Motivation: gemäß dem Motto „Wissen wird mehr wenn man es teilt

Motivation: gemäß dem Motto „Wissen wird mehr wenn man es teilt“ möchte ich meine
Erfahrungen mit Personal Kanban weitergeben
Warum habe ich Personal Kanban ausprobiert? Zwei Gründe:
- Ich wollte Kanban ausprobieren da wir in Projektteams auch im letzten Jahr den
Einsatz von Kanban gestartet haben
- Ich habe ein Werkzeug gesucht, um meine Arbeit effizienter zu organisieren
Begonnen habe ich also vor einem Jahr und möchte jetzt heute in Form einer Pecha
Kucha berichten, wie es mir ergangen ist und welche Erfahrungen ich gemacht habe.
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Was ist Kanban?
Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet Signalkarte. Kanban wurde
ursprünglich in der Automobilindustrie eingesetzt um dort die Arbeitsprozesse zu
optimieren. Seit einigen Jahren hält Kanban auch Einzug in der IT-Welt.
Kanban ist aber kein Prozess, es ist auch keine Software-Entwicklungsmethode und auch
nur eingeschränkt ein Projektmanagementtool.
Es ist primär eine evolutionäre Change-Management-Methode!
Und was ist dann Personal Kanban? Es verwendet ein Subset der Kanban-Regeln und
dient dazu, den eigenen Arbeitsprozess zu optimieren.
Sehen wir uns die Regeln an.
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In Personal Kanban gibt es nur zwei Regeln:
1. Visualisiere alle Arbeit. Alle meint wirklich alle, wie das im Detail aussieht, sehen wir
uns nachher an. In der Wissensarbeit, wie wir sie in der IT üblicherweise vorfinden,
ist es sehr schwer abzuschätzen, wieviel Arbeit welcher Art eigentlich zu tun ist.
Wenn sie heute in z.B. auf eine Baustelle gehen und dort sehen, dass Keller und EG
gemauert sind, aber noch eine Menge Ziegelsteine zur Verarbeitung bereit stehen,
dann bekommen wir in der Regel sehr rasch ein grobes Bild über den Status des
Bauvorhabens. In unserer täglichen Arbeit als Itler ist das eher selten der Fall, hier
soll uns die Visualisierung in Kanban helfen.
2. Begrenze die Menge der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben, in Kanban sagt
man dazu Work in Progress oder abgekürzt WIP. Kanban und damit auch Personal
Kanban hat das Ziel, die Durchlaufzeiten zu verkürzen. Wer sich ein bisschen mit
Warteschlangentheorie auskennt weiß, dass Auslastung und Durchsatz eines
Systems voneinander abhängen, d.h. wenn wir den Durchsatz erhöhen wollen
müssen wir die Auslastung begrenzen.
Wie kann man mit Personal Kanban starten?
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Dazu gibt es vier sehr einfache Schritte:
1. Zuerst visualisiert man seinen Wertschöpfungs- oder Arbeitsprozess, üblicherweise
gibt es da Schritte wie „Geplant“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“, das können aber auch
detailliertere Schritte sein wie z.B. „Konzeption“ oder „Test“.
2. Als nächstes baut man sich sein Backlog auf. Das Backlog ist eine Sammlung aller
Arbeit die erledigt werden muss, das Backlog muss priorisiert werden, damit klar ist,
mit was man als nächstes anfängt. Zum Priorisieren sehen wir uns nachher noch
eine gut geeignete Technik an.
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3. Im dritten Schritt legen wir ein WIP-Limit fest, wir überlegen uns also, wieviele
Aufgaben wir zu einem Zeitpunkt gleichzeitig maximal bearbeiten wollen. Zu Beginn ist
das WIP-Limit noch sehr willkürlich, im Laufe unserer Arbeit werden wir es aber sehr
wahrscheinlich anpassen.
4. Der letzte Schritt ist dann der Beginn einer immer wiederkehrenden Abfolge: Arbeit
aus dem Backlog ziehen, bearbeiten, abschließen und wieder neue Arbeit ziehen.
Wenn wir die Schritte durchlaufen haben, dann kann ein Kanban-Board zum Beispiel so
aussehen:
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Hier sehen wir mein erstes Kanban-Board, wie es vor ca. 1,5 Jahr ausgesehen hat.
Ganz links das Backlog, die Spalte „Geplant“ stellt meinen für den jeweiligen Tag
geplanten Arbeitsvorrat dar und hat ein WIP-Limit von 4.
Die Spalte „In Arbeit“ ist mit einem WIP-Limit von 1 versehen, mehr als eine Aufgabe
gleichzeitig zu bearbeiten habe ich als nicht für sinnvoll erachtet.
