Anleitung Informationen zur Handhabung der OLS

Informationen zur Handhabung der
OLS-Veröffentlichungsplattform
Offenlegungsstelle der SIX Swiss Exchange
Inhalt
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Login OLS-Veröffentlichungsplattform ...................................................................................................................................................................................................... 3
Meldungen erfassen ................................................................................................................................................................................................................................. 4
2.1 Neue Meldung erfassen ......................................................................................................................................................................................................................... 4
2.2 Abhängigkeit zweier Felder untereinander ............................................................................................................................................................................................. 5
2.3 Duplizieren von Eingabefeldern .............................................................................................................................................................................................................. 5
2.4 Speichern der Eingabe ........................................................................................................................................................................................................................... 6
2.5 Abbrechen der Eingabe (Zurück zur Übersicht) ..................................................................................................................................................................................... 6
2.6 Meldungsdaten überprüfen ..................................................................................................................................................................................................................... 7
2.7 Übermittlung zur direkten Publikation oder Vorabprüfung der Eingabe durch die OLS ......................................................................................................................... 7
2.8 Verwenden einer früheren Eingabe als Vorlage („Klonen“) .................................................................................................................................................................... 8
Meldungen korrigieren und löschen .......................................................................................................................................................................................................... 9
3.1 Allgemeines ............................................................................................................................................................................................................................................ 9
3.2 Korrigieren von Meldungen .................................................................................................................................................................................................................... 9
3.2.1
Korrigieren von Meldungen im Status Entwurf .......................................................................................................................................................................... 9
3.2.2
Korrigieren von Meldungen im Status Eingereicht .................................................................................................................................................................... 9
3.2.3
Korrigieren von Meldungen im Status Publiziert ....................................................................................................................................................................... 9
3.3 Löschen von Meldungen ...................................................................................................................................................................................................................... 10
3.3.1
Löschen von Meldungen im Status Entwurf ............................................................................................................................................................................ 10
3.3.2
Löschen von Meldungen im Status Eingereicht ...................................................................................................................................................................... 10
3.3.3
Löschen von Meldungen im Status Publiziert ......................................................................................................................................................................... 10
Administration der OLS-Veröffentlichungsplattform ................................................................................................................................................................................ 10
4.1 Administration eigenes Benutzerprofil .................................................................................................................................................................................................. 10
4.1.1
Anpassen des eigenen Benutzerprofils .................................................................................................................................................................................. 10
4.1.2
Ändern des Passworts ............................................................................................................................................................................................................ 11
4.2 Administration der Benutzergruppe (nur Benutzer mit Administratorenrechten) .................................................................................................................................. 11
4.2.1
Allgemein ................................................................................................................................................................................................................................ 11
4.2.2
Neuer Benutzer ....................................................................................................................................................................................................................... 11
4.2.3
Änderung der Berechtigung .................................................................................................................................................................................................... 12
4.2.4
Suspendieren oder Löschen eines Benutzers ........................................................................................................................................................................ 13
4.2.5
Anpassen des Benutzergruppenprofils ................................................................................................................................................................................... 13
Varia........................................................................................................................................................................................................................................................ 13
5.1 Zeitlimit ................................................................................................................................................................................................................................................. 13
5.2 Generieren einer PDF-Datei von Meldungen im Status publiziert ........................................................................................................................................................ 13
Unterschiede bei der Anwendung des Vieraugenprinzips ...................................................................................................................................................................... 14
6.1 Aktivierung des Vieraugenprinzips ....................................................................................................................................................................................................... 14
6.2 Überprüfung der Meldungsdaten und Übermittlung zur internen Genehmigung im Vieraugenprinzip ................................................................................................. 15
6.3 Korrigieren und Löschen von Meldungen ............................................................................................................................................................................................. 19
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1.
