Xerox® Secure Print Manager Suite

Xerox® Managed Print Services
Funktionen im Überblick
Xerox® Secure Print Manager Suite
Sicherheit und Transparenz beim Drucken
Xerox® Managed Print Services (MPS) ermöglichen erhebliche
Einsparungen und effizientere Abläufe in Unternehmen. Wenn MPS
durch Tools aus der Xerox® Secure Print Manager Suite, viele davon
Powered by NUANCE, ergänzt werden, können druckbasierte Prozesse
noch stärker automatisiert und transparenter werden.
Zusätzliche Funktionen und ständige Kontrolle
Die Leistungen von Managed Print Services können durch Funktionen wie die Freigabe
geschützter Dokumente, Kostenverrechnung und Kostenzuordnung sowie Druckregeln und
Druckweiterleitung noch weiter verbessert werden. Durch anspruchsvolle Prozesse wie
Authentifizierung und Auftragsverfolgung wird der Nutzen von MPS für Ihr Unternehmen und
Ihre internen Kunden noch gesteigert. Die Benutzerperspektive liefert wertvolle Erkenntnisse
über den Druckbetrieb.
Eine stärkere Automatisierung bedeutet eine größere Kontrolle über Druckprozesse sowie
einen geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand. IT-Teams können Benutzern eine optimalere
Druckinfrastruktur zur Verfügung stellen, ohne Kosten zu steigern oder die bestehende
Druckinfrastruktur komplizierter zu gestalten:
 Drucksicherheit, Kontrolle und Berichtfunktionen können erweitert werden, ohne die
IT-Infrastruktur zu beeinträchtigen.
 Die Gerätenutzung und die Druckkosten können stärker kontrolliert werden, was zu
mehr Einsparungen führt.
 Authentifizierte Benutzer können bei Bedarf in einer sicheren Umgebung drucken,
ohne Daten Risiken auszusetzen.
 Automatisierte Datenerfassung und -verwaltung reduzieren den IT-Aufwand auf
ein Minimum.
 Gerätenutzungsdaten bilden die Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserungen.
 Das Verhalten der Benutzer ändert sich und Druckressourcen werden effizienter genutzt.
 Ein flexibles Zahlungsmodell bietet mehr Entscheidungsfreiheit.
Tools für Drucksicherheit, Kontrolle und Berichte
Kaufen nach Bedarf. Zahlung
nach Nutzung.
Anders als bei anderen Paketen, bei denen Sie
gezwungen sind, alles oder nichts zu kaufen,
können Sie die Funktionen auswählen, die Ihren
individuellen Anforderungen am besten
entsprechen. Die Xerox® Secure Print Manager
Suite bietet eine flexible Pay-as-you-goLizenzierung.
Schutz von Dokumenten
Der Verlust vertraulicher Daten ist zu kostspielig,
als dass man sich hier auf ungeschützte
Druckvorgänge verlassen sollte. Mit dem
Xerox® Print Authentication Tool werden
Prozesse transparenter. Gleichzeitig haben
Sie an jedem Gerät mehr Kontrolle über
die Dokumentensicherheit. Wenn Sie die
Druckfreigabe genauer steuern können, wird
die Datensicherheit durch eine weitere
wertvolle Schutzschicht verstärkt.
Die Benutzer können weiterhin an jedem
bequem erreichbaren, verfügbaren Gerät
drucken, selbst wenn dieses sich an einem
anderen Standort befindet. Sie müssen sich
allerdings über einen Touchscreen oder ein
Kartenlesegerät direkt am Gerät
authentifizieren.
Bei der „Freigabe geschützter Dokumente“
werden Dokumente sicher in einer
Warteschlange aufbewahrt, die mehrere Geräte
oder MFPs bedient. Die Freigabe erfolgt
ausschließlich an einen autorisierten Benutzer
an einem verfügbaren Gerät. Der Schutz der
Dokumente ist gewährleistet, weil der Benutzer
das Gerät persönlich aufsuchen muss, um den
Druck freizugeben und entgegenzunehmen.
 Unterstützt Drucker von Xerox® und anderen
Herstellern
 Xerox® Print Authentication Tool ist für
„Freigabe geschützter Dokumente“
erforderlich.
Erfassung von Echtzeitdaten
Transparenz und Verantwortlichkeit in einem
Unternehmen setzen Echtzeitdaten voraus. Mit
dem Xerox® Print Tracker Tool können Sie sich
einen auf Fakten basierenden Einblick in die
Druckumgebung Ihres Unternehmens
verschaffen. Das Resultat sind bessere
Entscheidungen und Ergebnisse. Das Tool
verfolgt Aufträge und erfasst die Druckkosten
des Unternehmens.
Sie erhalten detaillierte Daten dazu, wer was
druckt. Dies wiederum ermöglicht fundierte
finanzielle Entscheidungen. Administratoren
können die Gerätenutzung auf Benutzerbasis
verfolgen und sich so einen vollständigen
Überblick über druckbasierte Workflows
verschaffen.
Steuerung der Gerätenutzung
Wandel setzt eine Verhaltensänderung voraus.
Dies zu bewirken, kann sich im Geschäftsalltag
als eine echte Herausforderung erweisen. Das
Xerox® Print Control Tool erleichtert Mitarbeitern
die Gewöhnung an Druckregeln, die auf eine
Optimierung der Kosten, Sicherheit und
Nachhaltigkeit abzielen. Ihr MPS-Vertrag geht
über Geräte hinaus und umfasst auch Prozesse.
