DATEV: Fibu-Daten für DATEV erzeugen

DATEV: Fibu-Daten für DATEV erzeugen
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1105
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Vorgehensweise
2
3.
Details
2
3.1.
Export-Assistent im Detail
3
3.2.
Buchungen ohne Assistent erzeugen
5
3.3.
Stammdaten ohne Assistent erzeugen
6
3.4.
Periodenverkehrszahlen erzeugen
7
3.5.
Beraterdaten in den Stammdaten hinterlegen
9
3.6.
Wichtige Hinweise für die Konvertierung der Buchungen
9
4.
Wichtige Informationen
Autor: GF / 05.01.2016
10
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1105
1.
Ziel
Das Info beschreibt den Export von Buchungen und Stammdaten (Sachkonten/Personenkonten) in das
DATEV-Postversandformat.
2.
Vorgehensweise
Buchungen und Stammdaten mit Export-Assistent erzeugen
Mithilfe des Export-Assistenten exportieren Sie Buchungen und Stammdaten in einem Arbeitsschritt ins
DATEV-Postversandformat.
1.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
2. Mandanten und Wirtschaftsjahr durch Doppelklick öffnen.
3.
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Export Assistent«.
Folgen Sie dem Export-Assistenten.
Hinweis
Unter Details finden Sie weitere Exportmöglichkeiten.
3.
Details
Übersicht
1. Export-Assistent im Detail
3
2. Buchungen ohne Assistent erzeugen
3. Stammdaten ohne Assistent erzeugen
4. Periodenverkehrszahlen erzeugen
5
6
7
5. Beraterdaten in den Stammdaten hinterlegen
9
6. Wichtige Hinweise für die Konvertierung der Buchungen
Autor: GF / 05.01.2016
9
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 1105
3.1.
Export-Assistent im Detail
DATEV-Export – Assistent
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Export Assistent«.
DATEV-Angaben
Beschreibung
Beraternummer1
Beraternummer des DATEV-Beraters (bis zu sieben Stellen).
Beratername1
Name des DATEV-Beraters (bis zu neun Stellen).
Mandantennummer1
Mandantennummer in DATEV.
1 Pflichtangaben
Hinweis
Sollten Ihnen die Beraterdaten nicht vorliegen, ist auch eine fiktive Eingabe möglich. Die Angaben
können – soweit nötig – vom Empfänger einfach überarbeitet werden.
Nr. 1245 Fibu-Daten in Kanzlei-Rechnungswesen pro importieren.
Tipp
Die Beraterdaten können auch in den Stammdaten
9
hinterlegt werden.
DATEV-Export – Auswahl
Achten Sie auf die Erläuterungen des Assistenten.
DATEV-Export – Buchungen exportieren
Auswahl der Abrechnungsnummern
Tipp
Mit Klick auf
wählen Sie alle aus.
Hinweis
Die Abrechnungsnummer 0 wird automatisch als Abrechnungsnummer 1 exportiert.
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 4
Info für Anwender Nr. 1105
DATEV-Export – Exportziel
Lokal auf einem Datenträger
Der ausgewählte Export wird lokal in ein vorgegebenes Verzeichnis gespeichert.
Hinweis
Klicken Sie auf , um einen abweichenden Speicherpfad zu hinterlegen.
Über hinterlegen Sie den Agenda-Standard-Speicherpfad.
E-Mail-Anhang
Mit der Option <E-Mail-Anhang> wird im Anschluss automatisch eine E-Mail erstellt. Dabei werden die
zum Export ausgewählten Daten als Anlage angefügt.
Der E-Mail-Empfänger sowie ein Begleittext müssen vor dem Versenden erfasst werden.
Voraussetzung
Die Anwendung »Microsoft Outlook« muss installiert und eingerichtet sein.
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 5
Info für Anwender Nr. 1105
3.2.
Buchungen ohne Assistent erzeugen
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Konvertierung Buchungen«.
Buchungen ohne Assistent erzeugen
1.
2.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
Mandant und Wirtschaftsjahr durch Doppelklick öffnen.
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Konvertierung Buchungen«.
3. Weitere Vorgehensweise:
Abrechnungsnummer wählen.
Tipp
Klicken Sie auf
, um mehrere Abrechnungsnummern auszuwählen.
Buchungskreis wählen (optional).
Bleibt das Feld leer, werden alle Buchungskreise der Abrechnungsnummer konvertiert.
Berater-Nr. und Beratername
Die Felder »Beraternummer« und »Beratername« werden aus den Stammdaten
men. Sie können hier aber auch manuell eingetragen werden.
9
übernom-
Hinweis
Sollten Ihnen die Beraterdaten nicht vorliegen, ist auch eine fiktive Eingabe möglich. Dies führt
zu keinerlei Problemen beim Einlesen in DATEV.
Primanotaseite und Bearbeitungskürzel
Die Felder »Primanotaseite« und »Bearbeitungskürzel« werden beim Export automatisch gefüllt.
Sie müssen nicht erfasst werden.
Klick auf
und Speicherort wählen.
Klick auf <Starten>.
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 6
Info für Anwender Nr. 1105
3.3.
Stammdaten ohne Assistent erzeugen
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Konvertierung Stammdaten«.
Stammdaten ohne Assistent erzeugen
1.
2.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
Mandant und Wirtschaftsjahr durch Doppelklick öffnen.
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Konvertierung Stammdaten«.
3. Weitere Vorgehensweise:
Gewünschte Stammdaten wählen.
Option
Beschreibung
<Geänderte Stammdaten>
Es werden nur Stammdaten ausgelesen, die seit
dem letzten Export geändert wurden.
<Alle Stammdaten>
Es werden alle vorhandenen Stammdaten ausgelesen.