Die Spalte „Wartend“ bildet alle Aufgaben ab, wo ich für eine Erledigung noch auf
Zulieferung warten muss. Auch die habe ich initial mit einem WIP-Limit versehen, die
Auswirkungen werden wir uns nachher noch ansehen.
In der Spalte „Erledigt“ landet dann alles wenn es wie der Name schon sagt erledigt
wurde.
Wie geht man nun beim Priorisieren des Backlogs vor?
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Dazu gibt es in Personal Kanban die sogenannte Personal-Kanban-Matrix, die
vergleichbar mit der vielleicht dem ein oder anderen bekannten Covey-Matrix ist. Im
Gegensatz zur Covey-Matrix haben die Quadranten aber eine deutlich andere
Bedeutung.
Bei Covey lernt man, dass alles was weder wichtig noch dringend genug ist, nicht
gemacht werden soll. Personal Kanban hat hier einen etwas anderen Ansatz. Auch der
Umgang mit Aufgaben, die sehr wichtig und dringend sind, ist etwas anders, denn Ziel
von Personal Kanban ist es, möglichst keine Aufgaben zu haben, die gleichzeitig dringlich
und wichtig sind, deswegen der Name „Panikquadrant“. Mehr dazu nachher bei den
Erfahrungen.
Neue Aufgaben werden ins Backlog immer entsprechend ihrer Wichtigkeit und
Dringlichkeit nach einsortiert, dabei überprüfe ich auch immer wieder in regelmäßigen
Abständen die Positionierung der bereits im Backlog befindlichen Aufgaben. Bei
manchen Aufgaben verändert sich mit fortschreitender Verweildauer im Backlog auch
die Dringlichkeit, d.h. sie wandern nach rechts.
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Hier nochmal eine etwas andere Sicht auf die Kanban-Matrix.
Notfälle sollten wir wie gesagt vermeiden, wir wollen primär die Aufgaben aus dem
Kaizen-Quadrant links oben bearbeiten, sie bringen i.d.R. bei richtiger Einpriorisierung
einer nachhaltige Qualität. Lassen wir Aufgaben dort zu lange unbearbeitet rutschen sie
i.d.R. in den Panikquadranten.
Es gibt aber zumindest in meiner Arbeit immer wieder auch Aufgaben, wo andere
Kollegen oder auch Vorgesetzte Dinge von mir relativ rasch erledigt haben wollen. So
muss ich z.B. monatlich Rechnungen der im CoC Agile beschäftigten externen
Mitarbeiter fachlich prüfen und freigeben. Diese Arbeit ist sicherlich von der Wichtigkeit
her eher in der unteren Hälfte anzusiedeln, muss aber doch relativ zeitnah erledigt
werden. Aufgaben im Quadrant der sozialen Investition, wie er in Personal Kanban
heisst, sind in der Regel bei mir also Aufgaben, die für andere Personen in der Fiducia
wichtiger sind als für mich selbst, die aber rasch erledigt werden müssen. Hier investiere
ich also in soziale kontakte in dem ich Dinge für andere erledige.
Aufgaben im organischen Quadranten links unten stellen oft Ideen dar, die es ggf.
schaffen von ihrer Wichtigkeit her schaffen nach oben zu rutschen.
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Beim Ziehen von Aufgaben gehe ich üblicherweise so vor, dass ich auf einer gedachten
Linie, hier weiß eingezeichnet, Aufgaben von links oben nach rechts unten abarbeite, so
dass in diesem Fall zuerst eine sehr wichtige, aber noch nicht so dringliche Aufgabe dran
ist, dann eine dringliche, aber weniger wichtige. Finden sich auf der gedachten Linie
keine weiteren Aufgaben, verschiebe ich sie etwas mehr nach links unten, dargestellt
durch den weißen Pfeil, und starte neu.
Auf diese Weise werden sowohl wichtige als auch dringende Aufgaben einigermaßen
gleichmäßig abgearbeitet. Klar ist auch, dass Aufgabe aus dem Organischen Quadranten
links unten eher selten abgearbeitet werden, es sei denn ihre Dringlichkeit verschiebt
sich im Laufe der Zeit oder wir erkennen sie irgendwann als wichtiger an.
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Schauen wir uns als nächstes noch die „Erledigt“-Spalte an. Wie gehen wir mit dieser
Spalte um? Für mich hat sich zu Beginn vor allem die Frage gestellt, wann ich die Spalte
leere.
Dazu gibt Personal Kanban keine feste Regel vor, bei mir hat sich aber bewährt, die
Spalte einmal wöchentlich zu entleeren. Dabei nehme ich mir ein paar Minuten Zeit und
reflektiere, welche der Aufgaben länger gedauert haben und warum das so war. D.h. ich
versuche hier zu reflektieren, ob ich in meinem Arbeitsprozess noch Dinge verbessern
kann. Ähnlich einer Retrospektive in Scrum sollte man sich also auch in Kanban oder
Personal Kanban die Zeit nehmen, Verbesserungspotentiale zu identifizieren und
umzusetzen.