Login OLS-Veröffentlichungsplattform
Das Login für die OLS-Veröffentlichungsplattform erfolgt unter dem folgenden Link:
https://www.six-exchange-regulation.com/obligations/management_transaction/ddeal/login_de.html
Das Login ist mit demjenigen für die MT-Meldeplattform identisch*.
a)
Im Eingabefeld Benutzername ist die E-Mail Adresse des Nutzers einzutragen.
b)
In das Eingabefeld Benutzergruppe ist die Benutzergruppe einzufügen, die dem Emittenten anlässlich der Registrierung für die MT-Meldeplattform zugeteilt
wurde*.
c)
Passwort**)
*
**
Bei Emittenten, die getrennte Benutzergruppen für die OLS-Veröffentlichungsplattform beantragt haben, bestehen für die MT- und für die OLS-Plattformen je verschiedene Benutzergruppen.
Bei Verlust des Passworts, kann der Benutzeraccount nicht zurückgesetzt werden. Das Profil des entsprechenden Benutzers ist zu löschen und der Benutzer hat sich neu zu registrieren. Danach ist sein Account von einem Benutzer mit
Administratorenrechten freizuschalten.
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2.
2.1
Meldungen erfassen
Neue Meldung erfassen
Um eine Offenlegungsmeldung erfassen zu können, wählen Sie nach dem Login im Menü auf der linken Seite unter Offenlegung von Beteiligungen die Art der
Meldung, die sie erfassen wollen:
Meldungen für Einzelaktionäre
Meldungen für Aktionärsgruppen
Meldungen für kollektive Kapitalanlagen
Zum Erfassen einer neuen Meldung klicken Sie anschliessend auf das Symbol
.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine frühere Meldung als Vorlage zu verwenden (vgl. dazu unten Ziff. 2.8, „Klonen“).
Die vom Aktionär gemeldeten Daten können nun in die entsprechenden Felder der OLS-Veröffentlichungsplattform eingetragen werden.
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2.2
Abhängigkeit zweier Felder untereinander
Wird in einem Pulldown-Feld (Pulldown-Auswahl) die Auswahl Sonstige gewählt, ist grundsätzlich erforderlich, dass im Bemerkungsfeld darunter die
entsprechenden Angaben konkretisiert werden.
Kann z.B. bei der Eingabe eines Finanzinstruments in der Pulldown-Auswahl keine zutreffende Papierart gefunden werden, ist in der Pulldown-Auswahl
Sonstige auszuwählen. Anschliessend ist im Feld Bemerkungen darunter auszuführen, um welche Art von Finanzinstrument es sich handelt. Des Weiteren
sind die wesentlichen Bedingungen des Produkts anzugeben.
2.3
Duplizieren von Eingabefeldern
Gewisse Eingabefelder bzw. aus mehreren Eingabefeldern bestehende Blöcke können dupliziert werden.
Sollen z.B. mehrere Finanzinstrumente erfasst werden, kann das erste Finanzinstrument in der Eingabemaske erfasst werden. Um ein zweites
Finanzinstrument erfassen zu können, ist anschliessend auf Teil 4 speichern zu klicken. In der Folge erscheinen unterhalb des ersten eingegebenen
Finanzinstruments die Eingabefelder für die Eingabe eines zweiten Finanzinstruments. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Zu beachten ist
dabei, dass ggf. auch weitere Felder auf der gleichen Seite dupliziert werden, die für die konkrete Meldung gar nicht benötigt werden. Diese können leer
gelassen werden und erscheinen auch nicht in der Publikation.
