Wenn aus Fans Bewerber werden. Und umgekehrt. DIN

ANWENDERBERICHT
Wenn aus Fans Bewerber werden. Und umgekehrt.
DIN-Gruppe implementiert modernes Bewerbermanagement mit Unterstützung von Ellrich & Kollegen
Wenn es darum geht, Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen, stehen viele Personalabteilungen
vor der Herausforderung, altbekannte Pfade zu verlassen. Es gilt, Begeisterung für die eigene Arbeitgebermarke zu wecken. Und im „Kampf um die Besten“ moderne Lösungen zur Personalgewinnung aufzusetzen.
werden. Den Verantwortlichen in Berlin liegt daher daran, auch
das Thema Employer Branding entsprechend umzusetzen. „Bereits im Vorfeld des Projektes hatten wir uns dazu entschieden,
Astrid Wirges
noch einmal ganz bewusst unseren Außenauftritt als Arbeitgeber
Mitglied der Geschäftsleitung,
Bereich Personal und Recht
Geschäftsleitung für den Bereich Personal und Recht, die
zu überdenken“, schildert Astrid Wirges, Mitglied der DINAusgangslage. „Dabei war klar, dass ein modernes Bewerbermanagement uns dabei unterstützen würde“, so Wirges weiter.
Die Personalverantwortlichen von DIN, dem Deutschen Institut
für Normung, kennen diese Herausforderung. Denn auch in Berlin
„Wir wollten den Bewerberprozess in unserem Hause elektronisch
war man auf der Suche nach einem Recruitingprozess, der zum
abbilden und optimieren. Dazu hatten wir bereits entsprechende
einen die Gesamtdauer von Bewerbungsverfahren verringert und
Anforderungen definiert“, führt Wirges aus. „Bis dato wurden alle
der zugleich ein modernes und innovatives Bild des Institutes
Tätigkeiten im Zusammenhang mit Bewerberprozessen mit einem
nach außen vermitteln sollte. Ellrich & Kollegen unterstützte das
Zeitaufwand geführt, den wir reduzieren wollten“, erläutert Wirges
DIN jetzt bei der Einführung eines elektronischen Bewerber-
die Entscheidungsfindung. Daneben sollte das neue Bewerber-
managements.
management aber auch der Qualitätsverbesserung dienen und
das positive Images des Institutes spürbar verstärken.
Modernes Bewerbermanagement unterstützt
positives Arbeitgeberimage
Innovative Methoden auch für HR
Mit über 400 Mitarbeitern sorgt DIN als nationale Normungs-
Nachdem auf einer Fachtagung erste Kontakte zu Ellrich & Kolle-
organisation dafür, dass Verfahren zu Normung und Standardisie-
gen geknüpft worden waren, startete das gemeinsame Projekt
rung angeregt, organisiert und umgesetzt werden. DIN versteht
„Bewerbermanagement“ im Oktober 2014. Dem auf die Optimie-
sich dabei als Dienstleister für Wirtschaft und Forschung, für
rung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten Team von
die Verbraucherseite und die öffentlichen Hand. Dabei möchte
Ellrich & Kollegen kam dabei die Rolle eines umsetzungsorientier-
DIN als Unternehmen genau so professionell, wie es den Bereich
ten Partners zu, der vor allem dafür sorgen sollte, möglichst
Normung angeht, auch in der Öffentlichkeit wahrgenommen
schnell direkt anwendbare Maßnahmen zu definieren.
In einem Kick-Off Meeting mit den Projektverantwortlichen seitens
Softwareanbieters zur Seite. Auf Basis einer umfassenden Markt-
DIN und Ellrich & Kollegen wurden gemeinsam die Ziele und der
recherche durch das Nürnberger Team wurden potenzielle Anbieter
Umfang des Projektes festgelegt. Damit einhergehend wurden
aufgefordert, ein Angebot abzugeben. In einer ersten Runde konn-
eine detaillierte Terminplanung fixiert und Vorgehensweisen ab-
ten Systeme ausgewählter Anbieter über einen vorab definierten
gestimmt. „Unser Ziel war es, möglichst zeitnah „Quick Wins“ zu
Zeitraum durch die Mitarbeiter der Personalabteilung getestet
erlangen“, erläutert Gabriele Lüdtke, Personalsachbearbeiterin
und auf Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit hin über-
DIN und verantwortlich für das Projekt. „Daher haben wir viel Wert
prüft werden. „Im Anschluss an diese Testphase haben wir die
darauf gelegt, dass unser externer Partner eine kompakte Ist-
ausgewählten Anbieter noch einmal zu uns eingeladen und uns im
Analyse durchführt, um anschließend Soll-Prozesse definieren zu
letzten Schritt, gemeinsam mit Ellrich & Kollegen, für ein System
können“, so Lüdtke weiter.
entschieden“, schildert Gabriele Lüdtke das Auswahlverfahren.