Wer sich keine Zeit nimmt, die Säge zu schärfen, wird irgendwann kein Holz mehr
schneiden können.
Bei meiner wöchentlichen Reflektion erfasse ich auch ein paar Metriken, die mir helfen,
meine Arbeit besser zu verstehen und zu planen.
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Jede Aufgabe, die bei mir ins Backlog aufgenommen wird, versehe ich mit dem aktuellen
Tagesdatum.
Beginne ich die Arbeit an dieser Aufgabe, notiere ich wiederum das aktuelle
Tagesdatum.
Und schließlich halte ich noch fest, wann ich eine Aufgabe erledigt habe.
Mit diesen drei Daten lassen sich zwei Zeiten ermitteln:
1. Die Vorlaufzeit sagt mir, wie lange eine Aufgabe vom Eintreffen bis zur Fertigstellung
benötigt. Ermittle ich die durchschnittliche Vorlaufzeit meiner Aufgaben, kann ich
Aussagen machen, wann ich eine bestimmte Aufgabe inklusive aller Wartezeiten und
unter Berücksichtigung aller anderen Aufgaben i.d.R. erledigt haben werde.
Über die Standardabweichung kann ich feststellen, wie lange üblicherweise (z.B. in
95% aller Fälle) die Vorlaufzeit ist.
2. Die Durchlaufzeit wiederum gibt mir darüber Auskunft, wie lange ich tatsächlich für
die Bearbeitung brauche. Sie hängt natürlich sehr stark von Typ der Aufgabe ab aber
auch, ob ich die Aufgabe ohne Zuarbeit anderer erledigen kann.
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Dann kann ich anhand meiner Metriken Aussagen zum wahrscheinlichen
Fertigstellungstermin machen.
So weiß ich, dass Stand heute eine neue Aufgabe nach durchschnittlich 11,8
Kalendertagen erledigt sein wird und neue Aufgaben in 95% aller Fälle in weniger als 24
Kalendertagen. Will der Chef, dass ich sofort mit etwas beginne bzw. halte ich es selbst
für dringend erforderlich sofort zu beginnen, dann weiß ich dass die Aufgabe im Schnitt
nach 1,7 Kalendertagen erledigt sein wird (in 95% der Fälle in weniger als 4,4
Kalendertagen). Kann ich die Aufgabe ganz ohne Zulieferungen anderer erledigen,
schaffe ich es sogar i.d.R. in weniger als einem Arbeitstag.
Vor Personal Kanban wusste ich das nicht, ich konnte nur grob schätzen und lag meistens
doch daneben.
Würde ich jetzt meine Aufgaben noch je nach ihrer Art erfassen und bewerten, könnte
ich auch Aussagen machen, wie lange z.B. eine konzeptuelle Aufgabe dauert.
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Eine der positivsten Erfahrungen die ich gemacht habe ist es, Aufgabenkarten in die
„Erledigt“-Spalte zu hängen. Das verschafft einem das Gefühl etwas geschafft zu haben,
ich kann es sehen und kurz genießen. Kommen im Laufe des Tages oder Woche weitere
Karten dazu, steigert das immer meine Zufriedenheit. Seitdem gehe ich abends selten
aus dem Büro und frage mich, was hast Du denn heute den ganzen Tag gemacht.
Ein positiver Nebeneffekt der Erledigt-Spalte: wenn ich meine Arbeitszeiten erfasse tue
ich dies inzwischen sehr stark mit Hilfe der Erledigt-Spalte, d.h. irgendwelche
Nebenaufzeichnungen für die Zeiterfassung entfallen.
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Eine der ersten und immer noch mit am positivsten Erfahrungen ist: „aus dem Kopf auf
das Board“, der Kopf bleibt frei und ich muss mich nicht mit Dingen beschäftigen, die ich
noch erledigen aber nicht vergessen darf.
Einfache ToDo-Listen helfen dabei natürlich auch, aber ich habe die Erfahrung gemacht,
dass Listen sehr schlecht zu priorisieren sind. Mit den Post-Ist auf meinem Board und der
Kanban-Matrix geht das deutlich einfacher.
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Wie eingangs erwähnt, ist eines der Grundprobleme von Wissens- bzw. Geistesarbeit,
dass sie nicht sicht- oder greifbar ist.
Ein Kanban-Board bietet mir die Möglichkeit die Menge und Art meiner Arbeit jederzeit
auf einen Blick erfassen zu können.
Natürlich kann man ein Kanban-Board auch elektronisch ablegen oder das Board in
einem Notizbuch führen.
Der Vorteil einer Visualisierung an einem Board an der Wand im Büro ist aber, dass
Kollegen und Vorgesetzte ebenfalls sehen, wieviel Arbeit ansteht. Die Frage „was machst
Du eigentlich gerade“ lässt sich mit einem Blick auf das Board schnell beantworten.