Folgende Felder bzw. Blöcke können dupliziert werden:
5
Meldungen für Einzelaktionäre
Angaben zum direkten Erwerber / Veräusserer (Teil 2)
Beteiligungspapiere (Teil 4)
Finanzinstrumente (Teil 4)
Finanzinstrumente, die es wirtschaftlich ermöglichen, Beteiligungspapiere im Hinblick auf ein öffentliches Kaufangebot zu erwerben (Teil 4)
Veräusserungspositionen (Teil 5)
Effektenleihe & vergleichbare Geschäfte (Teil 6)
Meldungen für Aktionärsgruppen
Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten (Teil 1)
Angaben zum direkten Erwerber / Veräusserer (Teil 2)
Beteiligungspapiere (Teil 4)
Finanzinstrumente (Teil 4)
Finanzinstrumente, die es wirtschaftlich ermöglichen, Beteiligungspapiere im Hinblick auf ein öffentliches Kaufangebot zu erwerben (Teil 4)
Veräusserungspositionen (Teil 5)
Effektenleihe & vergleichbare Geschäfte (Teil 6)
Meldungen für kollektive Kapitalanlagen
Angaben zur kollektiven Kapitalanlage (Teil 2)
Beteiligungspapiere (Teil 4)
Finanzinstrumente (Teil 4)
Finanzinstrumente, die es wirtschaftlich ermöglichen, Beteiligungspapiere im Hinblick auf ein öffentliches Kaufangebot zu erwerben (Teil 4)
Veräusserungspositionen (Teil 5)
Effektenleihe & vergleichbare Geschäfte (Teil 6)
2.4
Speichern der Eingabe
Die Eingabe kann bei jedem der 7 Teil-Schritte mit dem Befehl Teil X speichern aktiv gespeichert werden. Es wird empfohlen, die aktive Speicherung nach
jedem Teil-Schritt vorzunehmen, denn aus Sicherheitsgründen nimmt das System nach 20 Minuten ohne Aktivität ein automatisches Logout vor. Daten, die zu
diesem Zeitpunkt nicht gespeichert worden sind, gehen verloren (vgl. auch unten Ziff. 5, Zeitlimit).
Bei jedem Wechsel von einem Teil zum Nächsten werden die vorangegangenen Angaben zudem automatisch gespeichert. Eine automatische Speicherung
erfolgt auch beim Befehl Meldungsdaten überprüfen.
2.5
Abbrechen der Eingabe (Zurück zur Übersicht)
Mit dem Befehl Zurück zur Übersicht wird die Eingabe abgebrochen. Sie kommen zurück auf die Übersichtsanzeige aller Publikationen.
Die nicht gespeicherten Daten gehen verloren. Die Daten der vorhergegangenen Teile der Meldung bleiben jedoch erhalten, da diese beim Wechsel von einem
zum nächsten Schritt automatisch gespeichert werden.
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2.6
Meldungsdaten überprüfen
Sind sämtliche Daten erfasst, können die Meldungsdaten überprüft werden (siehe unten Schritt 1).
Sind die eingegebenen Daten vollständig, kann der Emittent diese mit klicken auf Einreichen zur Prüfung oder Veröffentlichen! an die Offenlegungsstelle
zur Vorabprüfung oder direkten Publikation übermitteln (siehe unten Schritt 2).
Die weitere Verarbeitung kann mit dem Befehl Zurück zur Übersicht abgebrochen werden. In diesem Fall gelangt man wieder zurück auf die
Übersichtsanzeige der Publikationen. Dort kann die Publikation wieder aufgerufen und weiterbearbeitet werden.
Schritt 1:
Schritt 2:
2.7
Übermittlung zur direkten Publikation oder Vorabprüfung der Eingabe durch die OLS
Nach dem Schritt Meldungsdaten überprüfen hat der Emittenten die Möglichkeit zu wählen, ob er die Meldung direkt zur Publikation an die Offenlegungsstelle übermitteln
will, oder ob die Eingabe vor der Publikation von der Offenlegungsstelle auf die formelle Richtigkeit hin geprüft werden soll (siehe oben 2.6. Schritt 2).
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Übermittlung zur direkten Publikation
Entscheidet sich der Emittent für die Übermittlung zur direkten Publikation hat er dies zur Fristwahrung nach Art. 22 BEHV-FINMA vor 24:00 Uhr des zweiten Börsentags
nach Erhalt der Meldung zu tun. Die Publikation auf der Internetseite der Offenlegungsstelle erfolgt am darauffolgenden Tag vor 07:30 Uhr (vgl. auch Art. 11 und 19
Richtlinie betr. elektronische Melde- und Veröffentlichungsplattformen, RLEMV, http://www.six-exchangeregulation.com/download/regulation/archive/issuers/until_2009_06_30/swx_guideline_20081201_de.pdf
Übermittlung zur Vorabprüfung durch die Offenlegungsstelle
Soll eine Eingabe von der Offenlegungsstelle vorab geprüft werden, muss die Eingabe bis spätestens am zweiten Börsentag, nachdem die Meldung beim Emittenten
eingetroffen ist, vor 12.00 Uhr an die Offenlegungsstelle übermittelt werden. Erachtet die Offenlegungsstelle die Publikation als formal in Ordnung, gibt sie diese zur direkten
Publikation frei, womit diese am nächsten Tag vor 07.30 Uhr auf der Website publiziert wird.