Signifikante Zeit- und Kostenersparnis
In Berlin ist man mit dem Projektverlauf rundum zufrieden. So
konnte beispielsweise die Gesamtdauer eines Neueinstellungsverfahrens von etwa 40 Arbeitstagen auf 10 reduziert werden.
Gabriele Lüdtke
„Diese deutliche Zeitersparnis verdanken wir vor allem den system-
Personalsachbearbeiterin DIN
gestützten Workflows, wie etwa der Weitergabe von Bewerbungsunterlagen oder interner Freigaben“, ist sich Gabriele Lüdtke sicher.
Aber die Vorteile des neuen Bewerbermanagements gehen noch
Zusammenarbeit im Team schafft Vertrauen
weiter. Alle einst manuellen und papierlastigen Tätigkeiten werden
Um den Bewerberprozess bei DIN zu verstehen, gleichzeitig aber
in Berlin jetzt systemseitig abgebildet – das minimiert nicht nur
auch bereits Problemstellungen erkennen zu können, wurden
Fehler, sondern spart auch Zeit und Materialaufwand. Aus Sicht
seitens Ellrich & Kollegen strukturierte Interviews mit den invol-
von Frau Wirges wird darüber hinaus durch das elektronische Be-
vierten Mitarbeitern durchgeführt. Daneben befragten die Nürn-
werbermanagement auch die datenschutzkonforme Verarbeitung
berger Experten auch Führungskräfte verschiedener Fachabtei-
der personenbezogenen Daten weiter unterstützt. „Mit unserem
lungen. Im Rahmen der Interviews wurden sämtliche Ist-Prozesse
neuen Bewerberprozess vermeiden wir die unkontrollierte Weiter-
erfasst und grob dargestellt. Parallel dazu wurden auch Arbeits-
gabe von Unterlagen, dies ist für uns eines der entscheidenden
platzanalysen innerhalb der Personalabteilung durchgeführt: Diese
Ergebnisse des Projektes“, so Wirges.
beinhalteten die Messung von Zeitaufwänden aller relevanten
Arbeitsschritte sowie die Identifizierung von Prozessbrüchen.
Mit Blick auf die Zusammenarbeit mit Ellrich & Kollegen loben die
Projektverantwortlichen bei DIN vor allem die Kompetenz und die
„Die Bestandsaufnahme hat uns klare Optimierungspotenziale
Professionalität der Nürnberger Experten. „Mit Ellrich & Kollegen
aufgezeigt“, berichtet Gabriele Lüdtke. „Gemeinsam mit Ellrich &
haben wir einen sehr praxisorientierten Partner, dem wir mit Blick
Kollegen haben wir daher die identifizierten Optimierungen in Soll-
auf seine fachliche Expertise vertrauen“, resümiert Gabriele Lüdtke.
Prozesse umgewandelt und diese dann wiederum in Form eines
optimierten Ablaufes dargestellt“, so Lüdtke weiter. Alle Soll-Prozesse wurden ausführlich beschrieben und in einem Prozesshandbuch festgehalten. Da von Beginn an ein IT-gestütztes Bewerbermanagement von DIN gewünscht war, wurden auch die
systemischen Anforderungen an die mögliche neue IT-Lösung
definiert und in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Zeitgleich
richtete sich der Blick schon auf unterschiedliche Rollenkonzepte, denen die neue Lösung Rechnung tragen sollte. So galt es
nicht nur die Rollen innerhalb der Personalabteilung zu berücksichtigen, sondern auch die Rollen von Vorgesetzten oder des
Betriebsrates zu integrieren.
Das System muss zum Menschen passen, nicht umgekehrt
Nachdem die optimalen Soll-Prozesse definiert und die Anforderungen an das neue IT-System fixiert waren, standen die Experten
Über DIN
DIN ist der privatwirtschaftlich organisierte Dienstleister für
Normung und Standardisierung. Rund 30.000 Experten aus
Wirtschaft und Forschung, von Verbraucherseite und der öffentlichen Hand bringen ihr Fachwissen in den Normungsprozess ein, den DIN als Projektmanager steuert. Die Ergebnisse sind marktgerechte Normen und Standards, die den
weltweiten Handel fördern und der Rationalisierung, der Qualitätssicherung, dem Schutz der Gesellschaft und Umwelt
sowie der Sicherheit und Verständigung dienen. DIN unterstützt die Marktfähigkeit von innovativen Lösungen durch
Standardisierung – sei es in Themenfeldern wie Industrie 4.0
oder Smart Cities oder im Rahmen von Forschungsprojekten.
www.din.de
von Ellrich & Kollegen DIN auch bei der Auswahl eines passenden
Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH
Ulmenstraße 52 G, 90443 Nürnberg
Telefon +49 911 131313-10, Fax +49 911 131313-11
[email protected], www.ellrich-kollegen.de

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