Berater-Nr. und Beratername
Die Felder »Beraternummer« und »Beratername« werden aus den Stammdaten
Sie können hier aber auch manuell eingetragen werden.
9
übernommen.
Hinweis
Sollten Ihnen die Beraterdaten nicht vorliegen, ist auch eine fiktive Eingabe möglich. Dies führt
zu keinerlei Problemen beim Einlesen in DATEV.
Primanotaseite und Bearbeitungskürzel
Die Felder »Primanotaseite« und »Bearbeitungskürzel« werden beim Export automatisch gefüllt.
Sie müssen nicht erfasst werden.
Klick auf
und Speicherort wählen.
Klick auf <Starten>.
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 7
Info für Anwender Nr. 1105
3.4.
Periodenverkehrszahlen erzeugen
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Konvertierung Periodenverkehrszahlen«.
Periodenverkehrszahlen erzeugen
1.
2.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
Mandant und Wirtschaftsjahr durch Doppelklick öffnen.
»Transfer | Datenkonvertierung DATEV | Konvertierung Periodenverkehrszahlen«.
3. Weitere Vorgehensweise:
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 8
Info für Anwender Nr. 1105
Auswertungszeitraum wählen.
Feld/Option
Beschreibung
<Alle Perioden>
Komplettes Wirtschaftsjahr.
Buchungsperiode
Es können einzelne Perioden gewählt werden
(z. B. Monat oder Quartal).
<Nur Sachkonten>
Es werden Verkehrszahlen zu Sachkonten ausgelesen.
<Nur Sach- und Personenkon- Es werden Verkehrszahlen zu beiden Bereichen ausgelesen.
ten>
<Mit EB-Werten>
Mit dieser Option beinhalten die Verkehrszahlen auch EB-Werte.
Berater-Nr. und Beratername
Die Felder »Beraternummer« und »Beratername« werden aus den Stammdaten
Sie können hier aber auch manuell eingetragen werden.
9
übernommen.
Hinweis
Sollten Ihnen die Beraterdaten nicht vorliegen, ist auch eine fiktive Eingabe möglich. Dies führt
zu keinerlei Problemen beim Einlesen in DATEV.
Abrechnungsnummer
Das Feld »Abrechnungsnummer« muss manuell befüllt werden. Erfassen Sie die Abrechnungsnummer, in welche die Buchungen anschließend importiert werden sollen (z. B. 01/15).
Primanotaseite und Bearbeitungskürzel
Die Felder »Primanotaseite« und »Bearbeitungskürzel« werden beim Export automatisch gefüllt.
Sie müssen nicht erfasst werden.
Klick auf
und Speicherort wählen.
Klick auf <Starten>.
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 9
Info für Anwender Nr. 1105
3.5.
Beraterdaten in den Stammdaten hinterlegen
Die benötigten Daten können direkt bei der Konvertierung erfasst oder fest in den Stammdaten hinterlegt werden: »ARBEITSPLATZ | Bestand | Kanzleidaten bearbeiten | Register: Zusatzangaben«.
Ist der DATEV-Berater für alle Mandanten gleich, sollte die DATEV-Beraternummer für alle Exportvorgänge zentral in den Kanzleidaten hinterlegt werden.
Hinweis
Bei der Datenkonvertierung ins DATEV-Postversandformat wird der im Register »Adresse« erfasste
Name als Beratername ausgelesen. Der Name wird dabei auf 9 Stellen begrenzt.
3.6.
Wichtige Hinweise für die Konvertierung der Buchungen
Hinweis zu
Beschreibung
KNE-Format
Der Export erfolgt automatisch aus allen oben beschriebenen Funktionen im KNE-Format.
Vorschau
§ EV01
§ ED001
§ ED…
OBE-Format
Werden die Daten im alten OBE-Format benötigt, muss die Konvertierung ohne Assistent erfolgen.
Vorschau
§ DV01
§ DE001
§ DE…
Voraussetzungen
Die Abfrage zum Export im OBE-Format erscheint nur, wenn folgende
Bedingungen erfüllt sind:
§ Keine alphanumerischen Belegnummern
(Kontrolle in der Buchungserfassung)
§ Sachkonten mit maximal 4 Stellen
(Kontrolle unter »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten |
Register: Allgemein«)
§ Belegnummer mit maximal 6 Feldlängen
(Betrifft nicht den Buchungssatz)
(Einstellung unter: »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten
| Register: Allgemein«)
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 10
Info für Anwender Nr. 1105
Vorgehensweise
1. Eine der folgenden Funktionen:
§ Buchungen ohne Assistent erzeugen
§ Stammdaten ohne Assistent erzeugen
2. Einstellungen treffen.
3. Klick auf <Starten>.
4. Werden die oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt, kommt
es zu folgender Abfrage:
Antworten Sie mit <Nein>.
Abrechnungsnummer 0
Die Abrechnungsnummer 0 wird automatisch als Abrechnungsnummer
1 exportiert.
Ein manueller Eingriff ist nicht nötig.
Belegfeld2
Das Feld »Belegfeld2« kann bei der DATEV ausschließlich für die Eingabe eines abweichenden Fälligkeitsdatums genutzt werden. Wenn
das Feld »Belegfeld2« für andere Zwecke genutzt wird (z. B. Auszugsnummer der Bank), können die Buchungen unter Umständen nicht in
DATEV eingelesen werden.
Um die Daten trotzdem einlesen zu können, verwenden Sie den Export-Assistenten und wählen im Bereich »DATEV-Export – Auswahl«
die Option <Beleg2 nicht exportieren>. Anschließend folgen Sie weiter
dem Assistenten.
4.
Wichtige Informationen
Nr. 1245 Fibu-Daten in Kanzlei-Rechnungswesen pro importieren
Autor: GF / 05.01.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Download Report