Ist die Publikation mangelhaft, retourniert die Offenlegungsstelle diese zur Anpassung an den Emittenten.
2.8
Verwenden einer früheren Eingabe als Vorlage („Klonen“)
Sämtliche Meldungen, welche in der Übersichtsliste der vorbereiteten, eingereichten oder publizierten Meldungen erscheinen, können als Vorlage für spätere Publikationen
verwendet werden. Damit können Sie bei der Erfassung von Meldungen eines Aktionärs auf die Angaben zurückgreifen, welche Sie zu diesem bereits einmal erfasst haben.
Klicken Sie zum Duplizieren einer Meldung auf der rechten Seite auf das Symbol Meldung klonen
:
Durch Anklicken des Symbols Meldung klonen erscheint für den angewählten Aktionär eine neue Maske. Diese ist jedoch nicht leer, sondern es sind sämtliche
Angaben darin enthalten, die in der ursprünglichen Meldung bereits einmal eingegeben wurden.
Das Klonen früherer Meldungen erspart dem Benutzer unter Umständen Aufwand bei der Eingabe. Es gilt jedoch zu beachten, dass die Angaben der geklonten
Meldung in der neuen Publikation ersetzt werden müssen. Insbesondere die verschiedenen Datums-Angaben (Datum des Verpflichtungsgeschäfts etc.) sowie
die Angaben zur gemeldeten Beteiligung (Anzahl Aktien, Stimmrechtsanteil etc.) dürften in der Regel nicht mit einer früheren Meldung identisch sein.
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3.
Meldungen korrigieren und löschen
3.1
Allgemeines
Die Funktionen Korrigieren und Löschen von Meldungen unterscheiden sich je nach dem Status einer Meldung. Eine Meldung kann den Status Entwurf,
Eingereicht und Publiziert haben.
Entwurf bedeutet, dass eine Meldung schon ganz oder teilweise erfasst, aber noch nicht eingereicht oder publiziert worden ist.
Eingereicht wurde eine Meldung, wenn diese vom Emittenten zur Publikation mit vorgängiger Prüfung durch die OLS eingereicht worden ist.
Publiziert sind Meldungen, welche direkt vom Emittenten, oder mit vorgängiger Prüfung durch die OLS, zur Publikation freigegeben worden sind. Zu beachten
ist aber, dass die Meldungen immer erst an dem der Eingabe folgenden Tag vor 07.30 Uhr im Internet publiziert werden.
3.2
3.2.1
Korrigieren von Meldungen
Korrigieren von Meldungen im Status Entwurf
Meldungen, welche bereits teilweise oder vollständig erfasst, aber noch nicht eingereicht wurden, lassen sich mittels der Funktion Meldung bearbeiten
ändern oder ergänzen und können anschliessend eingereicht werden.
3.2.2
Korrigieren von Meldungen im Status Eingereicht
Meldungen im Status Eingereicht wurden vom Emittenten zur Publikation freigegeben, werden aber vor der Publikation noch von der OLS geprüft. Solange
eine Meldung diesen Status hat, kann sie vom Emittenten nicht korrigiert werden. Erreicht die Meldung nach der Prüfung durch die OLS den Status Publiziert,
so kann sie in der Folge korrigiert werden (vgl. dazu den nachstehenden Abschnitt).
3.2.3
Korrigieren von Meldungen im Status Publiziert
Meldungen, die zur Publikation freigegeben worden sind, können mittels der Funktion Publizierte Meldung korrigieren
geändert oder ergänzt werden.
Nach dem Einreichen solcher Korrekturmeldungen werden diese vor der Publikation (und damit der Änderung einer bereits publizierten Meldung) immer
zunächst von der OLS geprüft.
Bei der Veröffentlichung wird angezeigt, dass die Publikation korrigiert wurde.
