Programm für Stammdaten gezielt einrichten, in Bezug auf ihre Data Governance deutlich erfolgreicher sind“.
Competence Book - SAP
GRUNDLAGEN - STAMMDATENPFLEGE
Die damit verbundenen Leitfragen lauten:
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Welche Regeln gelten für die Pflege von Stammdaten?
Wer darf sie anlegen, validieren, freigeben und ändern?
Wie lässt sich sicherstellen, dass nur zulässige Felder geändert werden?
Und: Wie werden die Änderungen dokumentiert?
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Besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten macht
es Sinn, in Stammdatenmanagementlösungen zu investieren und so den Ertrag nachhaltig zu steigern:
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Bis 2016 werden 20 Prozent der CIOs in regulierten
Branchen ihre Arbeitsplätze verlieren, weil sie die Einführung eines Informationssteuerungssystems versäumt haben.
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Ab 2016 müssen die Ausgaben für Informationssteuerung auf das Fünffache des aktuellen Stands steigen,
um eine erfolgreiche Governance zu gewährleisten.
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Im Jahr 2016 wird nur jedes dritte der Unternehmen,
die ein Projekt für Stammdatenmanagement initiieren,
noch in der Lage sein, den gewünschten Nutzen eines
Informationssteuerungssystems zu erreichen.
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Um diesen Herausforderungen zu begegnen, reichen ein Verwaltungsprogramm und selbst der komplexeste Governance-Ansatz
nicht aus. Es gilt, die gesamte Governance zu automatisieren und
die Datenpflege zu vereinfachen. Nur speziell für diese Aufgabe
entwickelte Tools bringen schnellen, nachhaltigen Geschäftsnutzen. it.mds (master data simplified) von itelligence bietet hier
eine mögliche Lösung sowohl Governance als auch Datenqualität im Griff zu behalten. Profilbasierte Funktionen der Lösung
erzeugen Abhängigkeiten zwischen den Stammdaten und deren
einzelnen Feldern. Das ermöglicht es, Regeln zentral zu verwalten und die Pflege selbst zu dezentralisieren. Der Workflow
unterstützt die Freigabe von neuen Eingaben und Änderungen.
Kurz gesagt, die Stammdaten werden auf diese Weise enger mit
den Unternehmensabläufen verknüpft, während operative Regeln und Workflows die Governance gewährleisten.
Ein Praxisbeispiel aus der Fertigungsbranche
Ein Beispiel: Für ein einziges Material müssen die Mitarbeiter
an 61 Standorten 3.615 Felder in SAP ERP ausfüllen (siehe Abbildung). Zusätzlich muss das Planungsteam für die Lieferkette
häufig kurzfristig Änderungen vornehmen, von denen unter Umständen alle 135.000 Artikelnummern betroffen sein können.
Die Lösung
Jeder Mitarbeiter gibt täglich zwischen 50 und 100 Materialdaten in das System ein. Die transparenten Steuerungs- und automatisierten Datenpflegeprozesse für Materialstammdaten von
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it.mds ermöglichen es, die Anzahl der Felder deutlich zu
reduzieren– von 3.615 auf 199, also um 94,4 Prozent (siehe
Abbildung 4). Das Unternehmen konnte die Anzahl weiter
verringern, indem es noch mehr individuelle Regeln aufstellte. Heute müssen statt der 199 Felder sogar nur noch
20 bis 30 Felder gepflegt werden. Dank des regelbasierten
Datenmanagementansatzes können Anwender ein Material heute einfach einer definierten Kategorie zuweisen. Mit
einer Eingabe lassen sich so 20 bis 30 Felder im SAP-System automatisch ausfüllen.
Die übrigen Felder werden entsprechend weiterer Regeln
automatisch befüllt. Auf diese Weise werden alle 3.615
Felder für alle Materialien in SAP ERP über das gesamte
Unternehmen hinweg zuverlässig aktuell gehalten. Auch
Werke und Niederlassungen des Unternehmens, die nicht
mit SAP-Software arbeiten, können von it.mds profitieren:
Eine Internetschnittstelle erleichtert die Mischung aus
zentraler Governance und dezentraler Datenpflege. Es sind
wesentlich weniger Eingaben erforderlich. Dadurch lassen
sich jedes Jahr Tausende von Arbeitsstunden einsparen.
Außerdem sinken die Fehlerquoten und die Datenqualität
steigt einfach deshalb, weil die Mitarbeiter nicht mehr so
viel im Gedächtnis behalten und monoton Stammdatenfelder in SAP ERP ausfüllen müssen. Sie können sich stattdessen wieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Zur Autorin Anna Flötotto:
Anna Flötotto ist die Themenverantwortliche für it.mds bei der itelligence AG. Sie verantwortet die Vorbereitung und Durchführung von Workshops zum Thema it.mds /
Stammdatenprozesse in der Presales Phase und begleitet die laufenden Projekte.
Zugleich ist sie im Kernteam, das sich für die Weiterentwicklung des Produkts und
Konzeption neuer Funktionalitäten sowie den Produktsupport verantwortlich zeichnet.
Die promovierte Mathematikerin verfügt über Erfahrungen im Bereich Product Lifecycle Management und hat sich in den letzten Jahren auf das Thema Stammdatenprozesse und -qualität und verwandte Themen fokussiert.
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