E-Rechnung light

460.106 de (dok.pf/pf.ch) 10.2015 PF
E-Rechnung light
Eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung
Kundenbetreuung E-Rechnung
PostFinance AG
Mingerstrasse 20
3030 Bern
www.postfinance.ch/e-rechnung
Beratung und Verkauf Geschäftskunden
Telefon +41 848 848 848 (Normaltarif)
Aufschaltung und Betriebssupport
Helpdesk E-Rechnung betreut durch
Swiss Post Solutions AG
Telefon +41 800 111 101 (Normaltarif)
E-Mail [email protected]
Anleitung E-Rechnung light Oktober 2015
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Ihre Vorteile bei der E-Rechnung light
von PostFinance
Mit E-Rechnung light senden Sie Ihren Kunden auf eine einfache und schnelle Weise elektronische Rechnungen.
NacheinereinfachenAnmeldungimInternetprofitierenSieumgehendvonfolgendenVorteilen:
– Sie können allfällige Kundenwünsche sofort und ohne Integration in bestehende Softwarelösungen oder langwierige
Projekte erfüllen
– Die Registrierung und Nutzung ist sehr einfach
–DankderNutzungvonESRistdieZuordnungdereingehendenZahlungengewährleistet,alternativkönnenauch
direktPost-oderBankkontialsGutschriftskontoverwendetwerden
–SiekönnenMWST-konformeE-Rechnungenerfassen,versendenundverwalten
– SiekönnenelektronischversandteE-Rechnungensuchen,diePostFinancewährend10JahrenfürSiearchiviert,und
Kundenverwalten,denenSieE-Rechnungensendenwollen
–DerswissDIGIN-Standardwirderfüllt,wasdieÜbermittlungallerbuchungsrelevantenRechnungsdatensicherstellt
–DieFunktion«E-Rechnungschnellerfassen»ermöglichtIhnendasHochladenvonselbsterstelltenRechnungenim
PDF-Format
– E-Rechnungen kosten weniger als eine Briefmarke
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Wo Sie alles Wichtige finden
ÜberdieSeite
www.postfinance.ch/e-rechnung
gelangen Sie zum
«Login E-Rechnung light».
Haben Sie sich bereits registriert?
Dann einfach unter «Login»
mit Benutzername und Passwort
anmelden.
Wollen Sie E-Rechnung light zum
ersten Mal nutzen? Dann können
Sie sich ganz einfach und schnell
registrieren.
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Registrierung für E-Rechnung light
Registrierung, Schritt 1 und 2 von 4
Die einmalige Registrierung erfolgt
rasch und einfach.
Unter dem Menüpunkt
«Registrieren» erfassen Sie in
zwei Schritten Ihre Angaben zu
Adress- und Kontodaten.
Als Gutschriftskontoart können
ESR,BESRoderIBAN-Nummern
verwendetwerden.
Für die Fakturierung kann ausgewähltwerden,obdiePreisangabe
jeweils inkl. oder exkl. MWST
erfolgt.
Registrierung, Schritt 3 von 4
Erfassen Sie Ihre E-Mail-Adresse
und wählen Sie ein Passwort.
Akzeptieren Sie die TeilnahmebedingungenundbestätigenSie,
dass PostFinance Ihre E-RechnungenfürSiearchivierensoll.
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Nachdem Sie sich registriert
haben,erhaltenSieeinE-Mail
mitdemAktivierungsschlüssel.
Registrierung, Schritt 4 von 4
MitderEingabedesAktivierungsschlüssels schliessen Sie die
Registrierungabundaktivieren
gleichzeitigIhrenZugangzu
E-Rechnung light.
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Kundenlisten
Kunden verwalten
Unter«Kundenverwalten»istein
öffentlichesFirmenverzeichnis
und eine persönliche Kundenliste
abgelegt.
SiefindeneineAuswahlvon
KundenimöffentlichenFirmenverzeichnis,welcheohnevorgängigen
Registrierprozess E-Rechnungen
akzeptieren. Um einem Kunden auf
demöffentlichenFirmenverzeichnis
E-Rechnungenzusenden,übernehmen Sie diesen in «Meine
Kunden».
Kunden,diesichüberdiebestehenden Registrierfunktionen bei
Ihnenregistrierthaben,erscheinen
automatisch in «Meine Kunden».
Kunden erfassen
Haben Sie auf einem anderen
WegeineE-Rechnungs-Identifikation Ihres Kunden erhalten?
Sie können diese Angaben auch
manuell erfassen.