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3.3
Löschen von Meldungen
3.3.1
Löschen von Meldungen im Status Entwurf
Meldungen, welche bereits teilweise oder vollständig erfasst, aber noch nicht eingereicht wurden, können mittels der Funktion Entwurf löschen
Plattform entfernt werden.
3.3.2
von der
Löschen von Meldungen im Status Eingereicht
Meldungen im Status Eingereicht wurden vom Emittenten zur Publikation freigegeben, werden aber vor der Publikation noch von der OLS geprüft. Solange
eine Meldung diesen Status hat, kann sie vom Emittenten nicht gelöscht werden. Erreicht die Meldung nach der Prüfung durch die OLS den Status Publiziert,
kann sie in der Folge gelöscht werden (vgl. dazu den nachstehenden Abschnitt).
3.3.3
Löschen von Meldungen im Status Publiziert
Meldungen, die zur Publikation freigegeben worden sind, können mittels der Funktion Publizierte Meldung löschen
werden.
von der Internetpublikation entfernt
Nach dem Einreichen solcher Löschmeldungen werden diese vor der Entfernung der entsprechenden Internetpublikation immer zunächst von der OLS geprüft.
Publizierte Meldungen können nur gelöscht werden, wenn die Meldung irrtümlich publiziert wurde.
Bei der Veröffentlichung wird angezeigt, dass eine Publikation gelöscht wurde.
4.
Administration der OLS-Veröffentlichungsplattform
4.1
4.1.1
Administration eigenes Benutzerprofil
Anpassen des eigenen Benutzerprofils
Das Benutzerprofil kann, nach erfolgtem Login, unter dem Link Mein Profil jederzeit geändert werden.
Für eine Änderung des Vor- oder Nachnamens sowie Telefon- oder Faxnummer kann der Link Profil ändern angeklickt werden. Anschliessend können die
Änderungen vorgenommen sowie mit Profil speichern gesichert werden. Dabei gilt es zu beachten, dass grau hinterlegte Angaben bzw. Felder grundsätzlich
nicht geändert werden können.
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4.1.2
Ändern des Passworts
Das Passwort besteht aus einer vom Nutzer frei wählbaren, der SIX Swiss Exchange nicht bekannten, mindestens sechsstelligen Zahlen- und/oder
Buchstabenkombination. Eine Änderung des Passwortes kann nur durch den entsprechenden Nutzer erfolgen. Obwohl dies vollumfänglich im
Verantwortungsbereich des Emittenten liegt, empfiehlt die OLS, das Passwort regelmässig zu ändern. Die Änderung des Passworts kann unter dem Link Mein
Profil mit klicken auf Passwort ändern vorgenommen werden.
Bei Verlust des Passworts, kann der Benutzeraccount nicht zurückgesetzt werden. Das Profil des entsprechenden Benutzers ist zu löschen und der Benutzer
hat sich neu zu registrieren. Danach ist sein Account von einem Benutzer mit Administratorenrechten freizuschalten.
4.2
4.2.1
Administration der Benutzergruppe (nur Benutzer mit Administratorenrechten)
Allgemein
Die Administration der Benutzergruppe erfolgt im Menü Administration der Benutzergruppe (Admin).
4.2.2
Neuer Benutzer
Registrierung
Soll ein neuer Benutzer in die Benutzergruppe aufgenommen werden, hat sich dieser über die Website der SIX Swiss Exchange unter https://www.sixexchange-regulation.com/obligations/management_transaction/ddeal/new-user_de.html zu registrieren.
Der neue Benutzer wählt die Umgebung Live aus und gibt die geforderten Daten ein. Insbesondere hat er anzugeben, welche Rechte er erhalten soll
(Management-Transaktions-Meldungen einsehen, Management-Transaktions-Meldungen erfassen und korrigieren, Offenlegungsmeldungen einsehen,
Offenlegungsmeldungen veröffentlichen und korrigieren, Benutzer der Meldeplattform verwalten).
Anschliessend erhält er ein Bestätigungs-E-Mail mit einem mehrstelligen Code. Dieser kann kopiert und in das entsprechende Feld auf der Plattform eingeführt
werden. Damit ist die Registrierung des neuen Benutzers abgeschlossen. Auf der Admin-Seite erscheint der neue Benutzer nun mit dem Status REG.