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Die Durchlaufzeit, also die Zeit die ich tatsächlich an einer Aufgabe arbeite, hängt sehr
stark davon ab, ob ich Zulieferungen anderer benötige.
Ich habe ermittelt, dass sich die Durchlaufzeit um bis zu 400% erhöhen kann, wenn ich
auf Zulieferungen warten muss. Das ist auch ein Grund, warum ich die Wartend-Spalte
mit einem WIP-Limit versehen habe. Erreiche ich das WIP-Limit hake ich z.B. aktiv bei
meinen Zulieferern nach und nerve manchmal. Da ich aber auch oft Zulieferer von
anderen bin, versuche ich auch diese Zulieferungen an andere entsprechend dringlich
einzupriorisieren um die Gesamtdurchlaufzeit zu reduzieren.
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Warum brauchen wir eigentlich ein WIP-Limit? Mal abgesehen von
Warteschlangentheorie und Abhängigkeiten zwischen Auslastung und Durchlaufzeit hat
das WIP-Limit für mich einen ganz praktischen Nutzen: ich fange nicht zu viele Dinge an,
das WIP-Limit sorgt dafür, dass ich Dinge erledige, ganz nach dem Kanban-Motto „Stop
starting – start finishing“. Wenn ich weniger zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln
muss entfallen auch die Rüstzeiten um sich immer wieder in eine Aufgabe reinzudenken
und den Faden aufzunehmen.
Policies oder Regeln helfen mir zusätzlich, z.B. die Regel, dass alle Aufgaben im Backlog
die älter als 24 Tage sind sofort begonnen oder aber vom Backlog entfernt werden.
Das WIP-Limit wirkt natürlich erst dann, wenn ich es auch konsequent einhalte.
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Eigentlich dachte ich vor der Benutzung von Personal Kanban, dass ich schon sehr
selbstdiszipliniert arbeite und an meinen Aufgaben dran bleibe.
Aber dem war nicht so, das habe ich sehr schnell gemerkt. Hier eine Mail die meine
Aufmerksamkeit auf sich zieht, dort der Kollege der nur schnell was wissen will, der Chef
der ganz dringend noch eine Aufgabe platzieren möchte und der Vortrag müsste auch
längst abgegeben werden. Am Anfang habe ich mich oft ertappt, wie ich zwar an einer
Aufgabe gearbeitet, parallel dann aber doch noch schnell was anderes dazwischen
geschoben habe. Der Schlüssel ist deswegen, sich konsequent an das WIP-Limit zu
halten, Aufgaben abzuschließen und erst dann neue Aufgaben anzufangen.
Und was macht man dann, wenn der Kollege plötzlich im Zimmer steht und noch
dringend was will? Dann schreibe ich in seinem Beisein eine Karte, hänge sie an mein
Board, er sieht gleich wie dringend und wichtig ich die Aufgabe einpriorisiere und kann
ggf. noch darauf einwirken. Damit ist die Aufgabe platziert, aber ich habe sie nicht
begonnen. Klar, schöner wäre es ohne Störungen durchzuarbeiten, aber so ist das
Arbeitsleben selten. Auch mit allen anderen „Störungen“ gehe ich so um.
Und was wenn der Chef sofort eine Aufgabe erledigt haben möchte? Dazu habe ich mein
WIP-Limit so angepasst, dass ich immer noch die Gelegenheit habe, eine dringende &
wichtige Aufgabe sofort zu bearbeiten, alle anderen Aufgaben warten natürlich. Das
muss auch die Ausnahme bleiben, deswegen ist die Prioriserung des Backlogs nach
dringend und wichtig eben so wichtig J
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Damit wären wir schon beim Fazit.
Mir hat Personal Kanban sehr geholfen,
- Und einfach ein besseres Gefühl über die Menge und Art meiner Arbeit zu
bekommen und dadurch weniger zu vergessen
- Durch Kenntnis der Vorlauf- und Durchlaufzeiten meine eigene Planung zu verbessern
- Und damit insgesamt viel weniger Stress zu haben.
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Wer jetzt Lust bekommen hat, Personal Kanban selbst auszuprobieren, dem kann ich
zum einen das PK-Buch empfehlen, es beschreibt vieles von dem was ich hier erzählt
habe und erläutert vor allem auch die theoretischen Hintergründe von Kanban und WIPLimits.
In diesem Zusammenhang auch sehr empfehlenswert ist das Buch über die PomodoroTechnik, was zwar mit PK erstmal nichts zu tun hat, aber eigentlich die gleichen Ansätze
verfolgt, nämlich nicht zu viel auf einmal anzufangen und Dinge erledigt zu bekommen.
Vielen Dank fürs Zuhören!
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