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E-Rechnungen erfassen
Rechnung online erfassen, Schritt 1 von 4
Beginnen Sie mit der Erfassung
derRechnung.HiereinigeZusatzhinweise und Tipps zu einzelnen
Feldern.
Empfänger
Wählen Sie einen Empfänger aus
der Auswahlliste aus. Es erscheint
automatisch eine Auswahl aus
«Meine Kunden».
Zuordnungsreferenz
Der Empfänger benötigt zwingendeineAngabe,damiterIhre
Rechnung intern zuordnen kann.
Variante 1 «Bestellnummer/
-referenz»:GebenSiebeidieser
Auswahl im Feld darunter die
Bestellnummer oder eine Bestellreferenz (z. B. «Ihre Bestellung
vom23.03.13,Hr.Huber»)ein.
Variante 2«Vertragsnummer»:
Geben Sie bei dieser Auswahl
imFelddarunterIhreVertragsnummer mit dem Kunden an.
Bezugsreferenz
Erfassen Sie hier eine weitere
Angabe(z.B.Projektnummer),
welche Ihnen der Rechnungsempfänger fürdieVerbuchung
allenfalls angegeben hat.
Wählen Sie dazu im oberen Feld
die zutreffende Bezeichnung
und erfassen Sie im unteren Feld
die gewünschte Angabe.
Falls Ihr Kunde keine entsprechende Angabe gewünscht
hat,könnendieseFelderleer
gelassen werden.
Freitext
Hier können zusätzliche Angaben
gemachtwerden,z.B.«2%
Skonto bei Bezahlung innert
10 Tagen».
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Rechnung online erfassen, Schritt 2 von 4
Kontrollieren Sie die Empfängeradresse und ergänzen Sie die
Angaben,wennnötig.
Bei Bedarf kann zusätzlich eine
Lieferadresse und eine separate Rechnungsadresse erfasst
werden.
Rechnung online erfassen, Schritt 3 von 4
Sie erfassen die einzelnen
Leistungen mit Einzelpreis und
MWST-Satz.
MWST-Beträge und Gesamtpreis
werdenanhandderAngaben,
welche Sie bei der Registrierung
gemacht haben (Preise inkl. oder
exkl.MWST),automatischberechnet. Im Menü Einstellungen/
Kontodaten können Sie diese
Angaben bei Bedarf ändern.
Unter Beilage können Sie max.
1 Beilage (max. 1 MB) in gängigen
Formatenwiez.B.PDF,Wordoder
Excel hochladen. Diese wird als
Anhang zur Rechnung mitgesandt.
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Rechnung online erfassen, Schritt 4 von 4
Prüfen und korrigieren Sie die
Rechnung,fallsnötig.
NachdemVersanderhältder
Kunde die E-Rechnung in der
gewünschten Form im Onlinebanking oder direkt in seinem
Buchhaltungsprogramm.
Rechnungsübersicht
Unter dem Menüpunkt
«E-Rechnungen suchen»
findenSiewährend10Jahren
alle zugestellten E-Rechnungen.
Noch nicht abgesandte
Rechnungen im Status Entwurf
werden während 30 Tagen
angezeigt.
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E-Rechnung schnellerfassen
Die Funktion «E-Rechnung
schnellerfassen» ermöglicht
IhnendasHochladenvonselbst
erstellten Rechnungen im PDFFormat.
Dabei werden die wichtigsten
Basisdaten in der Maske
«E-Rechnung schnellerfassen»
eingegeben und die Originalrechnung wird als PDF hinzufügt.
DieAuswahlvonRechnungsempfängern sowie das Rechnungsarchivmitdensignierten
Rechnungen bleiben für Sie
gleich.
Für die Erstellung der PDFRechnung können Sie ein gängiges Standardprogramm wie
Microsoft Word oder Microsoft
Excelverwenden.
Weitere Hinweise zur reibungslosenVerarbeitungsowieeine
BeispielrechnungfindenSiein
der Anleitung direkt in der Maske
«E-Rechnung schnellerfassen».
Wichtige Hinweise
UmeineerfolgreicheVerarbeitung
zugewährleisten,müssenu.A.
folgendePunktebeachtetwerden:
- Es sind nur Rechnungen in
CHF möglich
- Es ist maximal ein MWST-Satz
pro Rechnung möglich
- VerwendenSieexplizitden
Begriff Lieferdatum mit einem
nachfolgenden Datumswert
- Der Totalbetrag auf dem PDF
muss identisch sein mit dem in
der Maske erfassten Betrag
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