Hierdurch werden die Grundlagen für die
Automatisierung von Geschäftsabläufen
geschaffen.
Druckregeln und -weiterleitung fördern ein
besseres Druckverhalten und führen letztendlich
zu mehr Verantwortungsbewusstsein. Wenn
Benutzer einen besseren Einblick in die Kosten
und Folgen haben, treffen sie bessere
Entscheidungen und drucken möglicherweise
sogar weniger. Das Tool beschränkt sich nicht
darauf, den Druckdatenverkehr auf weniger
Geräte umzuleiten. Es kann die Ausgabe auch an
die effizientesten geeigneten Ressourcen leiten.
Und durch gezielte Sicherheitsmaßnahmen lässt
sich zum Beispiel das Drucken nach
Geschäftsschluss oder von bestimmten
Dokumenten verhindern.
Verfügbarkeit von Kontrolle und
Informationen
Sind Sie daran interessiert, die Druckkosten des
Unternehmens stärker zu kontrollieren und sich
einen genaueren Einblick in die Details zu
verschaffen? Mit dem Xerox® Print Accounting
Tool erhalten Sie detaillierte Informationen über
die Nutzung der Druckgeräte im Unternehmen.
Sie können sogar Details zu einzelnen Benutzern
und Abteilungen einsehen sowie Druckkosten
verfolgen und zuordnen. So können Sie dafür
sorgen, dass die Abteilungen, die die
Druckressourcen besonders stark in Anspruch
nehmen, die Kosten für die tatsächliche
Nutzung tragen müssen.
Das Tool speichert Benutzer und Codes und weist
Kosten automatisch den richtigen Kostenstellen
zu. In einem Popup- oder Dropdownmenü
werden die einem Benutzer zugewiesenen Codes
aufgeführt. Hierdurch werden Fehler vermieden,
weil der Mitarbeiter beim Drucken nur diese
Codes verwenden kann. Mit dem Tool können
auch bestimmte Geldbeträge, Farbdruckquoten
und andere Richtlinien zugeordnet werden.
Einhaltung von
Nachhaltigkeitsinitiativen
Viele Druckaufträge bleiben auf dem Drucker
liegen und enden im Papierkorb. Dies weist
daraufhin, dass Umweltschutzrichtlinien nicht
richtig umgesetzt werden und dass das
Kostenmanagement nachlässig betrieben wird.
Das Xerox® Print Authentication Tool und die
Funktion „Freigabe geschützter Dokumente“
tragen dazu bei, dass weniger Druckaufträge
nicht abgeholt werden, weil sie gar nicht erst
gedruckt werden. Gleichzeitig werden ungenutzte
Druckaufträge aus der Warteschlange gelöscht.
Weitere Informationen über Xerox® Secure Print Manager Suite
siehe www.xerox.com/mps
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Xerox Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. BR13243-DE
Einblick in das Benutzerverhalten
Geräte geben Druckaufträge aus, doch was und
wie gedruckt wird, bestimmen die Benutzer. Ohne
gründliches Verständnis der Schlüsselrolle des
Benutzers haben Sie keinen vollständigen
Überblick über Ihren Druckbetrieb. Das
Benutzeranalysetool CompleteView® von
NewField IT liefert die entscheidende
benutzerzentrierte Sicht auf die Druckernutzung.
Anhand von Daten aus Druckverwaltungsanwendungen stellt diese Plattform die
wesentlichen Informationen übersichtlich dar. Ein
Dashboard mit Messskalen zeigt
Schlüsselkennzahlen auf einen Blick. Sie können
MPS-Kosten und HR-Daten zur Erstellung
umfassender Berichte hochladen. Die intelligente
Plattform erkennt Fehler bei der Berichterstellung
und außergewöhnliche Abweichungen, wodurch
unbedeutende Daten reduziert werden. Die
Nutzungsdaten zeigen Druckvolumen und
Kostentrends nach Jahr, Monat, Tag oder
Tageszeit, sodass nicht nur Durchschnittssondern auch Spitzenvolumen in der Planung
berücksichtigt werden können.
 Stellt Druckverhalten heraus, das genauer
geprüft werden sollte
 Isoliert vermeidbare Druckaufträge, z. B.
E-Mails, Internetseiten oder Präsentationen
 Erfasst vom System gelöschte Dokumente und
zeigt, wo durch Vermeidung unnötiger
Druckaufträge Einsparungen möglich sind
Ordnet MPS-Kosten korrekt Benutzern,
Abteilungen und Standorten zur Verrechnung zu.
Mehrwert für das Unternehmen
Die Xerox® Secure Print Manager Suite wirkt zwar
auf der Unternehmensebene, aber es kann auch
ein Toolset für bestimmte Umgebungen
konfiguriert werden.
 Entspricht bewährten Methoden für die
Integration in bestehende IT-Systeme
und Verfahren
 Lässt sich in jeder Umgebung bereitstellen,
von Einzelstandorten mit einem Server bis hin
zu länderübergreifenden Infrastrukturen mit
mehreren Servern
 Sorgt für eine nahtlose Kontrolle des Zugriffs
auf Druckgeräte im Unternehmen
 Ermöglicht die Skalierung von
Authentifizierung und „Freigabe geschützter
Dokumente“ für komplexe Umgebungen

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