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Aktivierung
Damit dieser neue Benutzer anschliessend auch aktiv werden kann, muss er aktiviert werden. Dies erfolgt durch einen bereits bestehenden Benutzer der über
Administratorenrechte verfügt. Dieser kann sich auf der Plattform unter der Emittenten Reporting einloggen und unter Admin die verschiedenen Benutzer
bewirtschaften. Um einen Benutzer zu aktivieren muss der Administrator beim neuen Benutzer in der Spalte Actions auf das grüne Ikon klicken. In der Spalte
Status sollte nun die Bezeichnung von REG (für registriert) auf ACT (für aktiviert) wechseln. Damit ist der neue Nutzer aktiviert und hat im Rahmen seiner
Berechtigung Zugriff auf die Funktionen der Plattform.
4.2.3
Änderung der Berechtigung
Verfügt der Benutzer über Administratorenrechte kann er sein eigenes Benutzerprofil entsprechend anpassen (vgl. oben Ziff. 4.1). Insbesondere kann er sich
auch andere Berechtigungen erteilen.
Verfügt der Benutzer selber über keine Administratorenrechte hat eine Änderung der Berechtigung durch einen Administrator zu erfolgen. Dieser kann im Menü
Admin das Profil des betreffenden Benutzers mit klicken auf das blaue Ikon in der Spalte Actions öffnen. Anschliessend kann er im Benutzerprofil des
Benutzers auf den Button Benutzerprofil ändern, klicken und sodann die Rollen in gewünschter Weise neu verteilen und speichern.
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4.2.4
Suspendieren oder Löschen eines Benutzers
Im Menü Administration der Benutzergruppe kann jeder Benutzer mit Administratorenrechten einen anderen Benutzer löschen oder suspendieren. Dies
geschieht mit Klicken auf das orange Ikon für suspendieren und das rote Ikon für löschen.
Die Benutzerprofile verschwinden nicht aus der Benutzergruppe, in der Spalte Status jedoch erscheinen sie als SUS (für suspendiert) und DEL (für gelöscht).
4.2.5
Anpassen des Benutzergruppenprofils
Das Benutzergruppenprofil kann analog dem Vorgehen bei der Anpassung eines Benutzerprofils geändert werden. Zuerst im Menü Administration der
Benutzergruppe auf Gruppenprofil ändern klicken. Anschliessend können die Änderungen vorgenommen und gespeichert werden.
Nicht geändert werden kann die Benutzergruppe. Diese ist aus technischen Gründen fix zugeteilt und wird auch bei der Änderung der Firma nicht angepasst.
5.
5.1
Varia
Zeitlimit
Aus Gründen der Systemsicherheit erfolgt nach 20 Minuten, in denen keine Aktivität auf der Plattform verzeichnet wird, ein automatisches Logout. Der Benutzer
muss sich anschliessend wieder einloggen.
Daten, die nicht gespeichert wurden, gehen bei einem solchen Logout verloren. Es empfiehlt sich daher, die Eingaben regelmässig zu speichern.
5.2
Generieren einer PDF-Datei von Meldungen im Status publiziert
Der Emittent kann von publizierten Meldungen in der Übersicht der Meldungen mittels der Funktion erstellen eines PDF
generieren:
eine PDF-Datei dieser Meldung
13
6.
Unterschiede bei der Anwendung des Vieraugenprinzips
Die Anwendung des Vieraugenprinzips ist freiwillig und als Option zu verstehen. Hält es ein Emittent für sinnvoll, die Veröffentlichung einer
Offenlegungsmeldung erst zuzulassen, wenn diese von einem/r zweiten Benutzer/in der Plattform kontrolliert wurde, kann er im Profil der Benutzergruppe diese
Funktion aktivieren.
