Erfolg durch ganzheitliche Beratung und modulares Vorgehen

ANWENDERBERICHT
Erfolg durch ganzheitliche Beratung
und modulares Vorgehen
St. Joseph Krankenhaus Berlin Tempelhof optimiert HR-Prozesse
Wenn Menschen erkranken oder sich beispielsweise einer Operation unterziehen müssen, suchen sie professionelle Hilfe und es kann zu einem Krankenhausaufenthalt kommen. Dabei werden die Patienten von den
dortigen Experten gründlich untersucht, Diagnosen werden erstellt und anschließend die passenden und notwendigen Therapien empfohlen und durchgeführt. Was aber, wenn das Krankenhaus selbst einen gründlichen
Check-up benötigt und den Rat von Experten sucht? Diese Erfahrung machte jetzt das St. Joseph Krankenhaus in Berlin Tempelhof. Und kam über eine umfassende Beratung durch die Ellrich & Kollegen Beratungs
GmbH zu einer signifikanten Verbesserung der eigenen HR-Prozesse.
terstützung in der Überprüfung der relevanten Prozesse fand
das Krankenhaus jetzt bei Ellrich & Kollegen. Das auf HR-Prozesse
spezialisierte Nürnberger Beratungshaus hat – gemeinsam mit
Tobias Dreißigacker
den Verantwortlichen vor Ort – in einem mehrstufigen Vorgehen
Kaufmännischer Direktor des
St. Joseph Krankenhauses
vorgenommen.
die Optimierung von Teilprozessen am St. Joseph Krankenhaus
Schrittweises Vorgehen im 3-Phasen-Modell
Analyse der internen Prozesse zeigt Verbesserungspotenziale auf
Am Anfang des HR-Projektes stand eine umfassende Bestands-
In Berlin Tempelhof hatte man sich zu einem Check der internen
aufnahme der aktuellen Prozesse. In einem gemeinsamen Work-
HR-Prozesse entschieden, um die eigenen personalwirtschaft-
shop wurde die aktuelle Situation im HR-Bereich des Kranken-
lichen Abläufe zu verbessern. „Unser Krankenhaus ist seit seiner
hauses analysiert und die Ergebnisse wurden anschließend
Gründung einem christlichen Menschenbild verpflichtet: jeder
vorläufig bewertet. „In einem solchen Workshop machen wir
Patient, der zu uns kommt, ist in seiner Würde unantastbar und
Stärken aus, zeigen aber auch mögliche Schwächen auf“,
erhält die bestmögliche Hilfe“, erläutert Tobias Dreißigacker, kauf-
beschreibt Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer der Ellrich & Kolle-
männischer Direktor des St. Joseph Krankenhauses. „Um dieser
gen Beratungs GmbH, die Vorgehensweise im Rahmen der Ist-
Leitlinie jeden Tag aufs Neue gerecht zu werden, bedarf es zum
Analyse. „Alle Ergebnisse der Analyse werden strukturiert, doku-
einen eines gut ausgebildeten und engagierten Teams, zum an-
mentiert und bewertet und bilden dann die Grundlage für weitere
deren aber auch professioneller Geschäftsprozesse, die diesem
Schritte“, so Dr. Ellrich. In Berlin Tempelhof ging es vor allem um
Anspruch Rechnung tragen“, so Dreißigacker weiter. „Wir haben
Prozesse in der Entgeltabrechnung sowie vor- und nachgelager-
uns daher entschieden, unsere internen HR-Prozesse auf den
te Prozesse, etwa die Dienstplanung. „Für uns war es wichtig, ge-
Prüfstand zu stellen und da, wo es nötig ist, zu verbessern.“ Un-
zielt die bestehenden Abläufe unter die Lupe zu nehmen und zu
sehen, wo mögliche Fehlerquellen liegen“, führt Dr. Ellrich aus.
Darüber hinaus ist die Intensivierung der Kommunikation innerhalb
„Dabei schauen wir nicht nur auf die in den jeweiligen Häusern
der Personalabteilung ein wesentlicher Meilenstein im Gesamtpro-
eingesetzte IT, sondern vor allem auf den gesamten Prozess.“ Für
jekt. „Wir betrachten Prozesse immer auf strategischer, operativer
das St. Joseph Krankenhaus bedeutete dies unter anderem ei-
und administrativer Ebene, das heißt sowohl in Bezug auf die im
ne Optimierung der Organisations- und Kommunikationsstruktur
Unternehmen bestehenden Systeme als auch auf die konkrete
sowie die Verbesserung bestehender Schnittstellen zwischen
Organisation“, erläutert Dr. Ellrich. „Von daher richtet sich der Blick
den Systemen und Fachbereichen.
eben auch auf solche vermeintlichen „Nebenschauplätze“ wie
interne Kommunikationsstrukturen“, sagt Dr. Ellrich. Für das St.