Ist das Vieraugenprinzip aktiviert, kann eine Veröffentlichung oder die Einreichung eines Publikationsentwurfs zur Vorabprüfung durch die Offenlegungsstelle
erst erfolgen, wenn ein/e zweite/r Benutzer/in der Benutzergruppe des Emittenten die entsprechende Meldung frei gibt. Wählt ein Emittent die Option des
Vieraugenprinzips, hat er sich so zu organisieren, dass er auch bei dessen Anwendung die Einhaltung der Fristen von Art. 22 Abs. 2 bzw. 3 BEHV-FINMA
gewährleisten kann.
6.1
Aktivierung des Vieraugenprinzips
Zur Aktivierung des Vieraugenprinzips kann ein Benutzer mit Administratorenrechten im Bereich Admin die nötigen Einstellungen vornehmen.
Durch Drücken des Gruppenprofil ändern-Buttons kann der Benutzer die Änderung vornehmen, indem der Punkt bei Ja aktiviert wird. Mit dem Gruppenprofil
speichern-Button wird die Änderung im Anschluss gespeichert.
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6.2
Überprüfung der Meldungsdaten und Übermittlung zur internen Genehmigung im Vieraugenprinzip
Schritt 1
Sind sämtliche Daten durch den Benutzer 1 erfasst, hat dieser die Funktion Meldungsdaten überprüfen zu wählen.
Der Benutzer 1, der die Meldung erfasst hat, reicht diese anschliessend zur internen Genehmigung durch einen Benutzer 2 ein (Einreichen zur internen
Genehmigung). Die Meldung erscheint nach diesem Schritt im Status Vorbereitet.
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Schritt 2
Benutzer 2 kann die von Benutzer 1 erfassten Daten überprüfen in dem er auf der rechten Seite auf Meldung prüfen klickt. Die Funktion des Benutzers 2
können alle neben dem Benutzer 1 aktiven Benutzer der Benutzergruppe wahrnemen. Benutzer 1 selber kann die Meldung in diesem Status nicht mehr
bearbeiten:
Benutzer 2 hat nach erfolgter Prüfung folgende Möglichkeiten:
a)
Er kann die Meldung zurückweisen, wenn er diese für anpassungsbedürftig hält: Vorbereitete Publikation zurückweisen
In diesem Fall hat der Benutzer 2 die Möglichkeit, dem Benutzer 1 im Feld internes Memo eine Nachricht zu hinterlassen in dem er z.B. die Punkte
aufführt, die noch zu ergänzen oder zu korrigieren sind:
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Anschliessend kann Benutzer 1 die Meldung bearbeiten und wieder zur internen Genehmigung einreichen mit der Funktion Einreichen zur internen
Genehmigung (vgl. oben Schritt 1). Alternativ kann auch Benutzer 2 die Meldung nach erfolgter Zurückweisung bearbeiten. In diesem Fall muss er die
Meldung aber ebenfalls wieder mit der Funktion Einreichen zur internen Genehmigung zur internen Genehmigung einreichen. Diese kann wiederum nur
durch einen anderen Benutzer (als Benutzer 2) weiter bearbeitet werden.
b)
Er kann die Meldung der OLS zur Vorabprüfung einreichen: Einreichen zur Prüfung (vgl. auch oben Ziff. 2.7)
Wird die Meldung durch die OLS zur Korrektur oder Ergänzung zurückgewiesen (vgl. oben Ziff. 2.7) kann diese durch jeden Benutzer der Benutzergruppe
entsprechend den Vorgaben der OLS angepasst werden. Anschliessend ist die Meldung wie oben in den Schritten 1 und 2 wiederum durch einen zweiten
Benutzer der Benutzergruppe zu genehmigen bzw. wieder an die OLS einzureichen.
c)
Er kann die Meldung zur direkten Publikation freigeben: Veröffentlichen! (vgl. auch oben Ziff. 2.7)
d)
Er kann bloss eine Bemerkung im Feld internes Memo formulieren und diese speichern: Bemerkungen speichern
e)
Er kann mit wieder zurück zur Übersicht gelangen: Zurück zur Übersicht
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6.3
Korrigieren und Löschen von Meldungen
Das Vieraugenprinzip findet auch bei Korrekturen und Löschungen bereits veröffentlichter Meldungen Anwendung gemäss den oben in Ziff. 6.2 beschriebenen
Regeln.
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