Feinkonzept führt zu umfassendem Maßnahmenplan
Joseph Krankenhaus bedeutet dies im Ergebnis einen äußerst
Im weiteren Projektverlauf wurde dann gemeinsam der Soll-
umfassenden Maßnahmenplan, den es nun zu realisieren gilt.
Zustand für den HR-Bereich des St. Joseph Krankenhauses defi-
„Unsere Aufgaben sind klar und wir haben jetzt einen detaillierten
niert. „Uns war schnell klar, wo unsere Stärken liegen, aber auch,
Termin- und Umsetzungsplan, an dem wir uns orientieren können“,
wo wir uns verbessern oder Ressourcen nutzbringender einsetzen
freut sich Tobias Dreißigacker.
können“, bringt Tobias Dreißigacker sein Zwischenfazit zu Beginn
der Phase II auf den Punkt. So ist eines der Teilergebnisse die Ein-
Mehr Transparenz durch Optimierung der Prozesse
führung eines internen Kontrollsystems für die Entgeltabrech-
Im St. Joseph Krankenhaus ist man mit dem bisherigen Verlauf
nung. Dieses wird direkt in der Entgeltabrechnung implementiert
des Projektes sehr zufrieden. „Der Zeitaufwand für die Erstellung
und hat zur Folge, dass relevante Daten frühzeitig eingegeben und
der Entgeltabrechnung wird spürbar geringer, dies ist ein echter
in Ruhe geprüft werden können. Zudem werden zunächst Test-
Mehrwert für uns“, resümiert Tobias Dreißigacker. „Außerdem
abrechnungen erstellt und diese stichprobenartig geprüft, erst
können wir durch die optimierten HR-Prozesse die Qualität
dann wird der Echtlauf der Entgeltabrechnung freigegeben.
unserer internen Dienstleistungen deutlich erhöhen.“ In Berlin
Tempelhof sind die nächsten Schritte bereits geplant. „Wir werden
Im Anschluss an die ersten beiden Phasen des Check-ups haben
nun sukzessive den festgelegten Maßnahmenplan umsetzen und
die Verantwortlichen in Berlin Tempelhof gemeinsam mit Dr. Ellrich
im Anschluss daran natürlich versuchen, die neuen Abläufe auch
und seinem Team einen Maßnahmenplan erarbeitet. Dieser sieht
im Alltag beizubehalten“, kündigt Tobias Dreißigacker an. „Dass
unter anderem eine weitere Optimierung des Zusammenspiels
das für uns nicht ganz einfach wird, wissen wir. Wir sind daher froh,
zwischen den Systemen und den beteiligten Fachbereichen vor.
dass unser Partner uns auch weiterhin beratend begleiten wird.“
Vorgehensmodell im Projekt • 3-PHASEN-MODELL
Situationsanalyse )
Interviews
Best Practice
Arbeitsplatzanalysen
Dokumentation, Strukturierung und Beurteilung
• Transparenz
• Stärken
• Schwächen
Zwischenfazit
Feinkonzept
Organisation
IT-Systeme
Prozesse
Strukturen und
(Betreiber-) Modelle
Systemlandschaft
und Schnittstellen
Handlungsempfehlung zur
Prozessoptimierung
• Optionen
• Bewertung
• Konsequenzen
Entscheidung
Umsetzungsplan
Organisation
IT-Systeme
• Struktur
• Rollen / Verantwortung
• Schnittstellen
• Mitarbeiterkapazitäten
• Struktur
• Rollen / Verantwortung
• Schnittstellen
(technisch)
Prozesse
Maßnahmenplan
zur Umsetzung
Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH
Ulmenstraße 52 G, 90443 Nürnberg
Telefon +49 911 131313-10, Fax +49 911 131313-11
[email protected], www.ellrich-kollegen.de
• Termin- und
Maßnahmenplan
• Projektorganisation
(Verantwortlichkeiten)

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